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Microsoft Office Word 2013

Tema N 08

Columnas y Tablas en Word


8.1. Organizar y presentar informacin en columnas y listas
tabulares
8.2. Uso de Tablas, aplicar estilos y formatos
8.3. Utilizar frmulas en tablas
8.4. Insertar datos de Excel

Vistanos o comuncate con nosotros.


Elas Aguirre 933 Fono 481614 // Email PAC: paccis@crece.uss.edu.pe // Email PEAD: cpead_cis@crece.uss.edu.pe
Capacidad del Tema

Organiza la informacin en un documento a travs de tablas y Columnas.

Conocimientos Previos

El docente presenta en diapositiva las imgenes de diferentes formas de


presentar informacin en columnas y tablas en documentos de Microsoft
Word 2013

Conflicto cognitivo

Puedes crear un documento y presentar su informacin en columnas y


tablas como se muestran en algunas revistas? Cmo lo haras?

Vistanos o comuncate con nosotros.


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8.1. ORGANIZACIN DE TEXTOS EN COLUMNAS

Puede resultar muy agotador leer una pgina tras otra de texto que se ajusta al ancho
de una pgina tamao A4. Por esta razn los editores de revistas y boletines dividen las
historias en columnas. Puede hacer esto mismo con los documentos de Word. De hecho
puede mezclar diferentes anchos y distribuciones de columna en el mismo documento
utilizando formatos distintos en diferentes secciones.

Escribir en columnas en Word 2013 es muy sencillo, slo aplicaremos los pasos de la
Figura 08.1 :

Paso 01
Clic en pestaa
Diseo de Pgina
Paso 02
Clic en icono columnas
y se despliega opciones

Figura 08. 1 : Columnas

Las opciones Izquierda y Derecha insertan dos columnas, teniendo una de ellas ms
ancho que la otra.

Haciendo clic en Ms columnas se mostrar un cuadro de dilogo desde el que


podremos tambin configurarlas.

Una vez creadas las columnas observaremos en la regla una franja gris que indicar la
separacin entre cada columna, tal como se observa en la Figura 08.2 y 08.3.

Columna 01 Columna 02
Figura 08. 2 : Regla de 02 Columnas

Si hubiramos creado tres columnas:

Columna 01 Columna 02 Columna 03

Figura 08. 3 : Regla de 03 columnas

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En la Figura 08.4 puedes ver un documento de ejemplo:

Figura 08. 4: Columnas - ejemplo

Podemos cambiar el ancho de las columnas haciendo clic en los lados de estos
indicadores de la regla y arrastrando a izquierda o derecha.

Normalmente comenzaremos a escribir desde la


primera columna de la izquierda y saltaremos a la
segunda cuando aqulla se hubiera completado, pero si
ya est escrito el texto podemos crear las columnas
despus.

Pero si queremos escribir en otra columna antes de


completar la anterior, iremos al men Insertar, Salto y
despus de seleccionar Salto de columna haremos clic
en el botn Aceptar. (ver Figura 08.5)

Usaremos los saltos de columna si no deseamos que


Word 2013 controle su altura.

Figura 08. 5 : Saltos de columna

Una forma ms avanzada de crear columnas es desde la opcin Ms Columnas. (ver


Figura 08.6)

Figura 08. 6: Columnas Ms columnas

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En el cuadro de dilogo que se visualiza en la Figura
08.7 podremos seleccionar uno de las
configuraciones Preestablecidas o bien definir un
nmero de columnas personalizado.

Asimismo podremos tambin definir el Ancho y


espacio e insertar una Lnea entre columnas.

Para que todas las columnas tengan el mismo ancho


activaremos la casilla Columnas de igual ancho.

Figura 08. 7 : Columnas - configuracin

Si queremos comenzar a escribir en columnas a partir de cierto punto del


documento, nos situaremos en l y en Aplicar a seleccionaremos De aqu en adelante.

Asimismo podemos definir slo una parte del documento que se mostrar en
columnas: tras seleccionarlo haremos clic en el icono Columnas para seleccionar el
nmero de ellas, o bien desde el cuadro de dilogo anterior indicaremos el Nmero de
columnas y haremos clic en Aceptar. (ver Figura 08.8).

Figura 08. 8 : Columnas Nmero de columnas

Otra forma de hacerlo es usando secciones. Por


ejemplo, para dividir en columnas un slo prrafo
nos situamos al principio y hacemos clic en la
flecha junto al icono y dentro de Saltos
de seccin seleccionamos Continua.

Despus nos situamos al final del prrafo y


hacemos lo mismo (con ello estaremos creando
diferentes secciones dentro de un mismo
documento).

Por ltimo, nos situamos en el prrafo y hacemos


clic en el icono Columnas para indicar en cuntas
se dividir el prrafo. (ver Figura 08.9).

Figura 08. 9: Columnas - secciones

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Para que puedas ver los saltos insertados, haz clic en el icono de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Inicio, que muestra/oculta los cdigos ocultos del
documento. Deberas ver algo como:

Figura 08. 10: Columnas - Cdigos ocultos

8.2. USO DE TABLAS

Crear Tablas

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre ellas. Por ejemplo obtener el valor medio de los
datos de una columna u ordenar determinada informacin. Una tabla est formada por
celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar
texto, nmeros o grficos.

La Figura 08.11 gua los pasos para crear una tabla, ejemplo de tres filas con tres
columnas.

Paso 01
Clic en pestaa INSERTAR

Paso 02
Clic en cono TABLAS

Paso 04
Ms formas Paso 03
Ubique el cursor del mouse en el tablero y
de insertar
seleccione el nmero de filas y columnas
tablas

Figura 08. 11: Tablas - crear

Conforme uno pasa el cursor de mouse, automticamente en el documento se va creando


la tabla, la Figura 08.12 muestra resultado del ejemplo anterior:

Figura 08. 12: Tabla Creando tabla

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Tras crear la tabla, en la cinta de opciones se activan dos nuevas herramientas propias
del elemento tabla: Diseo y Presentacin (ver Figura 08.13), las mismas que nos
permiten ejecutar las configuraciones para la misma (bordes, sombreado, encabezados,
etc.).

Figura 08. 13: Cinta de opciones propias de la tabla

En el paso 04 de la imagen 08.11, se mencionan otras formas de insertar tablas,


tales como:

Nos muestra un cuadro de dilogo en el que indicaremos


el nmero de filas y columnas, y el Autoajuste a aplicar.

Si marcamos la casilla Recordar dimensiones para


tablas nuevas, las dems que creemos lo harn con el
mismo formato.

Figura 08. 14: Insertar tabla

Muestra plantillas de tablas predefinidos.


(ver Figura 08.15).

Podremos modificar las caractersticas


de estos formatos predefinidos
haciendo clic sobre uno de ellos con el
botn derecho y seleccionando Editar
propiedades.

Figura 08. 15: Tablas rpidas

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Otra forma de crear una tabla
es dibujndola, para lo cual se
selecciona la opcin Dibujar
tabla: el cursor del ratn cambiar a la forma de un lpiz y
haciendo clic sobre el documento arrastraremos para definir el
rea de la nueva tabla, para finalmente soltar el botn y hacer
clic con el botn izquierdo en otra parte del documento.

Figura 08. 16: Dibujar tabla

Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se


muestra en la Figura 08.17:

Figura 08. 17: Tablas irregulares

- Alinear celdas

El contenido de la una celda puede ser alineado de forma independiente, como podemos
ver en el siguiente ejemplo:

Una hoja de Una hoja de Una hoja de Una hoja de


clculo es un clculo es un clculo es un clculo es un
programa que programa que programa que programa que
permite realizar permite realizar permite permite
operaciones operaciones con realizar realizar
con varios tipos varios tipos de operaciones operaciones
de datos datos con varios tipos con varios
(numricos, (numricos, etc.), de datos tipos de datos
etc.), organizados en (numricos, (numricos,
organizados en filas y columnas. etc.), etc.),
filas y organizados en organizados
columnas. filas y en filas y
columnas. columnas.

Podemos alinear horizontalmente el contenido de una celda desde el men contextual


haciendo clic con el botn derecho del ratn, o usando los iconos de la
cinta de opciones correspondientes a la pestaa Inicio.

Podemos alinear verticalmente el contenido de una celda desde


el men contextual seleccionando Alineacin de celdas.

Podemos tambin alinear el contenido usando los iconos de la cinta


de opciones correspondientes a la pestaa Presentacin (ser Figura 08. 18:
visible al hacer clic en una celda de la tabla). Alinear celdas

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- Direccin del texto en celdas

Existen dos formas para cambiar la en una celda:

a) Directo desde la celda de la tabla que se desea cambiar la orientacin, ejecute


los pasos de la Figura 08.19.

Al ejecutar el paso 02, muestra la


siguiente ventana:

Paso 02:
Clic en Direccin de Texto

Figura 08. 19 : Direccin del texto - Orientacin


Paso 01:
Clic derecho en la celda

Figura 08. 20: Direccin de texto desde la celda

En la Figura 08.20, seleccionar una de las tres orientaciones disponibles en la parte


izquierda, como ayuda muestra una Vista previa a la derecha.

No es necesario tener seleccionado el prrafo, basta slo con tener el cursor situado
en la celda.

b) Desde pestaa Presentacin que se activa siempre y cuando el cursor se


encuentre en la tabla, exactamente en la celda a cambiar.

Figura 08. 21 : Direccin de texto desde la pestaa Presentacin

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Ejemplo: Utilizando la pestaa Presentacin: nos ubicamos en la celda de la tabla y
hacemos clic en el cono hasta elegir la orientacin deseada. (ver Figura
08.22).

Figura 08. 22: Direccin del texto

- Autoajustar tablas

Antes de continuar, tenga en cuenta que para poder acceder a la mayora de las opciones
del men Tabla debe seleccionar la misma haciendo clic en una de sus celdas.

Cuando creamos una tabla inicialmente ocupa todo el ancho de la pgina, pero podemos
ajustar su dimensin a nuestras necesidades de la siguiente forma:

Desde la pestaa Presentacin de la cinta de opciones: (ver Figura 08.23).

Figura 08. 23: Autoajustar tablas

- Redimensionar tablas

La forma ms rpida de cambiar el tamao de la tabla es hacer clic en sus bordes y


arrastrar el ratn para luego soltar en la posicin deseada.

Tambin podremos hacerlo desde el cuadro de dilogo que se nos muestra al hacer clic
con el botn derecho en alguna celda y seleccionando Propiedades de tabla: podremos
entre otras cosas establecer el tamao del alto de las filas y el ancho de las columnas.

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- Insertar filas y columnas

Para insertar filas hemos de hacer clic con el botn derecho en una celda y en el men
contextual dentro de Insertar seleccionar Insertar filas encima o Insertar filas debajo.
(ver Figura 08.24).

Para insertar columnas hacemos clic


con el botn derecho en una celda y en el
men contextual dentro de Insertar
seleccionar Insertar columnas a la
izquierda o Insertar columnas a la
derecha.

Tambin podemos hacerlo usando los


iconos correspondientes de la cinta de Figura 08. 24: Insertar filas/columnas
opciones correspondientes a la pestaa
Presentacin (ver Figura 08.25):

Figura 08. 25: Insertar filas o columnas - conos

Seleccin en tablas

Para seleccionar una celda situaremos el puntero del ratn


en una de sus esquinas de la parte izquierda hasta que cambie
a la forma de una pequea flecha negra, y haremos clic.
Quedar resaltada en negro.
Para seleccionar columnas situaremos el puntero del ratn
en su parte superior exterior que cambie a la forma de una
pequea flecha negra apuntando hacia abajo, y haremos clic:
quedar resaltada en negro.

Si deseamos seleccionar ms de una slo hemos de arrastrar


el ratn.

Otra forma es haciendo clic en una celda, y manteniendo


pulsado el botn del ratn arrastrar hacia abajo o arriba, para
soltarlo una vez seleccionadas las celdas.

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Para seleccionar filas se sita el puntero del ratn en el borde de
una fila (el cursor cambia a la forma de una flecha) y hacemos clic.

Otra forma es haciendo clic en una celda, y manteniendo pulsado el


botn del ratn arrastrar hacia los lados, para soltarlo una vez
seleccionadas las celdas.
Para seleccionar la tabla completa
situaremos el puntero del ratn sobre la tabla
unos segundos hasta que veamos en su
esquina superior izquierda, en donde haremos
clic (la tabla quedar totalmente resaltada en
negro).

Otra forma es haciendo clic en una celda de las esquinas, y manteniendo pulsado el botn
del ratn arrastrar hacia la diagonalmente opuesta, para soltarlo una vez seleccionadas
las celdas.

- Eliminar tablas, filas y columnas

Si slo deseamos borrar el contenido despus de haberlas


seleccionado del modo indicado en el punto anterior, pulsaremos la
tecla Suprimir.

Para eliminar filas o celdas, tras seleccionarlas


hemos de hacer clic con el botn derecho del ratn
y seleccionar la opcin Eliminar celdas. (ver Figura
08.26).

Para eliminar columnas, despus de


seleccionarlas hacemos clic con el botn derecho
del ratn y seleccionamos Eliminar columnas.

En ambos casos se nos preguntar sobre la forma


de desplazar las dems columnas: Figura 08. 26: Eliminar fila y columna

Para eliminar la tabla completa hemos de hacer clic con el


botn derecho sobre el icono situado en la parte superior
izquierda de la tabla (aparecer cuando situemos el cursor
encima de la misma), y seleccionar Eliminar tabla. (ver figura
08.27)

Tambin podemos hacer estas operaciones usando el icono


Eliminar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa
Presentacin.
Figura 08. 27: Eliminar tabla

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- Ordenar en tablas

Para ordenar el contenido de una


columna, tras seleccionarla
hemos de hacer clic en el icono
de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa
Presentacin, y veremos la
ventana de la derecha en la que
seleccionaremos las opciones de
ordenacin deseadas. (ver
Figura 08.28).

Figura 08. 28: Ordenar en tablas

Si queremos que el contenido de la primera fila se incluya en la ordenacin o no,


podremos indicarlo seleccionando Con encabezado o Sin encabezado.
Tambin podemos realizar la ordenacin el icono Ordenar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Presentacin.

Figura 08. 29: Ejemplo de datos ordenados

En la Figura 08.29 se visualiza el ejemplo de datos ordenado por nombre.

- Combinar y dividir celdas

Si necesitamos unir celdas, despus de seleccionarlas haremos clic con el botn


derecho sobre ellas y seleccionaremos Combinar celdas.

Figura 08. 30 : Combinar celdas

Para dividir una celda tras hacer clic en ella


haremos clic con el botn derecho y seleccionaremos
Dividir celdas.

Tambin podemos hacer estas operaciones usando


los iconos Combinar celdas y Dividir celdas de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaa
Presentacin. (ver Figura 08.31)
Figura 08. 31: Dividir celdas

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8.3. UTILIZAR FORMULAS EN TABLAS

Microsoft Word 2013 tambin nos permite insertar frmulas en una tabla que operen con
el contenido de sus celdas.

Lo primero que hemos de saber es que cada celda se identifica con


una letra (correspondiente a la columna en que se halle) seguida
de un nmero (conforme a la fila en que se encuentre).
Figura 08. 32: Celdas

Continuando con el ejemplo anterior, para


calcular la suma total de las ventas del ao
2004, nos situaremos en una celda vaca
de la ltima fila y hacemos clic en el icono
Frmula de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa
Presentacin. Veremos el cuadro de
dilogo de la Figura 08.33.

Figura 08. 33: Frmula en la tabla

En Frmula introduciremos la funcin =SUM(C2:C4) que sumar los contenidos de las


celdas C2,C3 y C4 (no incluimos C1 porque es el encabezado), y haremos clic en
Aceptar, el resultado se visualiza en la Figura 08.34.

De igual modo podremos seleccionar otras funciones en Pegar funcin.

Figura 08. 34: Resultado de aplicacin de frmula

A partir de Word 2007 no existe el icono Autosuma para obtener la suma total de una
columna. En su lugar, en el cuadro de dilogo anterior en el cuadro de texto Frmula
usamos la funcin SUM() indicando el rango de celdas a sumar (como hemos visto en la
imagen anterior), o bien: =SUM(ABOVE).

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Bordes en tablas

No siempre nos interesar que se muestren los bordes de


una tabla, en este punto veremos cmo mostrarlos u
ocultarlos.

Podemos hacer que se muestren o no los bordes de una


celda, de una seleccin de ellas o de la tabla completa, y
para ello usaremos el icono que se halla en la cinta de
opciones correspondiente a la pestaa Inicio. (ver Figura
08.35)

Para poder trabajar con las tablas que configuremos sin


borde o para algunas de sus celdas, mientras editamos
veremos esos bordes en color gris claro, pero no se
imprimirn.

Figura 08. 36: Bordes


Figura 08. 35: Bordes - Opciones

8.4. INSERTAR DATOS DE EXCEL 2007

Cuando las funciones matemticas integradas en Word 2013 no satisfacen sus


necesidades, puede insertar una hoja de clculo de Excel 2013 en el documento. Excel
2013 admite funciones avanzadas para realizar clculos matemticos, contables y
estadsticos. Puede utilizar los mtodos siguientes para insertar datos de una hoja de
clculo de Excel 2010 en un documento de Word 2013.

El modo ms sencillo es seleccionando las


celdas de la Hoja de Excel para luego
copiar los datos al Portapapeles desde el
men Edicin, Copiar. (ver Figura 08.36)

Despus nos situaremos en el


documento de Word 2013 iremos al
men Edicin, Pegar (los datos se
pegarn en una tabla). (ver Figura
08.37)

Figura 08. 37: Datos en MS Excel

Figura 08. 38: Datos de MS Excel pegado a MS Word

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BIBLIOGRAFIA:

Microsoft. (s.f.). Plataforma Educativa de Microsoft IT Academy Program. Obtenido de


http://itacademy.microsoftelearning.com/spain/

Sistemas, C. d. (2013). Mdulo de Computacin I Universidad Seor de Sipn.


Chiclayo.

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