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INDICE
PRIMEROS PASOS ....................................2 Captura Conceptos de Ausentismo – Masivo
Supervisor para Registro de Huellas de por Selección de Trabajadores ..................... 59
Trabajadores ................................................... 6 Impresión de Credenciales............................ 60
Procedimiento Registro de Huellas Digitales ... 8 Diseño de Credencial .................................... 61
Parametros del Lector de Huella Digital ........ 11 Comunicación..................................... 62
IBIX SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA.......13 Envío de Trabajadores .................................. 62
Descripción de los Botones de Acceso Envío de Horarios y Turnos........................... 63
Rápido: .......................................................... 17 Recolectar Checadas .................................... 63
Catálogos ...........................................18 Mensaje Rotativo .......................................... 64
Fecha y Hora Terminal .................................. 64
Catálogo de Empresas .................................. 19
Actualizar Timbres ........................................ 65
Catálogo de Areas ......................................... 19
Monitor Personal Checando .......................... 66
Catálogo de Departamentos .......................... 20
Enviar Comando a Terminal.......................... 67
Catálogo de Centros ...................................... 20
Enviar Parámetro a Terminal ........................ 68
Catálogo de Categorías ................................. 21
Respaldo Biometricos ................................... 69
Catálogo de Grupos....................................... 21
Catálogo de Trabajadores ............................. 22 Reportes............................................. 72
Catálogo de Trabajadores – Datos Reporte Checadas Resumen ........................ 73
Generales ...................................................... 23 Reporte de Checadas Detalle ....................... 74
Catálogo de Trabajadores – Fotografía ......... 24 Reporte Asistencia ........................................ 75
Catálogo de Trabajadores – Rotación de Reporte de Ausentismos ............................... 77
Turnos ........................................................... 31 Reporte de Retardos ..................................... 78
Catálogo de Trabajadores – Credencial ........ 37 Reporte Tiempo Extra ................................... 79
Catálogo de Trabajadores – Accesos ............ 38 Reporte Tipo Tarjeta Reloj ............................ 81
Catálogo de Supervisores ............................. 39 Reporte de PreNómina Analítico ................... 82
Catálogo de Usuarios .................................... 40 Reporte de PreNómina Resumen ................. 83
Catálogo de Conceptos (Ausentismo) ........... 41 Reporte Consumos de Comedor ................... 85
Catálogo de Días Festivos............................. 43 Reporte Control de Accesos ......................... 88
Catálogo de Terminales de Checado ............ 44 Utilerías .............................................. 91
Catálogo de Horarios de Timbre .................... 46 Seleccionar Directorio de Base de Datos ...... 91
Catálogo - Salir .............................................. 46 Configurar Direcciones IP ............................. 92
Operación ...........................................47 Parámetros del Sistema ................................ 92
Configuración de Turnos ............................... 48 Importar Datos de los Trabajadores .............. 93
Rotación de Turnos ....................................... 50 Importar Archivo de Checadas ...................... 94
Horarios Control de Acceso ........................... 51 Exportar PreNómina ...................................... 95
Horarios de Comedor .................................... 52 Modifica Leyenda Firma del Trabajador ........ 96
Trasladar Accesos a Asistencia ..................... 53 Ley federal del Trabajo Arts. 58 al 75 ........... 96
Revisar Turnos por Trabajador ...................... 54 Convertir Base de Datos ............................... 97
Revisar Checadas por Trabajador ................. 55 Habilitar Comunicaciones.............................. 97
Actualización Masiva de Rotación de Turnos 56 Ver barra de herramientas ............................ 97
Asignación Masiva Datos de Trabajadores ... 57 Guardar Configuración al salir....................... 97
Captura Conceptos de Ausentismo ............... 58 Depurar Registros ......................................... 98
Captura Conceptos de Ausentismo – Ayuda ................................................. 99
Individual por Trabajador ............................... 58
PRIMEROS PASOS
Para iniciar con la operación del Software IBIX SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA podemos optar
por las siguientes dos opciones:
Al momento de acceder al sistema la primer actividad obligada es dar de alta una Empresa
El sistema tiene la capacidad de operación multiempresa por lo que puede dar de alta el
número de empresas que requiera, no hay restricciones de licencia.
Una vez dada de alta la(s) Empresa(s) hay que seleccionarla para proceder a la captura de la
información necesaria de acuerdo a operación de la misma.
Para seleccionar la empresa solo hay que entrar al Catálogo de Empresas, seleccionarla en la
lista empresa y salir de la opción.
El primer registro de huella digital debe ser para el supervisor a quien se le asignará la
autorización, ya sea para registrar las huellas en la terminal ó permitir checadas fuera de los
horarios previstos.
Código Reloj: Hasta 8 dígitos para la credencial del supervisor, ya sea código de barras ó tarjeta de
proximidad (el sistema lo genera por Default)
Nombre a Desplegar: Nombre a desplegar en la terminal de checado, hasta 16 caracteres. (Modificable aún y
cuando el sistema coloca una sugerencia)
Validar Huella Digital en Permisos y Horas Extras: Opción que le otorga al Supervisor la capacidad de autorizar
permisos, Tiempo Extra, Salidas/Entradas fuera de horario). Se requiere lector de huella
digital anexo a la terminal de checado.
Habilitado para Registro de Huellas Digitales: Al habilitar esta casilla le permite al Supervisor registrar huellas
digitales (se sugiere habilitar dicha función a no más de 2 Supervisores).
indica que dicho registro de supervisor esta orientado a dar permisos de checado
al trabajador que incumple con los criterios de validación
indica que dicho registro de supervisor solo estará autorizado registrar las huellas
digitales de cualquier usuario.
Una vez dado de alta el supervisor y transmitido al Reloj Checador (lo cual se hace
automáticamente si la Terminal esta instalada) se puede proceder al registro físico de su huella
digital en el mismo aparato.
Borro Huellas???
Cesar Uribe
Huellas BORRADAS
César Uribe
Huellas GRABADAS
Muchas Gracias!!
2) Para iniciar el registro de huellas el Supervisor deberá colocar la huella que registro al
momento de grabarla por primera vez. Al hacer lo anterior el display de la Terminal
exhibirá el siguiente mensaje de manera rápida:
Modo: PERMISO de
GRABAR Huellas
Borro Huellas???
Juan Pérez
Huellas BORRADAS
Juan Pérez
Este mensaje dura 5 segundos ó se puede acelerar oprimiendo la tecla ‘ACEPTAR’ para
acceder al siguiente paso de registro.
4) A continuación se solicita que el usuario ponga su huella para registro en el lector con el
siguiente mensaje
Ponga Dedo para
GRABAR DOS HUELLAs
7) Una vez completado el registro de huella del trabajador se vuelve al Modo de Registro
para continuar tecleando el NIP del siguiente trabajador a registro.
Modo: PERMISO de
GRABAR Huellas
8) Para salir del Modo de Registro se teclea ‘Fin de Evento’ y la pantalla de la Terminal del
Reloj Checador volverá a mostrar el mensaje rotatorio, fecha y hora actual.
Una vez que se tiene el registro de huellas de los trabajadores se validará la checada del mismo
solicitando coloque su dedo en el lector después de haber tecleado su NIP ó haber pasado su
tarjeta.
Coloque Dedo en
Lector de HUELLA
No Verifica su
Huella...Cuidado!
En caso de ser aceptada la huella del trabajador y cumplir con restricción de turnos u otras se
despliega el saludo y nombre del trabajador dando por aceptada su checada.
Buenos Días !
Juan Pérez
Existen algunos parámetros que pueden ser ajustados en la terminal para adecuarse a los
requerimientos de cada empresa. Se sugiere mantener los valores de default sin embargo el
usuario puede adecuarlos cuando esto sea lo conveniente.
Para acceder a esta opción se selecciona del menú principal ‘Comunicación’, luego ‘Enviar
Parámetro a Terminal’ y aparecerá la siguiente ventana:
Parámetros:
Tiempo para liberar Checado Repetido (1-5 mins): Por default el valor de este parámetro es 5
(minutos) que es el tiempo dentro del cual si el trabajador llegase a registrar de nuevo sue
huella en la Terminal, esta emitirá una alerta sonora y desplegará el mensaje siguiente
Numero Máximo de Huellas por Trabajador: Por default se registran dos huellas por trabajador.
Esto para permitir registrar una huella de cada mano (los índices de preferencia). La
conveniencia de registrar una huella de cada mano es para prevenir ocasiones en que se tiene
ocupada una mano. También para cuando se tenga lastimada o vendada la mano ó dedo de
alguna de las manos. Los límites de este campo son de 1 a 7 huellas máximo por trabajador.
Calidad Mínima para Registro de Huella Digital: El lector Bioscrypt evalúa la claridad de registro
de los relieves de la huella digital. El valor por default para este campo es de 35. Si el valor
arrojado en el proceso de registro es menor a este, entonces se dará por rechazado el registro
de la huella del trabajador. Cuando los trabajadores tengan muy gastada la yema de los dedos
se puede reducir este número para facilitar su registro a expensas de que disminuye la
seguridad. Los limites de este campo son de 1 a 99.
Nivel de Seguridad Global en Verificación de Huella Digital: El valor por default para este campo
es de 3. Los valores permitidos son de 1 a 5. El numero 1 indica el mayor nivel de seguridad
mientras que el 5 indica un nivel de seguridad mas bajo.
Mientras mayor sea el nivel de seguridad disminuye la probabilidad de aceptar en falso la huella
de otra persona diferente a la propia. En contraparte aumenta la probabilidad de rechazar en
falso una checada propia.
A menor nivel de seguridad disminuye la probabilidad de que se rechace en falso una checada
propia. Por el contrario aumenta la probabilidad de aceptar en falso la checada de otra persona
diferente a la propia.
Mensaje Expres:
El Sistema de Control de Asistencial esta diseñado para un fácil y rápido acceso a las diferentes
funciones y operaciones del mismo. Cuenta con opciones de menú y botones de acceso
inmediato a las operaciones más comunes.
Reportes: En esta parte del sistema se pueden generar varias clases de Reportes:
Checadas Resumen, Checadas Detalle, Asistencia, Ausentismo,
Retardos, Tiempo Extra, Tipo Tarjeta Reloj, Pre-Nómina Analítico,
Prenómina Resumen, Consumos Comedor, Control de Accesos.
Ayuda: Es en esta opción donde podemos revisar cuál es la versión actual del
Sistema Control de Asistencia que tenemos instalada. Es aconsejable
estar al pendiente de nuevas actualizaciones que pueden traer consigo
por ejemplo la inclusión de nuevos reportes para poder sacar el máximo
provecho del sistema entre otras cosas.
Antes de iniciar de lleno en la explicación de las opciones del menú del programa, es
conveniente familiarizarnos con el significado de los botones que aparecen en la parte superior
de la ventana inicial del Sistema Control de Asistencia, bajo la barra de Menú
CATÁLOGOS
Los Catálogos del Sistema son la información básica para la operación del mismo. El primer
paso para la puesta en marcha del sistema es dar de alta los registros de catálogos. Todas las
pantallas presentan el mismo formato para facilitar al usuario familiarizarse con las opciones de
registro y actualización a catálogos.
En cada una de las opciones de catálogo utilizará como estándar la siguiente barra de
herramientas:
CATÁLOGO DE EMPRESAS
Antes de dar de alta trabajadores o departamentos es necesario dar de alta una empresa. Estas
opciones y los reportes filtran los registros en función de la empresa activa. Para seleccionar la
empresa activa solo hay que entrar al catálogo de empresas, seleccionarla en la lista empresa
y salir de la opción. El título de la ventana principal mostrara el nombre de la empresa activa.
CATÁLOGO DE AREAS
Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios de las áreas en que este conformada la
empresa. Por ejemplo Gerencia, Producción, Almacenes, Bodega. Se necesitan capturar este
catalogo antes que los trabajadores ya que este será requerido en esa opción. Al generar
reportes se tiene la opción de filtrarlos por un área específica.
CATÁLOGO DE DEPARTAMENTOS
Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Departamentos. Por ejemplo Gerencia
Planta, Gerencia Corporativa, Ensamble, Maquinado, Almacén de Empaque, Almacén de
Materias Primas, etc. Se necesitan capturar primero los departamentos antes que los
trabajadores ya que estos serán requeridos en esa opción. Al generar reportes se tiene la
opción de filtrarlos por departamento específico.
CATÁLOGO DE CENTROS
Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Centros de Costos. Por ejemplo
Administración, Almacén, Ensamble, Maquinado, etc. Se necesitan capturar primero los
departamentos antes que los trabajadores ya que estos serán requeridos en esa opción. Al
generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por departamento específico.
CATÁLOGO DE CATEGORÍAS
Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Categorías de los trabajadores. Se
necesita capturar al menos una Categoría antes que la alta a Trabajadores ya que este
campo será requerido en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por
Categoría específica.
Nombre:
Nombre descriptivo de la
Categoría de hasta 50
caracteres.
CATÁLOGO DE GRUPOS
Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Grupos de Trabajadores. Se necesita
capturar al menos un Grupo antes que la alta a Trabajadores ya que este campo será requerido
en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por Grupo de Trabajadores
específico.
Nombre:
Nombre descriptivo del Grupo
de hasta 50 caracteres.
CATÁLOGO DE TRABAJADORES
Este Catálogo consta de Datos Generales además de Rotación de Turno de los Trabajadores,
Opciones Especiales, Datos para Diseño de Credencial y Control de Accesos .
Activo:
Estatus del Trabajador. Desmarcar para Estatus Inactivo no permitiendo checadas del
Trabajador.
Permitir checar por teclado:
Habilita al trabajador para teclear su código en la terminal de checado en lugar de
checar con credencial. Útil como alternativa de checado para Trabajadores nuevos que
aun no tienen credencial.
Validar huella digital al checar:
Opción para verificar que la persona que esta checando corresponda con su registro de
huella digital. Se requiere lector de huella digital anexo a la terminal de checado.
Aplica para premio de puntualidad y asistencia: Al seleccionar esta opción aquel trabajador
que cumpla con 0 faltas y 0 retardos en el período en el cual es solicitado el reporte le
asigna una bandera que corresponde a que cumplió con el premio de puntualidad y
asistencia. En caso que tenga 1 o más retardos y 0 ausentismos sólo le corresponderá
el premio de Asistencia.
Aplica para tiempo extra: Esta opción debe ser seleccionada para aquellos trabajadores que
apliquen a generar tiempo extra ya que al estar seleccionada se va a reflejar en los
reportes. En los que no esté seleccionada el tiempo extra no se verá reflejado en los
mismos.
Aplica para exportar incidencias: Esta opción debe ser seleccionada para que las incidencias
reflejadas en los reportes sean exportados al sistema de Nómina que utilice el cliente.
Fecha de Nacimiento: Necesario para desplegar felicitación al momento que el trabajador
cheque en su día de cumpleaños.
Fecha Alta: Llenar este campo permite tener un registro de la fecha exacta de
ingreso del trabajador.
Fecha Baja: Llenar este campo permite tener un registro de la fecha exacta de baja
del trabajador.
Reloj Asignado y Alterno: Indica en que Reloj puede Checar el Trabajador. Si los campos se
dejan en blanco el Trabajador puede checar en cualquier Reloj en la
red. Si tiene un Reloj asignado solo puede Checar en él ó en el alterno
si este está asignado.
3. Elegimos la imagen y damos Aceptar, por lo que la foto aparece ya en el registro del
sistema
1) Por último damos clic en el botón Guardar para que la foto quede almacenada en el
registro correspondiente.
Manejo de Fotografías:
La fotografía puede ser tomada con cualquier cámara digital y esta es guardada en un archivo
en algún directorio determinado de la computadora. El formato del archivo fotografía puede ser
en formato ‘JPG’ ó bitmap ‘BMP’ además de darle las dimensiones adecuadas.
Para este propósito puede usar cualquier aplicación gráfica que domine ó la aplicación Paint de
Windows ú Microsoft Office Picture Manager (incluido en la versión de Office 2003). A
continuación se describe el uso de estos.
PAINT
3) Para esto se usa la opción de menú ‘Imagen, Expandir ó Contraer’ ó ‘Ctrl+W’ para
reducir en igual proporción la dimensión Horizontal y Vertical en porcentajes del 80%,
50% ó 30% para alcanzar las medidas antes mencionadas (Según pruebas realizadas
se ha encontrado que al usar la opción del menú antes mencionada aplicando un valor
del 15% en cada dimensión nos dará por resultado la imagen con las medidas
requeridas).
4) Por último usar la opción de menú ‘Archivo, Guardar como...’ donde se abre un cuadro
de dialogo solicitando el Nombre del Archivo y el Tipo pudiendo ser este ultimo como
Mapa de Bits de 24 bits (*.BMP) ó formato “JPEG”. (tratar de guardar todas las fotos en
alguna carpeta creada en el directorio de Mis Imágenes (My Pictures) de la carpeta Mis
Documetos (My Documents).
Checada Libre: Permite checar al trabajador sin restricción de horario. Esto resulta útil
para personal de mantenimiento ó choferes que frecuentemente tienen
checadas fuera de horario.
Botón : Al dar click sobre este botón se despliega una ventana (ver siguiente
figura) en la que podrá imprimir el rol de turno de los trabajadores que
seleccione ya sea por área, grupo, etc.; y podrá elegir entre imprimir los
horarios asignados a los trabajadores por clave (según el catalogo de
turnos) , por las horas establecidas en dichos turnos ó si lo desea por
ambos. Esto con la finalidad de publicar, si así lo dese, dichos datos
para información del personal.
podrá gracias a un reporteador integrado al sistema IBIX, generar listados de los trabajadores
acorde a lo que deseemos basados en los datos capturados en dicho catálogo.
Podrá visualizar un ejemplo dando click en dicho botón tras lo cual aparecerá la siguiente
ventana Reporte Catalogo de Trabajadores:
en la que podrá observar el campo FORMATO REPORTE y del cual podrá elegir entre algunos
de los tres mostrados ahí que son:
Resumen :
Detalle General :
y RepTra01.rp3 :
Entraremos a una sección donde podremos seleccionar los campos deseados que se usaran
para generar un reporte similar a los vistos anteriormente y de acuerdo a sus necesidades.
Guardar Informe Actual : el cual podrá usar para grabar las modificaciones hechas y que
desee queden guardadas en el reporte RepTra01.rp3.
Pero si lo que desea es guardar los cambios realizados con otro nombre diferente a
RepTra01.rp3 puede usar la opción Guardar como… del Menú Archivo para que este este
disponible al momento de entrar a la ventana Reporte Catalogo de Trabajadores.
Botón Renombrar Opciones: Cualquiera de las opciones utilizadas puede ser renombrada
mediante esta opción para identificarla adecuadamente con respecto a la función programada.
Los campos bajo la pestaña ‘Credencial’ son opcionales ya solo se capturan dentro del sistema
para estar disponibles al momento del Diseño de Credencial.
Acceso Permitido: Marcar para permitir el acceso ó desmarcar para rechazar el acceso .
CATÁLOGO DE SUPERVISORES
Los supervisores tienen la facultad de permitir checar a los trabajadores bajo ciertas
circunstancias, entre las cuales se encuentras checadas fuera de horario, tiempos extras ó
cuando el trabajador no porta su credencial.
CATÁLOGO DE USUARIOS
El sistema puede trabajar con control de usuarios o sin él. Si no hay usuarios registrados se va
a acceder directamente a la pantalla principal al iniciar el sistema.
Una vez que se ha registrado al menos un usuario, al iniciar el sistema se muestra la siguiente
pantalla de control de acceso a usuarios:
En este catálogo se dan de alta los conceptos que la empresa utiliza como justificante de faltas
de los trabajadores. Posteriormente estos conceptos son capturados al trabajador en su fecha
correspondiente con la opción de menú ‘Operación – Captura Conceptos de Ausentismo’.
Concepto Conserva Premio Punt. Y Asistencia: Al habilitar esta opción significa que el
concepto que se esta capturando al trabajador no le afectará para el
Premio de Puntualidad y Asistencia.
En este catálogo se dan de alta los Días Festivos correspondientes a la fecha en que los
trabajadores no laboraran. Esto con el objeto de que no sea marcada como falta cuando el
trabajador tiene dado de alta un turno por atender y no tiene registrada checada en el mismo.
El Sistema de Control de Asistencia puede tener una o varias terminales de checado. Mediante
esta opción se configuran cada una de ellas.
La Sección de Configuración tiene acceso restringido por Password y su uso esta limitado a
personal técnico para la inicialización e implementación de la aplicación.
El campo Dirección IP debe ser asignado por el administrador de la red y debe ser una
dirección fija ya que no se maneja direcciones dinámicas. El Puerto predefinido en las
terminales es 3001 debiéndose capturar este dato en dicho campo.
CATÁLOGO - SALIR
OPERACIÓN
CONFIGURACIÓN DE TURNOS
La opción de Turno sirve para definir las Horas de Entrada y Horas de Salida válidas para los
trabajadores asignados a dicho turno así como los rangos permitidos para checar antes o
después de dicha hora.
Compensación de Jornada: Este campo se utiliza para realizar una compensación de tiempo
en el turno del empleado. Se utiliza para turnos en los cuales no se reflejan las 8
hrs. habituales de labor por jornada. Este tiempo se puede compensar en Tiempo
Normal o en Tiempo Extra. Se añadirá el tiempo establecido en ambos
parámetros y se sumará a la jornada real.
Día del Turno: Aplicable solo a turnos que abarcan dos días como el Nocturno pudiendo
seleccionar el Día del Turno en Automático, a la Entrada ó a la Salida. Si el
trabajador checa entrada el Lunes a las 11:30 p.m. y salida el Martes a las 6:00
a.m. se considera asistencia del Lunes cuando se define Día del Turno a la
Entrada. Se considera asistencia del Martes cuando se define Día del Turno a la
Salida. Y se considera asistencia del Martes cuando se define Día del Turno en
Automático dado que el mayor tiempo del turno es el Martes.
Labor en Día de Descanso: Para especificar que el Turno se contabilizara como Tiempo Extra.
Asignando este Turno permite hacer adecuadamente los ajustes de tiempo a la
hora de entrada, salida y comida. Si no se especifica turno alguno y se labora en
día de descanso entonces se contabiliza el tiempo total entre las horas de
entrada y salida. Se considera día de descanso cuando el trabajador con
Rotación asignada no tiene Turno por atender de determinada fecha ó tiene
asignado un Turno marcado con Labor en Día de Descanso.
Asistencia Opcional: Este campo es de uso especial sólo para cuando se define un turno en el
cual las inasistencias o faltas no se quieren reflejar en el reporte.
ROTACIÓN DE TURNOS
La rotación de turnos se usa para definir que turno aplica cada uno de los días de la semana y
de las siguientes en caso de abarcar varias semanas.
En los campos Días de la Semana se selecciona el turno que aplique de acuerdo al rol de
turnos. El día de descanso se deja en blanco sin asignación de turno.
Posteriormente son asignados los Roles de Turnos a cada trabajador. El sistema se encarga de
ir actualizando en automático lo correspondiente a cada uno de estos Roles.
Si existen Turnos que no rotan como quiera debe darse de alta una Rotación especificando 1 en
el campo Semanas para asignar los días de asistencia al turno y dejar en blanco el día de
descanso. Ocasionalmente se asignara un turno diferente el día Sábado cuando este se labora
diferente que el resto de la semana, generalmente un turno de medio día.
HORARIOS DE COMEDOR
Se pueden definir hasta 9 rangos de horario diferentes durante el día los cuales son
considerados permitidos para consumos de comedor.
En aplicaciones de Control de Acceso la validación de las checadas para los trabajadores esta
en función de lo definido en el Catálogo de Trabajadores en la pestaña de Accesos en conjunto
con el Catálogo de Horarios de Acceso. Diferente a una validación de Control de Asistencia que
esta basada en un Rol de Turnos.
Los datos de checadas de Control de Acceso son almacenados en tablas diferentes a las de
Control de Asistencia orientados a reportar dichos accesos sin contabilización de tiempo
laborado.
Cuando se quiere utilizar las checadas de acceso para contabilizar el tiempo laborado bajo los
criterios del Control de Asistencia es necesario trasladar las checadas de acceso a las tablas de
Control de Asistencia.
Los campos Trabajador, Departamento, Categoría, Grupo, Terminal se usan como filtros en
caso de requerir solo datos específicos para el traslado.
Criterios de Selección:
1) 1era. Entrada y Ultima Salida Diarias: Para usar esta opción es necesario que se tenga
doble lector en el control de acceso, uno para la entrada y otro para la salida, con los
cuales se obtiene el estatus de cada checada. Si el traslado incluye el día actual solo se
incluirá en este la 1era entrada dejando pendiente la ultima salida ya que esta no esta
determinada hasta que finalice el día.
2) Todas las Checadas de Acceso: Con esta opción se hace un traslado total de las
checadas sin ningún tipo de filtro adicional al rango de fechas.
Si se hace un nuevo traslado de fechas ya incluidas, se agregaran solo las checadas que no
hayan sido previamente consideradas en el Control de Asistencia. Esto porque el trabajador
más la checada forman un campo llave y este no puede ser duplicado.
Mediante esta opción se puede corregir el turno que tenía asignado un trabajador la semana
anterior. Se puede corregir el turno de un solo día o todos los de la semana según se requiera.
Esta operación es necesaria cuando un trabajador fue cambiado de turno y sus checadas no
corresponden al turno asignado en el sistema. Una vez ajustado el turno, el sistema hará un
cálculo correcto de las horas trabajadas de acuerdo a los rangos definidos en horarios de
turnos.
En el campo turno se hacen directamente las correcciones de turno necesarias. Una vez
posicionado en él, se da clic en el botón del extremo derecho del campo y aparece una lista de
los turnos disponibles. Se selecciona el turno deseado y listo.
Mediante esta opción se puede fijar el tipo de checada. También se puede descartar la checada
cuando esta haya sido hecha en falso y no se quiere tomar en cuenta para el reporte de horas
trabajadas.
Pocas veces será necesario corregir el tipo de checada establecido en automático por el
sistema. Esto sucederá solo cuando el trabajador tiene sus checadas en forma irregular u omitió
checadas del turno.
Una vez actualizado el tipo de checada se activa con un ‘Sí’ el campo “Fijar Tipo”. Esto es para
que al reprocesar el sistema el tipo de checada este permanezca fijo.
Los campos Fecha, Hora y Reloj no son modificables ni puede borrarse una checada. Si una
checada fue echa en falso, está se descarta marcando con ‘Sí’ la columna ‘Descartar’ en el
renglón deseado.
Se pueden agregar checadas utilizando el Botón ‘Agregar Checadas’. Las checadas capturadas
con esta opción son identificadas mediante la columna Reloj que permanece en blanco para la
checada capturada a diferencia de las realizadas en alguno de los relojes que muestran el
número de terminal asignado a dicho reloj.
Al dar click en el botón Actualizar Checadas se da por terminada las modificaciones que hasta
el momento se hayan hecho a algún trabajador.
Para seleccionar varios trabajadores a la vez (sin son continuos) se mantiene oprimida la tecla
‘Shift’ y se avanza con las teclas de flecha. También se puede hacer manteniendo oprimida la
tecla ‘Ctrl’ y dar clic en los registros deseados (si están dispersos en la lista, es decir no están
continuos).
Para facilitar la selección se puede ordenar la lista de trabajadores por cualquiera de las
columnas de dicha lista haciendo clic en el Titulo de la Columna (Rotación, Semana, No. Trab.,
Nombre). El campo Semana Activa se refiere que semana, de la rotación asignada al
trabajador, es la que esta laborando.
Mediante esta opción se pueden cambiar algunos de los datos de los trabajadores en forma
masiva. Primero se hace una Selección de Registros eligiendo el ó los campos mediante el cual
se hará la selección múltiple (Trabajador, Área, Departamento, Centro, Categoría o Grupo); una
vez hecho lo anterior los resultados se obtienen haciendo click en el botón de Consulta. Los
registros seleccionados son desplegados en la tabla de datos de los trabajadores en la parte
inferior de la ventana.
Esta opción se usa para captura de alguna justificante de ausentismo. Esta operación puede
hacerse individual por trabajador ó masiva.
Se debe seleccionar primero el registro del trabajador y ejecutar el botón ‘Agregar’ con lo cual
se despliega la ventana para captura del concepto. Se selecciona el concepto de la lista
disponible según se hayan dado de alta en el Catálogo de Conceptos, se captura la referencia
que puede ser el número de incapacidad ó cualquier referencia útil para el usuario. La fecha de
la incidencia se selecciona en calendario pudiendo marcar un día o varios si se da clic y
sosteniéndolo así se desliza el ratón para seleccionar varios días a la vez y por último damos
click en el botón Agregar para que el concepto sea añadido al registro del trabajador
seleccionado.
Si lo desea se puede obtener un listado de los conceptos capturados eligiendo el botón PREVIO
por lo que se mostrará la siguiente ventana:
IMPRESIÓN DE CREDENCIALES
El sistema tiene la opción de diseñar e imprimir credenciales con código de barras incluido.
Mediante la siguiente pantalla se tiene acceso al diseño e impresión de credenciales de
trabajadores y supervisores.
DISEÑO DE CREDENCIAL
Para el diseño de la credencial se tienen disponibles todos datos del trabajador como:
Categoría, Numero de Trabajador, Nombre, Nombre Corto, Fotografía, Clave de Credencial
para el código de barras, Puesto, RFC, IMSS, etc..
Además se tienen otros objetos que se pueden añadir al diseño como líneas, figuras
geométricas, colores en letras y fondos.
COMUNICACIÓN
Las operaciones que se pueden realizar bajo la opción de Menú "Comunicación" agrupan las
opciones de interacción con la Terminal de Reloj Checador.
ENVÍO DE TRABAJADORES
Los datos de los trabajadores son primeramente capturados en el sistema. En este momento
los datos se encuentran en la base de datos del sistema pero falta enviar una copia de los
mismos a la terminal de checado. Igualmente cuando un dato del trabajador es modificado los
cambios se envían de manera automática a la terminal, salvo que esta esté desconectada por lo
que en caso de ser así hay que ejecutar esta opción una vez reconectada. Mediante a siguiente
pantalla se hace el envío de los trabajadores:
Para poder hacer la validación de turnos en la terminal de checado es necesario hacer el envío
de la Rotación de Turnos posterior a la captura o modificación de estos. También en esta
opción se envían los horarios para Control de Acceso y Control de Consumos de Comedor.
RECOLECTAR CHECADAS
Las checadas hechas por los trabajadores permanecen en la misma terminal de checado hasta
que son requeridas en recolección por el sistema para su posterior procesamiento y generación
de reportes.
MENSAJE ROTATIVO
La terminal de checado despliega en forma continua y rotatoria en la primera línea del display
un mensaje que puede ser configurado por el usuario. En la segunda línea del display de la
terminal se despliegan el día, fecha y hora con actualización al segundo. Para modificar el
mensaje a desplegar se cuenta con la siguiente pantalla:
ACTUALIZAR TIMBRES
Las terminales de checado pueden hacer sonar un timbre industrial de acuerdo al horario
establecido en Catálogo – Horario de Timbres. Una vez que estos han sido dados de alta o
modificados se entera a la terminal enviándole dicha información.
Esta opción nos permite ver en línea los datos y fotografía del personal al momento en que éste
realiza su checada.
Se puede seleccionar de entre una lista de comandos para adecuar la operación de acuerdo a
requerimientos determinados.
Comandos Terminal:
Abre Puerta Control de Acceso: Ejecuta apertura de puerta.
Checada Libre General: Permite checadas sin validar horarios del turno.
Checada Libre Individual: Aplica criterio de validación de horarios del turno al
trabajador que no tenga marcado checada libre.
Habilitar Teclado: Habilita teclado para poder ser usado por los trabajadores.
Este debe tener habilitada la opción de Permitir Checar por
Teclado.
Deshabilitar teclado: Cancela el uso del teclado en general. Solo puede ser usado
cuando se presenta una tarjeta de Supervisor.
Permitir Checado Repetido: Permite checar nuevamente a un trabajador en forma
inmediata.
No Permitir Checado Repetido: No permite checar nuevamente a un trabajador hasta
después de determinado tiempo. El default es de 5 minutos.
Reset a Terminal: Da un reset a la terminal para reestablecer los valores de
default. No afecta los datos de trabajadores ni sus checadas.
Reset a Lectores de códigos de Barras Láser y Bioentry: Este comando resetea el lector que
aplique de manera que actúa como acción de soporte para
desbloquearlo en caso que este en ese estado.
Activar/Desactivar Lector de Huella Digital: Este comando sirve también como acción de soporte
para deshabilitar el Lector de Huella de manera que pueda
ser removido para un soporte mayor
Se puede seleccionar de entre una lista de parámetros y enviar el valor requerido a la terminal.
Parámetros Terminal:
Tiempo para liberar Checado Repetido: El tiempo default para no aceptar checado repetido es
de 5 minutos.
Número Máximo de Huellas por Trabajador: Es el número de huellas que se pueden almacenar
en un reloj.
Calidad Minima para Registro de Huella Digital: Se refiere al porcentaje mínimo de calidad en la
huella digital necesario para su registro.
Contenido Mínimo para Registro de Huella Digital: Se refiere al porcentaje mínimo de contenido
en la huella digital necesario para su registro.
Nivel de Seguridad Global Verificación Huella Digital: Nivel de Seguridad General que maneja el
Lector de Huella Digital para su verificación.
Mensaje Express: Es el mensaje que se puede enviar a cada trabajador para que cuando se
registre en el reloj pueda verlo como un aviso.
RESPALDO BIOMETRICOS
Mediante este proceso se hace una copia de las huellas digitales del lector hacia la base de
datos del sistema (PC). Además de servir como respaldo en caso de que se dañe el lector,
también sirve para distribuir las huellas digitales de un lector hacia otros lectores en la red.
Cuando se realiza el registro de una huella digital, la imagen de esta queda grabada en el
mismo lector. Es necesario que esta permanezca ahí para poder realizar su verificación al
momento de validar checadas.
Otro filtro adicional esta dado por el campo ‘Solo Pendientes’ que al ser marcado solo se
incluyen para proceso de respaldo los registros de trabajadores que aun no tengan respaldo
previo de sus huellas digitales.
En los datos de los trabajadores aparecen los campos ‘Terminal’ y ‘Huellas’. Cuando estos no
presentan valores quiere decir que no han sido respaldados todavía. El campo ‘Terminal’ se
refiere al numero de terminal de reloj checador de donde se extrajo su respaldo. El campo
‘Huellas’ se refiere al numero de huellas que se respaldaron provenientes de la terminal
indicada en el campo de terminal del trabajador.
Botón Respaldar Huellas en PC: Cuando se ejecuta esta opción se procede a recopilar las
huellas digitales tomando como origen lo indicado en el campo ‘Terminal’ en la parte superior de
la ventana. Se hará respaldo de las huellas de los trabajadores desplegados en pantalla. Si
existía respaldo previo del trabajador este será sustituido con el nuevo respaldo. Si aún no tenía
respaldo entonces se da de alta su registro de respaldo.
Botón Envíar Huellas al Lector: Esta opción procede a envíar las huellas que esten
almacenadas en la base de datos de la PC hacia el lector elegido en el campo ‘Terminal’ que
esta en la parte superior de la ventana. Se hará el envío de las huellas de los trabajadores
desplegados en pantalla. Si existían datos previos del trabajador este será sustituido con el
nuevo envío. Si aún no tenía respaldo entonces se da de alta su registro de respaldo.
Botón Cancelar Comunicación: Esta opción es para abortar la comunicación cuando este en
proceso alguna operación de Respaldar o Enviar huellas digitales.
Botón Borrar Huellas del Lector: Opción que nos permite eliminar las huellas almacenadas
en el lector seleccionado, permitiendo seleccionar que registros se desean borrar según el
criterio seleccionado mediante los campos: Trabajador, Departamento, Categoría y Grupo.
Eliminar Huellas en PC: Al dar click en este botón se eliminan las Huellas Respaldadas en PC
de Todos los Trabajadores Seleccionados en esta Consulta.
Reporte: Nos permite generar un reporte donde se muestra un listado de los trabajadores
según criterio seleccionado (Departamento, Categoría, Grupo) quedando de la siguiente
manera:
Solo Pendientes: Otro filtro adicional esta dado por este campo que al ser marcado solo se
incluirán para proceso de respaldo los registros que aun no tengan respaldo previo de sus
huellas digitales.
Cuando los campos ‘Terminal’ y ‘Huellas’ no presentan valores quiere decir que no han sido
respaldados todavía. El campo ‘Terminal’ se refiere al numero de terminal de reloj checador de
donde se extrajo su respaldo. El campo ‘Huellas’ se refiere al numero de huellas que se
respaldaron provenientes de la terminal que se indica en dicha tabla.
REPORTES
Los reportes del sistema se accesan mediante las siguientes opciones de menú.
El manejo de rangos de fechas en todos los reportes hace sencilla la operación del sistema al
no tener que estar sujeto al manejo de períodos con proceso de cierre.
Este reporte muestra en forma consecutiva por trabajador las horas de checado
correspondientes a un día especifico. Se puede obtener filtrar ya sea por departamento y turno
ó usando cualquier otro campo que aparece en la ventana para ver rápidamente la plantilla de
trabajadores que hayan ingresado a laborar en ese día
Este reporte muestra en forma consecutiva las checadas y pueden seleccionarse algún filtro a
aplicar (que trabajadores, de que area, departamento, turno, etc,). En la sección Tipo de
Reporte podemos seleccionar si va a ser agrupado por trabajador ó Checadas Consecutivas,
este último arrojará el listado de tal y como fueron presentándose las checadas en la terminal.
En la Sección de Opciones podemos decidir que deseamos sea incluido en dicho reporte: los
conceptos de ausentismo, las faltas, solo checadas incompletas, se muestre un trabajador por
página)
REPORTE ASISTENCIA
Esta opción nos permite generar el reporte de asistencia de los trabajadores, ya sea en forma
detallada ó resumida.
Solo podremos obtener datos desde 1 hasta 31 días, esto debido al tipo de gráfico que dicho
reporte nos arroja y donde podremos ver los días en que el trabajador cuenta con asistencia,
faltas, checadas incompletas, días en que se aplicó algún concepto de ausentismo y tiempo
extra. Se puede aplicar un filtro en base a los campos trabajador, área, departamento, centro,
categoría, grupoquedando de la siguiente manera: por semana….
La opción Campo de Corte que aparece en la ventana del filtro, nos permite elegir si deseamos
que la información de desglose por Area, Departamento, Centro, Categoría, Grupo.
y podremos elegir el rango de fecha que deseemos dando un resultado como enseguida se
muestra:
REPORTE DE AUSENTISMOS
Cuando un trabajador no tiene checadas durante el día entonces se considera como falta y es
considerado dentro del reporte de ausentismos. Se despliega el número de faltas durante el
período seleccionado y la fecha de las faltas.
REPORTE DE RETARDOS
Este reporte se puede generar para obtener los retardos en que incurren los trabajadores dada
la hora que tienen estipulada para ingresar al turno ó si se desea, generar los retardos en los
horarios que dispone el personal según su horario de comida es decir cualquier incidencia fuera
del horario definido para esos eventos. Se contabiliza el número de retardos y el tiempo
acumulado en retardos dentro del rango de fechas comprendido en el reporte. Además de
imprimirse la checada con retardo se imprime a su derecha el tiempo considerado de retardo de
dicha checada. Al elegir opción Retardos del sub-menú RETARDOS podrá visualizar, en el
color y fondo deseado, en el reporte generado los retardos en que haya incurrido el trabajador y
dividirlo en 2 grupos, los cuales usted podrá definir basado en los valores deseados
En Esta opción podemos generar reportes de Tiempo Extra a Detalle por trabajador ó por
Departamento
la ventana de ambas opciones y los reportes generados respectivamente por estas opciones se
muestran a continuación:
En varias empresas aún utilizan un reloj checador a base de tarjeta donde el trabajador coloca
esta en una ranura de dicho reloj para que se imprima la hora de sus incidencias que pueden
ser: hora de entrada al turno, hora de salida a comer, hora de regreso de comer, y salida del
turno.
Esta opción de reporte genera en un rango desde 1 hasta 15 días dichas incidencias (en caso
de contar con las terminales correspondientes) permitiendo además que este reporte se genere
por trabajador en cada hoja, misma que puede ser tamaño carta ó media carta, incluyendo si se
desea, la leyenda donde va la firma del trabajador; por último estas impresiones pueden ser
generadas en orden alfabético según el nombre del trabajador.
La ventana que se despliega al elegir esta opción y el reporte que genera se muestran a
continuación:
El Reporte de PreNómina Analítico muestra en forma consecutiva las checadas del trabajador.
Por lo general este reporte solo se imprime cuando se quiere analizar a detalle el cálculo de
horas reflejado en el Reporte de PreNómina Resumen.
Con este reporte se obtiene la Pre-Nómina. Es decir, las horas a pagar a los trabajadores, de
acuerdo a las políticas previamente definidas. Se acumula por trabajador sus Horas Normales y
Horas Extras.
La siguiente imagen muestra el resultado del reporte eligiendo solo lo que ya esta marcado por
default: Desplegar Total de Tiempo Normal, Desplegar Total de Tiempo Extra, Desplegar
Checadas a Detalle y Desplegar Totales x día (columna).
Este reporte aplica únicamente para aplicaciones de Consumos de Comedor. En esta opción
del menú Reportes podremos observar que se presentan las siguientes opciones:
En reporte a detalle se puede observar la hora de cada consumo. Este reporte puede obtenerse
aplicando un filtro usando los campos: trabajador, área, departamento, etc..
Por último la opción de Genera Archivo Interfase nos sirve para generar el archivo que contiene
el resumen de checadas en comedor para ser importadas desde el sistema de nómina.
Este reporte aplica únicamente para aplicaciones de Control de Acceso. Al seleccionar la opción
del menú Reportes – Control de Accesos veremos desplegarse tres opciones:
Al elegir la opción Detalle se desplegará una ventana donde podemos seleccionar el reporte por
Rango de Fechas, Trabajador, Departamento, Categoría, Grupo ó Punto Terminal de Acceso.
El reporte generado desplegara el listado continuo de los accesos que registraron los
trabajadores
En la tercer y última opción Control de Acceso – Personal Dentro/Fuera nos muestra quién está
dentro de la empresa y quién fuera, esto solo aplica para las terminales de control de acceso en
las cuales se tiene lector a ambos lados de cada acceso.
UTILERÍAS
Las opciones de Utilería nos permiten realizar operaciones poco frecuentes ó de configuración.
Esta opción nos permite direccionar el acceso a la base de datos en un directorio específico. La
base de datos se instala por default en el directorio “C:\Archivos de
programa\IBIX\uControl\Datos”. A conveniencia del usuario puede ser trasladado el directorio de
datos al servidor y con esta opción se define la ruta de acceso. Es conveniente que el directorio
de datos este en el servidor para que se incluya en los procesos de respaldo periódicos.
CONFIGURAR DIRECCIONES IP
Esta Opción nos proporcionar la IP, MAC Address, Puerto, y Nombre del Dispositivo de las
terminales conectadas al segmento de Red.
La Dirección IP de las terminales de Reloj Checador deben ser fijas. No admite direcciones
dinámicas. Para modificar la Dirección IP de la terminal se utiliza este programa que rastrea por
Protocolo UDP las terminales ubicadas en el mismo segmento de red.
En esta pantalla se capturan los parámetros del sistema para adecuarlos a los requerimientos
de operación.
El orden de los campos dentro del archivo de importación debe coincidir con el mismo definido
en el esquema. Se pueden excluir campos al importar poniendo su longitud en cero.
Se pueden importar trabajadores de diferente empresa dentro del mismo archivo de importación
indicándolo en el campo empresa. Si la empresa no existe se despliega el error y se cancela el
proceso. Si se omite el campo de empresa en el archivo de importación, los trabajadores serán
dados de alta en la empresa que se tenga actualmente en operación (la mostrada en el titulo de
la ventana principal del sistema).
Este proceso tiene la funcionalidad de agregar nuevos registros así como también realizar
actualizaciones automáticas de los mismos. Cuando un registro trae consigo un nuevo
trabajador éste es dado de alta. Cuando el trabajador ya existe en el sistema, sus datos son
actualizados por los contenidos en el registro de importación.
Si el Departamento, Categoría ó Grupo no existe en el sistema éste es dado de alta en
automático.
El campo Código de Identificación (campo ‘clave’ en la pantalla de catálogo de trabajadores)
corresponde al de la credencial del trabajador y si éste es omitido en el archivo de importación,
en caso de que se este dando de alta un nuevo registro, el campo es generado en automático
con 2 caracteres iniciales correspondientes a la empresa y 6 caracteres adicionales tomados
del numero de trabajador. Si el Código de Identificación ya existen en el sistema se ignora el
registro y no se realiza la alta.
Mediante esta opción se realiza una importación de un archivo de checadas que se genera
como respaldo en la máquina donde es recolectada la información del reloj. Si por alguna razón
esta información no se refleja en la Base de Datos, es posible realizar una recuperación de la
misma por medio de esta opción.
Por medio del control de Archivo de Importación se selecciona la ruta del archivo y luego se le
da clic al botón de Importar. El sistema presentará un resultado del total de registros leídos,
registros insertados y registros insertados.
EXPORTAR PRENÓMINA
Esta pantalla es diferente para cada sistema de nómina y en él generalmente se detalla lo que
se va a exportar; incidencias (Faltas, Tiempos Extras, Retardos, etc.) o checadas, así como
también los Conceptos de Ausentismo.
Cabe aclarar que hay que considerar los mismos valores para cada incidencia, tanto en el
sistema de nómina, como en el Sistema IBIX Control de Asistencia.
Al ejecutar el botón ‘Exportar’ se abre un cuadro de dialogo para capturar la ruta y nombre de
archivo correspondiente a la Exportación de PreNómina.
Cuando se quiere que el trabajador firme de conformidad el registro de sus checadas, se marca
la opción de Incluir firma del Trabajador en el Reporte de PreNómina. El texto de conformidad a
desplegar depende de lo capturado en esta opción.
Esta opción nos sirve para convertir la información que se tiene en una Base de Datos en
Access a una ya previamente instalada y configurada en SQL Server. Este proceso se realiza
generalmente en una actualización o upgrade de Base de Datos y transfiere cada dato de una
base a otra.
HABILITAR COMUNICACIONES
Esta opción es un switch para ocultar ó visualizar la barra de herramientas incluyendo los
botones de acceso rápido a las funciones más frecuentemente utilizadas del sistema.
Generalmente esta opción esta seleccionada para retomar algunas variables del sistema cada
que se termina e inicia una nueva sesión.
DEPURAR REGISTROS
La depuración de registros de checadas nos permite eliminar de la base de datos las checadas
que ya no se requieran dentro del sistema. Esto favorece al desempeño del sistema al procesar
menos registros al momento de generar reportes.
AYUDA
Para recibir soporte sobre la utilización del sistema mandar e-mail a la dirección
sistemas@ibix.com.mx ó comunicarse a IBIX, S.A de C.V. al teléfono (81) 8479-84-00 en
Monterrey, N.L.