MANUAL DE IMAGEN PROFESIONAL.

Toda institucin posee su propia identidad. Es as como sta suele figurar en los
documentos institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su
cultura. Establece un conjunto de normas y reglas de cortesa, buenas prcticas
protocolarias y frmulas que refuerzan las relaciones humanas dentro y fuera de la
Institucin, para lograr su propio perfil. La identidad institucional se basa en su dimensin,
misin, valores, principios, ideales, en la composicin de sus colaboradores y actividad,
construyendo su carcter distintivo, la cual la hace nica y diferente a las dems.

En un ceremonial, se utilizan una serie de piezas, medios, materiales y escenarios para la

celebracin del evento, donde se debe cuidar el ms mnimo detalle. Lo que se utilice debe
ser uniforme y acorde con la de imagen institucional guardando la sobriedad, buscando
siempre la sencillez y el buen gusto en la preparacin de los escenarios.

Al momento de pensar en organizar una actividad de cualquier ndole bien sea: acadmica,
deportiva, social, cultural, etc., por mnimo que sea debemos cuidar nuestra imagen y saber
qu clase de protocolo se necesita y se debe cumplir de acuerdo al tipo de evento y
filosofa de la universidad. Es importante conocer las tcnicas de la prctica protocolaria, a
la planificacin de cada uno de los tipos de actos, los cuales exigen aplicaciones especficas.
 PLANEACIN:

Es muy importante tener claro que se pretende con el evento, su filosofa, su finalidad y sus
objetivos. Por lo anterior debemos identificar los siguientes aspectos para la organizacin de un
acto:

Objetivo: clase de evento (comercial, cultural, acadmico, institucional, deportivo, social,

religioso, familiar o de Estado), cul es el propsito y a quin va dirigido.

Nmero de invitados: Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto que requiero. Por
ejemplo: tarjetas, correo, material de apoyo, refrigerios, almuerzos o cenas, papelera,
personal de apoyo, entre otros.

Personalidades que quiero invitar y asegurar su asistencia: Si el invitado es de alto rango se

le debe enviar una carta donde se le informe sobre el evento y la importancia de la
presencia de l. La carta debe enviarse con un (1) mes de anticipacin. El evento se agenda
con tiempo una vez confirme la asistencia el invitado de honor.

Caractersticas del sitio: Acceso, comodidad, iluminacin, ambientacin, parqueadero y

seguridad.

Actividades a desarrollar: Permite definir si se requiere salones alternos, ayudas

audiovisuales, apoyo fotogrfico, internet, intranet, diseo de imgenes o escenarios
virtuales, Wi-Fi y GSM con navegador y aplicaciones de mensajera instantnea,
comunicaciones mltiples (teleconferencia y video conferencias), streaming,
acreditaciones, entre otros.

Hora: Est sujeta a la caracterstica del evento. Si es una rueda de prensa lo ideal es
programarla para las 10 de la maana.

Fecha: Revisar la programacin institucional para evitar que el evento se cruce con otras
actividades que le resten visibilidad.

Identificar si el evento requiere organizacin protocolaria: Se comunicar a la Coordinacin

de Relaciones Pblicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, mnimo con
quince (15) das de anticipacin.
 PROTOCOLO:

Guion: Una vez se tiene claro lo que queremos decir, buscamos la idea central para hacer el
guion y establecer el cmo lo hacemos. Esta herramienta permite ordenar por escrito el
programa de la ceremonia y contiene la estructura del programa. El guion o libreto
contempla cuatro partes:
1.- Bienvenida
2.- Introduccin (motivo que convoca a los invitados)
3.- Destacar la presencia del personaje que da realce a la ceremonia y dems miembros de
la mesa principal o de honor.
4.- Despedida

Banderas: La banderas deben ir ubicadas a mano derecha de la mesa principal.

Atril: Ubicarse a la derecha de la mesa principal.

Presentador o Maestro de Ceremonia: Es quien orienta el acto. Debe contar con habilidad
para manejar cualquier imprevisto o cambio que se presente de momento.

Himnos: En los actos institucionales se deben entonar los himnos. Sumado a este, el himno
institucional en actos acadmicos y protocolarios.

Porta nombres: son los membretes se utilizan para identificar la ubicacin de las
personalidades en la mesa principal. Solo el nombre y el cargo (no doctor, no seor).
Pueden elaborarse en papel blanco, dobladas al centro y con la informacin por ambas
caras y as puedan ser ledas por los miembros de la mesa principal al momento de sentarse
y evitar confusiones.

Agenda: Se desarrolla a medida que transcurre el evento (no es correcto leer todo el
programa al inicio del acto). De acuerdo a la agenda se tendr en cuenta el orden: Los
himnos (mayor a menor), los discursos de menor a mayor (primero habla el anfitrin y por
ltimo, la persona ms importante o el homenajeado).

Mesa Principal: Segn el acto, habr una mesa de honor cubierta con el mantel azul
(institucional). En esta mesa se ubican las personas que presiden el acto y el invitado
especial si lo hay. Siempre deben ser nmero impar y mximo siete personas.

Las invitaciones: Cada acto es nico, con sus singularidades, que permiten modificar las
partes, pero sin que se vean adulteradas las lneas generales de la universidad.
 LOGSTICA:

El xito de toda actividad requiere de una buena logstica y para ello hay que tener en
cuenta los siguientes elementos al momento de organizar y desarrollar la logstica del
evento.

Menaje: Silla, mesas, manteles, platos, cubiertos, vasos, jarras, bandejas, otros. Depende
del nmero de invitados y de la actividad que se va a desarrollar.

Catering: Servicio de alimentacin que provee una cantidad determinada de comida y

bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diferente ndole. ste depende del horario,
la duracin del evento y la cantidad de invitados. Asegurarnos que la empresa que atiende
el servicio de catering cumpla con los requisitos legales como es el Registro Sanitario y las
Buenas Prcticas de Manipulacin y, sobre todo, disponer de un buen sistema de
autocontrol que garantice la calidad y la salubridad de los productos.

Lista de invitados: Determinar a quin queremos invitar o sea el pblico objetivo. Es muy
importante confirmar la recepcin de la tarjeta y asistencia al evento.

Tarjeta de Invitacin: El diseo deber respetar el Manual de Identidad Visual de la

Universidad, usando siempre los colores corporativos. Por cortesa, la tarjeta de invitacin
deben enviarse 15 das antes del evento.

Medios audiovisuales: Debemos conoce el tipo de evento que vamos a producir y dnde se
va a realizar (exterior o interior) son datos indispensables para el equipo tcnico. La
comunicacin audiovisual se refiere al intercambio de mensajes entre personas a travs de
un sistema tecnolgico sonoro o visual. Verificar de acuerdo al tipo de evento que ayudas
audiovisuales se necesitan. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas el da anterior y
antes de dar inicio al evento.

Medios de Comunicacin: es importante convocar a los Medios de Comunicacin cuando el

acto amerite difusin con medios externos y una vez conseguido, enamorarles con nuestro
evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Para ello, se
debe disear el acto teniendo en cuenta las tcnicas de inters periodstico y las
necesidades de los medios: prensa escrita, fotgrafos, radio, televisin. Cada uno tiene sus
propias exigencias. Todo acto tiene que interesar a los medios, buscando eso s, que el
mximo inters se concentre, desde el punto de vista grfico, en aquello que recoja los
objetivos y mensajes del evento y la venta de nuestra imagen.
 Comprensin visual: Hace referencia a la comunicacin no verbal. No olvidemos que los
elementos son transmisores de informacin y deben complementar a las tcnicas orales. En
ocasiones lo visual impacta ms que la palabra. Por ejemplo: la iluminacin como valor
descriptivo, expresivo y simblico. El reflejo, las sombras, la temperatura. Todos ellos son
elementos que nos obligan a plantearnos los materiales, las texturas, las formas de evitar
distorsionar la imagen.

Decoracin integral: Hay que ocuparse de todos los espacios: la zona del pblico, el
catering, de la entrada, de la fachada del saln, de cualquier lugar que forme parte del
evento. La decoracin y diseo del escenario debe ser sobria, sencilla, cuidar los detalles
como la iluminacin o sombra, decoracin floral, uso de medios tecnolgicos y
audiovisuales, imgenes corporativas en tres dimensiones: predominio de los colores
corporativos, sensacin de amplitud, uso de elementos que transmitan acercamiento y
transparencia, ausencia de imgenes que por su amplitud o caractersticas desven la
atencin del motivo central. Hoy no se decora por gusto personal, sino de acuerdo a las
tcnicas de diseo y los objetivos del acto.

Atril: Deben ser estilizados y sencillos. Se recomienda usar los institucionales que estn a
cargo de la Coordinacin de Relaciones Pblicas y Protocolo.

Flores: No se deben ubicar encima de la mesa principal, sino en el suelo o delante del atril
en el piso. Se pueden utilizar para decorar el saln. Debe ser sencilla y sobria, pero muy
solemne y muy corporativa al mismo tiempo.

Tarima: Si se requiere, se debe verificar que la tarima cumpla con las expectativas de
espacio de acuerdo a la actividad a desarrollar. Es importante que los escenarios o
plataformas sean seguros y prcticos para evitar accidentes. La Universidad cuenta con una
tarima que administra la Oficina de Servicios Operacionales.

Sonido: Contratar o solicitar el sonido necesario para amplificar. Si el espacio es cerrado o

abierto deben tener en cuenta las especificaciones de mayor o menor potencia. Hacer
pruebas antes de dar inicio al evento.
Material POP: Garantizar la adecuada presencia institucional a travs de pendones,
pasacalles, camisetas, gorras, lapiceros, etc. Si es el caso debe prepararse material de
apoyo (cartillas, carpetas, volantes, etc.).

Seguridad y equipos de emergencia: La planificacin de este tipo de dispositivos sta

directamente vinculada con las dimensiones del acto que tenemos entre manos. Un
espacio seguro no solo es el que est protegido, sino aquel en que se han puesto las
medidas necesarias para que nada malo suceda. Eventos como una visita del Presidente,
Ministro, Embajador y otros, estn condicionados al diseo de un dispositivo de seguridad.
 Transporte: Si se requiere para expositores, invitados o asistentes en general. Se debe
coordinar las rutas, nombres del conductor responsable de transportar, placas y marca del
vehculo. Hay que tener en cuenta las personas, las edades y condiciones fsicas para elegir
la clase de transporte. No olvidar que los vehculos cumplan con las normas de seguridad
requeridas con el estamento pblico local.