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CDIGO PLE-FT-003

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ACTA DE REUNIN VERSIN ^/

FECHA

2. Area
1.Carcter de la reunin ORDINARIO Control Interno 3. N Pg.
responsable

4. ACTA No.001

5. Fecha de reunin 26 03 2015 6. Lugar Despacho Director 7. Hora 11:00 a. m. 01:15 p. m.

8.Tema
Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno

9. Responsable Camilo Andrs Pulido Laverde

Presentar a la Alta Direccin para su aprobacin, las modificaciones al Plan Anual de Auditoras internas para la vigencia 2015. el avance de las actividades del primer bimestre del
10. Objetivo 2015, y el estado de avance en los Planes de Mejoramiento de la UPRA al cierre de 2014.

11. Orden del da

2- Presentacin del Plan de Auditorias.


3- Las Actividades realizadas durante el primer bimestre de la presente vigencia.
4- Resultado de la auditoria realizada al proceso de Gestin Contable.
5- Actividades a desarrollaren el mes de marzo de 2015.
6- Avance Planes de Mejoramiento UPRA al cierre 2014
7- Varios:
Aprobacin Manual de Control Interno y Cdigo de tica.
Ley de Transparencia Modificacin Presupuesta!
Litigob
Auditorias Internas de Calidad

12. Desarrollo de la Reunin


Siendo las once de la maana (11:00 AM.) en el despacho del Director se da inicio a la reunin de Comit de Coordinacin de! Sistema de Control Interno por parte del Asesor de Control Interno de la UPRA en su calidad de
Secretario General y cuyo desarrollo seguidamente se puntualiza:

1- Aprobacin orden de) da: inicia la reunin con fa lectura del orden del da sugerido, el cual es aprobado por los asistentes al comit, mencionando que fue enviado con antelacin va correo electrnico para su conocimiento.

2- El Asesor de Control Interno efecta la presentacin del Plan Anual de Auditorias (Versin 2) a realizar durante la vigencia 2015 para su aprobacin. Sobre el particular el Asesor de Control interno solicita al delegado del area
de Planeacin la fecha de la Auditoria Externa Certificadora para su inclusin puntal en el plan descrito. Al respecto el delegado asignado establece que su contratacin se efectuar en la ltima semana del mes de abril para una
ejecucin del mismo en el mes de mayo de 2015. Por ultimo, el Asesor de Control Interno aclara que la auditoria interna de calidad esta contemplada dentro del item de au ditorias normativas y de cumplimiento; sin embargo la
auditoria interna de calidad se programara tres meses despus de realizada (a auditoria externa certificadora. Finalmente se hace mencin a las prximas auditorias a realizar, as: Gestin Documental para ser iniciada en la ltima
semana de abril, con la finalidad de estar actualizados y preparados para una posible visita por parte del Archivo General de la Nacin, Gestin de la Planeacin de Usos del Suelo y Gestin Contractual en el mes de Junio, Gestin
de Tesorera entre Julio y Agosto, Planeacin Estratgica en el mes de Septiembre y Comunicacin y Divulgacin en el mes de noviembre.

3- El Asesor de Control Interno expone las Actividades realizadas durante el primer bimestre del 2015, as; Informe de evaluacin por dependencias del 2014; informe ejecutivo anual remitido al DAFP; informe de austeridad en
el gasto pblico con corte a diciembre de 2014; informe SIGEP; informe PQRSD correspondiente al segundo semestre del 2014; informe del Plan Anticorrupcin y Riesgos de Corrupcin al cierre del 2014; informe de Riesgos
Institucionales; informe de Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable al cierre de Diciembre de 2014 y por ultimo el informe de la auditoria realizada al proceso de Gestin Contable, cuyo resultado fue presentado al
comit como se expresa en el punto (4) del orden del da. Sobre el particular el Director manifest su interes en que las areas den cumplimiento oportuno a las observaciones determinadas en dichos informes y para tal fin v iene
efectuando seguimiento con los lideres de los procesos.
4 - Se exponen las oportunidades de mejora evidenciadas en la auditoria realizada al proceso de Gestin Contable y se determinar en el cuadro de semaforizacin (Riesgos) para su adecuada gestin j y control.
5- Se presentarn las actividades que se vienen desarrollando en el mes de marzo de 2015, asi: Auditoria al proceso de gestin presupuestal, la cual fue reprogramada para este mes por recomendacin del seor Director; el
informe de Derechos de Autor; la actividad para el fomento de la cultura de autocontrol, la cual fue entregada al rea de Comunicaciones para su publicacin y divulgacin y la realizacin del seguimiento a la ejecucin proyectos
de inversin y seguimiento en el sistema SIIF Nacin (Incorporada al proceso de auditoria presupuestal).

6 - Se expone el avance alcanzado sobre el cumplimiento de metas de Jos planes de Mejoramiento de la Unidad ai cierre de la vigencia 2014, mencionando que las acciones correctivas derivadas de las auditorias de la Contralora
ya fueron cerradas; sin embargo las resultantes de las auditorias internas registran un cumplimiento de 71 actividades sobre 91 evidenciando que 20 se encu entran en estado vencidas y pendientes de cierre. Al respecto los
delegados de la oficina de planeacin manifiestan que unas actividades vencidas ya estaban cerradas, por tanto se comprometen a entregar los respectivos soportes. Verificados los soportes se concluye que efectivamente los
planes no fueron cerrados en las fechas descritas o no se contaban con las evidencias para su cierre. Respecto a la inoportunidad en la ejecucin de las actividades, el Asesor de Control Interno vuelve a recalcar a cada uno de
los asistentes sobre la responsabilidad en el cumplimiento de las actividades descritas en el plan de mejora y la remisin de las evidencias al area de control interno para su seguimiento. Al respecto, el Director solicita a los
asistentes un mayor compromiso frente a este tema y para tal fin solicitar directamente a las reas que incumplieron con las actividades, la debida diligencia para definirlos cierres antes del prximo corte (Marzo de 2015).

7- Varios: En este punto se expusironlos siguientes temas as::


i - Aprobacin del Manual de Control Interno y del Cdigo de tica: Esta pendiente la verificacin y aprobacin por parte del Director.
I - Ley de Transparencia: El asesor de Control Interno solicita el registro del inventario documental (informacin catalogada como confidencial/reservada y aquella que no lo es) para dar cumplimiento
ja la Normatividad Legal.
- Modificacin Presupuestal; El Director manifiesta un recorte presupuestal a la Unidad, siendo afectado este en 5.000 millones de pesos; por lo cual se est tramitando

--
t la actualizacin de las fichas relativas a proyectos de inversin de ordenamiento y usos. Su afectacin adicional corresponde a los recursos asociados a la adquisicin de la sede administrativa de la Entidad.
Litigob: El Director solicita a! Asesor de Control Interno hablar con Andrea Romero para definir el procedimiento a seguir segn comunicacin recibida por Defensa Jurdica.
Auditoria de Certificacin de Calidad; Los delegados de la Oficina de Planeacin manifestaron que el proceso de contratacin con terceros para su realizacin se efectuar en la ultima semana del
mes de abril para ser ejecutadas en el mes de mayo.

Sin ms temas a tratar, se concluye la reunin siendo las (10:30) a.m. El Asesor de Control Interno de la pra y los asistentes firman la presente acta que se soporta adems con el listado de asistencia firmado por los concurrentes.
Hacen parte integral de la presente Acta de Reunin, el listado de asistencia suscrito por los asistentes, como la presentacin en Power Point de los temas expuestos en el comit.
Unidad de Planificacin
Rural Agropecuaria

1. Verificacin del Quorum


2. Aprobacin del Orden del da
3. Aprobacin Modificacin Plan Anual de Auditoria 2015 Versin 2
4. Avance de las Actividades Primer Bimestre 2015
5. Actividades a realizar en marzo
6. Estado de Avance Planes de Mejoramiento UPRA - Cierre de 2014
7. Varios:
A Aprobacin Manual de Auditoria y Cdigo de tica.
A Ley de Transparencia A Modificacin Presupuesta! v
Litigob
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, f. 1 Aprobacin Modificacin Plan Anual de Auditorio 2015 Versin 2


Unidad de Planificacin
%2m Rural Agropecuaria CDIGO EVG-FT-007

CRONOGRAMA PROGRAMA/PLAN ANUAL DE AUDITORIA VERSIN 1


FECHA 30/05/2014
2. Cronograma Anual
Gestin Documental

1.Datos Bsicos
1.6 Enfoque de la Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep j Oct Nov D
;2! 1 ] 2 4 1 j 2J V2!3.)4 j2j 14 1 | 2 j 31 4j l j 2j 3| 4| l l 1I2[3F
1.5 Actividades de acompaamientoy asesora 1.3. Enfoque de la 1.7. Responsable
1.2. Procesos auditoria 1.4. Responsable 1)2
1.1. Macroproceso
auditoria 1 2J
J 1 112 J3

314
Fomento de la cultura del control
Planeacin Estratgica 3|4 3 J ^4 2J^3 J 4
Estratgico
Comunicacin y Divulgacin
Estratgica
Gestin para la Planeacin del uso del
Suelo
Gestin Contable
Gestin y riesgos Camilo Pulido
Gestin Presupuesta!

Apoyo Gestin de Tesorera


Gestin Contractual
Camilo Pulido

Ejecucin proyectos de inversin y seguimiento al Si i F nacir 1.8

1.9 Enfoque de ia
Otras actividades 1.10 Responsable
auditoria
Seguimiento y evaluacin del Mapa de riesgos Institucional y sus procesos de Adm. _
Evaluacin y Seguimiento de los Planes de Mejora

Plan Anual de Auditoria 2016 Camilo Pulido


Auditorias Normativas y de cumplimiento (Relacin con entes
Cumplimiento
externos)/! ncluye las Auditorias Internas de Calidad

Comit de Coordinacin de Control Interno / Participacin en Comits

ELABORADO POR VALIDADO POR APROPIADO POR


Yesnith Surez Ariza Camilo Andrs Pulido Laverde ' Felipe Fonseca Fino
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PA Z E QUI DA D EOCA C

Unidad de Planificacin
Rural Agropecuaria

3. Aprobacin Modificacin Plan Anual de Auditoria 2015 Versin 1


irrit de Coordinacin de Control Interno / Participacin en Comits >dificado segn

EVG-FT-007

^#u?rQ CRONOGRAMA PROGRAMA/PLAN ANUAL DE AUDITORIA


FECHA 30/05/2014

2. Cronograma Anual
1 .Datos
Bsicos May Jun _Agp Sep
1.1. Macroproceso 1.2. Procesos [ 1.3. Enfoque de la 1.4. Responsable
| auditoria 123U.1 234 123 A- 1 2 1 2 3 i 1123 4 1 2 3 4
4 1 ; 2
Planeacin Estratgica Comunicacin
Estratgico y Divulgacin Estratgica
Oestin para la Planeacin del uso

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del Suelo Gestin Contadle t

Gestin Presupuesta! .....i


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Gestin de Tesorera Gestin H Gestin y riesgos Carrito Pulido
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Documental

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Gestin Contractual i - ir 1i>

1.5 Actividades de acompaamientoy asesora j 1.6 Enfoque de la 1.7. Responsable


auditoria

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guirriento y evaluacin del Mopo de riesgos Institucional y sus )cesos de
Adm Camilo Pulido ii

cucin proyectos de inversin y seguimiento al SilF nacin 1 8 Otras

! 1.9 Enfoque de la
1.10 Responsable
actividades auditoria

aluacin y Seguimiento de los Planes de Mejora in Anual do Auditoria


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Unidad de
Planificacin Rural
Agropecuaria

4. Avance Actividades Primer Bimestre 2015

1. Informe evaluacin por dependencias 2014.


2. Informe ejecutivo anual - DAFP
3. Informe austeridad en el gasto a diciembre de 2014
4. Informe SIGEP a diciembre de 2014
5. Informe segundo semestre 2014 de PQRS'd .lnforme plan Anticorrupcin a cierre de
2014
7. Informe riesgos de Corrupcin
8. Informe riesgos institucionales
9. Informe control Interno contable a cierre 2014.
6

10. Auditoria Proceso Gestin Contable


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NUEVO P;
P A Z E p J ' O A O 0U C

Unidad de Planificacin
Rural Agropecuaria

Resultado Auditoria Proceso Gestin Contable

Objetivo
Evaluar el diseo y la efectividad de los controles existentes en el
proceso de gestin contable, a travs de la evaluacin de sus
riesgos y bajo los parmetros del Modelo Estndar de Control
Interno (MECI), para efectos de establecer oportunidades de mejora
que procuren el logro de los objetivos del proceso.

Alcance
La evaluacin se realiz a la gestin adelantada por el proceso entre
enero y diciembre de 2014, contemplando la cadena de valor del
mismo.
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$) TODOSPORl
M:,MAi3R!CULT!
NUEVO PA1
P A ? E QU IDAD E DUCAC

Unidad de
Planificacin Rural
Agropecuaria Riesgos y
Controles
La unidad aun cuando ya ha adelantado un proceso de administracin del riesgo (identificacin,
anlisis, valoracin y poltica de administracin) no ha incorporado en la matriz del proceso de gestin
financiera los riesgos y controles que afectan un proceso contable a travs de su cadena de valor.
Sobre el particular el rea de rea de control interno en su informe de diciembre del ao 2013 efectu
unas recomendaciones, las cuales a la fecha no han sido incorporadas , de lo cual se concluye que
el responsable del rea no administra ni controla la totalidad de los riesgos a los cuales est expuesto
su proceso. Cabe resaltar que la Administracin se debe centrar cuidadosamente en los riesgos en
todos los niveles de la entidad y realizar las acciones necesarias para administrarlos.

Teniendo en cuenta lo anterior se evalu la eficacia operativa de los controles identificados en un


proceso de gestin contable, sin tener en cuenta el riesgo inherente determinado en la matriz actual,
por la ausencia del registro de la totalidad de los mismos. Por consiguiente, reiteramos la
recomendacin efectuada en el ao 2013 en referencia al registro y administracin de los riesgos y
controles identificados en un proceso contable (Identificacin y reconocimiento, clasificacin, registro,
elaboracin, presentacin de estados financieros y revelacin).
TODOSPOR
NUEVO P/

Conclusin

Unidad de Planificacin Rural


Agropecuario
Como resultado de la evaluacin realizada al proceso de Gestin Contable y de acuerdo al alcance
y objetivos anteriormente mencionados, consideramos que se presentan fortalezas en los siguientes
aspectos:

- El rea contable cumple con las actividades reguladas en los procedimientos asignados y
de manera transversal con el proceso financiero.

- La contabilidad es analizada y depurada antes de su presentacin, lo que permite


consistencia en las cifras que reflejan los estados contables.

- Las cifras que componen los estados financieros muestran razn de causalidad,
proporcionando confiabilidad razonable en la revelacin de la informacin.
- La informacin contable es presentada dentro de los trminos establecidos por los
organismos de control.
upra
Unidad de Planificacin
{#)M;MAGRCULTURA TODOS POR ti
NUEVO
TODOSPOR PA
PA Z E QUIDA D EDUC AC
NUEVO P/

Rural Agropecuaria
Oportunidades de Mejora

1. Debilidades en la construccin del procedimiento


de Gestin Contable
2. Desactualizacin del Nrmograma
3. Ausencia de Indicadores Financieros
4. Falencias en la realizacin de las Conciliaciones
5. Debilidades en el manejo de la cuenta corriente
6. Inadecuada clasificacin de hechos econmicos
7. Inadecuada segregacin de funciones
8. Fallas en las notas de los estados financieros
9. Incumplimiento de normatividad externa
CONCEPTO IMPACTO

PROBAIIUDA INSIGNIFICA MENOR MODERAD 1MAT0R{ 1


2 3 4 5 6 CATASTRFI INACEPTAIE[ 1NT01ERAHE
D NTE 2} O (3) 4) CO (5) S) {7)
1
O) 2 3 4 5 5 5

RARO (1| IBIMB 14 15 15 15

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SEGURO (5)
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