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CAPITULO 1
ANTECEDENTES
Visión de la empresa:
Misión:
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Capitulo 1 Antecedentes
Algunas marcas que SEL distribuye son; Eaton Controles, Cooper Power
Systems, Bticino, Topaz, Eagle, Leeson, Klein Tools, ABB, Omrom,
Chromalox, Circutor, Lithonia, Thermoweld, Sylvania, Philips, Westinhouse,
Hunter, 3M, Phelps Dodge, Condumex.
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Capitulo 1 Antecedentes
3
Capitulo 1 Antecedentes
Los informes financieros solo se podían generar una vez que se procesaba
toda la información del mes, había que esperar que las sucursales mandaran
toda su información para ingresarla al sistema, hacer los procesos de
revisión contable y posteriormente generar los reportes financieros, eso
conducía a presentar la información entre el diez y el quince del siguiente
mes, tiempo que no es aceptable para la correcta gestión de la empresa.
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Capitulo 1 Antecedentes
RAZONES POR LAS QUE SEL DECIDIÓ COMPRAR SAP BUSSINES ONE
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Capitulo 1 Antecedentes
finanzas. Lo que significa que podrá ver mejor cómo mejorar la rentabilidad
de la empresa.
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Capitulo 1 Antecedentes
ARQUITECTURA
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Capitulo 1 Antecedentes
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Capitulo 1 Antecedentes
cajas de diálogo. Las modificaciones pueden ser tan simples como ocultar o
desactivar un campo, o tan complejas como agregar una nueva transacción.
• Interfaz API de datos, que permite construir enlaces en tiempo real entre
SAP Business One y aplicaciones externas. Al brindar una interfaz
programática a SAP Business One mediante un conjunto de objetos de
negocio totalmente funcionales, la interfaz API de datos le brinda el poder de
conectar aplicaciones y automatizar procesos.
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Capitulo 1 Antecedentes
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Capitulo 1 Antecedentes
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Capitulo 1 Antecedentes
Mejora de competitividad.
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Capitulo 1 Antecedentes
PRESUPUESTO
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Capitulo 1 Antecedentes
FORTALEZAS
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Capitulo 1 Antecedentes
DEBILIDADES
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Capitulo 1 Antecedentes
OPORTUNIDADES
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Capitulo 1 Antecedentes
AMENAZAS
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Capitulo 1 Antecedentes
CRONOGRAMA
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Capitulo 1 Antecedentes
CRONOGRAMA
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
CAPITULO 2
ANALISIS PRE-IMPLEMENTACIÓN
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
• Finanzas y contabilidad
o Pólizas de diario.
o Comprobante de diario
o Transacciones recurrentes.
o Reportes financieros.
o Impuestos de venta.
o Periodos múltiples.
o Depósitos.
o Cheques.
o Créditos.
o Recibos.
o Pagos diferidos.
o Presupuesto de gastos
o Revaloración.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
• Ventas y Facturación
o Cotización.
o Orden de venta.
o Embarque directo.
o Factura.
o Entrega.
o Devolución.
o Listados de precios.
o Gestión de clientes.
o Gestión de contactos.
o Integración de previsiones.
o Presupuesto de ventas
• Compras e importaciones
o Orden de compra.
o Recepción de compra.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Devolución de compra.
o Factura de compra.
o Informes estadísticos.
o Pagos recibidos.
o Depósitos.
o Pagos efectuados.
o Letras de cambio.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Sistemas de pagos.
o Reconciliaciones.
o Administración de artículos.
o Listas de precios.
o Liberación de existencias.
o Transferencias de almacén.
o Números de serie.
o Gestión de lotes.
o Kits de artículos.
o Previsión de necesidades.
o Asistente de MRP.
o Informe de recomendaciones.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
• Producción
o Listas de materiales.
o Ordenes de producción.
o Recibos de producción.
o Planeación de servicios.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
SEL se obliga a que todos los Usuarios Clave mantengan una política de
puertas abiertas, siendo responsables de atender las solicitudes de
información, así como de tomar decisiones en disyuntivas del diseño dentro
de las 48 horas siguientes.
OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES
A continuación se enlistan los principales roles y responsabilidades que se
aplicaron para los integrantes del equipo del trabajo.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Una vez que se firmo el contrato entre ambas partes se procedió a tener
las primeras reuniones de preparación del Kick-Off (conocida como pre
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
MODULO DE FINANZAS
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
• Activos
-Activo Corriente
-Activo No Corriente
• Pasivos
-Pasivo Corriente
-Pasivo No Corriente
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
• Capital
-Capital Social
-Reservas
-Utilidades
• Ingresos
-Ventas
-Ingresos diversos
• Costo de ventas
-Costo de lo vendido
-Variaciones de costos
• Gastos
-Gastos de operación
• Otros Ingresos
-Ingresos financieros
• Otros Gastos
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
-Gastos Financieros
Código Descripción
7110103 Vacaciones
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Código Descripción
6000000 Departamentos
6110100 Administración
6120100 Ventas
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Pero en SAP había que crear todos los gastos generales para cada
departamento es decir hay que crear un código para sueldos de
administración, otro código para sueldos de ventas y otro código para
sueldos de bodega., ejemplo:
Código Descripción
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
SAP tiene integrada una funcionalidad que se llama centro de beneficios que
aparentemente se maneja para solventar el problema anterior, pero las
personas encargadas de la implementación sugirieron no usar dicha opción
ya que no era muy confiable, cosa que hasta la vez nos ha extrañado mucho.
Pero al final se tuvo que escoger el camino más largo que sugirió la empresa
implementadora lo cual causo cierta tardanza en entregar dicho catalogo.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
automática.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Este proceso es manual, pero existen los registros de diario automáticos que
son generados a partir de otros documentos siendo configurados cada uno,
la finalidad es que se hagan la menor cantidad posible de registros manuales
para hacer eficiente el proceso contable, los documentos configurados fueron
los siguientes:
o Factura deudores
o Entrada de mercancías
o Devolución de mercancías
o Anticipo acreedores
o Factura acreedores
o Costos de importación
o Entrada de pagos
o Deposito
o Pagos efectuados
o Salida de mercancías
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Traslados de Stock
o Orden de fabricación
o Revalorización de inventarios
o Costo de ventas
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Uno de los procesos que se obvió al principio fue el del presupuesto, esto fue
una falla en cuanto a poder aprovechar las funcionalidades de SAP para el
control presupuestario de la compañía, este proceso debió haber sido
implementado por lo menos al final de la implementación, pero debido a que
la misma no fue eficaz no se logro hacer.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
MODULO DE VENTAS
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Cotización
o Orden de venta
o Factura
o Nota de debito
o Nota de crédito
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
o Entregas
o Devolución
o Factura de reserva
INICIO
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
INICIO
SAP lo que busca es que haya más control en la facturación ya que agrega
un paso más que actualmente no se está siguiendo que es el de la
Cotizacion
ENTREGA, el diseño del proceso de SAP es que primero el vendedor cotice
si el cliente lo solicita, luego genere la orden de venta, con esa orden de
venta el departamento de despacho genera un documento de entrega , una
vez que se han verificado todas las existencias se procede a hacer la factura,
esto ayuda a que no se anulen facturas porque no haya producto en las
bodegas.
Orden
Pero este proceso genera lentitud, por eso se ha obviado y se definió el
proceso que aparece en el diagrama anterior.
FACTURA DE ANTICIPOS
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
MODULO DE COMPRAS
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Una función que también aportó un mejor manejo a las gestión de las
compras es la de “Factura de anticipo de proveedores”, esta funcionalidad
tiene la modalidad de poder llevar un control exacto de los anticipos que se
dan a los proveedores por compra de algún bien, allí se registra la factura a
la cual se le está haciendo el anticipo, luego cuando el producto llega al
almacén la factura se relaciona con la factura final aplicándose el anticipo
que se dio. El control que se maneja permite saber en cualquier momento las
compras que están pendientes de ingresar a las cuales se les ha aplicado
algún anticipo.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
Este proceso permite a los usuarios registrar todos los pagos entrantes,
incluyendo cheques, pagos con tarjeta de crédito, en efectivo y
transferencias bancarias. Los usuarios también pueden asignar pagos a
facturas abiertas para simplificar el proceso de recibo de pago. Este proceso
se usa actualmente únicamente para registrar los pagos de clientes, sirve
para controlar adecuadamente los ingresos que recibe la empresa.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
MODULO DE INVENTARIO
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
MODULO DE PRODUCCIÓN
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
MODULO DE SERVICIO
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
las fechas de inicio y de finalización, así como los términos específicos del
contrato, tales como respuesta garantizada o plazos de resolución. Es
posible ver el historial de llamadas de servicio desde cualquier contrato: esta
función también muestra todos los artículos relacionados con el contrato.
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Capitulo 2 Análisis Pre-implementación
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Capitulo 3 Implementación
CAPITULO 3
IMPLEMENTACIÓN
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Parametro Valor
• Nombre: Copiado del sistema
Registration Information local
(Información de registro) • Compañía: Copiado del sistema
local
• Clave del CD: Copiado del DVD
de instalación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
El software instala:
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Inicialización básica:
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Seleccionar si una serie puede Las normativas de determinados países permiten que la
contener más de una clase de serie de numeración de documentos incluya más de una
documento clase de documento. Todos estos documentos forman
parte del mismo rango de numeración de serie. Haga clic
No se activó esta opción. en esta casilla de selección si estas normativas son
relevantes para la empresa. Esta parametrización
determina las opciones que se muestran en determinadas
ventanas de numeración de documento. Una vez
activada, no se puede modificar
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Capitulo 3 Implementación
Permitir liberación stock Permite que se incluyan los artículos en documentos como
Sin costo de artículo. entregas o facturas de d deudor, aún cuando no se ha
determinado un precio de coste.
No se activó esta opción. Esta casilla de selección sólo se debe activar si la
valoración de inventario se realiza según los métodos de
media variable o FIFO, ya que la opción Estándar implica
que ya se ha definido un precio.
Parametrizaciones generales:
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
• En la ficha de actividades:
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
• En la ficha de Visualizar:
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Capitulo 3 Implementación
longitud y peso.
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Capitulo 3 Implementación
• Ficha Fondo:
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Etiqueta Artículos:
Esta etiqueta se utiliza para definir el método de gestión de los números
de serie y lotes, para definir el almacén por defecto y el método de libro
mayor del inventario.
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Capitulo 3 Implementación
• Almacén
• Grupo de artículos
• Nivel de artículo
Añadir automáticamente almacenes (todos) a Seleccione esta opción si desea añadir todos
artículos nuevos los almacenes cada vez que crea un nuevo
Se activó esta opción. artículo o si desea añadir automáticamente un
nuevo almacén a los artículos existentes.
Retención de impuestos. Se selecciona esta opción para activar en el
maestro de artículos la casilla de retención de
Se activó esta opción. impuestos.
Etiqueta Planificación :
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Capitulo 3 Implementación
• Delante-Atrás
Parametrizacion de Autorizaciones.
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Ventana de Autorizaciones
Características
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Capitulo 3 Implementación
Las autorizaciones se definen por usuario. Cada usuario puede tener las
mismas autorizaciones en todo el sistema o autorizaciones diferentes por
módulo y su módulo.
Hay que tener en cuenta que no se pueden modificar las autorizaciones de
los superusuarios.
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Capitulo 3 Implementación
Procedimiento
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Capitulo 3 Implementación
7. Para fijar un máximo para todos los pagos recibidos, active la casilla
de selección Total de efectivo máximo e introduzca el total deseado en el
área de texto
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Parametrización de documento:
Esta ventana se utiliza para establecer los valores de propuesta de las
parametrizaciones para clases de documentos en SAP Business One. En la
ficha General se definen parametrizaciones para documentos de compras y
de ventas
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Beneficio/Precio de
Venta.
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Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Bloqueo por debajo Esta opción bloquea documentos que provocarían que el nivel de
de la cantidad stock se situase por debajo de cero.
negativa
Se seleccionó esta
opción.
Método de redondeo Seleccione si los importes y los precios que aparecen en los
documentos de marketing se redondearán por moneda o por
documento. Para más información sobre el método de redondeo,
Se seleccionó por
haga clic aquí.
documento.
Fecha de base de Seleccione la fecha en que el sistema calculará el tipo de cambio:
tipo de cambio • Fecha de contabilización
Se seleccionó: • Fecha fiscal
Fecha de
contabilización.
….Continuación: Parametrizaciones de Documento.
110
Capitulo 3 Implementación
Utilizar dirección de Active esta opción para incluir la dirección del almacén en los
almacén documentos.
Se activó esta
opción.
Gestionar gastos en Sirve para añadir un campo de Costes adicionales en todos los
documentos. documentos de compras y de ventas. Este campo permite el
cálculo de costes adicionales relacionados con un documento,
como
Se activó esta
opción. modificaciones en entregas e impuestos sobre depósitos
opción.
Parametrizaciones de impresión:
Campos Actividad / Descripción
Líneas máximas por Introduzca el número máximo de líneas de tabla por página. En
página caso de que necesite imprimir más líneas en un documento que el
número especificado, éstas se imprimirán automáticamente en
páginas adicionales. El número máximo de líneas por página
Se seleccionó: 25
normalmente se encuentra entre 10 y 40, en función de los
márgenes definidos para la impresora, el formato de página y la
compresión vertical.
Impresión con Especifique el porcentaje de compresión vertical que se aplicará al
compresión vertical documento. Al especificar el valor 100, los caracteres se imprimen
en su tamaño original. Si se indica el valor 70, los caracteres se
comprimirán en un 70%. También es posible especificar valores
Se seleccionó: 100
superiores a 100. Si sindica una compresión inferior a 100, podrán
imprimirse más líneas en cada página.
111
Capitulo 3 Implementación
Se seleccionó: 0 impreso.
cm
Se seleccionó: 0 cm
Máximo de Indique el número máximo de líneas de tabla por página para la
posiciones por página exportación del documento a Microsoft Word. En caso de que deban
en exportarse más líneas que las indicadas, se crearán páginas
adicionales de forma automática. El número máximo de líneas de
tabla por página depende de los márgenes definidos para las
Se seleccionó: 10
páginas y del formato de página del modelo de Microsoft Word.
Imprimir en papel de Active esta casilla de selección para desactivar la información sobre
cartas la empresa si desea imprimir los documentos en papel de cartas pre
Imprimir mensaje Active esta casilla de selección si no desea que los documentos
degeneración de SAP impresos informen de que el documento se creó mediante SAP
opción.
Documento Seleccione en este campo la clase de documento para la que desea
cada documento cada clase de documento por separado y actualizar los campos
para esa clase concreta. Posteriormente podrá introducir la
información para la siguiente clase de documento.
Crear también Sirve para determinar si el documento se imprimirá directamente al
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Capitulo 3 Implementación
utilizando esta texto. Introduzca el texto para las demás clases de documentos
No se activó esta
opción
Imprimir número de Active esta casilla de selección si desea imprimir los números del
catálogo de catálogo de proveedor en el documento en lugar de los números de
proveedor en vez de artículos asignados en SAP Business One.
número de artículo
113
Capitulo 3 Implementación
No se activó esta
opción
Imprimir importes Si activa esta casilla de selección, los importes se imprimen en los
114
Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
Definición de usuarios:
Esta ventana se usa para definir nuevos usuarios en SAP Business One o
modificar propiedades de usuarios existentes. Además, se aconseja definir
autorizaciones para cada usuario. A menudo se fijan valores de propuesta por
usuario para cuentas bancarias, almacenes, etc. Se pueden añadir comentarios
para documentos impresos, de forma que cada documento que imprime el usuario
contenga determinada información, como un lema empresarial.
Código de usuario Introduzca el código que el usuario escribe al entrar en la aplicación. Este
código puede ser numérico o alfanumérico. Tenga en cuenta que el código
116
Capitulo 3 Implementación
Clave de acceso Para introducir una clave de acceso de usuario en este campo haga clic sobre
el icono situado a la izquierda del campo y, a continuación, introduzca la clave
de acceso y confírmela. Seleccione OK para continuar. El usuario tiene que
introducir esta clave de acceso además del código de usuario cuando entra a
SAP Business One. Tenga en cuenta que la contraseña distingue entre
mayúsculas y minúsculas.
Valores Se pueden definir parametrizaciones de propuesta para usuarios individuales
propuestos o grupos de usuarios, como los empleados de un departamento. Para acceder
a la parametrización preliminar establecida, sitúe el cursor sobre este campo
para un usuario y pulse la tecla Tab o seleccione el icono situado a la derecha
del campo.
Sucursal, Estos campos se utilizan para especificar la sucursal y el departamento del
Departamento usuario. Si todavía no se ha realizado ninguna entrada en este campo,
seleccione Definir nuevo. SAP Business One muestra otra ventana donde se
puede introducir un nombre y una descripción de la nueva sucursal nuevo
departamento. Es posible modificar las entradas ya existentes.
Definiciones Financieras:
117
Capitulo 3 Implementación
118
Capitulo 3 Implementación
o Clientes locales
o Clientes extranjeros
o Cheques recibidos
o Caja general
o Pago en exceso cuenta de deudores
o Anticipo clientes
o Ganancia en diferencial cambiario
o Perdida en diferencial cambiario
o Descuentos otorgados
o Ventas locales
o Ventas al exterior
o Impuesto sobre ventas
o Proveedores Nacionales
o Proveedores Extranjeros
o Descuentos recibidos
o Gastos de compras locales
o Gastos de compras en el extranjero
o Cuenta redondeo por diferencias en conciliación
o Inventario
o Costo de ventas
o Mermas de inventario
o Devoluciones por ventas
o Inventario de producto en proceso
o Revalorización de stocks
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Capitulo 3 Implementación
Definición de monedas:
Las monedas definidas fueron; Lempira (LPS), Dólar (USD), Euros (EUR).
Formatos de dirección para cada país: Aquí se indica el formato que se usa
para dirección en cada país, por ejemplo si lleva primero el nombre del país, la
ciudad, la calle o código postal.
120
Capitulo 3 Implementación
Se usa esta función para determinar las condiciones de pago que se aplicarán a
las transacciones con clientes y proveedores. A continuación, se introducen
estas condiciones en los registros maestros de clientes y proveedores. La
condición de pago especificada se propone automáticamente para cliente o
proveedor.
121
Capitulo 3 Implementación
Las condiciones definidas fueron 15 días, 30 días, 45 días, 60 días, 90 días, 120
días y 180 días.
Definiciones de Bancos:
Aquí se definieron las parametrizaciones de las cuentas bancarias, se asignaron
las cuentas contables a cada cuenta bancaria, se definieron las empresas de
tarjetas de crédito, los códigos de gastos bancarios.
Definiciones de Inventarios:
En esta parte de definieron los grupos de artículos de inventarios, clasificados de
acuerdo a la línea a la que pertenecen por ejemplo, cables, transformadores,
herrajes, control, etc.
Aquí también se definió las unidades de medida de longitud y peso, así como el
tipo de empaque de los productos.
123
Capitulo 3 Implementación
124
Capitulo 3 Implementación
En cada computadora se dejó habilitado el acceso a SAP para que los usuarios
interactuaran con la aplicación e hicieran pruebas de las operaciones que iban a
manejar.
125
Capitulo 3 Implementación
126
Capitulo 3 Implementación
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Capitulo 3 Implementación
La Migración es el proceso por medio del cual los datos del sistema anterior son
cargados al nuevo sistema, en este caso SAP BUSSINES ONE.
Migracion
129
Capitulo 3 Implementación
SAP trae una herramienta llamada Data Transfer Workbench, que puede ser
instalada en cualquier estación de trabajo que este dentro de la red del Servidor
de SAP.
Data Tra
130
Capitulo 3 Implementación
Los datos del sistema anterior fueron extraídos a través de reportes que generaron
archivos de Excel, los cuales fueron copiados en plantillas proporcionadas por el
2. Interfaz de mantenimiento.
4. Log de modificaciones.
• El catalogo contable.
• El maestro de clientes.
132
Capitulo 3 Implementación
133
Capitulo 3 Implementación
Básicamente en esta etapa se revisan los procesos del negocio que han sido
documentados durante la implementación, los cuales describen la forma de operar
de la empresa adaptada a los nuevos procesos de SAP.
Uno de los beneficios que ofrece SAP BUSSINES ONE es que al implementar el
sistema la empresa adopta mejores prácticas de mercado, por ende SAP no se
adapta a la forma anterior de trabajar de la empresa sino al contrario, la empresa
se adapta a los procesos de SAP.
134
Capitulo 3 Implementación
135
Capitulo 3 Implementación
Los perfiles de usuario definen los permisos de acceso a las diferentes opciones
del sistema, en primer lugar se crean los usuarios del sistema
Luego de crear los usuarios se le asignan las autorizaciones que van a tener en el
sistema.
Las autorizaciones que tiene el sistema son alrededor de 420, para no tener que
hacerlas usuario por usuario se crea un modelo de acuerdo a la función del
usuario, por ejemplo se crea el modelo del usuario de ventas y se copia para todos
los usuarios de ventas, así sucesivamente con los demás usuarios de los otros
departamentos. El proceso de autorizaciones se explico en detalle en el capítulo 3
de Implementación.
La salida en vivo se había programado inicialmente entre marzo y abril del año
2006 pero debido a los atrasos en el proceso de implementación se pospuso para
Junio de ese mismo año, se hizo el intento de salir en vivo en los primeros días de
junio pero hubo fallos que impidieron hacerlo, finalmente se decidió salir en vivo el
día Lunes 19 de Junio, para ello se trabajo durante el fin de semana haciendo la
migración final de los datos.
137
Capitulo 3 Implementación
ya que ellos pensaron que no los necesitarían ese día, y realmente hubieran sido
de mucha ayuda.
Podemos decir que la salida en vivo fue deficiente, pudo haber sido mucho mejor,
para la implementación en las sucursales se tomaron medidas para que no
volvieran a ocurrir estos problemas, luego de esto el equipo de trabajo de la
empresa se ha encargado de implementar el sistema en las sucursales
haciéndolo de una mejor manera ya que se han reducido al mínimo el efecto del
cambio de sistema, con la experiencia que se ha tomado ahora resulta fácil
implementar SAP BUSSINES ONE.
138
Capitulo 4 Post- Implementación
CAPITULO 4
POST-IMPLEMEMENTACIÓN
139
Capitulo 4 Post- Implementación
140
Capitulo 4 Post- Implementación
141
Capitulo 4 Post- Implementación
142
Capitulo 4 Post- Implementación
Esto conllevo a que el nivel de seguridad del sistema decayera ya que los
usuarios podían ver documentos a los que no estaban autorizados. Lo que
se hizo para apalear un poco la situación fue que se aseguro de que los
menús de los usuarios no tuvieran opciones de entrar a áreas no
autorizadas.
143
Capitulo 4 Post- Implementación
144
Capitulo 4 Post- Implementación
145
CONCLUSIONES
146
Al momento de la implementación el personal de IT de SEL requería
de capacitarse en algunas áreas como redes, servidores, MS SQL,
eso se pudo hacer hasta después de la implementación.
147
El personal de la empresa implementadora era insuficiente ya que con
los mismos consultores que estaban en la nuestra, estaban
manejando otras dos implementaciones en otras dos empresas,
incluso teniendo dificultades en las implementaciones.
suficiente.
148
comenzando a dominar la herramienta y a terminar de implementar las
funcionalidades y procesos que no habíamos incorporado.
Hemos superado las crisis, teniendo paciencia, esperando en Dios que todo
nos salga bien.
RECOMENDACIONES
149
Hay que tener en cuenta que el cambio de sistema traerá un cambio
organizacional y se debe de pensar en cómo gestionar este cambio.
Se debe de asegurar que haya una buena capacitación a los usuarios del
sistema antes de la salida en vivo.
150
Si la empresa no tiene la infraestructura adecuada tanto de hardware,
software y recurso humano es mejor esperar a solucionar dichos problemas
antes de implementar un sistema como SAP BUSSINES ONE.
151
BIBLIOGRAFIA
Libros:
Internet:
www.service.sap.com
www.mundosap.com
www.bexap.com
Manuales:
152
Manuales de Uso, Administración y Configuración de SAP BUSSINES ONE.
APENDICE A
• Contar a partir del inicio con un servidor que cuente por lo menos con
las siguientes características mínimas: (si el servidor es centralizado)
153
Disco Duro Con 70 GB Libres
154
TCP/IP
APENDICE B
155
Database checks Check
Backup strategy is performed on regular basis?
Recovery is possible at any time using the current backups? No se está recuperando el
backup del service manager, sino del enterprise manager
System checks Check
System Performance is satisfactory? Esta lento, pero se espera solucionar agregando mas
memoria al servidor
Unique Business Processes are satisfactory?
SDK Development and add-ons are satisfactory?
Changes required in User authorizations?
Additional reports are needed?
Activity Check Since go Live Date Check
Sales Documents have been created?
Purchase Documents have been created?
The customer is able to cut checks? El sistema no está asignando el numero correlativo del
cheque
Inventory is managed in the system?
Bank reconciliation is being performed?
Have all required documents printed satisfactory?
Can the customer conduct all reports according to his/her needs?
End User Knowledge Check
Does each user know his/her part of the system and how to operate?
Is there a need for any additional training? (could be additional modules which were not
implemented yet or customization tools for the customer to implement himself) si, en el area
de Gestion de Bancos, y en la elaboración de reportes más complejos.
General Issues and Problems Check
Are there any issues that arose during the production time? Si, el tipo de impuesto del
cliente, ISV, o EXE, se recomendó a Jose Luis, hacer una búsqueda formateada para ello.
Is the customer satisfied with the support organization? Recomendación: Se necesita
reforzar un poco en el área técnica.
Can we get a reference from the customer?
156
ANEXO 1
157
158
ANEXO 2
159
CONTINUACION BARRA DE HERRAMIENTAS SAP BUSSINES ONE 2005
160
161
ANEXO 3
MANUAL DE USUARIO
MODULO DE COMPRAS
Pedido
Entrada de mercancías
Devoluciones
Factura acreedores
Abono acreedores
Documentos preliminares
162
Pedido (Orden de Compra)
163
El sistema calculará en base a las cantidades y precios ingresados el monto
correspondiente de la Orden de Compra ingresada.
Historial de precios
164
Entrada de mercancías
Una vez ingresada la orden de compra, podrán recibirse los productos
asociados a la orden de compra. En ésta opción deberemos ingresar el
código del proveedor, y seguidamente presionar el botón “Pedido” localizado
en la parte inferior de la pantalla. Esto permitirá ver aquellas Órdenes de
Compra que tienen productos pendientes de recibir.
165
Esta pantalla muestra los artículos que tienen cantidades pendientes de
recibir en la orden de compra, y los asigna como preseleccionados. Si
quisiéramos seleccionar parcialmente los ítems, basta con posicionarse
sobre la línea requerida y seleccionar aquellos ítems que requerimos.
166
En ésta pantalla en el campo de Lote deberemos asignar el número de
embarque, y en el número de serie interno deberemos hacer lo siguiente:
167
Aquí aparecerán 2 conceptos:
String
Número
Aumentar
Disminuir
168
Definir una segunda línea tipo número iniciando en 1 y definiendo
como operación aumentar (Zoom hacia delante)
169
Definir como valor de String 1 y luego en el tipo definir número y la
operación Aumentar (Zoom hacia delante)
170
Al seleccionar la entrega correspondiente, se podrán seleccionar los ítems de
los cuales queremos hacer el registro de la factura.
171
Al presionar el botón crear, aparecerá la advertencia de creación de un
nuevo documento, al aceptar la creación del documento se actualizará la
factura del proveedor dentro de SBO.
Devoluciones
172
Una vez seleccionados los ítems que deseamos devolver, aparecerá la
devolución con los datos requeridos:
Nota importante:
173
Al ingresar el código del proveedor y presionar el botón “Factura Acreedores”
aparecerán las facturas del proveedor a las que pueden hacerse abonos o
notas de crédito. Al seleccionar el ítem y presionar el botón “Crear” se
generará el abono al acreedor.
174
175
176
177
178
EJEMPLOS DE LAS ESTRUCTURAS DE DATOS DE LAS
TABLAS DE
SAP BUSSINES ONE
Descripción +
Código SN +
Nombre de socio de negocios +
Clase de socio de negocios +
Código de grupo +
Empresa/Privado +
Destinatario de factura: Calle +
Destinatario de factura: Códig +
Destinatario de mercancías: Ca +
Destinatario de mercancías: Có +
Teléfono 1 +
179
Teléfono 2 +
Número de fax +
Persona de contacto +
Comentarios +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO
SOCIO DE NEGOCIOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION...
180
SN protegido +
Teléfono móvil +
Demora de pago media en días +
Destinatario de factura: Ciuda +
Destinatario de mercancías: Ci +
Destinatario de mercancías: Co +
Destinatario de mercancías: Pa +
Correo electrónico +
Pantalla +
Cuenta por defecto +
Sucursal por defecto +
Banco por defecto +
Número de ID adicional +
Pager +
Totales SN +
Nombre extranjero +
Clase de resumen superior +
Oficina de autorización de ded +
Fecha de creación +
Fecha de actualización +
Objeto p.descuentos +
Ratio de descuento +
181
Número de fichero de deducción +
Importe mínimo de carta de int +
Oportunidades abiertas +
Exempt No. +
Priority +
Tarjetas de crédito +
Número de tarjeta de crédito +
Validez de tarjeta de crédito +
Jerarquía de deducción actual +
Observaciones de validez +
Comentarios sobre bloqueo +
Pertenece a operación al por m +
Destinatario de factura: Estad +
Destinatario de mercancías: Es +
Grupo impositivo +
Indicador +
Clase de expedición +
Cuentas de deudor/acreedor +
Destinatario estándar +
Destinatario de factura: Edifi +
Edificio de destinatario +
Clave de acceso +
182
Grupo impositivo +
Borrado +
IBAN +
Código de formulario 1099 +
Casilla 1099 +
Código de vía de pago +
Pedido atrasado +
Entrega parcial +
Nivel de reclamación +
Fecha de reclamación +
Bloquear reclamación +
País del banco +
Autorización de domiciliación +
Identificación de intercambio +
Clave de instrucción +
Pago único +
ID de emisor de la factura de +
Bloqueo de pago +
Info detallada de referencia +
Banco propio +
Cuenta de banco propio +
Sucursal de banco propio +
Código de proyecto +
183
ID fiscal federal unificado +
Código de agente +
Días de tolerancia +
Documento equivalente +
Impuesto diferido +
Número de carta de exención de +
Importe de exención máximo +
De fecha de validez de exenció +
184
Clase de retención de impuesto +
Es nacional +
Es residente +
Gastos bancarios calculados au +
Otros créditos/deudas +
Nombre alias +
Facturar a edificio/planta/sal +
Efecto en cobro +
Efecto pendiente +
Ind.retención impto.sobre rent +
Plazo reclamaciones +
Canal SN +
Técnico por defecto +
Territorio +
Facturación hasta por defecto +
Cta.compensación anticipos +
Sitio Web +
Clave de idioma +
Clave cuenta bancaria local +
Profesión +
Número de procedimiento de fec +
185
Clave del banco por defecto +
Códigos de asignación de gasto
Maestro de Articulos=
Descripción +
Número de artículo +
Descripción del artículo +
Descripción en idioma extranje +
Grupo de artículos +
Grupo de aduanas +
Definición del IVA +
Código de barras +
Definición del impuesto +
186
Artículo de compra [Sí/No] +
Artículo de venta [Sí/No] +
Artículo de inventario [Sí/No] +
En stock +
Cantidad solicitada por client +
Cantidad solicitada de proveed +
Cuenta de ingresos +
Cuenta de ingresos exentos de +
Nivel de stock máximo +
Almacén por defecto +
Proveedor por defecto +
Número de catálogo de fabrican +
Unidad de medida de compras +
Cantidad de artículos por unid +
Cantidad preferente en unidade +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO
DE ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
187
Comentarios sobre artículo +
Tipo de lista de materiales +
Cantidad de unidades +
Último precio de compra +
Última moneda de compra +
Última fecha de compra +
Precio de emisión +
Liberar almacén +
Activos fijos +
Contado +
Gestión de números de serie +
Altura 1: Unidad de venta +
Altura 1: Unidad de medida de +
Altura 2: Unidad de venta +
Altura 2: Unidad de medida de +
188
Peso 1: Unidad de venta +
Peso 1: Unidad de medida de ve +
Peso 2: Unidad de ventas +
Peso 2: Unidad de medida de ve +
Altura 1: Unidad de compra +
Altura 1: Unidad de medida de +
Altura 2: Unidad de compra +
Altura 2: Unidad de medida de +
Ancho 1: Unidad de compra +
Ancho 1: Unidad de medida de c +
Ancho 2: Unidad de compra +
Longitud 2: Unidad de compra +
Longitud 2: Unidad de medida d +
Cantidad: Unidades de compra +
Volume: Unidad de medida para +
Peso 1: Unidad de compra +
ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA TABLA MAESTRO
DE ARTICULOS
(DATOS PRINCIPALES) CONTINUACION…
189
Unidad de medida de empaque (c +
Cantidad por unidad de empaque +
Embalaje de venta +
Unidad de medida de empaque (v +
Gestionar número de lote [Sí/N +
Gestionar números de serie sól +
Válido +
Válido de +
Válido a +
Bloqueado para período +
Postergado desde +
Fecha de fin de bloqueo +
Observaciones de validez +
Comentarios sobre bloqueo +
ID adicional +
Borrado +
190
Nombre de unidad base +
País de origen +
Valor de stocks +
Artículo ficticio +
Método emisión +
Rendimiento en % +
% determinación de precio +
Método de gestión +
Punto de pedido +
Unidad de medida de inventario +
Método de planificación +
Método aprovisionamiento +
Intervalos pedido +
Pedido múltiple +
Cantidad mínima pedido +
Tiempo lead +
191
Fuente de producto +
Grupo de Articulos +
Sub Grupo de Articulos +
estante choluteca +
Estante Copan +
Bodega +
Estante +
Bodega Copan +
Estante SPS
192