Ordenamiento Documentario De Las Empresas

RESUMEN:

El ordenamiento documentario en un conjunto de acciones orientadas a la clasificacin,

ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de
los procesos archivsticos.

El Fundamento de la Ordenacin documentaria es el testimonio de la gestin, puesto

que refleja los trmites que dieron origen a los documentos, sin olvidar que stos no se
producen todos de una sola vez sino paulatinamente, la ordenacin documental se
fundamenta en:

El Principio de Orden Original: El resultado de esta reflexin es la ordenacin

fsica delos documentos que componen una Serie o Sub-serie Documental
Los Manuales de Procedimientos: Las Series y Sub-series Documentales bien
ordenadas reflejan el cumplimiento delos procesos establecidos en los Manuales
de Procedimientos.

Los sistemas de ordenamiento documentario en una empresa es el conjunto de acciones

orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una
institucin, como parte integral de los procesos archivsticos lo cual se clasifican en:

Sistema de ordenacin numrica

Sistema de ordenacin alfabtica

Sistema de ordenacin cronolgica

PALABRAS CLAVES:

Ordenamiento: Un ordenamiento es una suma de elemento dispuestos de una

determinada manera para lograr la consecucin de un fin determinado. De esta
definicin aplicable a mltiples contextos la asociacin ms relevante y
recurrente es la que hace referencia al conjunto de normas y leyes que sirven a
una sociedad determinada para su desenvolvimiento.
Organizacin: Se conoce como organizacin a la forma como se dispone un
sistema para lograr los resultados deseados. Es un convenio sistemtico entre
personas para lograr algn propsito especfico.
 Ordenacin: Relativo a orden, establecer un orden .Manera de estar colocadas
las cosas o las personas en el espacio o de sucederse los hechos en el tiempo,
segn un determinado criterio o una determinada norma.
Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita
una cosa, como un ttulo, una profesin, un contrato, etc.
Gestin. Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un
negocio o una empresa.
Cumplir. Hacer aquello que determina una obligacin, una ley, una orden, un
castigo, un compromiso, una promesa.

INTRODUCCIN:

El ordenamiento documentario es la operacin de unir un conjunto de documentos

relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida.Cada
documento producido cuenta con caractersticas internas y externas, las primeras
cuentan con elementos que permiten establecer un mtodo de ordenacin, puesto que
cuentan con fecha de elaboracin, en ocasiones con folio, asunto, nombre, rea
geogrfica, etc.

La amplia gama que ofrece la ordenacin se da por medio de mtodos, que permite
elegir el ms conveniente de acuerdo a las necesidades de cada institucin o empresa, de
manera que podemos tambin combinar ms de un mtodo es el caso alfanumrico
intercalando letras y nmeros para dejar mayor referencia generando ms de un punto
de acceso.

CUERPO:

Los ordenamientos documentarios en las empresas son considerados de acuerdo a las

caractersticas de los documentos y de ah se determinaran los mtodos de ordenacin
pueden ser las letras del abecedario (alfabtico), las fechas de los documentos
(cronolgico), la secuencia de los nmeros (numrico), o la combinacin de ambos
(alfanumrico).El objetivo que tiene este ordenamiento documentario es la ubicacin
fcil y fsica de los documentos dentro de las respectivas series y unidades
documentales en el orden previamente Establecido la empresa.

El Fundamento de la Ordenacin documentaria es el testimonio de la gestin, puesto

que refleja los trmites que dieron origen a los documentos, sin olvidar que stos no se
producen todos de una sola vez sino paulatinamente, segn exigencias del asunto en
cuestin o segn las etapas por las que va pasando el trmite. La ordenacin documental
se fundamenta en: El Principio de Orden Original, Los Manuales de Procedimientos.

Principio de Orden Original: Se refiere a la reflexin de la serie de pasos que se deben

cumplir para el cumplimiento de un trmite, que a su vez es una reflexin de la
secuencia en la produccin documental. El resultado de esta reflexin es la ordenacin
fsica delos documentos que componen una Serie o Sub-serie Documental. El respeto al
Principio de Orden Original consiste en tomar en cuenta los pasos indispensables para el
desarrollo de una gestin. Es la relacin causa-efecto que se produce entre los
documentos, puesto que, hay un documento inicial, otros que le suceden y uno ms que
concluye.

Manuales de Procedimientos: Son documentos que contienen la descripcin delas

tareas y actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una
divisin administrativa. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando sus responsabilidades y participacin. Dichos Manuales son
herramientas donde se describe de principio a fin (paso a paso) la manera correcta de
cumplir una tarea y/o una funcin, lo que permite establecer reglas y mecanismos para
normalizar los trmites. Las Series y Sub-series Documentales bien ordenadas reflejan
el cumplimiento delos procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos. En los
Manuales de Procedimientos se elaboran Diagramas de Flujo o Flujogramas, los cuales
constituyen una herramienta que permite visualizar de una manera grfica las distintas
actividades que se llevan a cabo al interior de un proceso, en forma secuencial.

Los sistemas de ordenamiento documentario en una empresa es el conjunto de acciones

orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una
institucin, como parte integral de los procesos archivsticos lo cual se clasifican en:

Sistema de ordenacin numrica: En este sistema, a todo el material que se va a

archivar, se le asigna un nmero. Su ubicacin dentro del archivador es por secuencia
numrica. Este asigna un nmero consecutivo a un asunto principal y para sus
subdivisiones se separa con un punto el siguiente dgito consecutivo.

Sistema de ordenacin alfabtica: Tiene como principio universal, el uso del alfabeto
y existen para su ordenamiento una serie de Criterios. El sistema de ordenamiento lo
podemos dividir en: alfabtico por nombres de personas naturales, alfabtico por
nombre de personas jurdicas o de empresas, alfabtico por Asuntos o temtico,
alfabtico Geogrfico.

Sistema de ordenacin cronolgica: La ordenacin cronolgica de los documentos

dentro de una carpeta se establece de tal manera que el ms antiguo quedar en la parte
posterior o inferior, y el ms reciente en la superior. Se ordena la serie documental
utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico.

CONCLUSIONES:

En conclusin, el ordenamiento documentario de una empresa es el proceso mediante el

cual se da disposicin fsica coherente a los documentos, puesto que determina qu
documento va primero y cul es despus, es decir, este proceso une y relaciona las
unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales que la conforman.

BIBLIOGRAFA:

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