You are on page 1of 2

PEMERINTAH KABUPATEN REMBANG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SALE
Jl. Lasem - Sale Km. 27,7 Telp. ( 0356 ) 551807 KP. 59265
e-mail : puskesmas_sale@yahoo.com
SALE - REMBANG

PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI PUSKESMAS

I. PENGERTIAN
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang
secara relatif belum bermakna bagi Puskesmas.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan
dalam mendukung pembangunan kesehatan.
Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses penatalaksanaan
mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data
menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

II. RUANG LINGKUP


Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,
pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi.

III. TATA LAKSANA


a. Pengumpulan dan penyimpanan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data
(Petugas pelaksana kegiatan, Petugas Pelaksana Program, Peanggung jawab
Upaya ataupun petugas lain yang telah ditunjuk untuk membuat data yang
dibutuhkan Puskesmas).
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di
puskesmas baik secara manual maupun elektronik.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan
data:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data
tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat
rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum
lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data
telah lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor
register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

b. Pencarian kembali data


Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai
dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah :
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.
c. Analisa data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik,
histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami.
Metode analisis data yang dipakai:
- Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data
- Analisis Komparatif/perbandingan
- Analisis hubungan dalam dan antar program
Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi :
1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3. Petugas melakukan validasi data.
4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5. Petugas melakukan pengelompokan data
6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7. Petugas melakukan validasi informasi.
8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10. Petugas menyimpan arsip informasi.
11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

d. Pelaporan dan distribusi informasi


Pelaporan dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi yang telah
dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi
kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki
hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat.
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Ka. Sub bag TU
4. Ka. Sub bag. TU membuat surat pengantar.
5. Ka. Sub bag. Tu meminta pengesahan surat pengantar kepada Kepala
Puskesmas.
6. Ka. Sub bag TU menyerahkan informasi kepada bagian umum.
7. Sub bagian umum mencatat dalam buku surat keluar
8. Sub bagian umum memberi penomoran surat.
9. Sub bagian umum mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan.

IV. DOKUMENTASI
a. SOP-SOP pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian kembali
data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi
b. Soft copy data
c. Laporan-laporan
d. Brosur-brosur

Sale, 17 April 2017


Plt. Kepala UPT Puskesmas Sale

dr. Muhammad Anton AP.


NIP. 19811104 200903 1 004