TALLER 2 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

PASO 2 Identificar el problema y presentar posible solucin

Objetivo: Determinar y ubicar el problema

Metodologa

Debe estudiar los referentes tericos de la unidad 1, que se

encuentra en el entorno de conocimiento.
Debe estudiar sus conocimientos previos de metodologa de la
investigacin.
Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene
el curso.
Resolver este taller.
Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y
subirlo al entorno de Seguimiento y evaluacin.

Valoracin

Cada respuesta correcta equivale a 5 puntos para un total de 65 puntos.

Como metodologa de desarrollo del curso se propone

aprendizaje por problemas de acuerdo a esto se plantea la
siguiente situacin:

CASO: Empresa Happy Day

Happy Day, es una empresa que se encuentra operando desde 2010,

que vende insumos para fiestas y eventos y ofrece servicios de
recreacin y eventos comerciales. Actualmente, su sede principal se
encuentra ubicada en la ciudad de Ibage Colombia y cuenta con una
sede en la poblacin del Guamo.
El representante legal y dueo, el Seor William Barona, cuenta con
empleados que trabajan en ambas sedes, distribuidos de la siguiente
forma:
Sede Principal en Ibagu:
Gerente comercial de ambas sedes: Paola Andrea Marmolejo Hurtado
Gerente administrativo de ambas sedes: Santiago Barona Marmolejo.
Dos vendedores: Miriam Iliana Montaa y Angela Maria Ospina.
Sede en la poblacin del guamo:
Vendedor: Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal.
La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las
necesidades bsicas del negocio, pero que tiene muchas limitaciones y
errores que les ha generando inconsistencias en el inventario, en las
ventas, en las compras de los insumos de la piateria. Adicional a lo
anterior no se tiene confianza de la informacin generada para realizar
todo el tema contable. El tema contable se maneja con otro software
que se llama Siigo Software donde se realiza los procesos contables,
tales como: Balances, Estados financieros y liquidacin de los
impuestos.
Realizando una revisin sobre los inconvenientes presentados se ha
logrado identificar:
No est realizando correctamente los calculos o las sumatorias de las
ventas diarias y por ende las ventas semanales.
En algunas ocasiones no actualiza correctamente los saldos en los
inventarios
No realiza adecuadamente el calculo de las devueltas que se les debe
dar al cliente, por ejemplo: El valor de la factura es de 38.000 y el
cliente paga con un billete de 50.000 y por ende las devueltas
deberan ser 12.000. Este calculo a veces sale errado.
No est realizando un adecuado manejo de los errores, pues saca el
error en ingles y no deja continuar con los procesos. Esto hace que
se pierda mas tiempo en la atencin del cliente y el empleado debe
volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente el proceso.
De acuerdo a todo lo anteriormente mencionado se est llevando de
forma paralela el inventario en un archivo de excel y se estan generando
copias de las facturas de los clientes para validar las que se imprimieron
con el valor de los informes de ventas que arroja el software.
La preocupacin de la gerente de ventas es que llevar el inventario en
excel le puede generar errores y/u omisiones. Esto genera una falta de
control en los inventarios. Adicionalmente, es muy engorroso y se
genera perdida de tiempo por parte de los empleados al final del da
sumando todas las facturas para luego compararla con el informe de
ventas darios, sumando que se estan imprimiendo dos veces las
facturas generando mas consumo de papel y tinta.

De acuerdo a todo lo anterior la Gerente Comercial y el Propietario

solicitan de nuestro servicios como Ingenieros de requisitos, realizar un
software que permite realizar:
1. Administracin de los clientes. En este punto se debe ingresar los
datos bsicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes
frecuentes, ocasionales, empresariales).
2. Administracin de los inventarios de los productos y servicios de la
Piateria
3. Administracin de las Ventas
4. Administracion de las Compras y proveedores
5. Administracion de los usuarios
6. Calculo de los comisiones de los empleados de acuerdo a las
ventas.

De acuerdo a lo citado en el caso de la Empresa Happy Day, es

importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma
eficaz el proceso de desarrollo de software. En nuestro caso vamos a
trabajar toda la fase de analisis, por esta razn es importante tengamos
en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolucin de
problemas:

Definicin del Bsqueda de

problema Ideas

Recogida de Bsqueda de
Datos Soluciones

Redefinicin
Implementacin
del problema
 Figura 1. Modelo general de resolucin de problemas (adaptado de Hicks, 1991)

Responder las siguientes preguntas:

Determinar el problema

1. De acuerdo al contexto del caso de la empresa Happy Day, el

problema que se est presentando es?

El problema que se est presentando son los errores y las

limitaciones que ha generado el software y en el inventario en
algunos de los procesos de ventas y compras este programa
tambin est conectado con otro software que maneja los
datos para la generacin de los procesos contables que
tampoco se le tiene tanta confianza para generar el tema.

Determinar la causa
2. De acuerdo a la problemtica presentada en la empresa Happy
Day, una posible causa que lleva a que se presenta el problema es?

La aplicacin est desarrollada en ACCESS y hay muchas

limitaciones en sus funcionalidades y el mal manejo de los errores
de la base de datos y su aplicacin no est en red

Determinar la consecuencia

3. De acuerdo a la problemtica presentada en la empresa Happy

Day, una consecuencia que genera el problema es?

General desconfianza en la informacin procesada por cuando

esta expuestas a errores inconsistencias en el inventario en la
ventas, en las compras de los insumos de la piatera son
perdida para la empresa debido que no hay un control de
inventario, genera ms gasto econmico adicionales para la
empresa duplica el trabajo y el tiempo al personal,
inconformidad a los clientes y aumenta las quejas y reclamos
tanto como ventas y compras.
El area problema

4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, el rea o las areas del

problema es?

El rea comercial y el rea administrativa

Proceso

5. De acuerdo al problema, el proceso que se ve involucrado en la

situacin problema es?

Procesos de ventas, inventarios, compras, contable

Procedimiento

6. De acuerdo a la situacin actual, un procedimiento que se suscita en

el rea problema y acorde al problema que se tiene en la piatera
es?

Registrar mal los clculos de las facturas

El control de los inventarios
Procesos contables
Ventas

Proceso Neurlgico

7. Pensando en la situacin actual, el proceso crtico que genera todo el

problema es?

El registro de pago no es completo o bien realizado

Actores Directos

8. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) directamente

relacionado con el problema son?

El empleado

Actores Indirectos

9. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) indirectamente

relacionado con el problema son?

El propietario

Solucin

10. Que solucin de carcter informatico le sugiere al Gerente

Comercial?

Crear un aplicativo web donde quede almacenada y se pueda

Manipular toda la informacin

Delimitacin

11. Una delimitacin que usted le colocara a la solucin propuesta a la

empresa Happy Day es?

Manejar toda la informacin limitada de la piatera

Justificacin

12. Por que es importante construir la solucin a la empresa Happy

Day, que beneficio puede aportar?

Los beneficios son controlar los inventarios la facturacin los

ingresos los egresos no contratar ms empleados y dejar
satisfecho al cliente y realizar bien los procesos contables.
Funcin como Analsta

13. Defina cuales seran sus funciones como analista de sistemas dentro
del proyecto de la empresa Happy Day.

Planificar la actividad o trabajo del anlisis y diseo de sistemas y

realizar la solucin, para ayudar a las empresas trabajar de forma
ms rpida y eficiente para cumplir con las expectativas del
cliente a la hora de crear un nuevo sistema.