4.

12 Pengorganisasian Pesan : Memilih Pendekatan (halaman 164)

Indikasikanlah apakah pendekatan langsung atau pendekatan tidak langsung yang terbaik
dalam setiap situasi berikut ini; kemudian secara singkat jelaskan alasannya. Apakah ada
pesan-pesan yang tidak tepat untuk disampaikan melalui e-mail ? Jelaskan.
Jawab :
Pendekatan Langsung Pendekatan Tidak Langsung
Reaksi Ingin sekali / tertarik / Tidak senang Tidak tertarik / tidak
Penerima senang / netral mau
Pembukaan Mulailah dengan ide Mulailah dengan Mulailah dengan
Pesan pokok tersebut pernyataan netral yang pernyataan atau
permintaan atau berita bertindak sebagai transisi pertanyaan yang dapat
baik untuk sampai ke alasan menarik perhatian
untuk berita buruk
Isi Pesan Berikan detail-detail Berikan alasan-alasan Bangkitkan minat
yang perlu untuk menjelaskan penerima pada subjek
jawaban negatif. tersebut. Bangunlah
Sampaikan atau keinginan penerima
implikasikan berita buruk untuk mengikuti
dan berikan saran yang
positif
Penutupan Tutuplah dengan Tutuplah dengan ramah Mintalah untuk
Pesan komentar yang melakukan tindakan.
menyenangkan,
referensi pada berita
baik atau pernyataan
tentang tindakan
spesifik yang
diinginkan
a. Sebuah surat menanyakan kapan di tahun depan mobil akan dijual dengan harga
diskon di kota Anda.
Menggunakan pendekatan langsung karena langsung menyampaikan ide pokoknya
berupa permintaan untuk mendapat informasi tentang kapan tepatnya mobil dijual dengan
diskon tahun depan dan reaksi penerima kemungkinan positif.
b. Sebuah surat dari seorang lulusan universitas yang meminta surat rekomendasi
dari seorang dosennya.
Menggunakan pendekatan langsung karena langsung menyampaikan ide pokoknya
berupa permintaan surat rekomendasi, isi pesannya perlu memaparkan detail-detail yang
perlu seperti; nama lengkap, angkatan, dll. Selain itu, di akhir surat juga perlu
menegaskan kembali tindakan spesifik yang diinginkan kepada penerima pesan.
c. Sebuah surat yang berisi penolakan kepada seorang pelamar kerja.
Menggunakan pendekatan tidak langsung yang mendahulukan pernyataan-pernyataan
netral serta bukti terlebih dahulu supaya dengan demikian penerima pesan menjadi lebih
bisa menerima konklusi akhir yang cenderung bersifat negatif. Selain itu, sikap jujur dan
ramah sangat diperlukan.
 d. Sebuah pengumuman yang berisi, karena biaya alat pendingin udara yang mahal,
temperatur di pabrik akan dipatok pada 78 derajat Fahrenheit selama musim
panas.
Menggunakan pendekatan tidak langsung, pemberi pesan bisa membangunnya dengan
pernyataan-pernyataan serta bukti yang jelas dan logis, misalnya alat pendingin udara
yang mahal walaupun udaranya diubah saat musim panas akan tetap sama dengan alat
pendingin udara yang murah karena pada dasarnya temperatur pendingin udara tidak
terlalu berdampak pada suhu ruang yang panas. Selanjutnya, pemberi pesan bisa
memberikan pernyataan yang dapat membangun keinginan penerima pesan untuk
menerima hal tersebut serta melakukan tindakan.
e. Permintaan terakhir untuk menyelesaikan utang yang belum dilunasi.
Menggunakan pendekatan tidak langsung, karena permintaan untuk menyelesaikan utang
merupakan hal yang sangat rentan, serta untuk menghindari kesan pertama yang negatig
dari penerima pesan maka sebaiknya pemberi pesan menyampaikan bukti-bukti dan
mengungkapkan informasi pendukung secara detail sebelum menyampaikan ide pokok.
Dan pada akhir surat, pemberi pesan bisa melontarkan pernyataan yang mendorong
penerima pesan melakukan sebuah tindakan.

E-mail pada dasarnya digunakan untuk informasi singkat, tidak kompleks dan sensitif
terhadap waktu. Selain itu email memberikan berbagai kemudahan karena bisa diakses
dimanapun dan kapanpun serta biayanya yang murah, email cenderung lebih bersifat percakapan
daripada media tradisional. Sebaliknya, email yang tidak efektif cenderung membuat penerima
pesan bingung dan menyalahartikan maksud yang sebenarnya. Dari kelima situasi diatas, situasi
pertama dinilai pantas jika menyampaikannya melalui email karena lebih fleksibel dan kita
tidak perlu menemui dan bertatap muka langsung dengan yang bersangkutan. Situasi kedua juga
masih bisa menggunakan media email karena email bisa diakses dimanapun dan kapanpun
mengingat bila mahasiswa yang meminta surat rekomendasi pada dosen berada di tempat yang
jauh serta kesibukan masing-masing sehingga tidak memungkinkan bertemu secara langsung.
Situasi ketiga sebaiknya tidak disampaikan melalui email karena penolakan kerja merupakan hal
yang sensitif dan riskan menimbulkan kesan negatif dan kesalahpahaman bila disampaikan
melalui email. Situasi keempat kurang tepat bila disampaikan melalui email karena
pengumuman tersebut sifatnya universal dan terbuka untuk kalangan yang luas, yaitu pegawai
pabrik. Situasi kelima juga tidak tepat bila disampaikan melalui email karena pesan tersebut
sifatnya sangat penting, sensitif, dan kompleks.