4.

1 Conceptualizacin del problema logstico

Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logstica

La carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la empresa estaba
generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la informacin como los
materiales no fluan correctamente.

Este problema era bsicamente debido a dos motivos:

1. Procesos diseados de manera que no existe un flujo de informacin entre los

distintos departamentos. Los procesos se haban definido por cada uno de los
departamentos habiendo diseado procesos estancos que generan ineficiencias
cuando el proceso cruza varias reas. Por ejemplo, en el anlisis se encontraron
documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos
ya que unos no eran conscientes que los otros lo hacan o planificaciones de
necesidades de materiales que generaba produccin y que compras no empleaba
por desconocer su existencia.
2. Existan claras ineficiencias debido al modelo de informacin empleado por el
software de gestin (ERP) recientemente implantando en la empresa y que no
cubra las necesidades de informacin de la compaa provocando unos procesos
excesivamente manuales y duplicidades de tareas entre departamentos. As,
haba mucha informacin que no se poda consultar en tiempo real y por ejemplo,
para conocer el nivel de stock de determinados productos se tena que ir al
almacn e inspeccionarlo de manera visual.

Problemas en la gestin de aprovisionamientos

En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era el

problema en las reas de compras/aprovisionamientos.
Debido a la falta de informacin y de procedimientos en la organizacin, el
departamento de compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin sino en
las sensaciones, lo que llevaba a una situacin catica con almacenes
sobredimensionados y al mismo tiempo con continuas roturas de stocks.

Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de realizar

anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar las cantidades correctas como
para su disposicin fsica en el almacn.

Disposicin fsica de almacenes

Los almacenes tenan un lay-out tpico de almacenes pequeos que al ir creciendo y al

no haberlos replanteado nunca, muestran algunas ineficiencias muy habituales:

Incorrecta distribucin en planta (lay out) que provocaba ineficiencias en el manejo

de los materiales de almacn.
Plantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out,
manejo de materiales y la falta de procedimientos.
Inadecuado tipo de de almacenaje para algunos productos, como es el caso de
los que se encontraban confinados en cajas de cartn (y ms aun teniendo en
cuenta que el almacn estaba a la intemperie).
El sistema de almacenaje por el que se haba optado (productos apilados sin
estanteras), no permita tener un almacn con una filosofa FIFO (First In First
Out), provocando una rotacin inadecuada de los productos y por tanto que
hubiera artculos sin rotacin durante largos periodos del almacn, aumentando
considerablemente la presencia de artculos obsoletos y de mermas.

Disponibilidad y fiabilidad de la informacin debido a la introduccin manual

de datos

La introduccin manual de los datos, tanto para el caso del almacn de materias primas
como para el de producto acabado, tena dos consecuencias:

1. La posibilidad de errores por la introduccin manual de los datos.

2. El desconocimiento en tiempo real de las existencias en los dos almacenes.

Este ltimo punto era especialmente grave si se tiene en cuenta que la empresa produce
durante los fines de semana, y que el alta manual de los productos en el almacn de
producto acabado implicaba el descuento de sus componentes en el almacn de materias
primas, lo cual haca que existiera un desfase mximo de 2,5 das entre el consumo de
los artculos y su introduccin en el sistema.
La falta de fiabilidad en el sistema afectaba gravemente tanto a Compras, que la
solventaba aumentando los niveles de stock, como a Expediciones, dificultando la
optimizacin de las mismas.

La solucin propuesta

Tras el diagnstico, la solucin se plante con tres lneas bsicas de trabajo. Partiendo
de la estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el rea de procesos como el
eje central- se disearon soluciones tal y como se muestra en la siguiente figura:

Reingeniera de procesos

En este caso se redefini todo el proceso logstico desde el aprovisionamiento hasta la

expedicin, eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso
cruzaba a travs de los distintos departamentos e implantando una gestin por procesos
en lugar de una organizacin departamental pura.
A partir del proceso logstico se redefinieron los siguientes subprocesos:

Gestin de compras
Gestin de almacenes y stock.
Gestin de expediciones
Gestin de la produccin

Adems, se implant el concepto de lder del proceso para que gestionase el proceso a
travs de todos los departamentos y planteando as una estructura organizativa matricial
que dotase de ms eficiencia los procesos y subprocesos.

Adems de la reingeniera del proceso, tambin se form al personal en tcnicas de

mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en
eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.

Para ello se emple la siguiente metodologa:

Almacn fsico

Para la problemtica referida al sistema de almacenaje se plante la necesidad de

redisear los almacenes y as alcanzar los siguientes objetivos:

Racionalizar el nmero de personas destinadas en el almacn debido a la

disminucin drstica del tiempo de operaciones de almacenaje.
Mejorar la rotacin, y por tanto reducir el nivel de stocks y de obsoletos.
Disminucin del nmero de mermas.
Permitir la aplicacin de procedimientos que aseguraran una gestin adecuada del
almacn.
Para ello, a nivel fsico, hubo dos grandes lneas de trabajo:

1. Sistemas de almacenaje
2. Distribucin fsica (lay out)

En cuanto a sistemas de almacenaje, se dise un almacn con sistemas de paletizacin

adaptados a las caractersticas del producto con modernos sistemas de almacenamiento
FIFO y picking dinmico.

En cuanto a la distribucin del almacn, se emple una metodologa propia de la

consultora redefiniendo todas las reas funcionales del almacn (muelles de carga y
descarga, zonas de preparacin de mercanca, zona de picking, etc.)

Gestin de la informacin

En el caso de la problemtica en la fiabilidad y disponibilidad de la informacin se implant

un sistema de captacin de datos (mediante terminales de radio frecuencia) integrados
con el sistema de informacin ERP empleado en la empresa. Esta solucin asegura la
fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de
gestin.

En esta rea, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con xito

conceptos de negocio con conceptos de tecnologa. Para conseguirlo, se cre un Comit
de Implantacin de Sistema de Informacin donde participaban los mismos miembros
de la consultora y de la empresa que en el Comit de Proyecto y adems los
representantes de las empresas de soluciones de sistemas de informacin.
De esta manera se consigui que no apareciesen problemas debido a la falta de
informacin o comunicacin con lo que se consigui cumplir el plan de proyecto de esta
rea en tiempo y forma.

La metodologa

Para el desarrollo del proyecto, se cre un equipo mixto de trabajo entre el cliente y la
empresa externa de consultora, donde estaban representados todos los departamentos
implicados (Logstica, Compras, Produccin, Almacn), y se emplearon distintas
metodologas en funcin de los distintos elementos del proyecto, aunque siempre con la
siguiente estructura:

Toda la implantacin de la metodologa de trabajo y de las soluciones propuestas se

realiz empleando un Comit de Proyecto bajo un liderazgo del proyecto compartido
entre la consultora externa y la empresa y con un total apoyo por parte de la Alta
Direccin.

Especialmente destacable es la metodologa de gestin del cambio, elemento clave para

el xito de cualquier proyecto y cuyo tratamiento tuvo una metodologa especfica. Nunca
se ha de olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo cambios en personas
por lo que este elemento -aunque muchas veces sea complejo de gestionar- es bsico
para el xito de cualquier proyecto.

Los Resultados
Tras la implantacin del proyecto, algunos de los resultados cuantificables fueron:

Alcanzar una posicin competitiva en plazos de servicio

Disminucin del stock medio de almacn.
Disminucin de las mermas.
Disponer de informacin en tiempo real para la toma de decisiones debido a la
implantacin de un cuadro de mando logstico.
Mejora de los costes de los procesos administrativos.
Mayor satisfaccin de los clientes debido a la mejora en el servicio
Aumento de la satisfaccin del equipo humano gracias a tener procesos
colaborativos, claramente definidos, comunicados e implantados.

Todas estas mejoras, conseguidas con un retorno de la inversin muy interesante

permitieron a la empresa recuperar su posicin de liderazgo en su sector.

4.1.1.- La Red Logstica

Diseo de la Configuracin de la Red
El diseo de la configuracin de la red logstica involucra la definicin de la funcin,
capacidad y localizacin de cada uno de sus elementos (plantas, almacenes, etc.), as
como cundo hacerlo.
Se debe considerar la estrategia corporativa, la misin y objetivos del sistema logstico,
as como las metas en el nivel de servicio al consumidor establecidas.
El diseo de la red constituye un asunto estratgico por el alto monto de inversin
involucrado, por su impacto en el nivel competitivo de la empresa a largo plazo, y por el
alto nivel de incertidumbre que acompaa su anlisis.
En particular, el diseo de la red se guiar por los siguientes conceptos:

Minimizar el costo total de la red (inversin y costo operativo).

Optimizar o satisfacer un nivel de servicio al consumidor establecido.

Herramientas para el diseo de Red

Varias herramientas se han desarrollado para ayudar en la tarea de disear la
configuracin de la red. En general, todas requieren de la construccin de un modelo que
represente la red. El objetivo principal a lograr ha sido la minimizacin del costo total de
la red. Sin embargo, es importante considerar el factor tiempo y el nivel de servicio al
consumidor como criterios alternos. La incorporacin del servicio al consumidor en la
formulacin de modelos matemticos se realiza a travs de restricciones en tiempo o
distancia entre las facilidades y el mercado a servir.
La evaluacin de opciones debe incluir anlisis "what if", de sensibilidad, y un proceso
iterativo para involucrar a la administracin. Las herramientas existentes pueden ser:
Anlisis Operativo/Financiero de Opciones.
Optimizacin y Heursticas.
DSS (Sistemas de Soporte en Decisiones).

Mtodo de Evaluacin de Criterios

Las herramientas heursticas se basan en reglas establecidas en base a experiencia o
intuicin. Normalmente proporcionan una solucin "buena" y factible, pero rara vez la
ptima.

El mtodo de Evaluacin de Criterios (Factor Rating) se usa para evaluar y seleccionar

entre varias opciones uno o varios lugares para localizar facilidades (plantas o
almacenes).

Bajo ste mtodo se identifican varios factores o criterios relevantes para evaluar y
seleccionar reas o sitios donde se ubicara una facilidad.
Posteriormente, se asignan valores para cada criterio y cada opcin.
Finalmente, cada alternativa se evala sumando los valores de cada criterio,
seleccionndose aquella(s) con valores mayores.

La ventaja del mtodo es que se puede evaluar un sitio con varios criterios a la vez. Sin
embargo, la subjetividad involucrada origina que diferentes decisiones resultan al evaluar
diferentes personas.
Factores Relevantes a Considerar

Infraestructura de transporte.
Disponibilidad de fuerza de trabajo.
Disponibilidad de terrenos.
Grado de cercana al mercado, materia prima y facilidades existentes.
Disponibilidad de infraestructura de servicios.
Legislacin fiscal local.
Actitud de la comunidad.
Bibliografa:

Navarro Eduardo. (2004, mayo 14). Problemas y soluciones en la gestin logstica y de

almacenes en PyMEs. Recuperado de: https://www.gestiopolis.com/problemas-
soluciones-gestion-logistica-almacenes-pymes/

Diana Medina Flores. (2014). Configuracin de la Red de Distribucin. 2017, de Atlantic

Internacional University Sitio web:
https://cursos.aiu.edu/Diplomados/Branding%20MARCAS/Distribucion%20y%20Logistic
a/Leccion%205/WORD/Logistica%20LII%20215-32%20sesion%205.pdf