SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAO DE MINAS GERAIS

CPAD

Plano de Trabalho para

Elaborao do Plano de Classificao e Tabela

de Temporalidade e Destinao de Documentos de

Arquivo das Atividades Finalsticas da Secretaria

de Estado de Educao

BELO HORIZONTE
2007
SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAO DE MINAS GERAIS
CPAD

Plano de Trabalho para

Elaborao do Plano de
Classificao e Tabela de
Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo
das Atividades Finalsticas da
Secretaria de Estado de Educao.

BELO HORIZONTE
2007
 3
SUMRIO

1 Resumo Executivo.....................................................................................................4
2 Justificativa ................................................................................................................5
3 Objetivos ....................................................................................................................5
3.1 Objetivo geral........................................................................................................5
3.2 Objetivos Especficos..........................................................................................................5
4 Escopo...................................................................................................................5
5 Metodologia.................................................................................................................6
6 Planejamento e Gerenciamento................................................................................8
6.1 Recursos Humanos .............................................................................................................8
6.2 Recursos materiais...............................................................................................................9
7 Cronograma preliminar............................................................................................11
Bibliografia...................................................................................................................12
EQUIPE TCNICA DA CPAD/SEE...............................................................................13
 4

1 RESUMO EXECUTIVO

A implantao de uma Poltica de Gesto de Documentos vem atender aos

anseios da Administrao Pblica Estadual de simplificar os procedimentos de gesto
pblica, de imprimir maior qualidade aos servios pblicos, de assegurar condies
para o planejamento, o controle e a transparncia nas finanas pblicas e zelar pela
proteo e defesa do servio pblico no Estado de Minas Gerais(Lei 11.726, de 30 de
dezembro de 1994).
O Decreto 40.186 de 22 de dezembro de 1998 definiu a responsabilidade dos
rgos da administrao estadual pela gesto de seus documentos e das Comisses
de Avaliao de Documentos de elaborar o Plano de Classificao de Documentos de
Arquivo por Assunto e a Tabela de Temporalidade dos Documentos: Atividades-Fim.
O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo por Assunto um
instrumento utilizado no protocolo e nos arquivos correntes para classificar os
documentos produzidos e recebidos por um rgo no exerccio de suas atividades.
Com a aplicao do Plano de Classificao o arquivamento se faz por assunto, sob
forma de dossis, onde a recuperao da informao se torna mais gil e racional.
Esta forma de arquivamento facilita, tambm, as atividades arquivsticas
relacionadas avaliao, seleo, transferncia, recolhimento e eliminao desses
documentos, onde o fator decisivo o contedo e no a tipologia ou o suporte. A
classificao define a organizao fsica dos documentos arquivados,
racionalizando a recuperao da informao.
A Tabela de Temporalidade o registro esquemtico do ciclo da vida
documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e
aprovada pela autoridade competente. A tabela determina o prazo de guarda dos
documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os
critrios para a microfilmagem, a eliminao e o recolhimento ao arquivo
permanente.
A atuao das CPADs est ancorada no Acordo de Resultados firmado entre a
Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto(SEPLAG) e as demais secretarias
integrantes da Administrao Direta do Estado.
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Essa atividade a ser desenvolvida pela CPAD instituda nesta Secretaria de
Estado de Educao, por ser essencialmente participativa, necessita da integrao
dos responsveis de todas as reas envolvidas, devidamente sensibilizados e
conscientizados da importncia e dos benefcios que a elaborao do Plano de
Classificao e da Tabela de Temporalidade das atividades-fim agregar rotina da
administrao.

2 JUSTIFICATIVA

Por ser uma secretaria que apresenta uma das maiores estruturas
administrativas do Estado, a Secretaria de Estado de Educao produz grande
volume de documentos. A elaborao do Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade e Destinao de documentos de Arquivo para as atividades
finalsticas de suma importncia, pois aumenta a eficcia administrativa, facilitando
a recuperao mais rpida da informao e racionalizando gastos com a guarda e
conservao de documentos alm de ser uma ferramenta essencial para os gestores
na tomada de decises.

3 OBJETIVOS

3.1 Objetivo geral

Elaborar o Plano de Trabalho para criao do Plano de Classificao e da
Tabela de Temporalidade atendendo ao disposto no artigo 3, inciso II do decreto
n40187, de 22 de dezembro de 1998.

3.2 Objetivos Especficos

1. Elaborar o Plano de Classificao de Documentos para as Atividades

Finalsticas da Secretaria de Estado de Educao;

2. Elaborar a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de

Arquivo para as Atividades Finalsticas no mbito de atuao da
Secretaria de Estado de Educao.
 6
4 ESCOPO

O projeto abrange a elaborao do Plano de Classificao e Tabela de

Temporalidade de Documentos de Arquivo da Secretaria de Estado de Educao.

De acordo com a Lei delegada n122, de 25 de janeiro de 2007, que dispe

sobre a estrutura orgnica bsica da SEE e d outras providncias, sero
contempladas as seguintes superintendncias:
1. Subsecretaria de Desenvolvimento da Educao Bsica;
2. Subsecretaria de Informaes e Tecnologias Educacionais;
3. Subsecretaria de Administrao do Sistema Educacional, exceto os que
esto contemplados na tabela meio;
4. Superintendncias Regionais de Ensino.

Neste projeto no sero contemplados os conselhos vinculados SEE:

1. Conselho Estadual de Educao-CEE;
2. Conselho Estadual de Alimentao Escolar;
3. Conselho Estadual de Acompanhamento e Controle Social do Fundo de
Manuteno e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e a Valorizao do
Magistrio-FUNDEF.

Alm disto, este projeto no compreende a avaliao e organizao da massa

acumulada existente na SEE.

5 METODOLOGIA

Neste projeto, a Secretaria de Estado de Educao seguir a metodologia

desenvolvida pelo Arquivo Nacional da Austrlia conhecida como DIRKS A Strategic
Approach to Managing Business information (AUSTRLIA, 2003). Esta abordagem
de mais fcil compreenso e execuo para uma equipe que no tem, a princpio,
formao e/ou experincia com o tratamento da informao arquivstica. O manual
australiano, aqui adaptado, conta com oito passos. Neste projeto, vamos nos ater aos
trs primeiros passos, pois o foco est, no momento, na elaborao do plano de
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classificao e na tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
que alimentaro o sistema Aurus, desenvolvido pela SEPLAG.

So eles:

1. Passo A: Investigao Preliminar

O objetivo desta etapa identificar e documentar o papel da Secretaria de

Estado de Educao. Sua estrutura, os ambientes (de negcios, de regulao e
scio-poltico) nos quais a mesma opera e os principais fatores que afetam suas
prticas de arquivamento.

Visamos com esta investigao conduzir uma pesquisa e consulta prvia

dentro da instituio sobre as questes de arquivamento identificando problemas
especficos ou reas de risco.

Contaremos neste passo com a colaborao de todos os funcionrios da

secretaria, pois so eles quem conhecem o seu local de trabalho podendo fornecer
informaes indispensveis e reduzir a necessidade de uma pesquisa mais profunda.

2. Passo B: Anlise de Atividades (produto final: Plano de Classificao

de Documentos de Arquivo)

O propsito desta etapa desenvolver um modelo conceitual do que a

organizao faz e como faz, por meio do exame de suas atividades e processos.
Identificaremos as funes, atividades e transaes utilizando dois tipos de anlise: a
Anlise Hierrquica e a Anlise de Processos. A primeira envolve uma abordagem
estrutural da organizao, levando em conta as relaes de hierarquia entre as
partes, definindo competncias e funes; e a Anlise de Processos uma
abordagem de baixo para cima que examina detalhadamente como a organizao
conduz seus negcios. No final desta etapa teremos como produto o Plano de
Classificao de Documentos de Arquivo.

3. Passo C: Identificao dos Requisitos de Arquivamento (produto final:

Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo).
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O propsito do passo C identificar os requisitos de arquivamento:

os valores dos documentos de acordo com sua idade, administrativo,

legal, fiscal, tcnico, histricos, fundamentado com legislao especfica,
quando houver;
definir os prazos de guarda em cada local de arquivamento, bem como
sua destinao final: guarda definitiva ou eliminao dos documentos de
arquivo, em conformidade com a legislao em vigor, respeitados os
prazos de vigncia, prescrio e precauo;
estudar os atos legais ou as razes de natureza administrativa que
fundamentam, para cada tipo de documento mencionado, a indicao da
temporalidade e a destinao proposta;
submeter o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade
analise da Assessoria Jurdica;
encaminhar o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade ao
Arquivo Pblico Mineiro para consistncia tcnica arquivstica,
atendendo ao cronograma estabelecido pela SEPLAG.

6 PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO

A CPAD instituda na Secretaria de Estado de Educao por meio da Resoluo n

927, de 06 de agosto de 2007 composta pelos seguintes integrantes:
Funcionrio Disponibilidade
Mozart Alves Ferreira Jnior (Presidente) 24 horas
Alessandro Menar de Souza (Gerente de 24 horas
projeto),
Maria de Ftima Resende Silva (Gerente 24 horas
de projeto)
Ctia Pilar Zeferino Freitas 24 horas
Edelweiss Amorim Serrano 24 horas
Marize Mendes Braga Brando 24 horas
Marli Rosrio Silva Pereira 24 horas
Eliseu Alves dos Santos (MGS) 40 horas
Nayra Vitor Barbosa Soares (MGS) 40 horas

Os gerentes de projeto so responsveis pelos resultados perante o Arquivo

Pblico Mineiro (APM) e a sua prpria organizao, bem como pelos ajustes
necessrios, pela execuo do cronograma, pela qualidade das propostas e produtos
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apresentados para anlise.

6.1 Recursos Humanos

Mediante acordo entre a SEPLAG e a Secretaria de Estado de Cultura (SEC) e

parceria com a Minas Gerais Administrao e Servios S.A.(MGS), contamos com
seguinte estrutura:
equipe da Diretoria de Gesto de Documentos do Arquivo Pblico
Mineiro (APM/SEC), que conduzir o projeto em parceria com a
Diretoria Central de Gesto da Informao da Superintendncia
Central de Governana Eletrnica (SEPLAG);
quatro consultores, subordinados ao Arquivo Pblico Mineiro,
responsveis pelo treinamento, orientao e avaliao dos trabalhos
desenvolvidos pela Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos de Arquivo(CPAD/SEE);
dois funcionrios cedidos pela MGS sem nus para a SEE,
subordinados CPAD ( quarenta horas semanais)
acompanhamento da Assessoria Jurdica (quatro horas semanais);
acompanhamento de um funcionrio da rea finalstica (quatro
horas semanais).

6.2 Recursos materiais

Estimativa de recursos materiais necessrios para um ano:

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Material Quantidade
Alfinete para mapa n 01 em plstico poliestireno 01 cx/50 unid.
Apontador para lpis confeccionado em plstico um 02 unid
furo
Bloco padronizado para rascunho pautado spe 04 bl/100 folhas
Bobina de papel para fax 10 unid
Borracha para apagar escritos e desenhos retangular 10 unid.
Caneta esferogrfica azul escrita fina corpo plstico 20 unid
Caneta esferogrfica preta escrita fina corpo plstico 20 unid
Caneta esferogrfica vermelha escrita fina corpo 20 unid
plstico
Caneta marca-texto ponta indeformvel chanfrada para 20 unid
linha
Cartucho original de tinta colorida para impressora HP 04 unid
890C
Cartucho original de tinta preta para impressora HP 06 unid
890C
CD regravvel capacidade armazenamento 700 MB 10 unid
Cola basto composio de glicerina, ster, composto 04 unid
poli
Cola branca lquida atxica adesivo a base de PVA p/ 01 frasco/1 litro
papel
Copo descartvel em poliestireno atxico 200 ml 24 centos
Copo descartvel em poliestireno atxico 50 ml 24 centos
Corretivo lquido a base de gua 02 frascos/18 ml
Disquete de 3 1/2 polegadas dupla face, 2 hd. 01 cx/10 unid
Envelope padro correspondncia modelo 16 50 unid
Envelope para correspondncia modelo oficio 50 unid
Envelope tipo saco em papel kraft natural 80g 50 unid
Fita adesiva dupla face 02 unid
Fita adesiva escritrio transparente 12mm/3m 03 unid
Grampeador tamanho 26/8 02 unid
Grampo para grampeador em ao niquelado tamanho 01 cx/ 5.000 unid
26/8
Lpis HB n 2 sem borracha 15 unid
Lapiseira corpo em plstico rgido e ponta metal 01 unid/ ponta 05
cromado 01 unid/ ponta 07
Livro-ata capa dura cartonada preta medindo 220X320 01 unid
mm
Mina grafite para lapiseira trao 05 mm 01 tubo / 12 unid
Mina grafite para lapiseira trao 07 mm 01 tubo/ 12 unid
Papel contact em 45 cm de largura transparente 01 rolo/ 25 m
Papel para escritrio 75g/m2 (A/4) 04 pacotes/500 folhas
Pasta arquivo tipo com abas elstico confeccionada 02 unid
Pincel atmico cor azul com ponta de feltro redonda 01 unid
Pincel atmico cor preta com ponta de feltro redonda 01 unid
Pincel atmico cor vermelha com ponta de feltro 01 unid.
redonda
Rgua tipo escritrio de plstico transparente medindo 04 unid.
30 cm
Silicone para esponja molha-dedos 01 frasco
 1

7 CRONOGRAMA PRELIMINAR

2007
Atividades Ago Set Out Nov Dez
MARCO 01/2007: apresentao de Plano de Trabalho, necessria
ao Acordo de Resultados firmado entre a Secretaria de Estado de
28
Educao e a SEPLAG
Sensibilizao dos rgos pela CPAD *
Pesquisa de Legislao: levantamento da estrutura administrativa e *
funes.

2008
Atividades Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sensibilizao dos rgos pela CPAD
* * * * * * * * * * * *
Palestra com SEPLAG e APM *
Pesquisa de Legislao: levantamento
da estrutura administrativa e funes. * * *
Levantamento do Contexto
Organizacional * * *
Relatrio da Investigao Preliminar; * * * *
MARCO 01/2008: entrega de
cronograma de trabalho detalhado ao
Arquivo Pblico Mineiro 31
Anlise de Atividades * * *
Levantamento de funes e requisitos
de arquivamento * * * *
Elaborao de esquema de
classificao de negcios * *
Avaliao dos documentos e
elaborao das justificativas com base
nos requisitos de arquivamento * * * *
levantados
Elaborao de propostas de Plano de
Classificao e Tabela de
Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo * * *
Divulgao interna de Plano de
Classificao e Tabela de
Temporalidade e Destinao de * *
Documentos de Arquivo
MARCO 02/2008: apresentao das
verses finais do Plano de Classificao
e da Tabela de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo
28

2009
 1
Atividades Jan Fev Mar
Anlise e apreciao de Plano de Classificao e da
* *
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo pelo APM
Recebimento de crticas de adequao de Plano de
* *
Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo
Anlise e aprovao da verso final de Planos de
* *
Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo pelo APM

O cronograma poder ser alterado aps avaliao da CPAD.

BIBLIOGRAFIA

Minas Gerais. Arquivo Pblico Mineiro. Manual de Elaborao de Elaborao dos

Instrumentos de Gesto de Documentos, Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo. Outubro de 2007.

Minas Gerais/Arquivo Pblico Mineiro/Diretoria de Gesto de Documentos: Gesto de

Documentos. Novembro de 2007.

Minas Gerais. Decreto n 40.187, de 22 de dezembro de 1998, artigo 3, inciso II.

Minas Gerais. Plano de Classificao de Documentos por Assunto. Setembro/1998.

Minas Gerais. Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos. Disponvel em:

http://www.egov.mg.gov.br/noticias.php?cod=460. Acesso em 11 de dezembro de 2007.
So Paulo. Como elaborar Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade Atividades-Fim.
Disponvel em : http://www.saesp.sp.gov.br. Acesso em 07 de dezembro de 2007.

Minas Gerais. Decreto 40.186, de 22 de dezembro de 1998. Dispe sobre a gesto de

Documentos Pblicos. Minas Gerais, Belo Horizonte, 23 dez 1998.

Minas Gerais. Decreto 40187, de 22 de dezembro de 1998. Dispe sobre a aprovao

do Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do Estado de
Minas Gerais, os prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na
Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Pblicos. Minas Gerais, Belo
Horizonte, 23 dez 1998.

Minas Gerais. Lei 11.726, de 30 de dezembro de 1994. Dispe sobre a poltica cultural
do Estado de Minas Gerais. Minas Gerais, Belo Horizonte, 31 dez 1994.
 1

EQUIPE TCNICA DA CPAD/SEE.

Mozart Alves Ferreira Junior- Presidente

Alessandro Menar de Souza-Gerente de Projeto

Maria de Ftima Resende Silva-Gerente de Projeto

Ctia Pilar Zeferino Freitas

Edelweiss Amorim Serrano

Marize Mendes Braga Brando

Marli Rosrio Silva Pereira

Eliseu Alves dos Santos

Nayra Vitor Barbosa Soares

Consultora APM:

Clia Dias