Captulo III

Plan de contingencia financiera

Plan de contingencia

En un plan de contingencia se presume que hay una para de un tiempo, tiempo

sobre el cual se declara la emergencia, y entran a operar una serie de

procedimientos que permiten que el servicio se restablezca en el menor tiempo

posible. Una vez resuelta la emergencia, se disparan otra serie de procedimientos

que vuelven la operacin a su normalidad, procesos que pueden ser bastante

engorrosos de ejecutar, en especial cuando de sincronizar la informacin se trata.

El enfoque del plan de contingencia se basa en la minimizacin del impacto

financiero que pueda tener un desastre en la compaa. Plan de contingencia, es

asegurar la capacidad de supervivencia de la compaa de seguros, ante eventos

que pongan en peligro su existencia. Tambin queremos proteger y conservar los

activos de la empresa, de riesgos, desastres naturales o actos mal intencionados.

As como tambin reducir la probabilidad de las perdidas, a un mnimo de nivel

aceptable, a un costo razonable y asegurar la adecuada recuperacin. Queremos

asegurar que existan controles adecuados para reducir el riesgo por fallas o mal

funcionamiento tanto del equipo, como del software, de los datos, y de los medios

de almacenamiento. Nuestra funcin es comunicar a todo el personal activo de la

empresa los pasos a seguir en caso de cualquier riesgo.

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Como elaborar un plan de contingencia

Un plan de contingencia puede determinarse a muchos mbitos de la organizacin

pero tpicamente se suele centrar en los sistemas de informacin. En esta rea el

plan de contingencia forma parte de un documento ms amplio donde se tiene en

cuenta los planes de mantenimiento, polticas de backups, inventarios, planes de

formacin, etc.

Inventario de sistemas Disponer de forma actualizada la situacin de la

infraestructura de equipos y sistemas, as como aplicaciones instaladas. Es

importante para conocer cul era la situacin de cada equipo.

Plan de Mantenimiento

Tanto Preventivo como Correctivo. Se trata por un lado de garantizar el correcto

funcionamiento de los sistemas, estableciendo un calendario peridico de

actuacin y por otro lado, el correctivo, en el que se dispone de una gua con los

fallos y las acciones a realizar para la pronta disposicin del sistema.

Poltica de Backups

La poltica de backups forma parte de la necesidad del dato. Los sistemas podrn

ser renovados comprando nuevo material o realizando nuevas instalaciones de

software base pero el dato no es recuperable. El conocimiento no es recuperable

si se destruye. Por ello una buena poltica de copias de seguridad garantiza la

tranquilidad de la organizacin.

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Plan de Recuperacin ante Desastres o de Contingencia

Aunque el nombre puede variar en funcin de la severidad en definitiva se trata de

recoger las acciones para que en caso de gravedad mxima sea posible la

recuperacin del funcionamiento.

En cualquier caso y dado que la realizacin de un plan puede ser tan amplio como

la propia organizacin, es necesario simplificar y focalizar en los puntos ms

importantes tales como:

a) Inventario de Sistemas

b) Anlisis de los riesgos y su clasificacin segn criticidad

c)Elaboracin del Sistema de Contingencia,

d)Asignacin de responsabilidades

e) Calendario de implantaciones y puesta en marcha

f)Plan de pruebas y simulaciones

Inventario de Sistemas

Recoger todo el equipamiento hardware, comunicaciones, arquitectura, software,

etc. y su clasificacin segn reas o funcionalidad realizada. Muy importante

tambin ser la relacin existente entre los diferentes equipos, cuales son las

dependencias entre ellos y otros sistemas.

Un ejemplo, es el acceso a Internet. Por mucho que exista un hardware de

reemplazo, la conexin a Internet no funcionar si no disponemos de una

alternativa a las comunicaciones.

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Anlisis de Riesgos y clasificacin

En este apartado se identificarn los riesgos y adems se realizar la clasificacin

de las mismas. Es importante destacar que ser necesario elegir un criterio de

seleccin ya sea por salvaguarda de la confidencialidad o integridad o

disponibilidad. Despus se determinar la frecuencia con que puede ocurrir. Cada

cuanto se da el problema. Toda esta informacin se analizar decidiendo la

clasificacin de los riesgos segn su trascendencia en la organizacin.

Elaboracin del Plan de Contingencia

En este apartado se realizar el citado plan recogiendo las posibles alternativas

para solucionar el problema. Se podra contemplar alternativas tan validas como

replicacin de centros de proceso de datos en otros edificios, alquiler de CPD,

Housing, etc. Se tendrn en cuenta el costo y complejidad tcnica como

elementos decidores. Tambin se recogern las polticas de backups y

mantenimientos como parte del informe y determinados segn la alternativa

seleccionada. El plan tambin debe recoger las actuaciones necesarias para la

puesta en marcha del sistema alternativo, estableciendo el procedimiento de

actuacin a seguir para cada tipo de incidencia y cada sistema. Muy importante

indicar la secuencia y responsable de actuacin de cada secuencia. Todo el

mundo debe conocer perfectamente cul es la accin que debe realizar.

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Asignacin de Responsabilidades

En definitiva delimitar y conocer las personas implicadas y sus responsabilidades

en el plan de actuacin. As como suministradores de equipamiento y servicios

que puedan aunar conjuntamente esfuerzos. En este caso, disponer de contratos

de mantenimiento adecuados con terceras empresas especializadas en Seguridad

podra significar una gran diferencia del xito de la contingencia.

Tambin se determina como fundamental el Equipo de Crisis con capacidad de

decisin y responsabilidad que pueda ser capaz de asumir y redirigir los

problemas que se puedan dar durante la crisis.

Calendario de Implantacin

Conocer cul es el programa en el tiempo y poder valorar adecuadamente el

momento en que se encuentre la puesta en marcha del plan

Plan de pruebas y simulaciones

Por ltimo, indicar que un buen plan de contingencia conlleva la realizacin

peridica de pruebas y simulaciones de crisis. Slo conociendo de antemano que

problemas podran aparecer ante un desastre, el plan de contingencia podr ser

perfeccionado o sustituido y as asegurar el xito del mismo.

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Origen y aplicacin de fondos

El Estado de Origen y Aplicacin de Fondos, explica como han variado las

cuentas que forman el activo y el pasivo, durante un periodo de tiempo

determinado por dos balances consecutivos.

El Estado de Origen y Aplicacin de fondos permite que los gerentes,

administradores y responsables de la gestin analicen las fuentes y aplicaciones

histricas de los fondos. Este Estado se utiliza para pronosticar posibles

situaciones de riesgo que tenga la empresa, pero su objetivo principal est

centrado en la utilidad que tiene para evaluar la procedencia y utilizacin de

fondos en el largo plazo, este conocimiento permite que el administrador financiero

plane mejor los requerimientos de fondos futuros a mediano y largo plazo.

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 BALANCES TOTAL VARIACIONES VAR. CIRCULANTE VAR. CAPITAL FIJO
CUENTAS 2006 2007 AUMENTO DISMINUCIN APLICACIN ORIGEN APLICACIN ORIGEN
ACTIVO CIRCULANTE
Caja y bancos 420,000.00 390,000.00 30,000.00 30,000.00
Clientes 1,540,000.00 1,500,000.00 40,000.00 40,000.00
Otros deudores 30,000.00 35,000.00 5,000.00 5,000.00
Existencias 4,240,000.00 4,300,000.00 60,000.00 60,000.00

ACTIVO FIJO
Inmovilizaciones financieras 1,050,000.00 1,000,000.00 50,000.00 50,000.00
Instalaciones 10,500,000.00 10,700,000.00 200,000.00 200,000.00
Terrenos y construcciones 7,000,000.00 7,100,000.00 100,000.00 100,000.00
Gastos establecimiento 70,000.00 50,000.00 20,000.00 20,000.00

TOTAL ACTIVO 24,850,000.00 25,075,000.00

PASIVO CIRCULANTE
Crditos bancarios a corto 700,000.00 900,000.00 200,000.00 200,000.00
Proveedores 2,000,000.00 2,300,000.00 300,000.00 300,000.00
Otras deudas a corto plazo 1,000,000.00 900,000.00 100,000.00 100,000.00

PASIVO FIJO
Emprstitos 2,000,000.00 2,000,000.00
Amortizacin acumulada 1,500,000.00 1,600,000.00 100,000.00 100,000.00
Resultados periodo 100,000.00 75,000.00 25,000.00 25,000.00
Deudas a largo 2,550,000.00 2,300,000.00 250,000.00 250,000.00
Capital 15,000,000.00 15,000,000.00

TOTAL PASIVO 24,850,000.00 25,075,000.00 740,000.00 740,000.00 165,000.00 570,000.00 575,000.00 170,000.00
VAR. CIRCULANTE-FONDOS 405,000.00 405,000.00
570,000.00 570,000.00 575,000.00 575,000.00

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Presupuesto de efectivo

se disea con el propsito de explicar los movimientos de efectivo proveniente de

la operacin normal del negocio, tales como la venta de activos no circulantes,

obtencin de prstamos y aportacin de los accionistas y aquellas transacciones

que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos no

circulantes y pago de pasivos y de dividendos. La evaluacin de la manera en que

la administracin genera y utiliza el efectivo. La determinacin de la capacidad que

tiene una compaa para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas

cuando stas vencen. Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.

Facilitar informacin financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar

sus polticas de operacin y financiamiento. Proyectar en donde se ha estado

gastando el efectivo disponible, que dar como resultado la descapitalizacin de la

empresa. Mostrar la relacin que existe entre la utilidad neta y los cambios en los

saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya

utilidad neta positiva y viceversa. Reportar los flujos de efectivo pasados para

facilitar;

La prediccin de flujos de efectivo futuros, Proporcionar informacin apropiada a la

gerencia, para que sta pueda medir sus polticas de contabilidad y tomar

decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa. La finalidad del Estado

de flujos de Efectivo es presentar en forma comprensible e informacin sobre el

manejo de efectivo, es decir, su obtencin y utilizacin por parte de la entidad

durante el perodo determinado y, como consecuencia, mostrar una sntesis de los

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cambios ocurridos en la situacin financiera para que los usuarios de los estados

financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.

FORMATO GENERAL DEL PRESUPUESTO DE CAJA

ENERO FEBRERO NOVIEMBRE DICIEMBRE
ENTRADAS DE EFECTIVO
MENOS: DESEMBOLSO DE EFECTIVO
FLUJO NETO DE EFECTIVO
MAS: EFECTIVOINICIAL
EFECTIVO FINAL
MENOS: SALDO MINIMO DE EFECTIVO
FINANCIAMIENTO TOTAL REQUERIDO
SALDO DE EFECTIVO EXCEDENTE

Que es la planeacin financiera

Es una herramienta de direccin indispensable para definir el rumbo que debe

seguir una organizacin para alcanzar sus objetivos estratgicos mediante un

accionar armnico de todos sus integrantes y funciones. Su implantacin eficaz la

convierte en el ms importante instrumento de comunicacin organizacional, tanto

internamente como tambin para los terceros que necesitan tomar decisiones

(crditos, emisin y suscripcin de acciones y bonos de deuda, etc.) en funcin de

sus planes. Es tambin un excelente impulsor del aprendizaje continuo que los

procesos de cambio permanente exigen a toda organizacin para mantenerse

competitiva en un entorno cada vez ms globalizado.

Planear es el proceso de definir los objetivos que se persiguen, as como las

actividades y recursos necesarios para lograr los resultados deseados en el futuro.

Se aplica en cualquier actividad humana y empresarial y responde a ciertas

preguntas bsicas: dnde se est?, cmo se est?, dnde se quiere llegar

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(misin, objetivos)?; cmo llegar all?, de qu forma se pueden lograr los

objetivos (estrategias y acciones)?, con qu se contar (recursos disponibles o a

conseguir, lo econmico)? y cmo controlar que si se va por el camino

seleccionado? Se trata de desarrollar un proceso sistemtico y formal para definir

objetivos y analizar cursos alternativos de accin, formular estrategias y asignar

recursos.

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