PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

Kick Off Meeting en Proyectos de Automatizacin en Oil&Gas.

El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Carlos Ziga Silva, PMP

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 Carlos Ziga Silva, PMP

Ingeniero Electrnico UPAO Per, Mster en Telemtica UPC Barcelona,

Espaa (2004), Cursando el 2 ao del MBA UNMSM Per.
Cuento con 16 aos de experiencia en la gestin de proyectos, de los cuales 10
aos en el sector energtico, en contratos tipo EPC y 06 aos en el sector
Oil&Gas.
Actualmente me despeo como Project Manager en la Compaa Internacional
Honeywell y lidero proyectos en Mxico, Ecuador y Per para la lnea de negocio
Advanced Solutions.
Lder de Eventos PMI Per en el 2012

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Definicin de parmetros iniciales para la presentacin:

Presentacin es desde el punto de vista de contratista o

proveedor de servicios.
El contratista o proveedor de servicios es una
organizacin orientada a proyectos
El cliente tiene una organizacin matricial y/o funcional
El administrador de contrato (cliente) tiene dos o mas
funciones.

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Temario:
Organigrama tipo en Proyectos de Automatizacin
Fases de un Proyecto de Automatizacin
Qu es el Kick Off Meeting?
En que ayuda?
Y por qu es tan importante?
Qu tenemos que hacer para lograr un buen KOM?
Qu obtenemos con una buena presentacin?
Cual es nuestro objetivo principal?
Qu tenemos que hacer despus del KOM para
lograr un proyecto exitoso?

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 Organigrama Tpico para Proyectos de Automatizacin en
Oil&Gas.

Project Operational Account

Manager Manager

CLIENTE
Project Administrador de
Manager Contrato

PM Project Project
3rd Party Leader Controller

Technical Specialist Specialist Specialist

Leader Engineer 1 Engineer 2 Engineer n

Specialist Specialist
Engineer 1 Engineer 2

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 Fases de un Proyecto de Automatizacin en Soluciones
Avanzadas

KickOff Sw y Hw Sh& DFS Sh&T MAT Sh&T FAT SAT Sh&T Close Out

Planificacin Anlisis Configuracin Implementacin Sostener

Sourcing Sw y Hw Show&Tell Session

DFS
Inicio Data Gathering Etapas del proyecto en desarrollo
MAT
Cierre Data Gathering
FAT

SAT

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Qu es el Kick Off Meeting?

Pues esto no es ms que una reunin que se tiene con el
Cliente o Administrador de Contrato para:
Presentacin formal de ambos equipos de trabajo
Revisar la Orden de Compra y/o Contrato
Definir el Listado de Documentos a entregar y gestionar
Revisar la Arquitectura del Sistema propuesto
Definicin de Hitos (SW, HW, DFS, MAT, FAT, SAT, AT)
Entre otros documentos

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En que ayuda el KOM?

Conocer personalmente al cliente y generar confianza

Romper la inercia e iniciar formalmente el proyecto.

Definir parmetros iniciales y contractuales

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Y por qu es tan importante?

Porque nos permite generar CONFIANZA.

Que el cliente se sienta que esta en buenas manos y que
nosotros somos su mejor aliado
Los negocios se dan en base a la confianza, si el proyecto
es Exitoso, (se cumple tiempo, costo, alcance y el proyecto
esta satisfecho) la probabilidad de seguir haciendo negocios
es muy alta.

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso
Qu tenemos que hacer para lograr un buen KOM?
Primero recabar informacin acerca del cliente a travs de los account managers
y/o PM que tuvieron proyectos con dicho cliente. (cultura, tradicines, procesos
internos, experiencias con otros proyectos, etc)
Tener identificado quien ser el administrador de contrato (edad, especialidad,
cargo y/o funciones, etc)
Quienes van a participar en el KOM
Conocer y cumplir los requisitos de seguridad para ingresar a planta y gestionar el
ingreso con anticipacin.
Definir la fecha del KOM y coordinar detalles tcnicos.
Informar al cliente de la agenda a discutir y el tiempo promedio de duracin.
Tener toda la documentacin a presentar en buena forma.
Revisar detalladamente los documentos y la presentacin para que no tenga
errores
Llevar tarjetas de presentacin
Es decir tenemos que tener todo lo necesario para una buena exposicin y lo mas
Importante..CONOCER A DETALLE EL ALCANCE DEL PROYECTO.

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Qu tenemos que hacer despus del KOM para lograr un proyecto exitoso?
Cumplir a cabalidad las acciones y/o compromisos resultantes del KOM en
tiempo y forma.
Tener un buen seguimiento y control del proyecto,:
Agendar reuniones internas semanales con el team del proyecto.
Agendar reunin de seguimiento con el cliente pudiendo ser
semanal/Quincenal/mensual (dependiendo de la envergadura y/o
complejidad del proyecto).
Agendar reuniones semanales con el Project Controller/Administration para
revisar los nmeros del proyecto y tener una visin global del proyecto en
temas de nmeros.
Poner sobre la mesa los potenciales problemas y definir las acciones a seguir, ya
sea con el cliente o en interno del proyecto.
Darle seguimiento y control a las acciones resultantes de las reuniones internas.
Siempre mantener y/o superar las expectativas del cliente (pero cuidado con
generar costos que impacten al proyecto)..

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El principal componente para lograr un proyecto exitoso

Mantener la
confianza con
el cliente es la
clave del xito.

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 Muchas Gracias por su atencin!
Carlos Ziga Silva, PMP
Email: carlos.zuniga@honeywell.com
Telfono: +511 4162490
Mvil: +51 943646214

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