1.

5- Caractersticas y definiciones de sistemas de informacin

1.5.1- Determinacin de los requerimientos para la elaboracin del sistema de informacin

En esta etapa se deben comprender todas las facetas importantes de la parte del proyecto que se est
estudiando. Los analistas trabajan con los empleados y administradores deben de estudiar los procesos de las
entidades, para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:
Qu es lo que se hace?
Cmo se hace?
Con qu frecuencia se presenta?
Qu tan grande es el volumen de decisiones?
Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas?
Existe algn problema?
Si existe un problema, Qu tan serio es? y Cul es la causa que lo origine?
Para contestar estas preguntas, el analista de sistemas, conversa con varias personas para constatar detalles
relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qu ocurren los problemas, las soluciones
que proponen y sus ideas para cambiar el proceso.
Es necesario elaborar cuestionarios para obtener la informacin, cuando no es posible entrevistarse de forma
personal con los miembros de grupos grandes, dentro de la empresa. As mismo, se requiere del estudio de
manuales y reportes, la observacin directa de las actividades que se realizan y en algunos casos, sus formas y
los documentos para comprender mejor el proceso en su totalidad.

1.5.2 - Implementacin de un sistema de informacin

Cuando en un proyecto crece la supervisin de las actividades relacionadas con l, se desarrolla hasta
encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento se descubre que sera necesario estar en
varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (o sea administrar) las
diferentes actividades. Los enfrentamientos para resolver problemas, transferir informacin y verificar las
realizaciones, que resultaban adecuados cuando el proyecto es pequeo, se vuelven muy numerosas y exigen
mucho tiempo. En otras palabras, el administrador se encuentra sumergido en una red compleja de deberes
relacionados recprocamente, que debe cumplir. En esta situacin es cuando se debe decidir la implantacin de
un sistema de informacin, con el fin de cubrir todas las necesidades que han surgido con el crecimiento
(Lpez, B, 2006).

1.5.3- Importancia de los sistemas de informacin

En la actualidad con desarrollos tecnolgicos, avances en la ciencia computacional, en la gentica, en la
medicina, en la astronoma, hay sin duda en todas estas y cualquier otra rea un factor clave y decisivo que es:
la informacin; Se dice que quien tiene la informacin, clara, concreta, segura y confiable domina a los dems
en cualquiera que sea su rea. Por lo tanto, los sistemas de informacin son para los proyectos como el sistema
nervioso es para el humano; si no existieran los sistemas de informacin, se retrocede a la etapa primitiva, todo
lo que no rodea son sistemas de informacin que agrupndolos nos ayudan a la toma de decisiones.
Actualmente, el desarrollo computacional y el uso indispensable de la computadora como herramienta, tanto en
el trabajo como en la casa, ha hecho que los sistemas de informacin basados en computadoras, sean
indispensables al grado de que si no los utilizan, estos serian obsoletos y no podran realizar sus actividades.
Existen diferentes tipos de sistemas, como son:
Sistemas de procesamiento de transacciones.
Sistemas de informacin gerencial.
Sistemas de apoyo a decisiones.
Sistemas expertos e inteligencia artificial.
Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
Sistemas de apoyo a ejecutivos.
1.5.4- Caractersticas de los sistemas de informacin de apoyo a la toma de decisiones
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son hechos de acuerdo con las caractersticas y necesidades
especficas de la persona o grupo que los usa. Por lo que en la presente investigacin se deben definir
claramente cules son las personas o entes participantes de la toma de decisiones en el proyecto Apoyo al
Hbitat.
Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un sistema de informacin para una
tarea clave administrativa o de organizacin; ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones est hecho para
una tarea administrativa o un problema especfico y su uso se limita a dicho problema o tarea. Los sistemas de
apoyo de decisiones suelen ser diseados especialmente para servir a los administradores en cualquier nivel de
la organizacin. (Emily, M. B. 2002:24)
Este sistema es el encargado de recopilar, almacenar, procesar los datos transformados en informacin para la
gestin y hacer fluir la misma facilitando las comunicaciones puertas adentro (indoor), permitiendo predecir el
futuro o tomar decisiones sobre cul camino seguir para hallar las soluciones correctas a los problemas creados
dentro de todo proceso en la entidad.
Existen diversas definiciones sobre un sistema de informacin, y cada una de ellas est de cierta manera,
influenciada por la filosofa en particular y por la estrategia del proyecto utilizado por aquellos que son
responsables del buen desempeo del sistema de informacin en una situacin particular.
Segn A. F. King (1980), un sistema de informacin gerencial es un sistema que provee a los gerentes de todos
los niveles y de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantes que son necesarias al gerente
para tomar decisiones efectivas y oportunas en el planeamiento, direccin y control de las actividades por las
cuales ellos son responsables.
Davis y Olson (1995) definen al sistema de informacin como un sistema integrado, que utiliza un computador
para proveer informaciones que den soporte a las operaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de
decisin en la organizacin. El sistema utiliza hardware (computadoras), software (programas de computacin),
base de datos, procedimientos manuales, modelos para el anlisis, para planeamiento, para el control y para la
toma de decisin.
Segn Emery (1990), las principales caractersticas de un sistema de informacin, son:
Forman parte de las actividades de la organizacin; un sistema de informacin gerencial bien
proyectado, se vuelve parte integrante de las actividades de la organizacin, en todos sus niveles.
Estar basado en tecnologa de computacin; un sistema de informacin es, ciertamente, mucho ms que
un conjunto de procesos computarizados, por lo tanto, un sistema de informacin que no est basado en
parte por tecnologa informtica, o es relativamente simple o fue proyectado precariamente.
Ser un sistema hombre - mquina; un sistema de informacin bien proyectado que interrelaciona tareas
entre hombres y mquinas en forma eficiente.
Ser una coleccin de subsistemas; un sistema de informacin est compuesto por una coleccin de
subsistemas; y el grado de conexin entre esos subsistemas es variado (puede ser ms fuerte o ms
dbil), segn sea, el nivel de integracin, tcnica y econmica, ms adecuado. Un sistema integrado de
datos electrnicos (EDI) es til para cualquier situacin.
Ser adaptable a necesidades de cambios; un sistema de informacin bien diseado debe responder
continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnolgicos.
Tener en cuenta que los sistemas de informacin, son alimentados con informacin que debe cumplir con las
siguientes caractersticas:
Relevancia: proporcin de datos necesarios para la aplicacin.
Facilidad: obtencin fcil de los valores de los datos.
Claridad: trminos claramente definidos.
Totalidad: inclusin de todos los elementos de datos necesarios.
Esencialidad: exclusin de los elementos de datos innecesarios.
Precisin: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones.
Identificacin: facilidad de identificacin de las entidades.
Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios peridicos.
Flexibilidad: facilidad para la modificacin.
Homogeneidad: definicin de los tipos de entidad con los atributos necesarios.
Los factores claves del xito para llevar a cabo la elaboracin de un sistema de informacin son:
Lograr el compromiso de la alta direccin.
Efectuar planificacin estratgica, planificando la elaboracin del diseo siguiendo cada una de las fases
vistas anteriormente.
Participacin de los directivos del nivel medio de direccin para establecer la estructura modular del
sistema.
Contar con la existencia de un plan de sistema de no tenerlo elaborarlo.
Contar con la documentacin adecuada asociada a la fase de anlisis de sistemas.
Definir claramente el alcance del diseo del sistema.
Aplicar una nica metodologa.
Tener el conocimiento de tcnicas que permitan desarrollar cada una de las actividades eficientemente.
Vindolo as, un DSS es una importante escaln de la aplicacin de la tecnologa de informacin para el
gerente, que puede ser usada para proveerle datos y anlisis oportunos que soporten sus decisiones, basndose
ya no en el simple juicio o intuicin, sino en informacin generada a travs de mtodos deductivos y analticos.
A medida que se alejan de los problemas totalmente estructurales, se ponen en contacto con los complejos
problemas que se presentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estndar son
tiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y slo hay un entrenamiento parcial de las
metas y las restricciones.
En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la solucin, mientras que los seres
humanos proponen metas, usan su intuicin y aplican sus conocimientos generales para formular los problemas,
modificar y controlar las vas de solucin e interpretar los resultados. Los usuarios pueden introducir o
modificar datos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento de todos esos factores para decidir acerca de
las estrategias para la solucin de problemas.
Otra manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de informacin es desde los trabajos de
Gorry (2000) y Scott Morton (2002), en los que relacionan el trabajo fundamental de Herbert. A. Simn sobre la
decisin estructurada y no estructurada con el planeamiento estratgico, control gerencial y control operacional
de Anthony. Simn divide la toma de decisiones en tres fases: inteligencia, diseo y eleccin; en una decisin
estructurada las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano, por lo cual esa
decisin es programable. En una decisin no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas
fases. Henry C. Lucas (2004) tambin toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de
sistemas, para definir una implementacin exitosa, de sistemas de informacin computarizados.
Al analizar lo anteriormente expuesto, se evidencia que existen dismiles formas y mtodos de elaboracin de
un sistema de informacin las cuales son adaptables a cualquier contexto, pero tienen en cuenta las
caractersticas especficas de las entidades que participan en el proyecto Apoyo al Hbitat. El autor de esta
tesis considera oportuno el uso del sistema de informacin de apoyo a la toma de decisiones.
Conclusiones parciales
1- La descentralizacin por parte del Estado de la produccin de materiales de la construccin, unido a la
produccin de ecomateriales es la va ms acertada para lograr el desarrollo sostenible y consciente de las
localidades, que garantice el desarrollo del hbitat local, dada las condiciones especficas de cada territorio.
2- Dada la magnitud adquirida por el PAH se impone la necesidad de lograr mtodos ms eficiente y precisos
para el monitoreo y control de las actividades que se desarrollan en el mismo, principalmente en el campo de la
produccin de ecomateriales.
3- Un sistema de informacin bien proyectado, ayuda a la toma de decisiones, pues es el encargado de recopilar,
almacenar y procesar los datos transformados en informacin para la gestin, adems interrelaciona tareas entre
hombres y mquinas en forma eficiente.
4- Los sistemas de informacin deben cumplir algunas caractersticas bsicas, estas son: Relevancia: proporcin
de datos necesarios para la aplicacin; Facilidad: obtencin fcil de los valores de los datos; Claridad: trminos
claramente definidos; Totalidad: inclusin de todos los elementos de datos necesario; Esencialidad: exclusin de
los elementos de datos innecesarios; Precisin: dominio de valores suficientemente grande para soportar
aplicaciones; Identificacin: facilidad de identificacin de las entidades; Robustez: vista suficientemente amplia
como para no requerir cambios peridicos; Flexibilidad: facilidad para la modificacin; Homogeneidad:
definicin de los tipos de entidad con los atributos necesarios

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN
id="HOTWordsTxt" name="HOTWordsTxt"
 Recoleccin
Esta funcin implica la captura y el registro de datos. Acta como el rgano sensorio de la
organizacin. Es una funcin costosa (con frecuencia es la ms cara del sistema de informacin) y muy
expuesta a la generacin de errores, aunque este ltimo aspecto est siendo atenuado en grado creciente
por la aplicacin de nuevas tecnologas de captura de datos, como la lectura de caracteres
pticos o magnticos y la lectura de cdigo de barras. Un criterio que disminuye tanto los costos como
los errores es el de capturar los datos tan cerca de la fuente (es decir, del lugar donde se generan) como
sea posible.

Clasificacin
Esta funcin consiste en identificar los datos, agruparlos en conjuntos homogneos, y ordenarlos
teniendo en cuenta la manera en que ser necesario recuperarlos. Vale decir que los datos se
agrupan en estructuras diseadas conforme a las necesidades del uso que se har de ellos.
El almacenamiento de datos en archivos computadorizados dispone de tcnicas que han permitido
alcanzar un elevado nivel de refinamiento en este sentido. Sin embargo, ya que el diseo del
sistema de clasificacin debe hacerse de acuerdo con la forma en que el usuario recuperar la
informacin, tal diseo no puede ser adecuadamente definido si no se posee una clara comprensin de
los procesos de decisin.

Compresin
La compresin es la funcin por la cual se reduce el volumen de los datos sin disminuir necesariamente
la informacin que suministrarn a su destinatario; muy por el contrario, la compresin generalmente
aumenta o hace ms expresivo el contenido informativo de los datos.
La compresin puede realizarse mediante varios mtodos. Uno de ellos es la agregacin, por el cual se
van acumulando informaciones de detalle para obtener informacin consolidada de ms
alto nivel.
Otro mtodo es el filtrado. Mediante el mismo, se elimina informacin no significativa. Acta como un
cedazo o cernedor que slo deja pasar los datos que tendrn valor para el destinatario. Un tpico
ejemplo es el de la informacin por excepcin, en la que slo se consignan los casos que se desvan de
una norma, en lugar de informar todos los casos, incluso los que cumplen con la norma.
Otro mtodo de compresin es el uso de medidas estadsticas (tales como la media, la moda, la
mediana, los cuartiles, el rango, etc.) que describen el comportamiento, real o pronosticado, de
variables probabilsticas. Es frecuente que sea ms ilustrativo, por ejemplo, suministrar el promedio
mensual de ventas de un ao que la lista de las ventas de cada uno de los doce meses de ese ao.
Teniendo en cuenta que ms importante que la existencia de informacin es la capacidad de procesarla,
es fundamental que el sistema de informacin cuente con componentes que acten como
compresores, es decir, proyectados para recibir ms informacin de la que transmiten.

Almacenamiento
Esta funcin se vincula con la conservacin fsica de los datos y con su adecuada proteccin. Aunque
no todos los datos que procesa un sistema de informacin se conservan en dispositivos de computacin,
stos constituyen el soporte prcticamente obligado del banco de datos de las organizaciones. Aun en
las empresas de mayor envergadura en el mundo, la tecnologa de computacin disponible permite una
capacidad virtualmente ilimitada para mantener este banco de datos en condiciones de ser consultado
en forma inmediata. En materia de archivos computadorizados, la teora y la prctica del diseo, la
generacin, el mantenimiento, la reorganizacin y la consulta de las estructuras de datos han alcanzado
un alto grado de sofisticacin y eficiencia. Como una definicin general, puede decirse que se
denomina base de datos a un conjunto de archivos que responde a la aplicacin de herramientas
lgicas orientadas especficamente al logro de esa eficiencia.
A travs de la funcin de almacenamiento, el sistema de informacin hace las veces de memoria de la
organizacin. Al mismo tiempo, la permanente puesta al da de esa memoria convierte a la base de
datos, mediante un modelo simblico descriptivo, en la imagen actualizada de la organizacin.

Recuperacin
Esta funcin tiene el propsito de suministrar el acceso a la base de datos. Como se dijo ms arriba,
depende de un apropiado sistema de clasificacin. Cada da estn ms difundidas las aplicaciones
de computacin en las que la recuperacin de los datos (y, muchas veces, su actualizacin) debe
hacerse en tiempo real, es decir, en el mismo momento en que sucede el hecho que genera la necesidad
de la recuperacin o la actualizacin. En estos casos, la computadora interviene en alguna parte de la
ejecucin de la propia transaccin que demanda el uso o actualizacin de los datos.

Procesamiento
El sistema de informacin (como todo sistema) es un transformador de entradas en salidas a travs de
un proceso. Esta transformacin se realiza mediante cmputos, clasificaciones, clculos, agregaciones,
relaciones, transcripciones y, en general, operaciones que, no importa qu recursos humanos o
tecnolgicos empleen, persiguen el objetivo de convertir datos en informacin, es decir, en datos que
habrn de tener valor y significado para un usuario. La funcin de procesamiento implica,
principalmente, la modificacin de la base de datos para mantenerla actualizada.

Transmisin
Esta funcin comporta la comunicacin entre puntos geogrficos distantes, sea por el traslado fsico del
sostn de los datos (papeles, dispositivos de archivos computadorizados, cintas de audio o video,
microfichas, etc.) o por la transmisin de seales (comunicacin entre equipos de computacin,
transmisin de facsmiles, telfono, etc.).
Este aspecto del sistema de informacin se vincula con la tecnologa de comunicaciones, la que se halla
tan asociada con la de la computacin, e igualmente tan desarrollada, que resulta muy difcil trazar una
lnea de separacin entre ellas. De ah que suele aplicarse la denominacin de telemtica a la disciplina
o ambiente tecnolgico que surge de la combinacin de las telecomunicaciones y la informtica.
Las facilidades disponibles para transmitir datos entre distintos puntos fsicos, as como la amplsima
gama de capacidades de equipos de computacin, permiten descentralizar los recursos de computacin
y las bases de datos. Esto puede hacerse sin caer en costosas redundancias ni perder la integracin de
sistemas y archivos, ya que todos los puntos pueden estar interconectados, compartiendo recursos y
datos, y manteniendo similares grados de actualizacin de las bases de datos. As, se conforman las
llamadas redes de procesamiento distribuido, mediante las que se lleva la inteligencia de
computacin al mismo lugar en que se la necesita, sin caer en los costosos aislamientos de la
descentralizacin sin comunicacin.
Adems, las posibilidades de transmisin de datos a travs de redes de comunicaciones (desde las
limitadas al edificio de una organizacin hasta las intercontinentales) tienen un impacto fundamental en
el planteo estratgico de las empresas y estn produciendo cambios trascendentales en la naturaleza y la
operacin de los negocios.

Exhibicin
Mediante esta funcin, se proporciona una salida de informacin preparada de modo tal que resulte
legible y til a su destinatario. En un sistema de informacin basado en el uso de computadoras, esta
funcin es la que implica la interfaz con el ser humano. Todas las funciones descriptas hasta aqu
realizan diversos tratamientos de la informacin, pero no producen resultados visibles para el usuario.
De ello se encarga esta funcin de exhibicin, la que expone la informacin en forma impresa, en una
pantalla de representacin visual o en otros dispositivos. La presentacin de los resultados tiene
particular importancia para que los mismos revistan el carcter de informacin, para que aparezcan con
significado ante los ojos del usuario, para que reduzcan la ignorancia del mismo, y para que lo
induzcan a la accin. En la mayor parte de los sistemas de informacin ineficientes, el problema central
no reside en la ausencia de informacin, sino en el ocultamiento o enmascaramiento de la misma bajo
una maraa de datos en las que el usuario debe hurgar para encontrar aquellos que, para l,
constituyen informacin. Esto pone en evidencia la importancia de la funcin de compresin, por un
lado, y la de la precisa determinacin de las necesidades informativas de cada puesto de la
organizacin, por el otro