INTRODUCCION

En este informe exponemos los sistemas de informacin utilizados en la compaa IQ LECTRONICS

COLOMBIA SAS, los tipos y medios que se utilizan, el inicio, su evolucin y las variables que
permiten su buen funcionamiento.

Siendo esta una compaa de logstica inversa, donde debe unificar y manejar los sistemas de
informacin de cada uno de nuestros clientes para lograr llevar la debida trazabilidad, y la
informacin veraz con cada uno de ellos.

Nuestros clientes, siendo grandes compaas que manejan el mercado de comunicacin en el pas
y a nivel internacional, manejan grandes sistemas de informacin como el WMS y SAP; enfocados
en estos sistemas la compaa debe manejar internamente la informacin de acuerdo a la
necesidad de nuestro cliente.

La informacin interna de la compaa es manejada por un programa aparte interno (SIIGO).

 SISTEMAS DE INFORMACION

Un sistema de informacin es cualquier sistema computacional que se utilice para obtener,

almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer
una necesidad de informacin.

Un sistema de informacin es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas,

mquinas, y/o mtodos organizados de recoleccin de datos, procesamiento, transmisin y
diseminacin de datos que representa informacin para el usuario.

ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Hay tres actividades en un sistema de informacin que producen la informacin que esas
organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear
nuevos productos o servicios. Estas actividades son:

Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organizacin como de su
entorno externo.

Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma ms significativa.

Salida: transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las actividades para las que
se utilizar.

Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la salida que se

devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de
entrada.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE IFORMACION EN IQ

Como nuestra compaa, procesa equipos serializados por cada uno de nuestros clientes y frente a
la necesidad de manejar el mismo idioma, implementamos los sistemas de informacin de cada
uno de ellos debido al proceso:

CLARO = WMS

DIRECTV = SAP

HP = SAP

De acuerdo a cada uno de estos sistemas realizamos los movimientos de productos y de

informacin veraz con el cliente.
 RESUMEN DEL PROCESO:

El cliente nos entrega sus equipos, los cuales son ingresados de acuerdo al serial e imei, se realiza
el diagnstico y se ingresa el estado en que se recibe y de acuerdo a los pasos que requiera el
equipo si es re manufactura cosmtica, reparacin, verificacin, cambio de piezas o empaque y
ensamble, se va ingresando el estado por equipo y los procesos que va pasando hasta su
disposicin final como disponible y el transito al cliente quien despus de recibido y verificado por
calidad, da el soporte de recibido fsico y por sistema, generando aprobacin para facturar.

INICIO DEL PROCESO

Inicial mente, el volumen de produccin era mnimo y la informacin la manejaban por archivos
planos en Excel, la cual le suministraban al cliente y ellos alimentaban sus sistemas, dos aos
despus se implement en la compaa, DMS, programa con el cual se trabaj por dos aos,
recibiendo la informacin del cliente, ingresndola y verificando uno por uno los quipos
registrados frente a los recibidos, se trasladaban al rea en que se encontraban de acuerdo al
proceso que requeran y con estos datos se le informaba al cliente en que proceso estaban.

Ej: serial 0010210112333 est en bodega 4 de cosmtica x pintura tarda 8 das

Si se encontraba en bodega 6 estaba en reparacin y tardaba 12

Si se encontraba en bodega 2 estaba en proceso de limpieza y ensamble garantizando la entrega al

da siguiente

As dependiendo del tipo de producto y del cliente; se les enviaban grandes archivos con las
ubicaciones de los equipos y tiempos de entrega de acuerdo a su ubicacin y proceso.

3 aos despus, con un sistema a punto de colapsar de tanta informacin, con inconsistencias en
inventarios frente a nuestros clientes y cada vez mayores diferencias de los sistemas de
informacin manejados por ellos frente al nuestro; se lleg a un acuerdo con 2 de nuestros
clientes donde lograramos acceder a su sistema garantizando la fidelidad de la informacin, y el
buen uso, no aumentar los precios en ese ao y evitar el gasto de implementar un nuevo sistema,
lograron manejar la informacin completa del cliente y de cada uno de los productos, la cual tan
solo se tena que verificar y alimentar de acuerdo a sus necesidades.

5 aos despus (2014) IQ ELECTRONICS decide implementar un sistema que le permita unificar la
informacin de todos sus clientes, insumos, partes, nmina y lo necesario para una sola operacin
independiente de los clientes que tuviese.
 ESTRATEGIAS PARA LLEVAR LA TRAZABILIDAD DE LOS PRODUCTOS

Como todos los productos se manejan por serial e imei, la trazabilidad es fcil de llevar siempre y
cuando se cuente con la informacin; de lo contrario no se puede procesar los equipos hasta no
contar con ella.

PASO A PASO

SE INGRESA: El equipo llega tiene mximo 24 horas para efectuar el ingreso al sistema y reportar
el recibido, mientras tanto en el sistema el equipo se encuentra en trnsito con destino fijo o
cargado al cliente final si es por recoleccin propia.

SE PROCESA: Al ingresarse se cuenta con 48 a 72 horas para diagnosticar los ingresos y procesarlos
de acuerdo a la programacin del cliente, al registrarlos en cada proceso el sistema solo va
identificando el estado en que se encuentra, el operario que lo est tramitando, la fecha, hora, y el
cliente en tiempo real lo puede consultar.

SE DESPACHA: Al escanear el equipo en la fase final de empaque ya queda ingresado en el sistema

del cliente como en trnsito para la entrega al operador logstico de nuestro cliente donde se le da
la disposicin final.

ENTREGADO: el operador logstico cuenta con el mismo sistema y al escanear los seriales
reportados en las cajas, queda inmediatamente registrado como entregado y fuera de nuestro
inventario, teniendo 24 horas para reportar inconsistencias de entrega y 15 das para generar
garantas por calidad del producto.

ACCIONES DE CAPACITACION SOBRE EL SISTEMA DE INFORMACION

De acuerdo a las necesidades y al alto nivel de rotacin de personal se cuenta con capacitaciones
mensuales de los sistemas de nuestros clientes, brindadas por los coordinadores de cada rea y
soporte de sistemas; contando con mnimo tres personas capacitadas para el manejo de ellos; con
capacitaciones por turno para garantizar el flujo de informacin constante.

Dos veces al ao se debe tomar capacitaciones de actualizacin con el proveedor directo del
sistema por cada cliente y soportar la retroalimentacin al personal implicado, las pruebas y
evaluaciones realizadas en los procesos.

En el sistema interno de la compaa LOGPRO, se cuenta con capacitaciones mensuales a todo el

personal ya que el sistema esta recientemente implementado y en proceso de evaluacin;
contando con acompaamiento las 24 horas en los procesos crticos de produccin y logstica.

Se realizan evaluaciones peridicas al personal semestralmente y retroalimentaciones cuando

estn en proceso de prueba. De todo lo anterior se dejan los debidos soportes para el cliente y el
SGC.
 CONCLUSIONES

En la compaa, debido al tipo de producto que se maneja la prioridad nmero 1 despus del
producto final es nuestro sistema de informacin, ya que actualmente, es quien habla por la
compaa, un cliente bien informado, es un cliente feliz; para cualquier compaa los sistemas de
informacin son la herramienta ms til y necesaria para el manejo de la trazabilidad de los
productos y los procesos.

En estos tiempos en que la tecnologa cada da nos brinda transformaciones, y avances, debemos
contar con el conocimiento y apoyo de sistemas de informacin actualizados como estrategia de
mercadeo y comercial para contar con las grandes compaas como clientes fieles.