You are on page 1of 8

TECSUP PFR Gestin de Proyectos

Unidad III

IDENTIFICACIN Y SOLUCIN DE PROBLEMAS O


NECESIDADES

1. IDENTIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y NECESIDADES

Desde el punto de vista de negocios la identificacin de necesidades, es la fase


inicial del ciclo de vida del proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una
necesidad, un problema o una oportunidad y termina con la emisin de una
solicitud de propuesta (SDP). El cliente identifica una necesidad, un problema o
una oportunidad para una mejor forma de hacer algo y por consiguiente ve
algn beneficio en llevar a cabo un proyecto que dar como resultado una
mejora o ventaja sobre la condicin existente.

Cuando la administracin reconoce varios problemas y oportunidades de mejora


prepara una solicitud de propuesta (SDP) en la que se pide a contratistas que
presenten propuestas para poner en prctica la solucin al problema o el medio
para aprovechar la oportunidad.

Antes de que se prepare la solicitud de propuesta, el cliente tiene que definir con
claridad el problema o necesidad. Esto quiz signifique recopilar informacin
sobre la magnitud del problema. Es importante cuantificar el problema para
poder determinar si los beneficios esperados de poner en prctica una solucin
compensan los costos de realizar el proyecto y si es as, en cunto.

Una vez que se ha estimado la magnitud del beneficio de la mejora, el cliente


puede determinar el presupuesto para un proyecto para poner en prctica la
mejora. Con frecuencia hay situaciones donde la compaa ha identificado varias
necesidades, pero sus fondos y personal disponibles para llevar a cabo proyectos
que resuelvan todos esos requerimientos son limitados. En esos casos la
compaa tiene que pasar por un proceso de toma de decisiones para
seleccionar aquellas necesidades que cuando se satisfagan, darn como
resultado el mayor beneficio por el costo gastado.

35
Gestin de Proyectos TECSUP PFR

1.1. PREPARAR UNA SOLICITUD DE PROPUESTA

El propsito de preparar una solicitud de propuesta es exponer, en forma


amplia y detallada, lo que se requiere, desde el punto de vista del cliente,
para resolver la necesidad identificada. Una solicitud de propuesta (SDP)
permite a los contratistas o al equipo de proyectos comprender qu
espera el cliente, de modo que puedan elaborar un propuesta bien
preparada satisfar los requisitos del cliente a un precio realista. Una
solicitud de propuesta debe ser amplia y proporcionar informacin
suficientemente detallada para que el contratista o el equipo del proyecto
pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda a las
necesidades del cliente.

Se debe observar que en muchas situaciones quiz no se prepare una


SDP formal; en lugar de ello, la necesidad se comunica de un modo
informal y en ocasiones en forma oral y no por escrito -. Con frecuencia
esto sucede cuando el proyecto ser puesto en prctica por el personal
interno de la empresa y no interviene un contratista externo.

A continuacin se presentan algunas pautas para un proyecto de una


solicitud de propuesta formal a contratistas externos:

1. Tiene que proporcionar una descripcin de trabajo (DDT). La divisin


de trabajo (DDT) se relaciona con el alcance del proyecto,
exponiendo las tareas o los elementos de trabajo que el cliente que
realice el contratista o equipo del proyecto.
2. Tiene que incluir los requisitos que definen las especificaciones y los
atributos. Los requisitos abarcan el tamao, la cantidad, el color, el
peso, la rapidez y otros parmetros fsicos o de operacin que tiene
satisfacer la solucin propuesta al contratista.
3. Se debe especificar las entregas que el cliente espera que el
proporcione el contratista o el equipo de proyecto. Las entregas son
los artculos tangibles que tienen que ser suministrados como:
equipos, programas, manuales para el operador y sesiones de
capacitacin. Las entregas tambin podran incluir informes
peridicos de avance y un informe final que el cliente exige.
4. Debe relacionar cualesquiera artculos suministrados por el cliente.
Se podr informar que el cliente facilitar algn equipo o autorizacin
que va ser empleado en el proyecto.
5. Podr expresar las aprobaciones que requiere el cliente. Esto quiere
decir que el cliente deber aprobar los planos, los bocetos, diagramas

36
TECSUP PFR Gestin de Proyectos

o cualquier otro medio, mediante el cual se exprese cual ser el


resultado final.
6. Algunas solicitudes de propuesta mencionan el tipo de contrato que
piensa usar el cliente. Puede ser de precio fijo, en cuyo caso le
pagar al contratista una cantidad fija con independencia de cunto
cueste en realidad el trabajo. O el contrato puede ser por tiempo y
materiales, en este caso le pagar al contratista costos reales
cualesquiera que estos sean.
7. Podra expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente. El
cliente podra hacer un solo pago al final, realizar pagos parciales de
acuerdo a un avance verificado o podra ser un pago parcial inicial y
el resto a la finalizacin del proyecto.
8. Podra expresar el programa requerido para la terminacin del
proyecto. Significa que la propuesta incluya un programa detallado
del avance del proyecto para su posterior revisin.
9. Debe proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las
propuestas del contratista. Para que el cliente pueda comparar y
evaluar propuestas de varios contratistas, es importante que sean
consistentes en formato y contenido para poder realizar una
evaluacin justa. Las instrucciones pueden especificar un nmero
mximo de pginas, detalles requeridos respecto a costos y otras
especificaciones.
10. Debe sealar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera
que los posibles contratistas presenten sus propuestas. Los clientes
desean recibir todas las propuestas en un mismo da para as poder
evaluarlas y compararlas al mismo tiempo, en caso que algunos
costos pudiesen variar.
11. Quiz incluya los criterios de evaluacin. Son los criterios que el
cliente usar para evaluar las propuestas de los contratistas con el fin
de seleccionar al que realizar el proyecto.
12. En algunos casos raros, sealar los fondos disponibles del cliente
para gastar en el proyecto. Por lo general, el cliente espera que los
contratistas presenten una propuesta que cumpla con los requisitos
de la solicitud de propuesta al costo ms razonable.

1.2. PREPARACIN Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA

La preparacin de una propuesta puede ser una tarea directa realizada


por una persona, o puede ser un esfuerzo con uso intensivos de recursos
que requiera de un equipo de organizaciones y personas con diversos
conocimientos y habilidades.

37
Gestin de Proyectos TECSUP PFR

El desarrollo de una propuesta amplia para un proyecto se debe


considerar como un proyecto en s mismo; por tanto, el gerente de
propuestas necesita reunirse con el equipo con el fin de desarrollar un
programa para terminar la propuesta en la fecha mxima requerida por el
cliente. El programa tiene asignar el tiempo para revisin y aprobacin
por la administracin de la organizacin del contratista. Tambin se debe
asignar tiempo para preparar cualquier ilustracin grfica, trabajo de
mecanografa, copiado y entrega de propuesta al cliente.

No olvidar que una propuesta es un documento de venta, no un informe


tcnico. Puede consistir de varias pginas o varios volmenes,
conteniendo ilustraciones y tabulaciones. La propuesta debe contener el
detalle suficiente para convencer al cliente de que el contratista le
proporcione el mejor valor. Demasiados detalles en una propuesta, quiz
abrumen al cliente y aumenten en forma innecesaria los costos de
preparacin de la propuesta.

Con frecuencia las propuestas se organizan en tres secciones: tcnica


administrativa y de costos. En el caso de las grandes propuestas, stas
pueden estar en tres volmenes por separado. La cantidad de detalle que
incluya el contratista depender de la complejidad del proyecto y del
contenido de la solicitud de propuesta (SDP).

Seccin tcnica

El objetivo de la seccin tcnica de la propuesta del contratista es


convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o el
problema y que puede proporcionar la solucin menos riesgosa y ms
benfica. La seccin tcnica debe contener los elementos siguientes:

1. Comprensin del problema. El contratista debe expresar, en sus


propias palabras, su comprensin del problema o la necesidad del
cliente. No se trata de repetir lo expresado en la solicitud de
propuesta (SDP). La primera parte debe dejar claro que se
comprende por completo la necesidad del cliente y establecer la base
para la solucin propuesta ms adelante en la seccin tcnica. El
contratista quiz quiera describir en forma narrativa o grfica, la
situacin actual del cliente.
2. Enfoque o solucin propuesta. Algunos problemas se prestan a
una propuesta de solucin especfica, sin embargo otros problemas
no. Un problema quiz requiera que se realice una tarea de anlisis y
desarrollo como parte del proyecto propuesto antes de que pueda

38
TECSUP PFR Gestin de Proyectos

describir en detalle una solucin especfica. La propuesta tiene que


describir el enfoque o la metodologa que se usara desarrollar la
solucin. En la propuesta el contratista debe convencer al cliente de
que el enfoque propuesto para disear, desarrollar y construir este
tipo de sistema es lgico y realista, y que conducir a que el
contratista proporcione un sistema que cumplir con xito los
requisitos del cliente. Esta parte de la seccin tcnica podr contener
lo siguiente:

La descripcin de cmo el contratista recopilara, analizara y evaluara


datos e informacin sobre el problema.
Los mtodos que usara el contratista para evaluar soluciones
alternativas o desarrollar an ms la solucin propuesta al problema.
Esta parte debe incluir la exposicin de diversos experimentos, pruebas
o modelos fsicos o de computacin que usara el contratista o que ha
utilizado en proyectos similares.
La lgica para el enfoque de la solucin propuesta. Esta lgica se
puede basar en experimento realizados previamente por el contratista,
su experiencia en solucionar problemas similares, o en una tecnologa
nica, patentada que usara el contratista para solucionar el problema.
La confirmacin de que la solucin o el enfoque propuesto cumplira
con cada uno de los requisitos fsicos, operacionales y de desempeo
establecidos en solicitud de propuesta del cliente. Si el contratista o el
equipo no puede cumplir con un requisito especfico del cliente, debe
exponer ese hecho en la propuesta. Una variacin en los requisitos
especificados se conoce como la excepcin, que deber ser explicada
porque no se puede cumplir con ese requisito y proponer una
alternativa.
3. Beneficio para el cliente. Se deba expresar cmo la solucin o
enfoque propuesto beneficiarn al cliente. Los beneficios pueden ser
cuantitativos y/o cualitativos y pueden incluir ahorros en costos,
menor tiempo de procesamiento; menores existencias, mejor servicio
al cliente, menos desperdicios, rechazos o errores; mejores
condiciones de seguridad; informacin ms oportuna y menor
mantenimiento. Esta parte de la propuesta ayuda a convencer al
cliente al cliente del enfoque propuesto en comparacin con las
propuestas de contratistas competidores.

Seccin administrativa

El objetivo de la seccin administrativa de la propuesta del contratista es


convencer al cliente de que el contratista puede hacer el trabajo

39
Gestin de Proyectos TECSUP PFR

propuesto (el proyecto) y lograr los resultados deseados. La seccin


administrativa debe contener los elementos siguientes:

1. Descripcin de las reas de trabajo. El contratista debe definir


las tareas importantes que se realizarn para llevar a cabo el
proyecto y proporcionar una breve descripcin de lo que incluye cada
una. Aqu no se debe repetir simplemente la descripcin del trabajo.
No es necesario incluir una larga lista de actividades detalladas, eso
podr hacerse al momento de la planeacin del proyecto una vez que
se apruebe el contrato.
2. Productos o servicios a entregar. El contratista debe incluir una
relacin de todos los productos o servicios a entregar (productos o
partidas tangibles) que se proporcionarn durante el proyecto, como
es el caso de dibujos, manuales y equipos.
3. Programa del proyecto. Se debe proporcionar un programa para
realizar las tareas importantes para completar el proyecto. El
programa debe mostrar que el contratista puede terminarlo dentro
del margen de tiempo solicitado en la solicitud de propuesta. El
programa de tareas puede presentarse en varios formatos: una
relacin de ellas con sus fechas de inicio y terminacin, con
frecuencia denominada Grfico de Gantt; o un Diagrama de Red en el
cual las tareas se presentan en forma grfica para mostrar el orden y
la independencia entre ellas.
4. Organizacin del proyecto. Se debe describir como se organizarn
el trabajo y los recursos para realizar el proyecto, quiz sea
apropiado incluir el organigrama que presente las principales
funciones del proyecto junto con el nombre de la persona especfica a
quin se le asignar la responsabilidad de cada funcin. Puede
incluirse una matriz de responsabilidades.
5. Experiencia relacionada. Para ayudar a convencer al cliente de
que se puede hacer el proyecto, debe proporcionar una relacin de
proyectos similares que ha terminado, describiendo en forma breve
cada trabajo anterior y explicar cmo la experiencia ser til para
realizar con xito el proyecto propuesto.
6. Equipos e instalaciones. Algunos proyectos requieren que el uso, o
se necesite el acceso a equipos especiales como es el caso de
computadoras, programas, equipo de manufactura, o instalaciones o
pruebas. En estos casos quiz sea recomendable proporcionar una
relacin del equipo y las instalaciones especiales que tiene, con el fin
de convencer al cliente que cuenta con los recursos necesarios.

40
TECSUP PFR Gestin de Proyectos

Seccin costos

El objetivo de la seccin costos de la propuesta del es convencer al


cliente de que el precio para el proyecto propuesto es realista y
razonable. En algunos casos el cliente quiz slo quiera conocer el costo
total del proyecto, pero algunos clientes tambin quieren ver los precios
de partidas opcionales. Normalmente la seccin costos consiste de
tabulaciones de los precios estimados por el contratista de elementos
como los siguientes:

1. Mano de obra. Esta parte proporciona los costos estimados para las
diversa clasificaciones de personas que se espera trabajen en el
proyecto. Pudiera incluir las horas y la tasa por hora estimadas para
cada persona o clasificacin como ingeniero experimentado, un
diseador, un tcnico mecnico o un programador.
2. Materiales. Esta parte proporciona el costo de los materiales que se
necesita comprar para el proyecto.
3. Asesores. Cuando no se tienen los conocimientos o los recursos
para hacer ciertas tareas del proyecto, quiz contraten a asesores
para que realicen esas tareas. Para ello se les debe pedir que
presenten una propuesta del alcance y el monto del trabajo
correspondiente a su tarea. Luego estos precios se incluirn en el
costo global del proyecto.
4. Alquiler de equipo e instalaciones. En ocasiones se tendr que
alquilar equipos especiales, herramientas, o instalaciones, nicamente
para el proyecto.
5. Viajes. Si durante el proyecto se requiere viajar a lugares que no
sean locales, es necesario incluir los costos de estos viajes, tanto
pasajes, hospedaje y comidas.
6. Documentacin. Es posible que algunos clientes quieran que el
contratista muestre por separado los costos relacionados con las
entregas de documentacin del proyecto. Esto sera el costo de
impresin en manuales, dibujos o informes o precio de produccin de
cintas de video.
7. Gastos indirectos. Se deber aadir un porcentaje a los costos de
las partidas anteriores para cubrir los gastos indirectos normales los
costos indirectos de hacer operaciones, como los seguros, la
depreciacin, la contabilidad, la administracin en general, la
mercadotecnia y los recursos humanos.
8. Contingencias. O reserva administrativa, es una cantidad que quiz
se quiera incluir para cubrir lo inesperado partidas que se pasado

41
Gestin de Proyectos TECSUP PFR

por alto o tareas que han de hacerse de nuevo, debido a que no


funcionaron la primera vez.
9. Honorarios o utilidades. Tosa las partidas anteriores son costos,
ahora se tiene que aadir una cantidad por honorarios o utilidades.
El costo total ms la utilidad es el precio para el proyecto propuesto.

1.3. EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS POR EL CLIENTE

Los clientes evalan las propuestas en diferentes formas. Algunos


observan primero los precios de las diversas propuestas y seleccionan,
por ejemplo, slo las tres de precios ms bajos para una evaluacin
adicional. Otros clientes eliminan inicialmente las propuestas con precios
que exceden a sus presupuestos o aquellas otras, cuya seccin tcnica no
cumpla con todos los requisitos presentados en la solicitud de propuesta.

En ocasiones primero se evalan las propuestas tcnicas y


administrativas, sin tomar en cuenta el costo Despus las que alcancen la
mayor puntuacin en la revisin tcnico administrativa se evalan en
cuanto a sus costos. Entre los criterios que pueden ser utilizados por los
clientes al evaluar las propuestas de los contratistas se incluyen los
siguientes:

Cumplimiento con la descripcin del trabajo y los requisitos del cliente


presentados en la solicitud de propuesta (SDP).
Comprensin por parte del equipo o contratista del problema o
necesidad del cliente.
Lo correcto y prctico del enfoque propuesto por para solucionar el
problema.
La experiencia y xito del equipo o contratista en proyectos similares.
La capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del contratista
para planear y controlar el proyecto para asegurar que el alcance del
trabajo se termine dentro del presupuesto y del tiempo.
Realismo del programa del contratista. Es realista de acuerdo a los
recursos que se piensa asignar al proyecto y cumple con el programa
del cliente tal como se especifica en la solicitud de propuesta (SDP).
Precio. Los clientes quiz evalen no slo el precio total para el
proyecto, sino tambin las cantidades detalladas en la seccin costos
de la propuesta.

42