Solution brief

Documento Tcnico

Su gua para el Kanban

Visualice la informacin, simplifique la gestin
de sus proyectos y realice su trabajo

Claridad desde la complejidad

Cmo funciona el Kanban?

Domine la complejidad
con visualizacin

Racionalice las comunicaciones y

aumente las responsabilidades

Dirija una fuerza laboral responsable

La tecnologa est aqu

planview.info/kanban
Claridad desde la complejidad
La ley de Moore lo confirma: Cada ao la tecnologa avanza ms rpido y es ms
competente. Los empleados deben seguir un ritmo cada vez ms rpido y lograr ms cosas.
Pero las personas no estn sujetas a los mismos estndares evolutivos de la tecnologa.
Por lo tanto, qu van a hacer con esa avalancha de informacin til que amenaza con
arrollarlos?

Hay un concepto simple, pero a la vez revolucionario, que brinda claridad a los proyectos y
a la informacin de los mismos. Tiene casi 70 aos pero sigue vigente: Kanban. Kanban es
un trmino japons que significa tarjeta visual y es un mtodo que ayuda a los equipos de
trabajo a explotar su potencial para la consecucin de metas en sus proyectos.

Kanban fue originalmente desarrollado en 1947 por Taiichi Ohno, de la Toyota Motor
Corporation. Fue creado como un sistema Justo a Tiempo (Just-in-Time) para las bodegas
de Toyota. La idea detrs de esto era controlar la produccin e incrementar la productividad
de las personas hacindolas ms flexibles y eficientes. Al ver su gran xito, los gerentes de
proyectos vieron como el concepto de Kanban podra ser aprovechado y ejecutado para la
gestin de proyectos.
Las Kanbans permiten a los equipos de proyectos
visualizar el trabajo y obtener grandes cantidades
de informacin de manera rpida. Al mismo
tiempo, aportan transparencia y claridad a aquellos
proyectos de mayor complejidad.

Cmo funciona el Kanban?

El sistema de Kanbans para la gerencia de proyectos muestra un panel sobre el cual
diferentes cartas visuales pueden ser ubicadas en diferentes columnas para el respectivo
flujo de trabajo de un proyecto. El ms simple de los paneles tiene 3 columnas: Para
Hacer, En Progreso y Hecho. A medida que avanza el progreso de la actividad, las
cartas van movindose a travs de las columnas.

Las Kanbans permiten a los equipos visualizar el trabajo y absorber grandes cantidades
de informacin de manera rpida. Al mismo tiempo, aportan transparencia y claridad a
aquellos proyectos de mayor complejidad. Dado que todos los miembros del equipo saben
en que est trabajando cada quien, el estatus de cada actividad y las actividades asignadas
a cada uno, el mtodo ha mostrado captar la atencin de dichos miembros, facilitando la
colaboracin entre estos y estimulando la productividad del grupo.

Las Kanbans, que ahora vienen digitalizadas con el fin de acomodar la fuerza laboral a la
cultura actual de estar siempre conectados, sirven como punto de articulacin para aquellos
equipos de trabajo que estn dispersos geogrficamente. Esto les brinda una perspectiva
visual, clara y actualizada de los objetivos y del estatus del proyecto. Las Kanbans digitales,
que en general estn sobre la nube y que, adems, permiten el acceso a los dispositivos
mviles, pueden mejorar tanto el desempeo individual como la gestin de proyectos al
clarificar y simplificar los procesos de los mismos.
Los empleados de las oficinas son ms
productivos casi que en un 20% cuando la
informacin que necesitan es mostrada visualmente.

Domine la complejidad con visualizacin

En un ambiente empresarial complejo, los equipos de proyectos a menudo se sienten
bombardeados por la informacin proveniente de diversas fuentes. Toda esta informacin
es importante y casi siempre es muy difcil estar al tanto de ella. Esto termina en una
sobrecarga de informacin, seguido inevitablemente por confusin, plazos no cumplidos y
un uso ineficiente de los recursos. Esto ltimo, segn CIO.com, es la razn nmero uno en
el fracaso de un proyecto.1

Sin embargo, estas dificultades pueden ser mitigadas. Est cientficamente comprobado
que los empleados de las oficinas son ms productivos casi que en un 20% ms cuando
la informacin que ellos necesitan es mostrada visualmente, en vez de ser mostrada de
manera tradicional a travs de softwares de oficinas.2 Esto no es para sorprenderse. Estudios
muestran que las personas procesan imgenes 60.000 veces ms rpido que los textos, y
que 60% de las personas son aprendices visuales.3

Las Kanbans, con su mtodo visual para la distribucin de la informacin, pueden ayudar a
neutralizar la sobrecarga cognitiva, crear certezas, clarificar los prximos pasos a realizar y
promover una aceptacin hacia el espritu del trabajo en equipo. Con el tiempo se puede
crear un efecto de olas: la transferencia de conocimiento, la resolucin de problemas en
conjunto y la capacidad para coordinar compromisos individuales llega a transformarse

1 Florentine, Sharon. "Why Are So Many IT Projects Failing?" CIO.com. 1 Dec. 2013. Web.

2 "Scientific Experiment Reveals Office Workers Are Wasting 20 per Cent of Their Mental
Resources by Using Traditional Office Software." MindJet. 2015. Web.

3 Wilson, Ken. "Infographic: Why Visuals Communicate Better than Words." SmartDraw. 1
Jan. 2014. Web.
Las mejores herramientas para las Kanbans digitales
son respaldadas por componentes sociales como
cadenas de chats, opciones de retroalimentacin y
flujo de actividades.

Racionalice las comunicaciones y aumente

las responsabilidades
Las comunicaciones abiertas y transparentes refuerzan el buen comportamiento y ayudan
a desarrollar las responsabilidades personales. Las mejores herramientas para Kanbans
digitales son respaldadas por componentes sociales como cadenas de chats, opciones
de retroalimentacin y flujo de actividades. Las Kanbans, entre otras funciones, tambin
permiten a los miembros del equipo de trabajo hablar sobre problemas que pueden haber
truncado proyectos en el pasado. Anteriormente estas charlas estaban limitadas a reuniones
programadas por el grupo de trabajo.

Estos atributos sociales proveen una perspectiva clara sobre lo que est trabajando
cada quien, las tareas que han sido realizadas en el proyecto y sobre quin posee cierta
infamacin en particular. Esto puede acelerar el tiempo de entrega del proyecto y reducir la
frustracin en las personas encargadas de buscar de manera exhaustiva informacin clave a
su debido tiempo.

Usar estas herramientas de manera efectiva puede ayudar a los gerentes de proyectos
a mostrar, recompensar y a moldear el comportamiento del equipo de trabajo. Estos se
beneficiarn de un ambiente de trabajo caracterizado por la disponibilidad a ayudar, por
el deseo por el xito del equipo del proyecto y, adems, ayudar a que los miembros del
equipo se sientan responsables de su propio desempeo.

Las herramientas de Kanban pueden ayudar a los miembros del equipo a obtener
informacin y a hacer cambios en las decisiones del proyecto para conectarse de manera
efectiva con otras personas dentro de la organizacin que puedan contribuir con su trabajo.
Las compaas con 9 de cada 10 empleados
comprometidos con su trabajo experimentan
un 147% extra en sus ganancias por accin en
comparacin con sus competidores.

Dirija una fuerza laboral responsable

Una investigacin conducida por Boston Consulting Group muestra que los gerentes de
organizaciones complejas gastan hasta un 40% de su tiempo escribiendo reportes y hasta
un 60% programando reuniones.4

La tica del Kanban est basada en la autoorganizacin y compromiso. A los miembros del
equipo se les da la autonoma para poder comenzar proyectos. Pueden ver el proyecto
como un todo as como el estatus de los objetivos del mismo sin tener que esperar por
permisos para poder comprometerse con sus tareas. Una vez el gerente de proyectos
establece las metas y objetivos, el equipo puede ir adelante con ste. Con una clara
visin del proyecto y con recursos de todas partes, el gerente de proyectos no tendr que
programar o asistir a reuniones interminables.

Una alternativa moderna y con una creciente popularidad frente a la gerencia jerrquica
tradicional es la estructura organizacional plana. Los paneles digitales de los Kanbans
pueden ser clave en facilitar este proceso. Los gerentes pueden priorizar tareas y
los miembros del equipo pueden involucrarse ms en la toma de decisiones y en la
autoorganizacin.

El resultado de este enfoque es que los empleados individualistas sentirn que hacen
parte de un equipo, que estarn incluidos en el proceso y que harn parte del proceso de
tomas de decisiones. Involucrar a los empleados no es solo un ejercicio para realizar en un
taller cualquiera, es algo que contiene y genera valor. Segn un estudio de Gallup sobre
el compromiso de los empleados con las organizaciones, las compaas con 9 de cada 10
empleados comprometidos con su trabajo experimentan un 147% extra en sus ganancias
por accin en comparacin con sus competidores.5 En el mercado de hoy vale la pena
luchar por cualquier margen de ganancia que se pueda obtener sobre la competencia.

4 Trapp, Roger. "Operating In A Complex World Does Not Have To Be Complicated." Forbes.
31 Mar. 2014. Web.

5 Sorenson, Susan. "How Employee Engagement Drives Growth." Gallup. Gallup, 20 June
2013. Web.
Fomenta la colaboracin entre los equipos de
trabajo enfocados en la consecucin de metas a
travs de un enfoque intuitivo que los empodera de
sus responsabilidades sin importar su posicin en
la compaa ni su ubicacin geogrfica, en aras de
entregar el trabajo a tiempo.

La tecnologa est aqu

El mundo de hoy se mueve las 24 horas del da, 7 das de la semana. La conectividad casi
omnipresente genera situaciones cada vez ms favorables para el desarrollo de nuevos
enfoques para la gerencia de proyectos que disminuyen la complejidad de los mismos y nos
muestra lo necesario para actuar prctica y rpidamente.

Para aquellas organizaciones que buscan nuevas formas de realizar sus actividades existe
Projectplace, que es parte de Planview, y es una forma de colaboracin en los proyectos
conducidos con Kanbans. Fomenta la colaboracin entre los equipos de trabajo enfocados
en la consecucin de metas a travs de un enfoque intuitivo que los empodera de sus
responsabilidades sin importar su posicin en la compaa ni su ubicacin geogrfica, en
aras de entregar el trabajo a tiempo.

Esta herramienta, que es segura y escalable, fue diseada para ayudar organizaciones a:

Empoderar a sus equipos a que se autoorganizen

Usar paneles de Kanbans intuitivos y grficas de Gantt integradas para planear y ejecutar
proyectos

Racionalizar el proceso de compartir documentos de manera robusta, segura y

controlada

Respaldar la colaboracin a travs y ms all de la empresa, inclusive, ms all del firewall

Los equipos pueden arrancar proyectos en minutos, incluyendo si tienen miembros

trabajando en zonas horarias diferentes. Sin importar si el equipo de trabajo coordina
el lanzamiento de un producto entre el personal de mercadeo e ingenieros, si dirige
las actividades diarias de TI o si desarrollan planes de trabajo para prestar servicios
profesionales, Projectplace puede ayudar a las organizaciones a dirigir, comunicar y
colaborar a que los proyectos den los resultados esperados.

La plataforma, que es muy segura, fomenta la comunicacin y el compartir documentos.

Las grficas de Gantt que ya vienen integradas crean cronogramas con objetivos y
programacin de actividades, las cuales se planifican en el panel del Kanbans para
su completa visibilidad y administracin a nivel directivo. Este enfoque hace que la
comunicacin entre los equipos virtuales no se limite al envo de e-mails individuales, lo
que le permite a las personas comprender de manera visual y ms integral el alcance del
proyecto, su estatus, sus objetivos y problemas.
 Tome una prueba gratuita de Projectplace y vea que
le sirva a su organizacin.

Visita Projectplace.com/es/enterprise-projects/
para vivirlo!

Acerca Initiativa
Initiativa es una empresa de consultora de gestin y aplicaciones de negocios con sede en
Santiago, Chile. Trabajamos con los clientes para mejorar la toma de decisiones, el control y
el rendimiento del negocio, ofreciendo soluciones en las siguientes reas: Enterprise Porfolio
Management (EPM), Enterprise Resource Management (ERP) y Customer Relationship
Management (CRM). Combinando nuestra experiencia, capacidades de consultora y nuestra
actitud proactiva, ayudamos a los clientes a maximizar los beneficios y el impacto de soluciones
tecnolgicas para negocios.

Acerca Planview
Planview es un lder mundial en gestin de portafolios. Tanto equipos de trabajo pequeos
como grandes compaas lderes en diferentes sectores cuentan con las soluciones en la nube
ofrecidas por esta compaa. Planview empodera a las organizaciones a alcanzar sus metas
y a obtener mejores resultados al optimizar las capacidades de su personal y sus recursos
financieros. El enfoque singular de Planview estimula el compromiso hacia la innovacin y xito
del cliente.

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