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LISBOA, 2010
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Ficha tcnica MIP
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Nota introdutria __________________________________________________________ 4
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Nota introdutria
Este documento enquadra a avaliao documental no mbito das funes da DGARQ, especifica os
procedimentos para a elaborao, aprovao e aplicao dos instrumentos de avaliao (portaria de
gesto de documentos e relatrio de avaliao), materializa as reflexes de uma equipa que ao
longo dos anos tem levado a cabo uma funo determinante para a constituio da memoria
colectiva nacional, mas tambm para a boa gesto documental.
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1 Avaliao documental: enquadramento
Face ao crescimento exponencial da documentao (em formato papel, electrnico ou outro) e
perante a inviabilidade de conservar todos os documentos produzidos necessrio avaliar, tomar
uma deciso sobre o que deve ser eliminado ou conservado permanentemente.
Da pr-arquivagem passmos para uma gesto contnua dos documentos, que encara a avaliao
como um processo integrado com as demais funes arquivsticas e cujos instrumentos de
referncia devem ser elaborados priori.
Foi este o posicionamento expresso no Manual para a Gesto de Documentos, elaborado pelo
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo em 1998. Todavia, verificou-se alguma
resistncia aceitao deste modelo, tendo predominado o desenvolvimento de portarias de gesto
de documentos (PGDs) apenas quando a documentao se encontrava j em fase semi-activa.
MODELOS DE INTERVENO
Elaborao da PGD
Fase inicial
Elaborao da PGD
Momento actual
Modelo records
continuum
Volume documental
INTERVENO CONTNUA
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Quais as consequncias desta actuao?
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Em 1999, no ano seguinte publicao do Manual de Gesto de documentos, seriam publicadas orientaes para a
avaliao de documentao acumulada:
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - Orientaes tcnicas para avaliao de
documentao acumulada. Ed. Lit. Ana Maria Sarmento Pvoas, Ceclia Henriques, Maria Joo Pires de Lima. Lisboa:
IAN/TT, 1999. 62 p. ISBN 972-8107-48-X
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AVALIAO DA DOCUMENTAO
DOCUMENTAO DOCUMENTAO
CORRENTE ACUMULADA
Esta estruturao, de fcil apreenso, permite um imediato reconhecimento das unidades, sendo
teoricamente de mais fcil utilizao do que uma estrutura funcional.
Os modelos funcionais acabam por ser mais estveis e por apresentarem maior grau de
aplicabilidade:
permitem a continuidade da aplicao da classificao e da seleco quando as funes
transitam de unidade orgnica;
facilitam a aplicao das decises de avaliao aos documentos que no foram
classificados no momento da produo.
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De que forma estes factores influenciaram o processo de elaborao das PGDs?
Inicialmente, poucos foram os reflexos destes factores no processo de elaborao das PGDs:
criaram-se em paralelo estruturas distintas, uma para a classificao (materializada num plano de
classificao, numa lista de assuntos ou numa lista de unidades orgnicas), outra para a avaliao
(materializada numa tabela de seleco, constante numa PGD), que caminhavam em linhas
paralelas, cruzando-se no infinito ou por grandes esforos de analogia.
Contribua para esta separao o facto de alguns SEGA no comportarem a funo de avaliao,
nem, numa fase inicial, a avaliao ser percepcionada como uma preocupao premente. A
panaceia das memrias electrnicas permitiria conservar tudo.
Contribuiu, ainda, para esta actuao o facto de inicialmente os SEGA serem utilizados quase
unicamente para o registo de entradas e sadas, com digitalizao e encaminhamento das entradas,
no sendo efectivamente associados a um processo (no sentido arquivstico) ou mesmo a um
verdadeiro sistema de classificao.
Neste sentido, por vezes tambm associada ao processo de gesto da qualidade da entidade ou de
reengenharia de processos, podendo constituir uma oportunidade para uma melhoria de
procedimentos e consequentemente para uma melhor gesto documental.
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Relatrio do questionrio sobre aplicao das Portarias de Gesto de Documentos.
Disponvel em http://dgarq.gov.pt/files/2010/08/Relatorio_questionario.pdf
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Para informao complementar ver NP 4438. 2005. Informao e documentao: Gesto de documentos de arquivos.
Lisboa: IPQ
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Consequncias da utilizao desta metodologia no processo de avaliao documental
Como mencionado, esta metodologia pressupe uma interveno continuada no tempo, por parte
do arquivista e, por outro lado, uma antecipao do momento da avaliao: avalia-se no momento
da produo (ou mesmo em momento anterior). Nesta avaliao tem-se em considerao a
finalidade e o valor dos documentos no momento da produo: possveis usos posteriori so
indeterminveis e mudam em funo do tempo. Esta uma forma de combater o impondervel.
Centralizar a avaliao na gnese no documento vem realar que esta operao arquivstica (a
avaliao) se pode e deve processar tomando em considerao e dando primazia funo que est
na origem do documento e no ao contedo desse documento (ex. meno a factos, pessoas ou
lugares relevantes).
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2 Avaliao documental: elaborao e aprovao dos
instrumentos
O processo de avaliao dos documentos de arquivo tem por objectivo a determinao do seu valor
arquivstico, com vista fixao do seu destino final: conservao permanente ou eliminao.
A elaborao do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) s necessidades da entidade deve ser
antecedida por um diagnstico sumrio ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as
suas principais caractersticas, o universo documental que se pretende avaliar, os recursos
necessrios para a concretizao da tarefa e a metodologia de trabalho.
Competncia da DGARQ?
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2.1 Portaria de gesto de documentos
A portaria de gesto de documentos o instrumento de gesto que contm o regulamento de gesto
de documentos e em anexo a tabela de seleco e os modelos de auto de entrega, guia de remessa e
auto de eliminao.
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A abordagem funcional, base da estrutura de organizao da documentao, deve anteceder a
abordagem documental, vindo a ser confirmada ou ajustada pelo levantamento documental. Sendo
que, nos processos de melhoria que implicam interveno ao nvel da reformulao de
procedimentos, este levantamento inicial e o trabalho final de preenchimento da folha de recolha de
dados podem constituir produtos distintos.
1. Nomeao da equipa
2. Investigao preliminar
O objectivo desta fase fornecer entidade uma compreenso dos contextos administrativo, legal,
funcional, social e arquivstico em que opera, de forma a conseguir identificar os principais
factores que influenciam a necessidade de criar e manter documentos em arquivo, bem como as
caractersticas do sistema de arquivo. (Adaptado de NP 4438. 2005. Informao e documentao
Gesto de documentos de arquivos).
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3. Anlise funcional
Esta fase tem como objectivo o desenvolvimento de um modelo conceptual do que a entidade faz e
de como o faz, demonstrando de que forma os documentos se relacionam com as actividades da
organizao e com os seus processos de negcio. (NP 4438. 2005. Informao e documentao
Gesto de documentos de arquivos).
Tem por finalidade a recolha de elementos para a elaborao de um esquema de classificao,
parte integrante da tabela de seleco.
A DGARQ disponibiliza um modelo de FRD4 em ficheiro Excel, composto por quatro (4) folhas:
1 - Instrues
2 - FRD_Funes_Sries: contempla a descrio das funes que originaram a produo
documental (suporte do esquema de classificao), descrio da documentao e
justificativos para a tomada de deciso sobre a sua conservao/eliminao.
3 - FRD_Produtores: permite o cruzamento entre a documentao produzida e as unidades
orgnicas produtoras.
4 - Tabela de seleco: produzida automaticamente a partir da informao introduzida na FRD_
Funes_Sries.
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Modelo de FRD disponibilizado em http://dgarq.gov.pt/informacoes-uteis/formularios/
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Permite igualmente, atravs do identificao de exemplar principal e secundrio, fornecer
elementos para a identificao da entidade que deve conservar a documentao.
Facilitar a manipulao dos dados para a tomada de deciso pretende-se uma maior
sistematizao da informao e a aplicao de tcnicas de cruzamento da informao, passveis
de aplicao atravs de tabelas dinmicas que auxiliem a viso dos dados, o seu cruzamento e
facilitem o processo de anlise.
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Por ex. no caso da deciso de destino final se basear no cruzamento de informao, s a partir do momento em que a
srie documental de conservao permanente passou a ser produzida que a srie cujo destino final a eliminao, pode
efectivamente ser eliminada, sendo essa a data a indicar no campo Data de aplicao. Outro exemplo, se os prazos de
conservao administrativa forem alterados por um diploma legal, esses prazos s podem ser aplicados a partir da data de
publicao/entrada em vigor do diploma, devendo ser essa a data a indicar no campo Data de aplicao
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Modelos disponibilizados pela DGARQ: NOVIDADES:
01. Modelo de Folha de Recolha de Dados (Portaria A FRD passa a contemplar dois novos campos:
de gesto de documentos)
DATA DE APLICAO - Visa delimitar
De salientar: o perodo cronolgico de aplicao dos prazos
de conservao administrativa e do destino
A tabela de seleco integra um esquema de final.
classificao.
METRAGEM MDIA ANUAL Visa a
O N de referncia da srie sequencial, obteno de dados para o clculo de
independente do cdigo de classificao. percentagens de conservao e eliminao,
(informao passvel de ser utilizada na anlise
de custos relativos conservao).
NOVIDADE:
A incluso do campo mbito e contedo tem como objectivo facilitar o processo aplicacional da
avaliao documental e tornar a tabela um instrumento mais auto-explicativo, atendendo a que
muitas vezes os responsveis pela elaborao do projecto de portaria no esto directamente
envolvidos na sua aplicao, nem os responsveis pela seleco tm conhecimento ou acesso s
FRDs.
Nesta fase deve ser preparado o Regulamento e seus anexos (Tabela de seleco e modelos de Auto
de entrega, de Guia de remessa e de Auto de eliminao: instrumentos que visam regular as
operaes de transferncia e eliminao).
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NOVIDADE:
O projecto de portaria deve ser remetido para aprovao conjunta do Ministro da Cultura e do
Ministro que superintende a entidade solicitante (Decreto-Lei n. 447/88). Nesta fase a DGARQ
emite parecer vinculativo por solicitao do Ministro da Cultura.
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2.2 Relatrio de avaliao
2. Investigao preliminar
O objectivo desta fase fornecer elementos sobre o contexto administrativo, legal, funcional e
social da entidade produtora dos documentos, de forma a conseguir identificar os principais
factores que influenciaram a criao e manuteno dos documentos em arquivo. Compreende
igualmente a recolha de elementos sobre a histria custodial/arquivstica dos documentos.
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Em caso de autorizaes pontuais os relatrios de avaliao podem ser elaborados de forma simplificada, ajustada caso
a caso com a DGARQ.
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Como sublinhado no Despacho do Subdirector da DGARQ, Francisco Barbedo, SUB_AT_10_I/000056, de 4/6/2020:
Neste domnio importante salientar que o contexto funcional plasmado na portaria pode igualmente ser alterado no
futuro, pelo que igualmente necessrio que as eliminaes realizadas aps a sua entrada em vigor sejam devidamente
escrutinadas no sentido de apurar se o referido contexto funcional ou orgnico e consequentes relaes entre sries
documentais ainda prevalece tal como data em que a portaria foi aprovada.
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Estudo do contexto da produo documental
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A DGARQ disponibiliza um modelo de FRD8 em ficheiro Excel composto por trs (3) folhas:
1-FRD_Sries - Folha de recolha de dados de sries e respectivas instrues;
2-FRD_ui - Folha de recolha de dados de unidades de instalao e respectivas instrues;
ATENO: A FRD_ui, auxiliar para a reconstituio de sries, apenas deve ser
preenchida quando a entidade desconhece o contedo da documentao acumulada e
necessita de proceder a um levantamento unidade de instalao a unidade de instalao
para reconstituir as unidades arquivsticas e poder apresentar a FRD de srie com as
respectivas propostas de prazos de conservao administrativa e destino final);
3- Tabela de seleco (produzida automaticamente a partir da informao introduzida na FRD
sries).
Nesta fase deve ser preparado o relatrio de avaliao a remeter DGARQ para aprovao. O
relatrio deve incluir:
Descrio dos objectivos e metodologia de trabalho utilizada;
Contextualizao orgnico-funcional do universo documental avaliado;
Caracterizao do sistema de arquivo;
Histria custodial / arquivstica;
Folhas de recolha de dados aplicveis;
Proposta de tabela de seleco que consigne e sintetize as disposies emergentes da avaliao
efectuadas;
Plano de interveno sobre a documentao de conservao permanente;
Modelos de auto de entrega, de guia de remessa e de auto de eliminao.
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Disponibilizado em http://dgarq.gov.pt/informacoes-uteis/formularios/
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A conservao da documentao a que o processo de avaliao reconheceu valor arquivstico deve
ser devidamente planificada e apurados os recursos humanos, materiais e financeiros que a entidade
dever disponibilizar. Deste modo, dever ser equacionado um plano de preservao da
documentao.
2. Fim do processo
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3 Avaliao documental: a aplicao da portaria de
gesto de documentos
3.1 Metodologia
O conjunto de actividades a desenvolver no contexto de implementao do projecto deve ser
estruturado por etapas, devidamente caracterizadas quanto aos objectivos a atingir, aos tempos de
realizao e aos recursos a afectar.
Divulgar a portaria
Assegurar o envolvimento da
organizao
Atribuir
responsabilidades Assegurar a participao directa dos
responsveis
Operacionalizar
procedimentos e Garantir a correcta aplicao dos
formalidades procedimentos
Guarda da
Garantir a correcta soluo para a
documentao
guarda da documentao e gesto de
espaos
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Deve ser especialmente realado que a portaria de gesto de documentos composta por:
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3. Conjunto de modelos de instrumentos de gesto de arquivos que possibilitam o controlo e
aplicao das disposies contidas na tabela de seleco.
2. Unidades orgnicas
No mbito de cada unidade orgnica deve ser claramente identificado o responsvel pela
aplicao da tabela, bem como as respectivas funes.
aconselhvel a elaborao de uma matriz de responsabilidades.
Matriz de responsabilidades
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3.4 Formalidades e procedimentos
A tabela de seleco contempla uma estrutura de organizao (classificao e ordenao) que deve
ser aplicada aos documentos no momento em que so produzidos.
Reala-se que a classificao deve ser efectuada at ao nvel de processo, no caso das sries
processuais. A incluso do documento no processo indispensvel para a contagem de prazos de
conservao administrativa.
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3.4.2 Seleco dos documentos
A seleco dos documentos para aplicao dos prazos de conservao administrativa deve tomar
em considerao o tipo de unidade arquivstica e a forma de contagem dos prazos. No caso das
sries processuais deve considerar ainda a forma de encerramento do processo.
O mesmo documento inserido em tipos de unidades arquivsticas distintas, mesmo com prazos de
conservao idnticos pode ser objecto de aplicao do prazo de conservao em momentos
temporais distintos.
Exemplo:
Documento: Acta da reunio de 14/8/2009 sobre SIDA
Situao 1
Inserido na srie Reunies do Conselho Coordenador
Tipo de unidade arquivstica: processo (organizao de processos por tipo de doena);
Prazo de conservao administrativa: 5 anos (forma de contagem do prazo: encerramento
do processo);
Destino final: eliminao.
O documento poderia ser
Processo Processo eliminado em 2026
GRIPE A SIDA
2009 - 2010 1980 - 2020
Situao 2
Inserido na srie Reunies do Conselho Coordenador
Tipo de unidade arquivstica: dossier (organizao por reunio);
Prazo de conservao administrativa: 5 anos;
Destino final: eliminao.
O documento poderia ser
Reunio de Reunio de eliminado em 2014
10/8/2009 14/8/2009
Seleccionados os documentos, segue-se a sua remessa para outro servio de arquivo ou para
eliminao.
A remessa implica a aplicao dos instrumentos para controlo dos documentos remetidos do
arquivo corrente para intermdio (no caso desta infra-estrutura existir), do intermdio para
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definitivo, ou da entidade produtora para outra entidade responsvel pela guarda dos documentos
(outsourcing ou insourcing).
Das remessas de documentao consta obrigatoriamente o auto de entrega que formaliza o acto nos
termos previstos no regulamento e uma guia de remessa, destinada identificao e controlo da
documentao enviada, obrigatoriamente validadas pelas partes envolvidas no processo.
As guias de remessa podem ser, ainda, utilizadas como instrumento de apoio descrio e
recuperao documental e auxiliares gesto de espaos.
Aps a recepo e conferncia da documentao o arquivo enviar para o servio que remeteu a
documentao o impresso conferido e se necessrio acrescentando as informaes consideradas
pertinentes.
Naturalmente a elaborao destes instrumentos pode ser efectuada de modo automtico, quando o
sistema de registo/classificao se encontra associado a uma tabela de seleco. Todavia, para
assegurar a integridade da operao deve ser sempre salvaguarda/registada a identificao do
responsvel, de modo a garantir eventuais efeitos legais.
Procedimentos:
os documentos por ocasio da remessa devem encontrar-se organizados, classificados e
ordenados, sendo, preferencialmente, enviados nos respectivos suportes originais, devidamente
identificados ou, nessa impossibilidade, acondicionados em adequadas unidades de instalao,
numeradas e identificadas;
Na preparao dos documentos a transferir devem ser retirados todos os materiais prejudiciais
conservao do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clipes;
No caso dos documentos em suporte electrnico deve ser aplicado o disposto no respectivo
plano de preservao digital.
3.4.4 Eliminao
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O auto propriamente dito e a relao da eliminao anexa so feitos em duplicado, o original fica
no servio de origem, o duplicado remetido DGARQ ou ao Arquivo Distrital da rea geogrfica
onde se situa a entidade.
Tal como para as guias de remessa, a elaborao destes instrumentos pode ser efectuada de modo
automtico quando o sistema de registo/classificao se encontra associado a uma tabela de
seleco. Do mesmo modo, para assegurar a integridade da operao deve ser sempre salvaguarda
/registada a identificao do responsvel, de modo a garantir eventuais efeitos legais.
Procedimentos:
Para os documentos em suporte papel, a triturao e a macerao so os processos mais
indicados;
A eliminao dos documentos/informao aos quais no for reconhecido valor arquivstico ou
informativo dever ser feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituio;
A deciso sobre o processo de eliminao deve atender a critrios de confidencialidade e
racionalidade de meios e custos.
Para um planeamento eficaz das remessas e eliminaes, de modo a permitir uma aplicao
sistematizada da tabela de seleco, deve ser elaborado um plano anual de identificao da
documentao a transferir e/ou a eliminar, contemplando a unidade orgnica produtora, metragem e
calendarizao.
Deve permitir ao servio saber, sem necessidade de estar a consultar sistematicamente a tabela de
seleco, quais as sries documentais que no decurso do ano podem ser eliminadas ou transferidas,
quando e como se processaro essas operaes, qual a localizao e metragem da documentao.
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No caso dos documentos electrnicos, a transferncia para repositrios de conservao secundria
ou a eliminao de dados ou objectos digitais, deve igualmente ser comunicada pelo gestor de
arquivo, para a obteno de autorizao das entidades produtoras.
A entidade deve identificar se a sua misso fulcral inclui a conservao e a difuso de informao
de arquivo ou se estas so meramente acessrias para as suas principais finalidades. Se incluir essa
incumbncia, como sucede, por ex. nas Secretarias-Gerais dos ministrios ou em cmaras
municipais, deve identificar onde se pretende ou pode posicionar no futuro, nomeadamente ao nvel
das suas atribuies no domnio da gesto da informao de arquivo, que entre outros inclui o
apoio tcnico ou a recolha de documentao de terceiros. No caso de entidades que apenas tm a
gesto dos documentos de arquivo como actividade secundria, acolhe-se a opo de
externalizao da guarda da documentao e/ou recurso a servios partilhados na esfera ministerial,
caso existam (insourcing).
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Para mais informaes sobre o RODA consulte http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/
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Anexo 1: Folha de instrues do ficheiro de recolha de dados
(PGD)
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INSTRUES
FICHEIRO DE RECOLHA DE DADOS EM EXCEL PARA A ELABORAO DO
PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE SELECO
Leia bem as instrues antes de iniciar as operaes de recolha e tratamento da informao.
Note bem que este dispositivo serve duas funcionalidades: a classificao e a avaliao da
documentao.
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Preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
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Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
Cod. Classif. - Cdigo do Plano de Classificao, contempla o 1 e o 2 nvel.
O cdigo de classificao uma combinao de smbolos destinado a identificar a classe e nvel
do plano de classificao.
Pode ser: numrico, alfabtico, alfanumrico.
Funo / Subfuno - Registar o ttulo da funo / subfuno, base da definio do classificao
funcional.
Entenda-se por funo, qualquer objectivo de alto nvel, responsabilidade ou tarefa prescrita como
atribuio de uma entidade colectiva pela legislao, poltica ou mandato.
As funes podem ser decompostas em subfunes (ex: gesto de recursos humanos - controlo
de assiduidade).
N de Ref. - N de identificao sequencial da srie. Independente do Codigo de classificao e
base para a constituio de um sistema de sries.
A sub srie deve ser entendida como um recurso de utilizao excepcional, aplicado quando h
uma imperiosa necessidade de desdobramento da srie, podendo corresponder, por exemplo, a
fases ou intervenes distintas no mbito de um processo, a subdivises sistemticas de um
assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentao com exigncias de acondicionamento
e/ou preservao prprias.
Data de aplicao - deve ser indicada a data a partir da qual as informaes justificativas dos
prazos de conservao e destino final so vlidas (por ex. no caso da deciso se basear no
cruzamento de informao, s a partir do momento em que a srie documental de conservao
permanente passou a ser produzida que a srie cujo destino final a eliminao, pode
efectivamente ser eliminada, sendo essa a data a indicar no campo Data de aplicao; outro
exemplo, se os prazos de conservao administrativa forem alterados por um diploma legal, esses
prazos s podem ser aplicados a partir da data de publicao/entrada em vigor do diploma, deve
ser essa a data a indicar no campo Data de aplicao).
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Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
Tipo UA - Registar o tipo de unidade arquivstica que caracteriza a srie ou sub srie em anlise.
Inserir:
P (processo)
C (coleco)
D (dossier)
R (registo)
SI (sistema de informao)
necessrio que a relao entre o ttulo da srie, a unidade arquivstica e o mbito e contedo
seja clara e inequvoca (por exemplo: no faria sentido um ttulo Relatrios de actividade, em que
a unidade arquivstica fosse registo e o mbito contedo contemplasse para alm de relatrios
outra documentao remetendo no seu conjunto para realidades distintas).
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Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
de correio electrnico, documentos em word no impressos, documentos de folhas de clculo com
frmulas, etc).
No caso de assinalar um outro tipo de suporte, podem-se acrescentar dados complementares (por
exemplo, para documentao em suporte magntico, colocar entre parnteses, frente, cassetes
vdeo VHS; para documentao em suporte flmico, acrescentar microfilmes).
Metragem mdia anual - Preencher para as sries em suporte papel. Indicar o n mdio de
metros lineares que a srie ocupa por ano, aferido pelos ltimos 4 anos.
Exemplo de clculo: se cada processo em mdia ocupar uma pasta, multiplique o de processos
pela medida da pasta.
Volume de dados - Espao ocupado por objectos digitais ou informao electrnica num dado
suporte digital.
Srie relacionada (ttulo) - Se preencheu o campo anterior, indique o ttulo da srie /subsrie
relacionada (isto que possui informao sntese, duplicada, complementar ou output
relativamente srie ou sub srie em anlise).
Se esta existir noutra entidade, dar essa informao, especificando, entre parnteses, a
designao da mesma.
I (complementar - aplicvel quando o contedo informativo de uma srie est relacionado com o
de outra srie acrescentando-lhe informao adicional)
X (Input - quando fornece dados ou informao ao sistema em anlise. Este tipo de relao pode
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Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
existir entre dois sistemas ou entre uma srie e o sistema (fornecendo a srie input ao sistema.
Ex: respostas a inquritos posteriormente inseridas num sistema para processamento estatstico).
O momento e forma para inicio da contagem deste prazo deve ser fornecida no campo Forma de
contagem dos prazos. Geralmente este prazo contado a partir da concluso dos processos ou
da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em coleco, de registos ou
de dossiers. Exceptuam-se os documentos dispositivos (ex. leis, despachos, regulamentos) cujos
prazos de conservao so contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em
vigor.
Forma de contagem dos prazos - O prazo referido no campo anterior contado a partir de
(indique a opo mais adequada):
- data de encerramento do processo (data em que o documento representativo da ltima aco
includo no processo. Pode trata-se de um documento principal ou de um documento aposto, ex:
despacho de arquivamento);
- data do documento (aplicvel, por exemplo, a coleces)
- data em que o documento deixou de estar em vigor
(aplicvel, por exemplo, a diplomas juridico-administrativos, a documentao de procedimentos,
entre outros);
- data de captura dos dados no sistema (opo preferencial quando a explorao e/ou consulta
incide apenas sobre os dados mais recentes, podendo os dados mais antigos ser "descartados");
- data registada num campo determinado (indicar qual - ex. data de encerramento de processos);
- data de desactivao do sistema (opo preferencial quando a explorao e/ou consulta incide
sobre a totalidade dos dados);
- Outra... (indique qual).
- imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, que impliquem prazos durante
os quais a documentao no pode ser eliminada. Relaciona-se directamente com a funo
probatria do documento. (exemplo de uma justificao: os 10 anos de PCA correspondem ao
prazo para prescrio do procedimento por responsabilidades financeiras reintegratrias, nos
termos do n 1, do art. 70, da Lei de organizao e processo do Tribunal de Contas, Lei 98/97, de
37
Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
26 de Agosto, com as alteraes introduzidas pelas Leis n.os 35/2007, de 13 de Agosto e 48/2006,
de 29 de Agosto);
Destino Final - Destino atribudo srie resultante do seu valor probatrio (Valor inerente aos
documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e
obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos.
Tambm chamado valor primrio) e/ou da relevncia do seu valor informativo (Valor decorrente da
informao veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica para a
administrao produtora, assim como para outros utilizadores. So especialmente relevantes os
que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituio e
funcionamento dessa administrao e/ou fornecem dados ou informaes relevantes sobre o
Estado e a sociedade. Tambm chamado valor secundrio).
Registar: C ou CP ou E
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Instrues de preenchimento da folha 2 - FRD Funes/Sries
- Se verificar que a informao contida na srie ou subsrie objecto de publicao, desde que
publicao tenha sido atribudo um nmero de depsito legal e no arquivo definitivo se conserve,
pelo menos, um exemplar da publicao;
- Se verificar que os dados essenciais da srie ou sub srie esto consubstanciados (duplicados,
sintetizados) noutra srie ou sub srie de conservao permanente no mesmo organismo ou num
organismo distinto, desde que ambos pertenam Administrao Pblica e o organismo que
conserva, a ttulo permanente, a srie ou sub srie documental, disponha j de uma tabela de
seleco publicada em diploma legal, onde a mesma venha expressa.
Justificao - Argumentos justificativos do destino final indicado.
Exemplo - Eliminao: o contedo informativo da srie relatrios de actividades das unidades
orgnicas, encontra-se sintetizado no relatrio de actividades da instituio (Ref. N ---).
Exemplo - Eliminao: o contedo informativo da srie passvel de ser recuperado no sistema
de informao Ref. N ---.
Exemplo - Conservao: o contedo informativo evidencia a execuo de competncia relevante
pela entidade e no se encontra acessvel noutra srie de conservao permanente.
Notas - Campo aberto para quaisquer consideraes suplementares que se julgue pertinentes
para melhor informar o processo de avaliao,
Exemplo: Informao complementar ao ttulo no caso das sries / sistemas em formato
electrnico, indicando o nome por que conhecida ou comercializada: QUIDGEST, SIC, etc.
Pode ser igualmente usado para apresentar propostas de transferncia de suporte, quando for
essa a poltica da entidade em questo.
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Instrues de preenchimento da folha 3 - FRD Produtores
Com a folha 3 - FRD Produtores - pretende-se proporcionar uma maior identificao entre produtor e documentao produzida, permitindo um reconhecimento das
sries produzidas por cada servio independentemente da funo subjacente.
Anexo 2: Modelo de regulamento de gesto de documentos
41
i
Regulamento de gesto de documentos de .............................
1.
mbito de aplicao
2.
Gesto de documentos
a) Classificao;
b) Avaliao;
c) Seleco;
d) Remessa;
e) Eliminao;
f) Substituio de suporte.
3.
Classificao
4.
Avaliao
42
2 Cabe Direco-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinao do destino
final dos documentos.
5.
Tabela de seleco
2 Para efeitos do disposto no art. 3., o ............... vii apresenta proposta devidamente
fundamentada e expressa em folhas de recolha de dados, adiante designada FRD.
viii
3 Compete ao servio ............... a gesto da aplicao da tabela da seleco e
procedimentos inerentes.
4 A tabela de seleco deve ser submetida a revises, com vista sua adequao s alteraes
da produo documental.
5 - Para efeitos do disposto no nmero anterior, deve o ............... ix obter o parecer favorvel
da DGARQ enquanto organismo coordenador da poltica arquivstica nacional, mediante proposta
devidamente fundamentada.
6.
7.
43
Seleco
1 A seleco dos documentos para conservao ou eliminao deve ser efectuada de acordo
com as orientaes estabelecidas na tabela de seleco.
2 Deve ser sempre conservado o exemplar principal da srie, excepto se vier expressa indicao
contrria na tabela de seleco.
3 A seleco dos documentos deve atender data expressa no campo Data de aplicao da
respectiva FRD, que reporta o momento a partir da qual os prazos de conservao administrativa
e destino final fixados para cada srie so aplicveis.
8.
Remessa de documentos
3 Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos tcnicos de conservao dos documentos
das etapas subsequentes.
9.
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada identificao e
controlo da documentao remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes
envolvidas no processo;
c) A guia de remessa em suporte papel deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no
servio ............... xiv e outro no servio de origem;
d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo servio de arquivo como
instrumento de descrio documental, aps conferncia e anotao das referncias
topogrficas e demais informao pertinente.
2 Os modelos referidos nas alneas anteriores so os que constam do Anexo II e III presente
portaria.
44
10.
Eliminao
1 A eliminao dos documentos sem valor arquivstico, cujo destino final a eliminao, deve
ser efectuada logo aps o cumprimento dos respectivos prazos de conservao administrativa.
2 - A eliminao dos documentos poder ser efectuada antes de decorridos os referidos prazos,
desde que autorizada a substituio de suporte nos termos do art. 12. deste regulamento.
11.
Formalidades da eliminao
b) O auto de eliminao deve ser assinado pelo dirigente do servio ou entidade em causa e
pelo responsvel do servio ............ xv;
12.
Substituio do suporte
1 - A substituio de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, dever ser
realizada quando funcionalmente justificvel.
45
4. A substituio de suporte feita na observncia das normas tcnicas definidas pela ISO
(International Organization for Standardization), de forma a assegurar as garantias mencionados
no n. 2 do presente artigo.
13.
Acessibilidade e comunicabilidade
14.
xix
1 - O .................. deve garantir a integridade, autenticidade, segurana, durabilidade e
acesso continuado informao constante do seu sistema de arquivo.
xx
2 No cumprimento do disposto no nmero anterior, deve o .................. manter um plano
de preservao aprovado pela DGARQ.
15.
Fiscalizao
16.
Entrada em vigor
46
i
Nome da entidade qual se destina o Regulamento.
ii
Nome da entidade qual se destina o Regulamento.
iii
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
iv
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
v
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
vi
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
vii
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
viii
Designao do(s) servio(s) responsvel(eis) pela a gesto da aplicao da tabela da seleco
ix
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
x
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xi
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xii
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xiii
Riscar no caso de no existir manual de arquivo na entidade.
xiv
Designao do(s) servio(s) responsvel(eis) pela a gesto da aplicao da tabela da seleco
xv
Designao do(s) servio(s) responsvel(eis) pela a gesto da aplicao da tabela da seleco
xvi
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xvii
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xviii
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xix
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xx
Abreviatura da entidade qual se destina o Regulamento.
xxi
Prazo de entrada em vigor.
47
Anexo 3: Modelo de auto de entrega
48
AUTO DE ENTREGA
O representante de O representante de
(11) (12)
Assinatura Assinatura
(1)
- Data.
(2)
- Designao da entidade destinatria.
(3)
- Nome e cargo do responsvel da entidade remetente.
(4)
- Nome e cargo do responsvel da entidade destinatria.
(5)
- Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(6)
- Natureza do acto: transferncia, incorporao, depsito, doao, compra, etc.
(7)
- Designao da entidade remetente.
(8)
- Designao da entidade destinatria.
(9)
- Local.
(10)
- Data.
(11)
- Designao da entidade remetente.
(12)
- Designao da entidade destinatria.
49
Anexo 4: Modelo de guia de remessa
50
GUIA DE REMESSA
ENTIDADE REMETENTE Entidade Destinatria
IDENTIFICAO GLOBAL
10
Seleccionar unidade arquivstica para as sries processuais
11
Preencher caso tenha seleccionado a opo unidade arquivstica
Estas instrues destinam-se a auxiliar o processo de aplicao da avaliao documental no devem figurar
na Portaria de Gesto de Documentos.
Exemplo:
Identificao global
Identificao sumria da srie e/ou subsrie remetida para o Servio de Arquivo.
Fundo e/ou Sub-fundo Arquivstico
Ttulo do fundo arquivstico ao qual pertence a srie e/ou subsrie. Esta referncia s necessria quando no se trate
de transferncias regulares de documentao entre servios de um mesmo organismo ou quando se tratar de sries
provenientes de organismos extintos.
Srie e/ou Sub-srie
Ttulo da srie e/ou da subsrie, quando exista.
Classificao
Cdigo que, no plano de classificao, atribudo srie e/ou subsrie em causa.
Tabela de Seleco Ref.
Nmero de referncia dado na tabela de seleco srie e/ou subsrie.
Datas extremas
Datas extremas da documentao a transferir.
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao
52
Sob o tipo de unidade de instalao registar o nmero global de unidades da remessa.
Suporte
Assinalar com um X a natureza do suporte das unidades de instalao referenciadas
No caso da srie dispor simultaneamente de exemplares em formato electrnico e em papel, devem ser assinaladas as
duas opes: Papel + Electrnico. Esto nesta situao os processos hbridos em que se acumulam documentos em
papel e electrnicos (como mensagens de correio electrnico, documentos em Word no impressos, documentos de
folhas de clculo com frmulas, etc.).
No caso de assinalar um outro tipo de suporte, podem-se acrescentar dados complementares (por exemplo, para
documentao em suporte magntico, colocar entre parnteses, frente, cassetes vdeo VHS.
Dimenso total
Nmero de metros lineares a eliminar ou o volume de dados (Espao ocupado por objectos digitais ou informao
electrnica num dado suporte digital).
Exemplo:
Fundo e/ou
Sub-fundo
Arquivstico: Direco-Geral ..
Srie e/ou Sub-
srie: Copiador de correspondncia expedida
Tabela de Datas
Classificao: 080.20.01 Seleco Ref: 87 Extremas: 2000 - 2002
Seleccionar a opo Unidades Arquivsticas para sries de tipo processual, permite identificar os processos a
eliminar.
Seleccionar a opo Unidades de Instalao, preferencialmente, para sries de tipo coleco.
53
Data de Eliminao e Data de Transferncia
Data (ms e ano) para eliminao ou transferncia da unidade de instalao ou dos processos integrados na mesma.
Campo de preenchimento facultativo a efectuar pela entidade destinatria quando esta seja o servio de arquivo
intermdio.
54
Anexo 4: Modelo de auto de eliminao
55
AUTO DE ELIMINAO N. ___
(1) (2) (3) (4)
Aos ........ dias do ms de .............. de .......... , no(a) .................... , em ............... , na presena dos abaixo assinados, procedeu-se inutilizao por .................... , de
(5)
acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria n. ......../..... de ................... , e disposies da Tabela de Seleco, dos documentos a seguir identificados:
IDENTIFICAO GLOBAL
N Unidades de Cota
N. Ttulo Datas Extremas
Instalao13
dddd -ddd
d
dddd -ddd
d
dddd -ddd
d
dddd -ddd
d
Assinatura Assinatura
12
Seleccionar unidade arquivstica para as sries processuais
13
Preencher caso tenha seleccionado a opo unidade arquivstica
Estas instrues destinam-se a auxiliar o processo de aplicao da avaliao documental no devem figurar
na Portaria de Gesto de Documentos.
IDENTIFICAO GLOBAL
Identificao sumria da parte da srie e/ou sub-srie eliminada.
Fundo e/ou Sub-fundo Arquivstico
Ttulo do fundo arquivstico ao qual pertence a srie e/ou sub-srie.
Srie e/ou Sub-srie
Ttulo da srie e/ou da sub-srie.
Classificao
Cdigo que, no plano de classificao, atribudo srie e/ou sub-srie em causa.
Tabela de Seleco Ref.
Nmero de referncia dado na tabela de seleco srie e/ou sub-srie.
Datas extremas
Datas extremas da documentao a eliminar.
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao
Sob o tipo de unidade de instalao registar o nmero global de unidades a eliminar
Suporte
Assinalar com um X a natureza do suporte das unidades de instalao referenciadas
No caso da srie dispor simultaneamente de exemplares em formato electrnico e em papel, devem ser assinaladas as
duas opes: Papel + Electrnico. Esto nesta situao os processos hbridos em que se acumulam documentos em
papel e electrnicos (como mensagens de correio electrnico, documentos em Word no impressos, documentos de
folhas de clculo com frmulas, etc).
No caso de assinalar um outro tipo de suporte, podem-se acrescentar dados complementares (por exemplo, para
documentao em suporte magntico, colocar entre parnteses, frente, cassetes vdeo VHS.
Dimenso total
Nmero de metros lineares a eliminar ou o volume de dados (Espao ocupado por objectos digitais ou informao
electrnica num dado suporte digital).
57
Exemplo:
Identificao
Seleccionar a opo Unidades Arquivsticas para sries de tipo processual, permite identificar os processos a
eliminar.
Seleccionar a opo Unidades de Instalao, preferencialmente, para sries de tipo coleco.
Exemplo:
Datas N Unidades
Ttulo Cota
Extremas de Instalao
Processo da Exposio Lus de Cames 1 P 20/2000
2000
Processo da Exposio Peregrinaes em Portugal 5 P 02/1995
1995-2000
Processo da Exposio Marcos da Expanso Portuguesa 1 P 38/1998
1998-2000
58
Exemplo:
59