Organizao Pessoal e Gesto do Tempo

Manual de Formao
UFCD 0404 - Organizao Pessoal e Gesto e Tempo

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Organizao Pessoal e Gesto do Tempo

OBJETIVOS:

No final do mdulo, os formandos devero ser capazes de:

Identificar e aplicar tcnicas individuais de gesto do tempo;

Planificar tarefas e atividades de trabalho, pessoais e de lazer;
Identificar os desperdiadores de tempo profissionais e pessoais;
Identificar fatores positivos e negativos que influenciam o seu desempenho e
Planificar a agenda de trabalho e pessoal:

CONTEDOS PROGRAMTICOS:
Introduo
Organizao Pessoal: Qual a importncia?
Organizao Pessoal
Noo de Tempo
Desperdiadores de Tempo
Gesto de Tempo
Domnio do Planeamento
Aproveitamento eficaz do tempo prioridades, critrios
Construo de Horrios para as atividades
Pontos Chave para a organizao pessoal e gesto de tempo
Tcnicas Individuais de Trabalho
Erros no planeamento, na deciso, na comunicao, no controlo
Meios electrnicos para Gesto de Tempo
Factores para melhor gerir o tempo
Concluso
Bibliografia

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Organizao Pessoal e Gesto do Tempo

Introduo

Antes de iniciar qualquer aquisio de conhecimento na rea da organizao pessoal e

da gesto de tempo, importante que se tenha conscincia da prpria organizao pessoal e
da forma como se gere o tempo. Ou seja, importante que seja feita uma avaliao para que
perante o diagnstico se possa formular um plano de ao que seja o mais vantajoso e
adequado a cada pessoa de modo se que aproveite este bem to essencial que o tempo e se
aumente a auto-estima e a realizao pessoal de cada individuo.
Para isso, necessrio que se comece por perceber os objetivos pessoais e laborais que
cada pessoa possui e que a partir destes se verifique as atividades que so realizadas para os
atingir bem como o modo de realizao. Depois dos objectivos traados importante que
defina as atividades que melhor se adequa tendo em conta o tempo disponvel e objetivos
traados.
O plano de ao traado deve ser flexvel e adequado a cada pessoa, tendo em conta os
pontos que influenciam positivamente e negativamente o seu rendimento em cada atividade
de modo a utilizar o mnimo de esforo, o mnimo de tempo e o mximo nos resultados dessa
mesma atividade.

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Organizao pessoal: Qual a importncia?

Quando se fala de organizar, encontra-se pessoas que se consideram organizadas,
pessoas que se consideram organizadas mas depende da motivao, pessoas que se
consideram organizadas e que planeiam a vida tanto que o resultado final nenhum,
pessoas que no se consideram organizadas, pois consideram que no conseguem planear e
costumam dizer que eu no planeio nada porque depois sai-me tudo ao contrrio e por
ltimo, pessoas que se consideram mesmo desorganizadas. Bom, consegue-se perceber que a
organizao tem importncia na vida das pessoas e que tem consequncias quando tida em
conta.
Sendo assim, sabe-se que pessoas que possuem uma boa organizao pessoal e laboral
tm como vantagens a diminuio do estresse e do cansao, pois sabem o que lhes vai
acontecer na prxima semana, no prximo dia e sabem o tempo e o esforo assim como o
material que vo utilizar, por isso relaxam mais. Outra das vantagens o aumento da
produtividade, pois mais uma vez gerem melhor o seu tempo, a utilizao de menos esforo e
diminuio o do risco de perder coisas e essencialmente perder tempo na procura das mesmas.
Tudo esta segurana e o facto de atingir os objetivos traados, acabam por ter um aumenta da
qualidade de vida e um aumento da auto-estima e do sentimento de realizao pessoal.
Para isso, imprescindvel realizar uma avaliao diagnstica do modo como uma
pessoa gere o seu tempo e se organiza. Pode-se utilizar um teste designado de Sabe Gerir o
seu Tempo que se encontra em anexo e que ajuda a perceber se as pessoas sabem gerir o
tempo e a identificar onde que no se organizam ou tem mais dificuldades em se organizar.

Organizao Pessoal
A organizao pessoal passa pela definio e concretizao de vrios passos. O
primeiro passo sem dvida a definio da misso pessoal de cada indivduo, pois quem no
sabe onde quer ir no sabe qual o caminho que deve escolher e no sabe identificar as
oportunidades que lhe surge. Para alm disso, quem no souber qual o caminho e os objetivos
que quer atingir no saber quanto tempo que necessita para chegar l. Concretizando,
necessrio avaliar a situao atual, definir o objetivo que a situao desejada e construir o

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plano de aao que se situa a nvel temporal entre estas duas situaes anteriormente descritas.
Deve-se assim definir metas/objetivos a curto, mdio e longo prazo. E importante que se
construa uma lista do que quer chegar, onde quer chegar e como a pessoa pretende estar nos
prximos, 6 meses, 5 anos e 10 anos. Claro que importante que estes objetivos sejam
coerentes no tempo, no esforo e entre si. Sendo que a misso pessoal deve estar presente me
tudo o que faz e em tudo o que adquire e pretende.
Claro est, que para que se possa traar todos os objetivos deve-se reprogramar a
mente. Como e que se pode fazer isto? Bom, antes de tudo, deve-se assumir que cada pessoa
dona e autora dos seus atos e dos seus pensamentos, logo deve assumir o comando da sua vida
e minimizar ao mximo as influncias de terceiros. Quando se fala de influncias, fala-se de
pessoas negativas e que deitam por terra os objetivos dos outros colocando-os como difcil de
alcanar mostrando automaticamente os obstculos mais evidentes que a partida a pessoa ter
pela frente. Deve-se claro avaliar os prs e os contras de cada objetivo pensado e idealizado.
Claro que as influncias no so apenas externas, por vezes as influncias internas, ou seja, a
presso dos pensamentos por vezes so mais fortes e mais bloqueadores que a presena de
outras pessoas. Dai, uma das medidas, evitar os no posso, no consigo, e os no sou
capaz. Estes pensamentos, so pensamentos bloqueadores e levam as pessoas a no fazer
nada para os atingir porque se derrotam a si mesmos. Deve-se tambm ter ateno que cada
pessoa deve descobrir as resistncias internas e as crenas limitativas.
Para que se consiga uma maior eficiente a nvel pessoal deve-se ter em conta os
seguintes mtodos: a prtica e o esforo. Bom, uma das maiores preocupaes das pessoa que
pretendem obter uma melhor eficincia sem dvida a rentabilizao do tempo. A prtica
refere-se ao conhecimento dos mtodos mais indicados para realizar a atividades e depois
praticar e praticar. J no caso d esforo, este refere-se ao conhecimento do esforo mnimo
para a realizao da atividade proposta. Sendo que deve-se ir controlando os objetivos e a
obteno dos mesmos. A falta de organizao leva desorientao.

Noo de Tempo
Tempo
Significa a durao sucessiva de qualquer fenmeno ou movimento real das coisas
() propriedade que as coisas tm de coexistirem ou de se sucederem, consideradas

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objetivamente; sucesso de dias, horas, momentos. ()Grande dicionrio de lngua
Portuguesa Circulo de Leitores , p.267
A noo de tempo um conceito relativo e varivel. Relativa porque quando se pensa
em tempo automaticamente se faz em relao entre duas ou mais situaes. Se se analisar a
vida, d para perceber que o tempo aquilo que cria limites e barreiras na vida das pessoas,
pois tudo o qeu as pessoas fazem tem um certa durao de tempo (muito ou pouco) e pode ser
situado no tempo (antes, depois, durante qualquer coisa). Varivel porque varia de pessoa
para pessoa, depende de ocasio para ocasio e est de acordo com a forma como a pessoa o
percepciona.

Conceitos de Tempo
Tempo astronmico este u conceito imposto pela natureza e assenta na diviso
do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, a diferenciao das estaes
do ano, distino do dia e da noite. E um conceito rigoroso e descrito em todos os
calendrios.
Tempo Psicolgico define-se na percepo, mais ou menos varivel, da forma
como o tempo astronmico vai ou no sendo ocupado, vivido. No rigoroso, pois
varia de pessoa para pessoa e tambm varia com a ocasio. Na verdade, o tempo que
se ocupa nem sempre se ocupa da forma mais convenientemente.
Por norma, utiliza-se expresses de acordo com a ocupao de tempo que se vai realizando ao
longo do dia. Alguns exemplos podem ser hoje estou perdido no tempo; hoje a manha
rendeu; o tempo nunca mais passa. Sendo que costuma-se ocupar o tempo numa fase
inicial por atividades mais conhecidas e mais agradveis.

Porque que nos falta tempo?

Tendo em conta o tempo, este pode ser desperdiado em vrios pontos. Podem estes
ser de cariz cultural, ambiental, de gesto, individual e estrutural
Cultural - as regras invisveis como so os valores, ideologias, hbitos e
comportamentos de uma organizao, exigem preocupao porque so as principais
motivadoras dos comportamentos que determinam o desempenho
Ambiental condies fsicas, ambientais, de higiene e segurana que envolvem as
atividades (iluminao, barulho, temperatura, vigilncia, ventilao, etc)

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De Gesto existem causas que se relacionam com a falta de gesto ou pelo menos
pela m qualidade da mesma ou dos recursos existentes.
Individual Atitude do indivduo face ao trabalho, indisciplina pessoal, dificuldade
em estabelecer prioridades, m utilizao de instrumentos de organizao, falta de
formao adequada
Estrutural as funes desempenhadas pelos trabalhadores nem sempre esto bem
distribudas.

Desperdiadores de Tempo
Para que se faa uma boa avaliao da forma como se rentabiliza o tempo, deve-se
conhecer quais so os possveis desperdiadores de tempo e de que forma estes nos podem
influenciar, pois estes podem influenciar as pessoas de maneira muito diferente, o importante
que cada pessoa tenha conscincia disso e os possa combater logo que se aperceba deles.
Depresso e ansiedade
Desorganizao - Local arrumado trabalho eficiente; organizao (menos papel,
organiz-lo de uma forma eficiente); muitos papeis guardados desorganizao; (h
que solucionar o que fazer com cada um deles); a secretria apenas com o
indispensvel (monitor teclado, rato, telefone); Objetivos arrumados em gavetas e
prateleiras.
Dificuldades de delegao
Distrao - As distraces podem ser internas e externas
Fadiga A qualidade ambiental dos espaos interiores dos edifcios poder originar a
fadiga.
Inflexibilidade - Surge inflexibilidade quando um problema inesperado perturba o
calendrio cuidadosamente organizado e no h capacidade para resolver esse
problema.
No definio de objetivos/metas e prioridades
Perfeccionismo - um obstculo gesto do tempo porque existem pessoas que
estabelecem objectivos pouco realistas. H o receio de no desempenhar uma tarefa
to bem como o desejado.
Receio do Insucesso
Procrastinao

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A forma como as pessoas agem e pensam influencia o seu bem-estar, Ou seja, a pessoa
sente-se bem ou mal de acordo com a interpretao que faz dos seus comportamentos e com
aquilo que realizam. Assim Procrastinar deixar para o dia seguinte, adiar ou protelar.

No me apetece agora, fao quando me apetecer

Sabe-se que as pessoas que so mais eficientes e que melhor concretizam os seus
objetivos sabem que s atravs da ao que aumentam e melhoram a sua motivao. E por
conseguinte, esta motivao gera mais ao.
As pessoas que procrastinam vm os outros como pessoas muito seguras, confiantes e
que nunca se pem em causa. Em contra partida, os outros consideram que as pessoas que
procrastinam so pessoas irresponsveis e preguiosas. Mas o problema est, no na sua
irresponsabilidade mas no fato de desejarem tanto o sucesso que devido ao medo de o no
alcanar acabam por no fazer a tarefa e/ ou atividade. Sendo assim, acabam por ter auto-
estima baixa porque assentam a percepo de si naquilo que realizam, e se no realizam nada
devido ao medo, acabam por no se sentirem realizadas. Esta necessidade de fazer tudo
perfeito perfeccionismo, pode repercutir-se em sintomas de stress e ansiedade que acabam
por agravar a procrastinao.
A motivao gera alegria e satisfao e se for recompensada a motivao aumenta.
Sendo assim as pessoas que procrastinam utilizam frases do tipo:
Tenho de comear
Devia fazer isto
Face a estes pensamentos, rapidamente a sua percepo de si facilmente entra em funcionam e
acabam por contrapor com a seguinte frase: mas no tem de ser agora, posso fazer mais
tarde. Tornando-se mais difcil agir com estes pensamentos bloqueadores. Uma forma para
combater estes pensamentos substitui-los por desejvel; benfico e vantajoso.

Gesto de Tempo
Gesto
Significa () aco ou forma de agir, de administrar algo. Tempo que dura essa
aco.
Nova Enciclopdia Larousse Circulo de Lietores, p.313

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Tempo dinheiro

Ambos so recursos limitados e valiosos, mas o dinheiro faz-se e o tempo no. Da o

tempo ser infinitamente mais precioso que o dinheiro.

Domnio do Planeamento
Planear, esta das tarefas mais importantes na vida de um pessoa. Contudo, na
realidade nem toda a gente o faz, e algumas quando o fazem no o fazem da forma cais
correta o que por vezes leva a que as pessoas deixem de planear e vejo o planeamento de uma
forma negativa.

Porque que as pessoas no planeiam se to importante? As pessoas no planeiam

porque consideram que perder tempo. Consideram que o tempo que durante o tempo que
esto a planear j poderiam estar a realizar as atividades e a poupar tempo. Claro est que este
pensamento induz em erro. Bom, o melhor uso que se pode dar ao tempo planear. Planear
acaba por ser a definio de objetivos e estes so descritos em resultados e no em tarefas
realistas e alcanveis. Esta tarefa pode apenas caracterizar-se por pensar no futuro de uma
forma sistemtica no que pode e deve acontecer e quais so as melhores condies para que as
atividades sejam realizadas com sucesso. Para isso, o plano de aao deve conter no s as
tarefas que se pretende realizar, mas o tempo que cada tarefa necessita para ser realizada.
Devido a uma m construo da lista de atividades h uma percentagem de pessoas que no
consegue realizar as tarefas a que se prope o que leva a frustrao e sensao de fracasso e
no s. Leva tambm acumulao de atividades para os das seguintes que acaba por
prejudicar ainda mais a execuo das mesmas. Assim, fundamental que a pessoa defina os
seus objetivos anuais, semestrais, mensais, semanais e dirios, sendo que estes devem estar
em constante harmonia, s assim possvel uma adequada gesto de tempo.
Quem planeia a sua prpria vida, acaba por utilizar mais tempo em atividades de lazer
sendo muito vantajoso para a rentabilizao do trabalho e da satisfao a nvel pessoal.

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Aproveitamento eficaz do tempo
Para que se possa aproveitar melhor o tempo, h que saber discriminar que
tarefas/atividades se devem fazer primeiro e de seguida. Assim, fundamental que a pessoa
consiga depois de discriminar as atividades na sua lista e atividades, consiga estabelecer
prioridades. Mas antes disso h que definir o que uma prioridade.
A prioridade um direito, estabelecido por um regulamento de passar antes dos
outros. Efeito de chegar primeiro, de passar antes dos outros devido sua importncia. Ou
seja, uma tarefa prioritria passar frente de outra. Para que se possa definir uma atividade
como prioritria pode-se utilizar os seguintes critrios: de urgncia e de importncia. Sendo
assim, para que se possa estabelecer uma tarefa como prioritria e distingui-la das outras com
os critrios de urgncia e importncia deve-se ter em ateno os seguintes pontos:
Conhecer e analisar as diferentes tarefas a executar
Deve-se comear pelas tarefas mais difceis e menos agradveis de executar
De manha as pessoas tm mais energia e esto mais cansadas
No fim do dia as tarefas que devem ser feitas so as mais simples e as mais rotineiras

Assim, pode-se ter tarefas importantes e tarefas urgentes.

Tarefas Importantes - so tarefas que contribuem significativamente para atingir os
nossos objetivos. Tm um valor elevado e tendem a ter consequncias a longo prazo.
Tarefas Urgentes so tarefas que tm de ser feitas agora, no esperam, podem ou
no estar relacionadas com os nossos objetivos e com consequncias a longo prazo.

Construo de Horrios para as atividades

Planear decidir o que fazer enquanto que construir e decidir quando faz-lo.

Deitar cedo e cedo erguer d sade e faz crescer

3 significados:
1. Levantar cedo
2. Iniciar as tarefas laborais quando chegar ao trabalho
3. Executar as tarefas, de acordo com as suas prioridades
Assim, e como j foi referido, perante cada atividade necessrios definir o tempo necessrio
para a sua execuo. Por norma, os horrios devem comear com as tarefas mais importantes
do plano dirio tendo em conta o tempo em estimativo necessrio. Bom, se se planear o dia no

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dia anterior por norma os dias parecem maiores e parece que se consegue fazer imensa coisa.
Tendo horrio planeado, deve-se claro ter em conta algumas alternativas e solues para caso
aconteam alguns imprevistos. Assim, o horrio no deve ser rgido pois o tempo que deve
ser controlado e no a pessoa que deve ser controlada pelo tempo. A elaborao de horrios
ajuda a controlar o dia e a poupar tempo.

Construir horrios um investimento, permite reduzir custos e tempos mortos. A

sensao de realizao pessoal aumenta quando os objetivos a que nos propusemos so
cumpridos.
A receita para aumentar as probabilidades de os atingir

PLANEAR E FAZER HORRIOS

Pontos Chave para a organizao pessoal e gesto de tempo

1. Lista de atividades
2. Critrios de Urgncia e Importncia
3. Critrios de Gravidade e de Repercusso nas outras tarefas
4. Ordenao na lista (Decidir; fazer; delegar) - Atribuir um nmero de ordem a cada
actividade. aqui que necessrio pr o problema da delegao ou do adiamento da
actividade; neste ltimo caso, imperativo prever uma data limite.
5. Controlo (Diferena entre previsto e realizado) - A simples verificao e, melhor
ainda, a anlise"previsto/realizado" o ensinamento mais rico, indispensvel para
quem quer progredir.

A pessoa aprendeu o tempo quando:

No incio da semana faz uma lista de tarefas;
Que dividem em maiores e mais pequenas;
Reserva uma hora por dia para interrupes no previstas;
Evita os adiamentos (no procrastina);
Elimina os desperdcios de tempo;
Sabe delegar pelo menos algumas tarefas.

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PLANO/AGENDA SEMANAL

O plano semanal por vezes mais eficaz para as pessoas do que o plano dirio. mais
eficaz porque permite uma viso mais abrangente das tarefas e da altura certa para as
executar. Em primeiro lugar, definir os objetivos. Elaborar tarefas que levam aos objetivos.
De seguida, imprescindvel estabelecer as prioridades para todas as atividades. Estabelecer a
prioridade centrando-se na tarefa e nunca urgncia. Um trabalho complexo em mos deve
dividir-se em partes o melhor. Estimar quanto tempo pode ou deve disponibilizar-se para
cada parte, permitindo uma sequncia proveitosa para cada conjunto de atividades. Estipular
locais onde possvel elaborar as tarefas. No esquecer que deve deixar um tempo a mais
para o imprevisto.

PLANO/AGENDA DIRIO
Aps a elaborao do plano semanal, pode-se passar ao plano dirio. Em cada dia
estabelece-se os objetivos e vo-se somando outras coisas que iro aparecendo e que
aparentemente tm de ser feitas.
A melhor hora para planear o dia seguinte ao fim do dia, o mesmo se passar com o
plano semanal ao fim de cada semana. Sendo possvel avaliar o que se fez ou o que ficou por
fazer. De manh no h necessidade dessa preocupao, a memria est fresca porque no
houve a preocupao durante a noite com as coisas que haveria de ter feito.
As folhas de planeamento dirio devem especificar as atividades a desenvolver, que
prioridades, o tempo que demoram e horrio para cada tarefa. O conjunto de folhas deste tipo
chama-se agenda ou organizer. Cada pessoa escolhe o que melhor se adapte s suas
necessidades e sobretudo de forma que lhe seja til.

AGENDA :
Instrumento de base de trabalho para a gesto do tempo;
H que a utilizar de forma racional;
Escolher o seu formato ou a sua natureza (manual ou informatizada);
Conforme o gosto ou a sua funcionalidade.

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Tcnicas Individuais de Trabalho

Relativamente tcnicas de individuais de trabalho esta devem ser objetivas e
adequadas a cada pessoa e a cada tarefa/atividade que a pessoa esteja a desempenhar. Deve-se
analisar e optimizar o processo de trabalho, de forma a efetu-lo com o mnimo esforo no
menor tempo possvel e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele
tem de ser feito.
Desta definio podemos destacar:
1. A adequao da forma de trabalhar
2. A anlise de um processo de trabalho.
3. A optimizao de um trabalho
4. A menor durao do tempo de trabalho
5. A maior motivao para o trabalho
6. O trabalho corretamente feito
7. O momento exato de fazer o trabalho
8. O local exato para fazer o trabalho.

Organizao prtica das tarefas

Para que seja feita um boa organizao prtica das tarefas deve-se explorar ao mximo
os recursos que possui de modo a economizar ao mximo os meios e/ou recursos. Assim
deve-se planear para que se use o menos tempo possvel de forma a obter a eficcia desejada.
Bom, a organizao da pessoa passa por vrios pontos so eles:
1. Dos seus trabalhos pessoais.
2. Da sua documentao.
3. Das suas relaes com os outros
4. Da utilizao do seu tempo.
5. Da arrumao da sua secretria
6. Do estado do seu local de trabalho.

Dos seus trabalhos pessoais

H tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras h
que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razovel efectu-las de imediato.

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Toda a tarefa que no seja possvel efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda,
ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter:
1. Ordenamento.
2.Memorizao ou registo.
3. Acompanhamento e controlo. Em termos prticos, podem organizar-se quatro
sectores de documentao, colocando os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos:
1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgncia).
2. " espera de resposta".
3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e tambm para actualizao).
4. "Pendente" (para assuntos que no esto em movimento, mas que sero
recuperados dentro de um perodo de tempo previsvel). Todos os documentos podem passar
de uma pasta para outra de acordo com as circunstncias.

Organizao da documentao
Existe dois tipos de documentao: documentao interna e documentao externa
"Documentao interna" -a que diz directamente respeito empresa e tambm s funes
normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informaes, circulares, etc.
Deve ser arquivada:
1. De forma analtica.
2. De forma cronolgica.
3. De forma geogrfica. Esta documentao deve ser organizada de forma adaptada
funo exercida e aos mtodos de trabalho na empresa.

"Documentao externa" - a que s indirectamente diz respeito empresa e s funes

exercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal, etc.,
com interesse tcnico ou cultural. Pode ser arquivada:
1. Por ttulo do artigo ou do livro.
2. Por autor. Esta documentao deve ser organizada de acordo com os interesses
tcnico-culturais complementares s funes exercidas.

Organizao das relaes com os outros

Para no perturbar nem perder o nosso prprio tempo indispensvel:
1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o
nome do interlocutor.

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Organizao Pessoal e Gesto do Tempo
2. Se o contacto pontual, convm marcar pelo telefone, o momento que convm a
ambos.

Organizao do local de trabalho

Para compatibilizar:
1. Ter mo todos os documentos necessrios ao trabalho dirio.
2. Dispor de espao para trabalhar, inteiramente livre.
Erros no planeamento de atividades
1. Falta de planificao.
2. Falta de objectivos e prioridades.
3. Fazer primeiro o menos importante.
4. Mudar de prioridades.
5. Falta de datas limite.
6. Datas limite irrealistas.
7. Ignorar as prprias data limite.
8. Falta de plano dirio por escrito.
9. Procurar fazer muitas coisas de uma s vez.
10. Estimativas irreais de tempo.
11. Actuar sem pensar.
12. No prever o inesperado.
13. Projectos favoritos.
14. Viagens.
15. Sonhar acordado.
16. Tempo de espera.
17. Reunies demasiado longas e mal preparadas

Erros na Organizao
1. Secretria amontoada.
2. Desorganizao pessoal.
3. Papeis
4. Correspondncia
5. Burocracia.

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6. Leitura.
7. Sistema de arquivo deficiente
8. Intervalo de controlo demasiado largo ou curto.
9. Excessiva organizao.

Erros no controlo
1. Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmente longas).
2. Visitas inesperadas
3. Reunies no programadas.
4. Distraces visuais.
5. Rudo.
6. Ms condies fsicas.
7. Fadiga.
8. Falta de autodisciplina.
9. Incapacidade de dizer "NO".
10. Confundir actividade com resultados.
11. Falta de normas.
12. M memria.
13. Excesso de controlo.
14. Almoos demorados

Erros na comunicao
1. Falta de comunicao.
2. Comunicao confusa.
3. No se manter informado.
4. Falta de informao.
5. No ouvir.
6. Fazer rudo social.

Erros na deciso
1. Indeciso.
2. Dvida.
3. Medo de cometer erros.
4. Medo de comprometer-se.

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Organizao Pessoal e Gesto do Tempo
5. Deixar para amanh o que pode fazer hoje.
6. Querer possuir todos os dados.
7. No pensar nas alternativas.
8. No avaliar as consequncias negativas.

Meios electrnicos para Gesto de Tempo

Novos atributos dos telefones:
Atendedor automtico de chamadas;
Voice-mail;
Operao com as mos livres.
Manter-se contactvel:
Reencaminhar telefonemas ( reprogramar o telefone);
Telemveis.
Desenvolvimento nos computadores:
Portteis;
Modems (liga o seu computador a outros computadores atravs de uma linha
telefnica);
Scanners;
Tecnologia ASR (Reconhecimento da voz);
Bloco de notas;
Organizes.

Fatores para melhor gerir o tempo

1. Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir e os resultados a alcanar, de
forma a adequar o tempo actividade a realizar.
2. Ter uma boa agenda, onde so escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de
modo a libertar memria para outros assuntos da vida.
3. Controlar as interrupes e minimiz-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e
isole-se. Se desenvolve actividade em espao aberto, a soluo poder passar, se
possvel, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, pea para que
sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer no com amabilidade).

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Organizao Pessoal e Gesto do Tempo
4. Delegar tarefas. Tal permitir que fique com mais tempo e se preocupe menos com as
questes operacionais, aumentando simultaneamente as competncias dos seus
colaboradores.
5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessrio, entre o urgente e o
importante.
6. Preparar as reunies para que estas sejam curtas e eficazes.

No vale a desperdiar o seu tempo, aproveite-o, ele algo

que nos acompanha ao longo dos nossos diasno o deixe
fugir pelas suas mos!!

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Bibliografia
Amos, Julie-Ann. Aproveitando ao Mximo o seu Tempo, Editora Market Books, 2001.
Commarmond, Gisle, e outros (2000) Gerir por Objectivos, Biblioteca Economia e Empresa,
D. Quixote.
Deco Proteste; Tempo para tudo/Organizao e gesto pessoal pp. 34.
Ochsner, Martin (2002). Tcnicas Individuais de Trabalho, Editora Monitor
Soares J. G (2000). A gesto do tempo: Quem manda em quem?, Dirigir n.
67, IEFP
Menezes T. C., Quem tem tempo para pensar, Executive Digest Ano 6 n. 67, pp.
64
Vertadier, Alan (2003). A Gesto do Tempo, Editorial Inqurito.

http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/GT.pdf (31/05/2007)
http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais2.html (31/05/2007)
http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais3.html (31/05/2007)
http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais4.html (31/05/2007)
http://www.fc.ul.pt/gapsi/Procrastinacao.pdf (31/05/2007)
http://www.readygo-br.com/FAD-Demos/GesTempo/int01/02int01z.htm (31/05/2007)

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