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Herramientas para la productividad

EXCEL 2007
SEMANA 6
TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007

TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007.......................................................................................2


6. NCLEO TEMTICO 6 ..............................................................................................................3
Filtrar y extraer datos de manera efectiva ..........................................................................3
6.1. Objetivo especfico ...............................................................................................................3
6.2. Competencia ...........................................................................................................................3
6.3. Desarrollo temtico .............................................................................................................3
6.3.1 introduccin ........................................................................................................................3
6.3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicacin en listas y bases de datos4
6.3.3 Uso del Filtro .......................................................................................................................4
Prctica 1................................................................................................................................................... 5
Prctica 2.................................................................................................................................................12
Prctica 3.................................................................................................................................................17

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]


6. NCLEO TEMTICO 6
Filtrar y extraer datos de manera efectiva

Son muchas las ocasiones en la que la cantidad de datos que se manejan en una hoja de
clculo, dificultan dimensionar algunas de sus particularidades. Poder extraer VISTAS de
subconjuntos de datos se convierte en una excelente colaboracin para el anlisis.

6.1. Objetivo especfico

Proveer el conocimiento necesario sobre la aplicacin de filtros automticos y avanzados en


el desarrollo de actividades de bsqueda, presentacin y manipulacin de datos numricos y
textuales.

6.2. Competencia

Reconocer el uso adecuado de filtros en la administracin de la informacin y cmo depurar y


extraer datos hacia otras aplicaciones de software.

6.3. Desarrollo temtico


6.3.1 introduccin

Cuando se hace un jugo de fruta, luego del proceso de licuado se debe utilizar un colador
para filtrar (o separar) el lquido de la pulpa. Este mismo concepto de colador se puede
aplicar a los filtros en Excel.

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6.3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicacin
en listas y bases de datos
Los filtros son una herramienta muy til para buscar y extraer un subconjunto de datos del
total de datos o de un rango de datos de una lista o base de datos. Cuando se aplica un filtro,
solo se muestran las filas que cumplan con las condiciones de filtrado. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea ver.

Los filtros no solo se usan para obtener un grupo de datos, tambin es posible modificarlos,
eliminarlos, cambiar su formato, imprimirlos, etc.

Un conjunto de informacin se define como LISTA cuando cumple con las siguientes
premisas:

La primera fila de una lista debe contener un ttulo por columna, que identifique
los datos que se ingresarn en las columnas (como en el ejemplo del Hotel, cada
columna tiene un ttulo).

En cada celda de una columna solo debe haber datos relacionados entre s (si la
columna tiene el ttulo APELLIDOS, los datos registrados en esa columna slo
deben corresponder a Apellidos, no debe aparecer un valor numrico o una fecha
en esa columna).

No se deben dejar filas vacas entre la fila de Ttulo y el ltimo dato de la lista.

Al aplicar filtros, asegrese de que las columnas a filtrar cumplan con las condiciones de una
lista.

Excel 2007 provee de dos herramientas de filtrado: El Filtro y el Filtro Avanzado. El estudio
del Filtro Avanzado excede el alcance de este curso. En versiones anteriores se refera a
autofiltro como en el equivalente a Filtro.

6.3.3 Uso del Filtro


El comando Filtro permite filtrar datos por el mtodo de seleccin, usando criterios simples.
Este comando se encuentra en dos partes diferentes de los mens de Excel:

El primer sitio es en INICIO, bloque Modificar se observa Ordenar y filtrar. Bastar


hacer clic sobre l para que se despliegue un men de opciones que contiene Filtro

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El segundo sitio es en el men DATOS, est el bloque Ordenar y Filtrar con el
comando Filtro

Prctica 1.

Aunque ya se ha trabajado con listas en esta unidad, se crear una hoja de clculo nueva.

Ingrese la siguiente informacin y guarde el libro Excel con el nombre Automviles


Vendidos

(Los datos utilizados en este ejemplo no comprometen a nadie)

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Ubquese en cualquier celda de la lista de datos. Aplique el comando Filtro. Haga clic en la
pestaa del men DATOS y ubique el comando Filtro en el bloque Ordenar y Filtrar.

Observe lo ocurrido con los Ttulos de la lista:

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Cuando se hace uso del comando Filtro, aparece un botn asociado con cada uno de
los ttulos de la lista.

Ejemplo 1: se quiere filtrar por la columna MARCA para que solo se vean los Mazda
vendidos:

Haga clic en el botn asociado al ttulo MARCA. Se abre el siguiente men:

Hacer clic en un botn presenta una lista desplegable para seleccin. El filtro muestra
entre otras cosas, que las marcas utilizadas en la lista son Chevrolet, Mazda, Renault y
Volkswagen, todas ellas se ven seleccionadas mediante un visto bueno en la casilla de
la izquierda (debido a que hay un visto bueno en (seleccionar todo), primer tem de
la lista):

Para seleccionar la marca Mazda, se debe hacer clic sobre el visto bueno del primer
tem de la lista, es decir, en el visto bueno asociado a (Seleccionar todo). Con esto se
consigue que no haya ningn elemento seleccionado:

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Y ahora si es posible seleccionar solo Mazda haciendo clic en la casilla asociada a ese
elemento, y luego se debe dar clic en el botn aceptar que se encuentra al final de la
lista:

El contenido de la lista de datos cambia:

Qu ha sucedido? Lo que se hizo fue pedirle al filtro que solo mostrara esa marca. Adems,
ha cambiado el pequeo tringulo en el botn de filtro que se us, a una imagen , que
indica filtro aplicado:

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Este cambio de color sirve para indicar que el filtro de esa columna ha sido usado y que debe
haber datos ocultos. Otro detalle, observe que los nombres de fila ya no estn consecutivos
y que adicionalmente son de color azul. Indican la fila en la que realmente se encuentra cada
dato filtrado.

Ahora se hace ms fcil analizar cmo estuvo la venta de Mazdas, que cuando estaban todos
los datos.

Podra seleccionar toda esa informacin para copiarla (<ctrl.>+C) y luego pegarla en un
documento de Word (abra Word y de <ctrl.>+V) si estuviera haciendo un informe sobre venta
de Mazda.

Para regresar a la lista completa, haga clic en botn asociado a MARCA y observe que
ahora se despliega la venta con algunas cosas diferentes:

Por ejemplo, se ha habilitado la opcin Borrar filtro de MARCA, bastar hacer clic sobre
esta opcin para eliminar el filtro aplicado y que la lista vuelva a mostrar todas las marcas.

Otra forma de volver todo a una vista normal (todas las marcas) es hacer clic sobre la casilla
asociada al elemento (Seleccionar todo) tras lo cual se podrn ver visto bueno en todos
los elementos de la lista. Luego, evidentemente, de deber hacer clic en el botn aceptar
para que se aplique la orden.

Algo ms: es posible seleccionar ms de un tipo de dato de la lista haciendo clic en la casilla
asociada para que aparezca el Visto bueno en tantos elementos como se requiera. Por
ejemplo, podra seleccionar Mazda y Volkswagen.

Ejemplo 2: Luego de eliminar el filtro en MARCA, se desea saber sobre los vehculos ao
2006:

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Haga clic en el botn y seleccione 2006:

Un momento. Estamos en un punto ideal para aprovechar la barra de


informacin de Excel en lo que a resumir informacin se refiere. Se acuerda que es la
barra ubicada abajo en la ventana de Excel?.

En este instante, luego de aplicar el filtro, dice cuando datos encontr:

Interesante.hay ms como aprovecharla? Claro que s. Primero, le vamos a pedir


que nos muestre la mayor cantidad de informacin posible, habilitando todos sus
elementos. Para ello hacemos clic con el botn derecho del mouse en cualquier lugar
vacio de esta barra y debe mostrar la lista desplegable de sus opciones, que
procederemos a habilitar para que quede como se ve en la siguiente imagen:

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Ahora, vuelva a la tabla de datos y seleccione la columna F (haga cilc sobre la letra F de la
tercera columna), lo que selecciona los PRECIO VENTA obtenidos:

Y observe la barra de informacin en la parte derecha.

Un informe sobre los carros modelo 2006? Est casi listo despus de revisar esta barra de
informacin.

Adems de ese listado de automviles Ao 2006 (es decir, continuamos con el filtro en la
columna Ao), se quiere saber cules se vendieron en $ 11,000: haga clic en el filtro de
y seleccione el valor pedido.

En el Ao 2006, se vendieron 3 autos a $11,000 cada uno.

Para volver a ver la lista de autos Ao 2006 se debe seleccionar la opcin Todos de PRECIO
DE VENTA.

Tenga presente que debe estar seguro que no haya ningn filtro aplicado (botn ) antes
de iniciar un nuevo ejemplo. Elimine los filtros de las columnas PRECIO VENTA y AO. Se
debern ver todos los registros (filas) de la tabla.

Cules automviles se vendieron el da 4 de enero de 2008?

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Cules automviles de color Negro se vendieron el da 4 de enero de 2008?

Cules automviles se vendieron en $ 11.000?

Cules automviles MODELO Allegro MARCA Renault se vendieron?

Es imposible efectuar esta operacin de filtrado pues si primero se filtra por MODELO Allegro,
cuando se vaya a filtrar por MARCA no aparece Renault. Si primero se filtra por MARCA
Renault, cuando se vaya a filtrar por MODELO no aparece Allegro.

Prctica 2.

No siempre las consultas son tan sencillas.

Ejemplo 1: se desea consultar cules autos se vendieron en $12.000 o ms:

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Para lograr filtrar esta consulta se debe hacer uso de la opcin Filtros de, del filtro asociado a
PRECIO DE VENTA. Dado que los datos de esa columna es numrica, aparece como Filtros de
nmero, que tiene su propio set de opciones:

Se despliega un cuadro de dilogo que permite hacer filtrados ms complejos que la simple
seleccin. As las cosas, ante una consulta ms compleja, bastar con seleccionar la opcin
que se ajuste a lo que se requiere filtrar.

La consulta es sobre autos con precio de venta mayor o igual que $12.000. As las cosas,
Mayor o igual que se ajusta a lo solicitad. Haga clic en esa opcin:

Ahora lo que resta es darle el valor solicitado, que se podr seleccionar pues Excel ayuda lo
que ms puede:

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Listo, como ltima accin de debe hacer clic en el botn Aceptar para ver el listado de
ventas iguales o superiores a $12.000.

Se desea consultar los autos cuyo precio de venta no es igual a $10.000:

Elija la opcin Filtro de nmero del filtro asociado a PRECIO DE VENTA y seleccione la
condicin no es igual a (un filtro de este estilo en una columna anula el filtro aplicado
anteriormente, as que no es necesario quitar el filtrado previo que tenga):

Y luego:

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Haga clic en aceptar:

No debe aparecer ninguno con precio de venta de $10.000

Vuelva la lista a su estado original (elimine el filtro en la columna Precio Venta).

Ejemplo 2: Cules autos se vendieron con MODELO que comienza por la letra A?

Elija la opcin Filtro de Texto del filtro asociado a MODELO y seleccione la condicin
comienza por:

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Y luego digite la letra A en el campo correspondiente:

Haga clic en aceptar:

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Prctica 3.

Cuando la consulta tiene 2 condiciones, existen dos posibilidades que se deben analizar:
1. Cuando se debe cumplir la condicin 1 y la condicin 2
2. Cuando se debe cumplir la condicin 1 o la condicin 2

Los resultados pueden ser sorpresivos, si no se tiene en cuenta este aspecto al momento de
diligenciar la ventana personalizar:

Ejemplo 1: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta fue de $ 9.200 o de $ 18.000

Elimine cualquier filtro en la tabla. Elija la opcin Filtro de nmero del filtro asociado a
PRECIO DE VENTA , seleccione la condicin es igual a y seleccione el valor $ 9.200:

En el cuadro de dilogo hay dos conectores lgicos , y por defecto est


seleccionado el conector Y.

Ahora, analice la unin lgica de la doble consulta: $ 9.200 o $ 18.000. Significa que se debe
usar el conector lgico , basta con hacer clic sobre l.

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Ingrese la segunda condicin (no olvide seleccionar tanto la orden es igual a como el valor
$ 18.000):

Y por ltimo haga clic en Aceptar:

Si se hubiera manejado el conector lgico Y, la consulta no hubiera mostrado nada, pues no


es posible que un Precio de Venta sea igual a $ 9.200 y tambin sea igual a $ 18.000.

Ejemplo 2: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta es mayor a $11.000 y menor o
igual a $ 19.000.

Elija la opcin Filtro de nmero del filtro asociado con PRECIO DE VENTA y registre las
condiciones, asegurndose que el conector Y est seleccionado:

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Haga clic en aceptar:

No debe aparecer ningn precio de venta de $ 11.000 o menos, ni tampoco mayor que
$19.000.

Ejemplo 3: La consulta ahora es sobre los autos cuyo precio de venta es mayor o igual a
$12.000 o igual a $9.200:

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Haga clic en Aceptar:

La consulta ahora es sobre los autos cuyo precio de venta es mayor o igual a $12.000 o igual a
$9.200, para los autos vendidos ENTRE el 4 de enero y 8 de enero de 2008:

Ya la primera parte de la consulta est realizada. Procedemos pues a realizar la segunda


parte, es decir la correspondiente a las fechas. Abrimos el filtro de FECHA VENTA:

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Como se puede ver, la lista de opciones de Filtros de fecha es bien interesante. Por ahora,
seleccionamos la opcin Entre:

El resultado (con dos filtros en la misma tabla):

Podramos incluso aplicar un tercer filtro (mismas condiciones, para los carros Color Verde,
por ejemplo). En resumen, se pueden aplicar tantos filtros como columnas tenga la tabla de
datos.

Por ltimo, para quitar el Filtro del todo, basta con estar en el men Datos, y hacer clic en
Filtro. Los botones desaparecern y se restablecer todo el contenido del documento.

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