APLICACIONES CONTABLES

DESCRIPCIN SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLES ERP

MASSIEL CAICEDO LARA

SINDY CASTILLO GONZALEZ
MARICRUZ DURN ARIZA
PABLO FONTALVO MARTINEZ
LINETH SAUMET OSPINO

LIC. JORGE JARAVA

UNIVERSIDAD DE LA COSTA CUC

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA
2017 -2
BARRANQUILLA - COLOMBIA
 INTRODUCCION

El mundo de hoy, cambia da a da de forma acelerada y exige que las empresas cuenten con

la agilidad, flexibilidad y capacidad de adaptarse a nuevos entornos de una manera rpida e

incluso espontnea. Estas caractersticas sern adoptadas solamente, gracias a la tecnologa,

con la cual, las empresas podrn obtener ventajas competitivas.

Muchas de las grandes empresas optaron por realizar su actualizacin informtica mediante

ERP; sin embargo, la curva de crecimiento de estos sistemas ha llegado a su grado de

maduracin, al saturar el mercado de las compaas con capacidad econmica para

adquirirlos.

En el presente trabajo destacamos nuestros conocimientos sobre las caractersticas, el proceso

de implementacin empresarial y las ventajas de este. Estudiaremos la importancia de

implementar en cada ente un ERP.

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 OBJETIVO

Ofrecer apoyo a los clientes del negocio en tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as

como un mejor manejo de informacin, que brinde la toma oportuna de decisiones y

disminucin de los costos totales de operacin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Optimizacin de los procesos empresariales

Integrar toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de
datos).
Compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin, de una
manera ms confiable y segura.

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QU ES UN ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning Planificacin de Recursos Empresariales) se define

como un conjunto de sistemas de informacin, que brinda la integracin de ciertas

operaciones de una empresa, especialmente las que tienen relacin con la produccin, la

logstica, el inventario, los envos y la contabilidad.

Un ERP es un sistema de gestin y de datos nico, donde converge toda la informacin de

una empresa y sta es utilizada para tomar decisiones. Decir esto es referirnos a algo muy

amplio y sin lmites claramente definidos: pues eso es un ERP, algo que puede ser tan variable

en tamao y funcionalidad como variables pueden ser el tamao y fines de los millones de

empresas que funcionan en los distintos pases.

Los seores, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP)

como paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los cuales se integra la

informacin a travs de reas funcionales de la organizacin. Los sistemas ERP son

extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con xito trae una

serie de beneficios importantes para las empresas.

Mientras que Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos

empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la informacin a

travs de la Empresa.

El ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo

de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del

negocio.

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El origen de los ERP se puede atribuir a las necesidades de planificacin y gestin de recursos

blicos que genera un gran acontecimiento militar: la Segunda Guerra Mundial. Los ejrcitos

requieren de una gran logstica: planificacin y control de dnde est destinado el personal,

los materiales, stocks, etc. Con este primer enfoque inicialmente militar los sistemas de

informacin fueron evolucionando para dar soporte a todo tipo de empresas en sus

necesidades de gestin cotidianas.

Lo ms sobresaliente de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa

en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata,

posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos

productivos. Ramiro Rodrguez (2003) en su tesis ERP en la administracin de proyectos

de construccin menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe

formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus reas, generalmente se

menciona que s las compaas pueden operar el negocio como siempre sin la gente que

ellos han puesto en los equipos de implantacin, entonces se ha seleccionado al personal

equivocado para el proyecto ERP.

CMO FUNCIONA UN ERP?

Un sistema de gestin de recursos empresariales, ERP por sus siglas en ingls (Enterprise

Resource Planning), tiene como propsito maximizar la eficiencia de las operaciones de una

empresa. Esto es posible gracias a que opera varias aplicaciones bajo una sola herramienta,

logrando as controlar todos los aspectos de la empresa de forma integrada. Esto resulta en la

aceleracin de procesos, control de costos, ingresos y procesos, incremento en conversiones

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gracias a un mejor control de prospectos y clientes y, tambin consigue reducir las

discrepancias por fallos en la comunicacin entre departamentos.

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin, seguida por

la gestin de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos que

se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de MDULOS, los cuales se

conectan a distintas bases de datos, segn lo que se requiera para cada departamento, existen

2 tipos de ERP, los de propietario y los de cdigo abierto, los de propietario son hechos por

empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan a las empresas que

lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia ms el

costo de la implementacin del software en la empresa. Al contrario de los ERP de cdigo

abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin fin de lucro, distribuyen

sus ERP sin costo alguno, aunque esto no signifique que sea del todo gratuito, ya que la

implementacin genera un costo en la empresa y es necesario de una persona capacitada que

lo realice.

El trabajo ms duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los mismos ERPs

para diferentes empresas, no signifique que estos realicen las mismas funciones, esto ocurre

porque cada empresa es diferente y por lo tanto necesita de un desarrollo personalizado de

los distintos mdulos que ms utilice la empresa. El segundo paso del ERP es la integracin

del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar

estos sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que la implementacin dura ms tiempo

del esperado, pero el verdadero xito del ERP radica en lo siguiente, una vez que el sistema

ha sido correctamente implementado, es mucho ms fcil el desarrollo de nuevos mdulos,

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departamentos y sistemas como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus

productos, zonas de venta, insumos etc.

CARACTERISTICAS DE LOS ERP

Las caractersticas que distinguen a los ERP de cualquier otro software empresarial

Deben ser modulares y configurables:

Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se

genera a partir de sus procesos.

Configurables: Estos pueden ser configurados mediante desarrollos en el cdigo del

software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite

manejar la particin de lotes, pero otra empresa no.

OTRAS CARACTERSTICAS:

Acceso a una base de datos centralizada

Captura datos automticamente

Son configurables. Permite configurar cada parte desarrollando el cdigo del software

Interaccin entre los componentes del ERP

Requiere un trabajo de sincronizacin entre departamentos y conocimiento de la

herramienta.

TABLA. 1

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VENTAJAS DE LOS ERP

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Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de los ERP es la gestin en

tiempo real de la informacin, una ventaja que las empresas agradecen mucho por su fuerte

interaccin con la logstica de informacin y productos, la cadena de abastecimiento,

estadsticas financieras, y otras reas que utilizan informacin que cambia constantemente.

La correcta implementacin de los ERP repercute en el aumento de productividad de todos

los departamentos, as como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba

tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en

otras funciones.

A continuacin, nombraremos algunas de las ventajas ms conocidas de los sistemas ERP

1. Un ERP aporta mayor eficiencia al tener todas las operaciones de la empresa

contenidas en un mismo sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia

automatizando tareas administrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa

llevan siempre asociados la generacin de documentos como albaranes, pedidos,

facturas, etc. adems de la necesaria ejecucin de los procedimientos que garantizan

una colaboracin fluida

Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos (ejemplo:

generacin automtica de rdenes de trabajo o de pedidos de compra una vez que se

ha aceptado un pedido de un cliente) y ayudar a mejorar la seguridad de los mismos.

Adems, evitan la insercin de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando

una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado, el disponer de un nico depsito

de datos fcilmente accesible reduce el esfuerzo necesario para acceder a la

informacin.

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2. Un ERP aumenta la capacidad operativa, una mejora en la eficiencia puede ser

utilizada para atender a ms clientes, fabricar ms productos o procesar ms facturas.

Esto depende de la estrategia u orientacin de la empresa, pero es siempre un paso

imprescindible para todas las organizaciones que quieren crecer. Por lo tanto, el ERP

ha de estar presente en cualquier plan de expansin por parte de una empresa.

3. Mayor control y trazabilidad, un ERP es bsicamente un sistema transaccional, esto

significa que se encarga de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios que

tienen lugar en la organizacin como consecuencia de su actividad. Esto nos permite

tener un mayor control sobre todas las operaciones realizadas dando respuestas a

preguntas del tipo:

Cundo se vendi este producto a ese cliente? Qu transportista se encarg de

llevarlo? Cuntas unidades me quedan de este producto? Cuntas facturas no han

sido pagadas este mes dentro de plazo?

4. Mayor rentabilidad si la prioridad de su empresa no es el crecimiento usted puede

utilizar las mejoras conseguidas en eficiencia para incrementar la rentabilidad de su

empresa.

5. Menores costes, ms competitividad si la competencia en precios es un factor clave

en su sector, su ERP puede convertirse en su mejor aliado a la hora de ofrecer un

precio ms competitivo sin distorsionar su modelo de negocio ni disminuir el valor

ofrecido a sus clientes. Si usted consigue incrementar la eficiencia obtenida y

reflejarla en una bajada de los precios, estar ganando una ventaja competitiva que le

permitir mejorar con respecto a sus competidores.

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DESVENTAJAS DE LOS ERP

Aunque los sistemas ERP puedan generar un incremento de productividad, para muchas

empresas es casi imposible pagar el costo de las licencias, implementacin y sobre todo del

mantenimiento del mismo, ya que son sistemas dinmicos, de nada sirve tener el mismo

sistema en una empresa que crece y cambia da a da.

Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP se deben a la inversin

inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de

implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se

obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas

compaas reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeas

empresas estn menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP

es operado por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.

Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn

capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora, proponiendo

cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus

licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o

sus ganancias.

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 El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de

la estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo

especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este

punto se cita como una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de cuello de botella: la ineficiencia en uno

de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para

trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y luego de

un tiempo los datos sucios (datos inexactos o no verificados) reducirn la

confiabilidad de algunas aplicaciones.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos

(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su contabilidad,

la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir

la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de

los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del

consumidor.

ERP: SAP BUSINESS ONE

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SAP ayuda a empresas de todos los tamaos y sectores a funcionar mejor que nunca. Desde

el back office hasta la sala de juntas, desde el almacn hasta el departamento de atencin al

cliente, y desde el escritorio del ordenador hasta los dispositivos mviles, permite que

personas y empresas trabajen conjuntamente de manera ms eficaz y que utilicen la

informacin empresarial de forma ms eficiente para mantenerse por delante de sus

competidores. Esto se consigue ampliando la capacidad del software en sus instalaciones, en

las implantaciones a demanda y en los dispositivos mviles.

SAP Business One es una solucin de gestin empresarial global asequible y fcil de

implementar disponible en sus instalaciones, en la nube y basada en nuestra base de datos de

tecnologa In-Memory. Especialmente diseada para las pequeas y medianas empresas,

garantiza el crecimiento de la empresa, ayuda a aumentar la rentabilidad y el control y

automatiza los procesos empresariales. Tanto los directivos como los empleados pueden

procesar la informacin de un modo ms eficaz, lo que les ayuda a tomar decisiones

empresariales acertadas. Mediante un solo sistema, los propietarios y los gerentes de

negocios ahora pueden obtener acceso, a peticin, a una visin fidedigna y unificada de

informacin empresarial crtica y actualizada en toda la organizacin.

SAP Business One es un gran avance en el software de gestin empresarial creado desde cero

para pequeas y medianas empresas en expansin.

SAP Business One proporciona un completo conjunto de herramientas para ayudarle a

gestionar y optimizar sus operaciones financieras. Automatiza las tareas de contabilidad

diarias, como la actualizacin del libro mayor y los asientos de diario, el soporte a los clculos

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de impuestos y las transacciones con mltiples divisas. La mayora de los asientos de diario

se contabilizan automticamente desde las reas de ventas, compras y banca. SAP Business

One tambin permite a los usuarios crear asientos de diario e invertir las contabilizaciones

de periodificaciones de fin de mes automticamente. Los comprobantes de diario permiten a

los usuarios grabar varios asientos de diario manuales en un lote y procesarlos

simultneamente. Esto permite la verificacin y la recopilacin de contabilizaciones antes de

introducirlas en el libro mayor.

DESCRIPCIN DE LOS BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN Y SU

MDULO CONTABLE.

SAP Business One gestiona todas las transacciones de contabilidad de forma eficaz y

completa. Puede utilizar sus completas plantillas de planes contables directamente, o bien

personalizarlas para adaptarlas a las necesidades de su empresa. Las plantillas de planes

contables contemplan requisitos legales especficos de cada pas, como la segmentacin o la

numeracin especfica, y de ese modo contribuyen a garantizar el cumplimiento de la

legislacin y las normativas locales. Con cuarenta versiones especficas para distintos pases,

la aplicacin admite mltiples normativas globales de informacin financiera, monedas e

idiomas. Por ejemplo, con SAP Business One puede procesar transacciones en varias

monedas e informar sobre ellas incluyendo facturas, cheques, extractos y ms.

SAP Business One integra los asientos contables y los actualiza automticamente siempre

que se producen operaciones comerciales relevantes en la aplicacin. Por ejemplo, con una

contabilizacin de una recepcin de mercancas se crear de forma automtica el

correspondiente asiento para ajustar los niveles de inventario y la valoracin, y tambin se

actualizarn las correspondientes cuentas de gastos, en caso necesario. Todas las operaciones

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de compras, ventas e inventario que se desarrollan en SAP Business One generan los asientos

correspondientes de forma automtica y en tiempo real, sin necesidad de efectuar ninguna

otra introduccin de datos ni contabilizacin de forma manual. Para garantizar una eficacia

an mayor, SAP Business One permite utilizar contabilizaciones peridicas y plantillas de

contabilizacin para las operaciones que se repiten de forma peridica, eliminando as tareas

repetitivas y posibles errores. Tambin pude utilizar comprobantes de diario para crear

mltiples asientos y procesar esos comprobantes por lotes, contabilizando todas las entradas

simultneamente.

SAP Business One calcula automticamente los impuestos, como el impuesto de venta, el

impuesto sobre el valor aadido y la retencin del impuesto en origen, para cada partida de

todas las operaciones, teniendo en cuenta las necesidades de asignacin y de elaboracin de

informes especficas de cada pas. Automatiza la computacin y la comunicacin de los

procesos fiscales, lo que permite cumplir totalmente los requisitos legales.

DE ACUERDO CON EL ANLISIS REALIZADO, DETERMINAR SI EL SISTEMA

DE INFORMACIN CON SU MDULO CONTABLE CUMPLE CON CADA UNO
DE LOS REQUISITOS DESCRITOS EN LA LISTA ADJUNTA A ESTA
ACTIVIDAD.

N REQUERIMIENTO

GENERALES
si
1 Que sea Multi-Empresa

Que pueda integrarse posteriormente con otros mdulos (ejemplos facturacin, si

2
Inventarios, Cuentas por pagar y otros)

15
 si
3 Que haga automticamente la partida de cierra anual

si
4 Que todos los reportes se puedan descargar a Excel-Word-PDF

Compatible con la mayora de las plataformas Windows (ME, 2000, XP, Vista, si
5
Windows 7, etc.)

PLAN DE CUENTAS
si
6 Plan de cuentas que tenga tantos niveles como el contador desee

si
7 Que permita la creacin, Modificacin o Eliminacin de cuentas

INFORMES
si
8 Balance General (Mensual y Acumulado)

si
9 Balance de Comprobacin (Acumulado)

Estado de Prdidas y Ganancias (Mensual, Acumulado y comparativos con todos los si

10
meses del ao y comparado con el presupuesto anual)
Estado de Resultado por centro de costos. (Mensual, Acumulado y comparativos con si
11
todos los meses del ao y comparado con el presupuesto anual)
si
12 Libro Diario Mayo

CONCLUSIN

Los avances tecnolgicos continan cambiando el estilo de vida de la gente, desde la manera

de adquirir productos y servicios, hasta la manera de comunicrselo a la empresa. Dicho

cambio ha sido un acercamiento a los consumidores para conocer sus necesidades. Sin

16
embargo, las empresas que no adopten la tecnologa como una parte importante de su

estrategia y toma de decisiones, estarn fuera de la economa.

BIBLIOGRAFA

http://www.sypsoft.net/files/B1_FinMgmt_ES.pdf

file:///D:/Documentos/Downloads/SAP%20Business%20One.pdf

17
 http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/gestion-

financiera/software-contable/1580-sap-business-one-contabilidad-financiera.

http://sistemas-erp.blogspot.com.co/2007/04/conclusiones.html

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