Elementos que conforman las grficas de avance y rendimiento

En el control del proyecto es necesario determinar con precisin tanto el avance de cada

una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de

control es el uso de grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las

actividades, y al efecto se utilizarn dos clases de grficas:

* La grfica de avance.

* La grfica de rendimiento.

La grfica de avance contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior que

muestra el porcentaje de avance programado, el porcentaje real y la eficiencia lograda en

cada unidad de tiempo.

Determinado el avance programado por da obtenemos la grfica de rendimiento que nos

va a servir para observar el ritmo o velocidad del trabajo al mismo tiempo que las metas

parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo.

En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de

duracin de los das del proyecto ms la tolerancia calculada.

En esta grfica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de

eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

Con la informacin de avance programado por da y el avance real de cada actividad se

procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra a continuacin.

Graficas de avance

En virtud de que cada uno de los procesos componentes del proyecto es conducido por

distintas personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a

tiempo, es necesario que tengan su grfica de control en donde puedan observar tanto el

avance de su proceso como su rendimiento.

Esta grfica es similar a la de rendimiento usado en el proyecto.

Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades

mostrando en dnde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del

proceso tenga una idea precisa de sus disponibilidades de tiempo.

La grafica de avance se tiene que realizar en todos y cada unos de los proyectos a

realizar puesto que muestra el avance y el rendimiento de todas las actividades que

conllevan la realizacin del mismo. as como tambin indica el tiempo que dura dicha

actividad.la grafica de avance como su nombre lo dice no nos sirve para saber el

resultado final del proyecto si no para saber hacia dnde vamos caminando en el mismo y

es muy importante que por cada proyecto se realice una grafica diferente.

Graficas de rendimiento

La grfica de rendimiento nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al

mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo.

En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de

duracin del proyecto ms la tolerancia calculada. En esta grfica se seala la meta final

que se encuentra sobre el rengln del 100% de eficiencia y la coordenada del tiempo final

del proyecto.

Luego se calcula el avance logrado diariamente en el proyecto y presentarlo en las

grficas anteriores. El avance del proyecto es la suma de los avances logrados por cada

una de las actividades componentes.

La grafica de rendimiento, al igual que la grafica de avance es muy til en la elaboracin

del cualquier proyecto. La grafica de rendimiento nos indica la rapidez de todo trabajo as

como tambin los fines que se van logrando alcanzar y as poder saber si el proyecto ser

terminado a tiempo

Mtodos de Control (grfica de avance y Grfica

de rendimiento)
El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre
concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se
hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control dentro de un proyecto se encarga de,
determinar con precisin tanto el avance de cada una de las actividades como el que
corresponde al proyecto total. Formas efectivas de control es utilizar grficas que permitan
vigilar visualmente el desarrollo de las actividades. Ejemplos:

Grfica de Avance.
Grfica de Rendimiento.
La Grfica de Avance
La Grfica de Avance (figura 4.1) contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior
que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.

Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programacin para
cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.

La
Grfica de Rendimiento
La grfica de rendimiento (figura 4.2) que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de
trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del
tiempo.

En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los das de duracin
del proyecto ms la tolerancia calculada.

En esta grfica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de
eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.
Control: Importancia y mtodos de control

El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que
supuestamente deber ocurrir, de lo contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o
correcciones necesarias.

El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisin tanto el avance de cada
una de las actividades como el que corresponde al proyecto total.

El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la informacin necesaria,

analizada y estructurada de acuerdo con la pirmide de direccin del mismo. Un eficiente control
garantiza la direccin del proyecto a partir de tomar las decisiones oportunamente.

El anlisis de la informacin y seleccin de los problemas fundamentales ponderados en funcin

de su importancia, permiten definir una estrategia en el control de ejecucin, estudiar variantes
posibles para dar las soluciones ms factibles y preparar la informacin para la toma de
decisiones.

Elementos del control:

o Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar lo planeado, para verificar el
control de los objetivos que se establecen en la planeacin.

o Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

o Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes del control, es descubrir las diferencias
que se encuentran entre la ejecucin y la planeacin.

o Establecen medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

En el control del proyectoes necesario determinar con precisin tanto el avance de cada una de las
actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de
grficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarn
dos clases de grficas:

1. Graficas de avance.

2. Graficas de rendimiento.

Importancia.

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes
exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos.

3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los lectores responsables de la administracin desde el momento en que se

establecen medidas correctivas.

5. Proporcionar informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes.

6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicacin incide directamente en la realizacin de la administracin y consecuentemente, en

el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

o Cantidad.

o Tiempo.

o Costo.

o Calidad.

Para el control de inventarios se usan desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas,
niveles de pedidos y reposicin, kardex de entrada y salida, hasta tcnicas ms complejas como la
investigacin de operaciones.

Control de produccin.

El objeto fundamental de este control es programar, coordinar eimplementar todas las medidas
tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo y
lugar ms idneos para lograr las metas de produccin.

Control de compras.

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de

actividades tales como:

a) Seleccin adecuada de proveedores.

b) Evaluaciones de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material.

d) Determinacin del pedido y de orden.

e) Comprobacin de precios.

Control de mercadotecnia.

Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el
producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la
elaboracin de estas estrategias y planes de mercadotecnia.

Control de ventas.

Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control,
ya que permite fijar normas de realizacin sin las cuales sera posible evaluar las ventas y fijar las
cuotas que deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de
ventas en relacin con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las
variaciones significativas y adoptarlas medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el
servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto.

Control de finanzas.

Proporciona informacin acerca de situacin financiera de la empresay del rendimiento en

trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Establecen lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para analizar

adecuadamente los costos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia
en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de recursos
financieros.

4.1.1 Graficas de avance

En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas personas que
tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a tiempo, es necesario que tenga su
grafica de control en donde pueda observar todo el avance de su proceso como su rendimiento.

Esta grafica es similar a la de rendimiento utilizado en el proyecto.

Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando
en donde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea
precisa de las disponibilidades de tiempo.

La grfica de avance contiene, adems de la red, una franja en la parte inferior que muestra el
porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo.

Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programacin para cada
actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.

Necesitamos tambin un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se llena de la
siguiente manera:

a) Con la informacin original del supervisor:

1. Anotar el da de la informacin.

2. Anotar el nmero de la actividad informada.

3.Expresar, en tanto por una, el avance de la misma.

Para calcular el porcentaje programado de avance, procedemos as:

a) Se divide el porcentaje total de avance (1.00) entre el nmero de das-actividad que tiene el
proyecto. Este nmero es la suma de la columna e de la matriz de informacin (66).
Naturalmente, si la unidad de tiempo no representa das sino horas, la unidad de avance ser H-a
(horas-actividad).

b) Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red en cada da programado.

En cada uno de los cuatro primeros das encontramos 3 actividades; en el quinto y sexto hay 4
actividades; del sptimo al dcimo encontramos 3 actividades, etc.

c) Se acumulan las unidades de avance en cada da transcurrido.

d) Las unidades de avance acumuladas se multiplican por el factor de avance calculado en el inciso
a.

De esta manera y para nuestro ejemplo base, se tienen los siguientes resultados:

Las cantidades que aparecen en las columna 4 de esta tabla se anotan en la parte inferior de la red
de avance. Es suficiente indicar dos decimales.

Si se desea mayor precisin en el dibujo y el tamao de la grfica lo permite, pueden hacerse

divisiones en los tramos diarios para mostrar el avance de uno en uno por ciento.

Con lo anterior queda lista la grfica de avance para recibir la informacin.

4.1.2 Grafica de rendimiento.

La grafica de rendimiento nos sirve para observar el ritmo de velocidad de trabajo al mismo
tiempo que las metas parciales se van logrando con el transcurso del tiempo.

En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los das de duracin del
proyecto ms la tolerancia calculada.
En esta grafica se seala la meta final que se encuentra sobre el rengln del 100% de eficiencia y
las coordenadas del tiempo final del proyecto.

Esta informacin se procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra a continuacin.

a. En el momento de recibir informacin de avance real:

1. Se anota el da de la informacin.

2. Se expresan los nmeros de las actividades realizadas.

3. Se anotan los porcentajes.

4. Se anota el total acumulado de las actividades terminadas con anterioridad.

b. Despus de hacer la anotacin anterior, se calcula lo siguiente:

1. Indicar los das programados de ejecucin para cada actividad informada.

2. Se determinan los recprocos de los tiempos anteriores para indicar el volumen del trabajo o
carga correspondiente a cada da.

3. Se sealan los das transcurridos en cada actividad de acuerdo con el programa, y no con los
das transcurridos en el avance.

4. Se multiplican los valores para obtener el porcentaje del trabajo, que deben cumplirse
conforme el programa, para cada actividad.

5. Se calcula el factor del avance total por actividad multiplicado por el factor de la unidad de
avance por el nmero de das programados.

6. Se ajusta el porcentaje de avance en el proyecto con el porcentaje real de la actividad. Esto se

multiplica por el porcentaje de actividad de la columna por el porcentaje del factor de avance
total.

Cierre del proyecto.

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance
del mismo. Durante el cierre se advierte como de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si
se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.

El cierre provoca obligatoriamente la facturacin y las reuniones de evaluacin; donde se

examinar cul ha sido el transcurso en fase del proyecto, cul es el margen obtenido de
beneficios y se extraern conclusiones sobre ello.

Un proyecto ha finalizado cuando:

Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el
peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.

Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se
han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aun no se haya
cobrado).

4.2.1 Objetivo del cierre del proyecto.

Objetivos principales:

Analizar desde la perspectiva econmica; balance de los recursos gastados y los beneficios
obtenidos.

Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones

iniciales y el resultado.

Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.

Objetivos secundarios:
 Consolidar los resultados tcnicos del proyecto en el curriculum de la empresa (conocimientos
adquiridos, tecnologa utilizada, documentacin, productos, etc. ).

Evaluacin de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a

partir de la consecucin del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.

4.2.2 Aceptacin del proyecto

Con el fin de evitar ambigedades que se propagan hasta el momento de la aceptacin del
trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y,
a ser posible, plasmado en algn documento.

Con la firma del acta de aceptacin, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y
que est conforme con ellos.

4.2.3 Informe del cierre del proyecto

El informe del cierre del proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la
directiva de la organizacin para evitar que persistan aun faltas y de esa manera concluirlo
formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre
formal y debe definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben de
seguirse a partir de ese momento.

De manera general el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento
importante que considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido
completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por
alguna razn.

Se recomienda siempre hacer un informe de cheques de cada fase que vaya terminando en el caso
de que el proyecto sea grande o complejo, de tal manera que luego sea mucho ms simple.
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que
pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa; contiene la informacin de si el
proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, tambin incluye un anlisis de las
razones de ello.

A continuacin se muestran alguno elementos que se consideran importantes incluir en el

informe, aunque puede definirse como un formato con los acpites que se entienden necesarios:

Descripcin del proyecto. Resumen con la descripcin general del proyecto, que brinda una visin
global acerca de sus objetivos.

Planes de ejecucin del cierre. Definir porque esta cerrndose el proyecto ya sea porque
losresultados han sido alcanzados, la fecha de conclusin ha llegado o el presupuesto ha sido
agotado.

La documentacin del cierre se compone:

Balance de ingresos y gastos.

Informe de situacin final.

Lista de documentacin generada.

Lista de productos generados.

Otros, en funcin de la empresa, y del proyecto concreto.

Balance de ingresos y gastos.

Se presentan las desviaciones en el presupuesto.

Criterios: valores negativos, indican ahorro salvo al evaluar los ingresos y el margen; los valores
positivos indican gastos aunque no hayan sido a los previstos.

Hay que incluir todos los ingresos y gastos aunque no hayan sido contablemente imputados.

Informes finales.
 Informe econmico: resumen del balance de ingresos y gastos.

Informe de situacin final: descripcin general, en el lenguaje no tcnico del ciclo de vida del
proyecto.

En proyectos largos y complejos: informes intermedios coincidiendo con hitos temporales.

Indicadores econmicos de primer orden.

Son los valores numricos ms efectivos.

Funcin del proyecto: indican el volumen del proyecto.

Margen del proyecto: ingresos-costos.

Costes: valor de los factores de produccin que se ponen en juego y se consumen para realizar
una actividades.

Beneficio del proyecto: margen-costes de oportunidad.

Precio de venta de la hora trabajada.

Por una idea del precio al que deberan venderse la hora de trabajo para obtener rentabilidades
similares.

Componentes delcoste del proyecto: son indicadores que muestran la importancia de cada
partida de costes.

Valor relativo del esfuerzo propio.

Indicadores financieros.

Hacen referencia al origen de los fondos utilizados y de su proyeccin en el tiempo.

Porcentaje de endeudamiento externo.

Porcentaje de endeudamiento interno.

Valor actual neto del proyecto.

Tasa de rendimiento interno del proyecto.

Indicadores de ocupacin laboral.

 Dan una idea objetiva de cuantas personas hacen falta para un trabajo.

Sirven para saber si sobra o falta personal.

Carga de trabajo= nmero de horas (de una determinada categora) necesarias para completar
un trabajo.

Indicadores de gestin.

Son las desviaciones respecto a lo previsto de plazo de ejecucin, costes, margen y

contingencias.

Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades:

Detectar errores sistemticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas.

Analizar la tendencia histrica de los proyectos gestionados por cada responsable.

Analizar la tendencia histrica de los proyectos contratados con cada cliente.

Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clsicos o emergentes.

La documentacin del cierre se compone:

Balance de ingresos y gastos.

Informes de situacin final.

Lista de documentacin generada.

Lista de productos generados.

Otros, en funcin de la empresa y del proyecto concreto.

4.2.4 Evaluacin y retroalimentacin

Las areas generales en lasque se puede aplicar la metodologa de la evaluacin de proyectos son:
 Instalacin de una planta totalmente nueva.

Elaboracin de un nuevo producto de una planta ya existente.

Ampliacin de la capacidad instalada o creacin de sus sucursales.

Situacin de maquinaria por obsolencia o capacidad insuficiente.

Este estudio profundiza la investigacin en fuentes secundarias y primarias en investigacin de

mercado, detalla la tecnologa que se emplear, determina los costes totales y la rentabilidad
econmica del proyecto, y es la base en que se apoyan los inversionistas para tomar una decisin.

El nivel ms profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene bsicamente toda la
informacin del proyecto, pero aqu son tratados los puntos finos. Aqu no solo deben presentarse
los canales de comercializacin ms adecuados para el producto, sino que deber presentarse una
lista de contrato de ventas ya establecidos que debe actualizar y preparar por escrito las cotizacin
de la inversin, presentar los planes arquitectnicos de la construccin, etc. La informacin
presentada en el proyecto definitivo no debe alterar la decisin tomada respecto a la inversin,
siempre que los clculos hechos en el anteproyecto sean confiables y hayan sido bien evaluados.

La ultima parte de proceso es, por supuesto, la cristalizacin de la idea con la instalacin fsica de
la planta, la produccin del bien o servicio y por ultimo; la satisfaccin de una necesidad humana o
social, que fue en lo que un principio dio origen a la idea y el proyecto.