POLITICA No.

MdeC2009 FUNDACION HABITAT GUATEMALA

AREA DE LA POLITICA: MANEJO DE CAJA

NOMBRE DE LA POLITICA: CAJA CHICA

1. Propsito
La poltica de Caja Chica tiene como propsito fundamental reglamentar la
implementacin, funcionamiento, control, registro, reintegro y supervisin del pago
de los gastos y egresos menores, que por su naturaleza y monto no es prudente ni
operativo el uso de cheques; bajo el sistema de un fondo fijo de efectivo
reintegrable denominado Caja Chica.

2. Antecedentes

La operacin o funcionamiento de las diferentes unidades de la Fundacion Hbitat

en Guatemala, requieren de efectivo disponible para realizar pagos menores o de
baja cuanta, lo que permite agilizar la realizacion de algunas acciones y viabilizar la
adqusicin de bienes y servicios por valores minimos.

Fundamentalmente los proveedores no aceptan el pago de un bien de bajo valor por

medio de cheques; por los niveles de desconfianza en el medio, por la perdida de
tiempo para hacer efectivo el cheque y por el tiempo que implica el proceso de
disponer de un cheque para realizar un pago.

Por proceso, en la Fundacin Hbitat se elaboran los cheques de pago en la

Oficina Nacional, la cual se encuentra ubicada a una distancia significativa de varios
de los Afiliados, por lo que la disposicion de un cheque de pago o compra implica
varios dias de proceso.

Los Afilidos de Hbitat Guatemala requieren de efectivo para el uso diario y un

sistema de fondo fijo usa la reposicion o el reintegro de fondos como un control
contra el fraude y el robo.

Toda disponibilidad de efectivo en cualquier lugar, empresa o institucin tiene su

propio margen de riesgo; ocasionado por personas externas o delincuentes, fraude
por parte del personal de la organizacin, irregularidades causadas por la persona
responsable de administrar los fondos y alteracion del proceso de liquidacin por la
tardanza en el cambio de vales por comprobantes definitivos. Situaciones que
requieren de un estricto sistema de control interno que parte de la preente
reglamentacin interna.

Este sistema es conocido como Caja Chica. Significa que la cuenta en el libro
mayor de Caja Chica permanecer constante en una cantidad fija; reintegrandose

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 peridicamente los montos utilizados y liquidados en los formatos respectivos;
funciona con base en que slo lo que se gasta se reintegra.

Aunque la magnitud de la caja chica que se usa puede no ser significativa, el riesgo
de malversacin es elevado, dado el fcil acceso que hay al efectivo.

3. Alcance.
Esta poltica aplica para la Oficina Nacional, Sub-sedes, Afiliados y otras instancias
de trabajo de la Fundacin Habitat, actuales y las creadas en el futuro.

4. Definicin de trminos.
Comit Directivo Nacional (CDN). Mxima autoridad de direccin en la
Fundacin.
Director Nacional (CEO). Persona a cargo de la organizacin para Guatemala.
Director de Operaciones (DO). Encargado de la prestacin de servicios de la
institucin a nivel nacional.
Director de Administracin y Finanzas (CFO). Persona responsable del rea
financiera de la organizacin, en Guatemala.
Administrador de Afiliado (AA). Responsable de la direccin y administracin del
Afiliado asignado.
Empleados de HPH. Todos los trabajadores que laboran para la institucin en la
Oficina Nacional y en los Afiliados.
Desembolso: Salida de fondos, egreso o pago que hace la institucin por medio
de efectivo, cheques, transferencias y tarjeta de crdito a particulares,
proveedores, bancos, empleados de HPH, reintegros a prestatarios,
transferencias de diezmos y operaciones internas.
Autorizacin de pago: Es el grado de autoridad que se tiene para contraer
compromisos, realizar operaciones financieras, traslado de donaciones,
transferencias bancarias, cancelacin de deudas y proveedores, girar la orden
de pago en la adquisicin de bienes y servicios, conceder prstamos a
empleados o cualquier otro propsito de operacin y funcionamiento financiero.
Solicitud de cheques: Forma institucional que se utiliza para requerir el pago,
cancelacin o egreso a nombre de un tercero o librado, con quien se ha adquirido
algn compromiso comercial, contractual o de gestin interna de Hbitat;
conteniendo su respaldo formal con las firmas del solicitante, del Jefe de
Departamento que lo Autoriza y de recibido conforme en Contabilidad.
Comprobantes contables: Se refiere a los documentos formales y legales que
reconoce la legislacin fiscal y tributaria guatemalteca como validos para
respaldar y probar un acto mercantil de bienes y servicios; documentos bancarios
que certifican transferencias electrnicas de fondos y formas institucionales
autorizadas para liquidaciones de gastos.
Vales: Es el documento de crdito y comprobante contable provisional en original y
copia, que respalda toda entrega de efectivo que corresponda a un avance o
anticipo sobre algn gasto. El vale deber contener como mnimo la siguiente
informacin: fecha de emisin, monto exacto, nombre de la persona que recibe el
efectivo, descripcin de los lugares o destino, las actividades a realizar o gasto a
realizar y firma de autorizacin del inmediato superior.
Hoja de Movilizacin: Formato institucional por medio del cual el personal de la
Fundacin Hbitat liquida los viticos ocasionados en el cumplimiento de sus

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 funciones y atribuciones, adjuntndole los comprobantes contables
correspondientes.
Fondo Fijo de Caja Chica: Fondos de efectivo disponible en los diferentes centros
de trabajo para facilitar y viabilizar la realizacin de gastos menores o de baja
cuanta. Los montos de cada Caja Chica son de bajo volumen y variables
dependiendo de las necesidades de cada centro de trabajo.
Sistema de Fondo Fijo: Un sistema en donde la cantidad de dinero se reembolsa
de acuerdo a lo que se gasta, por medio de un formato de liquidacin
institucional, adjuntando todos los comprobantes contables, el monto del
remplazo no debe exceder el fondo fijo en ningn momento.
Caja Chica: Cantidad limitada de efectivo que se mantiene disponible para pagar
gastos operativos regulares, incidentales menores, gastos de emergencia o
financiar vales para cubrir gastos de operaciones.
Segregacin de funciones: Componente del control interno que implica la divisin
de tareas entre varias personas, que asegura que una funcin o transaccin
completa no es controlada por una sola persona, reduce riesgos de error y
fraude. Una misma persona no puede ser juez y parte dentro de una transaccin
que implique efectivo, es decir no puede realizar y autorizar un gasto a la vez.
Responsable de Caja Chica: Es la persona designada por el Director de
Administracin y Finanzas, para que en cada una de las unidades operativas de
la Fundacin administre el fondo fijo de Caja Chica.
Liquidacin de Caja Chica: Herramienta administrativa que permite el uso de un
formato institucional para la liquidacin de gastos, enlistando los comprobantes
contables formales y legales, reintegrndose lo gastado por medio de cheque a
nombre del responsable de caja chica, para volver al monto original.
Limite de desembolso: Cantidad mxima que se puede desembolsar en una
ocasin para una transaccin, sea pago definitivo o vale.
Avances: Procedimiento institucional reglamentando, por medio del cual se
autoriza a un Empleado de HPH una cantidad de efectivo para el cumplimiento
de sus funciones, que le permitir realizar varios pagos menores a diferentes
proveedores por diversos bienes y servicios adquiridos durante un corto periodo
de tiempo.

5. Vigencia.
La poltica de Caja Chica fue aprobada por el Comit Directivo Nacional, despus
de la aprobacin del CEO y CFO, con identificacin No. MdeC06-2009 segn
punto No. xx del Acta No. xx de dicho rgano de direccin, la cual entra en
vigencia a partir del uno de julio del ao dos mil nueve.

6. Poltica.
El Comit Directivo Nacional de la Fundacin Hbitat Guatemala, aprueba la
presente Poltica de Caja Chica, bajo los trminos de referencia que a
continuacin se detallan:

Primero: Establecimiento del Fondo de Caja Chica.

1) Oficina Nacional, Afiliados y dems unidades operativas de Hbitat
Guatemala pueden establecer un solo fondo de caja chica para los gastos
diarios de operaciones o para gastos de emergencia.

2) Se establecen Fondos Fijos de Caja Chica por las cantidades de ocho mil
Quetzales exactos (Q. 8,000.00) para la Oficina Nacional; de cuatro mil
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 Quetzales exactos (Q. 4,000.00) para el Departamento de Desarrollo de
Recursos; de dos mil Quetzales exactos (Q. 2,000.00) para la unidad de
Aldea Global en ciudad capital; y de dos mil a cinco mil Quetzales (Q.
2,000.00 a Q. 5,000.00) exactos en cada uno de los afiliados.

3) Cuando un Afiliado determina que el fondo de caja chica se remplaza

consistentemente ms de dos veces al mes, segn la Poltica de
Delegacin de Autoridad el Director Nacional (CEO) podr autorizar un
monto mayor, dentro del rango establecido en el numeral anterior.

4) El fondo puede ser establecido en ms de una moneda, dependiendo de

las necesidades de la Fundacin. En tales casos, la cantidad de fondos
separados se debe tener como mximo en dos, el fondo en moneda local y
un fondo en US dlares o Euros. El total combinado de ambos fondos no
debe exceder los $1,000.00. Si la entidad determina que necesita ms de
esta cantidad, debe considerar contar con un fondo de efectivo operativo.

5) El fondo de caja chica no se debe mezclar con fondos personales o con

otros recibos de efectivo tales como pagos de las familias prestatarias,
ingreso por eventos especiales (rifas, playeras etc.) Tampoco se deben
realizar pagos de costos directos (Materiales, Mano de Obra, Transporte)
con el fondo fijo de Caja Chica

Segundo: Responsable de Caja Chica.

1) El Director de Administracin (CFO) y/o el Director Nacional (CEO)
nombrarn para cada unidad operativa de la Fundacin Hbitat un
Responsable de administrar el Fondo Fijo de Caja Chica y un custodio
temporal cuando el principal no pueda cumplir con sus deberes o se
ausente de la oficina. El titular es el nico responsable por salvaguardar
el fondo de caja chica. Debe ser el nico en tener la llave del sitio de
seguridad en donde se guarda el disponible, debe mantener los registros
de todos los desembolsos realizados y de las cantidades pendientes por
comprobar. El custodio temporal est sujeto a las mismas obligaciones
que el responsable de la Caja Chica.

2) En cumplimiento a la poltica de Segregacin de Funciones, el encargado

de caja chica no debe ser la misma persona que registre las
transacciones en el libro diario y mayor, o la que aprueba las facturas u
otros cheques de gastos.

Terceo: Reintegros de Caja Chica.

1) El fondo de caja chica se reintegra a su cantidad original por medio de un
cheque equivalente al valor de la liquidacin. El saldo del fondo de caja
chica, ms los comprobantes contables y mas los vales de caja chica
deben ser iguales, en todo momento, a la cantidad establecida para
funcionamiento de la caja chica.

2) El fondo debe reintegrarse cuando la entidad ha usado hasta el 50% de la

cantidad establecida del fondo (Q. 2,000.00 para un fondo de Q. 4,000.00).

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 3) Para realiza un reintegro de Caja Chica, el encargado debe preparar una
Liquidacin de Caja Chica utilizando el formato institucional (Anexo), de
acuerdo a los documentos contables que respalden las transacciones
(facturas formales y legales) y debe hacerse un conteo para corroborar la
cantidad desembolsada. Se debe llenar una solicitud de cheque
requiriendo los valores a rembolsar para llegar al saldo inicial del fondo.

Cuarto: Desembolsos de Caja Chica.

1) Los desembolsos del Fondo de Caja Chica deben ser razonables,
apropiados y necesarios para llevar a cabo las operaciones de la
Fundacin Hbitat y sus Afiliados.

2) Un requisito fundamental es que el efectivo de la Caja Chica solo se debe

usar para compras menores o iguales a quinientos quetzales (Q.500.00).

3) Queda terminantemente prohibido el fraccionamiento de gastos, es decir

los desembolsos de una nica transaccin cuyo monto sea mayor a
quinientos quetzales (Q. 500.00) no se debe dividir para evitar llegar a la
cantidad mxima establecida (por ejemplouna factura cuyo valor es de
Q.600.00 no se puede fraccionar en dos, sino se debe emitir un cheque
para cubrir el valor de la misma).

4) Todos los desembolsos deben ser autorizados por el jefe inmediato

superior por medio de una razn especfica y concreta (motivo del gasto)
en el reverso de la factura o dentro de la hoja de movilizacin del
empleado. Todos los desembolsos del Director de Administracin y
Finanzas (CFO) deben ser autorizados por el Director Nacional (CEO) o el
designado en su ausencia. Los desembolsos al Director Nacional (CEO)
deben ser aprobados por el Tesorero del Comit Directivo Nacional
(CDN).

5) Los vales de Caja Chica se pueden hacer para compras nominales

siempre que el vale no exceda el lmite de desembolsos (Q.500.00). El
vale de Caja Chica debe estar aprobado por el jefe inmediato superior o
en su defecto por el CFO. El vale tendr duracin de diez das como
mximo para ser liquidado. Esta liquidacin consiste en respaldar el vale
con facturas por compra de bienes o prestacin de servicios. Lo no
gastado debe ser devuelto en efectivo.

6) En reas rurales donde puede ser difcil obtener facturas contables por
gastos. El gasto no debe exceder el monto mximo indicado en la Hoja
de Movilizacin (HM), debindose anotar dentro del espacio de
observaciones la justificacin por no presentar facturas contables. Para
que una Hoja de Movilizacin (HM) sea pagada por el Responsable de la
Caja Chica, debe estar aprobada por el jefe inmediato superior.

7) El fondo de caja chica se puede usar para gastos que deben ser pagados
de inmediato como el agua pura, insumos de cafetera, enseres de
limpieza, insumos de oficina, taxis, refacciones de reuniones especiales,
hojas de movilizacin, combustible de vehculos, pasajes de buses
urbanos por diligencias organizacionales, etc. As tambin los gastos
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 incurridos cuando el pago no es permitido por medio de cheque cuyo valor
no exceda de quinientos quetzales (Q. 500.00).

8) El fondo de caja chica no se puede usar para el pago de salario o tiempos

extra, prstamos a empleados para uso personal, cambio de cheques
personales u otros cheques, avances o vales no autorizados.

Quinto: Registro de las Transacciones de Caja Chica.

Se debe mantener un auxiliar de caja chica en hoja electrnica que permita
establecer el saldo al da, as como un acumulativo de las liquidaciones de Caja
Chica por ejercicio contable, debidamente numeradas de forma correlativa. La
liquidacin con la documentacin contable correspondiente se trasladara de
todos los centros de trabajo a la Oficina Nacional, para requerir el cheque de
reintegro de fondos, momento en el que se realiza la ltima revisin de la
documentacin de respaldo y proceden los Contadores de Afiliaros a realizar el
registro de las transacciones de la Caja Chica.

Sexto: Corte y Arqueo de Caja Chica.

1) El Contador Nacional realiza un arqueo quincenal de caja chica en Oficina

Nacional, mediante un formato institucional (Anexo B) para realizar
aqueos de caja chica los cuales son utilizados igualmente por los
afiliados.

2) La Caja Chica de los Afiliados ser arqueada de manera quincenal por el

jefe inmediato superior (administrador del Afiliado) del Responsable, por
medio de formato institucional de arqueo de Caja Chica, adems ser
arqueada sorpresivamente por el Contador de Regin, documento que
ser parte del informe del Contador Regional cuando ste visite las
instalaciones del Afiliado.

3) El Director de Administracin y Finanzas y el Contador General tienen la

potestad de realizar cortes y arqueos de Caja Chica en cualquier
momento, a cualquiera de los Responsables de su manejo en los
diferentes centros de trabajo de la Fundacin.

4) El Director de Administracin y Finanzas y el Contador General son los

responsables de solucionar y tomar las decisiones pertinentes para
solventar cualquier anomala que se presente en los cortes y arqueos de
Caja Chica que se realicen; tomarn medidas para corregir debilidades y
sancionarn a quienes corresponda por errores cometidos y/o fraudes.

Sptimo: Salvaguarda del Fondo de Caja Chica.

1) Se deber disponer de una caja de metal con llave y/o clave, bajo la tutela
del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica.

2) La caja de metal conteniendo el efectivo, se debe guardar en un lugar

seguro para evitar robos (escritorio, archivo o caja fuerte).

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3) Toda prdida relacionada con el fondo de caja chica debe ser
inmediatamente reportado al Director de Administracin y Finanzas de la
Oficina Nacional de la Fundacin en Guatemala y, en caso necesario, se
debe presentar una denuncia policial. En caso de sospecha de actividad
fraudulenta, estas actividades deben reportarse a las autoridades del
Departamento de Administracin y Finanzas.

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