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LA IMPORTANCIA DEL

PRESUPUESTO DENTRO DE LA
EMPRESA

El presupuesto es una herramienta muy valiosa para la empresa; en ella se planea


integralmente todo lo referente a las operaciones que se llevan durante un periodo
determinado. Su finalidad es auxiliar a la administracin en el cumplimiento de los
objetivos que se han propuesto los directivos.

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de los


presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento
de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que sta
condicionar los planes que permitirn la consecucin del fin ltimo al que va orientado la
gestin de la empresa.

Entendemos por presupuesto al conjunto de gastos y entradas que una persona, entidad o
gobierno puede preveer para un perodo determinado en lo que respecta a sus finanzas, los
usos y los objetivos que se le darn a cada partida o gasto as como tambin los usos y
previsiones a largo plazo de los fondos disponibles.

En algunos casos, el presupuesto es un elemento que se puede establecer individualmente


(por ejemplo, cuando una persona analiza su presupuesto personal). En otros casos, el
presupuesto supone un acuerdo entre las partes si son ms de una (por ejemplo, cuando dos
o ms personas deciden en qu gastar o si un gobierno podr utilizar de tal modo los
recursos disponibles).

El presupuesto como acto de previsin: decidir y ponerse de acuerdo como parte elemental

Tal como lo dice su nombre, el presupuesto es justamente pre-suponer en materia de


finanzas y economa cules sern las actividades o movimientos a realizar en un perodo
futuro que se calcula de manera aproximada. Normalmente, cuando hablamos de
presupuesto de los gobiernos o del Estado, hablamos de presupuestos que son elaborados
teniendo en cuenta un sinfn de variables relacionadas con las diferentes actividades
econmicas de la regin, con los proyectos de obras o de nuevas medidas de gobierno, con
el posible pago de deudas o cnones internacionales, de gastos extras e incluso de la
previsin de posibles alteraciones al presupuesto original a partir de los resultados
obtenidos con cada una de las proyecciones sealadas.

El presupuesto gubernamental tiene una caracterstica particular que es que el mismo en la


mayora de los pases debe ser consensuado entre el Poder Ejecutivo y el Poder Legislativo
donde se encuentran los representantes de diversos partidos y expresiones polticas. Esto es
as para evitar la discrecionalidad de los presidentes o quienes ocupan cargos ejecutivos de
poder decidir aisladamente sobre los fondos y recursos existentes. Es comn que si los que
ocupan cargos ejecutivos y legislativos no pertenecen al mismo partido, el presupuesto no
sea aprobado y esto signifique un obstculo para gobernar.
El presupuesto de otros sujetos como particulares o entidades especficas tambin puede ser
recortado a perodos mayores o menores de un ao, por ejemplo cuando se prevee un plan
de obras que se extienden por ms de un ao o que requerirn menos de doce meses.

La proyeccin a largo plazo como esencia del presupuesto y como una necesidad de ordenar
las finanzas

La importancia del presupuesto siempre radica en realizar una proyeccin seria y fundada
sobre los movimientos econmicos, monetarios y financieros que caracterizarn al sujeto
que lo realiza. As, sin el presupuesto se puede fcilmente entrar en caos al generarse ms
gastos de lo necesario o incluso al no controlar las ganancias o entradas de capital que se
realicen.

Especialistas sealan que tener una nocin clara del presupuesto personal o familiar ayuda
enormemente en las finanzas, permitiendo saber a qu actividades se les asegura prioridad y
a cuales se las relega a un segundo plano.

Tambin establecen que a medida que los individuos o familias son ms humildes, sube
hasta un 80% el presupuesto que se destina a alimentos y productos de primera necesidad
mientras en familias de mayor poder adquisitivo esto puede bajar incluso hasta el 50%
debido a que hay ms posibilidad de utilizar presupuesto restante en otras actividades y
necesidades como entretenimiento, mejor atencin sanitaria, educacin, etc. Esto es, en
otras palabras, lo que implica la previsin ya que se pueden elegir otras opciones para
utilizar el dinero o incluso favorecer el ahorro en casos en los que no es fcil debido a los
costos de los productos, la inflacin, etc.

De este modo, como se puede observar, el presupuesto econmico permite organizar ms


perfectamente el dinero disponible de acuerdo a las necesidades, facilitando incluso la
previsin a largo plazo y la inversin o ahorro a futuro de las actividades econmicas de
una pareja, familia o institucin.

La idea de presupuesto siempre supone una previsin de las finanzas personales, estatales,
empresariales, ya que para confeccionar un presupuesto se requiere cierta anticipacin no
slo de los gastos que se debern realizar en el tiempo determinado si no tambin de las
ganancias o entradas de capital que pueda significar ese perodo.

Dentro del documento, se definen los recursos que se han de utilizar para cumplir con
los trminos financieros. Como cualquier herramienta, el presupuesto tiene sus ventajas y
limitantes. Dentro de sus ventajas estn:

Facilita la eficiencia y el control dentro de la operativa


Exige cooperacin entre todos los departamentos de la empresa, motivando a la
direccin a que se enfoque en definir los objetivos
Promueve la estandarizacin y el control en el flujo de informacin
Reduce la incertidumbre
Significa un reto de mejora continua para los ejecutivos dentro de la empresa
Los presupuestos son para la administracin como es un mapa para un navegante. Es
necesario comprender que la ruta trazada es una proyeccin. Sin embargo, en el da a da,
surgen imprevistos. Debemos de estar conscientes que existen limitaciones:
El presupuesto es un conjunto de estimaciones. Para reducir su margen de error es
necesario recurrir a la estadstica
No asegura el xito: Es necesario que la administracin lo ajuste a la medida en los
cambios de gran importancia
Debe tratarse solo como una herramienta, y no como un escrito sobre piedra. Recordemos
que el presupuesto no debe en ningn momento ser sustituto de la administracin, ni debe
de causar conflictos en ella.

Objetivos especficos de un presupuesto

La planificacin del presupuesto para maximizar las utilidades y el camino que debe recorrer la
gerencia de una organizacin para encarar las siguientes responsabilidades:

Obtener tasas de rendimiento sobre capital que interpreten las expectativas de los
inversionistas.

Interrelacionar las funciones empresariales (compras, produccin, ventas, etctera) en busca


del objetivo mediante la delegacin de funciones.

Fijar polticas y examinar su cumplimiento.

Etapas de la Planificacin

Planeacin: Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y


dar una adecuada organizacin.

Organizacin: Estructurar tcnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y


materiales buscando eficiencia y productividad.

Coordinacin: Buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.

Direccin: Guiar las acciones de los subordinados segn los planes estipulados.

Ejecucin: En el proceso administrativo la ejecucin se relaciona con la puesta en marcha de


los planes y el consecuente inters de alcanzar los objetivos trazados.

Control: Medir si los propsitos, planes y programas se cumplen y buscar correctivos en las
variaciones.

Clasificacin de los Presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de
vista. El orden de prioridades que se les d, depende de las necesidades del usuario.

Segn la flexibilidad:

Rgidos o Estticos: Se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se
permite los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un
control anticipado, sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico,
demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa. Esta forma de control anticipado
dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector pblico.

Flexibles o Variables: Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las
circunstancias que surjan en cualquier momento en el mercado, De esta manera la empresa
puede acoplarse de una manera sencilla y sin traumas a las exigencias y demandas del
mercado dentro del cual se desarrolla.

Segn el perodo que cubran:

Corto plazo: se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un ao.

Mediano plazo: se planifica para un periodo mayor de un ao pero menor de cinco aos.

Largo plazo: en este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes
empresas..

Segn el campo de aplicabilidad de la empresa:

De operacin: Incluyen la formulacin de presupuestos para todas las actividades para el


perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de
prdidas y ganancias proyectadas (presupuesto de ventas, produccin, compras, materiales,
mano de obra, gastos operacionales).

Financieros o Presupuesto de tesorera o Presupuestos de caja de efectivo: Se formula con las


estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Se
formula por perodos cortos (meses, trimestres o aos). Es importante porque mediante el se
programan las necesidades de fondos lquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades
monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudir a crditos o
a los aportes de los accionistas de la empresa. En caso contrario, ser conveniente evaluar la
destinacin externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad.

Segn el sector en el cual se utilicen:

Presupuesto pblico: los presupuestos de sector pblico cuantifican los recursos que requiere
la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las
entidades oficiales.

Presupuesto privado: los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de la
actividad empresarial.

Diferencia con el Presupuesto Pblico Presupuesto Pblico El presupuesto de una nacin


llamado generalmente presupuesto fiscal o presupuesto pblico. Es una estimacin de los
ingresos del estado durante un periodo (casi siempre de un ao) y de los egresos o gastos que
efectuar el sector pblico para satisfacer las necesidades de la sociedad. Es un documento
que ofrece, junto a las cifras consolidadas de todas las actividades del sector pblico, una
relacin detallada de los ingresos y egresos de cada uno de los entes dependientes del estado
(ministerios, institutos autnomos, corporaciones, etctera). Cada uno de los entes prepara su
presupuesto y luego se integra. En ellos se especifica: La inversin El gasto corriente. El servicio
de deuda. La compras de bienes y servicios. Es esencialmente una autorizacin de gastos y una
estimacin de ingresos para un periodo determinado que se denomina ejercicio fiscal. El
presupuesto pblico es fundamentalmente una ley que cada ao aprueba la Asamblea
Nacional, sobre este punto se presentan algunas divergencias que pretenden definir el
presupuesto en tres formas:

Como una ley. Como una ley que es a la vez una operacin administrativa, segn se refiera a
los ingresos y a los gastos. Como un acto administrativo, nunca una ley, trtese de ingresos o
gastos de la Nacin.
En las empresas el presupuesto se planifican para buscar el equilibrio en cambio el
presupuesto pblico puede prever un dficit fiscal que el gobierno compensar mediante la
colocacin de bonos de la deuda y otro tipo de valores, o prstamos del exterior. Para todo
presupuesto pblico deficitario se tiene que establecer el destino preciso del endeudamiento
que se va a contraer e igualmente si hay excedentes el destino que se le dar a esos
excedentes. Los posibles dficit presupuestarios que se puedan presentar en un ejercicio fiscal
en la ejecucin de un presupuesto pblico, pueden ser subsanados mediante la aprobacin de
crditos adicionales, las operaciones de crdito pblico, la utilizacin de reservas del tesoro, el
aumento en los impuestos, la creacin de nuevos impuestos y, en fin, todos los mecanismos
fiscal que el estado pueda utilizar.

El caso venezolano, el presupuesto de rentas y gastos, es una ley, y en lo que se refiera a los
principios y normas bsicas que rigen el proceso presupuestario de los organismos del sector
pblico, es la ley del rgimen presupuestario la que lo establece. Los presupuestos pblicos en
Venezuela, son partes e instrumentos de la planificacin nacional, y en su formulacin,
aprobacin y ejecucin de debern seguir las orientaciones del plan operativo anual, y por otra
parte, los presupuestos pblicos incluyen el conjunto de programas y proyectos que el
ejecutivo nacional aspira cumplir durante un ejercicio fiscal, as como tambin, los recursos
que se pretenden captar durante ese mismo perodo para satisfacer las necesidades colectivas.

El presupuesto empresarial

El instrumento ms eficaz de la direccin de la empresa en mtodo presupuestario, pues


mediante el mismo puede saberse como se han cumplido las tareas necesarias para su
desenvolvimiento.

La previsin presupuestaria se basa en los hechos pasados, debidamente analizados mediante


el control presupuestario, y sus diferentes medios descansan sobre estudios que dejan la parte
menor a la estimacin: estudios de coyuntura, estudio de los mercados, clculos tericos,
previsiones de empleo, planning, estudios de gastos de ventas y de fabricacin, cada previsin
es la consecuencia de un racionamiento que parte de ciertos hechos para llegar a otros. En el
sector privado, los dficit conducen inevitablemente a la quiebra de las empresas, pues sus
mecanismos para equilibrar sus presupuestos son simples, o se aumentan los ingresos, o se
disminuyen los gastos, sin embargo, en la prctica ambas cosas resultan generalmente
complicadas.
El Presupuesto Base Cero Es el proceso de realizar un presupuesto basado nicamente en las
expectativas para el ao siguiente, sin referencias de aos anteriores, sin base de datos
histricos. Tambin en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa.
Cuando las empresas estn gastando ms de lo necesarios o desmesuradamente se elabora el
Presupuesto en base cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad.

El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado completo y en


detalle. Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u operacin el
cual debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas, evaluacin de resultados.

El proceso base cero proporciona informacin detallada a la alta gerencia sobre el dinero que
se necesita para lograr los resultados deseados enfoca la atencin hacia el capital necesario
para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reduccin del ao
anterior.

El presupuesto base cero proporciona un medio para poder identificar y evaluar eficazmente
las actividades y los problemas correspondientes a stas para que la gerencia pueda tomar
decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los recursos de la
organizacin en forma eficaz.

Presupuesto de Venta Un presupuesto de ventas es la representacin de una estimacin


programada de las ventas, en trminos cuantitativos, realizado por una organizacin. El
presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el
presupuesto que contiene toda la planificacin. Si el plan de ventas no es realista y los
pronsticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el
proceso presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los
datos para elaborar los presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de
gastos administrativos.

Presupuesto gasto de venta Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos
que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados
proyectados que se origina durante todo el proceso de comercializacin para asegurar la
colocacin y adquisicin del mismo en los mercados de consumo.

Caractersticas:

Comprende todo el Marketing. Es base para calcular el Margen de Utilidad. Es permanente


y costoso. Asegura la colocacin de un producto. Amplia mercado de consumidores. Se
realiza a todo costo.

Presupuesto de produccin Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el


presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de
produccin es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario,
primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el
presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra
ocupada.
Presupuesto de compras Este presupuesto especifica las cantidades r queridas de cada
material y parte y las fechas aproximadas en que se necesitan; por lo tanto, debe desarrollarse
un plan de compras. El presupuesto de compras de materiales y partes especifica las
cantidades que habrn de comprarse de estos insumos, el costo estimado y las fechas
requeridas de entrega.

Presupuesto mano de obra Es el diagnstico requerido para contar con una diversidad de
factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de produccin planeada.

La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricacin, es


fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas
etapas del proceso de produccin para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada
trabajador.

Presupuesto gasto de fabricacin Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen
en toda la etapa del proceso produccin, son gastos que se deben cargar al costo del producto.
Son estimados que de manera especfica intervienen en todo el proceso de fabricacin
unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de
materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de lnea producida la misma que
debe concordar con el presupuesto de produccin.

Presupuesto de gastos de administracin Considerando como la parte medular de todo


presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la
necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades,
buscando darle operatividad al sistema.

Debe ser lo ms austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y
programas de la empresa.

Caractersticas

Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad econmica de la empresa y no en forma


paralela a la inflacin. Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que
se fija al producto o servicio. Regir su aspecto legal en la legislacin laboral vigente.

Presupuesto de capital Comprende todo el cuadro de renovacin de mquina y equipo que se


han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las
inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso
productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.
Comprende: Compra activo tangible.
Compra activo intangible.

Presupuesto de efectivo Este presupuesto tiene como finalidad obtener informacin oportuna
del comportamiento de los flujos de dinero, de tal forma que te permita una administracin
ptima de liquidez.
La liquidez de una empresa es su capacidad para convertir activos en efectivo y, en general, de
contar con los medios adecuados de pago para cumplir oportunamente con los compromisos
contrados.

Presupuesto de inversin El presupuesto de inversiones es un plan para la adquisicin de


diferentes propiedades tales como edificios, maquinaria, equipo y otro tipo de inversiones a
largo plazo. Es necesario que tomes en cuenta estos planes para contar con el efectivo
necesario para su adquisicin, o para el pago mensual que habras de hacer, si los adquieres a
plazos.