PUBLICACIN INFORMATIVA DE LA ASOCIACIN ESPAOLA DE FINANCIEROS DE EMPRESA

N 64 . MARZO 2013

Entrevista a Luis de la Actualidad y tendencias

Haza, Grupo COSENTINO en Precios de
38 Transferencia
Deducibilidad de 08
los gastos financieros
en el IS
24 30
COLABORACIONES
El Cuadro de Mando mediante
un caso prctico con tablas
dinmicas
Luis Muiz
Socio-Director de Sisconges & Estrategia
INTRODUCCIN

USJNFTUSBMFT

P
BOVBMFT
El cuadro de mando es una herramienta esencial para mejorar la gestin
empresarial mediante el seguimiento de objetivos estratgicos, el control
de indicadores, y la asignacin de responsabilidades. Es indispensable te-
ner una herramienta que nos permita como disear y poner en marcha
su cuadro de mando como principal sistema de indicadores en su orga-
nizacin.
La inteligencia y conocimiento del negocio consiste en convertir los
datos en informacin til en forma de indicadores y en utilizar estos
indicadores para conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes
reas para que los responsables de una organizacin tomen las decisio-
nes oportunas.
EL DISEO DEL CUADRO DE MANDO
Disear Cuadros de Mando con Excel utilizando las tablas dinmicas nos va
a proporcionar un instrumento para crear y disear un sistema muy completo
de indicadores porque:
t

&T
BEBQUBCMF
B
DBEB
PSHBOJ[BDJO
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EF
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alcance.
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20 ASSET ACTUALIDAD N 64. MARZO 2013
GESTIN CORPORATIVA
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BEBQUB
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MBT
OFDFTJEBEFT
EF
DBEB
PSHBOJ[BDJO
t
4F
QVFEFO
VUJMJ[BS
JOEJDBEPSFT
NFOTVBMFT
Hay una frase celebre que nos permite decir que: Lo que no se mide no
se puede controlar y lo que no se controla no se puede mejorar. Es
bien cierto que para controlar la actividad empresarial necesitamos cono-
cer primero que objetivos hay que alcanzar y segundo poder utilizar una
herramienta que nos permita medir si estamos consiguiendo los objetivos
previstos, la medicin debe ser numrica siempre para ellos vamos a utilizar
un instrumento los indicadores, que nos van a permitir medir en forma nu-
mrica si estamos consiguiendo los resultados previstos.
Todo sistema de medicin debe de poder dar respuesta a estas preguntas:
Qu debemos medir? Dnde es conveniente medir? Cundo hay que medir?
Quin debe medir? Cmo se debe medir? Cmo se utilizarn los resultados?
Quin y cundo revisar el sistema de obtencin de datos?
El diseo del cuadro de mando en Excel mediante tablas dinmicas permitir a
la empresa disponer de informacin fiable en tiempo y forma sobre los distin-
tos aspectos de la actividad, de modo que se potencie la efectividad en la toma
de decisiones, se controle y efecte el seguimiento de objetivos estratgicos
y de los objetivos de los procesos de negocio a travs de indicadores clave y
que asegure que la estrategia de la organizacin es conocida y compartida por
todos los niveles de decisin.
El cuadro de mando ofrece a la direccin una idea de cmo est rindiendo la
empresa, este se desarrolla mediante una herramienta informtica de gestin
de ayuda a la toma de decisiones para los diferentes tipos de responsables que
tiene cada empresa, basado en indicadores tanto financieros como operativos
 GESTIN CORPORATIVA
para medir el grado de cumplimiento de los objetivos estratgicos.
En la construccin de un Cuadro de Mando hay dos procesos clave: el corres-
pondiente a la eleccin de los indicadores que se van a incluir y el referente
al diseo del propio del Cuadro de Mando. De hecho, de nada sirve un buen
trabajo en la eleccin de los indicadores ms adecuados si luego estos no se
muestran correctamente al usuario final.
Al disear un Cuadro de Mando debemos tener claro cuales son los objetivos
que el mismo persigue, bsicamente dos:
El primero: que sea un medio para verificar el estado de la empresa a nivel
corporativo, departamento, unidad de negocio, etctera, tanto en el mo-
mento actual como su trayectoria futura.
El segundo que debe transmitir lo que va mal de forma muy rpida y sencilla,
destacando aquellos indicadores en los que el resultado no est en lnea con
lo esperado para que la atencin recaiga sobre ellas. Sin olvidar tambin el
anlisis de los indicadores que cumplen los objetivos previstos.
El cuadro de mando debera mostrarnos las siguientes caractersticas:
Facilitar la informacin primero resumida y con avisos o alertas.
Cada indicador debe ser mostrado de la forma ms adecuada: muy proba-
blemente no podremos usar el mismo tipo de visualizacin para todos ellos
de igual forma.
La informacin ha de ser muy visual, debe alertarnos fcil y claramente de
COLABORACIONES
que existe un problema
Debe informarnos sobre si: mejoramos o Empeoramos, en definitiva analizar
la evolucin.
Conocer las tendencias futuras en funcin de los resultados acaecidos.
Debemos tener mucho cuidado con el exceso de alertas: si hay demasiadas
el usuario puede tener muchas dificultades de interpretacin.
Debe ser lo suficientemente flexible para que la informacin sea adaptable
a diferentes tipos de usuarios.
Tambin debe proporcionar el formato y contenido suficiente para que pue-
da ser entendido de forma sencilla y rpida.
Ejemplo prctico de un cuadro de mando con tablas dinmicas
Veamos un ejemplo a continuacin para une empresa se servicios profesio-
nales de asesora:
En este primer cuadro 1 vemos los indicadores por reas y el resto de infor-
macin.
N 64. MARZO 2013 ASSET ACTUALIDAD 21
COLABORACIONES GESTIN CORPORATIVA

t
&KFNQMP
EF
mDIB
EF
EBUPT
EF
VO
JOEJDBEPS A continuacin en los siguientes cuadros se puede observar la evolucin por

trimestre de los indicadores previstos y reales. As como las diferencias por
Es necesario definir los conceptos que debe llevar relacionados cada indicador periodo y segn el tipo de indicador acumulados.
del cuadro de mando, y cada organizacin los que le sean ms importantes, a
continuacin en el cuadro 2 describimos algunos de ellos: Cuadro 3: evolucin de indicadores del rea de clientes

Cuadro 2: Datos a incluir en un indicador

NOMBRE DESCRIPCIN DEL INDICADOR

Nmero Debe tener un nmero que lo identifique
Nombre del
Debe ponerse un nombre que lo identifique
indicador
Descripcin del Cuadro 4: evolucin de indicadores del rea de finanzas
Debe describirse el indicador que es y para que sirve
indicador
Forma de clculo Hay que explicar la forma de clculo
rea del
Determinar a qu rea pertenece
indicador
Valores mnimos Determinar los valores mnimos a cumplir
Valore mximos Determinar los valores mximos a cumplir
Responsable Determinar el o los responsables
Indicar la periodicidad si es mensual, trimestral o Cuadro 5: evolucin de indicadores del rea de Recursos
Periodicidad
anual
Asignar una unidad de medida: monetaria, temporal
Unidad de medida
o unidad
Explicar otros aspectos del indicador que no estn
Observaciones
en los apartados anteriores
Meta del indicador Fijar una meta a conseguir por el indicador

Cuadro de mando resumido Cuadro 6: evolucin de indicadores del rea de recursos humanos

En nuestro ejemplo el cuadro de mando tiene los siguientes campos para cada
rea:

INDICADOR Nombre del indicador

RESPONSABLE Responsable del indicador
PERODO En nuestro caso nmero de trimestre
PERIODICIDAD En nuestro caso trimestre
t
&KFNQMPT
EF
EJGFSFOUFT
UJQPT
EF
BOMJTJT
EF
JOEJDBEPSFT
DPO
UBCMBT
EJONJDBT
UNIDAD Unidad de medida
IMPORTE RE Importe real
Cuadro 7: evolucin de indicadores del rea de finanzas y
IMPORTE PR Importe previsto u objetivo
diferencia entre periodos y aos
Dif_importe Diferencia entre importe real y previsto
Dif_% Diferencia entre importe real y previsto en %
DIF_AC_IMPORTE Diferencia entre importe real y previsto en importes
acumulados por trimestre

22 ASSET ACTUALIDAD N 64. MARZO 2013

 GESTIN CORPORATIVA
Cuadro 7: evolucin de un indicador del rea de comercial,
entre importes previstos y reales
Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de finanzas,
entre importes previstos y reales pero por perodos y aos
Cuadro 9: evolucin de indicadores del rea de clientes pero
por importes acumulados por trimestres, siendo AC_IMPOR-
TE_RE el importe acumulado real y AC_IMPORTE_PR, el
importe acumulado previsto.
COLABORACIONES
LUIS MUIZ
Es el Socio Director de Sisconges & Estrategia es un reconocido
directivo, consultor experto en la mejora de la competitividad y
resultados de empresas. Es Economista, Auditor, diplomado y
master en control de gestin y finanzas, en diferentes escuelas
de negocio. Conoce perfectamente el funcionamiento de la
empresa porque ha trabajado durante 12 aos en diferentes
organizaciones. Su experiencia como consultor abarca ms de
100 empresas tanto en situaciones de crisis como de crecimien-
to desde hace ms de 10 aos. Est considerado como uno de
los mayores expertos en Espaa sobre Control de Gestin,
Reporting, Gestin con Tablas Dinmicas y PowerPivot, adems
es experto en TIC (Tecnologas de la Informacin y Comunica-
cin) ha escrito ms de 11 libros de gestin empresarial, ha
impartido ms de 40 seminarios y conferencias, es formador en
diferentes escuelas de negocio, ha escrito ms de 50 artculos
de gestin empresarial. Adems es asesor de diferentes
organizaciones y asociaciones. Sus reas de mayor experiencia
son la gestin del control de gestin, estrategia y direccin,
marketing y ventas, finanzas, costes y business intelligence.
info@sistemacontrolgestion.com
www.sistemacontrolgestion.com
N 64. MARZO 2013 ASSET ACTUALIDAD 23
El Cuadro de Mando mediante un caso prctico con tablas dinmicas
Ejemplo prctico de un cuadro de mando con tablas dinmicas

1
A continuacin en los siguientes cuadros se puede observar la evolucin por trimestre de los indicadores previstos y reales. As como las diferencias por periodo
y segn el tipo de indicador acumulados.

Cuadro 3: evolucin de indicadores del rea de clientes

2
Cuadro 4: evolucin de indicadores del rea de finanzas

3
Cuadro 5: evolucin de indicadores del rea de Recursos

Cuadro 6: evolucin de indicadores del rea de recursos humanos

4
5
 Ejemplos de diferentes tipos de anlisis de indicadores con tablas dinmicas

Cuadro 7: evolucin de indicadores del rea de finanzas y diferencia entre periodos y aos

6
Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de comercial, entre importes previstos y reales

Cuadro 8: evolucin de un indicador del rea de finanzas, entre importes previstos y reales pero por perodos y aos

7
Cuadro 9: evolucin de indicadores del rea de clientes pero por importes acumulados por trimestres, siendo AC_IMPORTE_RE el importe acumulado real y
AC_IMPORTE_PR, el importe acumulado previsto.