INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE BOYACA - CORPOBOYACA

Jefe de Control Perodo evaluado: Enero 01 a Agosto 31 de 2017
ALCIRA LESMES VANEGAS
Interno: Fecha de elaboracin: Septiembre 13 de 2017
La Oficina de Control Interno de Corpoboyac, en cumplimiento de lo establecido en el artculo 9 de la Ley
1474 del 2011, se permite publicar el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno, correspondiente
al segundo cuatrimestre de la vigencia 2017.

Las conclusiones que se incluyen en este documento se generaron con fundamento en los parmetros
establecidos en el Decreto 943 del 31 de mayo de 2014.

1. MODULO DE CONTROL PLANEACIN Y GESTIN

Componentes y elementos que permiten asegurar razonablemente que durante la planeacin y la ejecucin
se tiene los controles necesarios para su realizacin.

1.1. COMPONENTE: TALENTO HUMANO

FORTALEZAS DEL COMPONENTE TALENTO HUMANO:

1.1.1 Elemento: Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos:

Se cuenta con documento aprobado y adoptado dentro del sistema integrado de gestin, denominado OGH-01
CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO del 14-09-2015, versin 0, que contiene los principios y valores corporativos,
acorde a lo documentado en el Manual integrado de calidad y operaciones MPM-01. El mencionado Cdigo fue
construido concertadamente y con la participacin de los funcionarios y contratistas de la Corporacin mediante talleres
y mesas de trabajo, socializado y resocializado por correos electrnicos, a travs de la intranet corporativa y en
reuniones programadas con el Director General; adems hace parte de los programas de induccin y re induccin
corporativa que se adelantan para cada vigencia.

1.1.2 Elemento: Desarrollo del Talento Humano:

La Corporacin soporta y operativiza la documentacin del elemento Desarrollo del Talento Humano, a travs de:

- Manual de Funciones y Competencias Laborales adoptado segn Acuerdo 13 de Octubre 07 de 2014, por medio
del cual se establece la estructura de CORPOBOYAC y se determinan las funciones de sus dependencias y por el
Acuerdo 14 de Octubre 07 de 2014 por el cual se determina la Planta de personal, actualizado a versin 26 a travs
de la Resolucin 1180 del 30-03-2017.

- Plan Institucional de Formacin y Capacitacin que aplica para la vigencia 2017.

- Programa de Induccin y reinduccin, elaborado para la vigencia 2017, teniendo en cuenta los cambios
organizacionales, tcnicos y normativos surgidos a partir de la reestructuracin de la planta de personal.

- Programa de Bienestar social e incentivos que aplica para el ao 2017, formulado en el marco de la normatividad
vigente (Decreto 1227 de 2005) y aprobado en Comit de Direccin del 27-03-2017, armonizado a los programas de
salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
Los anteriores documentos han sido socializados a travs de Comits de Direccin, correos corporativos y dispuestos
para consulta y seguimiento permanente en la documentacin del sistema integrado de gestin.

Se destaca, adems que el proceso de Gestin Humana lidera la evaluacin de desempeo dirigida tanto a funcionarios
de carrera administrativa como de provisionalidad, permitiendo el engranaje, valoracin, implementacin y
cumplimiento de los elementos del modelo estndar de control interno, adelantando durante el 2017 jornadas de
socializacin de la normatividad (Acuerdo 565 de 2016 de la Comisin Nacional del Servicio Civil), parmetros y
procedimientos que aplican a la evaluacin del desempeo y se ha avanzado en la vinculacin de las evidencias a los
formatos que aplican y a las series documentales que se manejan en la Corporacin.

DEBILIDADES DEL COMPONENTE TALENTO HUMANO:

Por parte de los responsables de las reas y/o dependencias de la Corporacin se detectan demoras en allegar
documentos soporte a las hojas de vida, sobre concertacin de objetivos y las evaluaciones de desempeo de los
funcionarios de la Corporacin; as mismo la Corporacin est rezagada frente a las fases que se deben cumplir y a la
informacin que se debe reportar a travs el SIGEP del DAFP.

Durante lo corrido de la vigencia 2017 se vienen adelantando eventos importantes enfocados al desarrollo de
planes y programas de formacin, capacitacin, bienestar social e incentivos; sin embargo se presentan demoras en
la formulacin de estudios previos para la contratacin de otras actividades planeadas desde comienzos de la vigencia
en pro del desarrollo de dichos planes y programas.

Se cuenta y aplica a la fecha el OGH-01 CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO, versin 0 del 14-09-2015,
documento que amerita revisin y actualizacin, considerando que en el art. 33 menciona dependencias que ya no
existen, la misin y visin estn desactualizadas; adems se hace necesario su compatibilidad a la normatividad vigente
de buen gobierno, gobierno digital / gobierno en lnea (Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 y Decreto 1078 de
2015), plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano (Ley 1474 de 2011 y Decreto 124 de 2016), entre otras y
definiendo las directrices ticas acordes al nuevo modelo de gestin consagrado en el Decreto 1944 de 2017.

1.2. COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

FORTALEZAS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

1.2.1 Elemento: Planes, Programas y Proyectos:

La Corporacin cuenta con planeacin y planificacin a corto, mediano y largo plazo, plasmada a travs de:

-Planes operativos anuales POA`s para cada vigencia.

-Plan de Accin 2016 2019, aprobado por el Consejo Directivo, dentro de los trminos establecidos, conforme al
Decreto 1200 de 2004 y 330 de 2007 y sobre el cual se rindi cuentas el 28-04-2017 en audiencia pblica conforme a
lo establecido en el Decreto 330 de 2007.

-Plan de Gestin Ambiental Regional PGAR con sus correspondientes lneas estratgicas o de accin, programas y
proyectos, enmarcados en el cumplimiento de las funciones asignadas a la Corporacin en pro de la proteccin y
conservacin de los recursos naturales, del desarrollo sostenible y sustentable.

-Los dems planes corporativos bajo la responsabilidad de cada proceso del sistema integrado de gestin, los cuales
estn alineados con las Polticas de Desarrollo Administrativo (Decreto 2482 de 2012).
La misin, visin y objetivos corporativos y de calidad han sido adoptados a travs del MPM-01 Manual integrado de
calidad y de operaciones, socializados y divulgados a travs de los eventos de induccin, reinduccin, correos
electrnicos y de la intranet.

El Comit de Direccin realiza seguimiento peridico a la ejecucin de metas fsicas y presupuestales de ingresos y
gastos, estableciendo compromisos de cumplimiento y mejora al respecto.

1.2.2 Elemento: Modelo de Operacin por Proceso:

La Corporacin trabaja bajo un modelo de Operacin por Procesos, con un Mapa interrelacionado y articulado entre
los procesos estratgicos, misionales, de apoyo, y de evaluacin y seguimiento, los cuales se encuentran
documentados con procedimientos actualizados que son permanentemente divulgados y socializados a travs de
correos e intranet corporativa.

Se fortaleci el aplicativo Web donde se administran las PQRs de los usuarios y el proceso de seguimiento y
evaluacin que incluye la evaluacin de la satisfaccin del cliente y partes interesadas aplica y est documentado a
travs del procedimiento PGJ-11 Atencin al Usuario y PGR-06 para laboratorio de calidad ambiental, con los formatos
de registro FGJ-07 Encuesta de satisfaccin al usuario o partes interesas internas, FGJ-08 tabulacin de encuestas y
valoracin de servicio PQRS, FGR-101 PQRS para usuarios internos Laboratorio, rindindose informes trimestrales
dispuestos en la intranet en: serverad /gestin jurdica PQRS.

La Corporacin cuenta con el software denominado Sistema de Gestin Integral SGI: ALMERA, importante
herramienta de planificacin, seguimiento y control de todos los procesos y procedimientos y para verificacin del
cumplimiento de metas y complementario a ste se implementa GEOAMBIENTAL para manejo de expedientes,
herramienta que permitir el control y trazabilidad de los expedientes como propiedad del cliente y/o usuario.

1.2.3 Elemento: Estructura Organizacional:

Mediante Acuerdos del Consejo Directivo 13 y 14 del 7 de octubre de 2014, se establece la estructura, funciones por
dependencia y la Planta de Personal, lo cual facilita la gestin de los procesos y el logro de las metas corporativas,
quedando conformado el siguiente organigrama:
1.2.4 Elemento: Indicadores de Gestin:

La Corporacin cuenta con el Manual de Indicadores con la definicin de indicadores de: eficiencia, eficacia y
efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucin de los planes, programas y proyectos, el control y
medicin de impactos y los resultados son consolidados en el aplicativo SGI_ALMERA, lo cual facilita el reporte a los
Entes que los solicitan.

En los Comit de Direccin y de Coordinacin de Control Interno, los responsables y lderes de procesos efectan el
seguimiento de los indicadores, los cuales son reportados semestralmente al Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible - MAyDS y anualmente a la Contralora General de la Repblica, siendo tambin objeto de auditora interna
y externa por parte de Entes de Control y la Corporacin implementa las acciones preventivas y correctivas a que haya
lugar.

1.2.5 Elemento: Polticas de Operacin:

La Corporacin cuenta con polticas de operacin y de calidad, las cuales han sido divulgadas a travs de la pgina
web, correos e intranet corporativa y establecidas en el MPM-01 Manual integrado de calidad y de operaciones; adems
cuenta con las polticas de administracin y manejo de riesgos consignadas en el registro MAPA DE RIESGOS POR
PROCESO dispuesto en el aplicativo SGI_ALMERA, para consulta, actualizacin y seguimiento permanente.

DEBILIDADES DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

Mediana ejecucin fsica y financiera de las actividades contempladas en los planes, programas y proyectos
corporativos, con relacin al tiempo transcurrido durante la vigencia 2017.

Indicadores de los procesos: GESTION COMUNICACIONES (percepcin de actividades de comunicacin

organizacional) y AUTORIDAD AMBINETAL (control a la disposicin de residuos slidos en los municipios PGIRS),
con falencias en consolidacin de resultados y/o posibles errores en frmulas, dificultando el reporte y consolidacin
de informacin.

Baja ejecucin de las actividades previstas en el Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA de
CORPOBOYACA, hecho que influye negativamente en los resultados de los indicadores de control fiscal que se deben
reportar anualmente a la Contralora General de la Repblica.

Se presentan dificultades en la articulacin entre las Oficinas Territoriales y los procesos misionales
PROYECTOS AMBIENTALES y AUTORIDAD AMBIENTAL, especialmente en lo que tiene que ver con reporte de
indicadores y la revisin y calidad de conceptos tcnicos que son la base para la emisin de actos administrativos.

1.3 COMPONENTE: ADMINISTRACIN DEL RIESGO:

FORTALEZAS DEL COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO:

1.3.1 Elemento: Polticas de Administracin el Riesgo.

Las polticas para el manejo de los riesgos han sido definidas por parte de la alta Direccin y en general aplica para los
15 procesos del sistema integrado de gestin y han sido adoptadas a travs de los registros publicados y socializados
en el aplicativo SGI- ALMERA y las polticas de riesgos anticorrupcin fueron socializadas y concertadas des el 22-
03-2016, en Acta de Comit de Direccin (rigen para 2017), publicadas y socializadas en el mismo aplicativo y en la
pgina web corporativa, en donde se pueden evidenciar y se les adelanta el seguimiento a controles y cumplimiento
de las acciones previstas en el plan de accin para manejo y administracin de riesgos por proceso. La divulgacin se
adelanta a travs de los correos corporativos, especialmente.

1.3.2 Elemento: Identificacin del riesgo

A travs de un proceso mancomunado y de trabajo en equipo, los responsables, lderes, profesionales y tcnicos de
cada uno de los 15 procesos del sistema integrado de gestin, han identificado y actualizado para la vigencia 2017, los
riesgos de gestin y de corrupcin que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad; as mismo los factores
internos y externos de riesgo han sido equiparados y se pueden evidenciar en SGI: ALMERA.

1.3.3 Elemento: Anlisis y valoracin del riesgo.

En el aplicativo SGI_ALMERA se evidencia el anlisis del riesgo, frente a la probabilidad y factibilidad de ocurrencia y
los posibles impactos; as mismo la herramienta permite la evaluacin peridica de los controles existentes por parte
de la Oficina de Control Interno, para definir si son adecuados o no frente a impacto y probabilidad de ocurrencia, se
cuenta con controles correctivos y preventivos dentro del Mapa de riesgos de proceso o gestin y para el Mapa de
riesgos de corrupcin, conforme a lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 124 de 2016.

Se destaca que los procesos Gestin Gerencial, Recursos Financieros y Fsicos, Gestin Humana, Gestin
Contratacin, Gestin Comunicaciones y Soporte tecnolgico, atendieron las recomendaciones emitidas por la Oficina
de Control Interno (mayo de 2017) y replantearon riesgos, controles y soporte tecnolgico implement acciones de
mejora.

Se cuenta con el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano publicado en la pgina web corporativa en el link
transparencia y acceso a la informacin pblica, tal y como lo exige el art. 2.1.4.8 del Decreto 124 de 2016; as mismo
por parte de la Oficina de Control Interno se rinden y publican en oportunidad y dentro de los trminos los informes de
seguimiento al avance y cumplimiento de cada una de las acciones suscritas en los componentes de dicho plan:
Gestin del Riesgo de Corrupcin - Mapa de Riesgos de Corrupcin, Racionalizacin de Trmites, Rendicin de
Cuentas, Mecanismos para Mejorar la Atencin al Ciudadano, Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la
Informacin e Iniciativas Adicionales.

DEBILIDADES DEL COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO

La poltica que aplica en el mapa de riesgos de procesos y de corrupcin de la Corporacin para la vigencia
2017 es la misma que aplicaba para el 2016 y no se evidencia acciones de concertacin y socializacin para retomarla
a esta vigencia.

Una vez verificados cada uno de los componentes del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, publicado
en la pgina web corporativa, se evidenci que en algunos casos las acciones all contempladas no concuerdan con
las plasmadas en el aplicativo SGI_ALMERA, a travs el cual se efecta el control y seguimiento al cumplimiento por
parte de cada uno de los responsables y lderes de los procesos corporativos.

Materializacin del riesgo Inestabilidad en la conexin del servicio de internet en las Oficinas Territoriales,
hecho que afecta la comunicacin entre la sede Central y las Oficinas Territoriales; as como el reporte de informacin,
radicacin y consulta de documentos.
 2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

Considera aspectos que permiten valorar la efectividad del control interno; la eficacia, eficiencia y efectividad
de los procesos, el nivel de ejecucin de los planes y programas y proyectos y los resultados de la gestin.

2.1 COMPONENTE: AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL

FORTALEZAS DEL COMPONETNE AUTOEVALUCION INSITUCIONAL:

2.1.1 Elemento: Autoevaluacin del Control y la Gestin:

A travs de las inducciones corporativas programadas para la vigencia 2017, se adelantan actividades de
sensibilizacin a los servidores sobre la cultura de la autoevaluacin, se hace nfasis en la importancia del reporte de
indicadores como herramientas de medicin y control para toma de decisiones en pro del seguimiento permanente al
cumplimiento de las metas previstas en cada uno de los elementos de planificacin; se destaca el adelanto de reuniones
y/o talleres de trabajo por rea o dependencia y el seguimiento al cumplimiento de metas a travs de los Comits
directivos.

A travs de la Resolucin 1079 de abril de 2016 se conforma el Comit de Coordinacin de Control Interno de
CORPOBOYACA, se establece el Reglamento y la conformacin del equipo MECI CALIDAD y con la Resolucin
3485 de 2014 se adopt el nuevo MECI 2014 y se definen los objetivos y estructura del Sistema.

Dentro de la implementacin de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico NICSP o IPSAS ,
en la Corporacin se avanza en el proceso, con importantes acciones relacionadas con ajuste de Listado de Terceros
Mdulo SYSMAN financiero, contratacin, almacn - inventarios, tesorera, presupuesto, facturacin y contabilidad,
definindose responsables por reas para la alimentacin de datos y creacin de terceros, hecho que redunda
positivamente en la subsanacin de inconsistencias, facilita la rendicin de informacin de exgenas y la
implementacin de las NICSP dentro de los trminos otorgados en la normatividad expedida por al Contadura General
de la Nacin.

DEBILIDADES DEL COMPONENTE AUTOEVALUCION INSITITUCIONAL

Despus de 2 aos de funcionamiento del aplicativo SGI_ALMERA, importante y efectiva herramienta que
dinamiza todos los procesos del sistema integrado de gestin, a la fecha an se evidencia que aproximadamente el
50% de los 265 usuarios consultan e ingresan muy poco al aplicativo.

Dificultades en la consolidacin de la informacin de indicadores, especialmente cuando ms de un proceso

reporta sobre el mismo aspecto o accin, caso: control a la disposicin de residuos slidos en los municipios PGIRS
.

2.2 COMPONENTE: AUDITORA INTERNA:

FORTALEZAS DEL COMPONENTE AUDITORIA INTERNA:

2.2.1 Elemento: Auditora Interna:

La Corporacin posee el procedimiento de auditora interna PCI-03, basado en evidencia documental fsica y
magntica, la cual se planea y recolecta a travs de los formatos FCI-05, 06, 07,10, 11 y 12. La priorizacin se efecta
conforme a los parmetros contemplados en el ICI-04 (procesos creados recientemente, procesos misionales que
tienen relacin directa con el usuario, resultado de auditoras previas, procesos con mayor nmero de hallazgos
encontrados en auditoras anteriores, procesos con mayor nmero de actividades sin cerrar suscritas en los planes de
mejoramiento, resultados bajo e insatisfactorio provenientes de la medicin de indicadores por proceso y reporte de
hallazgos pro parte de Entes de control con alcance disciplinario y fiscal).

El programa de auditoras para la vigencia 2017 incluy las auditoras a los procesos del sistema integrado de gestin
de la calidad, el cual es presentado por la Oficina de Control Interno y aprobado por el Comit de Coordinacin de
Control Interno del 21-03-2017, seleccionndose auditores internos formados y competentes; adems el Plan de Accin
de la Oficina de Control Interno fue socializado a travs de correos corporativos a la Alta Direccin y tambin incluye
auditoras espordicas y/o independientes sobre la gestin y cumplimiento de requisitos de calidad y es presentado
en la misma reunin de Comit. El programa y el plan mencionados, permanecern publicados en la intranet para
consulta y seguimiento permanente.

El Informe Ejecutivo Anual de Control Interno fue presentado a travs del aplicativo del DAFP en febrero de 2017,
conforme a los lineamientos definidos por ese Ente.

Los hallazgos detectados en las auditoras internas, son cargados al aplicativo SGI ALMERA y la Oficina de Control
Interno hace seguimiento peridico al cumplimiento de las acciones de mejora suscritas, presentando informes en
Comit para la toma de decisiones en pro de la mejora continua.

DEBILIDADES DEL COMPONENTE AUDITORIA INTERNA:

Dificultades en redaccin de hallazgos e identificacin de requisitos de las normas de calidad que se infringen,
hecho que genera inconvenientes a la hora de cargar no conformidades y observaciones al aplicativo SGI_ALMERA y
al suscribir las acciones de mejora por parte de los responsables y lderes.

A pesar de que la Corporacin cuenta con un grupo de 34 auditores internos formados la mayora desde el ao
2012 en ISO 9001:2008, NTCGP1000: 2009 y MECI 1000:2005, a la fecha este grupo se encuentra desactualizado
teniendo en cuenta que la normatividad referenciada ya est actualizada a versin 2015 y se hace necesaria la
actualizacin del grupo de auditores y la formacin de nuevos.

2.3 COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO:

FOTALEZAS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO:

2.3.1 Elemento: Plan de Mejoramiento:

La Corporacin cuenta con el plan de mejoramiento institucional suscrito desde el 2016 con la Contralora General de
la Repblica y actualizado en el 2017, destacndose que actualmente estn vigentes acciones suscritas producto de:

a) Auditora Integral realizada a la vigencia 2015.

b) Auditora de cumplimento proceso de delimitacin de paramos en Colombia, realizada en la vigencia 2016.
c) Auditora sobre Actuacin Especial con el fin de evaluar la gestin desarrollada por las autoridades ambientales
(CARs, ANLA, MADS y PNNC) frente a la explotacin de minera ilegal en las zonas de los departamentos de
Cundinamarca, Bolvar, Boyac y las reas de Parques Nacionales Naturales de Colombia durante el perodo
de 2012 a 2016, realizada en la vigencia 2017.

Actualmente la Contralora General de la Repblica y a travs de un grupo de expertos desarrolla desde la sede central
Bogot, dos (2) auditoras, una de DESEMPEO DEL MADS y las CARS, conforme a sus competencias en el marco
de la Poltica de Gestin Ambiental Urbana PGAU y la otra de CUMPLIMENTO PORCENTAJE Y SOBRETASA
AMBIENTAL.

El Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Contralora General de la Repblica se reporta a travs el SIRECI
del Ente de Control, se le hace seguimiento a travs del aplicativo SGI_ALMERA y presenta cumplimiento del 86%,
acorde frente al tiempo transcurrido y de las 144 actividades suscritas, 22 estn en ejecucin (15%), 103 terminadas
(72%) y 19 (13%) con cumplimientos parciales (ID: 983, 1068, 1069, 1070 sobre GEOAMBIENTAL, 1079 y 1114 sobre
tiempos trmites, 1099 viviendas Arcabuco, 1074, 1075 y 1099 sobre proceso sancionatorio y expedientes CQ 132/01,
1076 CQ 108/14, 1133 PUEAAS, 1134 seguimiento FGR-74, 1054 Liquidacin Convenios 042 y 043 de 2014, 1101
expedientes vertimientos, 1058 liquidacin convenio PTAR Duitama y 1128 reglamentacin corrientes).

Adems, la Corporacin cuenta con el plan de mejoramiento por procesos, con acciones suscritas producto de las
auditoras externas de acreditacin y de certificacin, de las auditoras internas, de las independientes, espordicas
y/o eventuales, a la fecha se encuentran abiertas 175 acciones de mejora abiertas, 13 vencidas y 31 pendientes por
suscribir, con un nivel de satisfaccin del 7,41%, en el cumplimiento del PLAN DE MEJORAMIENTO POR
PROCESOS.

Desde agosto de 2017 se cre en el aplicativo SGI_ALMERA / ROCI, la opcin para el manejo y seguimiento de las
recomendaciones que efecta la Oficina de Control Interno a los diferentes procesos del sistema integrado de gestin,
producto de las auditoras independientes y de las recomendaciones y compromisos planteados en el Comit de
Coordinacin de Control Interno.

Como herramientas para la elaboracin y evaluacin de los planes de mejoramiento, se tiene documentado y aplica
los procedimiento PCI-01 Relacin con entes externos, PPM-03 Accin de mejora y el aplicativo SGI_ALMERA donde
se registran todos los campos (acciones, tiempos, responsables, entre otros) que aplican para los planes de
mejoramiento, lo cual permite filtrar la informacin para la rendicin de informes de avance y cumplimiento.

El seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en los planes de mejoramiento se comunica a travs de
correos corporativos; as mismo se adelanta en las reuniones del Comit de Coordinacin de Control Interno, en donde
se hace la autoevaluacin pro proceso, tomndose las medidas y decisiones al respecto.

DEBILIDADES DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO:

Dificultades en el acceso al aplicativo SIRECI de la Contralora General de la Repblica, debido a que solo abren
la plataforma cada 6 meses (julio y enero) para el reporte de avance en el cumplimiento de las actividades suscritas y
reprogramaciones, sin que se pueda efectuar esta ltima accin en el momento que la Corporacin determine necesario
y/o conveniente, de acuerdo a las situaciones que se presentan en el transcurso de un semestre.

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIN Y COMUNICACIN

FORTALEZAS DEL EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIN:

3.1 ELEMENTO: INFORMACIN Y COMUNICACIN EXTERNA

La Corporacin cuenta con procedimientos, formatos de registro, buzones y aplicativo en la pgina web, como
mecanismos para recepcin, registro y atencin de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por
parte de la ciudadana, sobre los cuales se rinden informes y se analizan resultados para toma de decisiones.
Los principales mecanismos de consulta para la obtencin de informacin requerida para la gestin de la entidad, son
las los talleres regionales para la elaboracin del Plan de Accin y actualizacin de los dems instrumentos de
planificacin, los talleres regionales y municipales para el adelanto de eventos en pro del desarrollo de actividades en
el marco de los proyectos corporativos; as como fuentes documentales bases para la consulta e investigacin.

La Informacin relacionada con la planeacin y planificacin institucional (PGAR, Plan de Accin, Plan Financiero Anual
y Plan Anual de Adquisiciones, entre otros, se encuentra publicada en pgina web corporativa; as mismo estn
publicados, con link a la pgina www.gobierno en lnea los formularios oficiales relacionados con los once(11) trmites
ambientales que adelantan los ciudadanos (concesin de aguas subterrneas, concesiones de agua superficiales,
licencia ambiental, permiso de vertimientos, salvoconducto nico nacional, permiso para el aprovechamiento forestal
de bosques naturales nicos, persistentes y domsticos, permiso de emisin atmosfrica para fuentes fijas, inscripcin
en el registro de generadores de residuos peligrosos, permiso de prospeccin y exploracin de aguas subterrneas,
permiso de ocupacin de cauces, playas y lechos, plan de contingencia para el manejo de derrame de hidrocarburos).

La rendicin anual de cuentas con la intervencin de los distintos grupos de inters, veeduras y ciudadana se realiz
el 28 de abril de 2017, teniendo en cuenta lo consignado en el Decreto 330 de 2007 y se cont con la asistencia de
144 personas. Los soportes y evidencias se encuentran publicados en la pgina web corporativa y en la serie
documental 110-16 de la Secretara General y Jurdica.

3.2 ELEMENTO: IN FORMACION Y COMUNICACIN INTERNA

Se cuenta con fuentes internas de informacin, como son los boletines, carteleras, informes, tablas de retencin
documental, actas y dems actos administrativos, los cuales son de fcil acceso a travs de las series documentales
fsicas y magnticas, de la intranet corporativa y de los aplicativos en lnea como SGI_ALMERA y GEOAMBIENTAL,
entre otros, sobre los cuales se capacita y asesora continuamente a los funcionarios de las diferentes dependencias y
oficinas territoriales.

Como mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios se tiene el buzn interno, ubicado en el
rea de talento humano.

Las tablas de retencin documental aplican conforme a lo previsto en la normatividad (Ley 594 de 2000).

La Corporacin cuenta con el Plan Estratgico de Comunicaciones 2016-2019 que contiene adems de la poltica, el
Plan Anual de Medios, herramientas de gran importancia para para lograr el posicionamiento de la imagen
corporativa a nivel regional y nacional

La Matriz de responsabilidades por proceso est definida en el MPM-01 Manual integrado de calidad y de operaciones,
conforme al Mapa de procesos y al organigrama corporativo.

3.3 ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIN

La Corporacin cuenta con el sistema de informacin SYSMAN a travs del cual se maneja el proceso de gestin
documental, con la organizacin sistematiza de la correspondencia, de los recursos fsicos, humanos, financieros y
tecnolgicos; as mismo cuenta con el sistema de informacin para la atencin de las peticiones, quejas, reclamaciones
o recursos de los ciudadanos dispuesto en la pgina web corporativa, reestructurada en abril de 2016 y actualizada
permanentemente para cumplir con los parmetros que exige la normatividad de gobierno en lnea.

Se cuenta con punto de atencin al usuario, donde se le orienta sobre trmites ambientales y dems aspectos
requeridos por la ciudadana, se cuenta con digiturno, as mismo se disponen otros medios de comunicacin virtual,
como son los chat, foros y redes sociales.
La Corporacin cuenta con procedimientos, instructivos e formatos de registro para la implementacin del soporte
tecnolgico y se contemplan acciones de contingencia para ser aplicadas en caso de presentarse fallas en los canales
de comunicacin y en la seguridad a la informacin; sin embargo no se ha dado solucin definitiva a las fallas
detectadas en la prestacin del servicio de internet en las Oficinas Territoriales.
Toda la actividad contractual es publicada en la pgina del SECOP, dentro del trmino para conocimiento del pblico
en general, como lo ordena la normatividad.

Se ha avanzado en la consolidacin de la Tabla de Retencin Documental de la Corporacin para ser presentada ante
el Archivo General de la Nacin, conforme a los parmetros que este organismo exige.

DEBILIDADES DEL EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACION

Deficiencias en servidores y/o mecanismos para guardar y/o archivar la informacin con que cuenta la
Corporacin en el marco de la implementacin de la Tabla de Retencin Documental.

Instrumentos documentales sin finiquitar como son: Tabla de Valoracin Documental y PINAR, entre otros.

En lo referente a gobierno en lnea / gobierno digital, se observa un avance mnimo en los aspectos relacionados
con: Transparencia y acceso a la informacin, Gestin Documental e Implementacin de la estrategia GEL.

RECOMENDACIONES

Se efectan las siguientes recomendaciones con el fin de que los procesos involucrados las cotejen y apliquen
conforme a las necesidades y/u mejoramiento continuo:

1) Mantener las hojas de vida de los funcionarios pblicos debidamente actualizadas y con los correspondientes
soportes, entre estos los de evaluacin de desempeo laboral; tanto en medio fsico como en el aplicativo SIGEP del
DAFP, dando cumplimiento al desarrollo de las fases del SIGEP.

2) Para las prxima vigencia 2018, planificar oportunamente la formulacin e implementacin de los planes y
programas de formacin, capacitacin, bienestar social e incentivos, de manera que se propenda y se promueva la
activada participacin de los funcionarios y su ncleo familiar (art. 70 del Decreto 1227 de 2005) en las actividades que
se programen y apliquen.

3) Revisin y Actualizacin del OGH-01 CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO, versin 0 del 14-09-2015,
considerando que en el art. 33 menciona dependencias que ya no existen; adems se hace necesario su compatibilidad
a la normatividad vigente de buen gobierno, gobierno digital / gobierno en lnea (Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de
2015 y Decreto 1078 de 2015), plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano (Ley 1474 de 2011 y Decreto 124 de
2016), entre otras y definiendo las directrices ticas acordes al nuevo modelo de gestin consagrado en el Decreto
1944 de 2017. (Llevar a SGI-ALMERA).

4) Seguir promoviendo y socializando los Acuerdos, compromisos y protocolos ticos; as como el adelanto de
actividades de sensibilizacin a los servidores sobre la cultura de la autoevaluacin, especialmente en los eventos de
induccin, reinduccin, encuentros con el Director y difusin de la imagen corporativa.

5) Realizar monitoreo peridico (mnimo mensualmente) al cumplimiento de lo establecido en los Planes

Operativos Anuales y en el Plan de Accin 2016-2019, con el fin de ejercer el control constante frente a la ejecucin
fsica y financiera de los programas y proyectos.

6) Revisar y fortalecer la batera de Indicadores, entre otros, los de procesos: GESTION COMUNICACIONES
(percepcin de actividades de comunicacin organizacional) y AUTORIDAD AMBIENTAL (control a la disposicin de
residuos slidos en los municipios PGIRS), revisando la pertinencia, impacto y utilidad de los mismos, de manera
que se facilite el reporte, consolidacin y confiabilidad de la informacin, permitiendo en oportunidad la deteccin de
debilidades y la adecuada toma de decisiones por parte de responsables y lderes de procesos y proyectos y de la Alta
Direccin. (Llevar a SGI-ALMERA).
7) Fortalecer la implementacin de las actividades previstas en el Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA de
CORPOBOYACA, con el fin de propender por resultados positivos en el reporte de los indicadores de control fiscal a
la Contralora General de la Repblica. (Llevar a SGI-ALMERA).

8) Articular entre Oficinas Territoriales y los procesos misionales PROYECTOS AMBIENTALES y AUTORIDAD
AMBIENTAL la revisin y consolidacin de informacin referente al reporte de indicadores y la revisin y calidad de
conceptos tcnicos que son la base para la emisin de actos administrativos en pro del cumplimiento de tiempos de
trmites ambientales. (Llevar a SGI-ALMERA).

9) La poltica que aplica en el mapa de riesgos de procesos y de corrupcin de la Corporacin para la vigencia
2017 es la misma que aplicaba para el 2016 y no se evidencia acciones de concertacin y socializacin para retomarla
a esta vigencia, adems los procesos cierran las actividades propuestas dentro de los controles sin verificacin, por lo
tanto se recomienda revisar este aspecto para inicios enero de 2018 en el nuevo plan anticorrupcin y de atencin al
ciudadano componente riesgos de corrupcin que se formule para la vigencia 2018 y establecer la verificacin de las
acciones que se suscriben en el marco de los controles. (Llevar a SGI-ALMERA).

10) Una vez verificados cada uno de los componentes del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, publicado
en la pgina web corporativa, se evidenci que en algunos casos las acciones all contempladas no concuerdan con
las plasmadas en el aplicativo SGI_ALMERA, a travs el cual se efecta el control y seguimiento al cumplimiento por
parte de cada uno de los responsables y lderes de los procesos corporativos, por lo tanto se deben actualizar en el
aplicativo SGI_ALMERA. (Llevar a SGI-ALMERA).

11) Agilizar el proceso de contratacin para dar solucin al problema de inestabilidad en la conexin del servicio de
internet en las Oficinas Territoriales y procurar as por la efectiva comunicacin, consulta de documentos y reporte de
informacin entre la sede Central y las Oficinas Territoriales.

12) A pesar de que la Corporacin cuenta con un grupo de 34 auditores internos formados la mayora desde el ao
2012 en ISO 9001:2008, NTCGP1000: 2009 y MECI 1000:2005, a la fecha este grupo se encuentra desactualizado
teniendo en cuenta que la normatividad referenciada ya es versin 2015 y se hace necesaria la actualizacin del grupo
de auditores y la formacin de nuevos; adems teniendo en cuenta las dificultades en redaccin de hallazgos e
identificacin de requisitos de las normas de calidad que se infringen, hecho que genera inconvenientes a la hora de
cargar no conformidades y observaciones al aplicativo SGI_ALMERA y al suscribir las acciones de mejora por parte
de los responsables y lderes. (Llevar a SGI-ALMERA).

13) Revisar continuamente las acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento Institucional con la Contralora
General de la Repblica, con el propsito de sopesar las dificultades relacionadas con el acceso al aplicativo SIRECI
para reprogramacin y/o reformulacin de acciones, teniendo en cuenta que solo se puede ingresar semestralmente
(julio y enero) a la plataforma del Ente de Control.

14) Dar cumplimiento a lo establecido en el cronograma de la implementacin de GEOAMBIENTAL y continuar con

la asignacin de personal para migrar la informacin de los expedientes, con el propsito de contar con esta importante
herramienta que permite la organizacin de la informacin de los expedientes corporativos para el seguimiento; as
como el cumplimiento de acciones suscritas en el Plan de mejoramiento Institucional con la Contralora General de la
Repblica y a los requisitos de gobierno en lnea, la continuidad a los trmites migrados a la ventanilla y a su
parametrizacin, entre otros.

15) Observar y cumplir con las normas de gobierno en lnea (Ley 1712 de 2014 y Decreto 103 de 2015),
especialmente lo relacionado con la informacin que se debe publicar en la pgina web corporativa y en la seccin
particular identificada con el nombre de Transparencia y acceso a informacin pblica.

16) Dar oportuno cumplimiento a las acciones previstas en el plan de accin del mapa de riesgos por proceso y a
cada uno de los componentes del plan anticorrupcin y redefinir las acciones para implementar los controles en debida
forma y evitar as la materializacin de los riesgos en los procesos: PARTICIPACION Y CULTURA AMBIENTAL,
GESTION COMUNICACIONES, GESTION HUMANA, PLANEACION ORGANIZACIONAL, GESTION
CONTRATACION y GRUPO MECI, quienes llevan un porcentaje bajo de cumplimiento frente a lo suscrito para la
vigencia 2017. (Llevar a SGI-ALMERA).
17) Cada uno de los procesos corporativos debe continuar con la revisin y actualizacin permanente de la Tabla
de Retencin Documental de la Corporacin, conforme a los parmetros exigidos por el Archivo General de la Nacin
para la aprobacin. (Llevar a SGI-ALMERA).

18) Gestionar capacitacin para los funcionarios del proceso GESTION DOCUMENTAL y los lderes de apoyo de
los procesos misionales en temas relacionados con archivos digitales, de manera que se puedan cumplir los
parmetros exigidos por el Archivo general de la Nacin en lo referente a actualizacin permanente de la tabla de
retencin documental y la evolucin a gobierno digital. (Llevar a SGI-ALMERA).

19) Gestionar y fortalecer servidores y/o mecanismos para guardar y/o archivar la informacin con que cuenta la
Corporacin, de manera segura y con la debida proteccin, en el marco de la implementacin de la Tabla de Retencin
Documental y para dar la seguridad que los activos de informacin ameritan. (Llevar a SGI-ALMERA).

20) Finiquitar y/o actualizar e implementar instrumentos documentales importantes para la Corporacin frente al
cumplimento de la normatividad vigente, como son: Tabla de Valoracin Documental y PINAR, entre otros. (Llevar a
SGI-ALMERA).

21) Revisar y actualizar permanentemente el Nomograma corporativo.

22) Implementar estrategias para fortalecer la asistencia de usuarios y personal externo a las audiencias pblicas
de rendicin de cuentas que adelante la Corporacin en la vigencia 2018, en el marco de la normatividad vigente.
(Llevar a SGI-ALMERA).

23) Fortalecer el eje transversal COMUNICIACION E INFORMACIN del MECI a travs de medios de comunicacin
virtual como chat y foros. (Llevar a SGI-ALMERA).

24) Gestionar capacitacin sobre el Decreto 1499 de 2017 sobre el nuevo modelo del sistema de gestin, segn el
art. 133 de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo), que integra los sistemas de desarrollo administrativo y
de gestin de la calidad, el cual deber articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993
y art. 27 al 29 de la Ley 498 de 1998, dirigida a los procesos: GESTION DOCUMENTAL, GESTION HUMANA,
CONTROL INTERNO, SOPORTE TECNOLOGICO, PLANEACION ORGANIZACIONAL Y EVALUACION MISIONAL.
(Llevar a SGI-ALMERA).

25) Culminar la actualizacin de la CARACTERIZACIN DE USUARIOS, CIUDADANOS Y GRUPOS DE INTERES y

darla a conocer a todos los funcionarios de la Corporacin, publicarla en Link: Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica (art. 4 del Decreto 103 de 2015) e implementarlo conforme exige la normatividad legal vigente de gobierno en lnea:
Decreto 1078 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones, en el MANUAL DE GOBIERNO EN LINA, ESTRATEGIA: Gobierno en Lnea,
COMPONENTE: TIC para servicios, CRITERIO: Caracterizacin de usuarios / GUIA PARA LA CARACTERIZACIN DE
USUARIOS, CIUDADANOS Y GRUPOS DE INTERS.

26) Fortalecer lo referente a gobierno digital /gobierno en lnea, en los aspectos relacionados con Transparencia
y acceso a la informacin, Gestin Documental e Implementacin de la estrategia GEL adems teniendo en cuenta
los aspectos evaluados en el Indice de Evaluacin y Desempeo Institucional de las CARS IEDI CARS, que aplica
el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MAyDS a partir de 2017.

En procura de un sistema de gestin que cumpla con los parmetros de calidad y que contribuya a la mejora continua
en pro de la satisfaccin de los usuarios externos e internos, la Jefe de la Oficina de Control Interno rinde este informe
cuatrimestral, llevndose al aplicativo SGI_ALMERA las acciones que amerite, con el fin de hacerles seguimiento frente
al cumplimiento y mejora continua; as mismo dicho informe ser publicado en la pgina web corporativa, conforme lo
exige el Estatuto Anticorrupcin.

Elabor: Alcira Lesmes Vanegas

Revis: Ricardo Lpez Dulcey.
Archivo: 120 2502