Proyecto

SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA DE UN PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL PARA UNA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR

METALRGICO: DISEO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ALLIS BETLANA NGEL PREZ
Trabajo De Grado
Presentado como requisito parcial para optar al ttulo de
Profesional en Ciencia de la Informacin - Bibliotecologa
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIN Y LENGUAJE
CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIN - BIBLIOTECOLOGA
Bogot D.C.
Mayo de 2013
BIBLIOTECA ALFONSO BORRERO CABAL, S.J.
DESCRIPCIN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO
FORMULARIO
TTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO

Sistematizacin de la experiencia de un Programa de Gestin Documental para una
empresa industrial del sector metalrgico: diseo de procesos administrativos
SUBTTULO, SI LO TIENE
AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos
ngel Prez Allis Betlana
DIRECTOR (ES) TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

Apellidos Completos Nombres Completos
Ordoez Paz Adriana Jedsabel
FACULTAD
Comunicacin y Lenguaje
PROGRAMA ACADMICO
Tipo de programa ( seleccione con x )
Pregrado Especializacin Maestra Doctorado
x
Nombre del programa acadmico
Ciencia de la Informacin - Bibliotecologa
Nombres y apellidos del director del programa acadmico
Liliana Margarita Herrera Soto
TRABAJO PARA OPTAR AL TTULO DE:
Profesional en Ciencia de la Informacin - Bibliotecloga

PREMIO O DISTINCIN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mencin especial):
CIUDAD AO DE PRESENTACIN DE LA NMERO DE PGINAS
TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO
Bogot 2013 111
TIPO DE ILUSTRACIONES ( seleccione con x )
Tablas, grficos y
Dibujos Pinturas Planos Mapas Fotografas Partituras
diagramas
x
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Nota: En caso de que el software (programa especializado requerido) no se encuentre licenciado por la
Universidad a travs de la Biblioteca (previa consulta al estudiante), el texto de la Tesis o Trabajo de Grado
quedar solamente en formato PDF.
MATERIAL ACOMPAANTE
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Otro Cul?
DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVE EN ESPAOL E INGLS

Son los trminos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos
descriptores, se recomienda consultar con la Seccin de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Alfonso
Borrero Cabal S.J en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientar).
ESPAOL INGLS
Programa de Gestin documental Document Management Program
Diseo de procesos administrativos Design of administrative
Flujo gramas de procesos Process flow grams
Retencin Documental Retention Documentary
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLS

(Mximo 250 palabras - 1530 caracteres)
Resumen en espaol:
El desarrollo del presente trabajo disea y diagrama los procesos administrativos de

alto impacto en una empresa industrial del sector metalrgico, como instrumento de
apoyo en la implementacin de un programa de gestin documental, permitiendo
evidenciar la correspondencia existente entre documentos y procesos.
El anlisis documental y la observacin directa del proceso, reflejo la inadecuada

gestin de informacin, puesto que en ocasiones la informacin se fragmentaba en
varios formatos o en varias dependencias, por lo cual, se perda la trazabilidad de la
gestin; solo quedaba constancia de una funcin y no de un proceso.
Los resultados de ste trabajo quedaron evidenciados en el programa de gestin

documental, mediante la creacin de mecanismos de seguimiento y control de los
flujos de la informacin y la documentacin involucrada en los procesos analizados.
Resumen en Ingls:
The development of this paper designs and administrative processes diagram high
impact in an industrial enterprise in the metallurgical sector, as a support tool in the
implementation of a document management program, allowing demonstrate the
correspondence between documents and processes.
The documentary analysis and direct observation of the process, reflecting

inadequate information management, since sometimes the information is fragmented
in different formats or into several units, thus, was lost traceability of management,
just was aware of a function and not a process.
The results of this work were evidenced in the records management program, by
creating mechanisms for monitoring and controlling the flow of information and
documentation involved in the processes analyzed.
Dedicado A:
MI MADRE
Por haber sido fuente inagotable de amor y compaera en mis grandes aventuras,
por la formacin que me diste y por ser mi inspiracin para ser mejor cada da.
Eternas gracias madre.
Agradecimientos A:
DIOS
Elevo al cielo mi gratitud infinita, por permitirme vivir para llegar a este momento
de realizacin personal, por acompaar e iluminar mi camino y por haberme
permitido compartir con aquellas personas que han dejado huella en mi vida.
MIS HIJOS
Laura y Nicols. Por ser el motor de mi vida, gracias por sus sonrisas y palabras
de nimo que fueron como gotas de roco que brindaron tranquilidad y serenidad a
mi alma para no desfallecer.
MI ESPOSO
Por apoyarme en el cumplimiento de esta meta, por tu comprensin y por ser mi
compaero fiel a lo largo de este proceso.
MIS MAESTROS
Porque cada uno, con sus valiosos aportes, su gran apoyo y motivacin me
ayudaron a construir paso a paso esta realidad de crecimiento personal y
profesional. Con admiracin y aprecio mis ms infinitas gracias!
El hombre se descubre a s mismo cuando se enfrenta a los obstculos.

Antoine de Saint-Exupery
CONTENIDO
INTRODUCCIN .............................................................................................. 12
1. OBJETIVOS ................................................................................................. 15
1.1. OBJETIVO GENERAL.............................................................................. 15
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................... 15
2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR
METALRGICO ............................................................................................... 16
2.1. SISTEMA DE CALIDAD ............................................................................. 19
POLTICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA METALRGICA. ..................... 22
2.2. PRODUCTOS ........................................................................................... 23
3. DIAGNSTICO............................................................................................. 26
3.1. ANLISIS DOCUMENTAL DE LA EMPRESA .......................................... 30
3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................ 36
4. DISEO DE PROCESOS ............................................................................. 38
4.1. PROCESO DE COMPRAS NACIONALES Y PAGOS PROVEEDORES 45
4.1.1. Cambios en el proceso de la Gestin de compras nacionales y pago a
proveedores ...................................................................................................... 51
4.1.2. Descripcin de cambios en el proceso de la Gestin de compras
nacionales y pago a proveedores. .................................................................... 58
4.1.3. Retencin documental ............................................................................ 60
4.2. PROCESO DE FACTURACION ............................................................... 62
4.2.1. Cambios al proceso de la Gestin del pedido, despacho y facturacin. . 67
4.2.2. Descripcin cambios principales en el proceso de la Gestin de Pedido,
Despacho y Facturacin. .................................................................................. 71
4.2.3 Retencin documental: ............................................................................ 71
5. PROPUESTA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ........................ 74
5.1. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................. 83
5.1.1. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Compras Nacionales y
Pagos a Proveedores. ...................................................................................... 84
5.1.2. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Gestin de Pedido,
Despacho y Facturacin. .................................................................................. 87
6. CONCLUSIONES ......................................................................................... 90
7. RECOMENDACIONES ................................................................................. 93
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................ 95
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................ 97
LISTADO DE TABLAS ..................................................................................... 98
INTRODUCCIN
Las entidades exitosas de hoy, son aquellas que adems de organizar su

informacin son capaces de convertirla en conocimiento, por medio de
procesos de aprendizaje organizacional, lo cual conlleva en la mayora de las
ocasiones a reestructurar los procesos y a definir un esquema de cmo debe
ser manejada, ordenada y controlada la documentacin; teniendo en cuenta la
razn de ser de un documento, cul va ser su funcin, su ciclo de vida;
racionalizando as su produccin y posterior volumen para ser conservado.
Aunque para las empresas su razn de ser, sea la produccin y la distribucin

de bienes y servicios especializados de acuerdo a sus criterios econmicos,
estratgicos, tecnolgicos, regidos y planificados desde las leyes que as lo
circunscriban; tambin es importante no dejar de lado los estndares, normas y
procedimientos para las actuaciones administrativas.
Dichas actuaciones obtienen, interrelacionan, procesan, almacenan y

distribuyen informacin, de tal forma que la documentacin generada, se
convierte en un aliado estratgico para la toma de decisiones y el control en
una organizacin.
Por lo anterior, sta informacin debe ser canalizada y transformada como

insumo renovable, recurso dinmico para el logro de los objetivos y metas
trazadas por la organizacin; aqu es cuando interviene la gestin documental o
lo que hoy conocemos como el Programa de Gestin Documental en una
entidad, ya sea pblica o privada, de tal forma que la produccin de
documentos corresponda y sea soporte testimonial y evidencia de cada
actuacin operativa y/o administrativa.
12
Es precisamente una empresa industrial del sector metalrgico, la cual tiene
gran presencia en el mercado nacional y es lder en la fabricacin de tubera,
que ha constituido a lo largo de los aos un gran acervo documental y gracias a
ste volumen documental, junto con los procesos creados para dar
cumplimiento con el Sistema de Gestin de Calidad, ve la necesidad de
organizar la documentacin y crear un programa de gestin documental, por
ello, encarga a un profesional con formacin en Ciencia de la Informacin
Biblioteclogo para que analice el acervo documental y proponga una solucin
que se ajuste a la normatividad; estableciendo pautas para el manejo eficiente
y eficaz de la informacin y la documentacin en la empresa.
El desarrollo del presente trabajo pretende disear los procesos administrativos

en una empresa industrial del sector metalrgico, como un instrumento de
apoyo en la implementacin de un programa de gestin documental, que
permita evidenciar la correspondencia existente entre documentos y procesos.
Para tal fin, el trabajo se estructura en los siguientes captulos:
En el captulo primero (1), se presenta el objetivo general y los objetivos

especficos.
En el segundo captulo (2), se encuentran los antecedentes de la empresa

industrial del sector metalrgico, en los cuales se describe brevemente la
empresa, su funcionamiento, estructura del sistema de calidad y los productos
fabricados por la misma.
El tercer captulo (3), hace referencia al diagnstico, el cual consta del anlisis
documental de la empresa que refleja la inadecuada gestin de informacin y
documentacin en cuanto a las actuaciones administrativas; lo cual permite
identificar y plantear el problema desarrollado a lo largo de ste trabajo.
13
En el captulo cuarto (4), se puntualiza en el diseo de procesos, se diagraman
los procesos de alto impacto para la organizacin, los cuales son identificados
previamente en el diagnstico, se describen los cambios y la retencin de los
documentos que en stos procesos intervienen.
En el captulo quinto (5), se presenta la propuesta programa de gestin

documental en el que se incluyen los lineamientos y las iniciativas aprobadas
para los procedimientos tratados.
Finalmente, se encuentran las conclusiones y recomendaciones

desencadenadas en el desarrollo del presente proyecto.
14
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL

Sistematizar la experiencia en el diseo de los procesos administrativos en una
empresa industrial del sector metalrgico, para la implementacin de un
programa de gestin documental.
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Describir la evolucin de los procesos administrativos de la empresa

industrial del sector metalrgico y su impacto dentro de la organizacin.
Mostrar el diseo de los procesos administrativos de las oficinas de

compras y facturacin mediante el uso de flujo gramas.
Evidenciar los resultados obtenidos durante ste proceso.
15
2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR
METALRGICO
La historia de la empresa se empez a gestar a mediados de los aos 50,

cuando un grupo de ingenieros que haba llegado a Colombia para iniciar el
montaje de Aceras Paz del Ro,1 se traz el reto de abrir una planta
metalmecnica que produjera tuberas de acero para atender el mercado
nacional, que en aquella poca era cubierto por productos importados.
Estos ingenieros obtuvieron el respaldo de varios industriales e importadores y

en 1957 revolucionaron el mercado local con el inicio de operaciones en una
nueva planta, en la cual implementan tecnologa de punta para la produccin y
comercializacin de tuberas de acero.
El objeto social de la empresa era la transformacin de hierro y acero que se

forjaban en el pas y principalmente en el ramo de la produccin, fabricacin,
distribucin y venta de tubos metlicos.
Inicialmente, la compaa contaba con una mquina formadora de tubos y un

sistema de galvanizacin en caliente de tecnologa francesa y su primer
producto fue la tubera para conduccin de agua; posteriormente se agrega
mquinas roscadoras de tubo que permiten ampliar sus productos.
1
Aceras Paz del Ro, S.A. naci en 1948, por iniciativa del gobierno colombiano bajo el nombre de "Empresa
Siderrgica Nacional de Paz de Ro. Ese mismo ao inici la explotacin de las minas de hierro y carbn, as como la
construccin de la primera planta siderrgica en el pas, situada en el municipio de Nobsa, Boyac.
La produccin en pleno de la compaa se inici en 1954, ao en el cual la Empresa modific sus estatutos y pas a
llamarse Aceras Paz del Ro, S.A.
Hoy en da es la nica siderrgica integrada del pas y la responsable del ms del 30% de la produccin nacional de
acero [en lnea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: <
http://www.pazdelrio.com.co/quienesSomos.htm.
16
Para los aos 60, esta empresa ya haba adicionado otras formadoras y
maquinaria de enderezado, trefilado y bancos de prueba, produciendo tuberas
de uso mecnico para la fabricacin de muebles, bicicletas y otros.
La dcada de los 80 trajo consigo la participacin en los proyectos ms

importantes en el pas, como el suministro de tuberas para la conduccin
2
elctrica de las instalaciones de Cerrejn y el aporte en la infraestructura
elctrica de las estaciones de bombeo y refineras para la industria petrolera
colombiana.
En la dcada de los 90 compra la formadora AEF (mquina que da forma a los

tubos); consolidando as, la infraestructura tcnica propicia para cumplir con
nuevos retos y uno de ellos fue ampliar su rea de influencia a mercados
externos, partiendo de las exigencias del mercado reinantes que determinaban
la necesidad de desarrollar mejor la calidad, expresada en trminos de
satisfaccin del cliente, no slo hacia la comprobacin del producto final.
Su liderazgo, radic en la fabricacin de todo tipo de tuberas de acero y

afines, soldadas longitudinalmente por el proceso de electro fusin (ERW),
producidas bajo las normas nacionales como ICONTEC e internacionales,
ASTM, AISI, UL, ISO o cualquier otra solicitada por los clientes.
La misin de la empresa se centr en tener el liderazgo en la fabricacin y

suministro de productos de acero, tubulares afines, en el mercado nacional e
internacional, trabajando bajo el esquema de calidad, productividad,
rentabilidad y compromiso con el cliente, dando lugar a un mejoramiento
continuo.
2
COLOMBIA, Cerrejn: Es un complejo de minera y transporte integrado en La Guajira, importante actor de la
economa en Colombia y motor de La Guajira, regin en la que concentra su actividad productiva departamento
ubicado en el extremo norte de Colombia [en lnea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet:
http://www.cerrejon.com/site/nuestra-empresa/quienes-somos.aspx.
17
Su derrotero fue la filosofa de mejoramiento continuo (proviene de la palabra
3
KAIZEN donde KAI significa cambio ZEN significa bueno), y la calidad total4,
para cumplir con las expectativas de sus clientes.
Al iniciarse el nuevo milenio, la compaa amplio sus fronteras y fue socio
fundador de una empresa dedicada a la comercializacin de tuberas en el
mercado americano, a travs de la cual se comercializaban los productos de la
misma. En el ao 2005, fue adquirida por una multinacional fabricante de tubos
para la industria petrolera lder en Amrica del Norte, que se convirti en duea
hasta el 2006, posteriormente se decidi venderla a un grupo de inversionistas
canadienses en Joint Venture5 con una organizacin ferretera colombiana.
En el ao 2008, tras cinco dcadas de permanente desarrollo y crecimiento,

lider la evolucin del acero.
La empresa, para esos momentos tena en su staff de ejecutivos, funcionarios

de gran trayectoria, entre los 8, 10 y hasta 15 aos de servicio, algunas que por
su rigurosidad, gestin y conocimientos seran llamados a conformar el
denominado Comit Institucional de Archivo.
Figura 1. Anlisis, mejora y resultados.
3
Mejoramiento continuo: El significado de la palabra Kaizen es mejoramiento continuo y esta filosofa se compone de
varios pasos que nos permiten analizar variables crticas del proceso de produccin y buscar su mejora en forma diaria
con la ayuda de equipos multidisciplinarios. Esta filosofa lo que pretende es tener una mejor calidad y reduccin de
costos de produccin con simples modificaciones diarias. Colombia [en lnea] [consultado el 7 de febrero de 2013]
Disponible en Internet: http://www.manufacturainteligente.com/kaizen.htm.
4
La filosofa de la Calidad Total proporciona una concepcin global que fomenta la Mejora Continua en la organizacin
y la involucracin de todos sus miembros, centrndose en la satisfaccin tanto del cliente interno como del externo.
Podemos definir esta filosofa del siguiente modo: Gestin (el cuerpo directivo est totalmente comprometido) de la
Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la
organizacin est involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible).
5 Joint venture, se entiende como una asociacin empresarial, que unen sus esfuerzos, recursos, responsabilidades y
riesgos para lograr un objetivo en comn, sin perder su identidad como personas naturales o jurdicas, sino que
mantienen su independencia.
18
2.1. SISTEMA DE CALIDAD
Inicialmente como una de las directrices estratgicas de la alta direccin fue

obtener la certificacin en la fabricacin de los productos, es decir asegurando
la calidad en su fabricacin; por esto el 26 de Marzo de 1999 obtuvo la
certificacin6 de Aseguramiento de Calidad ISO-9002/947, otorgado por Bureau
Veritas Quality International como entidad certificadora.
Posteriormente la alta gerencia teniendo en cuenta no solo el resultado sino

tambin la mejora del proceso y la documentacin de los mismos, contrata un
asesor externo, experto en la materia quin gener un Plan de Calidad, en el
que estableci los requerimientos bsicos que se deben cumplir para adquirir la
certificacin cumpliendo los lineamientos de la ISO 9001:20008.
Los requerimientos son:
1) Documentacin adecuada y controlada: encabezada por el Manual de

Calidad siguiendo con los procedimientos de operacin que a su vez
derivan en instrucciones de trabajo y hojas de operacin; contando con
los registros de calidad, que dejan constancia de la operacin.
2) Planes de Mejora: encaminados a acciones correctivas y preventivas.
3) Auditoras Internas.
6
El proceso por el cual una tercera entidad examina el sistema de calidad y verifica la efectividad del sistema de
calidad implantado, en base del grado de cumplimiento de una norma ISO 9000 se denomina certificacin[en lnea]
[consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet: < http://www.normasycertificaciones.com/iso-9001.
7 ISO 9002: cubre aquellas empresas involucradas en produccin e instalacin, usualmente donde la cadena de
produccin es bastante extendida. CASTAEDA BARRIOS, Alexis. Implementacin del manual de calidad segn
normas ISO 9002 en una empresa grfica. [en lnea] [consultado el 7 de febrero de 2013] Disponible en Internet:
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/tesis/ingenie/casta%C3%B1eda_b_a/cap1.htm
8 La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad aplicables a toda
empresa que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus
clientes y los reglamentarios que le sean de aplicacin y su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Norma Tcnica ISO 9001:2000, Gua para
las pequeas empresas. Bogot, 2001.
19
4) Compromiso de la organizacin.
Los objetivos de la certificacin se establecieron en relacin con los siguientes

beneficios:
1) Establecer la estructura de un sistema de gestin de la calidad en red de

procesos.
2) Plantear una herramienta para la implementacin de la planificacin en

un sistema de gestin de la calidad.
3) Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de

produccin y de servicio dentro del marco de un sistema de gestin de
calidad.
4) Presentar una metodologa para la solucin de problemas reales y

potenciales.
5) Mejorar la orientacin hacia el cliente y el incremento en la

competitividad.
Con estos objetivos expuestos, se dio paso a la creacin del Departamento de

Calidad, que con ayuda del consultor se gestion la documentacin necesaria,
para respaldar el Sistema de Calidad.
A partir de esa fecha se han venido realizando auditoras de seguimiento a la

implementacin del sistema de calidad, asegurando de esta forma su
funcionamiento
La siguiente documentacin fue creada y establecida en cuatro niveles por el

Departamento de Calidad, esta evidencia el funcionamiento del Sistema de
Calidad:
20
Tabla 1. Sistema de Calidad. Formatos y niveles.
1) Manual de calidad
Es la base del sistema de calidad y en l se presentan las lneas directrices del

sistema y el compromiso con la calidad; demostrando la capacidad de la
empresa en controlar los procesos de fabricacin de la tubera ofrecida a los
clientes.
2) Procedimientos y procesos
Detallan la operacin de los diferentes departamentos y procesos principales

de la empresa, consignados en el manual de procedimientos estndar.
3) Instrucciones de trabajo
Comprende la documentacin que usan los operarios en la produccin,

describiendo las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en cada
puesto de trabajo. Es una documentacin muy dinmica que debe ser revisada
21
y controlada cada vez que se modifica un proceso o mtodo de trabajo; para tal
efecto se estableci el formato FC-615-006, funcin que realiza el Jefe de
cada rea.
4) Formatos codificados o registros
Son documentos que registran las actividades realizadas o de los resultados

obtenidos, proporcionando evidencia objetiva sobre las diversas actuaciones
operativas.
Como apoyo a su Sistema de Aseguramiento de Calidad. La empresa estaba

dotada de un laboratorio de aseguramiento metrolgico, as como de un banco
de prueba hidrosttica y equipo de prueba electromagntica en lnea.
POLTICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA METALRGICA.
La alta direccin de la empresa, estableci las siguientes polticas:
1) Compromiso con el cliente en el suministro de productos de acero,

tubulares y afines, que satisfagan ampliamente sus expectativas y
necesidades, para lo cual cumple con las exigencias de las respectivas
normas internas, nacionales o internacionales.
2) Posicionamiento de sus productos de los similares que se encuentren en

el comercio, por sus adecuadas caractersticas de calidad y
presentacin.
3) Utilizacin de materias primas e insumos que garantizan el cumplimiento

de los requerimientos de calidad del producto, para lo cual selecciona
cuidadosamente e interacta permanentemente con sus proveedores.
22
4) Personal idneo debidamente seleccionado, capacitado y entrenado, el
cual se desempea bajo la filosofa del mejoramiento continuo para
lograr su compromiso con la calidad.
5) El equipo humano, integrado a la infraestructura, tcnica, administrativa

y comercial, conforma un ente capaz de posicionar adecuadamente sus
productos y servicios en el mercado, asegurando calidad total en estos,
con el fin de generar recursos econmicos que le permiten proyectarse
en continuidad hacia el futuro.
6) La Gerencia asegura que las polticas de calidad sern difundidas para

que todo el personal de la organizacin las aplique y se adhiera al
compromiso comn hacia la Calidad Total.
2.2. PRODUCTOS
Inicialmente la fabricacin de tubera en acero galvanizado, impulsaba el

mercado nacional con tuberas de uso mecnico para la fabricacin de
muebles, bicicletas; posteriormente amplio sus productos con tubera de
conduccin elctrica y de fluidos.
Con la llegada del nuevo milenio, revoluciona el sector de la construccin con

un novedoso sistema constructivo denominado: placa fcil.
Posteriormente, incursiona en el campo de los productos estructurales, tales

como: drywall, cubiertas, fachadas y tuberas:
1) Tubera para Conduccin de fluidos: poco corrosivos como aceite, aire,

agua, gas y vapor a altas y medias presiones otros. ASTM A 53, NTC
3470 / Tubo agua NIP - 505 - 001/ Red contra incendios ASTM A 795.
23
2) Tubera Cerramiento: diseada para aplicaciones estructurales de baja
especificacin como postes de alumbrado, postes de sealizacin,
cerramientos y corrales en general; la calidad de los tubos de
cerramiento cumplen las normas NTC -1560, AISI / SAE 1008 , ASTM A
1011.
3) Tubera Mueble, para fabricacin de muebles y estructuras livianas

como: bicicletas, pupitres, bicicletas, autopartes, rejas; fabricados en
acero laminado fro segn la norma AISI /SAE 1008, 1010, JIS G 3141,
NTC 1986.
4) Tubera Estructural: Perfiles abiertos, cerrados y estructural tubular,

diseados para construir sistemas estructurales metlicos de alta
resistencia, se pueden emplear para prticos, cerchas, columnas, vigas,
viguetas y correas. Cumplen la norma ASTM A 1011 G42, ASTM A -
500, NTC 103.
LNEA PRODUCTO NORMA

NIP 505- 001 /
Tubo agua de acero. AISI/SAE 1010, ASTM
A366 o JIS G 3141
SPCC SD.
Instalaciones de gas y ASTM A 53 (NTC
Conduccin
conduccin de fluidos. 3470) ERW SCHEDULE
40 GRADO A.
Red contra incendios y otras ASTM A 795 ERW SCH
aplicaciones de conduccin de 10.
fluidos.
Tabla 2. Estndares internacionales, lnea conduccin.
24
LNEA PRODUCTO NORMA
Tubo cerramiento para NTC - 1560
aplicaciones estructurales de
Cerramiento baja especificacin como postes
de alumbrado, sealizacin,
cerramientos en general.
Tubo de acero para fabricacin NTC 1986
Mueble de muebles y estructuras
livianas.
Perfil Abierto o Cerrado C y Z NTC 5685 / ASTM A 1011
Perfil M y C reforzado NTC 5685 / ASTM A 1011
Estructural G42
Perfil Tubular en geometra
redonda, cuadrada o rectangular. ASTM A - 500
Tabla 3. Estndares internacionales. Lneas cerramiento, mueble y estructural.
Despus de presentar un panorama general de la empresa, su misin, sistema

de calidad, polticas y productos se inicia una fase diagnstica para determinar
los procesos administrativos y su manejo documental. Este diagnstico se
presenta en el siguiente captulo.
25
3. DIAGNSTICO
Con los antecedentes mencionados y haciendo uso de la observacin directa

de los procesos de la empresa metalrgica, se inicia el diagnstico y la
identificacin de la informacin y la documentacin.
El sistema de Gestin de Calidad, en el momento del diagnstico pasaba por

una nueva auditora externa de recertificacin y la empresa de cara al
cumplimiento de los lineamientos exigidos por la norma ISO 9001, se vio
abocada a tener un enfoque basado en procesos9 no solo de los procesos
productivos, sino tambin de las actuaciones administrativas que los apoyan.
En la observacin directa de la documentacin, se encontr frecuentemente

inconsistencias, debido a que en ocasiones la informacin se fragmentaba en
varios formatos o en varias dependencias, por lo cual, se perda la trazabilidad
de la gestin; solo quedaba constancia de una funcin y no de un proceso.
Por lo tanto, fue necesario identificar y documentar los procesos claves de la

empresa, con el fin de superar las barreras departamentales y estructurales
que generaban vacos de informacin; estos vacos presentes, tanto en los
documentos como en los procedimientos, desencadenan en un flujo ineficiente
de informacin y por tanto de la gestin documental.
Cuando se aplic la encuesta de unidad documental, la cual permite identificar

las unidades documentales del rea analizada y los flujos de informacin que
en ellas se generan, revel que no haba una cadena de produccin
documental que involucrara los procedimientos, sino por el contrario se
9
Enfoque basado en procesos: el cual permite conocer mejor las interrelaciones entre los procesos y su gestin est
orientada al cliente.
26
limitaban a las funciones; por consiguiente la informacin no flua de manera
oportuna y dinmica.
De igual forma, otra situacin representativa, se manifestaba en la falta de una

infraestructura tecnolgica que diera soporte a los procesos administrativos;
puesto que no se contaba con los mdulos gerenciales en el sistema de
informacin que permitiera la toma de decisiones y por ende la racionalizacin
de la produccin documental en soporte fsico.
Los documentos generados, producto de las actividades se impriman en

original y dos copias, e incluso en algunas ocasiones se fotocopiaban para
dejarlos como soporte cuando estos eran requeridos. Se evidenci que no
haba ningn mecanismo de seguimiento y control de los documentos
generados y almacenados.
Figura 2. Gestin de documentos en la organizacin.
Los medios magnticos eran custodiados por el Departamento de Sistemas, sin

tener en cuenta ninguna especificacin tcnica de conservacin, cuando se
27
indag sobre el proceso en particular, indicaron que la funcin principal del
Departamento estaba centrada en la administracin de los sistemas operativos,
el soporte a los usuarios de los computadores y la revisin de la posible
prdida de informacin; por otra parte, el archivo tampoco contaba con las
especificaciones requeridos.
La empresa en su estructura orgnica y funcional presentaba serias

dificultades, puesto que no haba una relacin directa entre las funciones y el
nivel jerrquico asignado. La estructura piramidal formal y de instrucciones al
interior de cada una de las dependencias, no apuntaban a un proceso o a un
objetivo comn sino a metas particulares; fraccionando la informacin y
limitando el acceso; con pequeos feudos con el poder de restringir la
informacin y la documentacin; por esta razn no todas las dependencias y
funcionarios contaban con la informacin necesaria para el desempeo ptimo
de sus funciones.
Figura 3. Organigrama de la empresa metalrgica.
28
Como se observa en la Figura 2, el Revisor Fiscal y el Contralor, tenan la
funcin de vigilancia y control interno, dependiendo directamente del Gerente
General.
Por su parte, la ubicacin en la estructura organizacional de la Subgerencia

Administrativa, estaba acorde con su gestin, aunque el rea de Servicio al
Cliente, dependencia de esta Subgerencia, fsicamente se encentraba en otro
edificio. Con esta divisin fsica haba dos equipos de trabajo por lo cual las
solicitudes realizadas por los clientes no se atendan y gestionaban
oportunamente.
La estructuracin del Departamento Financiero, presentaba una falencia en

cuanto a la Direccin Contable, puesto que actuaba como un departamento
independiente y teniendo en cuanta las gestiones y responsabilidades del
mismo, debera estar bajo la lnea organizacional del Departamento Financiero,
as como pertenece el rea de Cartera y Tesorera.
Por otra parte, la Subgerencia Administrativa, cumpla funciones de Gerencia,

la dimensin de ste cargo no es de una Subgerencia, puesto que en realidad
asume actividades de direccin, conoce el da a da de la empresa y cada uno
de los roles y procesos de cada departamento involucrado.
La Superintendencia Logstica debera acoger dentro de su equipo de trabajo a

las reas de: Compras Nacionales, Importaciones, Almacn General, Almacn
de Materias Primas, Almacn de Producto Terminado; puesto que la funcin
principal del rea logstica es la de proveer los insumos o materiales necesarios
para el funcionamiento de la empresa y a su vez actuar como unidad de
almacenamiento custodia - control sobre stos recursos, dispuestos en cada
uno de los diferentes almacenes de la empresa.
El Subgerente Tcnico, cumple el rol de Gerente Tcnico, su equipo de trabajo

est conforme a la gestin que realizan al interior de la empresa.
29
El departamento de Relaciones Industriales, puede cambiar su denominacin
puesto que el trmino Relaciones Industriales hace referencia al conjunto de
normas, procedimientos y recomendaciones que sirven para alcanzar la ms
eficiente actuacin y funcin de sus encargados, y lograr al mismo tiempo los
objetivos de la empresa, con la mxima satisfaccin y eficiencia posibles.
Las relaciones empresariales se expresan ahora en trminos de talento

humano y teniendo en cuenta que el director de ste departamento acta
tambin como el Abogado de la empresa, llevando los procesos jurdicos y
dems actuaciones legales, podra ser denominada Gerencia del Talento
Humano y Gestin Jurdica.
El Subgerente Administrativo, quin estaba como lder directivo del proyecto,

conoci en primera instancia este diagnstico; fue entonces cuando se
determin realizar un ejercicio poco convencional con todos los funcionarios
involucrados en los procesos de manejo de informacin y documentacin, sin
embargo, este ejercicio arroj resultados reveladores acerca de la gestin que
realizaban las dependencias; el ejercicio consisti en poner sobre la mesa los
documentos y en cada silla a cada uno de los involucrados, con el fin de
identificar en conjunto los procedimientos, los cuales seran evaluados y
avalados por el Comit Institucional de Archivo, constituido para apoyar la
gestin documental de la empresa.
3.1. ANLISIS DOCUMENTAL DE LA EMPRESA
Hay que resaltar que como planta industrial, los procesos y procedimientos de
la empresa deben estar correctamente documentados con un alto grado de
rigurosidad, si se tiene en cuenta que es una empresa debidamente certificada,
por sta razn cobr relevancia la Superintendencia de Aseguramiento de
Calidad, denominado en un primer momento Departamento de calidad.
30
Las disposiciones correspondientes al uso y manejo de la informacin y la
documentacin generada en cumplimiento con las diferentes gestiones
realizadas para la fabricacin de la tubera, fueron establecidas por el rea de
Normalizacin.10
En un primer intento por controlar y registrar la documentacin, el rea de

Normalizacin, consolid las funciones y procedimientos ejecutados por cada
una de la reas de la empresa en el Manual de Funciones, asignndole a cada
rea un cdigo para respetar de dnde provena un documento o por quin era
generado, aplicando sin conocer el Principio de Procedencia Documental
(Principio rector en los procesos de gestin documental), el cual hace
referencia a quin produce los documentos es decir, que unidad o rea
administrativa es el generador de los mismos y en razn a que proceso o
gestin fue originado.11
La codificacin por reas se presenta a continuacin:
DEPENDENCIA COD
GERENCIA GENERAL 000
GERENCIA DE PLANTA 100
10
Normalizacin: es la actividad que establece disposiciones para uso comn y repetido, encaminadas al logro del
grado ptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad
consta de los procesos de formulacin, publicacin e implementacin de normas. [en lnea] [consultado el 18 de febrero
de 2013] Disponible en Internet: http://www.icontec.org.co/index.php?section=37.
11
Colombia, Archivo General dela Nacin. Ordenacin documental / Gladys Jimnez Gonzlez. - -Bogot: El Archivo,
Divisin de Clasificacin y Descripcin, 2003, p. 8. [en lnea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en
Internet: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2329#.
31
GERENCIA COMERCIAL 200
ADMINISTRACION VENTAS 201
MERCADEO 205
GERENCIA FINANCIERA 300
TESORERA 301
CARTERA 305
CAJA 310
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 400
SUPERINTENDENCIA LOGSTICA 401
SERVICIO AL CLIENTE 405
ALMACN GENERAL 410
32
ALMACN DE MATERIAS PRIMAS 415
ALMACN DE PRODUCTO
TERMINADO (APT) 420
ARCHIVO INSTITUCIONAL Y
CORRESPONDENCIA 420
COMPRAS NACIONALES 430
IMPORTACIONES 430I
TRANSPORTES Y DESPACHOS 440
CONTABILIDAD 500
SUBGERENCIA TCNICA 600
INGENIERA Y MANTENIMIENTO 601
SUPERINTENDENCIA
605
DE PRODUCCIN
SUPERINTENDENCIA
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 610
33
NORMALIZACION 615
METROLOGA 620
CONTRALORA 700
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
JURDICA 800
JURDICO 800J
NMINA 805
PSICOLOGA 810
SEGURIDAD INDUSTRIAL 815
El Superintendente de Calidad, quien ere el jefe del rea de Normalizacin,

dispuso bajo la Norma Interna NA-615-020, el procedimiento a seguir en cuanto
al control de la documentacin del sistema, teniendo en cuenta la codificacin
anterior. Los formatos, hojas de inspeccin y otros documentos, eran
controlados, registrados, revisados y aprobados antes de su distribucin.
Los documentos que ya no procedan por modificaciones realizadas o nuevos

formatos, se retiraban de todo punto de distribucin, eran eliminados previa
34
autorizacin del Jefe de Departamento; aquellos que por alguna razn
debiesen conservarse, se grababan en medios magnticos asignndoles una
codificacin especial.
Para tal efecto, se cre la Lista Maestra de Distribucin, en ella se consignaba

la ltima versin actualizada de los procedimientos documentados, y as se
facilitaba el control y la disponibilidad de los mismos; sin embargo, est lista no
estaba disponible en la intranet para hacer fcil su revisin y actualizacin.
Se integraron al Sistema de Calidad, la Norma Interna NA - 425 000

Conceptos bsicos archivsticos dispuestos en el ACUERDO 027 DE 2006
expedido por el Archivo General de la Nacin. 12 Esta norma tiene aplicacin
sobre todos los documentos de los Departamentos de la empresa que se
reciban o generen en ejercicio de sus funciones y en cumplimiento de sus
procesos.
Se pudo constatar que no haba lineamientos, sobre el manejo de los

documentos administrativos, falencia significativa en una empresa de esta
trayectoria, certificada con calidad por sus productos. Los documentos no
tenan retencin alguna y por consiguiente eran eliminados por decisin de
quin lo gestionaba, la nica salvedad al respecto, consista en informar al Jefe
de departamento, el cual tena conocimiento de los documentos que se iban a
eliminar. Por lo tanto no haba una poltica de conservacin de documentos de
acuerdo al valor que estos representan. Como soporte de esta eliminacin de
documentos suscriba acta, avalada por el Subgerente Administrativo y de
quien tena a cargo dicho proceso.
12
Colombia .Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 027 DE 2006 (31 de octubre), Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. [en lnea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013.
35
La gestin a realizar para minimizar los riegos de la inadecuada gestin de
informacin y documentacin era entonces mayor a la presupuestada, puesto
que se deba normalizar la produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin, consulta, conservacin y disposicin de los documentos
administrativos.
Otro reto para el profesional, corresponda al archivo acumulado con mil

trescientas diez (1.310) cajas de documentos en malas condiciones de
almacenamiento con polvo y humedad. Esto implicaba proponer un proyecto de
mayor envergadura en el cual adems de implicar a los directivos y
funcionarios de la empresa haba que contar con personal auxiliar que se
encargara de la limpieza y alistamiento de los documentos.
3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa ha obtenido las certificaciones de Icontec13 y Bureau Veritas**,

estas certificaciones son el respaldo de la fabricacin y comercializacin de los
productos ante los clientes, para ello estructur un Sistema de Calidad robusto,
el cual cumple con las normas dispuestas para tal fin.
Sin embargo, solo se contaba con los procedimientos de fabricacin de tubera

ya que la certificacin ISO 9002 no exiga el registro de las actuaciones
administrativas ni tampoco contemplaba la organizacin como un red de
procesos; por tanto los esfuerzos de la empresa estaban direccionados a
13
La certificacin de productos con el Sello de Calidad ICONTEC permite que las organizaciones demuestren, de
forma permanente que sus productos cumplen con un referencial tcnico bajo sistemas de fabricacin y control
eficaces y confiables, lo cual le da respaldo y seguridad a los productos que lo ostentan ante el consumidor final.
Nuestra certificacin de producto se encuentra acreditada por el ONAC en Colombia y por el Instituto Americano de
Normas Nacionales de Estados Unidos, ANSI. [en lnea] [consultado el 18 de febrero de 2013] Disponible en Internet:
http://www.icontec.org.co/index.php?section=65.
**
COLOMBIA, Bureau Veritas. Lder mundial en evaluacin de la conformidad y certificacin. Ayudamos a nuestros
clientes a mejorar sus actuaciones, ofrecer servicios y soluciones innovadoras con el fin de garantizar que sus
productos, infraestructuras y los procesos cumplen con las normas y reglamentos en materia de calidad, seguridad y
salud, proteccin del medio ambiente y responsabilidad social. [en lnea] [consultado el 18 de febrero de 2013]
Disponible en Internet: http://www.bureauveritas.com.co.
36
certificar los productos no su administracin, lo cual conlleva a una falta de
evidencia formal para determinar cmo se desarrollaron estos procesos.
De igual forma la fragmentacin de la empresa 14 en departamentos dirigidos
bajo una visin vertical, en la que el funcionario a cargo de la direccin,
distribua las funciones con sus propias normas sin estandarizacin alguna y
sumado a esto las diferentes reestructuraciones vividas, ocasionaron una gran
pasividad al respecto, trayendo consigo la desactualizacin del manual de
funciones y la limitacin en el flujo de la informacin a travs de la
organizacin.
Teniendo en cuenta lo anterior y cumplida la parte diagnstica del proyecto, se

plante al Comit de Archivo el siguiente problema:
El Programa de Gestin Documental de la empresa industrial del sector

metalrgico es el ms acertado para realizar la estandarizacin de los procesos
administrativos, conforme lo estipula la Norma ISO 9001:2000.
En consecuencia es oportuno actualizar y documentar los diferentes procesos

administrativos, no solo para dar cumplimiento a la norma ISO 9001:2000, sino
tambin para evidenciar la interrelacin existente entre procedimientos y
documentos.
Es necesario, cubrir los vacos de informacin manifiestos en el diagnstico,

mediante el reconocimiento de los documentos gestionados por las diferentes
reas en cumplimiento de un proceso, no slo de una funcin, favoreciendo as
la identificacin de los flujos de informacin los cuales permite trazar una
verdadera cadena de produccin documental, obteniendo como resultado la
optimizacin de los recursos y facilitando la toma de decisiones en cada una de
las reas involucradas.
14
Gua de gestin de la pequea empresa: La gestin de la calidad total. Ediciones Daz de Santos, S.A, 1996-. ISSN:
84-7978-244-7 Pg. 110.
37
4. DISEO DE PROCESOS
Siguiendo la sugerencia del Contralor, en cuanto a la revisin del proceso de

Compras y en razn al problema expuesto, se retom el trabajo realizado en la
encuesta de unidad documental en el cual se estableci la generacin de los
siguientes documentos:
Requisicin Listado de
evaluacin
proveedores
Orden de Listado solicitud

compra de elementos
Actas de Comit
de compras
Figura 4. Documentos fsicos del proceso de compras.
Requisicin Solicitud Orden Orden de

de Trabajo Trabajo
Figura 5. Documentos fsicos recibidos.
38
Sin embargo, los documentos por s solos no ofrecan informacin de cmo era
su recorrido o flujo a travs de la empresa, por lo que, se le dio a conocer al
Jefe de Compras y se propuso una nueva reunin, para analizar y desarrollar
conjuntamente dicho flujo. Despus de revisar el proceso se encontr lo
siguiente:
Inicialmente el Jefe de Compras,15 mencion que su proceso parta desde la

recepcin o generacin de una Requisicin, la cual vista fsicamente tena un
requisito indispensable la validacin o la autorizacin por parte del jefe
inmediato del usuario o en su defecto se elevaba a una instancia superior, los
casos dependan de acuerdo al insumo o elemento requerido, su costo y hasta
su tiempo de entrega.
La Requisicin estaba dispuesta fsicamente en original y dos copias de la

siguiente forma:
Requisicin 0
Blanca Usuario/Jefe del departamento solicitante
Requisicin
Usuario/Almacn General
Amarilla 1
Requisicin
Rosada 2 Compras / Usuario
Figura 6. Documentos de requisicin del Departamento de Compras.
15
ENTREVISTA con Hctor Ramrez, Jefe del rea de Compras Empresa Industrial del Sector Metalrgico. Bogot, 15
de agosto de 2006.
39
En la medida en que se va ampliando la construccin del flujo, se fueron
incluyendo funcionarios que tenan un rol dentro del proceso, puesto que se
requera saber que pasaba con el documento; en ste caso, entr a participar
el Jefe del Almacn quin validaba la existencia o no del elemento o insumo
solicitado en su inventario, s exista lo entregaba al usuario de lo contrario se
ingresaban las caractersticas del elemento en el sistema y el usuario deba
adicionar las especificaciones en la requisicin, presentarla al Jefe del
Departamento y presentarla nuevamente en el Almacn, quin conservaba la
copia Amarilla para su archivo.
Para este momento, la situacin se iba convirtiendo en una gran cadena de

procesos y re-procesos, que pasaban inadvertidos puesto que no slo era el
recorrido fsico del usuario, sino tambin el tiempo que transcurra para su
autorizacin. En tiempo real estos procesos podan tardar de 1 a 2 horas o
incluso varios das.
Nuevamente, en reunin con el Jefe de Compras, y siguiendo el proceso del

levantamiento de informacin, se indic que al no existir el elemento solicitado,
aun cuando la requisicin ya estaba aprobada, generaba los siguientes
documentos, los cuales eran necesarios para dar pronta respuesta al usuario:
Listado de Listado solicitud

evaluacin de elementos
proveedores
Figura 7. Documentos procesos Compras.
En este punto, ya intervena un externo, el proveedor, quin en muchas

ocasiones ofertaba mejor precio con menor calidad; desafortunadamente, como
no se tena una poltica clara al respecto, se optaba por ordenar la compra sin
tener una evaluacin de los productos; aunque se contaba con las cotizaciones
40
de mayor respaldo, adems, podan pasar otros dos o tres das para obtener
respuesta.
La Orden de Compra con su respectivo nmero consecutivo, se generaba

fsicamente en original y dos copias, as:
Listado de
Evaluacin 0
Jefe de Compras / Proveedor: fax / personalmente /se elimina

Orden de 0
Compra
Orden de
Compra Archivo consecutivo de Compras
Amarilla 1
Cotizacin 0
Orden de Usuario / Almacn / Contabilidad

Compra
Rosada 2
Figura 8. Documentos de Orden de compra.
Es de anotar, que se tena una Orden de Compra Original que se enviaba al

proveedor a travs de un fax o se entregada personalmente, esta orden
despus era destruida. Con el anlisis del proceso se identific que haba un
gasto innecesario de papel y por lo tanto, se poda omitir una copia.
En este momento haba que pensar en apoyarse con la tecnologa disponible,

tomando el original como el documento que servira como consecutivo para el
archivo del Departamento y sera enviado al cliente por correo electrnico o fax
para agilizar la gestin.
41
En la medida en que se desarrollaba ste proceso y el levantamiento de los
flujos de informacin y documentacin, el trabajo y la disposicin de los
involucrados fue creciendo. Con este ambiente propositivo surgi la propuesta
de habilitar una opcin en el sistema en el que directamente el usuario pudiera
verificar la existencia del producto y posteriormente llevarlo para su
autorizacin; lo que se pretenda era que el sistema apoyara esta funcin. Esta
propuesta se present ante el Comit de Compras.
Hasta aqu, se ve la trascendencia que tiene la gestin de la compra, antes de

la recepcin del elemento o insumo requerido. Por otra parte, la recepcin de la
mercanca, tena otras variables tales como; la intervencin de la portera de
la empresa y del uso de la bscula, debido a la necesidad de pesar la
mercanca e incluso hasta el mismo proveedor se vea afectado por la falta de
procedimientos claros.
Portera N1., haca parte integral del proceso y actuaba como punto de control
inicial en cuanto al desglose de los documentos que traa, tanto si era Remisin
que deba indicar el N de la Orden de Compra, como si era la radicacin de la
factura, puesto que el proveedor deba salir de la planta y entregar dicha
factura en la portera N2., quienes eran los nicos autorizados para el registro
la factura.
Aqu, se le indicada al proveedor que antes de entregar el insumo, producto o

bien en el Almacn, era necesario que pesara en Bscula. Sin embargo, esta
situacin era incmoda para el transportador, dado que no contaba entre su
tiempo que l deba gestionar documentos, actividad que no era de su
competencia. Esto evidenci que la empresa presentaba un gran vaco no
solamente de procedimiento sino de manejo tiempos.
En este momento, es cuando realmente se ve la necesidad de pensar en el

proveedor, quin asuma un rol de patinador que no le corresponda, puesto
que en realidad era un cliente al cual se le deba brindar la informacin
42
oportuna y clara, para que no se paseara por toda la empresa, con los riesgos
que esto conllevaba.
La anterior situacin se present ante el Comit de Archivo, que para ese

entonces actuaba ms como un crculo de participacin, en el que se tomaban
decisiones que afectaban el funcionamiento de la empresa a nivel
administrativo.
La observacin directa sobre el proceso de recepcin de la mercanca,

contextualiz todo el proceso, de tal forma que fue ms fcil continuar con el
levantamiento de la informacin; es aqu cuando se debe destacar que todas
las dependencias y los colaboradores tienen una razn de ser dentro de la gran
cadena de procesos, y es por esto que se requiere tener un panorama real
sobre las actividades que cada uno de las personas desarrolla.
Siguiendo con el proceso, al momento de recibir la mercanca, la bscula

controlaba la cantidad real de un producto recibido, al generarse el Recibo de
Bscula fsicamente en original y dos copias. Como se muestra en la figura 9.
Remisin 1
Recibo de 0 Jefe de Bscula / Almacn General / Contabilidad

Bscula
Recibo de
Bscula 1 Jefe de Bscula / Almacn. General / Bscula / Contabilidad
Consecutivo
Recibo de
Bscula 2
Jefe de Bscula / Almacn. General / Bscula /
Contralora destruye semanalmente
Figura 9. Documentos Recibo de bscula.
43
El trabajo mancomunado con los responsables del proceso, hacen que surjan
propuestas enriquecedoras que optimicen el tiempo y los recursos dispuestos
para tal fin.
La informacin del procedimiento fue validada con anterioridad, con el

Departamento de Compras y los dems actores que intervinieron en la
construccin del flujo grama, para ser presentado ante el Comit Institucional
de Archivo.
Para el levantamiento de los flujos de informacin de los procesos, se aplic la

Simbologa ANSI para el diseo de los Diagramas de Flujo.
Figura 10. Simbologa ANSI.
44
4.1. PROCESO DE COMPRAS NACIONALES Y PAGOS PROVEEDORES
La observacin directa permiti el anlisis y diseo de los procesos, tomando

nota de cada una de las actividades realizadas; posteriormente se consolidaron
de la siguiente en el siguiente flujo grama:
Inicio Usuario/ Almacn General

Almacn General / Usuario
S *Solicita elementos Entrega
Usuario Necesarios elementos
Consulta existencias * Diligencia
Hay
en el inventario del Salida de Almacn
Almacn General Existencias?
Fin
No
Almacn General
tem S Ingresa requisicin en el sistema

Creado? con las caractersticas del producto
No
Rosada 2
Usuario
Amarilla 1
Usuario/Jefe del Usuario/
Usuario
Almacn General Dpto. solicitante Almacn General
Diligencia formato
fsico de requisicin Requisicin 0 *Asigna consecutivo
con especificaciones Blanca Verifica y autoriza
*Verificacin tem
del producto Compras
Usuario /
Almacn General Revisin de
No autorizaciones
Est
aprobada?
Jefe Requisicin 1
Almacn General Almacn General
S Requisicin 0
Conserva copia de requisicin, Blanca
Entrega documento Compras 1
45
1 Jefe de Compras
S Ingresa registros con Confirma cotizacin

las condiciones 2
pactadas
Orden de
Compra
Abierta? Jefe de Compras
Jefe de compras / Proveedor / Proveedor
Genera listado de Listado de Espera
No Selecciona por
solicitud para ser Solicitud de cotizacin
grupo,
cotizado por los Elementos
Elementos y 3 das
proveedores
proveedores
Fax
Autorizaciones
Jefe de Compras Cotizacin 0 Comit de
Listado de Compras
Ingresa Necesita
Cotizacin 0 cotizaciones Evaluacin 0 Aprobacin
Gerencia
Activos fijos
Subgerencia
Tcnica
Elementos
Mantenimiento
Subgerencia
Administrativa
Otros
Insumos
Rosada 2
Jefe de Compras Amarilla 1
Confirma Orden de 0
Genera Orden Compra Anexa: Listado o cuadro
Cotizacin 2 de Compra de evaluacin y Requisicin
Cotizacin 0
Contabilidad Nota 1: pg. 40
Orden 2
2Compra 2
Requisicin 0 En la fecha
pactada
Listado de Consecutivo
Evaluacin 0 Compras
Amarilla 1
Orden de 0 Proveedor: fax / Proveedor / portera #1

Distribuye Compra personalmente /se
documentos elimina Trae el pedido 2
46
2 Portera # 1
Remisin 1
Portera # 1
y/o Remisin 0
*Informa al Almacn
General para que autorice Factura 1
la entrada
Factura 0 Es
*S trae factura la entrega y Proveedor necesario
la conserva portera Pesar?
parcialmente SIN radicar.
No
S
Proveedor/ Remisin 1
Proveedor/ Bscula Jefe Almacn General.
Remisin 0
Entrega Remisin con el Entrega la mercanca y la
# de la Orden de Compra remisin con el # de la Proveedor
Orden de Compra
Remisin 1
Remisin 0
Proveedor
Proveedor/ Bscula
*Pesa * Genera Recibo de
Bscula y lo conserva Remisin 1
Remisin 0
Amarillo 2 Amarillo 2
Jefe Almacn
Azul 1 Azul 1 General / Proveedor
Bscula / Jefe de
Recibo de 0 Almacn General Recibo de 0 Revisa la mercanca contra
Bscula Entrega doctos Bscula el reporte de la Orden de
Compra y la Remisin
Almacn / Proveedor
Nota 1 *Devuelve remisin con anotaciones Proveedor /Portera
sobre la devolucin y mercanca
*No radica factura
Conformidad No * Reclama doctos de
Mercanca? * Conserva Recibo de Bscula,
posteriormente se entrega en Bscula identificacin y se va
para su anulacin
S
Nota 1: Al no haber conformidad con la mercanca y no recibirla, el proveedor debe

3 regresar en una nueva fecha, reinicindose desde all el proceso.
47
Almacn General
3 Proveedor Destruye
semanalmente
Entrega
Total? Reporte de la
No Orden de
Si Compra
Remisin 1
Remisin 0
Amarillo 2
Jefe Almacn
General / Proveedor Azul 1
*Firma Remisin Recibo de 0
Original y copia
Bscula
*Conserva doctos
Jefe Almacn General Jefe Almacn

*Firma Remisin General / Proveedor
No
*Conserva Original o copia Necesita *Entrega doctos
Y Recibo de Bscula Repesar?
Proveedor /
S Portera
*Radica facturas
*Reclama documentos
Proveedor / Bscula / de identificacin y se
Almacn General

*Muestra remisin aceptada
*Repesa
* Completa Recibo de Bscula
Fin
Almacn General
Distribuye doctos
Reporte de la
Orden de
Compra Jefe Almacn General / Proveedor
Remisin 0
Remisin 1 Almacn General conserva
Amarillo 2 Almacn General / Bscula / Nota 2

Contralora destruye semanalmente
Azul 1 Almacn General / Bscula /
Recibo de 0 Contabilidad Consecutivo
Bscula Almacn General / Contabilidad
Nota 2: S hay cobro de fletes se le entrega al proveedor para cobro de fletes
48
Almacn General
Ingresa la Genera Entrada de 0
Proceso Alterno
Mercanca recibida documento Almacn
Orden de
Compra 2
Remisin 0
Proveedor
Recibo de 0
Bscula
Adjunta Entrada de 0
Almacn Almacn General / Contabilidad
soportes
Contabilidad
Contabilidad Portera #1/Contabilidad Confronta doctos,
Factura
Proceso Alterno Entrega factura verifica precio y
Proveedor
el da anterior cantidades
Nota 1
Contabilidad Contabilidad/ Proveedor

No Gestiona
Cumple Devuelve factura, Devuelve factura
anexando carta que * Espera
requisitos? al proveedor la nueva
indica las causales
? de devolucin factura
Proveedor/Portera #2
Contabilidad
Radica factura
Y portera la
Causa
entrega en
Contabilidad
Anexa doctos y
entrega en Contralora Cotizacin 0 Contralora / Contabilidad
Aprobada Nota 1: Devuelve
documentos para
Orden de reiniciar proceso
Compra 2
Remisin 0 No
Proveedor
Contralora
Recibo de 0
Revisa toda la Cumple
Bscula
documentacin
requisitos?
Entrada de 0
Almacn S
Causacin 0
1
49
1
Comprobante 2
de Egreso
Comprobante 1
de Egreso
Contralora / Caja Caja / Contralora
Comprobante 0
Gira de acuerdo al plazo Coloca sellos protectores
pactado y/o instruccin de de Egreso anexa documentos y los
Tesorera, genera documento entrega
Remisin 0
proveedor
Entrada de
0
Cotizacin 0
Almacn
aprobada
Orden de
Compra 2
Recibo de Bscula 0
Factura 0
Orden de Pago 0
Comprobante 2
de Egreso
Caja
Comprobante 1
de Egreso *Recoge las tres firmas autorizadas
*Archiva el Comprobante de Egreso Original para entregar
Comprobante 0
al proveedor
de Egreso * Transfiere soportes a Contabilidad
* Despus de entregado el cheque conserva el
Comprobante de Egreso Original y lo conserva por 20 aos
Contabilidad
Archiva cronolgica y
numricamente los soportes por
20 aos.
Fin
Figura 11. Flujo grama de proceso de Compras Nacionales y Pago Proveedores.
50
4.1.1. Cambios en el proceso de la Gestin de compras nacionales y pago a
proveedores
Posteriormente a la exposicin del anterior flujo grama, el anlisis y definicin

de los procesos por parte del Comit de Archivo, las propuestas quedaron
consignadas y aprobadas en el flujo grama que se presenta a continuacin:
Inicio Usuario/ Almacn General

Almacn General / Usuario
S *Solicita elementos Entrega
Usuario Necesarios elementos
Consulta existencias Hay * Diligencia
en el inventario del Salida de Almacn
Almacn General Existencias?
Fin
No
Almacn General
tem S Ingresa requisicin en el sistema

con las caractersticas del producto
Creado?
No
Rosada 2 Niveles de
Autorizacin
Usuario
*Gerente
Amarilla 1 Operaciones
Usuario Usuario/Jefe del
Almacn General Dpto. solicitante *Gerente
Diligencia formato
Administrativo
fsico de requisicin Requisicin 0
con especificaciones Blanca Verifica y autoriza *Gerente Comercial
del producto Compras
*Gerente Financiero
*Director de
No Produccin
Usuario / Jefe
Almacn General
* Recibe requisicin Jefe Requisicin 1
* Asigna consecutivo Requisicin Almacn General Almacn General
* Verifica tem creado Autorizada?
Conserva copia de requisicin,
S
Entrega documento
Almacn General / Compras Requisicin 0

Blanca
Lleva requisicin fsica Compras 1
51
1 Compras
S
Ingresa registros con las Confirman cotizacin
condiciones pactadas 2
Es orden
de Compra Compras /
Repetitiva? Proveedor Compras
Compras Compras
Listado de
Solicitud de Espera
No Selecciona por grupo, Genera
Elementos cotizacin
Elementos y proveedores documento
3 das
Fax o e-mail
Requisicin 0
Blanca
Listado de 0
Compras Evaluacin
Proveedor /compras Cotizacin 0
Ingresa las Cotizacin 0
Enva cotizacin Cotizaciones
*Autorizaciones
Comit Activos Fijos: Equipos,

Gerencia Software,
E inversiones 50 S.M.L.M.V
S
Ordenes 30 S.M.L.M.V
Autorizacin Comit de
Compras y Item 12 S.M.L.M.V
Monto mayor nico Proveedor 2 S.M.L.M.V
otro? Contratos
Contratos
Direccin de
Insumos y * Ordenes 12 y 30 S.M.L.M.V
Suministros
No
Jefe. De Compras
Autoriza cotizaciones segn los siguientes conceptos:

Cotizacin 12 S.M.L.M.V. y/o valor anterior
Ordenes de Compra Abierta cuyo valor haya sido autorizado por Comit
Lista de precios
En todos los casos debe considerarse el concepto Jurdico.
Rosada 2
Amarilla 1
Jefe de Compras Anexa: Listado
Orden de 0
Aplica Genera Orden o cuadro de
Compra
Cotizacin 2 de Compra evaluacin y 2
Requisicin
52
2
Jefe de Compras
Requisicin 0 Cuando est cumplida el
Jefe de Compras requerimiento se archiva en el Fin
Distribuye consecutivo de compras por 1 ao
documentos Cotizacin 0
Almacn General
Proceso alterno
Orden de Entrega documento Recepcin del Pedido
Compra 2
Listado de
Evaluacin 0 Jefe de Compras
Orden de Archiva consecutivo Compras por 3 aos Fin
Compra 1
Orden de 0
Compra Proveedor: fax / personalmente Fin
/se elimina semestralmente
A la fecha
pactada
y/o Remisin 1
Remisin 0
Portera # 1
-Informa al Almacn General Factura 1
Proveedor / portera #1
para que autorice la entrada Factura 0
Trae el pedido -S trae factura la entrega y Proveedor
la conserva portera
parcialmente SIN radicar.
Proveedor/ Almacn Gral. Remisin 1

Remisin 0
Es
necesario
No Entrega la mercanca y la remisin
Con el # de la Orden de Compra Proveedor
Pesar?
S
Amarilla 2
Remisin 1 Azul 1
Proveedor/ Bscula
Proveedor / Bscula Remisin 0 Recibo de 0
Proveedor Pesa y se genera el
Entrega remisin Recibo de Bscula Bscula
Orden de 2 Nota 1
Compra
Remisin 1
Remisin 0
Proveedor
Se dirige al Almacn Revisa la mercanca contra la copia
General rosada de Orden de compra 3
53
3
Almacn General Almacn General / Dir.
Insumos y Suministros
Conformidad No Error en S Presenta el caso A la fecha

con la Compra? para decisin? pactada
mercanca?
S No
Jefe de Compras y/o Usuario

Devuelve remisin con anotacin
sobre la devolucin y mercanca.
Proveedor / Almacn General
Entrega mercanca
Almacn General /Proveedor

*Devuelve remisin con anotacin
Sobre la devolucin d mercanca
Almacn General /
Proveedor *Conserva el Recibo de bscula,
Es No
Remisin 0 Para entregarlo en bscula para la
necesario
Aceptada anulacin de ste documento
repesar?
S
Proveedor/ Portera #1 Proveedor / Portera #1
- Radica la factura - No radica la factura
y reclamar la copia y la reclama
- Reclama doctos de Fin
- Reclama doctos de
identificacin y se va identificacin y se va
Nota 1:
Remisin 1
Remisin 0
Amarilla 2
Proveedor
Azul 1
/ Bscula Bscula / Proveedor
Recibo de 0
Repesa y completa Entrega
el recibo de bscula Bscula
Documentos 4
Nota 1: En caso en que la recepcin del pedido sea parcial, se anotar en la Orden de Compra
Rosada las cantidades parciales recibidas y el pendiente
54
4 Almacn General / Proveedor
Recibo 2
S hay cobro de fletes
de Bscula
Proveedor/ Almacn General
O
Firma remisin y Remisin 1
entrega documentos Aceptada Almacn General / Bscula
Destruye semanalmente
Proveedor/ Portera #1
Almacn General
- Radica la factura
Distribuye documentos
y reclamar la copia
- Reclama doctos de
Identificacin y se va
Fin
Almacn General / Bscula

Bscula Bscula
Recibo 1 Archiva en Entrega documento
Fin
de Bscula en Contabilidad
consecutivo
Almacn General
Recibo de 0
Ingresa la Entrada de 0 Adjunta
Bscula Mercanca recibida Genera
Almacn soportes
Orden de 2
Compra
Remisin 0
Proveedor
Entrada de 0
Almacn
Recibo de 0
Bscula Almacn General / Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad Portera #1/Contabilidad
Factura Confronta doctos,
Proceso alterno Entrega factura verifica precio y
Control Factura Proveedor cantidades
radicada el da anterior
Nota 2
Nota 2: Despus que el proveedor ha enviado nueva factura o nota crdito a

Contabilidad, ste departamento retomar el trmite desde la confrontacin de los 5
doctos, tal como se indica en el procedimiento.
55
5
Contabilidad Contabilidad/ Proveedor
No
Cumple Devuelve factura, anexando *Gestiona
Devuelve factura
carta que indica las causales *Espera
requisitos? al proveedor
de devolucin nueva
factura
S
Proveedor/Portera #1
Contabilidad Radica factura
Caja *Portera la
Causa entrega en
Pago Proveedor
Contabilidad
Orden 2
Nota 3
de Compra
Causacin 0 Remisin 0
Archiva Proveedor
x 1 ao Recibo de 0
Bscula
Entrada de 0 Caja
Almacn Reporte
Contabilidad Causacin 0 Proveedores
Caja
Anexa doctos y Relacin
memo Relacin Genera Verifica valores y
Facturas en Excel Facturas documento fechas de vencimiento
Comprobante 2
Caja Comprobante 1
Comprobante 0
De egreso
Caja
Gira de acuerdo a: Vencimientos Cheque 0
Caja
de facturas a travs de las
Entidades Financieras Genera el Cheque y Coloca sellos
seleccionadas, programacin de su respectivo protectores, sello
pagos y/o instruccin especial Comprobante antefirmas
anexa documentos
Caja Proveedor / Caja

Toma 2 firmas Se No Tiempo Recoge cheque
autorizadas Consigna? con Carta de
Fin
Proveedor
autorizacin y sello
Nota 3: Para el pago de un pedido parcial, el proveedor indica en la

Factura inicial la forma de pago y por tanto los soportes quedan en
6 Archivo de Caja hasta que se realice el pago total de la misma
56
6
Mensajero
Caja Mensajero Bco. Mensajero / Proveedor
Entrega/Archi
Relacin de Realiza Enva No Enva comprobante
Cheques y soportes consignacin de consignacin
vo por fax?
Mensajero Caja Caja

Mensajero / Caja
Trae consignacin Entrega Relaciona Distribuye
*Adjunta documentos documentos Comprobantes documentos
Caja / Contabilidad
Caja / Contabilidad
Comprobante Entrega Archiva A-Z Fin
Egreso 2 consecutivo 1 Ao - elimina
Caja/ Contabilidad
Entrada de 0
Almacn
Remisin
Orden de 2
Compra
os
Recibo 0
ex
de bscula
An
Factura 0
Orden de 0
pago
Comprobante1
Egreso
Consignacin
Caja/ Contabilidad
Comprobante 0 Contabilidad
Relaciona comprobantes
para verificar el Archiva en Fin
de Egreso
consecutivo Consecutivo
por 20 aos
Se sugiere, que al Comprobante de Egreso Original se le adjunte todos los soportes incluyendo
el Comprobante de Consignacin, para ser entregado a contabilidad de acuerdo al cobro de los
Relacionade Egreso Azul
mismos de tal forma que se conserve el consecutivo.; a su vez el Comprobante
slo se utilizar por 1 ao, al cabo del cual se eliminar.
comproba
ntes
Figura 12. Nuevo flujo grama del proceso de Gestin de compras nacionales y pago proveedores.
57
4.1.2. Descripcin de cambios en el proceso de la Gestin de compras
nacionales y pago a proveedores.
En el levantamiento de los procesos se originaron varias situaciones crticas

tales como, el debate presentado ante los montos y niveles de autorizacin; por
tal razn se ajustaron dichos montos y se constituyeron los siguientes comits
evaluadores, con ocasin de la gestin de compras:
Comit de Gerencia 1) Activos Fijos: Equipos, Software

2) Inversiones 50 S.M.L.M.V
1) Ordenes 30 S.M.L.M.V
Comit de Compras 2) tem 12 S.M.L.M.V
y Contratos
3) nico Proveedor 2 S.M.L.M.V
4) Contratos
Direccin de Insumos
y Suministros Ordenes 12 y 30 S.M.L.M.V
Autoriza cotizaciones segn los

siguientes conceptos:
1) Cotizacin 12 S.M.L.M.V.
Jefe De Compras y/o valor anterior
2) rdenes de Compra Abierta
cuyo valor haya sido autorizado
por Comit
3) Lista de precios
4) En todos los casos debe
considerarse el concepto
Jurdico.
La empresa por ese entonces sufri una reestructuracin debido al cambio de

propietarios e incluso de constitucin legal; pas de ser una sociedad annima
a una sociedad limitada. Este cambio, gener ajustes en los diferentes
departamentos y reas de la empresa.
58
La Contralora fue suprimida, impactando notoriamente el proceso de compras,
puesto que las actividades de control, estaran a cargo de los dueos del
proceso, esto contribuy al empoderamiento de los funcionarios.
Gerencia Comercial, incluy dentro de su equipo de trabajo el rea de Servicio

al Cliente, direccionando as su recurso humano hacia la satisfaccin del
cliente.
En cuanto a la Gerencia Financiera, se reorganiz puesto que la Jefe de

Tesorera tomo bajo su cargo, las reas de Cartera y Caja.
Con la reestructuracin, la Sugerencia Administrativa paso a constituirse como

Gerencia Administrativa; quin evalu las funciones realizadas por los
departamentos de Compras e Importaciones, presentando a la Alta Gerencia
sus conclusiones, obteniendo la aprobacin y creacin de la Direccin de
Insumos y suministros. Esta direccin asumi los roles y gestiones pertinentes
y por tanto paso a ser el dueo del proceso de Compras Nacionales y Pagos a
proveedores.
Por su parte, la Direccin Contable, no present ninguna alteracin, tanto en

sus funciones como en su estructura.
Con las nuevas relaciones y la una nueva visin de trabajo efectivo, gana/gana,
los colaboradores fueron considerados como talento humano y en
consecuencia, el departamento se denomin Direccin de Talento Humano.
La Subgerencia Tcnica sufri una baja sensible, puesto que fue sustituido y
unificada como Direccin de Produccin, Director que debera cumplir con las
gestiones tanto tcnicas como de todo lo que implicaba la produccin de los
diferentes productos de la empresa.
59
Por lo anterior, las reestructuraciones quedaron establecidas como se muestra
en el siguiente organigrama:
Figura 13. Nuevo organigrama de la Empresa despus de reestructurada.
4.1.3. Retencin documental
Realizando la validacin de la funcionalidad de los documentos, no poda

dejarse de lado la retencin que deba corresponderle a los documentos
implicados en el proceso de compras. El proceso sera el siguiente:
Orden de 0 Proveedor: fax /

Compra personalmente /se Fin
elimina semestralmente
Figura 14. Retencin Orden de compra.
60
Listado de
Evaluacin 0
Jefe de Compras
Orden de Archiva consecutivo
Compra 1 Compras por 3 aos Fin
Cotizacin 0
Orden de Contabilidad
Compra 2 Soporte del Comprobante de
Egreso * Archiva por 20 aos Fin
Jefe de Compras
Requisicin 0 Cuando est cumplida el
requerimiento se archiva en el Fin
consecutivo de compras por 1 ao
Figura 15. Retencin de la Requisicin.
El Comprobante de Egreso, debe tener adjunto todos los soportes incluyendo

el Comprobante de Consignacin. Cuando sea necesario, estos documentos
posteriormente al pago, los conservar el rea Contabilidad en un consecutivo.
Para el caso del Comprobante de Egreso Azul, solo se debe conservar por 1
ao, se conservar en el rea de Caja y para efectos de control de todos los
comprobantes de egreso se entrega en una A-Z a Contabilidad para que los
elimine, despus de realizada las verificaciones respectivas.
Otro aspecto que resaltar, es que al momento de emitir el cheque o

Comprobante de Egreso; este era validado y revisado por varios funcionarios
de la empresa, incluyendo una contralora externa que firmaba todos los
cheques. Despus de la revisin del proceso se redujo a dos firmas.
61
4.2. PROCESO DE FACTURACION
Para ste proceso, se levanta la informacin de igual forma que el anterior, por
medio de observacin directa, puesto que de manera prctica y funcional
permite evidenciar el flujo real de la informacin.
Inicio
Asistente Comercial/
Administracin Ventas Administracin Ventas
Usuario/ Asistente
Comercial
Elabora Solicitud Pedido 0 Aprobacin No Revisin de
de Pedido, genera del pedido? condiciones
documento
Administracin Ventas /
Gerencia Comercial
Pedido 0
Administracin Ventas Reporte de 0

Mercanca
*Ingresa pedido *Genera documento Asignada
*Aprueba *Adjunta pedido Entrega
*Asignacin *Entrega documentos
Pedido 0
Reporte de 0
Gerencia Comercial / Mercanca
Gerente de Planta Asignada
Administracin Ventas
Verifica y entrega
documentos Se devuelven *Ingresa informacin al
*Autorizacin del documentos sistema
despacho autorizados *Archiva documentos
Administracin Ventas /
Administracin Ventas Transportes
Pendiente 0
por despachar Lleva documento para
Genera asignar transporte
documento Ciudad 1
62
1 Verde 4
Azul 3
Rosada 2
Amarilla 1
Transportes Conductor / Transportes Transportes / Almacn
Relacin 0
Entrega Orden de Producto Terminado
*Verifica pedido De
*Genera Despacho Cargue y doctos de Ordena entrar
documento identificacin el vehculo
Bscula
Rosada 2
Conductor/ Bscula Archiva en consecutivo por 2 aos
Pesa el vehculo Tiquete 0
vaco y se genera el De Nota 1 Proceso alterno / Contralora
documento Bscula
Relacin 0
De Conductor/ Bscula
Jefe del Almacn
Producto Terminado Despacho Relacin
* Revisa mercanca 1 De Despacho 3
Conductor/ Bodega *Firma Relacin de Despacho
Producto Terminado * Conserva Relacin de Despacho * Repesa vehculo
Carga mercanca Original para adjuntarla al * Coloca sellos de bscula
Movimiento Diario De Almacn y conserva Relacin de
*Entrega documentos al da Despacho Azul
siguiente en Contralora
Nota 1 Proceso alterno
Conductor/ Portera #1 Relacin de

Relacin de Envo tubera
Despacho 4
Despacho 1 Relacin de
Conductor Despacho 2 Cobro de fletes
* Reclama documentos
de identificacin
*Entrega Relacin de * Se lleva documentos
Despacho Amarilla 1 para trmite externo
Administracin
Ventas
Bscula / Transportes Relacin
Relacin De Despacho 3
1 De Despacho 3 Transportes
Informe Diario
*Genera Informe de Despachos
*Entrega Relacin de Diario de Despachos 0
Despacho * Entrega documentos
Nota 2 Proceso alterno
Al otro Contralora
da
Relacin de
Portera #1 / Contralora
Despacho 1
*Entrega Relacin de
Despacho *Conserva por 2 aos 2
63
Factura
2 Contralora/
Amarilla 3 Contabilidad
Factura
Amarilla 2 Cartera /Cliente
Factura
Relacin de Original Cliente/
Administracin Despacho 3 Empresa 1 Administracin Ventas
Ventas
*Verifica Relacin Factura 0
*Ingresa Original
de Despacho Azul Cliente
datos para Cliente
*Origina Factura
facturacin
/ Contralora Factura
Factura Asistente de
Contralora Amarilla 3
Amarilla 3 *Revisa validando que Contabilidad
Entrega los despachos se
facturaron * Archiva
documento
* Entrega documento consecutivo Fin
20 aos
DESPACHOS EN BOGOT
Cartera / Cliente
Relacin de
Proceso alterno
Despacho 3
Distribucin
documentos en
Bogot Factura
Amarilla 2 Cliente / Cartera /
Factura
Original Factura
Administracin Ventas Empresa 1 Original
/ Cartera Empresa 1
Factura 0
*Entrega la factura a para que Original * Devolucin de Factura
se enve al cliente Cliente Original Empresa
Factura
* Archiva
Original
carpeta del Fin
Administracin Ventas Empresa 1
cliente 20 aos
*Conserva docto.
Factura
Amarilla 3 * Archiva
consecutivo Fin
5 aos
3
64
3 DESPACHOS FUERA DE BOGOT
Proceso alterno
distribucin Factura Oficina Regional
documentos a Amarilla 2
nivel Nacional * Archiva 2 aos y
luego destruye
*Enva factura a la
Oficina Regional
Administracin Ventas Fin

/ Cartera
*Entrega la factura a
Cartera / Cliente
para que se enve copia
a la Oficina Regional Relacin de
Cliente y al Cliente Cliente /Cartera /
Despacho 3
Factura
Original Factura
Empresa 1 Original
Empresa 1
Factura 0
Original * Devuelva Factura Original
Cliente Empresa
Factura
* Archiva
Original
carpeta cliente Fin
Administracin Ventas Empresa 1
20 aos
*Conserva documento
Factura
consecutivo Fin
5 aos
Movimiento Diario
de Almacn
Nota 1 Auxiliar Producto Subgerente Administrativo
Proceso alterno Almacn Terminado / Auxiliar Almacn
Almacn de *Entrega documento
Producto *Revisa y firma
para revisin * Devuelve documento
Terminado
Asistente de Contralora
Relacin 0
De
Despacho
Auxiliar Almacn /
Movimiento Diario
de Almacn
*Adjunta Relacin de Despacho Original
* Entrega documentos
Producto 1
Terminado
4
65
4 Tiquete 0
De Asistente de Contralora
Jefe de Bscula Tiquete 0
Proceso alterno Bscula De
Bscula *Entrega documento Bscula 1
para revisin
Estado de
Inventario por
Nota 2 Jefe de Administracin lnea
Ventas
Proceso alterno
* Imprime documento Informe de
Administracin
Ventas *Adjunta documentos Despachos 1
1 Gerencia General
Informe Gerencia
Asistente de Contralora General
* Revisa documentos
* Valida informacin * Entrega informe
* Genera informe Fin
Estado de
Inventario por
lnea
Informe de
Despachos
Informe de
Proceso alterno
Contralora Produccin
Movimiento Diario
de Almacn Asistente de Contralora
Producto * Archiva 20 aos
Terminado cronolgicamente Fin
* Archiva documentos
Tiquete de 0 * Archiva
Bscula consecutivo
Fin
20 aos
Asistente de Contralora Relacin de Administracin Ventas

* Devuelve documento Despacho 0 Archiva carpeta del Fin
cliente / 20 aos
Figura 16. Flujo grama del proceso de facturacin.
66
4.2.1. Cambios al proceso de la Gestin del pedido, despacho y facturacin.
En el anterior flujo grama, se puede identificar la intervencin de cada una de

las dependencias, por consiguiente se evidenci el proceso como una gestin
conjunta y ste como la columna vertebral del quehacer de la empresa, por lo
que dejo de ser solamente el proceso de facturacin, como se denomin. El
siguiente fue el flujo grama aprobado por el Comit Institucional de Archivo en
reunin del 29 de septiembre.
Inicio
Cliente / Servicio al Cliente Servicio al Cliente o Servicio al Cliente o

Asistente Tcnico Cial. Asistente Tcnico Asistente Tcnico
Recibe solicitud del pedido Cial. solicitud de pedido

* Diligencia Cial.
* Revisa condiciones
u orden de compra * Escriben condiciones del pedido * Establece el pedido
Servicio al Cliente o Servicio al Cliente o Servicio al Cliente o

Asistente Tcnico Cial. Asistente Tcnico Cial. Asistente Tcnico
Diligencia el formato de Cial.

FC-201-001-05
Es un pedido S Informacin de productos
Original
especial? especiales y/o tiempos de
entrega
No

FC-201-001-05 Programa
Copia 2 Analista Archiva Servicio al Cliente
Produccin
FC-505-00
Dir. Logstico Solicitud de

FC-201-001-05 Servicio al Cliente cdigo
*Verifica, asigna tiempo Copia 1
de entrega *Aprueba Servicio Cliente Archiva carpeta Diligencia formato
*Origina copias cliente de solicitud de
cdigo
Dir. Logstico
FC-505-00
Dir. Aseguramiento Asistente Logstico
de Calidad Solicitud de
Revisa la creacin cdigo
Asigna el cdigo y Crea el
contra el sistema Archiva carpeta
aprueba Cdigo
Activa cdigo Consecutivo
67
1

Servicio al Cliente Asistente Tcnico Cial.
Pedido listo para Creacin 1 Archiva carpeta
Ingresar
terceros del cliente
Asistente Tcnico
Creacin 0 Contabilidad
Diligencia docto de
Cial.
terceros Ingresa datos
Creacin de
terceros archiva docto
S
Es cliente
nuevo? Asistente Tcnico Cial. /
Gerente. Cial. Asistente Tcnico Cial.
De acuerdo a las condiciones Crea el precio en el sistema

pactadas con el cliente se
con la lista de precios
asigna el precio
Servicio al cliente
No
Pedidos
Servicio al cliente
tramitados
Verifica que los pedidos y las
Tramita el pedido Genera impresin de
rdenes de compra del cliente
pedidos tramitados
sean correctos /Cero errores
Reporte de
Mercanca
Servicio al cliente Asistente. Asignada
Servicio al cliente Logstico
Revisa condiciones Genera reporte
contra la tabla Aprueba DPR 139 con los
Asigna
descuento por cliente Pedidos asignados
Analista Logstico/
Asistente Tcnico Cial. Asistente Tcnico Cial. /
Asistente Tcnico Cial. Asistente Logstico
Entrega documento para
Autorizacin despacho Devuelve docto.
autorizacin de despacho
Asistente Logstico
Transportes
* Ingresa Datos
*Genera reporte Verde 3
Rosada 2
Amarilla 1
Analista Logstico
Analista Logstico/ Transportes Relacin 0
Pendiente por Despacho
despachar Lleva documento para Blanca
Ciudad / Dir. generar la Relacin de
Despacho
2
68
2 Conductor / Bscula
Tiquete de 0
Conductor /
Bscula
Transportes
APT
Entrega docs. de Conductor / APT
Ordena entrar Pesa vaco y genera
identificacin y
El vehculo Tiquete de Bscula Carga
Orden de Cargue
Jefe de APT / Conductor Conductor / Bscula Conductor / Bscula

* Revisa mercanca Repesa, se completa Sella Relacin Despacho
* Firma RD 0 y 3 copias Tiquete Bscula, *Entrega documentos
* Firma el Transportador
Conductor / Portera # 1
Relacin de 4
Despacho
Envo Tubera
Relacin de 3
Despacho
Facturacin
Relacin de 2
Despacho
Transportador
Relacin de 1
Despacho
Devolucin
Relacin 0
Conductor / Portera # 1
de Despacho Fin
Blanca * Reclama documentos y se va
Al Otro
da Relacin de 1
Despacho
Devolucin
Jefe APT /
Portera # 1 / Jefe APT Relacin 0 Transportes
de Despacho Fin
*Entrega RD Blanca Archiva consecutivo
Blanca
Tiquete de 0
Transportes Bscula
Original
Bscula / Transportes
Genera informe Diario enva por Informe
Entrega Tiquete e-mail Gte. De operaciones, Diario de Transportes
Original para Dir. Logstico, Asistente Despacho Archiva carpeta
cerrar el cargue Logstica, Asistente Tcnico 5 aos
Cial.,
Servicio al Cliente.
3
69
3
Factura
Contabilidad
Amarilla 3
Factura
Analista Logstico Amarilla 2
Factura
Relacin de 3 Original
Despacho Empresa 1
Asist. Logstico Facturacin Asistente Logstico
Realiza control Factura 0 *Firma juego de
Ingresa datos Original facturas
Interno entre la
para correr el Cliente *Sella originales
RD Azul contra
proceso *Distribuye docs.
el sistema
* origina la
factura
Asistente Logstico/ Factura

Contabilidad
Amarilla 3
Factura Contabilidad
Amarilla 3 *Conserva mensualmente copia 3
de la Factura y la intercambia con
Entrega
Factura Original firmada por el Nota 1
documento
cliente que entrega Administracin
Ventas posteriormente
Relacin de 3
Despacho
Facturacin
Factura
Amarilla 2
Factura
Original
Asistente. Logstico /
Empresa 1
Mensajero DHL Cliente
Factura 0 /Asist. Logstico
Entrega docs. para ser llevados Original
al cliente; y este a su vez devuelva Cliente Enva docs. firmado
firmada Factura Original Blanca
Factura
* Archiva
Original
consecutivo Fin
Asistente Logstico / Empresa 1
20 aos
Contabilidad Firmada
*Intercambia Factura
Original Empresa por la
Factura Amarilla
Nota 1 Factura
consecutivo Fin
Sin firma
5 aos
Figura 17. Flujo grama del nuevo proceso de Gestin de pedido, despacho y facturacin.
70
4.2.2. Descripcin cambios principales en el proceso de la Gestin de Pedido,
Despacho y Facturacin.
Para el levantamiento de la informacin presentada y con el fin de conectar

cada una de las actividades realizadas por las diferentes dependencias, se hizo
necesario empezar el levantamiento de la informacin desde el rea comercial
contando con la intervencin de los Asistentes Comerciales; puesto que en el
flujo grama preliminar se parti del pedido, es decir, desde la participacin del
cliente externo. Teniendo esta nueva ptica se hizo notorio el volumen de
pedidos acumulados que el Gerente Comercial tena para su visto bueno.
En este mismo sentido, se consider el otorgar mayor empoderamiento tanto a

los Asistentes Comerciales como al Asistente Logstico.
4.2.3 Retencin documental:
En ste caso particular, no slo se afect la retencin de los documentos, sino

que tambin se dio respuesta a la validez de las facturas que seran
conservadas.
Relacin 0 de Jefe de Transportes

Despacho Archiva consecutivo
Blanca Compras por 3 aos Fin
Jefe de Transportes
Relacin de 1
Despacho Se elimina despus de ser
cotejada contra el Informe Fin
Diario de Despachos
71
Transportador
Relacin de 2
Cobro de fletes Fin
Despacho
Asistente Logstico
Relacin de 3 Enva al cliente o de lo
Despacho Fin
contrario lo elimina
Bscula / Transportador
Relacin de 4 Enva al cliente con la
Despacho Fin
tubera
Figura 18. Retencin documental Relacin de Despacho.
En cuanto a la Facturacin por su parte se logr que la empresa DHL,

certificara la entrega de la factura con acuse por parte del cliente, puesto que
las Facturas en su mayora se archivaban en la carpeta del cliente sin firma.
Contabilidad
*Conserva mensualmente copia 3 de la
Factura Factura y la intercambia con Factura
Amarilla 3 Original firmada por el cliente que entrega Nota 1
Asistente Logstico posteriormente
Asistente. Logstico
/ Mensajero DHL
Factura
Amarilla 2
Factura
Original
Empresa 1
Cliente Factura
Factura 0 /Asist. Logstico Original
Original Enva doc. firmado Empresa 1
Cliente Firmada
72
Asistente Factura
Logstico / * Archiva
Original consecutivo Fin
Contabilidad Empresa 1 20 aos
*Intercambia Factura Firmada
Original Empresa por
la Factura Amarilla
Factura
* Archiva
Amarilla 3 Fin
consecutivo
Sin firma 5 aos
Figura 19. Retencin documental Factura.
Despus de hacer el levantamiento de los procesos, se acord presentarlos

ante el Comit Institucional de Archivo y hacer la propuesta de un programa de
gestin documental. En el siguiente captulo se presentan los lineamientos del
programa de gestin.
73
5. PROPUESTA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
La siguiente propuesta, est precedida por la conformacin del Comit

Institucional de Archivo, como se coment en el captulo de diagnstico. Fue
necesario convocar reuniones con los directivos de la empresa; los integrantes
del Comit acordaron programar las reuniones para el segundo martes de cada
mes a las 8:00 a.m. para explicar el valor de la gestin documental en la
organizacin y en consecuencia otorgarle prioridad a cada una de las gestiones
que se realizaran, las cuales tenan como objetivo brindar un manejo racional
de la informacin y un mayor control en la produccin documental.
El lder de este proyecto, convoc a una primera reunin con el fin de lograr
una la sensibilizacin al trabajo propuesto. Relaciono apartes de esta reunin:
Debido a la gran variedad de documentacin y el volumen de informacin que

gira en torno a la industria, los altos costos asociados a la conservacin y teniendo
en cuenta que est documentacin es el apoyo de distintas decisiones que se
deben concretar en un momento preciso. Se hace indispensable realizar una
gestin documental adecuada que se constituya en la mejor forma recuperar la
informacin requerida oportunamente y pueda ser el soporte en la organizacin
para la toma de decisiones futuras.
Con la creacin del Comit de Archivo se dio un paso importante de soporte al

programa de gestin documental. El comit se estableci, siguiendo las
disposiciones enunciadas por el Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 12
de 1995 en el Art. 4.16; como se plante inicialmente los colaboradores que
contaban con una trayectoria y liderazgo en la empresa seran los convocados
para participar y actuar como miembros del Comit.
16
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 12 DE 1995, Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del
29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos", rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora. [en lnea]
[consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet:
74
Los integrantes del Comit Institucional de Archivo, directivos de la empresa,
se constituyeron como se muestra en la figura No.20
Figura 20. Esquema del Comit Institucional de Archivo.
Las funciones que comit adopt son las siguientes:
1) Disear y aprobar las polticas referentes al manejo de la informacin

documental.
2) Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin,

seleccin, descarte y traslado de los documentos.
75
3) Estudiar y verificar los valores testimoniales, informativos e histricos de
los documentos.
4) Establecer los perodos de retencin de los documentos recibidos y/o
generados por la empresa.
5) Velar por el cumplimiento de las polticas y normas establecidas.
La propuesta de trabajo para el lder del proyecto fue la disear y elaborar las
Tablas de Retencin Documental, las cuales a futuro tendran las siguientes
ventajas:
1) Racionalizacin de la produccin documental, lo cual permite

economizar costos de almacenamiento y trmites innecesarios.
2) Facilitan el acceso a los documentos, gracias a los tiempos de retencin

establecidos en cada una de las etapas del ciclo de vida del documento.
3) Polticas claras sobre las transferencias documentales.
4) Evidencian los documentos gestionados por las dependencias y el valor

de los mismos, de tal forma que se d un manejo integral de la
informacin para la toma de decisiones.
5) Permiten controlar la documentacin, ya que se establece qu

documentos se originan, quin los utiliza, para qu y por cunto tiempo
deben permanecer.
6) Contribuyen a detectar el grado de relevancia de los documentos.
76
Bajo esta propuesta de trabajo, se presenta el procedimiento para la
elaboracin de las Tablas de Retencin, conforme a lo dispuesto en el
Acuerdo-039 de 2002.17
1) Investigacin preliminar de la empresa y fuentes documentales.
Es indispensable iniciar el trabajo de recopilacin de las normas, manuales,

polticas de la empresa, con el fin de conocer la estructura organizacional y por
consiguiente el funcionamiento de las reas; los actos administrativos que
hablen sobre la produccin, utilizacin y conservacin de los documentos
generados; para as tener una idea global sobre la gestin de la informacin al
interior de la misma.
2) Entrevista con los productores de los documentos de la institucin

La entrevista, permite identificar el tratamiento que se le brinda al documento y
a la informacin al interior de las oficinas, teniendo en cuenta la distribucin, el
nivel de consulta y el trmite, permitiendo tener una perspectiva y un campo de
accin sobre el cual poder crear procesos de mejora y as involucrar al
departamento de archivo y/o gestin documental, no como un depsito de
documentos, sino tambin como un lugar estratgico de informacin que apoya
los procesos de la organizacin.
Otra estrategia que usa el lder del proyecto, fue la de enunciar que la
informacin en la empresa debera tratarse como si fuese un bien contable;
ste paralelo se plante en cuanto a las caractersticas de la informacin y su
valor, de esta forma se hizo ms comprensible el objetivo real del
levantamiento de la informacin.18
17
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 039 (octubre 31 de 2002), Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Artculo 24 de
la Ley 594 de 2000. [en lnea] [consultado el 8 de febrero de 2013] Disponible en Internet:
18
COLOMBIA, Decreto 2649 de 1993, Captulo II. OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE
[en lnea] [consultado el 12 de febrero de 2013] Disponible en Internet: http://legislacion.vlex.com.co/vid/expiden-
principios-generalmente-aceptados-246741113.
77
De igual modo, el lder del proyecto utiliza como herramienta la Encuesta de
Unidad Documental, la cual le permite determinar las unidades documentales
del rea y obtener un panorama de los flujos de informacin generados; de tal
forma que se vean reflejados directamente en las TRD, como se describen en
el siguiente formato:
78
79
Figura 21. Formato encuesta. Estudio de unidad documental.
80
En el momento de realizar la obtencin de la informacin, se obra como un
auditor interno, respetando las actuaciones y procedimientos llevados a cabo
por cada uno de los funcionarios; por ello es conveniente en este paso, actuar
con diplomacia, honestidad e imparcialidad; aplicando el anlisis, la escucha
activa y por supuesto el respeto, por el quehacer de la otra persona.
Este aspecto fue importante recalcarlo, ya que el lder del proyecto, era
funcionario nuevo en la compaa y adems obtendra informacin sobre cmo
se estaban llevando a cabo las actividades al interior de las dependencias;
hecho que para los funcionarios que seran auditados, se convertira desde
antes en una barrera de acceso a la informacin; razn por la cual se solicit el
respaldo del Subgerente Administrativo y del Comit.
3) Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada
Teniendo como base la informacin suministrada en la encuesta de unidad

documental, se articula las funciones y los documentos generados y/o recibidos
por la empresa mediante la conformacin de las series, subseries y tipos
documentales con sus respectivos tiempos de retencin en cada una de las
fases del archivo.
4) Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental
Elaborado el trabajo anterior, las Tablas de Retencin Documental se disean y

deben presentarse al Comit de Archivo con el fin de ser aprobadas.
Los integrantes del Comit acordaron un cronograma de reuniones en las

cuales se revisaban y se aprobaban los tiempos documentales.
Por otra parte. Los funcionarios del Departamentos de Control expresaron, que
la coyuntura en ese momento se encontraba en el Departamento de Compras,
puesto que era uno de los departamentos que tena un mayor efecto en la
81
organizacin, debido a la gestin propia que no estaba alineada con la poltica
de servicio al cliente interno, en razn a que la informacin y la documentacin
tardaba demasiado tiempo en ser entregada al usuario y a su vez no haba un
procedimiento claro en cuanto al manejo de la caja menor; por esta razn piden
que se haga el anlisis y el diseo del procedimiento de compras.
Estos procesos fueron determinaron que la empresa tomara la decisin

proponer el programa de gestin documental el cual permitira definir los
procesos y las actividades de la organizacin; de igual forma se establecera
qu informacin y qu documentos se estaban generando y recibiendo como
consecuencia de las actividades de la empresa. Esto genera un cambio en el
enfoque del tratamiento que se le da a la informacin y a la documentacin
puesto que la informacin empieza a operar como un recurso que da valor.
El comit tena claro los procesos que se requeran para conocer la trazabilidad
de los documentos generados en sus funciones sustantivas y como se estaban
administrando, por consiguiente se propuso un cronograma para poner en
marcha el proyecto:
82
Figura 22. Cronograma del proyecto de gestin documental.
El lder del proyecto, considero que los conceptos tcnicos se presentaran

posteriormente en capacitaciones formales, puesto que en esos momentos el
Comit haba sobrepasado su tiempo de programacin. (Ver Glosario).
5.1. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
Para la presentacin de los lineamientos del proceso de compras, se llevaron a

cabo alrededor de 6 sesiones, con la participacin no solo del responsable del
proceso, el Jefe de Compras, sino tambin con todos los involucrados, sin
distincin de rea o jerarqua.
Estas reuniones cobraron gran importancia y respaldo al interior de la empresa,

tornndose en el primer Crculo de participacin de la empresa liderado desde
el Departamento de Archivo.
83
Las propuestas generadas en estas reuniones, fueron expuestas ante el
Comit de Archivo, como parte de la formalizacin y sensibilizacin a los
nuevos procedimientos surgidos.
El proyecto, logr uno de los objetivos planteados, la racionalizacin de los
procesos y de los documentos.
5.1.1. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Compras Nacionales y

Pagos a Proveedores.
1. Los tiempos de respuesta al usuario en la gestin de su

requisicin se establecieron de la siguiente manera:
PRODUCTOS TIEMPO DE ENTREGA
Nacionales 5 das hbiles, de acuerdo a la

especificacin del producto
Importados 8 das hbiles.
Tabla 3. Tiempos de respuesta usuarios.
Almacn General deber informar al usuario en el momento oportuno la

disponibilidad del elemento o trabajo solicitado; puesto que suceda con
frecuencia que el elemento llegaba al Almacn y como haba pasado mucho
tiempo, el usuario olvidado su pedido y el Almacn no haca el control
respectivo.
La situacin anterior caus en los entes de control interno, una alerta puesto
que esto significaba tener un capital invertido sin uso; generando actividades
que no agregaban valor en el tiempo, se ocupaba espacio y por supuesto se
perda dinero.
84
Por esto, se pidi hacer un barrido general a la base de datos del inventario
con el fin de inactivar aquellos elementos que se encontraban en desuso o que
eran registrados con diferentes nombres, siendo el mismo producto. Adems
se deba indica la antigedad de los elementos que no fueron utilizados por el
usuario y realizar un listado para evaluarlo.
Esto conllevaba, a una afectacin de los activos de la Compaa y ste ajuste
deba ser realizado por el Comit de Gerencia. La Revisora Fiscal propuso
hacer una revisin aleatoria del inventario existente en el Almacn General.
2. En cuanto al pago a los proveedores se estipul que Contabilidad

deba marcar y organizar por fecha las facturas que tenan
vencimiento. Logrando coordinadamente el pago de las mismas.
La Directora de Insumos y Suministros (Tesorera) propuso indagar que

operaciones se podran realizar por transferencia electrnica y a travs de que
medio o compaa.
A su vez, se cre un control para el pago de proveedores, ya que en algunas

ocasiones se realizaban entregas parciales o devoluciones y el sistema
permita la operacin de pago.
El Gerente administrativo, solicit al Departamento de Sistemas, habilitar un

estado en la causacin para establecer si la causacin estaba completa, es
decir, si se tiene la factura y los soportes necesarios para proceder o no al
pago de la misma, o si por el contrario se deba dejar en estado de espera, de
tal forma que el pago quedaba.
En este momento haba que resolver quin sera el encargado de autorizar las
compras. Aprovechando la asistencia de los altos directivos de la empresa se
determina establecer el Comit de Compras, cuyo objeto era aprobar la compra
o trabajo requerido. Se acord que se reuniran en los tiempos programados
con el Gerente Financiero y la Directora de Insumos y Suministros.
85
El Comit de Compras se conform de la siguiente forma:
1) Subgerente. Administrativo / Subgerente Tcnico

2) Gerente Financiero
3) Directora de Insumos y Suministros.
4) Jefe de Compras.
El jefe de contabilidad solicit que las compras por caja menor, deban tener
siempre el NIT del proveedor para afectar la cuenta NIT NIT.
En caso de haber una devolucin posterior a la recepcin del trabajo o

elemento, ser informada por el Almacn General al usuario y presentada al
gerente competente, para tomar la medida correspondiente.
Por otra parte, en el trmite de cheques y cartas se ocasionaba un retraso,

impactando directamente en la gestin realizada por los mensajeros y en los
clientes externos, en razn a esto se decidi agregar la firma del Director de
Relaciones Industriales como firma autorizada; adicionalmente se modificaron
las condiciones para solicitar dbitos.
Expuesta la anterior situacin, la Coordinadora de Archivo y correspondencia,

sugiri establecer tiempos para la solicitud de cheques; puesto que en algunas
ocasiones se dejaba el trmite de los cheques para ltima hora o girando el
mismo da de pago y esto recaa directamente en la gestin que realizaban los
mensajeros de la empresa.
El Gerente Financiero, manifest evaluar la situacin y propuso un horario para

que el Asistente Financiero atendiera las solicitudes en un menor tiempo de tal
forma que se cumpliera con la autorizacin el mismo da, permitiendo los
mensajeros cumplieran su gestin sin contratiempos.
86
5.1.2. Iniciativas aprobadas para el Procedimiento de Gestin de Pedido,
Despacho y Facturacin.
Como se haba mencionado anteriormente, la exposicin y debate de los flujos

gramas anteriores, dieron lugar a controversias y consensos presentados a
continuacin:
1) Contando con la experiencia de los Asistentes Comerciales se observ

que en algunas ocasiones no era clara la informacin suministrada por el
cliente y por lo tanto deba revisarse la poltica de pedidos, con el fin de
tener mayor precisin en la toma del mismo y ser ms expeditos en el
servicio al cliente, sin perder el negocio.
2) Por su parte, el Asistente logstico propuso que el sistema debera

otorgar restricciones internas de aprobacin del pedido por parte del
cliente y solo ser aprobado cuando se tengan claramente especificados
los requerimientos del cliente, en cuanto a dimensiones y otras
especificaciones tcnicas que deba cumplir el pedido.
3) Se propuso que el cliente digitara directamente la Orden de Compra, en

la pgina Web de la empresa; por su parte el Asistente Tcnico
Comercial o de Servicio al Cliente, validara el pedido y registrara el
descuento o condiciones especiales a las que hubiese lugar.
4) En cuanto a las polticas de descuento, se propuso realizar una tabla de

condiciones comerciales y de descuentos, la cual se actualizara
permanentemente por el asistente comercial asignado.
5) Se pretende establecer como poltica la confirmacin del pedido por va

de correo electrnico al Jefe de Transportes, para realizar un mayor
control sobre el mismo y proceder al despacho efectivamente.
87
6) Se pidi habilitar el sistema para que cada Asistente Tcnico Comercial,
estuviese informado de los pedidos tomados el da anterior.
7) El reporte de mercanca asignada, debera indicar el pendiente que

exista y ser consultado por el sistema o enviado por correo electrnico a
los comerciales para realizar el debido seguimiento, se sugiere que
dicho informe sea expedido el mismo da en la maana.
8) La creacin de un cdigo, se genera a partir de un pedido especial

aprobado. Se propone establecer una poltica de permanencia de la
referencia en el catlogo, dado su carcter especial.
9) Se propone establecer una poltica, para definir cules ciudades se

consideran intermedias y cules son los trminos de entrega para
optimizar el costo de los fletes y la utilidad del negocio.
10) Hay que definir cul es el tiempo real de un despacho, segn la

programacin de la planta.
Con relacin a los documentos se determinaron los siguientes lineamientos:
1) La copia amarilla de la Relacin de despacho, no se seguira utilizando

debido a que se utilizara la RD Blanca en su remplazo, cumpliendo las
mismas funciones; el departamento de transportes como generador de
la Relacin de despacho, conserva el documento original.
2) Por su parte la Relacin de despacho azul, se puede eliminar, ste

documento puede ser consultado en INTEGRITY (El sistema de
informacin de la empresa), en el momento de la facturacin; el Cliente
a su vez conoce por medio de la Relacin de despacho verde la tubera
que se le est enviando.
88
3) El Tiquete de Bscula Original lo conservar el Jefe de Transportes,
quien realiza el Informe Diario de Despacho y la copia rosada del tiquete
se eliminar.
4) En cuanto al informe diario de despacho se propuso que se le enviara al

cliente, a Servicio al Cliente para que ellos, tengan disponible el estado
del pedido para revisarlo y hacer las correcciones pertinentes; sin
embargo, cabe anotar que a dicho documento debe ajustarse solamente
con la informacin que deba conocer el cliente.
89
6. CONCLUSIONES
Este trabajado desarrollado desde la metodologa investigativa de la

experiencia, permiti adoptar una posicin de gestor y lder del trabajo
realizado en el levantamiento y planteamiento del Programa de Gestin
Documental realizado en la empresa metalrgica.
El lder del proyecto del Programa de Gestin Documental, obtuvo el

respaldo de la alta gerencia, lo que permiti sensibilizar a los diferentes
funcionarios involucrados de manera propositiva en el levantamiento de
la informacin, gestin realizada desde la retroalimentacin de los
procesos y la diagramacin de los mismos.
El concepto del profesional pasivo e incluso sin presencia ante la

empresa, fue reivindicado gracias a los logros obtenidos por el
profesional contratado, que evidenci la gestin documental como un
proceso que agrega valor al interior de la empresa y que gestiona
cambios significativos en el mejoramiento de los procedimientos y de los
documentos gestionados.
El profesional en Ciencia de la Informacin, tomo como estrategia el

diseo de procesos para el anlisis de la informacin gestionada al
interior de la empresa, de tal forma que se dieran a conocer los vacos y
los monopolios de los flujos de informacin presentados e identificados
en la fase diagnstica de este proyecto, punto de partida para gestionar
el levantamiento de informacin no solo con el estudio de unidad
documental sino tambin a travs de los flujo gramas expuestos en cada
una de las revisiones realizadas tanto a los dueos del proceso como a
los integrantes del Comit Institucional de Archivo.
90
Se identificaron y representaron los procesos de mayor impacto para la
Empresa, constituyndose como modelo para el levantamiento y anlisis
de la informacin, construyendo en este sentido la base fundamental
para la realizacin de un adecuado programa de gestin documental.
Se logr la estandarizacin de los procesos administrativos de la gestin

de compras y de facturacin, obteniendo una cadena de produccin
documental que involucr a toda la organizacin; teniendo en cuenta la
reglamentacin de la Norma ISO 9001-2000, para la empresa del sector
metalrgico.
Se estableci las responsabilidades de cada uno de los funcionarios y la

retroalimentacin de los procesos que tenan a su cargo. Originando una
gestin horizontal en la empresa que contribuyo a una mayor motivacin
y compromiso, generados desde el empoderamiento en la toma de
decisiones en favor de la organizacin.
Los resultados de ste trabajo quedaron evidenciados en el programa de

gestin documental, mediante la creacin de mecanismos de
seguimiento y control de los flujos de la informacin y la documentacin
involucrada en los procesos analizados.
Se aport a la empresa metalrgica desde la gestin documental, dado

que al cruzar los lmites funcionales, se proyect una empresa orientada
a obtener resultados comunes para la satisfaccin de los clientes
internos y externos.
El Programa de Gestin Documental, permiti un mejor entendimiento

del para qu se controlan los documentos y cul es su valor, gracias a
la interaccin entre procesos y documentos.
91
La verificacin y validacin de los procesos, gener una visin global y
estructurada de aquellas actuaciones administrativas que no estaban
documentadas, como por ejemplo: la gestin en el trmite de cheques
que es un proceso de la Gerencia Financiera.
La falta de infraestructura tecnolgica en la empresa, ocasion la

dispersin de la informacin, la repeticin de actividades y por qu no
decirlo se convirti en prdida de tiempo y oportunidades en la toma de
decisiones de la alta gerencia de la empresa; por tanto sobrecostos en
los procesos.
Como parte de la gestin documental realizada, se estableci que las

copias de documentos que se distribuan con carcter de Copia
Controlada, llevaran el respectivo sello en todas sus pginas y la nota
al lado del sello, del nmero de copia controlada correspondiente.
92
7. RECOMENDACIONES
Cuando se d inicio a un proceso de levantamiento de informacin es

necesario realizar una adecuada sensibilizacin con el personal
involucrado, creando una expectativa de mejoramiento de los procesos
analizados y desvirtuando los imaginarios de evaluacin o calificacin del
trabajo individual.
Se recomienda integrar al proceso de gestin de informacin, las

actuaciones tanto operativas como administrativas de la empresa, para
favorecer la efectividad de los procesos y que la documentacin sirva como
testimonio de ello.
Se debe promover al interior de la organizacin, la cultura de los procesos

dinmicos, estructurados y estandarizados, que favorezcan la optimizacin
de los procesos y el adecuado flujo de la informacin y de los documentos.
Se sugiere contar con el Departamento de Calidad y el rea de

normalizacin, como aliados estratgicos para lograr mayor efecto en el
trabajo de levantamiento de informacin.
De igual forma, la visin conjunta de la experiencia y trayectoria de los

diferentes colaboradores, permite obtener la informacin de manera fluida y
la contextualizacin de los escenarios posibles en los que va a actuar el
profesional en Ciencia de la Informacin.
Es indispensable respaldar con las normas legales vigentes el trabajo a

realizar, para brindar mayor confianza al momento de levantar la
informacin y/o presentar un proyecto; esto incluso abre la puerta para
debates y la bsqueda de nuevos conocimientos.
93
Se recomienda que los documentos del Sistema de Calidad, estn ubicados
en la red interna (Intranet) para su consulta y distribucin controlada.
Se indica que es preciso planear actividades de capacitacin con los
funcionarios, con el fin de unificar criterios documentales y archivsticos,
para que los involucrados en el proyecto hablen el mismo lenguaje tcnico.
Es necesario el seguimiento de los procesos archivsticos adoptados, para

que estos se encuentren alineados directamente con las diferentes
gestiones administrativas y operativas de la empresa.
Los parmetros o lineamientos deben ser evaluados permanentemente

respecto a la funcionalidad de los mismos.
Una consideracin particular del lder del proyecto, es que no solo se

registre y analice la informacin tangencialmente, sino sustancialmente a
travs de la observacin directa de los diferentes procesos y relaciones
trasversales de la organizacin.
94
BIBLIOGRAFIA
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octubre), Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. [En
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2002), Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin
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COLOMBIA. Decreto 2649 de 1993, Captulo II. OBJETIVOS Y CUALIDADES

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SOSA PULIDO, Demetrio. Conceptos y herramientas para la mejora continua,

2009. 143p. ISBN 968-18-5529-9.
96
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Anlisis, mejora y resultados. ..................................................................... 18

Figura 2. Gestin de documentos en la organizacin. ................................................ 27
Figura 3. Organigrama de la empresa metalrgica. ................................................... 28
Figura 4. Documentos fsicos del proceso de compras. ............................................. 38
Figura 5. Documentos fsicos recibidos. ..................................................................... 38
Figura 6. Documentos de requisicin del Departamento de Compras. ....................... 39
Figura 7. Documentos procesos Compras. ............................................................... 40
Figura 8. Documentos de orden de compra. .............................................................. 41
Figura 9. Documentos, recibo bscula. ...................................................................... 43
Figura 10. Simbologa ANSI. ...................................................................................... 44
Figura 11. Flujograma de proceso de Compras Nacionales y Pago Proveedores. ..... 50
Figura 12. Nuevo flujograma del proceso de Gestin de compras nacionales y pago
proveedores................................................................................................................ 57
Figura 13. Nuevo organigrama de la Empresa despus de reestructurada. ............... 60
Figura 14. Retencin Orden de compra. .................................................................... 60
Figura 15. Retencin de la Requisicin. ..................................................................... 61
Figura 16. Flujograma del proceso de facturacin...................................................... 66
Figura 17. Flujograma del nuevo proceso de Gestin de pedido, despacho y
facturacin. ................................................................................................................. 70
Figura 18. Retencin documental Relacin de Despacho. ......................................... 72
Figura 19. Retencin documental Factura.................................................................. 73
Figura 20. Esquema del Comit Institucional de Archivo............................................ 75
Figura 21. Formato encuesta. Estudio de unidad documental. ................................... 80
Figura 22. Cronograma del proyecto de gestin documental. .................................... 83
97
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Sistema de Calidad. Formatos y niveles. ..................................................... 21

Tabla 2. Estndares internacionales, lnea conduccin. ............................................ 24
Tabla 3. Estndares internacionales. Lneas cerramiento, mueble y estructural. ....... 25
98
GLOSARIO ARCHIVSTICO
Como parte integral de la sensibilizacin realizada a los funcionarios y al

Comit de Archivo, se present los conceptos archivsticos utilizados, teniendo
como parmetro el ACUERDO 027 DE 2006 del Archivo general de la Nacin.
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que

conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histrico o cultural.
Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trmite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestin: Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite,
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
Archivo electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a
los principios y procesos archivsticos.
Archivo General de la Nacin: Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y
controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es
responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y
la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa en custodia.
99
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o
jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin,
la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una accin administrativa.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservacin.
Catlogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificacin de documentos: Accin de constatar la presencia de determinados documentos
o datos en los archivos
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-
funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Cdigo: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras
de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de
clasificacin documental establecido en la entidad.
Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que por
lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la
procedencia y al orden original.
Comit de archivo: Grupo asesor conformado por la alta Direccin, responsable de cumplir y
hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y
hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
Comit evaluador de documentos: rgano asesor del Archivo General de la Nacin y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
- El valor secundario o no de los documentos de las entidades pblicas y de las privadas que
cumplen funciones pblicas.
- La eliminacin de documentos a los que no se les pueda aplicar valoracin documental
- La evaluacin de las tablas de retencin y tablas de valoracin documental.
100
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el
proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino
correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones
oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nacin.
Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.
Conservacin preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la informacin que contienen.
Copia autenticada: Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el funcionario
competente y que tendr el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la informacin
contenida en el original en caso de prdida o destruccin del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la
costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificacin: Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la documentacin
producida por una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series
y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o
una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y conservacin de los
mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depsito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservacin de los documentos de archivo.
Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin.
Descripcin documental: Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el
anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripcin y de consulta.
Descriptor: Trmino normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de informacin.
101
Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra
guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm y
otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Accin de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomtica documental: Disciplina que estudia las caractersticas internas y externas de los
documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboracin, con el objeto de
evidenciar la evolucin de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la
historia.
Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de
valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o
reproduccin.
Distribucin de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario.
Documento: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica
o privada en razn de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que,
por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun despus de su desaparicin, por lo cual posibilita la reconstruccin
de la historia institucional.
Documento electrnico de archivo: Registro de la informacin generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
Documento facilitativo: Producido en cumplimiento de funciones idnticas o comunes en
todas las entidades.
Documento histrico: nico que por su significado jurdico o autogrfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las
relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte
en parte del patrimonio histrico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
102
Documento misional: Producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento pblico: Otorgado por un funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su
intervencin.
Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de

retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Empaste: Tcnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama legajo.
Encuadernacin: Tcnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su proteccin. La unidad producto de la
encuadernacin se llama libro.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un

expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin
archivstica.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse
debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurdicas
que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de informacin: Informacin original, no abreviada ni traducida. Se llama
tambin fuente de primera mano.
103
Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico que
comprenden desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la

planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Gua: Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o
varios archivos indicando sus caractersticas fundamentales, como organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.
Identificacin documental: Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar,

analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura
de un fondo.
ndice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o numricamente, trminos
onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de referencias para su
localizacin.
ndice cronolgico: Listado consecutivo de fechas.
ndice onomstico: Listado de nombres de personas naturales o jurdicas.
ndice temtico: Listado de temas o descriptores.
ndice toponmico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin.

M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana): Seal transparente del papel usada como elemento distintivo del
fabricante.
Microfilmacin: Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas
imgenes en pelcula de alta resolucin.
104
Muestreo: Tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con criterios cuantitativos
y cualitativos.
Normalizacin archivstica: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacin

de la prctica archivstica.
Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer

secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
Organigrama: Representacin grfica de la estructura de una institucin. En archivstica se
usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organizacin de archivos: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad
es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o
funcionales.
Organizacin documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la
descripcin de los documentos de una institucin.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o

cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por
el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de
los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades
documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el
cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no
deben mezclarse con los de otras.
Produccin documental: Generacin de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.
105
R
Radicacin de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y
cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.
Recepcin de documentos: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una
institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurdica.
Recuperacin de documentos: Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o
entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la dependencia competente, nmero de
radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite y tiempo de respuesta (si lo
amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que seala los lineamientos administrativos y tcnicos
que regulan la funcin archivstica en una entidad.
Reprografa: Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado, la microfilmacin y la
digitalizacin, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.
Seccin: En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.

Seleccin documental: Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carcter representativo para su conservacin permanente. Se llama tambin depuracin y
expurgo.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
106
Signatura topogrfica: Identificacin convencional que seala la ubicacin de una unidad de
conservacin en el depsito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservacin: Conjunto de estrategias y procesos de conservacin
que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad fsica
y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s que
posibilitan la homogenizacin y la normalizacin de los procesos archivsticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Tabla de valoracin documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una disposicin final.
Testigo: Elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira de su lugar, en
caso de salida para prstamo, consulta, conservacin, reproduccin o reubicacin y que puede
contener notas de referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categora diplomtica.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensin.
Trmite de documentos: Recorrido del documento desde su produccin o recepcin, hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa.
Transferencia documental: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y
de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental
vigentes.
Unidad administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin.

Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
107
Unidad documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin
documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento como

testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la
creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una entidad pblica o
privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos
econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.
Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la
memoria de una comunidad.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por
el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o
se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor tcnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud
de su aspecto misional.
Valoracin documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
108
GLOSARIO CONCEPTOS TCNICOS DE CALIDAD
Se presenta a continuacin los diferentes trminos utilizados en las empresas

certificadas:
ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situacin no deseable.
ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situacin potencialmente no deseable.
ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen o controlan al ms alto nivel una
organizacin.
AMBIENTE DE TRABAJO: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada a
proporcionar confianza en que se cumplirn los requisitos de la calidad.
ASTM International: conocida hasta 2001 como la Sociedad Americana para Pruebas y
Materiales (ASTM), es una organizacin internacional organizacin de estndares que
desarrolla y publica tcnicas de consenso voluntario normas para una amplia gama de
materiales , productos , sistemas y servicios. La sede de la organizacin se encuentra en
Pennsylvania.
AUDITOR: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo
una auditora.
AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen
los criterios de auditora de calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.
CALIDAD: Grado en que un conjunto de caractersticas inherentes cumplen con los requisitos.
CAPACIDAD: Aptitud de una organizacin, sistema o proceso para realizar un producto que
cumple los requisitos para ese producto.
CERTIFICACIN: es la actividad que respalda que una organizacin, producto, proceso o
servicio cumple con los requisitos definidos en normas o especificaciones tcnicas. Las marcas
de conformidad de ICONTEC se constituyen en un elemento diferenciador en el mercado,
mejorando la imagen de productos y servicios ofrecidos y generando confianza frente a
clientes, consumidores y el entorno social de las organizaciones.
CRCULOS DE CALIDAD: Es un pequeo grupo de empleados que realizan un trabajo igual o
similar en un rea de trabajo comn, son entrenados para identificar, seleccionar y analizar
problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y
presentarlas a la direccin, y, si sta lo aprueba, llevar a cabo su implantacin
CLIENTE: Individuo u organizacin que recibe un producto o servicio.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
109
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los
requisitos de la calidad.
CORRECCIN: Acciones tomadas para retirar el producto o reprocesarlo, modificar, eliminar
los errores. Una correccin ataca directamente al problema.
DIAGRAMA DE FLUJO: es una representacin grfica de un proceso.
EFICACIA: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
ENFOQUE POR PROCESOS: plantea que un resultado deseado se alcanza ms
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: Disposicin de responsabilidades, autoridades y
establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
GESTIN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora

recopilada frente a los criterios de auditora.
INFRAESTRUCTURA: Recursos necesarios para el funcionamiento de la organizacin.

INSPECCIN DE INSTALACIONES PLANTAS O PROCESOS: Consiste en las actividades de
Inspeccin para la industria en general y que tiene como fin apoyarla en la verificacin de
condiciones especficas, disposiciones empresariales o reglamentaciones tcnicas que buscan
apoyar el desarrollo general de las organizaciones, sin que esto deba responder a
disposiciones reguladas, sino voluntarias.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una

organizacin.
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
MEJORA DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la
capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.
Norma AISI / SAE: es una clasificacin de aceros y aleaciones de materiales no ferrosos.

Norma ASTM A 1011: Certifica las propiedades mecnicas del acero.
110
Norma ASTM A 53: A53/A53M-12. Especificacin Estndar para Tubera, Acero, Negro y por
inmersin en caliente, recubierto con zinc, soldados y sin costura.
Norma ASTM A 795 ERW SCH 10. Especificacin Tubera de acero para uso en sistemas
contra incendio, negra o galvanizada, electro soldada o sin costura.
Norma ISO: El conjunto de Normas ISO 9000 son normas de calidad y gestin continua de
calidad, establecidas por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO) que se
pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin o actividad sistemtica, que est orientada a
la produccin de bienes o servicios.
Norma JIS G 3141, se utiliza para productos laminados en fro y su aplicacin es en
estructuras livianas, partes de carroceras, piezas de cerrajera tubos y caeras. Produccin
de Acero. Productos y Subproductos.
Norma JIS G SPHT 1: Aplicada para productos de acero, para caeras y tubos soldados.
Norma NTC 1560: Norma tcnica colombiana para tubos de acero al carbono laminados en
caliente soldados por resistencia elctrica para uso general.
Norma NTC 1986: Norma tcnica colombiana para tubos de acero al carbono laminados en
fro soldados por resistencia elctrica para uso general.
Norma UL: Certifica y evala la seguridad de los productos, mediante pruebas de laboratorio.
NORMALIZACION: es la actividad que establece, con respecto a problemas reales o
potenciales, disposiciones para uso comn y repetido, encaminadas al logro del grado ptimo
de orden en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de
formulacin, publicacin e implementacin de normas.
ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de

responsabilidades, autoridades y relaciones.
PLAN DE LA CALIDAD: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados

deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto
proceso o contrato especfico.
POLTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin, relativas a la
calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
PROCESO DE ELECTROFUSIN (ERW): donde en una corriente de alta frecuencia se utiliza
para fundir el acero, dando como resultado en la soldadura en la unin de la tubera.
PRODUCTO: Resultado de un proceso.
PROVEEDOR: Organizacin o persona que proporciona un producto.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
111
REPROCESO: Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido
sus requisitos.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: que permiten establecer la poltica y objetivos de la
organizacin, procurando su cumplimiento a travs de la calidad.
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo

aquello que est bajo consideracin.
VALIDACIN: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
112

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DOCUMENTAL PARA UNA EMPRESA INDUSTRIAL DEL SECTOR

ALLIS BETLANA NGEL PREZ

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TTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO

DIRECTOR (ES) TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

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RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLS

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Los resultados de ste trabajo quedaron evidenciados en el programa de gestin

The documentary analysis and direct observation of the process, reflecting

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El desarrollo del presente trabajo pretende disear los procesos administrativos

Para tal fin, el trabajo se estructura en los siguientes captulos:

En el captulo primero (1), se presenta el objetivo general y los objetivos

En el segundo captulo (2), se encuentran los antecedentes de la empresa

En el captulo quinto (5), se presenta la propuesta programa de gestin

Finalmente, se encuentran las conclusiones y recomendaciones

1.1. OBJETIVO GENERAL

1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Describir la evolucin de los procesos administrativos de la empresa

Mostrar el diseo de los procesos administrativos de las oficinas de

Evidenciar los resultados obtenidos durante ste proceso.

La historia de la empresa se empez a gestar a mediados de los aos 50,

Estos ingenieros obtuvieron el respaldo de varios industriales e importadores y

El objeto social de la empresa era la transformacin de hierro y acero que se

Inicialmente, la compaa contaba con una mquina formadora de tubos y un

La dcada de los 80 trajo consigo la participacin en los proyectos ms

En la dcada de los 90 compra la formadora AEF (mquina que da forma a los

Su liderazgo, radic en la fabricacin de todo tipo de tuberas de acero y

La misin de la empresa se centr en tener el liderazgo en la fabricacin y

En el ao 2008, tras cinco dcadas de permanente desarrollo y crecimiento,

La empresa, para esos momentos tena en su staff de ejecutivos, funcionarios

Figura 1. Anlisis, mejora y resultados.

Inicialmente como una de las directrices estratgicas de la alta direccin fue

Posteriormente la alta gerencia teniendo en cuenta no solo el resultado sino

Los requerimientos son:

1) Documentacin adecuada y controlada: encabezada por el Manual de

2) Planes de Mejora: encaminados a acciones correctivas y preventivas.

Los objetivos de la certificacin se establecieron en relacin con los siguientes

1) Establecer la estructura de un sistema de gestin de la calidad en red de

2) Plantear una herramienta para la implementacin de la planificacin en

3) Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de

4) Presentar una metodologa para la solucin de problemas reales y

5) Mejorar la orientacin hacia el cliente y el incremento en la

Con estos objetivos expuestos, se dio paso a la creacin del Departamento de

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Son documentos que registran las actividades realizadas o de los resultados

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POLTICAS DE CALIDAD DE LA EMPRESA METALRGICA.

La alta direccin de la empresa, estableci las siguientes polticas:

1) Compromiso con el cliente en el suministro de productos de acero,

2) Posicionamiento de sus productos de los similares que se encuentren en