Ejercicio prctico

Una compaa XX dedicada a la comercializacin de gas tiene un

sistema de informacin llamado SAP cuyo procesamiento es
centralizado en su oficina de Cartagena con los mdulos de FI, CO, SD
y MM; Sin embargo los procesos de control de instalaciones,
facturacin, servicio al cliente y nmina se encuentra en Legacy
Systems, adquiridos a terceros; adems cuenta con procesamiento
distribuido en lo referente a los procesos de control de instalaciones,
facturacin y servicio al cliente en los distritos en Santa Marta,
sincelejo y Cartagena.

La cadena de valor de XX es:

CADENA DE VALOR
Identificacin de Planeacin, man- Distribucin y
Adquisicin Materia Desarrollo del
mercados y desarro- tenimiento y cons- Venta de servicios comercializacin de
prima (gas y trans- servicio al cliente.
llo de estrategias. truccin del y productos. gas.
porte).
gasoducto.

P Desarrollo de la administracin de materiales

P
R
R
O Desarrollo de las mejoras del negocio
O
C
C
E
E Manejo de aspectos ambientales
S
S
O
O Administracin de relaciones externas
S
S
Administracin de medios y servicios corporativos
D
D
E
E Administracin financiera

SS Administracin de recursos humanos

O
O
PP Administracin de servicios legales y tributarios
O
O
RR Administracin y planeacin
TT
EE Desarrollo y mantenimiento de sistemas de informacin

La facturacin se realiza por periodos de corte por sectores y existen

cuatro periodos de corte para cada distrito. El tipo de clientes que se
maneja es bsicamente residencial y a cada cliente dependiendo de la
fecha de activacin del servicio, se le asigna un periodo de corte (cada
viernes hay corte).

La compaa cuenta con una cuadrilla que se desplaza por los sectores
segmentados por los periodos de corte para realizar la lectura de los
contadores, registrando la lectura en planillas que posteriormente
ingresan al sistema, seguidamente se inicia la liquidacin de la factura
teniendo en cuenta las fechas de corte, para ello, se realiza
previamente una verificacin de las lecturas tomadas, denominada
proceso de crtica, esto es, obtener el registro de las mediciones que
estn fuera de los rangos normales de consumo. Con el listado de
criticas se realiza un seguimiento, con el fin de determinar los
inconvenientes que dieron origen a la condicin anmala. Las
excepciones son verificadas e incluidas en el sistema antes de la
facturacin. El sistema controla que todos los registros del ciclo en
facturacin se encuentren con lectura y que los que fueron criticados
tengan una nueva lectura.

El rea de facturacin cuenta con una funcin de seguimiento y

solucin de diferencias, esto es, que el registro definitivo incluya el
promedio de las dos lecturas tomadas o el promedio mensual en caso
de que los aparatos de medicin estn errados, as mismo, se enva un
mensaje a la residencia que tiene problemas para la medicin, con el
fin, de que se solucionar el evento que causa la excepcin.

Luego de ingresar toda la informacin de lecturas y de solucionar todas

las excepciones se genera la facturacin. La facturacin es generada
automticamente, de acuerdo con la regulacin del gobierno, en ella
se fijan las tarifas y las condiciones de subsidio y contribucin que son
tenidas en cuenta de acuerdo con el estrato social del abonado. Para
ello, se tiene una tabla de clientes que es alimentada cuando los
usuarios se acercan a la organizacin a suscribirse. En el proceso de
suscripcin se especfica el nombre, direccin, cdula, estrato de la
vivienda, tipo de cliente, estos campos no pueden ser vacos.

Cuando se matricula un nuevo cliente se tiene un cdigo nico de 10

dgitos, el cual incluye dos dgitos para identificar el distrito al que
pertenece, 2 del barrio o zona incluido y 6 de un consecutivo manejado
por el sistema.

Durante el proceso de facturacin el sistema automticamente realiza

la liquidacin de todos los registros que pertenecen al ciclo y marca los
registros como procesados. Posteriormente se realiza la impresin de
facturas. El sistema maneja un consecutivo de factura que es nico.

Finalizado el proceso de impresin, el rea realiza unas revisiones

bsicas: registros de zona sin facturar, facturas en cero, totales por
facturar y por zona. Este ltimo listado es remitido a contabilidad tan
pronto como se realiza el proceso de interface que es automtico. En
contabilidad verifican que los valores pasados en la interface coincidan
con los registrados en el listado de totales.

La compaa ha dispuesto como punto de recaudo principal el banco

de la regin y en el, los cajeros realizan el recaudo del valor total
sugerido en la factura. Al final del mes, el banco remite los cupones de
facturacin cancelados, acompaado de la nota de abono en cuenta
por el valor recogido y una planilla detallada de los pagos recibidos. El
banco en ocasiones recibe consignaciones en formatos diferentes al de
la compaa, generalmente lo elabora sin el cdigo del usuario y sin el
nombre completo.

Al final del mes cuando los datos son remitidos, el auxiliar de

facturacin descarga los pagos realizados al sistema, mediante la
lectura del cupn de pago a travs de una lectora de cdigo de barras.
Los recibos que no estn completamente identificados son mantenidos
en una cuenta puente hasta que los usuarios afectados se acercan a la
organizacin para ser descargados directamente en la aplicacin, dicho
proceso es realizado por un funcionario de sistemas que entra
directamente a los datos y realiza las modificaciones.

El pago es aplicado a la cuenta individual del usuario. Durante el ciclo

de lectura de pagos se realizan cierres parciales por ciclo para verificar
que el total remitido por el banco coincide con los valores aplicados en
el sistema. Al final del mes se realiza un cierre del modulo y se enva la
informacin a contabilidad.

En facturacin se imprimen los totales de control generados en el

cierre para remitirlos a contabilidad y poder as controlar el valor
trasmitido.

La gerencia administrativa realiza mensualmente un anlisis de las

principales cifras financieras, y verifica las variaciones de la
facturacin y el recaudo y realizan seguimiento de las principales
causas.

En el relevamiento inicial de informacin para la etapa de planeacin

del cliente se ha obtenido la siguiente informacin, sobre el ambiente
de IT y los procesos crticos del negocio:

1. Los procesos de comunicacin entre las diferentes agencias de la

compaa son lentos y demoran la atencin de los
requerimientos.

2. Existencia de mltiples versiones del software en produccin,

para las aplicaciones del Legacy Systems.

3. No existe rastros sobre los cambios realizados a los sistemas de

informacin.

4. Faltan de reportes para apoyo al proceso a la medida de las

necesidades de los usuarios.
5. Falta de documentacin y formalizacin de las polticas, normas y
procedimientos del rea de sistemas.

6. Falta de documentacin a nivel tcnico y de usuario de los

procesos soportados por sistemas.

7. Gestin informal de los procesos de sistemas.

8. Los tiempos de respuesta del rea de sistemas son demorados,

en la atencin de las solicitudes de los usuarios.

9. En general, se percibe al rea de sistemas como un

departamento de soporte que requiere formalizar todos los
aspectos operativos, administrativos, de control y soporte para
brindar una operacin confiable y segura.

10. A la firma que suministro el software de control de instalaciones,

facturacin y servicio al cliente y que actualmente da soporte a
dichos aplicativos, se le cancelar el servicio de mantenimiento a
partir del mes de agosto, para que el rea de IT asuma esta
funcin.

11. La compaa no cuenta con planes de contingencia.

 Con la anterior informacin:

1. Establezca los riesgo a los cuales esta expuesta la compaa XX

en su proceso de facturacin.

2. Se ha tomado la decisin de realizar un proceso de evaluacin al

ciclo de facturacin, para lo cual se debe:

Relevar el ciclo (prueba de detalle)

Identificar los controles del proceso (Operativos, de aplicacin
y monitoreo)
Identificar los controles clave de auditoria
Determine los riesgos e identifique los controles clave para
mitigarlos.
Definir las pruebas de auditoria a realizar
Documentar el trabajo de auditora

3. Defina los principales hallazgos y elabore el informe con las

recomendaciones que considere relevantes para el cliente.

1. Facturacin incorrecta:
La empresa cuenta con servicios de outsourcing prestados por
Legacy Systems la cual utiliza mltiples versiones del software,
generando inconsistencias al momento de facturar, por ejemplo:
El banco en ocasiones recibe consignaciones en formatos
diferentes al de la compaa.
2.

La agencia encargada de la facturacin de la compaa maneja

de forma inadecuada la informacin y los procesos, opera
mediante diferentes software
3. Informacin inexacta
ACTIVIDAD RIESGO CONTROL PRUEBAS ALCANCE
DE
AUDITORIA
suscripcin Errores en No Inspeccin- Realizar un muestreo tomando un grupo
datos de comparaci de clientes y revisar que los datos como
clientes n direccin, cedula y estrato
socioeconmico estn completos y que
correspondan con el cdigo nico de 10
dgitos asignado a cada cliente.
Medicin Registro Si Inspeccin Examinar las planillas entregadas por la
de cuadrilla encargada de la medicin
 Consumo residencial, adems verificar que la
inexacto fecha de medicin corresponda al
periodo de corte y con el cdigo de
cliente.
Critica Alteracin Si Reejecucin Realizar el proceso de crtica
de valores nuevamente de forma independiente
para verificar que el control interno de la
entidad sea efectivo respecto a este
proceso.
Liquidacin Error del No Controles Probar los procedimientos realizados por
sistema tecnolgico el software por medio del juicio de un
s experto externo.
Revisiones Omitir la Si Indagacin
bsicas revisin de
facturas
en saldo
cero y
zonas sin
facturar