12.

EL PROTOCOLO
12.1. Definicin:
Es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolacin, razones de
legalizacin de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con esta Ley y la
transcripcin del acta de testamento comn cerrado. Art. 8 Cdigo Notariado y 962 CC.

Qu otro nombre recibe el protocolo?

Apertura. El protocolo se abre con el primer instrumento que el Notario autorice, la cual llevara
siempre el nmero UNO, la que principiara en la primera lnea del folio inicial. Art. 12 CN.

Cunto se paga por derecho de apertura del protocolo y en donde se paga?

Contenido. El protocolo del notario contendr:

Las escrituras pblicas o escrituras matrices
Las actas de protocolizacin
Las razones de legalizacin de firmas art. 8 CN
La transcripcin del acta de testamento comn cerrado, art. 962 CC
Razn de cierre
ndice; y
Atestados

Formalidades: (art. 13 CN)

El protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos pblicos se redactarn en espaol y se escribirn a mquina o a mano, de

manera legible y sin abreviaturas.

2. Los instrumentos llevarn numeracin cardinal, y se escribirn uno a continuacin de otro, por
riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, slo el espacio necesario para las
firmas.

3. El protocolo llevar foliacin cardinal, escrita en cifras.

4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades, se expresarn con letras. En caso
de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estar a lo expresado en letras.
*(El trmino cuerpo del instrumento citado en este numeral se refiere a todo el instrumento pblico,
por lo que tambin en la introduccin y cierre, las cantidades, fechas y nmeros deben de expresarse
en letras)

5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarn
textualmente.

6. La numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse ms que para la intercalacin de
documentos que se protocolen; o en el caso de que notario hubiere terminado la serie. (lote de 50
hojas)
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarn con una lnea antes de que sea
firmado el instrumento.

Cierre. (art. 12 CN)

El protocolo se cerrar cada ao el 31 de diciembre, o antes, si el Notario dejare de cartular.

El cierre es mediante una razn notarial, la cual debe contener: la fecha, el nmero total de
instrumentos autorizados, indicando cuntos de ellos son escrituras pblicas, en nmero de actas de
protocolizacin, de razones de legalizacin, el nmero de escrituras canceladas, si lo hubieran; as
como el total de folios utilizados; observaciones si fueran necesarias y la firma del notario.

El Cdigo de Notariado no regula nada sobre el tipo de papel en que deba realizarse la razn de
cierre, en la prctica, los Notarios si les queda espacio en las hojas de papel sellado especial, la
realizan en estas, sino la hacen en papel bond.

Se debe consignar el sello en la razn de cierre?

Ejemplo:
RAZN DE CIERRE. En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil diecisis,
procedo a cerrar el Registro Notarial a mi cargo; el cual contiene diez instrumentos pblicos,
distribuidos de la siguiente manera: siete escrituras pblicas, un acta de protocolacin, una razn de
legalizacin de firmas y una escritura pblica cancelada. Dicho protocolo constas de quince folios.

Firma del Notario

ndice: (art. 15 CN) El ndice se elabora en papel bond

Columnas que debe contener el ndice:

1. El nmero de orden del instrumento.
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en que principia.

IMPUESTO: 50 Centavos por hoja, Art. 5 numeral 6 Ley de Timbres Fiscales

Por qu el ndice se redacta en papel bond, si el CN regula que debe elaborarse en papel sellado?

Pueden usarse cifras y abreviaturas en el ndice?

Fundamento legal del testimonio del ndice?

Cunto paga de timbre notarial el testimonio del ndice?

Cul es el plazo para redactar el ndice?

Ejemplo:

NDICE

Del Registro Notarial del Notario Samuel Isa Cancinos Morales, correspondiente al ao dos mil
diecisis (2016)

No. Lugar y fecha Otorgantes Objeto Folio en

que inicia
1 Guatemala, 5 de Juan Antonio Gonzlez Anavisca y Compraventa 1
septiembre Telma Esperanza Mayen
2 Guatemala, 2 de Eugenia Ubeda y Arrendamiento 2
octubre Allan Mrquez
3 Guatemala, 10 de Escritura pblica Cancelada 4R
noviembre
4 Guatemala, 25 de Samuel Isa Cancinos Morales Protocolizacin de 4 R
noviembre Acta de Matrimonio
5 Guatemala, 15 de Samuel Isa Cancinos Morales Razn de legalizacin 5
diciembre de firmas

nicamente autorice los instrumentos pblicos indicados en el presente ndice, el cual extiendo, sello
y firmo en esta hoja de papel bond tamao oficio. En el municipio de Guatemala departamento de
Guatemala, el treinta y uno de diciembre del ao dos mil diecisis..

Atestados (art. 17 CN)

Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen relacin con los
instrumentos autorizados.

Atestados obligatorios, segn la ley:

1- Comprobante de pago de apertura de protocolo, art. 11 y 17 CN
2- Certificacin de acta de enmienda del protocolo, art. 96 CN
3- Copia del acta de inventario, art. 563 CPCyM

Otros atestados:
Constancia de entrega de testimonio especial. Art. 37 CN.
Constancia de entrega de testimonio del ndice. Art. 92 CN.
Copias de los avisos. Art. 38 y 43 Ley del UISI
Constancia de salud de los contrayentes en un matrimonio. Art. 97 CC.
Copia de documento personal de identificacin de los comparecientes.

Empastados: (art. 18 CN) Dentro de los 30 das siguientes al cierre del protocolo el Notario debe
mandar a empastar su protocolo.
Deposito: (art. 27 CN) El Notario no es propietario del protocolo, solamente es depositario, segn la
ley.

Clases de depsito
1- Por ausencia del pas por tiempo menor de 1 ao.
2- Por ausencia del pas por +1 ao
3- Por inhabilitacin.
4- Por entrega voluntaria
5- Por fallecimiento

Un Notario de Quetzaltenango que va a salir del pas por ms de 1 ao a quien debe entregar su
protocolo?

12.2. Garantas o principios que lo fundamentan

Son las de durabilidad y seguridad

Se considera que en el sistema notarial latino, la existencia y fundamentacin del protocolo radica en
los siguientes aspectos:

Permanencia documental en las relaciones jurdicas. Para la efectiva perdurabilidad de los actos
jurdicos que requieren de la intervencin notarial, para su completa validez y eficacia legal.

Garanta de ejecutoriedad de los derechos. Por el hecho de que los actos y negocios jurdicos que
se consignan ante los notarios tienen, por lo general, una cierta durabilidad que se prolonga en el
tiempo.

Autenticidad de los derechos. En el sentido de que las reglas legislativas atinentes a la formacin y
conservacin del mismo que ya constan debidamente ordenadas y fechadas.

Publicidad de los derechos. Slo los interesados podrn verlo y saber de su contenido en presencia
del Notario autorizante.

12.3. Reposicin, inspeccin y revisin:

Reposicin, art. 90 CN

Circunstancia que se da cuando se pierde, destruye o deteriora el protocolo.

Al enterarse el notario de esta circunstancia dar aviso al juez de Primera Instancia de su domicilio
para los efectos de la reposicin.

Caso: Un Notario por descuido vota una hoja de papel sellado especial para protocolos en el agua, la
cual se deshace en su totalidad. Qu procede, la reposicin o la enmienda del protocolo?

Inspeccin y revisin (art. 84 y 85 CN)

Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos
en la ley, el notario, est obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debindose practicar
la inspeccin en su presencia.

Clases de inspeccin y revisin:

1- Ordinaria. Se har cada ao Art. 84 y 86 CN.
2- Extraordinaria: se hace por orden de la Corte Suprema de Justicia
3- Especial: Es por averiguacin de delito. Art. 19 al 21 y 81 numeral 2 CN.

La inspeccin y revisin tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos
formales establecidos en la ley, el notario, est obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes,
debindose practicar la inspeccin en su presencia.

Tramite de la reposicin del protocolo. Art. 90-95 Ttulo XIII Cdigo de Notariado
Procedencia. Procede por perdida, destruccin o deterioro del protocolo.

AVISO AL JUEZ DE 1ra. INSTANCIA

JUEZ INSTRUIR LA INVESTIGACIN

PETICIN DE COPIAS DE TEST. AL AGP

El protocolo quedara
PETICIN DE DUPLICADOS A LOS REGISTROS REPUESTO, en caso de
y citacin a los interesados mediante el D.O. que exista cualquiera de
estos documentos.

PETICIN DE CERTIFICACIONES a los registros

si los instrumentos hubieren sido registrados.

JUEZ CITA A LOS INTERESADOS Es la ltima de las formas

Para consignar en acta el contenido para reponer el protocolo.
de los instrumentos.

Enmienda del protocolo: art. 96 del Cdigo de Notariado.

Procedencia. Cuando en el protocolo se incurre en los errores de forma siguientes:
a- Alterar la numeracin cardinal de los instrumentos,
b- Alterar la foliacin
c- Alterar el orden de la serie,
d- Dejar una pgina en blanco,
e- Inutilizacin de una hoja o lote del protocolo.
Trmite (Es mediante Jurisdiccin voluntaria judicial)
1- El Notario solicita ante el Juez de Primera Instancia exponiendo las razones,
2- En caso de que proceda la enmienda, se hace constar en acta,
3- La certificacin del acta se debe agregar entre los comprobantes del protocolo.

Archivo General de Protocolos

Regulacin legal: Ttulo IX del CN

Es una dependencia de la Presidencia del OJ

Funciones:
a- Registrar los mandatos
b- Recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de JV,
c- Recibir y conservar los testimonios especiales,
d- Recibir y conservar los protocolos depositados

Director del AGP

Requisitos:
1- Notario colegiado activo y habilitado para el ejercicio de su profesin,
2- Ejercicio profesional por un periodo no menor de 5 aos

Quin nombra al Director del AGP?

Algunas atribuciones del Director del AGP:

1- Extender testimonios de los instrumentos pblicos que obren en el Archivo,
2- Practicar la inspeccin de los protocolos en todo el departamento de Guatemala,
3- Registrar los poderes,
4- Extender recibos de todos los documentos y avisos que reciba de los notarios,
5- No permitir que sean extrados, aun con orden judicial, los protocolos, testimonios

Avisos que el Notario da al AGP:

1- Aviso de instrumentos pblicos cancelados, art. 37 b CN,
2- Aviso trimestral de instrumentos pblicos autorizados, art 37 c CN,
3- Aviso de depsito de protocolo en otro Notario, art. 27 CN,
4- Aviso de escritura de ampliacin, art. 81 9 CN

5- Aviso de protocolizacin de documentos provenientes del extranjero, art. 40 LOJ

Est obligado a remitir aviso trimestral el Notario, aunque no haya otorgado ningn instrumento?

A que otros registros remite avisos el Notario segn la ley?

Ejemplo de aviso trimestral al AGP
Clave C-500

SEORA DIRECTORA GENERAL DEL ARCHIVO DE PROTOCOLOS

Para dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 37 literal c) del Cdigo de Notariado, doy aviso
de que el ltimo instrumento pblico autorizado por m en el CUARTO TRIMESTRE del ao dos mil
diecisis, fue la escritura pblica Nmero DIEZ (10) de fecha veintiocho de septiembre de dos mil
catorce.

En la ciudad de Guatemala, 2 de enero del ao dos mil diecisiete.

Samuel Isa Cancinos Morales

11 Avenida 18-42, zona 1, ciudad de Guatemala
55881207

Ejemplo de aviso al AGP de depsito del protocolo en otro Notario

Clave C-500

SEORA DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

Samuel Isa Cancinos Morales, Notario, con nmero de Colegiado 25000, en cumplimiento del
artculo 27 del Cdigo de Notariado, atentamente,

AVISO

Que me ausentare del pas durante el perodo comprendido del 15 de diciembre de 2,016 al 25 de
diciembre de 2016, por lo que el Protocolo a mi cargo quedar depositado en el notario Allan
Marquez, cuya sede notarial est ubicada en la 5ta. Avenida 10-55 de la zona 1 de esta ciudad.

Guatemala, trece de diciembre de 2,016

Ejemplo de aviso al AGP de protocolizacin de documento proveniente del Extranjero

C-500

Seora Directora del Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia

En cumplimiento de lo establecido en el artculo 40 de la Ley del Organismo Judicial, remito el

siguiente:
 AVISO

Del documento proveniente del extranjero:

1) Lugar y Fecha: Ciudad y Estado de Sao Paulo, Brasil, 10 de diciembre de 2016.
2) Funcionario que autoriz: Samuel Isa Cancinos Morales
3) Objeto del Contrato: Contrato de Compraventa
4) Nombres y Apellidos de los Otorgantes: Miguel ngel Paz Flores y Lidia Aracely Rojas Cceres
5) Impuestos: El impuesto fue cubierto en el documento original

Guatemala, 14 de diciembre de 2016.

Lic. Samuel Isai Cancinos Morales

11 Avenida 18-42 de la Zona 1, Ciudad de Guatemala
55881207