STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah
sistem yang baku. Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang sudah
dijalankan selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para
karyawan sebelumnya. Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang memegang suatu
pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan yang
menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja. Tentu saja hal ini akan sangat
menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang
dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem tersebut yang kemudian dikenal
sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).

A. Definisi SOP
1. Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the
performance of a specific function (International Conference on Harmonisation / ICH )).
2. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam
suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau
tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam
suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M
Tambunan)
3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan
suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
5. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk
menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

B. Tujuan Pembuatan SOP

1. Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi
atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi
lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

C. Fungsi SOP
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

D. Kapan SOP Dibuat?

Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.
Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau
tidak .
Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan
pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.

E. Keuntungan menggunakan SOP

1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan
operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan
pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya
masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk
mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak
perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi
(bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO
(International Organization for Standarization )

F. Jenis SOP
Sederhana, dengan langkah langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit
keputusan
Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan

G. Bentuk SOP
Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)

H. Untuk siapa SOP dibuat ?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan
perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan
yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk
pengawasan pekerjaan tersebut.
Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-
langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

I. Siapa pembuat SOP ?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu
direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut.
Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi
yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar
departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar. Secara ideal SOP disusun oleh
satu tim yang terdiri dari Penulis SOP ( author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas
lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).

K. Prosedur dan Langkah SOP

Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing,
marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll. Keberhasilan
suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan
dan bekerjasama.
Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan
barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan
produksi dan lain lain.
Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam
pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi kegiatan
antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

L. Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat
Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah

 SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi,
untuk mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

M. Kriteria Manual SOP

Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan
organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci
dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup
dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan
administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak
tafsiran.
Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada
dukungan manajemen dan budaya organisasi.
Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau
aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

N. Pembuatan SOP
Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan,
kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian
perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka
hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

O. Prinsip Pembuatan SOP

Panjang vs Pendek
Jelas vs Tidak Jelas
Bertelete tele vs Ringkas

P. Tingkat Rincian
Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh
semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya
variasi dalam menjalankan prosedur.
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan
dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena
itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan
muncul.
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP
yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks
akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk
dimengerti
Q. Format SOP
Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami
oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis,
dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari
atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai
dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan
penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path
terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

R. Simbol Simbol Diagram Alir

Basic Flowchart

S. Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang
harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :
1. Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat
SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga
interview bila diperlukan.
3. Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan
software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan
dijalankan.
5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua
pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan
perusahaan.
6. Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan
team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi
manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing(trial and error).
7. Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

T. Hambatan hambatan dalam penyusunan SOP

Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas
organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali
jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri
produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional; Keterikatan terhadap
 peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk
Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.
Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial,
Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis; dan tekanan
Manajerial.
Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak
memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi

U. Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada
pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu
didampingi oleh Team pembuat SOP.

V. Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1
(satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini penting sekali
mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak
diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari
perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

W. Kesuksesan Penerapan SOP

Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek,
meliputi :
1. Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas
Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support penerapan
SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan instruksi kepada
bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan
seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan perusahaan
maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP
sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk
dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam
pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian
yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.