La contabilidad en la empresa

Introduccin

Posiblemente usted, como la mayora de los dueos de las empresas familiares o pequeas que existen en el
pas, maneje los recursos con que cuenta su negocio, basndose solamente en la experiencia y el sentido
comn.

Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cunto se ha vendido, cunto deben los clientes y
cunto dinero hay en caja.

Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situacin financiera de su empresa y administrar mejor
sus recursos, le conviene aplicar la contabilidad en el manejo de su negocio.

La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones econmicas que realiza la empresa, con objeto de
obtener la informacin financiera necesaria para tomar decisiones.
Es muy importante que mantenga presente la objetividad, en la toma de decisiones que afectan el
funcionamiento de la empresa.

Las decisiones deben apoyarse en hechos ms que en opiniones

Para controlar cada uno de los movimientos econmicos que realiza la empresa, existen diversos tipos de
control que pueden establecerse para su operacin y desarrollo.

La idea de que slo un contador puede realizar las tareas de control y registro de las operaciones que realiza
la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las pequeas empresas se descuide o de plano se deje de
lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga un contador para poner en marcha estos controles. Puede
hacerlo usted mismo.

Balance General

Es un resumen claro y sencillo sobre la situacin financiera de la empresa a una fecha determinada. Su
elaboracin podr ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las necesidades del propio microindustrial.

El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad de la empresa
(activo), as como todas sus deudas (pasivo) y por ltimo el patrimonio de la empresa (capital).

El Balance General responde a las preguntas

Con cuntos recursos cuenta la empresa para la realizacin de actividades?

Cunto se debe de estos bienes?
Con cunto participa el dueo de la empresa?

Para facilitar la claridad e interpretacin del Balance General, los datos econmicos se agrupan en activos,
pasivos y capital o patrimonio.

1.1. Activo

Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la empresa para operar.

1.2. Pasivo

Son las obligaciones y deudas que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o
servicios.
1.3. Capital

Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, ms las ganancias o
menos las prdidas que sufre la aportacin inicial. Para determinar el capital existente, es decir, el patrimonio
de la empresa, se resta al total de los recursos (activo) el total de las obligaciones (pasivo).

Derivado de los conceptos anteriores se obtiene la siguiente igualdad:

Activo (Recursos) = pasivo (obligaciones) + capital (patrimonio).

Por lo tanto:

P=A - C
C=A - P

El Balance General resume la informacin contable que resulta de las operaciones financieras efectuadas a
una fecha determinada.

1. Activo

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en efectivo.

1.1. Activo Circulante

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras est
funcionando el negocio.

Dinero en caja, dinero en bancos (chequera).

Inversiones en valores de inmediata realizacin.
Cuentas por cobrar (clientes).
Inventarios (Almacn) de materia prima, produccin en proceso y producto terminado.

1.2. Activos Fijos*

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios
para transformar, vender y distribuir los productos.

El terreno.
Los edificios.
Maquinaria y equipo.
Equipo de oficina.
Equipo de transporte.

1.3. Otros Activos

Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestacin de un servicio o por la adquisicin
de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se
convierten en gastos afectando los resultados de la empresa.

2. Pasivo

Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.

2.1. Pasivo Circulante

Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un ao. La lista del pasivo circulante
se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas.

Proveedores , crditos bancarios a corto plazo.

Impuestos por pagar.
Acreedores diversos.
Documentos por pagar.

2.2. Pasivo a Largo Plazo

Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un ao como: crditos bancarios o
documentos por pagar a largo plazo.

Obligaciones con bancos a largo plazo.

Documentos por pagar.
Otros.

2.3. Otros Pasivos

Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la prestacin de
servicios.

Anticipos de clientes.
Rentas cobradas por anticipado.
Otros.

3. Capital

El capital es el valor de lo que le pertenece al dueo o empresario.

Se integra por:

Capital social.
Resultados acumulados.

El Estado de Resultados

Qu es un Estado de Resultados?

Es un informe que permite determinar si la empresa registr utilidades o prdidas en un periodo determinado.

Cabe sealar que un periodo se refiere a un lapso comprendido entre dos fechas. Tambin se le conoce como
ejercicio, cuando el periodo abarca un ao de operaciones.

Las utilidades son a los negocios lo que el alimento a las personas; permiten que existan y les ayuda a crecer

El Estado de Resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada:

Ingresos o Ventas Netas

- Costo de Ventas
Utilidad Bruta
-Gastos de Operacin
Utilidad de Operacin
-Gastos Financieros
Resultado antes de Impuestos
(Puede ser utilidad o prdida).

Ingresos

Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la actividad principal de la misma.

Costo de ventas

Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la produccin.

Utilidad bruta

Es el resultado de disminuir a los ingresos o ventas el costo de ventas.

Gastos de operacin

Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operacin que no estn asociadas con la produccin,
sino con las actividades propias de ventas y la administracin del negocio.

Utilidad de operacin

Es el resultado de disminuir a la utilidad bruta los gastos de operacin.

Gastos financieros

Son los intereses que se causan sobre crditos otorgados por terceros (bancos).

Utilidad antes de impuestos

Resulta de disminuir a la utilidad de operacin los gastos financieros.

Recomendaciones a observar en la elaboracin de estados financieros

1.- Los estados financieros que se elaboren deben de reflejar slo la situacin de la empresa; no deben
incluir informacin relativa a la situacin particular de los socios, ni tampoco considerar informacin de otras
empresas en la que los socios tambin tengan participacin.

2.- La informacin que sirva de base para elaborar los estados financieros debe comprender slo la que se
haya generado en el periodo de inters (mes, trimestre, semestre o ao).
Por ningn motivo debe considerar eventos que hayan ocurrido en periodos distintos, o comprender
informacin relativa a periodos mayores de un ao.

3.- Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de adquisicin.

4.- Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su registro para una fecha
posterior, porque podra omitirlo y por tanto la informacin financiera que obtenga no ser vlida.

Registro de operaciones

Los diferentes renglones que forman parte del Balance y del Estado de Resultados, informes permiten:

a) Conocer la situacin financiera de una empresa;

b) Determinar si la operacin est reportando utilidades o prdidas; y
c) Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, ampliar sus operaciones o contribuir
a su consolidacin o desarrollo.

Qu es el Sistema Simplificado de Registro?

Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la informacin necesaria, para la obtencin de estados
financieros.

1. Caja o movimiento de efectivo.

2. Ventas.
3. Anticipos de clientes.
4. Compras.
5. Gastos de fabricacin.
6. Gastos de administracin y ventas.
7. Gastos financieros.

Cabe sealar que, previo a la utilizacin de las cuentas, resulta indispensable practicar un balance para
determinar los saldos de inicio que deben considerar las mismas.

1. Caja o movimiento de efectivo

Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la empresa.

El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al momento de realizar el balance.

Cualquier operacin que implique entrada o salida de efectivo deber registrarse primero aqu, y
posteriormente pasar el dato a la contra cuenta correspondiente.

Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer frente a los gastos de
operacin del negocio, as como a posibles imprevistos.

Con base en el registro sistemtico de sus movimientos de efectivo, as como en el conocimiento de su

negocio, usted podr determinar en poco tiempo, la suma que requiere mantener disponible para estos
propsitos.

2. Ventas

Esta cuenta tiene por propsito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o a crdito
registra su empresa.

El saldo inicial que debe anotarse ser aqul que reporte el balance, en el rengln de: Clientes o cuentas por
cobrar.

Recuerde que slo puede registrar una venta hasta el momento en que entrega la mercanca,
independientemente de cul sea la forma de pago (contado vs. crdito).

3. Anticipos de clientes

En diversos giros como: talleres de costura, carpintera, herrera, etc., es frecuente encontrar que los clientes
anticipen una suma de dinero al momento de formular su pedido.

4. Compras

En esta cuenta debern registrarse como saldo inicial los adeudos que se tengan con proveedores.
Aqu deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen, independientemente de que se
paguen de contado o a crdito.

Cabe destacar que el registro de la compra debe efectuarse hasta el momento en que el proveedor surte
efectivamente el pedido.

5. Gastos de fabricacin

En esta cuenta debern registrarse las erogaciones que se realicen por 3 conceptos:

a) Mano de obra: Sueldos al personal de produccin.

b) Gastos generales de fabricacin.
c) Otros materiales:

Gastos distintos a materia prima o mano de obra, que se incurren para poder producir como: pago de renta
local, pago de luz, agua, depreciaciones, etc.

Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, el pago de: salarios, gastos generales y otros materiales,
tambin deber afectarse la cuenta de caja.

El nico rengln de gastos generales de fabricacin que debe reconocerse como egreso, pero que no implica
movimiento alguno en la cuenta de caja es la depreciacin

6. Gastos de administracin y ventas

En esta cuenta debern anotarse las erogaciones que se realicen por concepto de:

Sueldos a personal de administracin o ventas, incluido el sueldo que corresponde al microindustrial,

por el trabajo que desempea en su empresa.
Otros gastos de administracin distintos de los sueldos del personal. Se refiere a pagos de telfono,
papelera, etc.

7. Gastos financieros

En esta cuenta debern registrarse los pagos de intereses y Capital que se deriven de la utilizacin de
prstamos otorgados por instituciones financieras o terceros.

Inters: Es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante cierto periodo.

Amortizacin: Son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente y dentro del plazo establecido,
los recursos otorgados en prstamos.

Saldo Insoluto: Es la diferencia que resulta de aplicar al prstamo recibido las amortizaciones o pagos de
principal realizados.

Conclusiones:

La informacin contable resulta til al industrial por las siguientes razones:

1. Permite determinar la situacin financiera de su empresa.

2. Permite establecer si la operacin est generando prdidas o utilidades.
3. Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que generar una orden.
4. Permite implantar medidas de disminucin de costos, control de inventarios, mano de obra, etc.,
posibilitando aumentar el crecimiento y utilidad del negocio.
5. Facilita la obtencin de apoyos crediticios.

Por qu es tan importante la contabilidad en las empresas?

Para que una empresa se mantenga estable y prosperando sin duda debe de tener una buena organizacin y
administracin. Desde hace muchos aos se han ido inventando, descubriendo y mejorando algunos
procedimientos para su mejor funcionalidad, si nos damos cuenta, la contabilidad la encontramos en todo tipo
de negocios, tanto personal como familiar y empresarial, y estos con distintos fines, unos financieros, otros
educativos, social etc pero porque es que sucede esto? porque la contabilidad es una de las cosas ms
importantes en una empresa, cualquier empresa cual sea su fin gasta dinero en variedades de cosas para su
funcionamiento, y la contabilidad nos permite llevar un control de todas esas cosas, por medio de la
contabilidad podemos llevar bien administrado todo el lado contable de cualquier negocio, es ms, hasta la
contabilidad de una casa familiar, y si nos damos cuenta, se aplica no solo en los negocios si no en la vida
normal, por as llamarlo, y es que es muy til en muchos sentidos, porque de lo que trata es de mantener
organizado los ingresos, los gastos, en s, los bienes materiales e inmateriales, mejor dicho todo lo contable a
nombre de la persona/empresa.

Ahora quiero profundizar ms en lo que es la contabilidad en las empresas, l porque es una parte vital en su
funcionalidad, y que pasara si no la utilizramos, en esta ltima ver los problemas y las desventajas.

La contabilidad en la empresa nos sirve para clasificar los hechos econmicos que ocurren en ella, y con esto
se obtiene un mximo rendimiento econmico necesario para la estabilidad de la misma, entonces ms all
esta nos guarda el registro, clasifica y resume las operaciones mercantiles, con los resultados uno podr tener
conocimiento sobre el curso que lleva la empresa teniendo en cuenta los datos contables y estadsticos, y a la
final estos datos nos sirven para conocer la estabilidad y solvencia en la que se encuentra, los distintos pagos
y cobros que se realizan, la tendencia de las ventas, cobros y gastos generales, entre muchas otras cosas
ms, con esto logramos conocer la capacidad financiera de la empresa. La contabilidad toma un papel vital en
las empresas porque logra que esta funcione correctamente, en el debido caso de que la contabilidad no se
llegara a implementar en una de estas, se hallara en un caos total, tanto as que la empresa se ira a
bancarrota, o peor an, si est comenzando, no llegara ni a un punto de estabilidad por falta de la
contabilidad, y esto sucede es porque las empresas se mueven con dinero, un ejemplo seria que si el da de
maana la empresa tiene que pagar unas deudas de unos materiales que sacaron a crdito y el dinero que
tenan en el banco les era suficiente pero se les cruzo tambin el pago de los salarios de los empleados y ya
ah no les alcanzo para pagar las dos cosas, y tenan que elegir entre una y la otra, se da el caso de que al
pagarle a sus proveedores los empleados forman un paro porque necesitan el dinero para vivir y tambin
pagar sus deudas, y si le paga a los empleados entonces los proveedores no le financian mas el material y
aunque esta la mano de obra, no hay los materiales para trabajarlo, una situacin como esta te lleva a
bancarrota. En cambio si esta misma persona hubiese llevado las cuentas, con anterioridad se habra dado
cuenta de el conflicto que se le avecinaba y tena tiempo de cobrar las cuentas que le estaban debiendo, o
pedir un prstamo al banco, en fin tena mucha ms oportunidades de seguir con la empresa trabajando sin
perder ningn momento en la fabricacin y generar una nueva produccin que le diera la solucin al problema
que se le haba generado. Esto sera obtener una mayor productividad y aprovechamiento del patrimonio, y
claro la contabilidad tambin tiene una gran importancia legal.
Los problemas y desventajas serian dependiendo al tipo de actividad que tenga el negocio o la empresa, sin
embargo un gran problema sera la parte legal, toda empresa con fines lucrativos tiene que responder a el
gobierno con un porcentaje de impuesto (este impuesto depende de las leyes de los gobiernos de distintos
pases) de la cantidad de la renta generada, y el valor de la renta se logra obtener gracias a la contabilidad, si
se llega a dar un valor errneo es como estar cometiendo un delito y esto se tiene que pagar, dependiendo de
qu tan grande haya sido el error, si fue voluntario o involuntario, todos estos factores deciden si se tiene que
pagar una multa, o que el contador y las personas involucradas vayan a la crcel.

Entonces si los vemos por los distintos puntos de vista la contabilidad juega un papel muy importante en las
empresas, gracias a ella se mantiene estable o crece, todo dependiendo del manejo tambin de las utilidades
generadas, y ayuda al progreso de la comunidad con el pago de los impuestos.

La Informacin Contable

Est dada por aquellos contenidos en las documentaciones y estados contables de la empresa u
organizacin. Es la que permite a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar, registrar,
analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organizacin.

Origen de la Informacin Contable

La captura de la informacin que genera cambios o tiene posibilidad de hacerlo, es identificada con el nombre
de revelacin. Estos cambios deben ser captados por el SIC para iniciar el proceso contable.

Esta revelacin se halla siempre en un soporte papel, al que llamamos documento respaldatorio. Todo cambio
cualitativo o cuantitativo en el patrimonio del ente produce cambios en composicin y magnitud del mismo. La
informacin que genera o puede generar cambios en el patrimonio debe continuar en el proceso contable para
ser transformada en datos tiles a los usuarios.

Objetivos de la informacin contable

Aspectos conceptuales

El objetivo de la informacin y los estados contables es un concepto de menor alcance que la funcin de la
contabilidad, en este tpico la informacin y los estados contables se consideran un producto de la
contabilidad, una herramienta de la misma. La contabilidad es y tiene que ser mucho ms que informacin y
estados contables. La contabilidad abarca antes y despus de los informes contables en general, actividades
que son bsicas de la contabilidad y que tienen igual y superior importancia que los productos intermedios
mismos.

Los objetivos de la informacin contables (lase informes y estados contables) estn estrechamente
relacionados con los usuarios de la informacin y la determinacin de las necesidades de informacin de
dichos usuarios. Cuando la preparacin y presentacin de informes contables no consulta previamente los
usuarios y sus necesidades de informacin, est ltima no logra responder de manera efectiva a los
requerimientos de los mencionados usuarios.

El propsito de los estados financieros es la expresin, en trminos financieros, de la utilizacin de los

recursos econmicos de la empresa y los cambios resultantes en ellos y en la posicin en los mismos de los
intereses de acreedores e inversores (A.A.A. 1936, citado por Tua Pereda, 1995, 162).

El principal propsito de los estados financieros es presentar informacin a los propietarios, mostrando cmo
han sido utilizados sus fondos y los beneficios derivados de tal utilizacin (I.C.A.E.W., 1975, citado por Tua
Pereda, 1995, 163).

El objetivo de los sistemas de informacin contable es proporcionar informacin eficiente, racional y oportuna
a los decisores para medir el desvo de la realizacin de los objetivos definidos previamente permitindole
implementar las medidas correctivas para acercarse al objetivo final (Garca Casella, 2001,189).

Conforme a Caibano (1979, 14) el programa de investigacin econmico en la contabilidad se caracteriza

porque "...los objetivos de la informacin contable, sin abandonar los estrictamente legales, quedaban ms
bien orientados hacia los aspectos puramente econmicos de la actividad empresarial.
La informacin contable tiene tres funciones distintas 1) la presentacin de informacin a usuarios externos,
que se interesan en tomar decisiones de inversin y de crdito; 2) la estimacin del costo de los productos
elaborados y de los servicios prestados por la organizacin; y 3) el suministro informacin til para los
administradores internos, que son responsables de la planeacin, del control, de la toma de decisiones y de la
evaluacin del desempeo (Barfield, Raiborn y Kinney, 2005, 4).

Belkaoui (1992, 248) manifiesta que se encuentran objetivos en los estados financieros particulares (para
presentar los principios de contabilidad en los estados financieros), generales (para suministrar informacin
confiable sobre la situacin de la empresa) y cualitativos (relevancia, comprensibilidad, comprobabilidad,
neutralidad, puntualidad, comparabilidad, integridad).

Tua Pereda (1983,744-745) toma en consideracin los objetivos de la informacin contable como
sigue:

1. Suministrar informacin til para la toma de decisiones econmicas.

2. Estar al servicio usuarios con autoridad limitada o que no cuentan con recursos para obtenerla.

3. Proveer informacin til a inversores y acreedores para evaluar, predecir y comparar los flujos de efectivo
netos potenciales y el poder de la empresa para obtener beneficios.

4. Facilitar informacin til para analizar la utilizacin eficiente de los recursos por parte del administrador.

Tua Pereda (1983,764) cita tambin a Cyert e Ijiri, quienes dividen los objetivos de la informacin en
cuatro niveles:

1. Objetivo filosfico: servir a la toma de decisiones.

2. Objetivo constitucional o programtico: suministrar informacin til para predecir, comparar y evaluar los
flujos potenciales de tesorera.

3. Objetivo operativo: suministrar informacin til para predecir, comparar y evaluar la rentabilidad potencial.

4. Objetivo prescriptivo: proveer informacin til para evaluar la capacidad y la responsabilidad de la

gerencia.

Segn el Decreto 2649 Reglamento General de la Contabilidad en Colombia, en su artculo 3 estipula

los objetivos bsicos de la informacin contable as:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones y cambios en el
patrimonio.

2. Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar la planeacin, organizacin y direccin de los negocios.

4. Tomar decisiones con respecto a las inversiones y el crdito.

5. Evaluar la gestin de los administradores.

6. Controlar las operaciones de la empresa.

7. Fundamentar la determinacin de impuestos, precios y tarifas.

8. Ayudar a conformar la informacin estadstica nacional.

9. Contribuir a la evaluacin del impacto social de la actividad econmica.

i. Aspectos de normativa internacional

El IASC (Hoy IASB) cree que esta armonizacin ms amplia puede perseguirse mejor si los esfuerzos se
centran en los estados financieros que se preparan con el propsito de suministrar informacin que es til
para la toma de decisiones econmicas.

El Consejo del IASC cree que los estados financieros preparados para tal propsito cubren las necesidades
comunes de la mayora de los usuarios. Esto es porque casi todos los usuarios toman decisiones econmicas,
como por ejemplo las siguientes:

1. Decidir si comprar, mantener o vender inversiones financieras de capital;

2. Evaluar el comportamiento o la actuacin de los administradores;

3. Evaluar la capacidad de la entidad para satisfacer los pagos y suministrar otros beneficios a sus
empleados;

4. Evaluar la seguridad de los fondos prestados a la entidad;

5. Determinar polticas impositivas;

6. Determinar las ganancias distribuibles y los dividendos;

7. Preparar y usar las estadsticas de la renta nacional; o

8. Regular las actividades de las entidades. (Marco IASB, 2009, prlogo).

Para el Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de Estados Financieros, el objetivo de

ellos es:

El objetivo de los estados financieros es suministrar informacin acerca de la situacin financiera, desempeo
y cambios en la posicin financiera. Se pretende que tal informacin sea til a una amplia gama de usuarios al
tomar sus decisiones econmicas. (Marco IASB, 2009, 12).

Los estados financieros preparados con este propsito cubren las necesidades comunes de muchos
usuarios. Sin embargo, los estados financieros no suministran toda la informacin que estos usuarios pueden
necesitar para tomar decisiones econmicas, puesto que tales estados reflejan principalmente los efectos
financieros de sucesos pasados, y no contienen necesariamente informacin distinta de la financiera. (Marco
IASB, 2009, 13).

Los estados financieros tambin muestran los resultados de la administracin llevada a cabo por la gerencia,
o dan cuenta de la responsabilidad en la gestin de los recursos confiados a la misma. Aqullos usuarios que
desean evaluar la administracin o responsabilidad de la gerencia, lo hacen para tomar decisiones
econmicas como pueden ser, por ejemplo, si mantener o vender su inversin en la entidad, o si continuar o
reemplazar a los administradores encargados de la gestin de la entidad. (Marco IASB, 2009, 14)
 Contabilidad Como Sistema De Informacin

La contabilidad como sistema de informacin trata de reunir datos de naturaleza contable y procesarlos
utilizando un sistema adecuado de procesamiento; crear y mantener archivos contables y producir informacin
contable que sea til a distintos usuarios.-
Los datos utilizados para la confeccin del sistema de informacin contable surgen de los llamados
DOCUMENTOS o COMPROBANTES COMERCIALES.-

Concepto De Documentos O Comprobantes Comerciales:

Son las constancias escritas de las operaciones que efecta la empresa, las cules pueden ser:
De origen interno: son emitidos por la propia organizacin. Pueden ser:
-De uso interno: son emitidos por la propia organizacin, es decir los emite la organizacin para que sean
utilizados dentro de la, propia organizacin, es decir no son enviados a persona u organizacin fuera de la
misma.-
- De uso externo: son destinados para personas u organizaciones fuera de la misma. Estos ltimos son
emitidos en ms de un ejemplar para que el original le quede al destinatario y el duplicado a la organizacin.-
De origen externo: son los emitidos por otras organizaciones o personas y llegan a la organizacin para dar
cuenta de determinadas operaciones.-

Funciones De Los Documentos O Comprobantes Comerciales:

Los documentos comerciales tienen las siguientes funciones:

Sirven de constancia de las operaciones realizadas: de ah su denominacin de comprobantes, por cuanto
comprueban lo que se ha efectuado, por ejemplo en una compra se emite una factura que comprueba quien
es el comprador, quien es el vendedor y la fecha de operacin.-
Sirven como informacin de las operaciones efectuadas: adecuadamente archivadas, pueden ser consultadas
en cualquier momento para recordar aspectos de la operacin.-
Sirven de base los registros contables: todas las operaciones dan lugar a anotaciones en determinados libros,
llamados libros o registros contables. En estos libros se anota en la mayora de los casos de acuerdo a los
datos que surgen de los documentos comerciales.-
Facilitan la tarea de fiscalizacin y control fiscal: algunos comprobantes deben tener el diseo y contenido
establecido por la AFIP (Administracin Federal de Ingresos Pblicos) para evitar la evasin fiscal, es decir el
ocultamiento de las operaciones para eludir el pago de impuestos.-
Los comprobantes deben estar adecuadamente archivados, es decir guardados de manera ordenada para
que puedan ser localizados cuando se los necesite. Estos archivos pueden ser agrupados segn criterios
diferentes:
Por orden cronolgico
Por orden numrico
Por orden alfabtico
Tambin es posible combinar estos archivos, por ejemplo: se archivan todas las facturas por orden
cronolgico y dentro de las que correspondan a cada da por orden numrico.-

La Contabilidad Como Instrumento De Informacin Y Control:

La contabilidad es la disciplina que mediante un mtodo propio, recopila datos referentes a las operaciones de
una organizacin, produciendo informacin con destino a diferentes usuarios, sobre la base de la cul toman
decisiones.-

Documentos Comerciales De Uso Mas Frecuente:

Entre los documentos comerciales de uso ms frecuente podemos encontrar los siguientes: FACTURA,
TICKET, RECIBO, REMITO, NOTA DE DEBITO, NOTA DE CREDITO, RESUMEN DE CUENTA, CHEQUE,
PAGAR Y BOLETA DE DEPOSITO BANCARIA.-