UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PEZ

CENTRO DE EXTENSIN
DIPLOMADO ALTA GERENCIA EMPRESARIAL Y DIRECCIN
ORGANIZACIONAL

COHORTE N 53

IMPLEMENTACIN DE INDICADORES DE GESTIN EN LAS

REAS DE COMPRAS E INVENTARIOS DE LA EMPRESA
ABRAHAMCOLOR.CA, GUACARA EDO CARABOBO

INTEGRANTES

Graterol, Mara
CI: V-19.286.511
Martnez Enil
C.I: V-19.770.717
Paredes, Jhosep
CI: V- 25.443.474

San Diego, Septiembre 2017

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ACTA EJECUTORIA DE LA PROPUESTA

En atencin a lo dispuesto por el Centro de Extensin de la Universidad Jos

Antonio Pez (CEUJAP), quien suscribe, Coordinador(a) del Diplomado de
Alta Gerencia Empresarial y Direccin Organizacional, Lcda. Mara Eliana
Quionez C.I. 7.139.975 y evaluador del Informe:

IMPLEMENTACIN DE INDICADORES DE GESTIN EN LAS REAS DE

COMPRAS E INVENTARIOS DE LA EMPRESA ABRAHAMCOLOR.CA,
GUACARA EDO CARABOBO

Presentado para optar como diplomante por el (los) aspirante (s):

Graterol, Mara CI: V-19.286.511

Martnez Enil C.I: V-19.770.717
Paredes, Jhosep CI: V- 25.443.474

Habiendo examinado el presente informe, se declara APROBADO.

En _____________ a los ____ das del mes de _____________ de ______.

Mara Eliana Quionez

Coordinador de Diplomatura
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DIPLOMADO ALTA GERENCIA EMPRESARIAL Y DIRECCIN

ORGANIZACIONAL

COHORTE N 53

RESUMEN

IMPLEMENTACIN DE INDICADORES DE GESTIN EN LAS REAS DE

COMPRAS E INVENTARIOS DE LA EMPRESA ABRAHAMCOLOR.CA,
GUACARA EDO CARABOBO

Autores: Graterol, Mara CI: V-19.286.511

Martnez Enil C.I: V-19.770.717
Paredes, Jhosep CI: V- 25.443.474
Coordinador: Lcdo. Mara Eliana Quionez

La presente investigacin tiene como finalidad implementar

indicadores de gestin en el rea de compras e inventarios de Abrahamcolor.
CA, la cual es una empresa comercializadora de Pinturas multimarcas en las
reas domestica, industrial y automotriz, ubicada en Guacara. Edo
Carabobo, esta empresa no cuenta actualmente con sistemas y controles
que determinen la evaluacin peridica de las compras, la rotacin de los
inventarios, el cumplimiento de los pedidos, el control de los stocks, las
ganancias y las prdidas a nivel de preparados automotrices. Con la
implementacin de estos indicadores se propone aportar visibilidad sobre el
nivel de productividad de una empresa a distintos niveles, y a partir de esos
datos extraer conclusiones que permitan implementar cambios de mejora.
Adems aportan inteligencia en la toma de decisiones. Tras el desarrollo y el
anlisis de estas mtricas es posible llevar a cabo una mejor y ms efectiva
gestin de personas y equipos en relacin al reposicionamiento de los
inventarios, introducir nuevos cambios que permitan a la empresa valorar su
visin y su rentabilidad en estos tiempos, donde se debe ser competitivo, por
la cantidad de empresas que se dedican a este rubro. La importancia de esta
investigacin radica en realizar una solucin que sea factible para la alta
gerencia y que sea fcil de monitorear, mejorando la eficiencia y
productividad en sus actividades.

Palabras Claves: Productividad, Calidad, Control, Eficiencia, Estrategias,

mejoras, Plan de accin, Gerencia.
 v

NDICE

Contenido Pgina
RESUMEN iv
INTRODUCCIN 6
Fase I: LA ORGANIZACIN
Identificacin de la Organizacin 8
Misin 8
Visin 8
Estructura de la Organizacin 9

FASE II PRESENTACIN DEL CASO DE ESTUDIO

Diagnstico de la situacin observada. 10
Formulacin del problema 12
Justificacin del IFD 13

FASE III - DISEO DE LA PROPUESTA.

Cuadro Tcnico Operativo: 20
Objetivos de la propuesta 21
General 21
Especficos 21
Acciones 21
Estrategias 22
Recursos 23
Desarrollo de la Propuesta 25

Fase IV
Conclusiones 31
Recomendaciones 33
Bibliografa 35
 6

INTRODUCCIN

La globalizacin de las industrias, la presencia de nuevas potencias

comerciales, la mayor sofisticacin de las exigencias de los clientes, las
desregulaciones, los avances tecnolgicos, la necesidad de controlar, de medir,
de evaluar, entre otros son algunas de las causas que obligan a las
organizaciones empresariales a desarrollar sus actividades en entornos mucho
ms competitivos y dinmicos que en el pasado.

En este sentido, hoy por hoy se hacen necesario implementar mtodos

de evaluacin que permitan la captura de informacin tanto cuantitativa como
cualitativa, dado que los sistemas mtricos exclusivamente financieros no
permiten determinar con certeza la magnitud y por ende no permiten potenciar
las competencias y habilidades que se exigen a las organizaciones actuales,
habilidades y competencias tales como logstica, mejoramiento continuo e
innovacin y desarrollo.

De lo anteriormente expresado, nace la necesidad de implementar los

indicadores de Gestin, los cuales consisten en establecer un sistema de
instrumentos que permita en forma rpida y proactiva, administrar la empresa y
hacer posible la comparacin de los resultados con las metas propuestas y
otras entidades de igual forma definir parmetros que permitan que el diseo de
los objetivos, los planes y las metas sean en condicin y tiempo real para
controlar las operaciones diarias que se realizan dentro de la empresa. Tambin
crear mecanismos de deteccin de fallas que garanticen la posibilidad de llevar
a cabo acciones concretas que permitan obtener soluciones reales y de
aplicacin inmediata.

Adems que aportan una visibilidad imprescindible para conocer si los

comportamientos individuales de cada uno de sus colaboradores, o de los
equipos de trabajo que la componen estn alineados con los objetivos
estratgicos de la organizacin, en trminos de actividad y productividad.
 7

Teniendo en consideracin que, la empresa que mida estos indicadores

conocer con la antelacin necesaria para poder actuar y corregir, si fuera
necesario, la dedicacin personal de cada empleado, su nivel de atencin en
una tarea, su grado de productividad diaria en relacin con el tiempo de
actividad y, por supuesto, si la persona cumple con su horario laboral. Lo mismo
a nivel de equipos y de proyectos.

En pocas palabras, este informe consisti en establecer mtricas

tangibles y estndar que mostraron la posibilidad de definir cules son
realmente los procesos de trabajo internos dentro de la organizacin en cuanto
a compras e inventarios se refiere, para poder revisarlos, establecer parmetros
de trabajo y del cumplimiento de las funciones e introducir cambios y avocarnos
a la mejora continua.

En este enfoque, el presente informe estuvo estructurado en cuatro fases, las

cuales son:

Fase I: Identificacin de la Organizacin

Fase II: Presentacin Caso Estudio
Fase III: Diseo de la Propuesta
Fase IV: Conclusiones y Recomendaciones

De igual manera, la importancia de la propuesta diseada en esta

investigacin estuvo orientada como herramientas de control de los procesos
operativos y como instrumentos de gestin que apoyaran la toma de decisiones,
asegurando asi que las actividades vayan en el sentido correcto y permiten
evaluar los resultados la gestin empresarial frente a sus objetivos, metas y
responsabilidades.

FASE I

IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN
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Denominacin social: Abrahamcolor. CA J-29769797-7, inicia sus

operaciones en el 2008, es una empresa familiar que consta de 3 sedes,
Principal ubicada en Guacara, otra en Valencia y otra en los Guayos

Nmero de trabajadores: Posee actualmente en su nomina 18

trabajadores

Actividad Econmica: Comercializacin, Ventas y Distribucin de Pinturas

Productos y Servicios: Contamos con amplia gama de productos de

reconocidas marcas y de alta calidad como Venezolana de Pinturas,
Solintex, Quimicolor, Sherwin Williams, por el rea arquitectnico, pintura
trfico, manto asfaltico, poliuretanos por el rea industrial y preparados
acrlicos y en sistema para el rea automotriz, entre otros artculos y
accesorios para el pintor.

Misin

Somos una empresa lder en la comercializacin y ventas al detal de

pinturas de las mejores marcas y para todo tipo de uso (Automotriz, industrial,
arquitectnica, madera, entre otros) enfocados en la mejor atencin y asesora
tcnica para garantizar la satisfaccin de nuestros clientes.

Visin

Consolidarnos y expandirnos en el mercado regional y nacional como la

empresa multimarca en pinturas y artculos para el pintor, enfocados en la
bsqueda continua de mercados potenciales y mejoras en la calidad de
atencin, asegurando as la sostenibilidad y fiabilidad de nuestros productos.

Nuestros Valores

Trabajo en equipo
Honestidad
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Eficacia

Eficiencia

Compromiso

Liderazgo

Calidad

Respeto

Espritu de servicio

Integridad

ORGANIGRAMA
 10

FASE II

PRESENTACIN CASO ESTUDIO

Abrahamcolor. CA fue creada en el ao 2008, por una pareja de esposos

y, comienza con sus operaciones inicialmente con una sola sucursal en
Guacara, para el ao 2010, se fundaron dos sucursales mas, una en Guayos y
otra en Valencia. En la actualidad la empresa, posee la ventaja de ser una de
las pioneras en la comercializacin y ventas de pinturas, ofreciendo una amplia
gama de productos y con diferentes precios para lo cual es importante para el
cliente a la hora de escoger lo ms rentable para el mismo.

En funcin a este tema y dada la necesidad de la empresa de mantener

sus procesos internos (compras- inventarios ventas) de forma optima para
mantener un margen de prdidas y ganancias estndar y ser aun ms rentable,
adems de llevar un control interno sobre su gestin contable, se requiere
implementar indicadores que permitan optimizar los procesos de
reaprovisionamiento de inventarios a travs de las Compras, ya que en estos
tiempos en donde la economa del pas es inestable, se debe comprar lo
necesario y lo que ms se puede vender, adems que los inventarios deben
tenerse al da para control de stocks, y se debe ampliar el margen de ventas.

No obstante, el no contar con Indicadores de gestin en una empresa,

define a la misma como una empresa sin metas ni objetivos empresariales tanto
a nivel interno (Departamentos) como el nivel externo (Clientes). La empresa
que no mida estos indicadores no conocer con la antelacin necesaria para
poder actuar y corregir, si fuera necesario, por ejemplo la dedicacin personal
de cada empleado, su nivel de atencin en una tarea, su grado de productividad
diaria en relacin con el tiempo de actividad y, por supuesto, si la persona
cumple o no con su horario laboral. Lo mismo a nivel de equipos y de proyectos.
Siguiendo este enfoque, si no se tienen estas mtricas es imposible
investigar cules son realmente los procesos de trabajo internos dentro de la
organizacin, para poder revisarlos si hubiese que introducir cambios y, si fuera
 11

el caso, no se podra medir los resultados una vez implementados. Es

importante resaltar que no es necesario tener bajo control continuo muchos
indicadores, sino slo los ms importantes, los claves. Los indicadores que
engloben fcilmente el desempeo total del negocio deben recibir la mxima
prioridad. El paquete de indicadores puede ser mayor o menor, dependiendo del
tipo de negocio, sus necesidades especficas entre otros.

Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la

identificacin de los principales problemas y que se presentan en los
departamentos, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de la
empresa en el mercado y ms aun la prdida paulatina de sus clientes.

En Venezuela, las diversas organizaciones se han unido a esta Gestin

de Calidad, y por tanto han tenido como base fundamental en su misin y
visin, consolidarse como empresas de calidad y seguir creciendo en todos los
mbitos, tornndose as ms competitivas, por tanto tambin poseen la
necesidad de evaluar los repetidos cambios que van surgiendo en su
crecimiento y medir los niveles departamentales de la organizacin, para actuar
oportunamente a corto, mediano y largo plazo, mejorando as los procesos que
intervienen en las mismas.

Es por ello que, considerando lo anteriormente planteado, surge la

necesidad de establecer en Abrahamcolor. CA ubicada en Guacara, Estado
Carabobo, los indicadores de Gestin en el departamento de compras y
almacn, estos ayudaran a la organizacin a visualizar como y donde se
encuentran en cuanto a los procedimientos en el departamento. Actualmente la
empresa no cuenta con un sistema de medicin que permitan evaluar el
cumplimiento de los pedidos, la rotacin de los inventarios, el control de stocks,
los estndares de calidad de servicio, eficiencia de los equipos tecnolgicos que
intervienen en estos procesos, el desempeo laboral de los departamentos y
 12

por esto la importancia de la aplicacin de indicadores de gestin. Adems de

presentar el diagnostico de la situacin actual de la empresa de una manera
ms descriptiva y tcnica en donde no solo se involucren los procesos internos
sino donde se visualice y se considere un todo a travs de una matriz FODA

ANLISIS FODA

Formulacin del problema

Deacuerdo a la problemtica planteada nace la siguiente interrogante Se

pueden implementar un sistema de indicadores de gestin en las reas de
compras e inventarios de Abrahamcolor.CA?

Justificacin

Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llmese

logstico o de produccin, se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema
 13

adecuado de indicadores para medir la gestin de los mismos, con el fin de que
se puedan implementar indicadores en posiciones estratgicas que reflejen un
resultado ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de
informacin que permita medir las diferentes etapas del proceso logstico.

En este sentido, todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar,
all radica el xito de cualquier operacin, no podemos olvidar: "lo que no se
mide, no se puede administrar". El adecuado uso y aplicacin de estos
indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los
procesos logsticos de las empresas, sern una base de generacin de ventajas
competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la
competencia nacional.

Es por ello que esta investigacin se justifica plenamente, ya que todos los
trabajadores tanto Gerencia como encargados de las tiendas, almacenistas, jefe
de operaciones e inventarios y administracin necesitan informacin sobre el
nivel de servicio prestado o sobre la calidad con la que se realiza un proceso
interno

Por lo anteriormente dicho, los indicadores de calidad permiten a las

organizaciones valorar la correcta aplicacin de los recursos consumidos por
las diferentes actividades y la adecuacin de sus resultados a los
requerimientos que se tienen establecidos. Aunado a ello, los indicadores es
una forma clave de retroalimentar un proceso, de monitorear el avance o la
ejecucin de un proyecto y de los planes estratgicos, entre otros. Y son ms
importantes todava si su tiempo de respuesta es inmediato, o muy corto, ya
que de esta manera las acciones correctivas son realizadas sin demora y en
forma oportuna.

Referencias Tericas

Las bases tericas utilizadas para la investigacin fueron suministradas

 14

en artculos encontrados en la web, as como tambin referencias bibliogrficas

de algunos autores importantes dentro del rea de Indicadores. Algunas
referencias se conceptualizan a continuacin:

Control de Gestin

El control de gestin se concibe sobre una empresa en funcionamiento y

se basa en la continua conversin de formacin clave en accin proactiva, a
travs de la toma efectiva de decisiones. Por lo anterior, es vital contar con
informacin administrable, que permita su anlisis gil; este tipo particular de
informacin est contenido y representado en los indicadores de gestin.

El control de gestin se define como un instrumento gerencial, integral y

estratgico que , apoyado en indicadores, ndices y cuadros producidos en
forma sistemtica, peridica y objetiva, permite que la organizacin sea efectiva
para captar recursos, eficiente para transfrmalos y eficaz para analizarlos.

Otra definicin aceptada indica que el Control de Gestin Es un sistema

de informacin estadstica, financiera, administrativa y operativa que puesta al
servicio de la directiva de la organizacin, le permite tomar decisiones
acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y
controlar la evolucin en el tiempo de la principales variables y procesos.

Indicadores de Gestin

Los indicadores son instrumentos de medicin, basados en hechos y

datos, que permiten evaluar la calidad de los procesos, productos y servicios
para asegurar la satisfaccin de los clientes, es decir, miden el nivel de
cumplimiento de las especificaciones establecidas para una determinada
actividad o proceso empresarial. Los indicadores, idealmente pocos aunque
representativos de las reas prioritarias o que requieren supervisin constante
de la gestin, deben ser:
Realistas: relacionados con las dimensiones significativas de la calidad del
proceso, producto o servicio
 15

Efectistas: que se centren en el verdadero impacto de la calidad

Visibles: en forma de grficos de fcil interpretacin, accesibles a las personas
involucradas en las actividades medidas
Sensibles a las variaciones del parmetro que se est midiendo
Econmicos: sencillos de calcular y gestionar

En funcin de la caracterstica medida, los indicadores pueden clasificarse

como:
Generales: ndices de incumplimiento de requisitos sobre un servicio global.
Especficos: similares a los anteriores pero referidos a un tipo de servicio
concreto o a una casustica de fallos determinada.
Ponderados: considerando una valoracin, no necesariamente econmica, de
la importancia del fallo / incumplimiento y pueden ser de:
Conformidad: ndices con que se evala internamente el grado de
cumplimiento con los requisitos o especificaciones del servicio, mediante
inspeccin o cliente annimo.
Servicio: similares a los anteriores pero referidos a dimensiones no
contractuales de la calidad del servicio (trato, amabilidad, capacidad de
respuesta, entre otros.).
Satisfaccin: evalan la percepcin del cliente acerca de la calidad del
servicio.
Los indicadores de gestin miden, de manera global, el resultado final de
las actividades empresariales. Un estndar responde al nivel de calidad objetivo
que la empresa espera y desea alcanzar.
INDICADOR DE DESEMPEO LOGSTICO

Son medidas de rendimiento cuantificables aplicados a la gestin

logstica que permiten evaluar el desempeo y el resultado en cada proceso de
recepcin, almacenamiento, inventarios, despachos, distribucin, entregas,
facturacin y flujos de informacin entre las partes de la cadena logstica. Es
indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de
los indicadores de gestin logstica, con el fin de poder utilizar la informacin
resultante de manera oportuna (tomar decisiones).

Beneficios derivados de los Indicadores de Gestin

 16

Entre los diversos beneficios que puede proporcionar a una organizacin

la implementacin de un sistema de indicadores de gestin, se tienen:

Satisfaccin del cliente: La identificacin de las prioridades para una empresa

marca la pauta del rendimiento. En la medida en que la satisfaccin del cliente
sea una prioridad para la empresa, as lo comunicar a su personal y enlazar
las estrategias con los indicadores de gestin, de manera que el personal se
dirija en dicho sentido y sean logrados los resultados deseados.

Monitoreo del proceso: El mejoramiento continuo slo es posible si se hace un

seguimiento exhaustivo a cada eslabn de la cadena que conforma el proceso.
Las mediciones son las herramientas bsicas no slo para detectar las
oportunidades de mejora, sino adems para implementar las acciones.

Benchmarking: Si una organizacin pretende mejorar sus procesos, una

buena alternativa es traspasar sus fronteras y conocer el entorno para aprender
e implementar lo aprendido. Una forma de lograrlo es a travs del
benchmarking para evaluar productos, procesos y actividades y compararlos
con los de otra empresa. Esta prctica es ms fcil si se cuenta con la
implementacin de los indicadores como referencia.

Gerencia del cambio: Un adecuado sistema de medicin les permite a las

personas conocer su aporte en las metas organizacionales y cules son los
resultados que soportan la afirmacin de que lo est realizando bien.

Seleccin de Indicadores
Es importante ajustar o administrar que el conjunto de indicadores de
cada proceso est alineado con los de sus respectivas unidades de negocio y
por tanto con la Misin de la organizacin, para lograr la efectividad de los
objetivos estratgicos propuestos.

Dimensiones de los Indicadores de Gestin

 17

Algunos de los indicadores que son monitoreados en una empresa son

circunstanciales, as su utilidad es limitada a un momento especfico, debido a
que apoyan la solucin definitiva de algn problema o proyecto de la
organizacin, tienen un inicio y un fin bien establecidos.
Cuando el proyecto termina, el objetivo se alcanza o el problema ha sido
resuelto, el indicador puede dejar de ser relevante y por tanto no es justificable
su monitoreo continuo (o se convierte en un indicador indispensable para la
organizacin). De esta manera, el control se centra slo donde es necesario,
pudiendo delegarse cuando sigue siendo relevante, pero no requiere de una
atencin continua.

MEJORAMIENTO CONTINUO
Es una estrategia para la supervivencia con un nuevo conjunto de
valores que continuamente mejoran la calidad y la productividad. Todo proceso
busca en el tiempo optimizar sus recursos para alcanzar lo propuesto; siendo
necesario un proceso de innovacin, el cual no va acompaado por una
retroalimentacin oportuna, por ello al comenzarse con ste la mejora se
sostiene determinado tiempo y luego empieza a decaer, en este punto vuelve a
hacerse una innovacin iniciando nuevamente el ciclo. Esta forma de trabajar
requiere mucho tiempo y posiblemente no alcance el objetivo deseado.

Trabajar con la filosofa del Mejoramiento Continuo permite obtener

beneficios como: mejoramiento en calidad, alta productividad, mejor
disponibilidad y confiabilidad de cada uno de los equipos, estandarizacin,
servicios de preventa y postventa a los clientes y competitividad en un futuro.
 18

Adems hay reduccin en: a) Los inventarios, b) Los tiempos de respuesta a los
clientes, c) Los costos unitarios d) El tiempo de diseo por la estandarizacin y
procesos definidos y e) El espacio o la energa requerida.

Lo anterior muestra que el Mejoramiento Continuo es un camino hacia la

excelencia y sta a su vez es la que permite la supervivencia de las empresas.

EL BALANCED SCORECARD (BSC) O SISTEMA BALANCEADO DE

INDICADORES DE GESTIN
El Balanced Scorecard es un enfoque multidimensional para medir el
rendimiento corporativo de una empresa, en donde el desempeo
organizacional es visto desde cuatro perspectivas: Financiera, Cliente,
Procesos internos y Aprendizaje y crecimiento.

Si son suficientes o no estas cuatro perspectivas, depende del tipo de

empresa, las circunstancias y las unidades estratgicas de negocio, entre otras.

La perspectiva del Accionista es expresada como metas financieras

(utilidades sobre el capital, utilidades sobre los activos netos, rendimientos, y
otros).

La perspectiva del Cliente, es expresada como metas del cliente

(participacin en el mercado, nmero de quejas o devoluciones, y otros).

La perspectiva Interna de la Organizacin o de Procesos Internos, es

expresada como metas operacionales del proceso (tiempo de entrega de
pedidos, tiempo del ciclo de desarrollo del producto, costos por unidad de
produccin, y otros).

La perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento, es expresada como metas

de aprendizaje e innovacin (nmero de personas capacitadas, porcentaje de
puestos ocupados desde dentro, perodo entre rotaciones de trabajo, nmero
de innovaciones en productos o procesos al ao, y otros).
19
 20

FASE III
DISEO DE LA PROPUESTA
Cuadro Tcnico Operativo: ABRAHAMCOLOR. CA
 21

IMPLEMENTACIN DE INDICADORES DE GESTIN EN LAS REAS DE

COMPRAS E INVENTARIOS DE LA EMPRESA ABRAHAMCOLOR.CA,
GUACARA EDO CARABOBO

Objetivos de la propuesta

Objetivo General

Desarrollar un sistema de indicadores de gestin que permitan medir y controlar

los procesos inmersos en el rea de Compras e Inventarios de Abrahamcolor. CA,
Guacara Edo Carabobo

Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual en cuanto a la filosofa de gestin que se ejecuta

en la empresa

Determinar la necesidad de los departamentos de compras e inventarios en

cuanto a los indicadores logsticos claves para el funcionamiento correcto de las
operaciones internas.

Disear un sistema de indicadores segn los procesos medulares de cada uno de

los departamentos de la empresa.

Estrategias
.
Desglosar las actividades de cada involucrado en el rea de compras e
inventarios para determinar sus funciones y responsabilidades.

Promover alianzas con nuevos proveedores, ganando exclusividad como

distribuidores autorizados, impulsando nuestra competitividad en el
mercado.
 22

Organizar los almacenes para la inclusin de nuevos productos, y el

mantenimiento correcto de los inventarios.

Afianzar acuerdos con los proveedores en la bsqueda de soluciones para

mantener el stock de sus productos en las tiendas y minimizar la perdida de
las ventas por falta de inventario.

Consolidar precios accesibles de acuerdo a la gama de productos,

evaluando las zonas donde se encuentran y desarrollando un estudio de
mercado que garantice la rotacin de los inventarios y la reposicin de los
mismos.

Acciones

Realizar instructivos de trabajo para cada actividad especfica a realizar en

el rea de compras e inventarios, estructurando de manera ordenada los
procesos.

Fomentar el orden dentro de las tiendas para facilitar la rapidez en el

despacho de productos y minimizar los tiempos de espera de los clientes,
garantizando un servicio de venta rpido y seguro.

Afianzar lazos con nuestros proveedores a travs de compras

considerables para garantizar su fidelidad y sostenibilidad con nuestra
empresa en el tiempo.

Establecer los tiempos para la evaluacin de los procesos que se ejecutan

en el rea de compras e inventarios

Realizar auditoras internas trimestrales para evaluacin el mejoramiento

continuo y nuevas mejoras.
 23

Factibilidad Recursos
Materiales
Dentro de los materiales a utilizar en la propuesta, se consideraron aquellos
implementos fsicos que sern necesarios para desarrollar la propuesta.

Materiales Empleados
Descripcin Cantidad Disponibilidad en tienda
Computadoras 2 Disponible
Impresora 1 Disponible
Cartelera para indicadores de Gestin 1 No Disponible
Papelera para registros fsicos Varias Disponible

En la tabla se muestra la necesidad de tener una cartelera de indicadores que

reflejen visualmente como estamos en relacin a los indicadores que se van a
llevar, estas se actualizaran de forma peridica.

Humanos
Para la puesta en marcha de esta propuesta es necesario contar con
personas que posean conocimientos sobre los indicadores y los objetivos que se
pretenden lograr.
Personal Empleado
Descripcin Cantidad Disponibilidad en tienda
Encargado de Tienda 1 Disponible
Almacenistas 1 Disponible
Jefe de Operaciones 1 Disponible
Analista de Inventarios 1 Disponible

En esta tabla se muestra que para la obtencin de indicadores tenemos a

las personas correctas, el encargado de la tienda principal se encarga de los
pedidos y la jefe de operaciones se encarga de los inventarios, para ello se
compartirn actividades con los almacenistas y analista de inventario para lograr el
propsito de la propuesta

Tecnolgicos
Los elementos tecnolgicos empleados en la propuesta, constan de equipos y
herramientas que en su mayora se encuentran en la empresa.
 24

Tecnologa Empleada
Descripcin Cantidad Disponibilidad en Tienda
Computadores 3 Disponible
Balanzas 1 Disponible
Herramientas Microsoft Office 1 Disponible
Reporte de Control y Seguimiento de 1 No Disponible
Indicadores
Programa de Control de Inventarios 1 No Disponible

Para el desarrollo de la propuesta en la elaboracin de indicadores en el

rea de compras, se necesitar un reporte de control de indicadores, por otra
parte en el rea de almacn se deber contar con un programa sencillo para el
control de inventarios, esto con el propsito de elaborar registros viables y hacerle
seguimiento en lapsos de tiempo establecidos llevando el indicador
reaprovisionamiento de materiales.

Financieros
Los elementos econmicos utilizados en la propuesta se desglosan en la
siguiente tabla:
Recursos Financieros Empleados
Recurso Descripcin Cantidad Costo

Horas hombre invertidas en el

Humano

2 personas x 2 meses 1.500.000

establecimiento y levantamiento de
informacin en los departamentos.
Horas hombre empleadas en la elaboracin
1 persona x 2 meses 750.000
de instructivos de trabajo.
Horas hombre usadas en la elaboracin del
1 persona x 1 mes 400.000
Sistema de Indicadores Claves (Control,
graficas, seguimiento, reportes)
Humano

Materiale Cartelera y Papelera 1 carterlera 250.000

s
TOTAL BS F. 2.900.000
 25

Como se puede observar, la inversin requerida es de 2.900.000 Bs, esto

nos muestra que para implementar un sistema de indicadores no requiere de un
costo elevado, sin embargo es representativo ya que requiere de tiempo invertido,
los costos suministrados fueron tomados de cotizaciones realizadas a algunas
empresas prestadores de servicios de asesora, calidad, con estas mejoras
planteadas permitirn mantener los inventarios y captacin de nuevos
proveedores adems de una empresa con controles y reportes que le mostraran a
la gerencia donde se encuentra y donde quiere estar.

Desarrollo de la Propuesta

Estructura

Para el desarrollo de la propuesta se ha considerado el uso del ciclo

Deming PHVA, se diagnosticara la situacin actual y en base a ella se levantaran
los indicadores correctos para las reas de Compras e Inventarios, aunado a ello
se describe el correcto funcionamiento de las compras y adems del Balanced
Score Card los cuales nos permitirn verificar en qu situacin estamos y cuales
sern nuestras metas a nivel integral.
 26

Tiempo de Ejecucin de la Propuesta: 4 meses

 27

IMPLEMENTACIN DE INDICADORES

Rotacin de Inventario

Errores de previsin de
demanda

Rotacin de Inventario de
Materias Primas

Plazo de
aprovisionamiento (Lead
Time)
Cumplimiento de
plazos (%)

Porcentaje de errores en
facturacin

Proceso Correcto de Compras

Compras realiza una prospeccin de proveedores y solicita datos a los

proveedores potenciales para su asociacin. Como norma general, los procesos
de compra se iniciarn con el envo de una solicitud de oferta a los proveedores
homologados que cumplan el perfil requerido. El proveedor recibir notificacin de
su inclusin en el proceso de compra, y proceder a realizar su oferta.

Los proveedores reciben la oferta, la cumplimentan y la remiten a Compras.

Una vez finaliza el periodo de recepcin de ofertas y se reciben las mismas, se

procede a su anlisis por medio de una potente comparativa preparada por
compras:
 28

1. Anlisis tcnico de las ofertas: El Departamento usuario estudia las

ofertas desde el punto de vista tcnico y de servicio, y decide si las mismas son o
no vlidas. En caso negativo deber indicar a Compras los aspectos a enmendar.

2. Anlisis econmico y global: Compras estudias las ofertas globalmente y

desde el punto de vista econmico y, junto con las conclusiones del anlisis
tcnico, determina los proveedores vlidos. Las ofertas sern comparadas en
trminos globales por captulos y por elementos, y en base a los precios ptimos
se confeccionar un presupuesto bsico..

Posteriormente, Compras define y ejecuta la estrategia de negociacin, que

estar siempre orientada a obtener las mejores condiciones de calidad,
servicio y precio, siempre teniendo en cuenta las garantas personales de la
empresa que suministrar el producto.

Una vez recibidas todas las ofertas, desde la Direccin de Compras, se

lanzarn una o varias rondas negociadoras con aquellos proveedores que
hayan ofertado las condiciones ms favorables

Tras la negociacin, Compras selecciona uno o varios proveedores y

presenta la propuesta para la toma de decisin.

3. Formalizacin y cierre de acuerdos

Una vez tomada la decisin de adjudicacin, Compras procede a comunicar a

todos los proveedores si han sido o no adjudicados.

Acordado el cierre de los contratos, estos se publicaran en la web de la empresa,

omitiendo cualquier informacin confidencial de los adjudicatarios.

4. Seguimiento. Control del cumplimiento contractual

Posteriormente, se deber realizar un seguimiento del pedido(s) y los acuerdos,

para verificar que se recibe a tiempo todo el material solicitado, y que se
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corresponde con las caractersticas detalladas en los pedidos. Por tanto, hecha la
orden de compra, el aprovisionador deber realizar un seguimiento del pedido, a
travs de constantes contactos con el proveedor.
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL

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FASE IV

Conclusiones

Dentro del anlisis realizado en este informe, queda claro que poder medir
es importante en cualquier organizacin, ya que aquello que no se mide no se
puede mejorar. Cuando se introducen cambios en cualquier proceso, sin los
indicadores operacionales adecuados no se puede saber si ha ido a mejor o a
peor. Cabe resaltar que, los indicadores explicados no se han detallado a nivel
financiero, sino que han sido calculados a nivel operativo. Esto permite una mejor
compresin de los datos, y adems permite que sean los propios trabajadores de
la empresa los que recopilen los datos ya que disponen de toda la informacin
necesaria.

De tal manera que, la propuesta planteada es un aporte significativo para la

gestin organizacional, comprende el anlisis e identificacin de aquellos
elementos importantes a medir y controlar, aunado a ello exige el cumplimiento de
estndares y la implementacin de sistemas computarizados, para registrar tanto
el inventario disponible como el sistema el reporte de indicadores de produccin.

Por otra parte presenta la factibilidad tcnica, los recursos empleados tanto
materiales, humanos, tecnolgicos y financieros que se requieren para la puesta
en marcha de la propuesta. Aunado a ello, los resultados obtenidos a travs de la
investigacin realizada se desglosan de la siguiente manera:

Diagnostico de la situacin actual, para detectar cuales actividades que se

desarrollan en el rea de produccin deben ser medidas y controladas a travs de
indicadores claves.
Deteccin de necesidades en cuanto a la sistematizacin del control de
inventarios, como del reporte de indicadores, en donde se suministra la
informacin precisa y fcil de calcular.
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Otras propuestas de mejora que permitirn el buen funcionamiento del rea

de compras e inventarios y que sirve como ejemplo para ser aplicados en los otros
departamentos, convirtindose en herramientas importantes dentro de la
organizacin.

Cabe destacar que los datos suministrados en esta investigacin fueron

tomados a travs de entrevistas, las tormentas de ideas, otra base para la
recopilacin de informacin fueron los registros histricos de la empresa y
adicionalmente se investig a travs de internet, otros conceptos y mejoras
aplicadas a otras empresas, lo cual fundament lo desarrollado en la propuesta.

En este sentido, la aplicacin de esta propuesta es un gran avance para la

Gerencia, ya que con ella tendr la informacin clave para la toma de decisiones y
las mejoras que desee aplicar, en cuanto a la produccin y de igual manera ser
una base para sustentar el correcto funcionamiento de su organizacin.

Recomendaciones
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Con el propsito implementar los indicadores de gestin y mejorar los

controles existentes en la empresa antes de ejecutar la propuesta desarrollada se
recomienda:

Realizar un levantamiento de informacin de todos los departamentos y

desarrollar los instructivos de trabajo y un sistema de gestin.

Elaborar un plan de compras, segn anlisis de solicitudes de

reaprovisionamiento.

Verificar los espacios establecer mnimos y mximos de stocks por

productos.

Por otra parte mediante y despus de la implementacin de indicadores se

recomienda realizar las siguientes actividades:

Implementar auditoras internas de procesos para darle seguimiento a las

actividades implementadas y verificar el funcionamiento de los indicadores
logsticos.

Establecer indicadores en otros departamentos (Ventas, administracin,

compras, entre otros) con el fin de ampliar el sistema de indicadores y tener
los controles pertinentes a cada rea, para hacerles seguimiento y tomar
acciones efectivas.

Desarrollar procesos de mejora continua como 5S, Kaizen u otras

herramientas para mejorar las condiciones de trabajo.

Capacitar continuamente a los trabajadores, mantenindolos informados e

actualizados de todo lo que se desea implementar el la organizacin, esto
con el propsito de guiarlos hacia el mismo objetivo organizacional.
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Implementar mejoras basadas en la certificacin ISO-9000 para obtener

dicho certificado y posicionarse en el mercado como empresa basada en la
calidad de sus procesos y de sus productos.

Bibliografa

Baudin, M. Working with machines. The nuts and bolts of lean operations with
jidoka Productivity Press. 2007
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BELTRAN J, Jess M. INDICADORES DE GESTIN: Herramientas para lograr la

competitividad. Editorial 3R Editores, 1999. Bogot Pgs. 33 57 y 104 119

Hernandez J. Manual gua para la definicin e implantacin de un sistema de

indicadores de calidad. (2010)

Mertens, Leonard; En: La Medicin De La Productividad Como Referente De La

Formacin-Capacitacin: Una Propuesta Metodolgica;(2009).

Norma UNE 66175. Sistemas de gestin de la calidad. Gua para la implantacin

de sistemas de indicadores Comit AEN/CTN 66. AENOR. 2003

Rincn Bermdez, Rafael David. Los indicadores de Gestin Organizacional.

Artculo, Una Gua para su definicin. (2012).

Referencias Online

http://www.degerencia.com/tema/indicadores_de_gestion

https://reliabilityweb.com/sp/articles/entry/los-indicadores-de-gestion