Como aumentar a

CAPTAO DE ALUNOS
PARA SUA ESCOLA
 INTRODUO

Para se manter ativa, uma instituio de ensino precisa captar novos

alunos e reter os estudantes que j ingressaram na escola. No entanto,
para que esse objetivo se torne realidade, fundamental que a prioridade
do colgio seja oferecer um ensino de qualidade, com uma estrutura
slida que ajudar na formao dos futuros cidados.

Alm de desenvolver um planejamento pedaggico de excelncia e

acompanhar a sua aplicao no dia a dia, o gestor escolar tambm
assume a difcil misso de aumentar a captao e fidelizao de alunos
em sua escola, se destacando no mercado educacional.

Para que esse trabalho siga em consonncia com os propsitos do

colgio, importante aplicar alguns passos estratgicos, que envolvem
desde o conhecimento do pblico-alvo at a interao com a comunidade
escolar. sobre esses pontos importantes que iremos falar neste
e-book. No perca!

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CAPTULO 1

A IMPORTNCIA DO PROCESSO
DE CAPTAO

A captao de novos alunos uma tarefa que deveria estar presente no planejamento
de todas as instituies de ensino, principalmente das que buscam crescer e se tornar
referncia no segmento. Entretanto, esse no um desafio simples, pois a cada dia
cresce o nmero de escolas particulares no pas.

Segundo dados do Censo Escolar da Educao Bsica 2016, divulgado pelo Instituto
Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais, a participao das escolas da rede
privada passou de 21,1% em 2015 para 21,5% em 2016. O estudo tambm mostrou
que a rede privada tem uma participao de 18,4% no total de matrculas na educao
bsica. Em 2008, era de 13,3%, um aumento de 5,1 pontos percentuais no perodo.

Diante dessa ampla concorrncia, preciso traar estratgias que ajudam a captar
novos alunos para a sua escola sem comprometer o objetivo principal, que a educao
de qualidade. Na sequncia, listamos algumas dicas interessantes para dar incio ao seu
plano de expanso.

Esteja onde seus clientes esto

Conhecer em quais canais seus clientes
potenciaisesto o primeiro passo para
captar mais alunos para a sua escola. Depois
desta etapa, possvel iniciar o processo de
interao por meio da divulgao do colgio.
Na educao bsica, a escolha da instituio
, geralmente, uma deciso dos pais.
Mas, por volta do Ensino Fundamental II,
os alunos j participam mais ativamente
desse processo, sendo que no Ensino Mdio
e Tcnico, os jovens normalmente so a
palavra final para a escolha daescola onde
iro estudar.
Diante disso, as instituies de ensino
devem fazer um levantamento para
saber quais so os melhores canais de
divulgao para atingir os pais e os filhos
que buscam por um novo colgio.

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Mdia offline
Apesar da ascenso da internet, as mdias Nesses veculos, a faixa etria mais
offline como jornal e revista, possuem presente a dos pais de alunos, por isso,
um pblico fiel e que se mantm estvel. dependendo da estratgia de divulgao
Segundo dados divulgados na Pesquisa adotada pela escola, investir em mdias
Brasileira de Mdia 2015, cerca de 21% offline pode ser bastante interessante para
dos brasileiros entrevistados afirmam ler captar estudantes da Educao Infantil e
jornais ao menos uma vez por semana. sries iniciais do Ensino Fundamental.
O ndice de leitores dirios de 7%. As
revistas seguem um fluxo parecido, cerca
de 13% dos brasileiros leem revistas
durante a semana.

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Internet
A internet est presente na vida de boa Atualizao do site institucional;
parte da populao brasileira, sendo um
Criao de landing pages, isto , pginas
meio decisivo para o cliente conhecer e
de destino que ajudaro a captar clientes
decidir por um determinado negcio. O
em potencial para a sua escola;
mesmo acontece com as escolas.
Presena nas mdias sociais;
Quando a famlia est em busca de um
Disponibilizar na web informaes sobre o
novo colgio, a primeira interao com
projeto pedaggico adotado pela instituio;
a escola costuma ser pela internet, seja
pelo site institucional ou redes sociais. O Mostrar os seus diferenciais e expertise
mesmo vale para os jovens estudantes. na rea;
De acordo com a pesquisa de tendncias
Alimentar um blog com contedos sobre
realizada pela equipe de Educao do
educao de crianas e jovens, que ajuda
Google Adwords, 50% dos alunos utilizam
a aumentar as buscas na internet;
os buscadores da internet para comparar
instituies de ensino. Investimento em publicidade em
perodos estratgicos, como no incio e
Investir em aes digitais para captar fim do ano letivo;
novos alunos , nos dias de hoje, uma
Ter os dados de contato da instituio
das estratgias mais assertivas, pois
sempre atualizados e disponveis na
consegue atingir tanto os pais quanto os
internet.
alunos. Para obter sucesso na divulgao
via internet, alguns processos no podem
ser esquecidos, como:

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 CAPTULO 2

COMO EQUILIBRAR A
CAPTAO DE NOVOS ALUNOS
E RETER OS ATUAIS

Como vimos, as instituies de ensino que
buscam captar novos alunos enfrentam
uma concorrncia bastante acirrada nos
dias de hoje. Alm disso, h outro grande
desafio que a reteno dos estudantes
atuais.
famlias que a matrcula uma escolha
assertiva. Do outro lado, todos os pontos
apresentados pelo gestor escolar nas
visitas ou nas aes de marketing precisam
ser reais, ou seja, devem fazer parte da
rotina dos alunos atuais.

De nada adianta uma escola conseguir Quando isso acontece de verdade, a

captar 50 alunos novos sendo que, no
mesmo perodo, 80 estudantes optaram
por sair do colgio. Para que os esforos
nessas duas reas sejam equilibrados,
importante trazer estratgias eficientes,
que foquem em uma boa administrao
e, claro, em um ensino de excelncia.
Para cada pblico, preciso traar um
planejamento especfico. Mas, importante
que essas estratgias se complementem.
Por exemplo: no momento de captao de
novos alunos, comum a escola destacar
os seus diferenciais para convencer as
captao se torna um pouco mais fcil,
pois caso os pais busquem referncia com
a comunidade escolar, eles iro constatar
que todos os pontos que chamaram a
ateno so reais e praticados diariamente
na escola. Do mesmo modo, ao perceber
que os filhos tm acesso a uma educao de
qualidade e esto motivados para continuar
aprendendo, a reteno dos estudantes
na escola acontece naturalmente.
Alm desse ciclo, alguns outros processos
ajudam a otimizar a captao e reteno
de alunos, conforme mostramos a seguir:

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Seja informativo
Um passo fundamental para captar e reter
os alunos manter as informaes sempre
acessveis para a comunidade escolar e
tambm para as famlias interessadas. Todos
os dados referentes instituio devem ser
apresentados com clareza, principalmente
no processo de prospeco, quando os pais
costumam ter mais dvidas.

Oferea um ambiente agradvel

importante que o clima de motivao
esteja presente no apenas na equipe
gestora, mas em todos os funcionrios da
escola. Quando o time est satisfeito com
o ambiente, esse sentimento transparece
para os alunos, famlias e tambm para
os prospects durante as visitas, ajudando
a instituio na captao e reteno de
estudantes. Por isso, valorize sempre a
sua equipe!

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Feche os negcios na hora certa
A etapa de captao de novos alunos
costuma ser bastante longa. comum os
pais e os estudantes pesquisarem sobre
as instituies e, depois, selecionarem
as que possuem o perfil mais prximo
do que eles procuram.
Com a listagem das escolas, iniciam-se as
visitas. Dependendo do interesse, a famlia
pode ir mais de uma vez em uma escola
antes de efetivar a matrcula. Isso porque
as conversas com a equipe pedaggica,
a apresentao da infraestrutura e o
acompanhamento da rotina escolar nem
sempre so etapas realizadas em um
nico dia. Alm disso, os pais sempre
querem compartilhar as impresses que
tiveram da instituio em particular antes
de tomar qualquer deciso.
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Nesse processo, a escola no pode perder
de vista as famlias interessadas. Ter
todos os dados organizados, bem como
a etapa em que cada famlia est no
processo de captao essencial para que
sua escola consiga preencher o nmero
de vagas disponveis.
No entanto, preciso manter a calma e
no pular nenhum estgio da captao. O
gestor escolar deve lembrar que as famlias
precisam analisar vrios aspectos antes de
decidir mudar o filho de colgio ou fazer
a rematrcula na escola atual. Enquanto
aguarda a deciso, a instituio pode
aproveitar para conhecer melhor os seus
clientes e apresentar a eles solues que
vo de acordo com as suas necessidades.
Organizar as etapas do funil de vendas
e acompanh-las de perto fundamental
para uma captao eficiente, como
veremos a seguir.
O que funil de vendas?
O funil de vendas representa a juno de
passos que visam orientar as personas,
isto , representaes fictcias de quem
o cliente ideal da sua escola na jornada
percorrida at a concretizao da matrcula.
As principais etapas de um funil de vendas
bem estruturado so as seguintes:
Topo do funil: nesta fase inicial de in-
terao com os possveis clientes da sua
escola, imprescindvel causar uma boa
impresso. Ter um site bem informativo
e atraente essencial para despertar a
ateno das pessoas. Tambm importan-
te captar o mximo de informaes desse
prospect. O marketing de contedo a
melhor maneira para fazer isso. Por meio
de contedos relevantes, a pessoa inte-
ressada deixar em sua plataforma dados
pessoais, como nome, telefone e e-mail. A
partir desse registro, comea efetivamen-
te a nutrio de leads (possveis clientes).
Visita agendada: especificamente no
caso de captao de alunos para sua
escola, a etapa efetiva de vendas tem incio
quando agendada uma vista da famlia
a instituio de ensino. Nesse contato
presencial, importante apresentar os
diferenciais da escola e tambm pontos
especficos que possam elevar o interesse
dos pais pelo colgio.
Negociao: aps conhecer a escola e
seu projeto pedaggico, chegou a hora
de iniciar a negociao direta com os
prospects. Nesse estgio, o cliente j
demonstrou interesse, porm ainda h
alguns empecilhos para que ele realize
a matrcula do filho. Conhecer quais so
esses impasses e analisar as possibilidades
de resolv-los ou ao menos minimiz-los
faz parte da negociao, que visa levar
efetivao da matrcula.

Qualificao: este o momento de saber se

o cliente est realmente interessado em sua
oportunidade. Para isso, preciso entender
as suas necessidades, hbitos, expectativas
e realidade financeira. No uma etapa de
vendas, mas, sim, de conhecimento para
que, posteriormente, a sua instituio possa
abordar o cliente da melhor maneira possvel.
Ligaes telefnicas, e-mails, formulrios
e at as redes sociais podem ser canais
utilizados pela escola para ter essa primeira
interao direta com os interessados.

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 CAPTULO 3
UTILIZAO DE FERRAMENTAS
DE CAPTAO E RETENO

Vimos que o processo de captao e reten-
o de alunos bastante complexo e neces-
sita da participao ativa do gestor escolar
e de todo o seu time. Nessa trajetria,
essencial contartambmcom ferramentas
tecnolgicas que ajudam no planejamento
e no monitoramento de todas as aes.
Com um bom sistema de Gesto Escolar,
por exemplo, possvel identificar o retorno
obtido nas estratgias de marketing
que mencionamos no primeiro captulo,
facilitando a elaborao de um plano eficaz
para conquistar novos alunos.
Em relao a reteno dos alunos atuais,
o software de Gesto Escolar garante
um gerenciamento eficiente dos dados,
possibilitando que o gestor analise em
tempo real todas as informaes referentes
aos alunos e a instituio de ensino.
Com isso, a escola consegue conhecer
melhor o perfil dos estudantes, tendo a
oportunidade de traar estratgias que
ajudem a otimizar o trabalho realizado
diariamente, sendo um passo importante
para a fidelizao dos alunos.
Um bom sistema ajudatambma
aprimorar o relacionamento com os pais,
oferecendo a eles formas inovadoras de
interao com a escola e transmitindo
uma imagem de instituio de vanguarda.
Alm desses importantes pontos, um
sistema de Gesto Escolar auxilia a escola
em outros aspectos fundamentais para a
captao e reteno de alunos. Confira a
seguir:

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Foco no cliente
Ao adotar um sistema de Gesto
Escolar eficiente, o colgio simplifica
rotinas administrativas e pedaggicas,
permitindo que os profissionais possam
se concentrar na qualidade do ensino e
no relacionamento com os clientes.
Tomada de decises assertivas
Essa tecnologia apresenta aos gestores todas
as informaes gerenciais em tempo real
por meio de relatrios, planilhas e grficos
de fcil visualizao, possibilitando que as
decises sejam tomadas rapidamente e de
maneira assertiva, inclusive as relacionadas
captao e reteno dos estudantes.
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Interao com a comunidade escolar
Bons sistemas de Gesto Escolar melhoram
a interao da escola com toda a comunidade
escolar, pois com eles possvel:
Aplicar pesquisas de opinio;
Disponibilizar via web boletim de notas
e faltas, ficha de ocorrncias pedaggicas,
consulta de matria lecionada e tarefas
dadas, disponibilizao de arquivos diversos
para download, alm de quadros de avisos;
Realizar a abertura e o acompanhamento
de processos para, por exemplo, solicitar
documentos escolares de maneira rpida.
CONCLUSO

Neste e-book, mostramos que se dedicar ao processo de captao

e reteno de alunos essencial para que as instituies de ensino
cresam e se destaquem no mercado educacional. Tambm vimos
que, para otimizar essa trajetria, o uso de um bom software de
Gesto Escolar imprescindvel, pois ele ajuda no gerenciamento
tanto de questes pedaggicas quanto administrativas.

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 Sobre SophiA
A linha de softwares SophiA desenvolvida pela empresa Prima, fundada em
1993 por profissionais do ITA e da Unicamp. Desde sua criao especialista
no desenvolvimento de solues tecnolgicas para o gerenciamento de
instituies de ensino curriculares, escolas de cursos livres, bibliotecas e
acervos no-bibliogrficos.

A abrangente linha de softwares SophiA utilizada atualmente por mais de

3.200 clientes, espalhados por todos os estados brasileiros. A Prima associada
a renomados rgos da rea de tecnologia e informtica, como a ASSESPRO
(Associao das Empresas Brasileiras de Software e Servios de Informtica),
e detentora do selo Microsoft Certified Partner; assim, a empresa conta com
infraestrutura e equipe que a tornaram lder em vendas.

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