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Funcin de Planeacin
La planeacin o planificacin incluye: seleccionar la misin y objetivos o metas y las
acciones necesarias para alcanzarlos. Ello implica tomar decisiones, es decir elegir entre
distintos cursos de accin.
Naturaleza y propsito de la planificacin:
La esencia de la planificacin se basa en cuatro aspectos principales:
1. Contribucin al propsito y objetivos, es decir que todos los planes se desarrollan
de forma coordinada para obtener los resultados principales.
2. Supremaca de la planificacin con respecto a las otras funciones administrativas.
La planeacin precede al resto de las funciones y est ntimamente ligada al
control. Los planes proveen de los estndares de control.
Nuevos Planes
Control:
comparacin
Plan Implementacin de los planes Ninguna
del Plan con los Desviacin
resultados
Desviacin Indeseable
Accin de Correccin
3. Su generalizacin, la planificacin es una tarea que deben llevar a cabo todos los
administradores en los distintos niveles y puestos dentro de una organizacin. Es
importante reconocer que es general y est ligada estrechamente a la autoridad de
quien define el plan.
Principios de la planeacin
Precisin: "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor
precisin posible, porque van a regir acciones concretas".
Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razn en la
parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado despus de la revisin.
Unidad de direccin: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno
slo para cada funcin, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo
coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia: Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que
todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y
actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad: Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados
que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados
deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participacin: Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn
de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
Tipos de planes
PROPSITO
El propsito de algo nos est marcado cual es el fin. A usted que le sugiere la palabra
fin? Seguramente me contestara que algo termina o bien que algo comienza. Es decir
que marca una direccin, el fin de una organizacin est dado por la direccionalidad que
desea seguir para el logro de sus resultados. Ese fin que posee la organizacin se ve
MISIN
Lo invito a que ingrese en la pgina web de alguna de estas empresas y vea si puede
responder a las preguntas aqu mencionadas en la misin descripta all. Por ejemplo
www.grupoclarin.com.ar o bien www.unilever.com.ar
Algunos autores hablan de visin. La visin de la organizacin responde a la proyeccin
que hace el lder o responsable mximo de la estructura. Representa la visualizacin de la
organizacin en el tiempo futuro.
OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las
actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, reas, secciones
o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual
se dirige la empresa, la direccin, las diversas reas, el staff, etc.. Los objetivos son las
metas que se quiere alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al
personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que
constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance
de los de la organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de
planificacin al igual que el resto de los planes. Los objetivos y/o metas deben ser, en lo
posible, verificables ello implica que deben tener intensin, medida y plazo. Deben
adems, ser coherentes con los objetivos principales y el logro de los objetivos de corto
plazo debe aportar al alcance del propsito o fin de la organizacin. Por ejemplo, piense
en un objetivo de ventas para cualquier empresa. Es muy probable que usted me
responda vender ms. Y es una buena respuesta, pero no representa un objetivo
verificable, ya que debera contener los componentes que hemos mencionado: vender
este mes un 10% ms que el pasado, vender ms (intensin), 10% (medida) y este mes
con respecto al anterior (plazo).
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el
pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los
administradores deben ser perspicaces para que los subordinados no acepten como
polticas una serie de pequeas decisiones que no se tomarn con este objetivo. Y
usualmente las polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su
conjunto. Las polticas generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las
cuales se basarn las polticas de los departamentos.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que
las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay
diversos tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos: polticas de
promocin interna, de competir con base en los precios, polticas en publicidad o polticas
departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o
impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes deban
aplicarla.
b. Las polticas deben declararse por escrito.
c. Debe ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas debe ser
uniforme en toda la organizacin.
d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, recursos humanos, relaciones pblicas,
etc.
e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la
coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la
elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos limites.
REGLAS
ESTRATEGIAS
Las estrategias indican un programa de accin y los recursos necesarios para alcanzar
objetivos amplios. Su propsito es definir y comunicar a travs de un sistema de objetivos
y polticas una descripcin de los que se desea que sea la empresa en el largo plazo;
guiar el pensamiento actual de la empresa hacia sus objetivos generales. Este tema se
ampliar en la planificacin estratgica.
PROCEDIMIENTOS
Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades
futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven
como guas de accin ms que de pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse
ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales
y se representan a travs de flujogramas (secuencia de actividades). Es decir que el
procedimiento representa las operaciones que uno debe realizar si o si para obtener un
resultado. Por ejemplo, para ingresar a un sitio en Internet usted sigue un procedimiento,
pasos sencillos pero que no se los puede saltear.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental, es
decir, que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al de
finanzas, etc.
PROGRAMAS
Son planes que pueden definirse como un conjunto de metas, polticas, reglas,
procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin especfica, la
programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeo tamao o
simples, por ejemplo, el uso de un calendario para programar actividades, hasta
programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas,
bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeacin por
ejemplo usted esta estudiando esta carrera. Si analiza la misma tiene una estructura de
materias y cada una de ellas tiene su programa de contenidos y actividades que debe
llevar a cabo para el logro del resultado final, ser un profesional.
PRESUPUESTO
Propsitos
Misin
Nivel superior Estrategias
Polticas
Niveles Reglas
jerrquicos Objetivos
Nivel de mandos Presupuestos
medios Procedimientos
Objetivos y/o metas de corto plazo
Programas
Nivel operativo Presupuestos
Procedimientos
Pasos en la planificacin
Aqu se debe entender que cada vez que se realiza alguno de los tipos de planes antes
mencionados se sigue una secuencia de pasos. A los mismos se los puede identificar en
mayor o menor medida, es importante que usted piense en ellos cada vez que planifica
algo, como por ejemplo cuando se levanta por la maana cmo va a su trabajo (en que
medio), para llegar a horario.
2. Establecimiento de Objetivos
En este paso lo que se pretende es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar
premisas crticas de planeacin como pronsticos, polticas bsicas y los planes ya
existentes de la organizacin. Estas suposiciones sobre el ambiente (externo o interno,
dependiendo del tipo de plan que se est proyectando) en el que el plan ha de ejecutarse.
Todos los que se encuentran involucrados en el proceso de planificacin deben estar de
acuerdo con estas premisas.
Por ello, el principio bsico de las premisas de planificacin dice: cuanto las personas
encargadas de la planeacin ms comprendan y estn ms de acuerdo en utilizar
premisas de planeacin congruentes, ms coordinada ser la planeacin de la
organizacin.
Si seguimos con el mismo ejemplo usted debe analizar: seguir lloviendo? el lugar de
trabajo queda muy lejos? un compaero de trabajo siempre va en auto? Etc.
En este paso se deben buscar y examinar los diferentes cursos de accin posibles para
lograr los resultados esperados. El problema en esta etapa no es encontrar alternativas,
sino reducir el nmero a las ms probables. Se deben identificar los puntos fuertes y
dbiles de cada alternativa para ser viable su aplicacin. Por ejemplo: llamar a un taxi o
remis. Llamar al compaero con auto. Levantarse mas temprano para ir al mnibus. Etc.
La evaluacin implica que se deben ponderar cada alternativa posible en relacin a las
premisas y a los objetivos previamente fijados. Siguiendo con el ejemplo usted ponderar
cada premisa con el objetivo llegar a horario.
En esta etapa se deben establecer los planes de apoyo necesarios para respaldar al plan
bsico. Por ejemplo invitar al compaero de trabajo a desayunar.
8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto
En este momento se deben dar significado al plan en una expresin numrica
convirtindolos en presupuestos. Los presupuestos de toda la empresa representan la
suma total de ingresos y gastos, con las utilidades o supervit resultante. En la
organizacin existen presupuestos por reas o departamentos, en realidad, tantos como
planes se desarrollen. En este ejemplo deber analizar el costo del desayuno.
Proceso de planificacin
Como usted puede analizar en los pasos de la planificacin lo complejo, dentro de los
mismos, es definir el periodo de planeacin. En funcin del tiempo se van proyectando los
objetivos y/o metas y las premisas. La clave para elegir el periodo ptimo de planificacin
parece que es el principio de compromiso: la planificacin lgica abarca un periodo futuro
necesario para cumplir, a travs de una serie de acciones, los compromisos asumidos
como parte de las decisiones tomadas hoy. Este principio implica que la planificacin de
largo plazo no es realmente planeacin para decisiones futuras sino, ms bien, para las
repercusiones futuras de las decisiones actuales. Es decir, que la decisin es un
compromiso, generalmente de fondos, de direccin de accin o de reputacin. Para la
aplicacin de este principio no existe un periodo uniforme o arbitrario para el cual la
organizacin debiera planear o para el que se debiera planear para determinado
programa o cualquiera de sus partes.
Para lograr los resultados de largo plazo se deben coordinar stos, con los de mediano y
corto plazo. En las organizaciones es muy comn que las decisiones urgentes sean
prioritarias a las importantes. Y en muchas ocasiones estas decisiones urgentes afectan
de forma negativa a los planes de largo plazo.
Usted en este momento est en condiciones de pensar nuevamente cuando se levanta a
la maana para ir al trabajo. Situacin de lluvia torrencial, sin posibilidades de utilizar
transporte propio y debe llegar temprano para no perder el presentismo (tcnica de
motivacin monetaria, para el empleado que no falta o llega tarde). Cmo planifica este
evento? Revise los pasos dados y verifique su actuacin.
Objetivos:
1. Propsito socioeconmico
2. Misin
Nivel superior 3. Objetivos generales de la organizacin
(a largo plazo, estratgicos)
Niveles 4. Objetivos generales ms especficos.
jerrquicos (por ejemplo, en reas claves de
Nivel de mandos resultados)
medios 5. Objetivos de divisin
Proceso de APO
1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la organizacin:
este conjunto de metas se los debe contraponer a las oportunidades y amenazas
del entorno como as tambin a las fortalezas y debilidades. De esta forma los
subordinados desarrollan toda la cadena de objetivos verificables.
2. Clarificacin de roles: es necesario esclarecer los roles dentro de la organizacin,
ya que se deben definir claramente los niveles de responsabilidad en el alcance del
objetivo. Adems se determinan los puntos de control necesarios para lograr los
resultados.
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados: el superior trabaja con el
subordinado de igual forma que se trabaj con l, dando los objetivos y pautas
generales de consecucin de los mismos. Dejando a cada individuo que se
responsabilice en alcanzar el objetivo prefijado.
4. Reciclaje de objetivos: es complejo determinar objetivos. Es por ello que los
responsables de los niveles superiores son los que tienen una idea de los objetivos
a alcanzar pero es casi seguro que son modificados cuando se examina el aporte
de los subordinados. Por lo tanto, la fijacin de objetivos se transforma en un
proceso conjunto y recproco. Los objetivos pueden ser cuantitativos (son los
verificables) y cualitativos (son difciles de medir, pero se debe establecer cmo,
cuando y qu se mide para evaluarlos).
Ventajas de la APO
A veces la obsesin porque las metas sen verificables se cuantifica cualquier cosa.
Planificacin estratgica:
MATRIZMATRIZ
BCG BCG (TOWS)
Crecimiento
del mercado
Vacas Perros
Baja
Fuerte Dbil
vacas de efectivo (cash cows), con una slida posicin competitiva y baja tasa de
crecimiento, generalmente se hallan firmemente establecidos en el mercado y estn en
condiciones de producir bienes a bajo costo. Por lo tanto, sus productos les ofrecen los
recursos econmicos necesarios para sostener sus operaciones y generar nuevos
negocios. Es decir que de esta posicin se libera recurso para los negocios interrogantes
y estrellas.
Los ne gocios perros(dogs), son aquellos con baja tasa de crecimiento y escasa
participacin de mercado. Habitualmente no son rentables y debera eliminrselos.
6. Ambiente interno: es importante reconocer los puntos fuertes y los dbiles que
posee la estructura en cuanto a recursos, personal, tecnologa, etc. ya que esta
informacin servir para afrontar y decidir de manera diferente ante la situacin
externa.
Generalmente con la informacin que se obtiene del anlisis del ambiente externo e
interno se realiza la Matriz FODA
Estrategia FA:
Amenazas externas (A): maxi-mini Estrategia DA:
por ejemplo escasez de Por ejemplo, uso de fortalezas mini-mini
energa, competencia y reas para enfrentar o evitar Por ejemplo, atrincheramiento,
similares a las del cuadro amenazas liquidacin o sociedad en
superior de oportunidades participacin
Es importante reconocer que todo depende de cmo uno lo mire o analice, por ejemplo la
suba del dolar para muchas empresas signific una amenaza, pero para otras una
oportunidad. Es importante que usted aprenda a que tanto fortalezas como debilidades y
amenazas como oportunidades son dos caras de una misma moneda. Solo depende de
que lado est usted mirando.
Coherencia y contingencia:
Debe existir coherencia y contingencia entre los planes dentro de los distintos niveles y en
los diferentes plazos de ejecucin para el desarrollo de la estrategia seleccionada.
Anlisis de la industria
Sobre la base del anlisis de la industria una empresa puede adoptar estrategias
genricas. Segn Michael Porter, son genricas porque pueden adaptarse a muy
diferentes tipos de organizaciones. Sin embargo, una empresa solo puede aplicar una
estrategia
Este enfoque estratgico persigue la reduccin de costos, en gran medida con base en la
experiencia. As, se hace nfasis en la estrecha vigilancia de los costos en reas como
investigacin y desarrollo, ventas y servicio. El objetivo es que una compaa posea una
estructura de costos bajos en comparacin con la de sus competidores. Para esta
estrategia suele requerirse de una gran participacin relativa de mercado y de
instalaciones de costo eficiente. Se debe conseguir economas de escala (tamao ptimo
de plata para el mercado que se desea satisfacer) y curvas de aprendizaje (cuando se
obtiene experiencia se evita el malgastar recurso). Este tipo de estrategia se utiliza
generalmente en la produccin a granel, por ejemplo.
2. Estrategia de diferenciacin
Una compaa que sigue una estrategia de diferenciacin se propone ofrecer algo nico
en la industria en lo referente a productos o servicios. La empresa Mercedes Benz se
diferencia en el mercado por el nivel de conduccin y direccin de sus vehculos y los
ofrece en distintas versiones a diferentes mercados (para el transporte de carga, de
personas, autos de lujo etc.).
Una organizacin que adopta una estrategia de enfoque limita su atencin a un segmento
de mercado (grupos especiales de clientes), una lnea de productos en particular, una
regin geogrfica especfica u otros aspectos convertidos en el punto focal de los
esfuerzos de la empresa. En lugar de cubrir la totalidad del mercado con sus productos o
servicios, una empresa puede poner el acento en un segmento especfico del mercado.
Para ser eficaz, la planeacin estratgica debe trascender la sola asignacin de recursos
y perseguir objetivos organizacionales. Este propsito debe complementarse con el
pensamiento estratgico, el cual comprende el diseo de una estructura organizacional
apropiada, un sistema eficaz de informacin administrativa un sistema de presupuestacin
Toma de decisiones
Suele afirmarse que la efectiva toma de decisiones debe ser racional. Pero, qu es la
racionalidad? Cundo una persona piensa o decide racionalmente?
Alcanzar la racionalidad absoluta no es frecuente, sobre todo en la administracin.
En primer lugar: las decisiones deben operar sobre el futuro, el que casi invariablemente
contiene un grado de incertidumbre. En segundo: determinar todas las alternativas para
el cumplimiento de una meta es difcil, en particular cuando la toma de decisiones implica
oportunidades de llevar a cabo algo que nunca se ha hecho. Adems, en la mayora de
los casos es imposible analizar todas las alternativas, aun contando con las tcnicas
analticas y las computadoras ms recientes.
5. Evaluacin de alternativas
Niveles programadas
jerrquicos Decisiones
Nivel de mandos
medios programadas
Nivel operativo
Funcin de Organizar
La funcin de organizacin implica organizar y armar la estructura adecuada para lograr
los planes de manera tal de ser eficientes. Una vez que se analiz donde est la empresa
en un momento del tiempo y se establecen los objetivos y caminos para alcanzarlos se
deben detallar las actividades necesarias para conseguirlos. Luego se debe disear la
forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la
empresa definiendo los roles. En funcin a la estructura establecida necesaria, se realiza
la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal fijada a cada puesto. Podemos
decir que el resultado al que se llegue con esta funcin es el establecimiento de una
estructura organizativa.
Estructura organizativa
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Por ejemplo la
estructura de una organizacin se representa en un organigrama como el siguiente:
Gerente
general
O
Gerencia
general
Staff
Propsitos de la organizacin
Principios de organizacin:
Unidad de mando: Un subordinado slo deber recibir ordenes de un solo jefe, cuando
no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin y se
produce una serie de conflictos entre las personas.
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