Procedimiento administrativo de gestin humana.

Proceso:
Version: 06 Fecha: 22/Febrero/2016
Gestin Humana
COPIA IMPRESA DE STE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADA

Control de cambios.

APROBACIN
REV. FECHA DESCRIPCIN
ELABORA REVISA APRUEBA

01 13/03/2014 Estibaliz Martnez Estibaliz Martnez Ricardo Sandoval Creacin del documento

Inclusin pruebas psicotcnicas,

cambio de cronograma de
evaluaciones de desempeo y
02 14/05/2014 Estibaliz Martnez Estibaliz Martnez Ricardo Sandoval formato de
entrevista gerencia y
Administrativo.

Se modifica el tem 6.3. De

03 11/05/2015 Viviana Malaver Estibaliz Martinez Estibaliz Martinez
contratacin.

Se modifica el tem 6.3.2.1, Se

aade el tem 6.2 Funciones de
cargo, se aade el tem 6.8. Y se
04 30/06/2015 Viviana Malaver Estibaliz Martinez Estibaliz Martinez realiza la modificacin del tem
6.10. En donde se especifican las
actividades de bienestar.
05 22/12/2015 Marjorie Acosta Estibaliz Martinez Estibaliz Martinez Se incluye tem 6.3.11., Resolucin
8165 de 2014 por la cual el SENA,
decide sobre una regulacin de
cuota de aprendices. Resolucin
7757 de 2015.
2015
06 22/02/2016 Johana Machado Estibaliz Martinez Estibaliz Martinez Consolidacin
incluye agencia dedepublicacin
todos delos
procedimientos
empleo en el presente
documento.

1. Objetivo.

Garantizar que la contribucin de Gestin Humana en todas las reas de la organizacin se ejecute de manera ptima
y eficiente, proporcionando el personal idneo de acuerdo con las necesidades de la Compaa, permitiendo el
desarrollo y mejoramiento de calidad de vida de los Colaboradores, promoviendo un excelente clima organizacional,
incrementando la motivacin y el sentido de pertenencia, fomentando as, una mayor productividad.
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2. Alcance.

El siguiente procedimiento aplica para los procesos de gestin y administracin del personal de la empresa en sus
diferentes niveles.

3. Documentos de referencia.

NTC ISO 9001:2008

NTC ISO 14001: 2004
NTC OHSAS 18001:2007
Gua del sistema de Seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas Ruc
Resolucin 2605 de 2014
Decreto nico reglamentario 1072
Resolucin No. 08165 de 2014, por la cual se fija la cuota de aprendices

4. Responsabilidades.

4.1. Gerente administrativa y Gestin Humana.

4.1.1. Velar por adecuado manejo de los recursos asignados.

4.1.2. Garantizar el cumplimiento efectivo del proceso.
4.1.3. Establecer el buen desempeo para lograr los objetivos y metas propuestas.
4.1.4. Motivar al personal a participar en las actividades de HSEQ y Gestin Humana buscando incentivar el
buen desempeo.

5. Definiciones.

Responsabilidades: Acciones que se deben desarrollar en materia de Salud, Seguridad y Ambiente

por parte de todos los miembros de Instrumentacin & Metrologa Industrial SAS.
HSEQ: Calidad, Seguridad y salud en el Trabajo y Ambiente.
Seleccin: Accin y efecto de elegir a una o varias personas, separndolas de ot ras y prefirindolas de
acuerdo a requerimiento.
Contratacin: Procedimiento que se lleva a cabo en una empresa para formalizar la relacin laboral
con un empleado.
Comunicacin Interna: Son los diferentes medios de comunicacin: correo electrnico, medios de
multiplataforma (Whatsapp), de manera verbal, telefnica o a travs de formatos internos.
Convalidacin: Es la validez que se le otorga a un nmero de aos de trabajo en un rea o funcin
especfica y que pueden sustituir a la formacin acadmica.
Clima laboral: Es el medio en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. La calidad de este clima influye
directamente en la satisfaccin de los colaboradores y por lo tanto en sus actividades diarias.
Induccin: Brindar informacin general, amplia y suficiente que permita la ubicacin del empleado y de
su rol dentro de la organizacin para fortalecer su sentido de pertenencia y la Seguridad para realizar
su trabajo de manera autnoma.
Entrevista: Encuentro cara a cara que permite comprobar la idoneidad de la candidatura para un puesto
en concreto. Se trata de ver si se tienen determinadas competencias, que conforman el perfil requerido
para el puesto ofertado. Tambin es importante para averiguar el estilo personal, temperamento y
habilidades sociales con las que se cuenta o dispone el candidato, as como sus puntos fuertes y dbiles
ante los dems candidatos.
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Prueba Psicotcnica: Son pruebas funcionales que miden capacidades y aptitudes intelectuales y
profesionales de diversa ndole, como conocimiento profesional al igual que rasgos de personalidad,
intereses y/o valores personales.
Evaluacin de desempeo: La evaluacin del desempeo es un instrumento que se utiliza para comprobar
el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una medicin
sistemtica, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el logro de resultados. Es til
para determinar la existencia de problemas en cuanto se refiere a la integracin de un empleado/a en la
organizacin. Identifica los tipos de insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus fortalezas,
posibilidades, capacidades y los caracteriza.

6. Generalidades.

6.1. Requerimiento de personal

6.1.1 Inicia con el requerimiento por parte del Jefe de proceso el cual se realiza a travs de
comunicacin interna; en caso de que el cargo sea nuevo se creara el perfil de acuerdo a la necesidad

6.2. Perfiles de Cargo

Para determinar las funciones de cargo de cada uno de los colaboradores de Instrumentacin & Metrologa
Industrial S.A.S. se crea el perfil de cargo junto con el Jefe Inmediato y/o Gerencia General, Gerencia
Administrativa, HSEQ, Coordinador de proyectos. En este se describen las funciones, responsabilidades,
autoridad del personal, que se pueden encontrar en el Formato de Perfil de Cargo.

6.3. Seleccin.

6.3.1. De acuerdo al perfil de cargo se hace la bsqueda de aspirantes; la organizacin tiene establecido
como fuentes de apoyo, Servicio Pblico de Empleo, Caja de Compensacin Familiar, bolsas de
empleo, motores de bsqueda, redes sociales, referidos o proveedores externos.

6.3.2. Una vez se tienen las hojas de vida se procede a comparar con el perfil de cargo requerido y se
hace la preseleccin de hojas de vida.

6.3.3. Se podr avalar la Experiencia vs. Formacin profesional y Formacin profesional vs. Experiencia,
en caso de no cumplir con alguno de los requisitos del perfil. Esto se evaluar conforme al
requerimiento del Jefe de proceso, el cual, tras la revisin de la hoja de vida, dar su aval para
continuar con el proceso de seleccin.

6.3.4. Pruebas Psicotcnicas: Estas pruebas sern aplicadas al aspirante por Gestin Humana, se realizar
el respectivo anlisis de aptitudes y capacidades de acuerdo al cargo, emitiendo un concepto en
formato de entrevista psicolgica.
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6.3.5. Entrevista Psicolgica: A travs de la cual la Psicloga verifica competencias, habilidades,

aptitudes y/o comportamientos del candidato por medio de preguntas relacionadas con su ncleo
familiar, formacin acadmica, experiencia laboral, relaciones interpersonales, etc, con el fin de
identificar los candidatos idneos para el cargo.

En casos de seleccin masiva (a partir de tres vacantes) el formato de entrevista psicolgica que se
aplicar ser: Formato de Entrevista Psicolgica-Masivos .

6.3.6. A travs de comunicacin interna, Gestin Humana informa al jefe de proceso que candidatos
pasaron el proceso psicolgico para programar la segunda entrevista en donde se evaluarn las
competencias tcnicas o conocimientos del candidato, esto estar a cargo del Coordinador del
proyecto o de jefes de proceso.

6.3.7. Para la entrevista con Jefe inmediato se maneja un Formato de entrevista Jefe de proceso
este formato ser diligenciado por la persona que realiza la segunda entrevista, el cual determinar
si es apto para cumplir con las posibles funciones del cargo, con la firma de aprobacin que
indicara continuar con el proceso. Este formato de jefe de proceso puede ser reemplazado en caso
tal que quien realice la entrevista sea Gerencia General o Jefe Administrativo.

6.3.8. Entrevista Gerencial: Para la entrevista gerencial se maneja un formato interno Formato de
entrevista Gerencial este formato ser diligenciado por el Gerente Administrativo o Gerente
General, dando aprobacin para la contratacin y ser empleado para los cargos administrativos o
en los casos en los que el proceso de seleccin requiera la intervencin de la gerencia.

En los formatos de entrevista de jefe de proceso o de entrevista Gerencial, quedarn evidenciados

los parmetros legales de contratacin (salario, cargo, tipo de contrato, etc). Se notifica al
candidato va Email, whatsapp y/o telefnicamente para informar su eleccin para el cargo, y se le
indican cuales son los documentos, direccin de laboratorio para exmenes mdicos de ingreso y
dems requerimientos para contratacin.

6.3.9. Posterior a ello, el candidato deber presentarse para la realizacin del examen mdico ocupacional
de ingreso, en donde se deber tener en cuenta los resultados y el concepto mdico ocupacional
de ingreso el cual puede indicar los siguientes resultados:

Candidato Apto para el Cargo: Contina con la contratacin.

Candidato NO Apto para el Cargo: Se le informa al candidato el concepto mdico y se le indica
que la condicin o factores de riesgo a los que estara expuesto durante el desarrollo de sus
actividades, podran empeorar su condicin mdica.
Candidato Con Restricciones para el Cargo: Contina con el proceso de contratacin, teniendo
en cuenta las recomendaciones mdicas y se le notificar al candidato.

Los formatos de entrevista del aspirante que NO resulte Apto para su contratacin ser eliminado
despus de la entrevista.

6.3.10. Por nueva regulacin de cuota de aprendices SENA y de acuerdo a notificacin por parte de la
misma entidad. la cuota de aprendices es cambiada y se menciona que a partir del 13 de noviembre
de 2015 se modifica. De tal manera que la organizacin no est obligada a vincular aprendices por
su tipo de actividad pero en su defecto debe aportar al Fondo de Industria de la construccin FIC
(debe contribuirse al mismo con una suma igual al salario mnimo mensual por cada 40 trabajadores.
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6.4. Contratacin.

6.4.1. Verificacin de referencias: Gestin humana realizar la verificacin de referencia tanto personal
Como laboral segn el formato Verificacin Referencias Personales y Laborales.Para la validacin
de la referencia laboral se validar la ms relevante frente al cargo para el cual fue seleccionado el
candidato.

6.4.2. Cuando el aspirante se ha practicado el examen mdico ocupacional y es apto o apto con restricciones
Para el cargo, se le informa por va telefnica al aspirante para presentarse a la oficina con toda la
documentacin requerida e iniciar el proceso de afiliaciones a la Seguridad social y contratacin.

6.4.3. Afiliaciones seguridad social y parafiscales.

6.4.1. ARL: Gestin Humana har esta Afiliacin mnimo un (1) da hbil anterior a la firma del contrato.
6.4.2. EPS: Gestin Humana har esta Afiliacin durante los 3 primeros das hbiles posterior a la firma de
contrato.
6.4.3. AFP: Esta Afiliacin ser avalada con la certificacin entregada por parte del colaborador, en caso de no
estar afiliado se har en conjunto con la Afiliacin a la EPS.
6.4.4. CCF Gestin Humana realizara la Afiliacin de manera virtual a la CCF.

6.4.4. Apertura de cuenta.

6.4.5. Si el aspirante no tiene cuenta bancaria en Bancolombia, se le suministra una carta para realizar
dicho trmite, este documento no ser controlado debido a que ser parte de la documentacin interna
requerida por la entidad bancaria.
6.4.6. En caso de tener cuenta bancaria en Bancolombia, debe presentar una carta con los datos
necesarios (nmero de cuenta y tipo de cuenta) autorizando la consignacin de la nmina o la certificacin
de la entidad bancaria.

6.4.5. Firma del contrato.

Gestin Humana verifica que la documentacin est completa teniendo en cuenta el formato Documentos
para Contratacin y verificando que las especificaciones de la gerencia como tipo de contrato, salario,
cargo y fecha de ingreso sean acordes.

Una vez se ha formalizado el contrato se entrega una copia al colaborador.

Nota: Si por algn motivo el colaborador no tiene la documentacin completa y si el gerente aprueba la
firma del contrato se debe firmar una carta de compromiso para entregar los documentos mximo quince
das despus de la firma de contrato
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6.5. Induccin.

La induccin es el proceso mediante el cual se proporciona a los colaboradores y contratistas que realicen labores
en nombre de la empresa, informacin general de la organizacin, su rea, sus funciones y deberes, entre otros.

El proceso de induccin tiene como finalidad introducir al colaborador en los principios que rigen en la empresa,
proporcionarle informacin respecto de sus tareas y las expectativas que se tienen respecto a su desempeo y
facilitar su ajuste dentro del equipo de trabajo.

Al finalizar la induccin la persona encargada de haber realizado la induccin realiza la evaluacin de

cumplimiento de los objetivos planteados para la induccin.

Criterio de Calificacin Puntaje

Excelente 5
Sobresaliente 4 4,9
Aceptable 3 3,9
Insuficiente 2 2,9
Deficiente 1 1,9

Estos procesos tambin se hacen necesarios cuando el colaborador:

Ha permanecido alejado de su sitio de trabajo por lo menos un perodo superior a 45 das calendario, por razones
de incapacidad, licencia, vacaciones entre otras situaciones.
No cumple con los estndares de seguridad.
Ha sufrido accidentes graves o leves pero repetitivos.

6.5.1. Induccin general (Induccin y entrenamiento en SSTAC).

En la Induccin General se proporciona informacin general acerca de la empresa, el responsable de realizar

esta Induccin General es el proceso de SGI y Gestin Humana y all se tratan los siguientes temas:

Generalidades de IMI (Quienes Somos, Nuestros servicios, Misin, Visin, Valores de IMI y Organigrama).
La gestin SSTAC en IMI (OHSAS 18001, Gua RUC, NTC ISO 14001 e NTC ISO 9001)
Deberes y Derechos del empleador y del colaborador.
Poltica de Prevencin de consumo de alcohol, Drogas y Tabaco
Poltica de Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad.
Reglamento interno de trabajo y Reglamento de higiene y seguridad industrial.
Representante por la alta direccin.
Que es el COPASST y Como y quienes lo conforman.
Que es el comit de convivencia laboral, cules son sus funciones y quienes lo conforman (Acoso laboral).
Como actuar en caso de emergencia.
Que es un accidente e incidente laboral y que hacer en caso de presentarse.
Peligros del rea administrativa y Peligros del rea de proyectos.
Aspectos e impactos ambientales.
Herramientas manuales y elctricas y principales peligros en el manejo de herramientas manuales y elctricas.
Uso adecuado de EPP y mantenimiento.
Disposicin de residuos. (Residuos ordinarios, papel, plstico, vidrio, alimenticios, RAEES, peligrosos)
Recorrido por las instalaciones.
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6.6. Evaluacin de desempeo.

Se establece que con apoyo de los lderes de procesos, se realizarn las evaluaciones de desempeo para
evidenciar las fortalezas y debilidades del colaborador durante su permanencia en la empresa de forma anual
en el mes de diciembre.

De acuerdo con la calificacin obtenida por el colaborador, para las evaluaciones que punten por debajo de
3.0, ser necesaria la retroalimentacin con el trabajador y el establecimiento de compromisos y plazos para
la mejora.

El nivel de calificacin ser de la siguiente manera.

Calificacin numrica Valoracin Qu indica

5 Excelente Cuenta con el conocimiento de los procedimientos y

ejecuta sus labores en su totalidad

4 4.9 Bueno Cuenta con el conocimiento de los procedimientos y

ejecuta la mayora de sus labores de manera segura

3 hasta 3.9 Regular Conoce los procedimientos y los aplica, pero le falta
reforzar

2 hasta 2.9 Bajo Conoce los procedimientos pero no los aplica

1 y 1.9 Muy bajo No tiene conocimiento de procedimientos.

Nota: De ser necesario o por requerimiento del Jefe de proceso, se podr realizar una evaluacin de
desempeo extraordinaria, con apoyo del proceso de HSEQ o proyectos.

6.7. Capacitaciones.

La capacitacin es el proceso para ensear a los colaboradores nuevos y antiguos las habilidades que necesitan
saber para desempear su trabajo de manera segura sin poner en peligro su vida o la de sus compaeros, cuidando
el medio ambiente y garantizando la calidad de servicio.

Se debe disear un plan de capacitacin, considerando temas de inters de la empresa, y acorde al resultado de
las evaluaciones de desempeo, aspectos e impactos significativos, nuevos peligros identificados, Nuevas
tecnologas o maquinaria incorporada, Cambios en los procesos y/o mtodos de trabajo y/o requerimientos legales
entre otros.

El plan de capacitaciones debe ser diseado y comunicado entre todos los interesados, especialmente al proceso
SGI Y HSEQ, para que se verifique la concordancia de este con las necesidades identificadas, y se apoya en temas
restantes.
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6.7.1. Seguimiento y evaluacin.

Una vez finalizado el proceso de capacitacin, el encargado debe realizar una evaluacin con el fin de identificar
la eficacia y el cumplimiento del objetivo de la capacitacin.

Con el fin de contribuir en la reduccin de consumo de papel y en algunos casos optimizacin del tiempo para
casos de capacitaciones realizadas en grupos numerosos, se practicaran evaluaciones escritas como mnimo al
50% del personal asistente, pero con el fin de garantizar que todo el personal cuente con la informacin clara dada
en cada una de las capacitaciones, se podr realizar evaluacin verbal garantizando que el tema ha quedado
completamente claro.

6.8. Nmina, seguridad social, parafiscales.

Se realiza el reporte de novedades al rea financiera de acuerdo con el formato establecido que ser enviado
por cada jefe de proceso.

6.9. Actas de descargos y memorandos.

6.9.1. Solicitud de Descargos: Por medio de comunicacin interna el Jefe de Proceso informar a gestin
humana que colaborador debe presentarse a la diligencia de descargos; el jefe de proceso deber
informar las razones por las cuales se le realizar al colaborador el acta y las medidas que se tomaran
de acuerdo con la situacin. Gestin Humana en acuerdo con el Jefe Inmediato establecern la
fecha en la cual se realizar la diligencia.

6.9.2. Realizacin Acta Descargos: En la realizacin del acta de descargos deben estar presentes:
Gestin Humana, quien es el rea encargada de realizar el acta y el colaborador implicado en la
situacin, en caso de ser necesario se contar con un testigo.

6.9.3. Solicitud Memorando: Por medio de comunicacin interna el Jefe de Proceso informar a
Gestin Humana que debe realizarse un llamado de atencin para un colaborador determinado;
el Jefe de Proceso informar las causas del memorando y las medidas que se tomarn teniendo
en cuenta la situacin. Este documento podr ser entregado por Gestin Humana o en los casos
en los que la falta no sea grave, podr ser entregado directamente en el proyecto por el Jefe de
Proceso.

6.10. Liquidacin contrato laboral.

6.10.1. Por medio de comunicacin interna el Jefe de Proceso informar a Gestin Humana, la
desvinculacin del colaborador, acordando fecha y hora en la cual el colaborador debe presentarse
a las instalaciones administrativas para iniciar proceso de retiro.
6.10.2. Una vez el colaborador se presenta en las instalaciones administrativas, se procede a notificar
formalmente la desvinculacin del colaborador.
6.10.3. Gestin Humana, Almacenista o el rea Logstica, recibir las herramientas de trabajo que traiga
el colaborador con el fin de hacer llegar la informacin a financiero quien se encargara de la
entrega del Paz y Salvo para la liquidacin.
6.10.4. En caso de que el colaborador no haga entrega total de la herramienta asignada gestin humana
debe solicitar confirmacin a el jefe de proceso, para determinar el estado de paz y salvo o entrega
de dicha herramienta.
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Nota 1: Puede presentarse que por ubicacin el proceso se realice directamente en el proyecto. En este caso,
los documentos de finalizacin del contrato sern entregados por el jefe de Proceso o por el proceso
administrativo del proyecto, las herramientas de trabajo y dotacin, tambin sern recibidas por el jefe de
Proceso o por el rea administrativa del proyecto, quienes por comunicacin interna reportarn el retiro a
Gestin Humana y/o a Financiero para proceder con los tramites de liquidacin.

Nota 2: En el caso en que no sea posible notificar al trabajador personalmente, el proceso se realizar por
correo electrnico y la informacin se enviar al Email registrado en la hoja de vida del trabajador, con los
documentos firmados y devueltos por el trabajador, se proceder a reportar el retiro a financiero e iniciar los
trmites de liquidacin.

6.11. Clima laboral.

Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S. realiza actividades que mantienen mecanismos de dialogo social
contando con la participacin de todos los colaboradores promoviendo altos niveles de satisfaccin y generando
acciones de sentido de pertenencia.

Para esto tenemos en cuenta fechas como:

Aniversario de la empresa: Cada ao en el mes de Octubre se realiza una actividad para celebrar
el aniversario de Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S.
Concursos: Teniendo en cuenta fechas importantes en el ao la empresa realiza concursos en donde
se cultiva el sentido de pertenencia con la institucin y se motiva al trabajador a realizar sus labores
con esmero y eficiencia.
Da de la madre: En el da de las madres se les brinda un mensaje de agradecimiento por su labor
como Mam y de ser posible se entrega un detalle.
Da de la mujer: Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S. les brinda un mensaje de
agradecimiento por su labor como Mujer y de ser posible se entrega un detalle.
Da del hombre: Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S. se les brinda un mensaje de
agradecimiento por su labor como hombre y de ser posible se entrega un detalle.
Da del Padre: En el da del padre se les otorga a las papitos un mensaje de agradecimiento por su
labor como Pap y de ser posible se entrega un detalle
Da del Amor y la Amistad: Se realiza una actividad de integracin en donde los colaboradores de
Instrumentacin & Metrologa Industrial juegan al amigo secreto, se realizan actividades de
reconocimiento como endulzar al compaero y finalizando el mes se hace una reunin en la que se
hace la entrega de los regalos.
Halloween: Se invita a los hijos de los colaboradores a participar en una actividad de integracin y
se hace entrega de un detalle.
Novena de Aguinaldos: Se realiza la novena de aguinaldos junto al canto de villancicos y un
compartir
Fiesta despedida del ao: Cada ao Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S. se rene con
sus colaboradores para celebrar la finalizacin del ao. La empresa realiza desde almuerzos hasta
grandes celebraciones, esto depende de la actividad que se programe en el ao vigente.
Plan Carrera: Se motiva a los colaboradores y se les otorga el espacio para que realicen cursos a
fines al cargo que desempean.

De igual manera se darn espacios para la integracin de los mismos colaboradores: Desayunos, almuerzos, onces
entre otros.
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El clima laboral ser apoyado por los comits de la empresa (Copasst Comit de convivencia laboral) y de
manera anual se realizar la aplicacin de una encuesta de clima laboral, la cual permite identificar el nivel de
satisfaccin del personal frente a temas como: Imagen frente a la empresa, condiciones ambientales dentro de
su puesto de trabajo, autonoma y participacin, relaciones y buen trato entre compaeros y superiores,
condiciones salariales y en trminos generales condiciones y motivacin en su sitio de trabajo.

7. Formatos.

Formato de entrevista Psicolgica.

Formato de entrevista Psicolgica para seleccin masiva.
Formato de entrevista Jefe de Proceso.
Formato de entrevista gerencial.
Modelo de solicitud documentos para contratacin.
Formato entrega EPP y dotacin.
Evaluacin de desempeo.
Evaluacin de capacitaciones.
Programa de Capacitacin
Asistencia a capacitaciones.
Reunin del comit de convivencia laboral.
Evaluacin de Induccin o Reinduccin.

8. Anexos.

Perfiles de cargo.