UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

INGENIERA EN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
COMPUTARIZADOS

AUDITORIA DE SISTEMAS

INTEGRANTES DE GRUPO:

AGUIRRE INTRIAGO KAREN

CHUQUIMARCA BENITEZ THALIA
CONTRERAS MORA DIANA
GIL CHAGUAY BELLA
QUINTERO ESPINOZA CYNTHIA
TOMAL ROSERO ANDREA

TEMA:
AUDITORIA EN EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE
LA EMPRESA CALIFORNIA S.A

PARALELO: 7/52

PROFESOR: ING. JORGE MERCHN

AO LECTIVO
2014-2015
 INFORMACIN GENERAL DE LA EMPRESA.
Cul es el nombre de la empresa y giro del negocio?

Panadera y pastelera california, se dedica a la venta de panadera y repostera

Qu servicio ofrece?

Servicio de panadera, pastelera y Cafetera

Cuantas sucursales tiene y en dnde?

Son 59 sucursales repartidas en Guayaquil, Duran, Babahoyo, Quevedo,

Yaguachi, Naranjal, El triunfo, Daule, Balzar, El Empalme y prximamente en
Vinces.

Cmo se manejan los pedidos que se envan a sucursales fuera de

Guayaquil?

Los productos llegan tres veces al da dependiendo la demanda hasta cuatros

veces en lo que es dentro de la ciudad de Guayaquil, para los locales que estn
fuera de la cuidad van solo una vez por da, en caso de pedidos especiales (se
denomina as a los pedidos de las tortas como para bautizo, confirmacin,
reunin, etc.) este tipo de pedido se lo debe realizar con 48 horas de anticipacin.

Dnde se elaboran los productos?

Los productos se los elabora en la planta que est ubicada en la avenida Felipe
Pezo y callejn 18, a ms de eso en algunos puntos de venta se les enva la
materia prima para que elaboren pan.

De qu se encarga el departamento de Tecnologa de Informacin?

Describa sus funciones.

En la empresa el departamento se llama Infraestructura tecnolgica, se encarga

de mantener la informacin a buen recaudo mediante los servidores existentes en
la empresa, adems se administra todo los equipos informticos, la red de la
empresa todo los puntos de ventas ya que ellos deben enviar la informacin de
venta al finalizar el da.

Cules son las quejas que presentan los clientes internos explique cul es
la limitacin para darle soluciones?

Las quejas ms frecuentes son la falta de personal, ya que para atender a todo los
puntos incluyendo matriz y la planta existen actualmente solo dos personas
encargadas de todo lo mencionado, otro punto es la demora al llegar al punto en
caso de los puntos fuera de Guayaquil porque si hay un dao fsico se debe viajar
rpidamente y depende la distancia es la demora, el departamento no cuenta con
vehculo propio para movilizacin por tal motivo la llegada al punto tiene una
demora, otro factor es el proveedor de internet ya que presenta mucha perdida de
datos semanalmente

Cules son las quejas que presentan los clientes externos explique cul es
la limitacin para darle soluciones?

Las quejas ms frecuentes son la falta de facturacin rpida por dao de los
aparatos tecnolgicos, como se detall en la pregunta anterior

Cules son los problemas o casos ms comunes a los que el departamento

de TI da solucin?

Problemas relacionados a la capacitacin

PREGUNTAS RELACIONADAS A LAS TI

ENTREGA DE SERVICIOS DE TI DE ACUERDO A LOS REQUISITOS DEL
NEGOCIO

Cules son los servicios de TI que se entregan de acuerdo a los requisitos

de negocios? Enliste los servicios, las reas beneficiadas y cul es el
servicio.

Comunicacin entre la Corporacin

Comunicacin Telefnica a travs de Central de Tipo IP y Correo
Electrnico
Beneficio de Comunicacin entre todas las reas de la organizacin
Sistemas de Informacin
Automatizacin y Control de Toda la Organizacin reas tales como:
Produccin, Logstica, Administracin, Ventas
Sistema de Video Vigilancia
Sistema de Seguridad de Video Vigilancia en las zonas sensibles de la
empresa en matriz
Soporte tipo HelpDesk
Soporte fsico y remoto de todos los puntos de ventas y matriz
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento de los equipos de computacin
Requerimientos a Usuarios
Requerimientos para mejora del sistema
El servicio que entrega las TI cumple con los requisitos del negocio?
(Explique cules son los requisitos de negocio)
Se cumple parcialmente, actualmente nos encontramos en un proceso de
migracin hacia un nuevo ERP que nos pueda brindar las facilidades de control, y
anlisis de informacin para que gerencia pueda tomar las decisiones adecuadas.
Los requisitos del negocio son:

Tener insumos con excelente calidad, a bajo costo y con tiempo de inventario
necesarios para no tener ni excesivo ni faltante inventario.

Controlar los insumos de produccin a travs de un proceso de produccin y

control de inventarios adecuado.

Atender a los canales de distribucin teniendo los mejores tiempos en el OTIF (On
Time in Full)

Logra un balance entre los requerimientos del cliente y las capacidades de

las TI para mejorar la entrega de sus servicios? (Explique cmo se logra)

Se logra parcialmente, se trata de balancear priorizando entre los requerimientos

urgentes e importantes.

Cumple con la mejora continua de los procesos para la entrega de sus

servicios? (Cuales son los procesos y cuales han sido las mejoras en los
dos ltimos aos)

Como en la mayora de las empresas la inversin tecnolgica la consideran como

un gasto, est en manos de gerencia de sistemas sustentar los proyectos de
inversin que son beneficiosos para toda la organizacin y demostrar que el
gasto en realidad es una inversin que se traduce en ms y mejores servicios
para permitan aumentar la productividad, minimizar gastos y maximizar ingresos.

Cules son los inconvenientes que se presentan en la entrega de servicios

de TI que impiden el incumplimiento de los requisitos del negocio?
La mayora son de tipo financiero y falta de recurso humano.
18.- Son eficientes las operaciones de las TI al momento que se gestionan los
pedidos? (Como miden tal eficiencia)
Con el sistema que contamos no tenemos la posibilidad de medir la eficiencia de
los pedidos, sin embargo estamos trabajando en un sistema integrado, para
posterior a esto implementar algn sistema que nos permita medir eficiencia.

Existen marcos que se aplican en el momento de la entrega de servicios de

las TI y cules son?
No existe ningn marco especfico para la entrega de servicios de TI

Cules son los indicadores de la entrega de servicio de las TI que utiliza

para medir la satisfaccin de los clientes?

Tenemos una herramienta para medir las incidencias de cada tipo, con esto
medimos tiempo de atencin promedio

Cmo se maneja el servicio que se presenta en las sucursales de

Provincias y cul es el aporte de la TI?

Todo lo manejamos remotamente y de ser el caso hacemos visitas presenciales

para solucionar el inconveniente. Tratamos de brindar el mejor soporte con el
recurso disponible

USO ADECUADO DE APLICACIONES, INFORMACIN Y SOLUCIONES

TECNOLGICAS

Los requerimientos de los usuarios al utilizar las distintas TI con las que
cuenta estn siendo satisfechos?
Parcialmente en la medida de las prioridades. Tiempo y recurso.

Pueden hallar soluciones tecnolgicas inmediatas de acuerdo al anlisis de

alternativas y oportunidades en funcin de los requerimientos de usuarios?
Explique cmo se hallan las soluciones

Se hace un anlisis para medir costo beneficio y tratamos de siempre usar la va

ms aceptable para la organizacin
Pueden asegurar el uso apropiado de las aplicaciones y las soluciones
tecnolgicas ya puestas en funcionamiento?

A pesar de que la empresa tiene un alto nivel de rotacin de personal tenemos

usuarios claves externos al rea de IT que se encargan de la capacitacin y con
esto aseguramos el buen uso de las aplicaciones tecnolgicas.

Los recursos de las TI estn optimizados para brindarle solucin al cliente

externo e interno?
Tratamos de brindar la mejor solucin con el mnimo recurso disponible.

Los recursos de las TI brindan soluciones a los clientes externos e

internos? Por qu? Existe niveles de prioridad al momento de dar
soluciones?

Tenemos enlaces de tipo VPN para brindar seguridades para los clientes externos,
hacemos priorizacin de los requerimientos al momento de dar solucin.

La informacin utilizada y difundida en las aplicaciones es confiable y

adecuada?

Parcialmente, tenemos un sistema en la plataforma FoxPro para DOS y nos causa

muchos problemas. La informacin no es 100% confiable. Justamente por tal
motivo nuestros esfuerzos estn apuntando a mejorar el sistema de informacin

Cmo la empresa ha mejorado su capacidad de percibir los cambios que se

producen en los procesos relacionados con las TI?

Se ha mejorado paulatinamente ya que la empresa est en proceso de cambio y

adaptacin a nuevas herramientas en lo que concierne a recursos informticos y
migracin de un nuevo sistema

Cmo el uso de las TI permite el acceso gil a la informacin de la

empresa?

Dentro de lo que se lleva implementado nos permite llevar un mejor control de

inventario tanto en la materia prima como en el producto terminado, eso nos
permite verificar como est la produccin, dentro del rea administrativa el sistema
est ingresando a una etapa de migracin que permitir mejor control de todo en
la empresa, y dentro de los puntos de ventas se har un cambio en el sistema de
facturacin para mejor rendimiento y mejoras continuas

Cules son los cuellos de botella que hacen que las TI no respondan de
manera gil?

La poco capacitacin del personal y la poco voluntad de asimilar las nuevas

tecnologas que estn ingresando hoy por hoy en la empresa, y el poco recurso
que se tiene para poder implementarla de mejor manera.

Cules han sido las implementaciones o mejoras para agilitar las TI?

La creacin de nuevos servidores para la mejor conexin, la implementacin de

dos sistemas que acompaar al ERP que tiene la empresa lo cual permitir
mejorar la trata y manipulacin de la informacin y que todo este condesando y
que permita tenerla disponible.

Cul ha sido el costo de las implementaciones o mejoras que se us para

agilitar la TI?

Se ha implementado alrededor de $ 250000 dlares ms un departamento de

sistemas que consiste en un jefe de informtica (enfocado en el desarrollo de
software) unos programadores, dos pasantes programadores, dos de
infraestructura y un pasante de soporte

Cmo se analiza la agilidad de las TI dentro de la organizacin?

Por medio de los avances que se realizan en la empresa e innovaciones.

 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN, INFRAESTRUCTURA DE
PROCESAMIENTO Y APLICACIONES.

Cuenta la empresa con la infraestructura de procesamiento adecuada para

el manejo seguro de la informacin y las aplicaciones?

La empresa cuenta con servidores dedicados para la informacin con su

respectivo sistema ERP

Las TI que tiene actualmente provee las herramientas adecuadas para

apoyo a los procesos organizacionales?

Hoy en da estamos en el proceso de migracin de informacin por lo tanto hasta

el punto que llevamos nos ha facilitado la labor y mejorado el control en ciertas
reas donde anterior mente no tenamos.

Mantienen de manera segura la Adquisicin, estandarizacin de software,

asesoramiento en hardware, rendimiento de software y administracin de
sistemas consistentes?

Si, el departamento de sistemas est encargado de todo lo mencionado.

Para garantizar el uso indicado de las TI usa controles que aseguren que
los datos y programas son accedidos segn el nivel de seguridad que
determina el negocio para cada usuario?

Contamos con un servidor de dominio y un sistema remoto para poder controlar y

verificar dicha informacin.

Cul es el mtodo o plan a seguir para asegurar la continuidad del uso de

las TI a fin de evitar cortes en los servicios que puedan impedir la normal
operacin de la organizacin?

------
Cmo la empresa asegura un entorno adecuado para los equipos
protegindolos de peligros naturales y humanos?

La empresa cuenta con un sistemas contra incendios, contra humos y asegurado

todo los equipos informticos.

Evala regularmente los procesos para verificar su calidad y suficiencia en

cuanto a los requerimientos de control? (Catalizadores procesos,
informacin)

Por el momento se lo realiza cada tres meses la evaluacin de todo los sistemas
por el motivo que de la migracin lo ms adecuado sera semanalmente o
quincenal

CAPACITACIN Y SOPORTE DE PROCESOS DE NEGOCIO INTEGRADO

APLICACIONES Y TECNOLOGA EN PROCESOS DE NEGOCIO

Cuenta con plataformas abiertas y conectividad de redes para facilitar la

integracin y el comportamiento de datos crticos en toda la organizacin?

Si se cuenta con wi-fi y puntos estratgicos donde se pueda solicitar la

conectividad de los usuarios

Cuenta la empresa con las herramientas para la capacitacin y soporte de

los procesos de negocios integrados?

Actualmente cuenta con personal externo para dichas capacitaciones, y personal

interno para capacitacin del software desarrollado en la empresa.

Cada que tiempo le da soporte a las aplicaciones y tecnologas con las que
se manejan los procesos de negocio?

Cada 3 meses
Cada que tiempo el personal de la empresa tiene capacitaciones para
asegurar el buen uso de las aplicaciones y tecnologas de los procesos del
negocio?

Cada 6 meses

Cul es el cronograma anual donde se establecen los tiempos en los que se

da soporte a las plataformas?

Por lo regular son los fines de semana donde no entorpezca la actividad

empresarial.

Cules son los estudios que se realizan para realizar la capacitacin y

soporte de las plataformas de los procesos de negocios integrados?

Estudio del mercado, de los procesos a realizarse y de la rotacin del personal

DISPONIBILIDAD DE INFORMACIN TIL Y FIABLE PARA LA TOMA DE

DECISIONES

Cmo se aseguran de que los datos permanezcan completos, precisos, y

validos durante su ingreso, actualizacin y almacenamiento?

Por el momento tenemos poco personal para que se realice eso de tal manera que
se lo hace manualmente dentro de los servidores

Cuenta con un ancho de banda adecuado para la transmisin de

informacin?

No, precisamente estamos en la aplicacin de la banda ancha

Cuenta con bases de datos y respaldo disponible todo momento para la

toma de decisiones?

Est en proceso por la migracin de plataforma

Cada qu tiempo realiza back up de la informacin?

Cada mes

PERSONAL DEL NEGOCIO Y DE LAS TI COMPETENTE Y MOTIVADO

El personal de la empresa tiene capacitaciones regularmente para mejorar

su desempeo en el uso de la TI que tiene la empresa?

Est en proceso de evaluacin mejorar las capacitaciones.

Est todo el personal de la empresa satisfecho con los procesos que

conlleva utilizar las TI? Por qu?

No porque estamos en migracin y eso acarrea unas ligeras molestias en los

usuarios.
 PROYECTOS PRIMARIOS
1. Implementacin de un CRM
2. Implementacin de un HELPDESK
3. Implementacin de un BMP
4. Plan de contingencia anti desastres

PROYECTOS SECUNDARIOS
Para la implementacin de HelpDesk:
1. Implementacin de un MAQUINA VIRTUAL KMKey ZAPATA

Para la implementacin del CRM:

2. Capacitacin Zoho CRM.

3. Integrar el CRM con el ERP cuando ste se encuentre implementado.
4. Upgrade cableado
5. Upgrade centro de cmputo.

Para la implementacin del BMP:

6. Analista de Procesos
7. Analista de sistemas
8. Redefinir procesos de negocio
9. Base de datos eficiente para este sistema

Para plan de contingencia:

10. Anlisis de informacin vulnerable de los procesos de negocios

11. Disear polticas de respaldo
12. Implementar las polticas de respaldo
13. Anlisis de los recursos que se necesitan para realizar el backup
14. Contratacin de servidor virtuales dedicados
15. Implementacin del sistema de control de versin GIF y contratacin de
repositorios en la nube a travs de GIB LAB
16. Capacitacin de GIB y GIB LAB
 Factibilidad de Implementacin

Zoho CRM.
PUNTOS FUERTES

Software Libre
Presupuesto prximo ao
Se est implementando un nuevo sistema
Fidelizacin de los clientes con los que cuenta la organizacion
PUNTOS DEBILES

Personal no capacitado
Falta de personal
Conocimiento tcnico
Integracin con sistemas actuales
Mala calidad de datos e informacin
Presupuesto actual

Kmkey HELPDESK
PUNTOS FUERTES

Software Libre
Servicio en la Nube
Presupuesto prximo ao
Nuevos recursos informticos
KMKey se puede enlazar de diferentes formas para compartir la informacin
y en la actualidad lo est realizando con ERPs, CRMs sistemas de
autentificacin, BBDD.
Optimizacin de tiempo para resolver los problemas con los clientes
internos

PUNTOS DEBILES

Conocimiento tcnico
Falta de personal
Presupuesto actual
 BPM
PUNTOS FUERTES

Polticas, reglas y normas.

Se est implementando un nuevo sistema
Integracin con el sistema de planificacin de recursos empresariales ERP
Presupuesto prximo ao
Ahorro de costes empresariales.
La empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso
Visibilidad en los Procesos de Negocio de su Empresa.
Permite mayor flexibilidad en la forma de gestionar las operaciones y el
tiempo de respuesta de las TI en la empresa.
Desarrollar la Mejora Continua sobre datos reales.

PUNTOS DEBILES

Personal:
-Falta de conocimiento tcnico.
-No capacitado.
-Desorganizado en sus puestos de trabajo.
Inadecuada gestin de riesgos.
Dificultad en establecer reportes del estado de una labor
Infraestructura fsica
Dificultad y lentitud para obtener informacin sobre los procesos del
negocio.
Falta de soporte y compromiso de los altos niveles de la compaa.

PLAN DE CONTINGENCIA
PUNTOS FUERTES

Sistema robusto, trabaja por nodos, informacin compartida en servidores

virtuales.
Provee servidores dedicados: base de datos, de archivos servidor web.
Almacena proyectos en un Sistema de informacin SVC Sistema de control
de versiones, sirve para alojamiento de codigo fuente de los Sistema.
Usando Tecnologia GIT, el proveedor sera GIT LAB.
Software libre
 Buena curva de aprendizaje, ofrece programas de instalador cliente.
Trabaja con repositorios para el almacenamiento de los proyectos.
Permite el trabajo en equipo y trabaja con los cambios de tiempo.

PUNTOS DBILES

El precio depende del contenido que se almacena.

No tiene una comunidad tan grande como GIT HUB.
Demora en el proceso de capacitacin del personal.

PROYECTOS PRIORIDAD TIEMPO DE

EJECUCION
Implementacin de un CRM 2 4 meses
Implementacin de un HELPDESK
3 De 6 meses a 1 ao
Implementacin de un BPM 1 6 meses
Plan de contingencia anti desastres 3 3 meses
Implementacin de un MAQUINA
VIRTUAL KMKey ZAPATA 3
Capacitacin Zoho CRM. 2
Integrar el CRM con el ERP cuando
ste se encuentre implementado.
2
Upgrade cableado 2
Upgrade centro de cmputo. 2
Analista de Procesos 1
Analista de sistemas 1
Redefinir procesos de negocio 1
Base de datos eficiente para este
1
sistema
Anlisis de informacin vulnerable de
3
los procesos de negocios
Disear politicas de respaldo
3
Implementacin de polticas de
3 2 Semanas
respaldo
Contratacin de servidores virtuales 3 1 Semanas
dedicados (Configuracin)
Anlisis de los recursos que se
3
necesitan para realizar el backup
Implementacin del sistema de
control de versin GIF y contratacin
3
de repositorios en la nube a travs de
GIB LAB
Capacitacin de GIB y GIB LAB 3