Introduccin

Consideramos que el tema de capacitacin para las empresas es de vital importancia ya que
contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos a la vez que ofrecen grandes
beneficios a la empresa.

Por otro lado la capacitacin tiene la funcin de mejorar el presente y ayudar a construir un
futuro en el que la fuerza de trabajo este organizada para superarse continuamente y esto
debe realizarse como un proceso, siempre en relacin con el puesto y las metas de la
organizacin.

En la actualidad la capacitacin es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o

instituciones de contar con un personal calificado y productivo, es el desarrollo de tareas con
el fin de mejorar el rendimiento productivo, al elevar la capacidad de los trabajadores
mediante la mejora de las habilidades, actitudes y conocimientos. Por lo tanto la capacitacin
del personal debe ser coherente y en correspondencia a determinadas necesidades que va
desde lo individual hasta lo social.
 Capacitacin del Personal
CONCEPTO:
NECESIDAD DE CAPACITAR
La deteccin de la necesidad de capacitar consiste en encontrar las diferencias que existen
entre lo que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se hace, as como las causas de
estas diferencias. Es decir, es una investigacin que se orienta a conocer las carencias que
manifiesta un trabajador y que le impiden desempear adecuadamente las funciones de su
puesto.

Algunas preguntas que pueden plantearse son:

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

Qu se debe lograr? Objetivos y metas.

Qu se debe hacer? Actividades y funciones.

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?

Qu est logrando? Resultados.

Qu est haciendo? Nivel de desempeo.

Ahora bien, la deteccin de necesidades de capacitacin puede hacerse a nivel de una

persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos de productividad y

de una manera clara, objetiva y medible. Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos
como reducir el nmero de errores (calidad), incrementar el nmero de unidades procesadas
(cantidad), producir las cosas a tiempo (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio
(costo), etctera. Algunas veces es difcil establecer las necesidades de una manera medible,
como cuando se habla de comunicacin o de liderazgo.

FACTORES QUE DETERMINAN UNA NECESIDAD DE CAPACITACIN

Ingreso de nuevos empleados

Reduccin de nmero de empleados
Cambios de procesos y mtodos de trabajo
Sustituciones o movimientos de personal
Faltas licencias o vacaciones del personal
Expansin de servicios
Cambios en los programas de trabajo y produccin
Modernizacin de Equipos, maquinaria, aplicaciones, sistemas de informacin
Produccin y comercializacin de nuevos productos y servicios

Para asegurar que la capacitacin sea oportuna se debe abordar la evaluacin de necesidades
en forma sistemtica utilizando tres tipos de anlisis:

Organizacional. - que es aqul que examina a toda la compaa para determinar en qu

rea, seccin o departamento, se debe llevar a cabo la capacitacin. Se debe tomar en
 cuenta las metas y los planes estratgicos de la Compaa, as como los resultados de la
planeacin en recursos humanos. Consiste en observar el medio ambiente, las
estrategias y los recursos de la organizacin para definir tareas en las cuales debe
enfatizarse la capacitacin.

De personas. - dirigida a los empleados individuales. En el anlisis de la persona debemos

hacernos dos preguntas a quin se necesita capacitar? Y qu clase de capacitacin se
necesita? En este anlisis se debe comparar el desempeo del empleado con las normas
establecidas de la empresa. Es importante aclarar que esta informacin la obtenemos a
travs de una encuesta. Este anlisis conlleva a determinar si el desarrollo de las tareas
es aceptable y estudiar las caractersticas de las personas y grupos que se encontrarn
participando de los programas de capacitacin.

De tareas. - se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a

incorporarse en las capacitaciones. Que significa determinar cul debe ser el contenido
del programa de capacitacin, es decir identificar los conocimientos, habilidades y
capacidades que se requieren, basado en el estudio de las tareas y funciones del puesto.
Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar diversas tcnicas e
instrumentos. A continuacin, encontrars una breve explicacin de las ms usuales.

Los principales medios utilizados para efectuar las necesidades de capacitacin:

Evaluacin del desempeo: Mediante sta, no slo es posible descubrir a los empleados
que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar
tambin qu sectores de la empresa reclaman una atencin inmediata de los responsables
de la capacitacin.

Observacin: Verificar dnde hay evidencia de trabajo ineficiente, como dao de equipo,
atraso en el cronograma, prdida excesiva de materia prima, nmero elevado de
problemas disciplinario, alto ndice de ausentismo, rotacin elevada, etc.

Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin que

evidencien las necesidades de capacitacin.

Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitacin apunta a un

nivel ms alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitacin
para su personal.

Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes

respecto de problemas solucionables mediante capacitacin, que se descubren en las
entrevistas con los responsables de los diversos sectores.

Reuniones nter departamental: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos

organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros
asuntos administrativos que estn presentes en el proceso.
 Examen de empleados: Resultados de los exmenes de seleccin de empleados que
ejecutan determinadas funciones o tareas.

Modificacin del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las

rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos
mtodos y procesos de trabajo.

Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento

ms apropiado para conocer su opinin sincera acerca de la empresa y las razones que
motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organizacin,
susceptibles de correccin.
Lo expuesto pone de manifiesto la necesidad de una alta flexibilidad organizacional y una
elevada preparacin del personal, tanto en el plano profesional como en el dominio de
aspectos organizativos y metodolgicos que rigen en la empresa con lo cual se consolida la
presencia de la entidad en el mercado a partir de la claridad, rapidez y grado de certeza de las
respuestas que brindan a los clientes ante preguntas sobre productos o servicios, formas de
pago y destinos poco usuales.

ALGUNOS PROBLEMAS QUE DETERMINAN ESTA NECESIDAD DE CAPACITACIN

PROBLEMAS DE PRODUCCIN
- Averas en equipos e instalaciones
- Comunicaciones defectuosas
- Costos excesivos en mantenimiento de equipos y maquinarias
- Exceso de errores y desperdicios
- Elevado nmero de accidentes

PROBLEMAS DE PERSONAL
- Relaciones deficientes entre el personal
- Nmero excesivo de quejas
- Poco o ningn inters por el trabajo
- Falta de cooperacin
- Faltas y substituciones frecuentes
- Errores en la ejecucin de ordenes
- Climas organizacionales deficientes
- Dificultad en la comunicacin

PLAN DE CAPACITACIN
Un plan de capacitacin es la traduccin de las expectativas y necesidades de una organizacin
para y en determinado periodo de tiempo. ste corresponde a las expectativas que se quieren
satisfacer, efectivamente, en un determinado plazo, por lo cual est vinculado al recurso
humano, al recurso fsico o material disponible, y a las disponibilidades de la empresa.

El plan de capacitacin es una accin planificada cuyo propsito general es preparar e integrar
al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo
de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo en el trabajo. La capacitacin
en la empresa debe brindarse en la medida necesaria haciendo nfasis en los aspectos
especficos y necesarios para que el empleado pueda desempearse eficazmente en su puesto.

OBJETIVOS DE UN PLAN DE CAPACITACIN

Productividad: La capacitacin ayuda a los empleados a incrementar su rendimiento

y desempeo.

Calidad: Los planes de capacitacin apropiadamente diseados e implantados contribuyen

a elevar la calidad de la produccin de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores estn
mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades.

Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad fsica de un empleado estn directamente

relacionadas con los esfuerzos de capacitacin de una organizacin. La capacitacin
adecuada puede ayudar a prevenir accidentes laborales.

Prevencin de la Obsolescencia: Los esfuerzos de capacitacin del empleado son necesarios

para mantener actualizados a stos de los avances en sus campos laborares respectivos.

Desarrollo Personal: En el mbito personal los empleados se benefician de los planes de

capacitacin, pues le ofrecen una amplia gama de conocimientos, una mayor sensacin
de competencia, un repertorio ms grande de habilidades, que son indicadores de un
desarrollo personal.

DISEO DE UN PLAN DE CAPACITACIN

Un plan de capacitacin consta de varias fases, entre estas existe:

1. PLANEACIN DE LA CAPACITACIN

Fase 1: ANLISIS DE LA SITUACIN (deteccin de necesidades de capacitacin):

Esta etapa es vital para justificar los cursos o la accin de capacitacin que se solicita. En esta
etapa se cumple con la deteccin de las necesidades de capacitacin. Por tales se entienden
las deficiencias que poseen los empleados o trabajadores.

Para determinar las necesidades de capacitacin es necesario investigar todos los hechos
observables que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan
con xito sus labores, o incurren en accidentes.

La evaluacin de necesidades comienza con un anlisis de la organizacin. Los gerentes

deben establecer un contexto para la capacitacin decidiendo dnde es ms necesaria,
cmo se relaciona con las metas estratgicas y cul es la mejor manera de utilizar los
 recursos organizacionales. El anlisis de tareas se utiliza para identificar los conocimientos,
habilidades y capacidades que se requieren. El anlisis de personas se emplea para
identificar quines necesitan capacitacin. Los gerentes y empleados de recursos
humanos deben permanecer alerta al tipo de capacitacin que se requiere; cundo se
necesita; quines los precisan; y qu mtodos son mejores para dar a los empleados las
capacidades necesarias.

Una vez hecho el diagnstico para el plan de capacitacin, sigue la eleccin y prescripcin de
los medios de capacitacin, con el objeto de satisfacer las necesidades de capacitacin. Se
procede a determinar los elementos principales del plan de capacitacin:

A quin debe capacitarse: Empleado, trabajador, gerente.

Quin ser el capacitador: Facilitador, asesor

Acerca de qu capacitar: Tema o contenido del programa.

Dnde capacitar: Lugar fsico, organismo o entidad.

Cmo capacitar: Mtodos de capacitacin y recursos necesarios (presupuesto).

Cundo capacitar: Periodo de capacitacin y horario.

Cunto capacitar: Duracin de la capacitacin, intensidad.

Para qu entrenar: Objeto o resultados esperados.

2. ORGANIZACIN DE LA CAPACITACIN
Fase 2: DISEO DEL PLAN DE CAPACITACIN:

Con la informacin anterior, se procede al diseo del plan de capacitacin. Los expertos
consideran que el diseo de un plan de capacitacin debe enfocarse en los siguientes aspectos
fundamentales:

Definicin de objetivos de la capacitacin: Es el resultado al cual se quiere llegar con el plan

de capacitacin. Se requieren de dos objetivos:

o Objetivos terminales: Indican la conducta que mostrarn los participantes al

finalizar la capacitacin. Pues segn, la teora de aprendizaje, todo
conocimiento nuevo adquirido produce en la persona un cambio de conducta.

o Objetivos especficos: Son objetivos de menor nivel, stos se van logrando

conforme avanza el desarrollo del plan. Se refieren a conductas observables
que el participante realiza y, por lo tanto, son directamente evaluables.
Expresan un mayor grado de especificidad, por tal razn se les denomina
tambin: objetivos operacionales.

Deseo y motivacin de la persona: Para que se tenga un aprendizaje ptimo, los

participantes deben reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevas; as
como conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitacin. Las
siguientes estrategias pueden ser tiles:

o Utilizar el refuerzo positivo.

 o Eliminar amenazas y castigos.

o Ser flexible.

o Hacer que los participantes establezcan metas personales.

o Disear una instruccin interesante.

o Eliminar obstculos fsicos y psicolgicos de aprendizaje.

Principios de aprendizaje: Llamados tambin principios pedaggicos, constituyen las guas

de los procesos por los que las personas aprenden de manera ms efectiva. Mientras ms
se utilicen estos principios en la capacitacin ms probabilidades habr de que sta resulte
efectiva. Estos principios son:

o Participacin.

o Repeticin.

o Relevancia.

o Transferencia.

o Retroalimentacin.

o Caractersticas de los instructivos

o Conocimiento del tema.

o Adaptabilidad.

o Inters.

o Ctedras claras.

o Asistencia individual.

3. EJECUCIN DE LA CAPACITACIN

Fase 3: IMPLEMENTAR EL PLAN DE CAPACITACIN

Existe una amplia variedad de mtodos o tcnicas para capacitar. El mejor mtodo depende
de:

La efectividad respecto al costo.

El contenido deseado del programa.

La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta.

Las preferencias y la capacidad de las personas.

Las preferencias y capacidad del capacitador.

Los principios de aprendizaje a emplear.

La ejecucin de la capacitacin presupone:

Adecuacin del plan de capacitacin a las necesidades de la organizacin.

Calidad del material de capacitacin.

 Cooperacin del personal de la empresa.

Calidad y preparacin de los instructores.

Calidad de los aprendices.

4. EVALUACIN DE LA CAPACITACIN

Fase 4: EVALUACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN

Permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso. Existen

cuatro criterios bsicos para evaluar la capacitacin:

Reacciones: Los participantes felices tienen ms probabilidades de enfocarse en los

principios de capacitacin y utilizar la informacin en su trabajo.

Aprendizaje: Probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de

capacitacin proporciona un parmetro bsico sobre los participantes, que pueden medirse
de nuevo despus de la capacitacin para determinar las mejoras.

Comportamiento: El comportamiento de los participantes no cambia una vez que regresan

al puesto. La transferencia de la capacitacin es una implantacin efectiva de principios
aprendidos sobre los que se requiere en el puesto.

Resultados: Con relacin a los criterios de resultados, se piensa en trminos de

la utilidad de los programas de capacitacin.

Para realizar una evaluacin adecuada, deben considerarse dos aspectos principales:
La evaluacin del desempeo de la tarea especfica que el trabajador realiza: En sta se
examinan los siguientes aspectos:

o Cumplimiento de la cuota de trabajo.

o Habilidad demostrada en realizacin del trabajo.

o Dominio de la tcnica necesaria.

o Inters demostrado en el trabajo.

o Uso de elementos, materiales mquinas de trabajo, etc.

La evaluacin de las caractersticas personales del trabajador: Se analizan aspectos tales

como:

o Espritu de colaboracin.

o Espritu de superacin.

o Responsabilidad.

o Iniciativa.

o Actitud positiva.

o Asistencia y puntualidad.

o Disciplina en el trabajo.
 o Relaciones humanas con sus compaeros de trabajo

5. SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIN

Fase 5: SEGUIMIENTO DEL PROCESO

Como parte del proceso evaluador se considera necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual
implica conocer los resultados y su repercusin en el ambiente de la organizacin. El
seguimiento es un proceso integral, dinmico y participativo enfocado a la obtencin de
informacin para la toma de decisiones en cuanto a la planeacin de las acciones y
su retroalimentacin, la ubicacin, desempeo y desarrollo profesional del capacitando para
determinar si su formacin fue la requerida, o no y por qu.

Un buen plan de capacitacin debe contemplar acciones de monitoreo y seguimiento, no slo

con respecto a los aspectos logsticos sino a la organizacin y planeacin de reuniones
orientadas a verificar el impacto que ha logrado la capacitacin en el incremento de la
productividad, verificar la pertinencia metodolgica y pedaggica con relacin a la
transferencia del aprendizaje a los puestos de trabajo.

El seguimiento precisa de acciones y solicitudes que deben atender quienes estn participando
en los diferentes programas y acciones de capacitacin, tales como reuniones, informes,
formatos que deber ser llenados, etc..

Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que tienen que ver con los recursos
humanos, materiales y financieros utilizados durante la realizacin del plan. La obtencin de
informacin es relevante para una nueva planeacin y operacin de las acciones de
capacitacin. Se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario,
mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que
intervinieron en su formacin y la forma en cmo estos estn siendo aplicados en la
prctica laboral cotidiana (organizacin, efectividad, evaluacin, intereses, experiencias
adquiridas durante el curso, etc.).

MODELOS DE CAPACITACIN

Capacitacin Inductiva: Es aquella que se orienta a facilitar la integracin del nuevo

colaborador, en general como a su ambiente de trabajo, en particular.

Normalmente se desarrolla como parte del proceso de Seleccin de Personal, pero puede
tambin realizarse previo a esta. En tal caso, se organizan programas de capacitacin para
postulantes y se selecciona a los que muestran mejor aprovechamiento y mejores
condiciones tcnicas y de adaptacin.

Capacitacin Preventiva: Es aquella orientada a prever los cambios que se producen en

el personal, toda vez que su desempeo puede variar con los aos, sus destrezas pueden
deteriorarse y la tecnologa hacer obsoletos sus conocimientos.

Esta tiene por objeto la preparacin del personal para enfrentar con xito la adopcin de
nuevas metodologa de trabajo, nueva tecnologa o la utilizacin de nuevos equipos,
llevndose a cabo en estrecha relacin al proceso de desarrollo empresarial.
 Capacitacin Correctiva: Como su nombre lo indica, est orientada a solucionar
problemas de desempeo. En tal sentido, su fuente original de informacin es la
Evaluacin de Desempeo realizada normalmente en la empresa, pero tambin los
estudios de diagnstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar cules son
factibles de solucin a travs de acciones de capacitacin.

Pueden desarrollarse a travs de las siguientes modalidades:

Actualizacin: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes
avances cientfico tecnolgicos en una determinada actividad.
Especializacin: Se orienta a la profundizacin y dominio de conocimientos y experiencias o
al desarrollo de habilidades, respecto a un rea determinada de actividad.
Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y
experiencias, a fin de potenciar el desempeo de funciones tcnicas, profesionales, directivas
o de gestin
Complementacin: Su propsito es reforzar la formacin de un colaborador que maneja solo
parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el
nivel que este exige.
En el puesto de trabajo, proporciona la ventaja de la experiencia directa, as como una
oportunidad de desarrollar una relacin con el superior y el subordinado.Es
un mtodo por el cual los trabajadores reciben la capacitacin de viva voz de su
supervisor o de otro capacitador.
Mtodos fuera del trabajo incluyen las conferencias o discusiones, la capacitacin en el
aula, la instruccin programada, la capacitacin por computadora, las simulaciones, los
circuitos cerrados de televisin, la capacitacin a distancia y los discos interactivos
de video, entre otros

Evaluacin de la Capacitacin

Es necesario evaluar la eficiencia del programa de entrenamiento. Esta evaluacin debe

considerar dos aspectos:

a. Determinar si el entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el

comportamiento de los empleados.

b. Verificar si los resultados del entrenamiento presentan relacin con la consecucin de

las metas de la empresa

El propsito de la evaluacin, es confirmar la eficacia del entrenamiento y velar porque los

objetivos planteados hayan sido alcanzados. Tanto la capacitacin como el desarrollo de los
recursos humanos son factores determinantes en el cumplimiento de los objetivos de toda
organizacin. Desarrollar actitudes as como destrezas (aptitudes) para el crecimiento de los
colaboradores permite que stos desempeen su trabajo eficientemente.

Se recomienda aplicar los siguientes instrumentos de evaluacin:

 Evaluacin Diagnstica.

Para aplicarse al inicio del proceso capacitador.

Evaluacin Intermedia.

Precisa el avance durante el desarrollo de proceso.

Evaluacin Sumaria.

La practicada al finalizar todas las etapas del proceso de capacitacin.

La evaluacin adems de medir los resultados del aprendizaje, deber comprobar la
efectividad de la enseanza, la coordinacin y calidad de los eventos.

El ROI en la capacitacin

Es la relacin del rendimiento sobre la inversin, es decir la relacin entre la rentabilidad

que representa la inversin sobre las acciones de capacitacin en su conjunto o sobre una
sola accin de capacitacin dada.

Sirve para mejorar los resultados financieros de las organizaciones, de sus productos,
servicios, procesos y operaciones.
Reducir costos innecesarios de los procesos de formacin
Contribuir para incrementar las utilidades de la empresa
Asegurar la certidumbre en la toma de decisiones