EL PROCESO CONTABLE

GENERALIDADES

Las diversas disciplinas del conocimiento universal, estudian y aplican su teora a

travs de la adopcin de un mtodo, que a la vez facilita su anlisis y comprensin,
les confiere el carcter cientfico, pues para cumplir objetivo, la mayora de los
cientficos avanza mediante una serie de etapas sistemticas, a fin de ir dando
solidez a su tarea.

En ese orden de ideas podemos afirmar que existen diversas disciplinas cientficas
que dan el reconocimiento de etapas o fases sucesivas que juegan cada una un
papel, a la vez que independiente se relacionan entre si, con una serie de atributos
en busca de un objetivo comn.

Si hablamos de Procesos que persiguen un objetivo comn, por ejemplo EL Proceso

Administrativo, El Proceso Econmico, El Proceso Histrico, El Proceso de
Investigacin, etc.

As mismo la Contadura Pblica alcanza sus objetivos de obtencin y comprobacin

de la informacin financiera, a travs de una serie de fases que integran un
proceso, al cual le llamamos EL PROCESO CONTABLE.

CONCEPTO.

El conjunto de fases a travs de las cuales la Contadura Pblica obtiene y

comprueba la informacin financiera.

ORIGEN DEL PROCESO CONTABLE.

El Proceso Contable surge en la Contabilidad como consecuencia de reconocer una

serie de funciones o actividades eslabonadas entre s, que termina en el objetivo de
la propia contabilidad, es decir en la obtencin de la Informacin financiera.

Para obtener la Informacin financiera, es necesario establecer primeramente un

Sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su
obtencin hasta su presentacin en trminos de informacin terminada. Esta fase
del Proceso Contable se denomina Sistematizacin.

Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las

transacciones financieras en trminos de unidades monetarias, de acuerdo con las
reglas de cuantificacin contenidas en la Teora Contable. Dicha Cuantificacin
constituye la segunda fase denominada Valuacin.

Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento

por medio de instrumentos especficos, con el fin de captarlos, clasificarlos,
registrarlos, calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios.
Esta fase recibe el nombre de Procesamiento.

La informacin plasmada en los Estados Financieros debe analizarse e

interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones
celebradas por el ente econmico tuvieron sobre su situacin financiera. Como
consecuencia de dicho anlisis e interpretacin, se emite una calificacin sobre el
efecto que las transacciones celebradas por el ente econmico consignada en los
Estados Financieros tuvieron sobre las situacin financiera de dicha entidad, con el
fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Este Fase se
denomina Valuacin.
Por ultimo, El Proceso Contable termina con la fase de Informacin, a travs de la
cual se comunica a los interesados de la situacin financiera del ente econmico,
como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el
periodo.

FASES DEL PROCESO CONTABLE.

Con base en el anterior tema podemos determinar que las fases del Proceso
Contable son:

1. Sistematizacin,
2. Valuacin,
3. Procesamiento,
4. Evaluacin, e
5. Informacin

SISTEMATIZACIN. Es la fase inicial del proceso contable que establece el

sistema de informacin financiera en un ente econmico.

VALUACIN. Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en

unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente econmico
en la celebracin de transacciones financieras.

PROCESAMIENTO. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los

Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente
econmico.

EVALUACIN. Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las
transacciones celebradas por el ente econmico sobre su situacin financiera.

INFORMACIN. Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la

informacin financiera obtenida por la Contabilidad.

DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE.

FASE DE SISTEMATIZACIN.

Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual los elementos de la
Contabilidad se organizan, para que esta alcance su objetivo. La Sistematizacin
implica el establecimiento de un Sistema de Informacin Financiera, para lo cual es
necesario seleccionarlo, disearlo e instalarlo.

SELECCIN DEL SISTEMA.

Es elegir los procedimientos y mtodos que de acuerdo con las circunstancias,

resulten ms adecuados para el ente econmico. Para seleccionar con acierto el
Sistema de Informacin Financiera, es necesario conocer la naturaleza y
caractersticas del ente econmico y elegir el procedimiento de procesamiento de
datos que se adecue a dichas caractersticas.

Conocimiento de la Entidad
Elegir el procedimiento de Procesamiento
CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD.
La naturaleza y caractersticas del ente econmico se determina a travs de
investigar:

Su actividad,
Marco Legal,
Ejercicio Contable,
Polticas de Operacin,
Recursos y fuentes con que cuenta, y
Su Organigrama

Su Actividad: Esta se determina por la clase de mercancas, tipo de servicio, tipo

de productos que ofrece o produce normalmente.

Marco Legal: Este se conforma por las disposiciones legales que afectan al ente
econmico. Dichas disposiciones pueden ser impositivas, administrativas, laborales
o sanitarias.

Ejercicio Contable: Es el periodo convencional en el que se divide la vida de un

ente econmico para conocer su situacin financiera y resultados.

Polticas de Operacin: Se encuentran constituidas por el modo particular de

realizar sus transacciones financieras.

Recursos: Para sistematizar la contabilidad es necesario conocer los recursos y

obligaciones que de acuerdo con su naturaleza y caractersticas, le son particulares.

Organigrama: Es una representacin esquemtica de la organizacin del ente

econmico, en la que se sealan jerrquicamente las divisiones funcionales
inherentes a su actividad, as como las relaciones entre s. Este organigrama es
complementado por el manual de funciones y procedimientos.

ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO.

El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los

siguientes:
Procedimiento Manual
Procedimiento Mecnico
PROCEDIMIENTO MANUAL.

Es aquel que emplea bsicamente el esfuerzo humano para la captacin,

clasificacin, registro calculo y sntesis de las transacciones financieras de un ente
econmico mediante la escritura. (Estados Financieros manuales, Tenedura de
libros manual.)

PROCEDIMIENTO MECNICO.

Es aquel que emplea bsicamente la automatizacin de datos para la clasificacin,

registro, clculo y sntesis de las transacciones financieras del ente econmico. Este
procedimiento automatizado ofrece sobre los precedentes, la posibilidad de
procesar grandes volmenes de datos a una mayor velocidad y con mayor
exactitud, aunque implica mayor costo y personal calificado.

ELEMENTOS PARA ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO:

Es necesario ponderar respecto del ente econmico a la cual va a aplicarse, su
magnitud, volumen de operaciones, necesidades de informacin, costo de equipos y
posibilidades de capacitar y sostener personal idneo.

DISEO DEL SISTEMA.

El diseo del sistema de informacin financiera incluye catalogo de cuentas, los

documentos fuente, los diagramas de flujo, la gua de procesamiento de informes.

Catalogo de Cuentas: Es una lista o enumeracin pormenorizada y clasificada de

los conceptos que integran el Activo, Pasivo, patrimonio, Ingresos, Costos y gastos
de un ente econmico.

Documento Fuente: Es el instrumento fsico de carcter administrativo que capta,

comprueba, justifica y controla las transacciones financieras efectuadas por el ente
econmico, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la
contabilidad. EL diseo de los documentos fuentes implica, previamente, establecer
su objetivo, justificar su implantacin, determinar su costo y estudiar su operacin.

Flujo de Documentos: Es el transito que los mismos siguen desde su lugar de

origen hasta su llegada a las diferentes divisiones de la organizacin. Este recorrido
es representado mediante un esquema en el que por medio de figuras geomtricas
conectadas por flechas, se indica el trmite de los documentos que maneja la
entidad y se denomina Diagrama de Flujo.
Gua de Procesamiento: Se constituye por un instructivo en el que se seala el
procedimiento para registrar una operacin partiendo de su origen. Es un
complemento del catalogo de cuentas y es lo que denominamos la Descripcin y
dinmica de las cuentas.

Informes: Son los informes que requieren los niveles de staff para tomar las
decisiones.

Instalacin del sistema: Una vez aprobado, adquiriendo los recursos para su
aplicacin se implanta el sistema elegido

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA

c
Docto

Fuente

Diagram

De Flujo

Gua De
Procesam

Informes

FASE DE VALUACIN
Es la accin de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren
los entes econmicos para lograr sus objetivos.

Siendo la moneda la unidad de medida del valor, los recursos y las obligaciones de
los entes econmicos se valan en Unidades Monetarias. Y toda vez que un mismo
fenmeno puede cuantificarse bajo diferentes bases, se hace necesario definir
criterios de valuacin que aseguren Estados Financieros homogneos.

Valuacin del efectivo,

Valuacin del efectivo en bancos,
Valuacin de Inversiones,
Valuacin de derechos a cargo deudores,
Valuacin de Propiedad Planta y Equipo,
Etc.

FASE DE PROCESAMIENTO

Es la fase del proceso contable que elabora los Estados Financieros resultantes de
las transacciones celebradas por un ente econmico. La elaboracin de la
informacin financiera consta de las siguientes etapas: Captacin, Clasificacin,
registro, calculo y sntesis de datos. Los datos se obtienen por medio de
documentos fuente, se clasifican a travs de cuentas, se calculan por medio de la
mente o una maquina, se registran en el sistema (Software Hoy) y se sintetizan
en Estados Financieros.

CAPTACIN DE LOS DATOS:

Los datos relativos a las transacciones financieras celebradas por las entidades
econmicas se obtienen por medio de documentos fuente.

CLASIFICACIN DE LOS DATOS.

Los datos en la contabilidad se clasifican por medio de la Cuenta.

La CUENTA es el instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que

intervienen en una transaccin financiera.

La cuenta se representa por una cuenta T mayscula, lo que equivale a un campo

dividido en dos partes por una lnea vertical.

ELEMENTOS DE LA CUENTA.

DEBE HABER

La cuenta se compone de dos partes. Lado izquierdo, denominado DEBE y lado

derecho, llamado HABER. Para su clasificacin, las transacciones se anotan o
registran en dichas cuentas.

Las anotaciones que se registran en el campo izquierdo o DEBE, se llaman CARGOS

O DEBITOS; las anotaciones que se hacen en el campo del HABER, se denominan
ABONOS O CRDITOS.
En sntesis CARGAR O DEBITAR significa anotar una cantidad en el DEBE de una
cuenta; ABONAR o ACREDITAR significa anotar una cantidad en el HABER.

A la suma de los cargos o cantidades anotadas en el DEBE de una cuenta se le

denomina Movimiento Debito; la suma de las cantidades registradas en el HABER
de una cuenta, se denomina Movimiento Crdito.

Cuando una cuenta tiene movimiento Debito y movimiento Crdito, la diferencia

resultante se denomina SALDO. El saldo puede ser Saldo Debito o Saldo Crdito,
dependiendo cual es mayor.

DIVISIN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en cuentas de Balance o Cuentas de Situacin Financiera,

Cuentas de resultado y Cuentas de Orden

Las cuentas de Balance son aquellas que se clasifican transacciones que solo
modifican dicha situacin, sin que influyan sobre la utilidad o perdida del ente
econmico.

Las cuentas de Balance o Situacin Financiera se subdividen en:

1. Cuentas del Activo

2. Cuentas del Pasivo
3. Cuentas de Capital Contable

ACTIVO. Representa los bienes y derechos apreciables en dinero , de propiedad del

ente econmico. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos,
las mercancas, los muebles y los vehculos; por derechos, las cuentas por cobrar y
los crditos a favor.

El activo se caracteriza por:

Estar en capacidad de generar beneficios o servicios
Estar bajo el control de la empresa
Generar un derecho de reclamacin
PASIVO. Representa las obligaciones contradas por el ente econmico, para su
cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto

El Pasivo se caracteriza por:

La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el
pago,
Existe una deuda con un beneficio cierto.
PATRIMONIO. Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo.
Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa, y adems
incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los
dueos del Ente Econmico, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas
de pasivo.

El patrimonio se caracteriza:
Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos del
ente econmico
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las perdidas del
ejercicio contable.
Las cuentas de resultado son las que clasifican transacciones que constituyen
Ingresos o Egresos y que por lo tanto inciden sobre la utilidad o prdida de la
entidad.
Las cuentas de Resultado se subdividen por lo tanto en:

1. Cuentas de Ingresos
2. Cuentas de Egresos

INGRESOS. Son valores que recibe el ente econmico cuando realiza una venta o
presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

GASTOS. Un Ente Econmico debe efectuar pagos por servicios y elementos

necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto, porque esos
valores no son recuperables.

COSTO DE VENTAS. Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados

a la venta.

COSTO DE PRODUCCIN O DE OPERACIN. Agrupa el conjunto de cuentas que

representa las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboracin o la
produccin de los bienes, o la prestacin de servicios, de los cuales el ente
econmico obtiene sus ingresos. El movimiento de estas cuentas se registra en
forma similar a las cuentas de costo de ventas.

LAS CUENTAS DE ORDEN. Son las que agrupan los valores que reflejan hechos o
circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa,
as como las cuentas que sirven para efectos de control interno o informacin
general, adems las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros
contables de la empresa y las declaraciones tributarias.
1. Cuentas de Orden Deudoras
2. Cuentas de Orden Acreedoras.
CUENTAS DE LA CONTABILIDAD DE UN ENTE ECONMICO.

Las cuentas ms comunes de la Contabilidad son aquellas que se irn manejando

durante el desarrollo de la materia y que se nombraran en el Plan nico de Cuentas
PUC. Entre algunas tenemos:
CAJA,
BANCOS,
INVERSIONES,
DEUDORES,
INVENTARIO DE MERCANCAS,
TERRENOS,
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES,
MAQUINARIA Y EQUIPO,
OBLIGACIONES FINANCIERAS,
PROVEEDORES,
CUENTAS POR PAGAR,
CAPITAL SOCIAL,
UTILIDAD DEL EJERCICIO,
VENTAS,
COMPRAS
COSTOS DE VENTAS,
GASTOS DE ADMINISTRACIN,
GASTOS DE VENTAS
INGRESOS NO OPERACIONALES,
EGRESOS NO OPERACIONALES,
ETC.
En Colombia el PUC o Plan nico de Cuentas esta reglamentado en el Decreto
Reglamentario 2650 de 1993. Y se tipifica como un documento concebido para
armonizar y unificar el Sistema Contable de los principales sectores de la economa
colombiana, cuyo fundamento legal encuentra asidero en la norma tcnica de
clasificacin de los hechos econmicos, establecida en el articulo 53 del Decreto
reglamentario 2649 de 1993, actual reglamento de la Contabilidad en Colombia.

CAPTULO II

CATALOGO DE CUENTAS

ART. 14.La codificacin del catlogo de cuentas est estructurado sobre la base
de los siguientes niveles:

Clase: El primer dgito

Grupo: Los dos primeros dgitos
Cuenta: Los cuatro primeros dgitos
Subcuenta: Los seis primeros dgitos

Las clases que identifica el primer dgito son:

Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costos de ventas
Clase 7: Costos de produccin o de operacin
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las
clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o prdidas o
estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

ART. 15.Adicionado. D.R. 2894/94, art. 8. Descripciones y dinmicas. A

las dinmicas contenidas en el plan nico de cuentas, se adicionan, cuando a ello
hubiere lugar, movimientos dbitos o crditos por concepto de daciones en pago,
donaciones, permutas, compensaciones, sustituciones, resolucin de contratos,
retiro o utilizacin de activos para el consumo, ajustes por diferencia en cambio y
aplicacin de provisiones, siempre y cuando representen hechos econmicos cuyo
registro cumpla con las normas o principios de contabilidad generalmente
aceptados.

REGISTRO Y CALCULO DE LOS DATOS

LA PARTIDA DOBLE.

REGISTRO Y CALCULO DE LOS DATOS

LA PARTIDA DOBLE.

Al examinar cualquier operacin mercantil, nos podemos dar cuenta en el manejo

de las cuentas, que cada una de ellas afectan por lo menos, dos cuentas, una que
se debita y otras (s) que se acredita (n). Ejemplo.
Se compra un computador por la suma de $2000.000,oo y se cancela con un
cheque del banco.

Al cancelar con cheque, significa que estamos cancelando de contado por lo cual
significa que salio dinero del Banco y el saldo de este disminuye y a cambio se
recibi el computador como un nuevo activo para el ente econmico por el mismo
valor, aumentando el valor de los activos por el mismo valor de $2000.000,oo.

CDIGO CUENTA DEBE HABER

110505 CAJA $2000.000,oo
152805 EQUIPO DE PROC. DATOS $2000.000,oo

ASIENTOS CONTABLES. Es el registro de las operaciones mercantiles en los

comprobantes y libros de contabilidad.

ASIENTO SIMPLE. Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a

un debito y a un crdito.

ASIENTO COMPUESTO. Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas,

pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms
deudoras y una acreedora.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES.

Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de

contabilidad, se cambia el esquema de la cuenta T por los asientos de diario en
forma horizontal, como en el ejemplo anterior.

El proceso para registrar correctamente una operacin mercantil es el siguiente:

Identificar las cuentas que se afectan segn el tipo de transaccin: Para ello se
plantean dos interrogantes.

Al comprar: Qu se compra? Cmo se cancela?

Al vender: Qu se vende? Cmo se cobra su valor?
Al Cancelar una deuda: Qu tipo de deuda se paga? Cmo se
cancela su valor?

Al comprar mercanca a crdito por $1000.000,oo se debe preguntar:

Que se compra? Se compra mercanca. Cdigo 620535

Como se cancela? A crdito. Cdigo 220505

Como se compra mercanca es un costo de ventas y efectuamos un Debito y la

compra es a crdito entonces efectuamos un a crdito a la cuenta de Proveedores.

Determinar la cuenta que se debito y la Cuenta que se acredita: Para ello

debemos primero identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar
su movimiento, teniendo en cuenta cuando aumenta su saldo y cuando
disminuye su saldo, luego se procede a afectar cada una de ellas.
 Para mayor ilustracin a partir de este cuadro resumen entraremos a aclara las
clases del plan nico de cuentas, la naturaleza de sus saldos y cuando disminuye o
aumenta su saldo.

CDIGO CLASE SALDO AUMENTA DISMINUYE

1 ACTIVO Debito Debita Acredita
2 PASIVO Crdito Acredita Debita
3 PATRIMONIO Crdito Acredita Debita
4 INGRESOS Crdito Acredita Debita
5 GASTOS Debito Debita Acredita
6 COSTO DE VENTAS Debito Debita Acredita
7 COSTOS DE PRODUCCIN Debito Debita Acredita
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Debito Debita Acredita
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Crdito Acredita Debita

ECUACIN PATRIMONIAL.

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales del Activo, de Pasivo,
y de Patrimonio de un ente econmico. Para determinar el equilibrio entre estas
cuentas se utiliza una formula matemtica conocida con el nombre de Ecuacin
Patrimonial.

Esta formula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, Del Pasivo o

del Patrimonio.

La Ecuacin Patrimonial es igual a:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Toda la temtica de este capitulo se aclarara a partir de este tems que entraremos
a la parte terica practica de lo que son las bases de contabilidad, con ejercicio
prcticos dictados y desarrollados por el profesor y a su vez ejercicios para
desarrollar por parte de los alumnos.