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QUESTIONNAIRE
DAUDIT INTERNE
A lattention des gestionnaires
dinstitutions musales
Je gre un muse aujourdhui pour demain
Questionnaire daudit interne lattention des gestionnaires dinstitutions musales
Contributions rdactionnelles : Louis Errembault, Joseph Flron, Franoise Gohy, Vronique Leblanc
et Jerry Vandevelde.
Relectures : Ludwine Deblon, Luc Delporte, Ccile Hubaut, Christelle Rousseau, Sophie Valenne.
Coordination pour Muses et Socit en Wallonie : Bernard Van den Driessche, Prsident.
Fernand Collin, Administrateur dlgu.
Bernadette Bonnier, Secrtaire.
ISBN: 2-87212-415-2
Dpot lgal: D/2003/2848/14
Aujourdhui plus que jamais, les muses sont appels voluer. Dans une
socit en pleine mutation, linstitution musale a un vritable dfi relever
pour faire face aux changements. En inscrivant ses missions spcifiques
dans un contexte social plus large, elle se positionne en tant quinstitution au
service du public et donc du dveloppement de la socit.
Cet outil daudit interne, dvelopp dans les pages qui suivent, a pour
vocation daider ces gestionnaires mieux identifier les objectifs de leurs
muses respectifs, hirarchiser leurs priorits, adapter leurs mthodes
de travail ou adopter des critres dvaluation constructifs, de manire
rpondre aux nouveaux dfis auxquels ils seront confronts.
1 Pour ceux qui ne disposeraient pas dun accs Internet, le document papier complet peut tre command
la Maison des Muses . Tl.+Fax : 081/22.96.46.
Quelques outils de rfrence destins rpondre aux attentes et besoins
particuliers sont proposs dans des botes outils signales en fin de
chaque chapitre et accessibles en ligne afin de pouvoir tre rgulirement
actualises (http://www.msw.be/fr/actions_frb.php). Il va de soi que
ces rfrences ne sont pas exhaustives et devront tre compltes en
permanence. Nhsitez pas nous communiquer tous complments utiles
cet effet.
4. Les finances
4.1 Les sources de financement
4.2 La gestion financire
4.3 Lanalyse des comptes
4.4 La gestion comptable
6. Public et communication
6.1 Quel message ?
6.2 Pour quel public ?
6.3 Quels outils de communication ?
6.4 Quels partenaires ?
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
Quel avenir pour votre muse ? Vers o va-t-il ? Vers o voudriez-vous le voir aller ?
Quelle est sa raison dtre ? Cette question fondamentale de la finalit du muse sous-
tend lensemble de ce chapitre et se dclinera en fonction de trois niveaux de rflexion
qui semboteront les uns dans les autres. En effet, pour grer efficacement un muse au
quotidien, il est indispensable de rflchir son avenir et de dterminer ainsi les objectifs
pour lesquels on va mobiliser les nergies et les moyens. Contrairement aux autres
chapitres qui seront trs prcis dans leur formulation, cette premire partie se structure
autour de questions volontairement ouvertes. Nous navons pas voulu livrer dexemples
limitatifs. A vous de programmer votre muse , de laisser libre cours vos intuitions,
vos convictions pour dterminer :
1. votre vision de lavenir du muse. Quelle est sa finalit ?
1
Ainsi que, dans la perspective que vous aurez ainsi dfinie,
2. vos objectifs stratgiques (horizon de 5 ans)
3. vos objectifs oprationnels (horizon d1 an)
Ces objectifs peuvent tre diffrents des trois missions fondamentales dun muse :
conserver, tudier, valoriser. Mais ils ne peuvent tre en contradiction avec ces missions
incontournables qui doivent rester primordiales.
7
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
o En interne ?
o A lextrieur ?
- Quelles sont les valeurs sur lesquelles se fonde votre muse (sa place dans la socit
et les grandes questions qui y sont associes) ?
8
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
- Dans quel ordre de priorit classez-vous ces 3 missions fondamentales dans le cadre
des objectifs stratgiques ?
1. 2. 3.
1
- Les objectifs stratgiques sont-ils en concordance avec :
- Si de tels objectifs nont pas encore t dfinis, quelle devrait en tre la liste ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
- Quels sont les indicateurs qui vous permettront dvaluer si vous avez atteint ces
objectifs stratgiques ?
- Quelle dmarche dvaluation prvoir pour valuer si ces objectifs stratgiques ont t
atteints ?
1
- Fort de cette analyse, pouvez-vous qualifier votre muse dinstitution rentable sur
le plan :
o Scientifique
o Politique
o ducatif
o Social
o Culture/loisir
o Autres
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
- Dans quel ordre de priorit classez-vous ces 3 missions fondamentales dans le cadre
des objectifs oprationnels ?
1. 2. 3.
1
- Les objectifs oprationnels sont-ils en concordance avec :
- Si de tels objectifs nont pas encore t dfinis, quelle devrait en tre la liste ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
- Quels sont les indicateurs qui vous permettront dvaluer si vous avez atteint ces
objectifs oprationnels ?
- En quoi votre muse rpond-t-il des attentes prcises de la socit (image, ducation,
rayonnement culturel, loisirs, intgration)
1
o Scientifique
o Politique
o ducatif
o Social
o Culture/loisir
o Autres
- Quels sont les dcideurs externes au muse et quelles sont leurs attentes ?
- Quels sont les dcideurs internes au muse et quelles sont leurs attentes ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 1 O va votre muse ?
Quelle est votre vision de son avenir ?
- A quel rythme ?
LA BOITE A OUTILS
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 2 Le muse et son environnement
Le muse est la fois un lieu et une institution. Il convient donc didentifier et de cerner les
relations quil a dj ou devrait avoir avec son environnement physique et humain.
Lenvironnement physique induit une situation, une identit, une reconnaissance, une
visibilit, une accessibilit dans un tissu urbain, rural, (post)industriel, porteur ou
contraignant. Il est en tout cas gographiquement dterminant et en attente dune
interaction.
Il est important de bien situer le muse dans son environnement afin quil puisse sy
2
dployer selon sa finalit et ses objectifs.
- Votre muse constitue-t-il une entit aisment isolable dans le tissu bti qui lentoure
(visibilit et caractristiques du btiment, qualit architecturale, faade/signal) ?
o Intrieure
o Extrieure
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 2 Le muse et son environnement
o Autoroute
o Route
o Chemin de fer
o Voie fluviale
o Transports en commun
o Train
o Bus
o Mtro
o Navette permanente
o Train touristique
o Pitonnier
o Rseau de voies lentes (tel que Ravel)
o Circuit divers (autocars, G.R., etc)
2
o Accs handicaps
o Autres :
o Aire de dtente
o Pique-nique
o Restauration Horeca
o Hbergement
o Htel
o Gte rural
o Auberge de jeunesse
o Commerces
o Attractions touristiques
o Autres muses
o Autres
- Quels sont les possibilits dinteraction videntes qui apparaissent entre le muse et
son environnement ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 2 Le muse et son environnement
2
- entretien
- comptabilit
- communication
- promotion
- restauration (conservation)
- autres
Pouvoirs publics
- Etat fdral
- Communaut Franaise
- Rgion Wallonne
- Province
- Commune
- Organismes supranationaux
- Union Europenne
Milieu associatif
- Associations des amis du Muse
- Associations de muses
- Associations de quartier
- Bnvoles
Acteurs touristiques
- Offices de promotion (Province/
Rgion)
- Maisons du tourisme
- Syndicat dinitiative
- Agences de voyage
- Autocaristes
Secteur marchand
- Commerants
- Entreprises importantes de la rgion
- Partenaires commerciaux
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 2 Le muse et son environnement
Enseignement
- Universitaire
- Suprieur non universitaire
- Secondaire
- Primaire
- Maternel
Scurit
- Forces de lordre
- Services dintervention urgente
Mdias et communication
- Presse crite nationale
- Presse crite locale
- Tlvision nationale
- Tlvision locale
- Radio nationale
- Radio locale
Sources de financement
- Sponsors permanents
- Sponsors ponctuels
2
- Donateurs/Mcnes
Ressources scientifiques
- Personnes ressources
- Experts et spcialistes
Autres
- Personnalits locales (ou extrieures)
- Institutions proches (ou loignes)
- Rseaux locaux (ou internationaux)
- Riverains
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 2 Le muse et son environnement
- Quelles sont les activits ou manifestations qui drainent du public dans le voisinage
immdiat de votre muse ?
o Ftes et cortges
o Evnements socioculturels
o Runions de quartier
2
o Rassemblements politiques
o Braderies, foires commerciales
o Commmorations
o Autres :
LA BOITE A OUTILS
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
La maintenance des collections concerne toutes les missions dun muse : tenue dun
inventaire ; dtermination dune politique dacquisitions ; plan de conservation prventive
tant dans le muse (rserve ou exposition) que lors de prts; rflexion quant la politique
de restauration des uvres; formation du personnel, tude des collections, etc. Elle
implique galement une gestion saine des btiments (scurit, humidit, temprature,
lumire)
Comment, pour qui, pourquoi accrotre et diffuser son patrimoine tout en le maintenant en
bon tat ? Autant de questions fondamentales quil faut se poser rgulirement.
- Quels sont les autres partenaires (et quel niveau rel ou juridique) ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
- La met-il en oeuvre ?
o Conservateur/Directeur
3
o Conseil dadministration
o Commission
o Tutelle
3.3 LINVENTAIRE
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
- Existe-t-il :
3
o Sciences, Techniques et Industries
o Sciences naturelles
- Linventaire est-il conu pour sintgrer dans une base de donnes plus large ?
EN MATIERE DE MANIPULATION :
21
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
EN MATIERE DE CONSERVATION :
- A-t-il t tabli une liste de priorits, durgence pour des mesures conservatoires ?
o En interne
o Avec appel externe pour avis, consultance
o Avec intervention extrieure (prive/institutionnelle)
3
- Le muse profite-t-il des prts/dpts lextrieur pour assurer des mesures
conservatoires ?
o En interne
o A charge de lemprunteur, et sous contrle du muse
22
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
o En interne
o En interne avec consultance
o En externe
3
- De quel quipement dispose le muse pour la conservation prventive, active ?
- Existe-t-il une liste des besoins en quipement pour la conservation prventive, active
(Type hygromtre, luxmtre, ) ?
o Complte
o Porte la connaissance du personnel
o Prise en compte
o Contrle
o Mise jour
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
o Taille
o Support
o Techniques
o Chronologie
o Thmes
o Accessibilit
o Conditionnement
o Autres
o Les collections ?
3
o Le matriel ?
- De quel type dassurance sagit-il ? (Valeur par pice ou globale, tous risques ou pas,
agre ou pas )
- A dfaut dune valeur prexistante, le muse en tablit-il une lors des prts
lextrieur ?
IMMOBLIER
o Incendie ?
o Dgts des eaux ?
o Vandalisme ?
o Bris de glace ?
o Responsabilit civile ?
o Autres ?
24
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
3
- Qui est responsable de la scurit ?
o En interne au muse
o Le propritaire
o Lautorit de tutelle
o Une socit prive
o Autre
25
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 3 La maintenance des collections et des btiments
LA BOITE A OUTILS
26
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 4 Les finances
Les finances
La comptabilit nest pas une fin en soi, elle nest pas non plus un mal ncessaire impos
pour des raisons de contrles extrieurs. Cest un vritable outil de gestion indispensable
la conduite de toute institution quelle que soit sa taille.
4
amliorer la situation.
ENTRES
- Une modulation des prix a-t-elle t instaure ? Le prix a-t-il t adapt par rapport :
- Les prix pratiqus sont-ils cohrents par rapport aux objectifs et missions de votre
muse ?
27
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 4 Les finances
AUTRES REVENUS
- actuellement ?
- dans le futur ?
- Votre muse rpond-il aux critres fixs par la Communaut Franaise pour loctroi
dun subside annuel actuellement selon larrt de 1958 et, lavenir, selon les huit
critres du nouveau dcret sur les muses. Ces critres sont :
4
adquats.
4 Disposer dun personnel qualifi pour assurer les fonctions scientifiques,
administratives, ducatives, techniques et de scurit active.
5 Etre accessible au public selon des modalits dfinies pralablement par
le muse ou linstitution musale.
6 Dvelopper une approche dynamique de publics socialement et
culturellement diversifis.
7 Participer la mise en rseau ou des actions collectives des muses.
8Collaborer avec dautres institutions dans les domaines culturel, ducatif,
social, conomique et touristique.
- Pourquoi ?
- Quels produits/services votre muse a-t-il dvelopp pour augmenter ses rentres
financires (boutique, caftria, expertises, accueil ou organisation dvnements,
reproductions duvres, artisanat, location de site / dobjets, dexpositions, ) ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 4 Les finances
o Un membre du personnel
o Un sous-traitant extrieur :
o Un sous-traitant extrieur bnvole
o Professionnel
o Bnvole
o Amis du muse
o Autres
4
- Quel est lorganigramme des personnes pouvant engager financirement linstitution ?
o Budget prvisionnel
o Balance budget/comptes (mensuelle, trimestrielle)
o Tableau de bord (gnral/spcifique)
o Divers calculs de ratio (p.ex. : cots en personnel ou en communication/nombre de
visiteurs)
o Autres
- Les structures dengagements financiers sont-elles assez souples par rapport aux
besoins de fonctionnement ?
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 4 Les finances
- Utilisez-vous une comptabilit en partie double telle que le prvoit la nouvelle loi relative
aux asbl (suivant le plan comptable minimum normalis) ?
Si ce nest pas le cas, sachez que plusieurs des rubriques de cette comptabilit
normalise peuvent vous aider tablir votre bilan et votre compte de rsultats.
Vous pouvez, ce sujet, vous rfrer la bote outils.
- Votre muse dispose-t-il au sein de son personnel des comptences ncessaire pour
grer sa comptabilit ?
4
- Un comptable professionnel a-t-il t consult pour la mise en place des outils de
gestion financire et de prsentation des comptes annuels ?
LA BOITE A OUTILS
30
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 5 La gestion des ressources humaines
Les muses sont avant tout des entreprises de service. Le personnel y constitue la
principale valeur ajoute aux collections. Quelles que soient les tches ralises au sein
de linstitution musale, celles-ci sont interdpendantes et doivent servir les missions
reconnues par le muse. Un organigramme limpide vite les ambiguts de comptences.
Une lgislation sociale respecte favorise un esprit dentreprise au service du patrimoine et
du public. A ct dune gestion administrative et lgale du personnel, lentreprise musale
se doit de se doter doutils de communication ou de formation ncessaires pour que le
personnel puisse mener ses tches. Et si daventure, des conflits de comptence ou de
personnes apparaissent, il convient de pouvoir les rsoudre. Ce sont l autant daspects
qui relvent de la gestion du personnel.
5
- Linstitution dispose-t-elle dun organigramme du personnel et des bnvoles ?
- Comment le contenu du travail est-il structur : tend-il vers une forte spcialisation ou
vers une polyvalence ?
31
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 5 La gestion des ressources humaines
5
- Les membres du personnel partagent-ils les objectifs et les valeurs du muse pour la
construction dune culture dentreprise ?
Conservateur/trice
Collaborateur/trice
Documentaliste/bibliothcaire
Gestionnaire de linventaire
Employ(e) danimation
32
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 5 La gestion des ressources humaines
Fonctions administratives
(administration, secrtariat,
comptabilit)
Restaurateur/trice dobjets
et/ou doeuvres dart
Contacts presse
Technicien(ne)-ouvrier/re
Prpos(e) la rception/
Htesse daccueil, tlphone,
vente boutique
Gardien(ne)-surveillant(e)
Technicien(ne) de surface
(prpos au nettoyage)
Autre
5
1
tps plein: exprim en quivalent temps plein
2
Salari ou Bnvole
3
Interne ou Externe
33
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 5 La gestion des ressources humaines
- Quelles actions doivent tre dveloppes court terme pour progresser dans ce
domaine ?
LA BOITE A OUTILS
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
Public et Communication
La mise en valeur des collections comprend la fois la prsentation musographique
des objets, la communication externe, destine attirer les visiteurs, et la communication
interne, visant leur faire dcouvrir le contenu du muse.
- Quels en sont les principaux points forts, les atouts en terme dattractivit ?
- Vers quoi votre muse est-il en train dvoluer ? Son contenu, sa prsentation, son fil
directeur sont-ils amens changer dans les annes venir ?
35
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
- Quel est le style de votre muse ? Sur quel ton faut-il communiquer son sujet ?
6
- Sil existe, le slogan rsumant la finalit de votre muse est-il toujours actuel et
efficace ?
- Les messages dlivrs par les guides ou les animateurs de votre muse vont-ils dans
le sens de votre identit et de la dontologie dfinie par lICOM ? (Voir bote outils)
Il est pratiquement impossible de bien communiquer vers tous les publics la fois. Le
message est souvent trop gnral pour rpondre aux attentes de chacun, les espaces
promotionnels trop exigus pour faire figurer toute linformation utile.
Une bonne communication, pour tre rentable en terme de cot/bnfice (importance
de linvestissement humain et financier par rapport au nombre et la qualit des visiteurs
attirs) passe par une bonne connaissance de son public (et de son non-public).
Elle est souvent plus stratgique lorsquelle se concentre sur une slection de publics-
cibles.
- En fonction du tableau ci-dessous, identifiez le public auquel votre muse est destin
priori, le public qui le frquente dans les faits et celui qui reste ventuellement
conqurir.
Enfants
Adolescents
Ecoles
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
Enseignants
Familles
Universitaires
Chercheurs
Seniors
Handicaps
Associations culturelles
Autres associations
Institutions publiques
Entreprises prives
Riverains (quartier)
Habitants de la mme ville
Habitants de la mme province
Habitants de la mme rgion /
communaut
Habitants du pays
Collectionneurs
Professionnels spcialiss
Touristes dun jour
6
Touristes trangers
Reprsentants des mdias
Personnes en rinsertion sociale
Personne dorigine immigre
Public socialement / culturellement
dfavoris
Personnes mobilit rduite
Autres handicaps
Autres publics fragiliss
Autres
- Quelles sont les attentes spcifiques de ce(s) public(s) ? Quespre (nt)-t-il(s) trouver
au muse :
- En termes de contenu
- En termes de services
- En termes dinfrastructures
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
- Avez-vous entrepris une dmarche afin de mieux connatre le(s) public(s) conqurir
et de comprendre les raisons qui font quil(s) ne franchit(ssent) pas encore les portes du
muse ?
- Parmi les attentes souvent voques pour attirer un public plus large, on peut citer :
6
seniors ),
o Service pdagogique, dossier pdagogique, jeux didactiques, objets toucher,
o Accueil multilingue, personnalis,
o Offres combines (avec un repas, une activit de dlassement ou une autre visite,
par exemple), packages touristiques, vitrine des curiosits de la rgion,
o Multimdia (audiovisuel), documentaire de prsentation, jeux interactifs, aire
dexprimentation,
o Librairie, boutique souvenirs,
o vasion, rve, plonge dans lhistoire ou un dcor dpaysant
- Votre muse est-il en mesure dadapter son offre culturelle pour attirer de nouveaux
publics ?
- Votre muse est-il prt dvelopper des orientations nouvelles par rapport ses
vocations premires (en jouant la carte de lattraction touristique davantage que celle de
la recherche scientifique, par exemple) ?
- Serait-il prfrable de concentrer son action promotionnelle vers un choix plus restreint
de publics-cibles ?
38
Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
- Quels sont les vecteurs de communication que votre muse utilise aujourdhui ?
Soulignez-les dans la liste indicative suivante :
6
de scurit et objets interdits, langues parles par le rceptionniste, tenue du
personnel daccueil billetterie, badges
o Internet : site Internet rfrenc, liens croiss, prsence sur un portail, groupes de
discussion
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
- Ces diffrents outils ont-ils fait lobjet dune approche harmonise (graphique,
signaltique) ?
6
communication mis la disposition des visiteurs du muse ?
- Votre muse est-il en mesure de faire appel des consultants extrieurs spcialiss en
communication (musologie, signaltique, graphisme, marketing, Internet) ?
- Quelles pistes avez-vous dj explores pour vous faire aider par des professionnels
extrieurs sans trop investir financirement dans lopration ?
Par exemple : stagiaires en musologie ou en communication, avis dautres responsables de
muses, alignement sur un plan de communication existant, exercice daudit loccasion dune
journe de formation (p.ex. AFMB)
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Je gre un muse
aujourdhui... pour demain 6 Public et communication
- Pouvez-vous compter sur des partenaires extrieurs pour dmultiplier les effets de vos
dmarches dinformation du public et de communication institutionnelle ?
Par exemple :
6
spcialises, tour-oprateurs, autocaristes, associations de guides touristiques,
confrenciers)
o Ambassades, dlgus rgionaux et attachs culturels belges ltranger (CGRI,
Agence wallonne lexportation, Agence Bruxelles Wallonie Qubec)
o Clubs spcialiss et associations damateurs (souvent prsents sur Internet)
o Partenaires commerciaux (mcnat, joint-ventures)
o Mdias locaux, rgionaux, nationaux, internationaux
o Rseaux scolaires
o Htels, restaurants et cafs des environs
o Autres
LA BOITE A OUTILS
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