PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Objetivo del Procedimiento: Aplicar las reglas y principios generales que regulan la funcin
archivstica en el Estado para garantizar la adecuada conservacin y preservacin de la memoria
institucional.

Responsable: Alcance:
Coordinador Grupo de Administracin de Toda la documentacin del SENA de valor
Documentos de la Direccin General y su administrativo, fiscal, legal, cientfico,
equipo econmico, histrico o cultural registrada en
Coordinador Grupo de Mejora Continua de la cualquier tipo de soporte.
Gestin Institucional de la Direccin General y
su equipo
Comit de Mejora Continua de la Gestin
Institucional
Responsables de las Unidades de
Correspondencia de las Direcciones
Regionales y los Centros de Formacin
Servidores pblicos de la Entidad

Proceso / Procedimiento Proveedor: Proceso / Procedimiento Cliente:

Todos los procesos Todos los procesos

Entradas: Salidas:
Documentacin que recibe o produce la Documentacin del SENA manejada de
entidad acuerdo con las polticas archivsticas del
estado

Indicadores: Riesgos:

No. de hallazgos reportados por visita de los Incumplir las polticas archivisticas del
organismos de control en relacin con el estado en el manejo de la documentacin
Proceso de Gestin Documental institucional

REQUISITOS BASICOS MINIMOS:

Es importante garantizar la participacin de Talento humano con capacitacin y experiencia en los
procesos de gestin de documentos en el estado, de acuerdo con lo establecido por la Ley General
de Archivos y su reglamentacin
Contar con la infraestructura fsica y tecnolgica que garantice la adecuada gestin documental de
la entidad
En la serie documental establecida para el Control y Registro de Documentos del Modelo de Mejora
Continua se puede tener el control de documentos y registro de aquella informacin
correspondiente a manuales, caracterizaciones, procedimientos, guas, instructivos y formatos que
se enmarquen en el Modelo de Mejora Continua Institucional, los cuales deben tener como mnimo
lo establecido en el Instructivo para la elaboracin y codificacin de documentos, con el fin de dar
cumplimiento a los requerimientos del numeral 4.2 de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica NTC GP 1000:2004.

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Descripcin
Fase
1 La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de
cada dependencia.

El Grupo de Administracin de Documentos, adscrito a la Secretara General debe regular y

normalizar las actividades y labores necesarias para la produccin documental en la
entidad, en los siguientes aspectos:

Produccin Documental
Creacin y diseo de documentos.
Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y
procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-
ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documental

Identificacin de las dependencias productoras.
Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la
TRD (Tabla de Retencin Documental).
Directrices relacionadas con el nmero de copias.
Control de la produccin de nuevos documentos.
Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2 La recepcin de documentos se refiere al conjunto de operaciones de verificacin y control

que se deben realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurdica.

Esta actividad se encuentra a cargo de las Unidades de Correspondencia en el caso de las

Direcciones Regionales y los Centros de Formacin Profesional y del Grupo de
Administracin de Documentos, para la Direccin General.

En la recepcin de documentos se debe verificar que estn completos, que correspondan a

lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con
el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales

como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se
desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos de la institucin.

En esta fase se pueden identificar las siguientes actividades:

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Recepcin de Documentos
Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo
electrnico, pgina web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Radicacin de documentos
Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos
establecidos en el artculo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envo.
Impresin de rtulo de la radicacin.
Registro impreso de planillas de radicacin y control.

Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignacin de datos conforme al artculo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del
funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos
recibidos y enviados.

3 La distribucin de documentos contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que

los documentos lleguen a su destinatario. Esta fase se encuentra a cargo de las Unidades
de Correspondencia de las Direcciones Regionales y los Centros de Formacin Profesional
y del Grupo de Administracin de Documentos en la Direccin General.

La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos en el interior y el exterior de la

entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso
se distinguen actividades como:

Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a la dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.

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Enrutamiento de documentos a la dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo
electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.

4 El trmite de documentos se refiere al curso del documento desde su produccin o

recepcin en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su funcin
administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos

objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos
mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se identifican actividades de:

Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.
Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
Definicin de los perodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin
del asunto.

5 La organizacin de los documentos es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin,

ordenacin y descripcin de los documentos de la Entidad, como parte integral de los
procesos archivsticos.

Esta fase involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de las aspectos de
organizacin de los archivos: gestin o de oficina, central e histrico.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos

comprende:

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Clasificacin Documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de
acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad

Actividades:
Identificacin de unidades administrativas y funcionales.
Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia.
Conformacin de series y subseries documentales.
Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los
documentos de apoyo.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas

series en el orden previamente acordado.

Actividades:
Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
Conformacin y apertura de expedientes.
Determinacin de los sistemas de ordenacin.
Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos.
Foliacin.

Descripcin Documental: Es el anlisis de los documentos de archivo o de sus

agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la
investigacin.

Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.

Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e
ndices.
Actualizacin permanente de instrumentos.

Organizacin y archivo de documentos: Un instrumento archivstico que permite la

normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento
en sus diferentes fases, es la Tabla de Retencin Documental, la cual acta como regulador
de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de
utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos.

Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que

los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes,

valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de
ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposicin final.

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Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferencias documentales.
Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

6 Para acceder a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin

que contienen, se realiza la consulta de documento.

Esta fase involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de los aspectos de
organizacin de los archivos: gestin o de oficina, central e histrico. La consulta garantiza
el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado
Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de
ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los
archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica,
correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras

dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas
por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga
carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.

La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio
de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.

Las actividades bsicas en esta fase son:

Formulacin de la consulta
Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.
Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por
conservacin.
Reglamento de consulta.

Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consulta
Atencin y servicio al usuario.

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Infraestructura de servicios de archivo.

Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin

7 La conservacin de documentos comprende el conjunto de medidas preventivas o

correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.

Esta fase involucra a los funcionarios de la Entidad, a cargo de los archivos central e
histrico y se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de

archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema

Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de
espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de
Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes

8 La disposicin final de los documentos, hace regencia a la seleccin de los documentos en

cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su
eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de
Valoracin Documental.

Esta fase involucra principalmente a los funcionarios de la Entidad, a cargo de los archivos
central e histrico y excepcionalmente a los funcionarios de los archivos de gestin.

Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica
Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o
subserie se le aplic previamente la actividad de valoracin para definir su conservacin
permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se

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observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores

administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de
algunas muestras representativas.

Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:

Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin

conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo es facilitar el acceso a la informacin,
evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en

casos tales como el de los informes de gestin de los que se conserva una copia en las
unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de
planeacin quienes conservan el total de la serie y la transfieren al archivo central
correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos

originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida
y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los
soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los perodos de prescripcin
aplicables en cada caso.

Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar

algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomticos.

Las actividades bsicas a realizar son:

La conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la
ciencia y la cultura.

Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.

Eliminacin de documentos. Actividad resultante de la disposicin final sealada en las

Tablas de Retencin Documental o en las Tablas de Valoracin Documental, para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar
su informacin en otros soportes.

Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

Seleccin documental. Actividad de la disposicin final sealada en las Tablas de

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Retencin Documental o en las Tablas de Valoracin Documental y realizada en el archivo

central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para
su conservacin permanente.

Aplicacin de mtodo elegido.

Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

Microfilmacin. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes

en pelcula.

Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica.
Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin. Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de

manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser
leda o interpretada por computador. (GRGA)

Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.

Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.

Documentos asociados:
Acuerdos, Resoluciones y Circulares expedidos por el Archivo General de la Nacin, mediante
los cuales se reglamenta la Ley General de Archivos.
Reglamento General de Archivos.
Manual de manejo del aplicativo ONBASE
Instructivo para la elaboracin y control de Documentos y registros del Sistema de Gestin
Calidad

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