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MANUAL DE USUARIO

GESTIN DOCUMENTAL
ndice de Contenido

Ingreso al sistema ........................................................................................................................ 3


Importacin de Documentos ....................................................................................................... 5
Importacin en carpeta adjuntos ................................................................................................ 5
Importacin en carpeta capacitacin ........................................................................................ 12
Creacin de un nuevo Documento de calidad .......................................................................... 17
Ingreso de un nuevo Documento de calidad (usuario Editor) .................................................... 17
Estado Edicin (Inbox usuario Editor) ...................................................................................... 26
Rechazo de una tarea ......................................................................................................... 34
Delegacin de una tarea ...................................................................................................... 37
Estado Revisin (Inbox usuario Revisor) .................................................................................. 40
Rechazo de una tarea ......................................................................................................... 44
Delegacin de una tarea ...................................................................................................... 46
Estado Aprobacin (Inbox usuario Aprobador) ......................................................................... 49
Rechazo de una tarea ......................................................................................................... 53
Delegacin de una tarea ...................................................................................................... 55
Estado Aprobacin AC (Inbox usuario AC) ............................................................................... 57
Rechazo de una tarea ......................................................................................................... 61
Delegacin de una tarea ...................................................................................................... 63
Estado Capacitacin (Inbox usuario Editor) .............................................................................. 66
Rechazo de una tarea ......................................................................................................... 70
Delegacin de una tarea ...................................................................................................... 72
Estado Aprobacin_Doc_Vigente (Inbox usuarios del grupo qa-it) ............................................ 75
Rechazo de una tarea ......................................................................................................... 79
Delegacin de una tarea ...................................................................................................... 81
Estado Vigente ........................................................................................................................ 84
Reemplazo de Documentos ....................................................................................................... 85
Versin Revisin ........................................................................................................................ 94
Versin Mayor ............................................................................................................................ 98
Vencimiento de documentos ....................................................................................................104
ViewerLPA .................................................................................................................................108
Solapa Buscar Relacionados y Documentos Relacionados .....................................................109
Crear criterio de bsqueda..................................................................................................109
Eliminar relaciones entre Documentos ................................................................................111
Visualizar Documento relacionado ......................................................................................112
Solapa Buscar Adjuntos y Documentos Adjuntos ....................................................................113
Crear criterio de bsqueda..................................................................................................113
Eliminar documentos adjuntos ............................................................................................115
Visualizar Documento adjunto.............................................................................................116
Solapa Historial del documento ...............................................................................................117
Solapa Historial del proceso....................................................................................................121
Solapa Comentarios ...............................................................................................................125
Solapa Historial de Impresiones ..............................................................................................126
Impresiones de documentos ...................................................................................................128
Copia Controlada................................................................................................................128
Copia No Controlada ..........................................................................................................130
Solicitud de copia controlada ..............................................................................................132
Copia Original .....................................................................................................................142
Detalles de impresin .........................................................................................................144
Descarga en formato PDF ..................................................................................................145
Documento fuera de circulacin ..............................................................................................147

1
Revisiones

N Fecha Observaciones Autor


1 26/10/2014 Primera versin Luca Saboundji
2 09/12/2014 Segunda versin Luca Saboundji
3 12/03/2015 Tercera versin Luca Saboundji

2
Ingreso al sistema

Para comenzar a trabajar sobre la plataforma de Gestin documental, se debe loguear al sistema a
travs de la siguiente URL: http://sgd.web.tecnofarma/webtop/
Se visualizar el siguiente cuadro de logueo:

1- Ingresar nombre de usuario (login name)


2- Ingresar contrasea (password)
3- Seleccionar repositorio (repository)
4- Si se realiza click en More Options, se visualizar la siguiente pantalla en donde podr
seleccionar el idioma con el que desea trabajar:

3
5- Presionar el botn Inicio de sesin (login) para comenzar a trabajar.

El usuario logueado slo visualizar los documentos en los que posee permisos.

4
Importacin de Documentos

Slo es posible importar documentos en la carpeta Adjuntos y en la carpeta Capacitacin

Importacin en carpeta adjuntos

Para importar documentos en la carpeta adjuntos se deben realizar los siguientes pasos:

1- Seleccionar la carpeta ADJ


2- Seleccionar opcin FILE
3- Seleccionar opcin IMPORT
4- Presionar el botn ADD FILES
5- Seleccionar archivo del directorio correspondiente

El/los archivo/s seleccionados se visualizarn en el listado de archivo/s seleccionados.

Ejemplo:

5
6- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente ventana:

7- Completar las siguientes propiedades:

Type: Slo se encuentra disponible la opcin adjuntos


TipoDoc: Slo se encuentra disponible la opcin ADJ para el caso de los adjuntos
Sector
Destinatarios
Ttulo
Editor
Cdigo Archivo Adjunto: Mostrar una lista con los documentos del sistema a los
cuales se adjuntar el documento. El documento seleccionado en el desplegable
aparecer como parte del cdigo del documento adjunto
Cdigo de documento

8- Una vez completadas las propiedades, presionar el botn FINISH

6
El nuevo documento importado se visualizar en la carpeta ADJ

Ejemplo:

Una vez que el documento es tomado por el workflow de adjuntos, el mismo se visualizar de la
siguiente manera:

Aclaracin: el cdigo de los documentos adjuntos se comporta de la siguiente manera:


o Tipo Documental Cdigo Archivo Adjunto Estado

En caso que el documento que se seleccion en la propiedad CODIGO ARCHIVO


ADJUNTO sea el mismo que el de otro documento adjunto, se visualizar en el inbox del
usuario editor la tarea validar_codigo:

Para completar la tarea, se deben realizar los siguientes pasos:

7
1- Abrir la tarea Validar_Codigo. Se visualizar la siguiente pantalla:

2- Seleccionar el documento. Ir al men View > Properties > Info. Se visualizar la siguiente
pantalla:

8
3- Modificar el valor de la propiedad CODIGOS DE ARCHIVO ADJUNTO.
4- Presionar el botn OK. Se visualizar la pantalla principal de la tarea.
5- Presionar el botn Finish. Se visualizar la siguiente pantalla:

6- Ingresar la firma del usuario editor y presionar OK. Se visualizar la pantalla del inbox.
7- Ir a la carpeta ADJ donde se podr visualizar el documento:

9
Una vez terminado el proceso de importacin, se deber adjuntar mediante el
ViewerLPA el documento adjunto al documento al cual se hizo referencia. Para esto
se deben realizar los siguientes pasos:

1- Buscar el documento al que se hizo referencia al momento de importar el archivo a la


carpeta adjuntos. Recordar que el nombre del documento es el que figura en el
nomenclador (en este caso: ZA-PROC-IT-000021)

2- Seleccionar el documento y presionar click derecho.


3- Seleccionar la opcin ViewerLPA
4- Ir a la pestaa Buscar Adjuntos
5- Ingresar el criterio de bsqueda y presionar el botn Buscar

10
6- Seleccionar el documento y presionar el botn Adjuntar

7- Se visualizar el siguiente mensaje:

8- Presionar el botn OK
9- Para comprobar que los documentos se encuentren adjuntos, ir a la pestaa documentos
adjuntos:

11
Importacin en carpeta capacitacin

En esta carpeta SLO se podrn ingresar documentos de capacitacin del tipo


documental PROC ya que es el nico tipo documental que puede tener
capacitaciones.

Para importar documentos en la carpeta capacitacin se deben realizar los siguientes pasos:

1- Seleccionar la carpeta CAP


2- Seleccionar opcin FILE
3- Seleccionar opcin IMPORT
4- Presionar el botn ADD FILES
5- Seleccionar archivo del directorio correspondiente

El/los archivo/s seleccionados se visualizarn en el listado de archivo/s seleccionados.

Ejemplo:

6- Presionar el botn NEXT

12
Se visualizar la siguiente ventana:

7- Completar las siguientes propiedades:

Type: Slo estar disponible la opcin capacitacin


TipoDoc: Slo estar disponible la opcin CAP para el caso de una capacitacin
Sector
Destinatarios
Ttulo
Editor
Cdigo Archivo Adjunto: Mostrar una lista con los documentos del sistema a los
cuales se relacionar el documento. El documento seleccionado en el desplegable
aparecer como parte del cdigo del documento adjunto
Cdigo de documento
Capacitados: Donde deber seleccionar todas las personas que participaron de la
capacitacin
Fecha capacitacin: Donde deber seleccionar la fecha en la que se llev a cabo
la capacitacin.
Observaciones

8- Una vez completadas las propiedades, presionar el botn FINISH

13
El nuevo documento importado se visualizar en la carpeta CAP

Ejemplo:

Una vez que el documento es tomado por el workflow de capacitacin, el mismo se visualizar de
la siguiente manera:

Aclaracin: el cdigo de los documentos de capacitacin se comporta de la siguiente


manera:
o Tipo Documental Cdigo Archivo Adjunto Estado

A diferencia de los documentos adjuntos, en caso que el cdigo archivo adjunto sea el
mismo que el de otro documento, no se enviar una tarea al usuario editor. Esto se debe a
que las capacitaciones para un mismo procedimiento pueden hacerse en distintas fechas y
con diferentes personas.

14
Una vez terminado el proceso de importacin, se deber relacionar mediante el
ViewerLPA el documento de capacitacin al documento al cual se hizo referencia.
Las relaciones a este documento, NO se podrn realizar una vez que el documento
de tipo PROC se encuentre en estado VIGENTE. Para relacionar los documentos se
deben realizar los siguientes pasos:

9- Buscar el documento al que se hizo referencia al momento de importar el archivo a la


carpeta CAP. Recordar que el nombre del documento es el que figura en el nomenclador
(en este caso: ZA-PROC-IT-000019)

10- Seleccionar el documento y presionar click derecho.


11- Seleccionar la opcin ViewerLPA
12- Ir a la pestaa Buscar Relacionados
13- Ingresar el criterio de bsqueda y presionar el botn Buscar

15
14- Seleccionar el/los documento/s y presionar el botn Relacionar

15- Se visualizar el siguiente mensaje:

16- Presionar el botn OK


17- Para comprobar que los documentos se encuentren relacionados, ir a la pestaa
documentos relacionados:

16
Creacin de un nuevo Documento de calidad

Ingreso de un nuevo Documento de calidad (usuario Editor)

1- Ingresar al sistema de Gestin Documental


2- Seleccionar tipo documental de la lista que se encuentra en la izquierda de la pantalla

3- Seleccionar carpeta Edicin


4- Seleccionar opcin File > New > Document

17
Se visualizar la siguiente pantalla:

5- Ingresar nombre del nuevo documento (name)


6- Seleccionar el tipo documental (type)
7- Seleccionar Formato (format)
8- Presionar el botn NEXT

18
Se visualizar la siguiente pantalla:

9- Seleccionar Filial
10- Seleccionar Sector
11- Seleccionar Editor

19
12- Seleccionar Revisor

Ejemplo:

a- Para agregar un usuario, seleccionar usuario de la lista y presionar el botn


Add
b- Para eliminar un usuario, seleccionar usuario agregado a la lista y presionar el
botn Remove
c- Al finalizar presionar el botn OK

13- Seleccionar Aprobadores

Ejemplo:

20
a- Para agregar un usuario, seleccionar usuario de la lista y presionar el botn
Add
b- Para eliminar un usuario, seleccionar usuario agregado a la lista y presionar el
botn Remove
c- Al finalizar presionar el botn OK

14- Seleccionar Destinatarios

Ejemplo:

a- Para agregar un usuario, seleccionar usuario de la lista y presionar el botn


Add
b- Para eliminar un usuario, seleccionar usuario agregado a la lista y presionar el
botn Remove
c- Al finalizar presionar el botn OK

15- Ingresar Ttulo


16- Presionar el botn NEXT

21
Se visualizar la solapa Permisos

Ejemplo:

20- Presionar el botn FINISH

Al finalizar se abrir la plantilla asociada al tipo documental seleccionado. Esta


plantilla est protegida en su encabezado, en su pie de pgina y solo puede ser
modificado su contenido en los lugares que se encuentran habilitados para dicha
funcin.

22
Ejemplo:

Encabezado
protegido

Contenido no
protegido (amarillo)

Pie de pgina
protegido

23
Una vez que se completa la plantilla con todos los datos necesarios, se debern seguir los
siguientes pasos para poder dar comienzo al proceso:

21- Presionar el botn Guardar de la aplicacin Word


22- Cerrar aplicacin Word

El documento se ubicar dentro de la carpeta EDICION del tipo documental seleccionado. Se


visualizar el documento con un identificador de documento extrado (llave) para ser modificado.

Ejemplo:

23- Realizar click derecho sobre el documento seleccionado


24- Seleccionar opcin Check in para registrar el documento

Se visualizar la siguiente pantalla de registracin.

Ejemplo:

24
25- Presionar el botn OK

Una vez registrado el documento, su nombre cambiar por la siguiente combinacin:

Filial - Tipo Documental - Sector - nmero correlativo - Estado

Ejemplo:

25
Estado Edicin (Inbox usuario Editor)

Una vez que el documento cambia de nombre, el usuario editor recibir la tarea Editar en su
bandeja de entrada y en la carpeta de estado Edicin del tipo documental se visualizar el nuevo
documento:

Ejemplo:

Para completar la tarea, se debern seguir los siguientes pasos:

1- Realizar doble click sobre la tarea Editar

Se visualizar la siguiente pantalla:

Solo en la tarea de Edicin se podr modificar el documento

Para esto, se deben seguir los siguientes pasos:

26
2- Realizar click derecho sobre el documento y seleccionar la opcin EDIT

El documento se abrir dentro de la aplicacin Word para modificar su contenido slo en las
secciones no protegidas.

Una vez finalizada la modificacin del documento, se debern seguir los siguientes pasos:

3- Presionar el botn Guardar de la aplicacin Word


4- Cerrar aplicacin Word. Se visualizar la siguiente pantalla:

El documento se visualizar con un identificador de documento extrado (llave) que indica que el
mismo fue modificado y debe ser registrado.

27
Para registrarlo, se debern seguir los siguientes pasos:

5- Seleccionar documento y realizar click derecho sobre el documento


6- Seleccionar opcin CHECK IN

Se visualizar la siguiente pantalla:

28
7- Seleccionar la VERSIN

o Aclaracin: Esta versin es la propia de la plataforma documental


(Documentum). No es la versin que se visualizar en las plantillas.

8- Presionar el botn OK
9- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn


disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

29
10- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios.

Se visualizar la siguiente pantalla:

11- Ingresar el comentario deseado.


12- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
13- Al finalizar presionar el botn OK

Una vez ingresados todos los comentarios necesarios, se visualizar la siguiente pantalla:

30
14- Presionar el botn FORWARD

Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario Editor deber ingresar la contrasea:

15- Ingresar contrasea (password)


16- Presionar botn OK

El usuario Revisor recibir la tarea Revisar y el documento se visualizar en la carpeta


Revisin de su tipo documental.

En caso que los usuarios que se hayan seleccionado como Editor, Revisor y Aprobador sean
los mismos, al reenviar la tarea de edicin, el usuario editor recibir en su bandeja de
entrada, la tarea ChequearUsuarios

Ejemplo:

31
17- Seleccionar tarea ChequearUsuarios y realizar doble click sobre la tarea seleccionada

Se visualizar la siguiente pantalla:

18- Seleccionar documento


19- Ir al men View > Properties > Info

Se visualizar la siguiente pantalla con las propiedades del documento:

32
20- Modificar los usuarios que se encuentran repetidos
21- Presionar el botn OK

Se visualizar la siguiente pantalla:

33
22- Presionar el botn FINISH

Una vez completada la tarea de chequear usuarios, se enviar la tarea de Edicin a la


bandeja de entrada del usuario Editor.

Rechazo de una tarea

Es posible rechazar las tareas que llegan al inbox. Para poder realizar esto, se deben seguir los
siguientes pasos:

1- Seleccionar una tarea del inbox del usuario.


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn REJECT.

34
Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

4- Ingresar contrasea
5- Presionar el botn OK

Al rechazar, la tarea ya no se visualizar en la bandeja de entrada del usuario Editor y se


enviar a la bandeja de entrada de todos los usuarios del grupo QA-IT la tarea AC
Confirma Rechazo.

Ejemplo:

Slo un usuario del grupo QA-IT podr tomar la tarea y en el momento que lo haga, la misma
desaparecer del inbox de todos los dems usuarios.

35
6- Realizar doble click sobre la tarea AC Confirma Rechazo. Se visualizar la siguiente
pantalla:

7- Presionar el botn ACCEPT para poder habilitar los botones para confirmar el rechazo
o para no confirmarlo.
8- Presionar el botn FORWARD (en caso que confirme el rechazo) o el botn REJECT
(en caso que no lo confirme)

Se visualizar la siguiente pantalla para completar con la firma del usuario del grupo QA-IT:

36
Si el usuario del grupo QA-IT aprueba el rechazo, el documento es enviado a la carpeta No
Vigente de su tipo documental.

Si el usuario del grupo QA-IT NO aprueba el rechazo, el documento se visualizar en la carpeta


Edicin de su tipo documental y la tarea Editar ser enviada a la bandeja de entrada del usuario
Editor nuevamente.

Delegacin de una tarea

Es posible delegar a otro usuario una tarea del inbox. Para esto, se deben seguir los siguientes
pasos:

1- Ingresar al inbox y seleccionar la tarea que desea delegar


2- Doble click en la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

37
3- Presionar el botn DELEGATE. Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar el link "click to assign". Se visualizar la siguiente pantalla:

5- Ingresar en el recuadro superior izquierdo el nombre del usuario o del grupo al que
desea delegar la tarea

38
6- Seleccionar el usuario o grupo. Se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn OK. Se visualizar la siguiente pantalla:

8- Presionar el botn OK para finalizar la delegacin

39
Estado Revisin (Inbox usuario Revisor)

Una vez que el usuario editor complet su tarea, al usuario revisor le llegar a su inbox la tarea
Revisar y en la carpeta de estado Revisin del tipo documental se visualizar el documento:

Ejemplo:

1- Realizar doble click sobre la tarea Revisar

Se visualizar la siguiente pantalla:

40
En caso de querer modificar el documento, se visualizar el siguiente mensaje de error
indicando que el usuario no tiene permisos para realizar dicha accin:

Presionar el botn OK para cerrar el mensaje

2- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

41
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

3- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios.

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Ingresar el comentario deseado.


5- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
6- Al finalizar presionar el botn OK

42
Una vez ingresados todos los comentarios necesarios, se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn FORWARD

Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario Revisor deber ingresar la contrasea:

43
8- Ingresar contrasea (password)
9- Presionar botn OK

El usuario Aprobador recibir la tarea Aprobar y el documento se visualizar en la


carpeta Aprobacin de su tipo documental.

Rechazo de una tarea

Es posible rechazar las tareas que llegan al inbox. Para poder realizar esto, se deben seguir los
siguientes pasos:

1- Seleccionar una tarea del inbox del usuario.


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn REJECT.

44
Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

4- Ingresar contrasea
5- Presionar el botn OK

Al rechazar, la tarea ya no se visualizar en la bandeja de entrada del usuario Revisor y se


enviar la tarea Editar a la bandeja de entrada del usuario Editor. El documento volver a
visualizarse en la carpeta de estado Edicin de su tipo documental.

45
Delegacin de una tarea

Es posible delegar a otro usuario una tarea del inbox. Para esto, se deben seguir los siguientes
pasos:

1- Ingresar al inbox y seleccionar la tarea que desea delegar


2- Doble click en la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn DELEGATE. Se visualizar la siguiente pantalla:

46
4- Presionar el link "click to assign". Se visualizar la siguiente pantalla:

5- Ingresar en el recuadro superior izquierdo el nombre del usuario o del grupo al que
desea delegar la tarea

6- Seleccionar el usuario o grupo. Se visualizar la siguiente pantalla:

47
7- Presionar el botn OK. Se visualizar la siguiente pantalla:

8- Presionar el botn OK para finalizar la delegacin

48
Estado Aprobacin (Inbox usuario Aprobador)

Una vez que el usuario revisor complet su tarea, al usuario aprobador le llegar a su inbox la
tarea Aprobar y en la carpeta de estado Aprobacin del tipo documental se visualizar el
documento.

Ejemplo:

1- Realizar doble click sobre la tarea Aprobar

Se visualizar la siguiente pantalla:

49
En caso de querer modificar el documento, se visualizar el siguiente mensaje de error
indicando que el usuario no tiene permisos para realizar dicha accin:

Presionar el botn OK para cerrar el mensaje

2- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

50
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

3- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios.

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Ingresar el comentario deseado.


5- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
6- Al finalizar presionar el botn OK

51
Una vez ingresados todos los comentarios necesarios, se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn FORWARD

Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario Aprobador deber ingresar la contrasea:

8- Ingresar contrasea (password)


9- Presionar botn OK

52
El usuario Aprobador AC del grupo QA-IT recibir la tarea Aprobacin de AC y el
documento permanecer en la carpeta Aprobacin de su tipo documental.

Rechazo de una tarea

Es posible rechazar las tareas que llegan al inbox. Para poder realizar esto, se deben seguir los
siguientes pasos:

1- Seleccionar una tarea del inbox del usuario.


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn REJECT.

53
Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

4- Ingresar contrasea
5- Presionar el botn OK

Al rechazar, la tarea ya no se visualizar en la bandeja de entrada del usuario Aprobador y


se enviar la tarea Editar a la bandeja de entrada del usuario Editor. El documento volver a
visualizarse en la carpeta de estado Edicin de su tipo documental.

54
Delegacin de una tarea

1- Ingresar a la bandeja de entrada


2- Seleccionar la tarea que desea delegar
3- Doble click en la tarea seleccionada
4- Presionar el botn DELEGATE
5- Presionar el link "click to assign"

6- Ingresar el nombre del usuario al que desea delegar la tarea

55
7- Seleccionar el usuario
8- Presionar el botn OK. Se visualizar la siguiente pantalla:

9- Presionar el botn OK

56
Estado Aprobacin AC (Inbox usuario AC)

Una vez que el usuario aprobador complet su tarea, a los usuarios aprobadores ac del grupo qa-it
le llegar a su inbox la tarea Aprobacin AC y en la carpeta de estado Aprobacin del tipo
documental se visualizar el documento:

Ejemplo:

1- Realizar doble click sobre la tarea Aprobacin de AC

Se visualizar la siguiente pantalla:

57
En caso de querer modificar el documento, se visualizar el siguiente mensaje de error
indicando que el usuario no tiene permisos para realizar dicha accin:

Presionar el botn OK para cerrar el mensaje

2- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

58
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

3- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios.

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Ingresar el comentario deseado.


5- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
6- Al finalizar presionar el botn OK

59
Una vez ingresados todos los comentarios necesarios, se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn ACCEPT para habilitar los dems botones


8- Presionar el botn FORWARD

Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario Aprobador AC deber ingresar la


contrasea:

60
9- Ingresar Contrasea
10- Presionar botn OK

Si el documento es del tipo documental PROC, se enviar la tarea Capacitacin a la bandeja


de entrada del usuario Editor y el documento se visualizar en la carpeta de estado
Capacitacin. Si el documento es de cualquier otro tipo documental, se visualizar en la
carpeta de estado Vigente.

Rechazo de una tarea

Es posible rechazar las tareas que llegan al inbox. Para poder realizar esto, se deben seguir los
siguientes pasos:

1- Seleccionar una tarea del inbox del usuario.


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn ACCEPT.


4- Presionar el botn REJECT.

61
Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

5- Ingresar contrasea
6- Presionar el botn OK

Al rechazar, la tarea ya no se visualizar en la bandeja de entrada del usuario Aprobador


AC y se enviar la tarea Editar a la bandeja de entrada del usuario Editor. El documento
volver a visualizarse en la carpeta de estado Edicin de su tipo documental.

62
Delegacin de una tarea

Es posible delegar a otro usuario una tarea del inbox. Para esto, se deben seguir los siguientes
pasos:

1- Ingresar al inbox y seleccionar la tarea que desea delegar


2- Doble click en la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn ACCEPT


4- Presionar el botn DELEGATE. Se visualizar la siguiente pantalla:

63
5- Presionar el link "click to assign". Se visualizar la siguiente pantalla:

6- Ingresar en el recuadro superior izquierdo el nombre del usuario o del grupo al que
desea delegar la tarea

7- Seleccionar el usuario o grupo. Se visualizar la siguiente pantalla:

64
8- Presionar el botn OK. Se visualizar la siguiente pantalla:

9- Presionar el botn OK para finalizar la delegacin

65
Estado Capacitacin (Inbox usuario Editor)

Solo los documentos de tipo procedimientos (PROC), pasan por el estado Capacitacin
luego de completar la tarea Aprobacin AC y antes de llegar a estado Vigente.

Una vez que el usuario aprobador AC complet su tarea, al usuario editor le llegar a su inbox la
tarea Capacitacin y en la carpeta de estado Capacitacin se visualizar el documento:

Ejemplo:

1- Realizar doble click sobre la tarea Capacitacin

Se visualizar la siguiente pantalla:

En caso de querer modificar el documento, se visualizar el siguiente mensaje de error


indicando que el usuario no tiene permisos para realizar dicha accin:

66
Presionar el botn OK para cerrar el mensaje

2- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

67
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

3- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios.

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Ingresar el comentario deseado.


5- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
6- Al finalizar presionar el botn OK

68
Una vez ingresados todos los comentarios necesarios, se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn FORWARD

Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario Editor deber ingresar la contrasea:

8- Ingresar Contrasea
9- Presionar botn OK

69
Recordar que en esta etapa se debe realizar la relacin mediante el ViewerLPA del
documento de capacitacin. Ver captulo Importacin de documentos apartado
Importacin en carpeta capacitacin

Una vez que el usuario Editor completa la tarea, se enva al inbox del grupo qa-it la tarea
Aprobacin_Doc_Vigente.

Rechazo de una tarea

Es posible rechazar las tareas que llegan al inbox. Para poder realizar esto, se deben seguir los
siguientes pasos:

1- Seleccionar una tarea del inbox del usuario.


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn REJECT.

70
Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

4- Ingresar contrasea
5- Presionar el botn OK

Al rechazar, se enviar la tarea Editar a la bandeja de entrada del usuario Editor. El


documento volver a visualizarse en la carpeta de estado Edicin de su tipo documental.

71
Delegacin de una tarea

Es posible delegar a otro usuario una tarea del inbox. Para esto, se deben seguir los siguientes
pasos:

1- Ingresar al inbox y seleccionar la tarea que desea delegar


2- Doble click en la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn DELEGATE. Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar el link "click to assign". Se visualizar la siguiente pantalla:

72
5- Ingresar en el recuadro superior izquierdo el nombre del usuario o del grupo al que
desea delegar la tarea

6- Seleccionar el usuario o grupo. Se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn OK. Se visualizar la siguiente pantalla:

73
8- Presionar el botn OK para finalizar la delegacin

74
Estado Aprobacin_Doc_Vigente (Inbox usuarios del grupo qa-it)

Una vez que el usuario Editor complet la tarea Capacitacin, se enva al inbox del grupo qa-
it la tarea Aprobacin_Doc_Vigente.
Esta tarea slo se visualizar si el documento es del tipo documental PROC (procedimiento)

Ejemplo:

1- Realizar doble click sobre la tarea Aprobacion_Doc_Vigente

Se visualizar la siguiente pantalla:

En caso de querer modificar el documento, se visualizar el siguiente mensaje de error


indicando que el usuario no tiene permisos para realizar dicha accin:

75
Presionar el botn OK para cerrar el mensaje

2- Presionar el botn ACCEPT


3- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

76
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

4- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios.

Se visualizar la siguiente pantalla:

5- Ingresar el comentario deseado.


6- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
7- Al finalizar presionar el botn OK

77
Una vez ingresados todos los comentarios necesarios, se visualizar la siguiente pantalla:

8- Presionar el botn FORWARD

Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario del grupo qa-it deber ingresar la
contrasea:

78
9- Ingresar contrasea (password)
10- Presionar botn OK

El documento pasar a visualizarse en la carpeta Vigente de su tipo documental.

Ejemplo:

Rechazo de una tarea

Es posible rechazar las tareas que llegan al inbox. Para poder realizar esto, se deben seguir los
siguientes pasos:

1- Seleccionar una tarea del inbox del usuario.


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn REJECT.

79
Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

4- Ingresar contrasea
5- Presionar el botn OK

Al rechazar, la tarea ya no se visualizar en la bandeja de entrada del grupo qa-it y se


enviar la tarea Capacitacin a la bandeja de entrada del usuario Editor. El documento
volver a visualizarse en la carpeta de estado Capacitacin de su tipo documental.

80
Delegacin de una tarea

Es posible delegar a otro usuario una tarea del inbox. Para esto, se deben seguir los siguientes
pasos:

1- Ingresar al inbox y seleccionar la tarea que desea delegar


2- Doble click en la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Presionar el botn DELEGATE. Se visualizar la siguiente pantalla:

81
4- Presionar el link "click to assign". Se visualizar la siguiente pantalla:

5- Ingresar en el recuadro superior izquierdo el nombre del usuario o del grupo al que
desea delegar la tarea

6- Seleccionar el usuario o grupo. Se visualizar la siguiente pantalla:

82
7- Presionar el botn OK. Se visualizar la siguiente pantalla:

8- Presionar el botn OK para finalizar la delegacin

83
Estado Vigente

Para visualizar los documentos en estado Vigente:

1- Seleccionar carpeta Vigente

2- Realizar click derecho sobre el documento seleccionado


3- Seleccionar opcin Viewer LPA para visualizar el documento

Se visualizar la siguiente pantalla correspondiente al viewerLPA:

84
Reemplazo de Documentos

Es posible al ingreso de un nuevo documento reemplazar uno o varios documentos vigentes.

1- Seleccionar carpeta Edicin


2- Seleccionar opcin File > New > Document

Se visualizar la siguiente pantalla:

3- Ingresar nombre del nuevo documento (name)


4- Seleccionar el tipo documental (type)
5- Seleccionar Formato (format)
6- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pantalla:

85
7- Seleccionar Filial
8- Seleccionar Sector
9- Seleccionar Editor
10- Seleccionar Revisor
11- Seleccionar Aprobadores
12- Seleccionar Destinatarios
13- Ingresar Ttulo
14- Presionar el botn Documentos a Reemplazar

Se visualizar la siguiente pantalla con todos los documentos en estado Vigente que se encuentran
disponibles para ser reemplazados:

86
15- Seleccionar el documento que desea reemplazar
16- Presionar el botn ADD
17- Presionar el botn OK

Solo es posible seleccionar documentos a reemplazar en estado Vigente de cualquier tipo


documental.

Se visualizar la siguiente pantalla:

87
18- Presionar el botn FINISH

Al finalizar se abrir la plantilla asociada al tipo documental seleccionado. Esta


plantilla est protegida en su encabezado, en su pie de pgina y solo puede ser
modificado su contenido en los lugares que se encuentran habilitados para dicha
funcin.

88
Una vez que se completa la plantilla con todos los datos necesarios, se debern seguir los
siguientes pasos para poder dar comienzo al proceso:

19- Presionar el botn Guardar de la aplicacin Word


20- Cerrar aplicacin Word

El documento se ubicar dentro de la carpeta EDICION del tipo documental seleccionado. Se


visualizar el documento con un identificador de documento extrado (llave) para ser modificado.

Ejemplo:

21- Realizar click derecho sobre el documento seleccionado


22- Seleccionar opcin Check in para registrar el documento

Se visualizar la siguiente pantalla de registracin.

Ejemplo:

89
23- Presionar el botn OK

Una vez registrado el documento, su nombre cambiar y se debern completar todas las tareas
hasta que el mismo llegue a Vigente: Edicin Revisin Aprobacin Aprobacin AC
Capacitacin (si es un procedimiento) Aprobacion_Doc_Vigente (si es un procedimiento)

Una vez que el documento nuevo se encuentre en estado Vigente, los documentos
reemplazados se visualizarn en la carpeta de estado No_Vigente.

Ejemplos:

Documento nuevo en estado Vigente:

Documento reemplazado en estado No_Vigente:

En caso que el tipo documental sea PROC, a los usuarios del grupo it-admin les llegar la tarea
Destruir copia por cada documento que haya sido reemplazado. Esta tarea se debe completar
una vez que se hayan destruido todas las copias fsicas que se hayan realizado del documento:

90
24- Realizar doble click sobre la tarea. Se visualizar la siguiente imagen:

En caso de querer modificar el documento, se visualizar el siguiente mensaje de error


indicando que el usuario no tiene permisos para realizar dicha accin:

25- Presionar el botn OK.

91
26- Presionar el botn ACCEPT
27- Presionar el botn NEXT

Se visualizar la siguiente pestaa de Comentarios:

Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn


disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

28- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios. Se visualizar la siguiente pantalla:

92
29- Ingresar el comentario deseado.
30- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
31- Al finalizar presionar el botn OK
32- Presionar el botn FINISH

Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber ingresar su contrasea:

33- Ingresar la contrasea


34- Presionar el botn OK

93
Versin Revisin

Cuando se requiera realizar una revisin de un documento con estado Vigente, se debern seguir
los siguientes pasos:

1- Seleccionar carpeta Vigente de un tipo documental


2- Seleccionar documento
3- Click derecho sobre el documento seleccionado
4- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar el documento con la versin en estado Vigente.

Ejemplo:

5- Presionar botn Solicitud Revisin

Se visualizar el siguiente mensaje:

6- Presionar el botn OK

94
7- El documento dejar de visualizarse en la carpeta Vigente hasta que se complete el
proceso de revisin

8- En el inbox del grupo qa-it se visualizar la tarea Editar Documento

9- Realizar doble click sobre la misma. Se visualizar la siguiente pantalla:

10- Presionar click derecho sobre el documento


11- Seleccionar la opcin Edit
12- Se abrir la aplicacin Word donde debern realizar las modificaciones
13- Guardar los cambios sobre el documento y cerrar la aplicacin word
14- Presionar click derecho sobre la tarea
15- Seleccionar la opcin de Check in
16- Presionar el botn OK

95
17- Presionar el botn Accept para habilitar las dems opciones

18- Presionar el botn Finish. Se visualizar la siguiente pantalla en donde el usuario deber
firmar la tarea ingresando su contrasea:

19- Presionar el botn OK

96
El documento volver a visualizarse en la carpeta Vigente de su tipo documental. Para
visualizar el incremento en el nmero de revisin, se debern seguir los siguientes
pasos:

20- Ir a la carpeta Vigente del tipo documental


21- Seleccionar el documento que se desea visualizar
22- Ir al men View > Properties > Info
23- Visualizar el nmero de la propiedad Revisin

24- Al abrir el ViewerLPA se podrn visualizar las firmas de los editores:

97
Versin Mayor

Para incrementar la versin del documento se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar carpeta Vigente de un tipo documental


2- Seleccionar documento que desea cambiar de versin
3- Click derecho sobre el documento seleccionado
4- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar el documento en estado Vigente.

Ejemplo:

5- Presionar botn Solicitud Edicin versin mayor. Se visualizar el siguiente mensaje:

6- Presionar el botn OK. Se visualizar el siguiente mensaje:

98
7- Presionar el botn OK

El documento dejar de visualizarse en la carpeta Vigente ya que se visualizar en la carpeta


Edicin del tipo documental pero con estado PreEdicin:

8- Seleccionar documento
9- Click derecho sobre el documento seleccionado
10- Seleccionar opcin Check Out. Se visualizar el documento con el cono de documento
extrado:

11- Seleccionar nuevamente el documento


12- Click derecho sobre el mismo

99
13- Seleccionar la opcin Check in. Se visualizar la siguiente pantalla con las propiedades del
documento:

14- Verificar/Modificar los usuarios ya que estos sern a los que les llegarn las tareas.

15- Presionar el botn OK.

16- Seleccionar nuevamente el documento

17- Presionar click derecho sobre el mismo

18- Seleccionar la opcin ViewerLPA. Se visualizar la siguiente pantalla:

100
19- Presionar el botn Aprobacin edicin versin Mayor

Se visualizar el siguiente mensaje:

20- Presionar el botn OK. Se visualizar el siguiente mensaje

21- Presionar el botn OK.

El documento se visualizar en la carpeta vigente con una versin incrementada en su dgito


entero luego de pasar por todos los estados hasta volver a llegar a Vigente (Edicin -
Revisin - Aprobacin - Aprobacin AC Capacitacin (si es un procedimiento)
Aprobacin_Doc_Vigente (si es un procedimiento) )

101
Ejemplo:

El documento con la versin anterior se visualizar en la carpeta de estado No Vigente

Ejemplo:

En caso que el tipo documental sea PROC, al grupo QA-IT le llegar la tarea Destruir copia

Ejemplo:

Para completar esta tarea, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar tarea Destruir Copia


2- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

102
3- Presionar el botn Accept para desbloquear las dems opciones

4- Presionar el botn Finish. Se visualizar la siguiente pantalla donde se deber firmar


ingresando la contrasea:

5- Presionar el botn OK.

103
Vencimiento de documentos

Los documentos del tipo documental procedimientos tienen un vencimiento de 730 das. Al llegar
a este tiempo, el sistema ingresar una orden en la base de datos para que se apruebe una
versin mayor del documento.

Los pasos que se deben seguir para completar este procedimiento son los siguientes:

1- Seleccionar carpeta Edicin del tipo documental PROC


2- Seleccionar documento con estado PreEdicin que desea cambiar de versin
3- Click derecho sobre el documento seleccionado
4- Seleccionar opcin Check Out. Se visualizar el documento con el cono de documento
extrado:

5- Seleccionar nuevamente el documento


6- Click derecho sobre el mismo
7- Seleccionar la opcin Check in. Se visualizar la siguiente pantalla con las propiedades del
documento:

8- Verificar/Modificar los usuarios ya que estos sern a los que les llegarn las tareas.

104
9- Presionar el botn OK.
10- Seleccionar nuevamente el documento
11- Presionar click derecho sobre el mismo
12- Seleccionar la opcin ViewerLPA. Se visualizar la siguiente pantalla:

13- Presionar el botn Aprobacin edicin versin Mayor

Se visualizar el siguiente mensaje:

14- Presionar el botn OK. Se visualizar el siguiente mensaje

15- Presionar el botn OK.

105
El documento se visualizar en la carpeta vigente con una versin incrementada en su dgito
entero luego de pasar por todos los estados hasta volver a llegar a Vigente (Edicin -
Revisin - Aprobacin - Aprobacin AC Capacitacin Aprobacin_Doc_Vigente)

Ejemplo:

El documento con la versin anterior se visualizar en la carpeta de estado No Vigente

Ejemplo:

16- Al grupo QA-IT le llegar la tarea Destruir copia

Ejemplo:

Para completar esta tarea, se deben seguir los siguientes pasos:

17- Seleccionar tarea Destruir Copia


18- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

106
19- Presionar el botn Accept para desbloquear las dems opciones

20- Presionar el botn Finish. Se visualizar la siguiente pantalla donde se deber firmar
ingresando la contrasea:

21- Presionar el botn OK.

107
ViewerLPA

Todos los usuarios del grupo IT-ADMIN tienen acceso a todas las funcionalidades del
Viewer.

Para ingresar al ViewerLPA, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar un documento
2- Presionar click derecho sobre el documento
3- Seleccionar la opcin ViewerLPA

Al ingresar, se visualizar la siguiente pantalla:

Tanto las solapas como los botones del ViewerLPA se visualizarn de acuerdo a los permisos
que tengan los usuarios que se encuentran logueados al sistema.

108
Solapa Buscar Relacionados y Documentos Relacionados

Solo los usuarios de los siguientes grupos tienen acceso a relacionar documentos en estado
Vigente: lectura, edicin, share, aprobacin, qa-it y it-admin.

Crear criterio de bsqueda

1- Seleccionar carpeta Vigente de un tipo documental


2- Seleccionar el documento que desea relacionar
3- Click derecho sobre el documento seleccionado
4- Seleccionar opcin Viewer LPA
5- Seleccionar solapa Buscar Relacionados del viewer

Se visualizar la siguiente ventana:

6- Seleccionar clase documental


7- Seleccionar la propiedad por la que quiere buscar el documento
8- Seleccionar un operador
9- Ingresar el valor correspondiente a la propiedad por la que quiere buscar el documento
10- Presionar botn Agregar criterio

Si desea agregar una nueva lnea al criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos:

11- Seleccionar la propiedad por la que quiere buscar el documento


12- Seleccionar operador
13- Ingresar el valor correspondiente a la propiedad por la que quiere buscar el documento
14- Seleccionar conector
15- Presionar el botn Agregar criterio

109
Si desea eliminar una lnea del criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar lnea de criterio de bsqueda


b) Presionar el botn correspondiente

Si desea eliminar todas las lneas del criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos:

a) Presionar el botn Quitar Todas

Una vez armado todo el criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos para terminar
el proceso de relacin de documentos:

16- Presionar el botn Buscar

El resultado de la bsqueda se visualizar en la grilla de resultados.

Ejemplo:

Solo se visualizarn los documentos en que el usuario logueado tenga permisos.

17- Tildar el documento que desea relacionar


18- Presionar el botn Relacionar

110
Se visualizar el siguiente mensaje:

19- Presionar el botn OK

Los documentos relacionados se visualizarn en la solapa Documentos Relacionados

Ejemplo:

Eliminar relaciones entre Documentos

1- Seleccionar el documento al que desea eliminarle las relaciones


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Documentos Relacionados
5- Seleccionar documento relacionado
6- Presionar botn Eliminar relacin

111
Se visualizar el siguiente mensaje:

7- Presionar botn Aceptar

Visualizar Documento relacionado

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Documentos Relacionados
5- Seleccionar documento
6- Presionar el botn el cual llevar al documento

Se volver a visualizar la solapa Documentos Relacionados pero del documento relacionado

112
Solapa Buscar Adjuntos y Documentos Adjuntos

Solo los usuarios de los siguientes grupos tienen acceso a adjuntar documentos mediante el
viewer: lectura, edicin, share, aprobacin, qa-it y it-admin.

Crear criterio de bsqueda

1- Seleccionar el documento al cual desea adjuntarle otro documento


2- Click derecho sobre el documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Buscar Adjuntos del viewer

Se visualizar la siguiente ventana:

5- Seleccionar clase documental


6- Seleccionar la propiedad por la que quiere buscar el documento
7- Seleccionar un operador
8- Ingresar el valor correspondiente a la propiedad por la que quiere buscar el documento
9- Presionar botn Agregar criterio

Si desea agregar una nueva lnea al criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos:

10- Seleccionar la propiedad por la que quiere buscar el documento


11- Seleccionar operador
12- Ingresar el valor correspondiente a la propiedad por la que quiere buscar el documento
13- Seleccionar conector
14- Presionar el botn Agregar criterio

Si desea eliminar una lnea del criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar lnea de criterio de bsqueda


b) Presionar el botn correspondiente

113
Si desea eliminar todas las lneas del criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos:

a) Presionar el botn Quitar Todas

Una vez armado todo el criterio de bsqueda, se deben seguir los siguientes pasos para terminar
el proceso de adjuntar documentos:

15- Presionar el botn Buscar

El resultado de la bsqueda se visualizar en la grilla de resultados.

Ejemplo:

Solo se visualizarn los documentos en que el usuario logueado tenga permisos.

16- Tildar el documento que desea adjuntar


17- Presionar el botn Adjuntar

114
Se visualizar el siguiente mensaje:

18- Presionar el botn OK

Los documentos relacionados se visualizarn en la solapa Documentos Adjuntos

Ejemplo:

Eliminar documentos adjuntos

1- Seleccionar el documento al que desea eliminarle las relaciones


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Documentos Adjuntos
5- Seleccionar documento adjunto
6- Presionar botn Desadjuntar documento

115
Se visualizar el siguiente mensaje:

7- Presionar botn OK

Visualizar Documento adjunto

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Documentos Adjuntos
5- Seleccionar documento
6- Presionar el botn el cual llevar al documento

Se volver a visualizar la solapa Documentos Adjuntos pero del documento adjunto

116
Solapa Historial del documento

Dentro del ViewerLPA, se podr visualizar el historial de cada uno de los documentos. Para esto se
deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Historial de documento

El historial del documento, muestra todos los pasos del ciclo de vida por los cuales pas el
documento hasta su puesta en Vigencia

Ejemplo:

117
El historial del documento, puede ser ordenado en forma ascendente y descendente en cada una
de sus columnas.

Ejemplo:

Al ordenar en forma ascendente los eventos, el historial se visualiza de la siguiente manera

118
Al ordenar en forma descendente la fecha, el historial se visualiza de la siguiente manera

Tambin, se puede descargar el historial a un archivo de tipo Excel. Para esto se debe realizar lo
siguiente:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Historial de documento
5- Presionar el botn Descargar. Se visualizar el siguiente mensaje

119
6- Presionar el botn OK para liberar la descarga. Se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn Open para abrir el documento, Save para guardarlo o Cancel para
cancelar la descarga. El documento, se visualizar de la siguiente manera:

120
Solapa Historial del proceso

Dentro del ViewerLPA, se podr visualizar el historial de cada uno de los procesos. Para esto se
deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Historial de procesos

El historial del proceso, muestra todos los pasos de los workflows por los cuales pas el
documento hasta su puesta en Vigencia

Ejemplo:

121
El historial del proceso, puede ser ordenado en forma ascendente y descendente en cada una de
sus columnas.

Ejemplo:

Al ordenar en forma ascendente el nombre del workflow, el historial se visualiza de la siguiente


manera

122
Al ordenar en forma descendente la fecha, el historial se visualiza de la siguiente manera

Tambin, se puede descargar el historial a un archivo de tipo Excel. Para esto se debe realizar lo
siguiente:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Historial de proceso
5- Presionar el botn Descargar. Se visualizar el siguiente mensaje

123
6- Presionar el botn OK para liberar la descarga. Se visualizar la siguiente pantalla:

7- Presionar el botn Open para abrir el documento, Save para guardarlo o Cancel para
cancelar la descarga. El documento, se visualizar de la siguiente manera:

124
Solapa Comentarios

En la solapa comentarios del viewerLPA, se podrn visualizar todos los comentarios que se hayan
ingresado en la pestaa Comments a medida que se hayan ido completando las tareas (ver
apartado Estado Edicin en donde se explica cmo ingresar un comentario para luego poder
visualizarse en el viewer).

Para poder visualizar los comentarios, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Comentarios

Se visualizar la siguiente pantalla:

125
Solapa Historial de Impresiones

En la solapa historial de impresiones del viewerLPA, se podrn visualizar todas las impresiones
que se hayan realizado para ese documento.

Para poder visualizar las impresiones, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Historial de impresiones

Se visualizar la siguiente pantalla:

Tambin, se puede descargar el historial a un archivo de tipo Excel. Para esto se debe realizar lo
siguiente:

1- Seleccionar el documento que desea abrir con el viewer


2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin Viewer LPA
4- Seleccionar solapa Historial de impresiones
5- Presionar el botn Descargar
6- Presionar el botn Descargar. Se visualizar el siguiente mensaje

126
7- Presionar el botn OK para liberar la descarga. Se visualizar la siguiente pantalla:

8- Presionar el botn Open para abrir el documento, Save para guardarlo o Cancel para
cancelar la descarga. El documento, se visualizar de la siguiente manera:

127
Impresiones de documentos

El programa no permite capturar la pantalla con la tecla Capturar pantalla ni con la tecla
Impresin del teclado

Solo es posible la impresin de documentos en estado Vigente.

Los documentos Vigentes pueden ser impresos como Copias Controladas o como Copias No
Controladas. Estas leyendas se visualizarn en el pie de pgina de la impresin del documento.

Copia Controlada

Los usuarios de los grupos de impresin pueden imprimir 1 copia controlada por sector. Se deben
seguir los siguientes pasos para poder realizar las impresiones:

1- Seleccionar carpeta Vigente


2- Seleccionar documento
3- Click derecho sobre documento seleccionado
4- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar la siguiente pantalla:

5- Presionar botn Impresin

128
Se visualizar la siguiente ventana:

6- Seleccionar del desplegable Tipo de copia la opcin Copia Controlada


7- Seleccionar Destinatario
8- Seleccionar impresora
9- Ingresar comentario
10- Presionar el botn Aceptar

Se visualizar el siguiente mensaje:

11- Presionar el botn Aceptar

129
Copia No Controlada

El programa permite a los usuarios del grupo impresor imprimir solo una copia controlada.

Luego de la impresin de una copia controlada por usuario de grupo impresor solo es posible la
impresin de copias no controladas.

Para la impresin de N copias no controladas, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar documento
2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar botn Impresin

130
Se visualizar la siguiente ventana:

5- Seleccionar del desplegable Tipo de copia la opcin Copia No Controlada


6- Seleccionar Destinatario
7- Seleccionar impresora
8- Ingresar la cantidad de copias que desea realizar
9- Ingresar comentario
10- Presionar el botn Aceptar

Se visualizar el siguiente mensaje:

11- Presionar el botn Aceptar

131
Solicitud de copia controlada

El programa permite a los usuarios del grupo impresor imprimir solo una copia controlada. Luego
de la impresin de una copia controlada por usuario de grupo impresor se inhabilita la opcin para
realizar este tipo de copias.

Si se desea la impresin de ms de una copia controlada, se deber solicitar autorizacin al grupo


IT-ADMIN.

Para realizar esto, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar documento
2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar botn Solicitud de copia

Se visualizar el siguiente mensaje:

132
5- Presionar el botn OK

Se visualizar la siguiente ventana:

6- Seleccionar del desplegable destinatario, el sector para realizar la copia


7- Presionar el botn Aceptar

Se visualizar el siguiente mensaje:

8- Presionar el botn OK

La solicitud ser enviada a la bandeja de entrada del usuario solicitante.

9- Seleccionar tarea Solicitud reimpresin


10- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

133
11- Presionar el botn Next. Se visualizar la siguiente pantalla:

Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn


disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

12- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios. Se visualizar la siguiente pantalla:

134
13- Ingresar el comentario deseado.
14- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
15- Al finalizar presionar el botn OK
16- Presionar el botn FINISH.

Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber firmar ingresando su contrasea:

135
17- Presionar el botn OK

Un usuario del grupo it-admin recibir la tarea Permiso de reimpresin AC.

18- Seleccionar tarea Permiso_de_reimpresin_AC


19- Doble click sobre la tarea seleccionada.

Se visualizar la siguiente pantalla:

20- Presionar el botn Accept para liberar ms opciones


21- Presionar el botn Next. Se visualizar la siguiente pantalla:

136
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

22- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios. Se visualizar la siguiente pantalla:

23- Ingresar el comentario deseado.

137
24- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).

25- Al finalizar presionar el botn OK

26- Presionar el botn Forward. Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber
firmar ingresando su contrasea:

27- Presionar el botn OK

Una vez que el usuario de it-admin autoriza la solicitud, el usuario solicitante podr volver a
imprimir una copia controlada del documento.

138
Rechazo solicitud copia controlada

En caso que el usuario del grupo it-admin decida no autorizar la solicitud, debe realizar los
siguientes pasos:

1- Ir al inbox. Se visualizar la siguiente pantalla:

2- Seleccionar tarea Permiso_de_reimpresin_AC


3- Doble click sobre la tarea seleccionada.

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar el botn Accept para liberar ms opciones


5- Presionar el botn Next. Se visualizar la siguiente pantalla:

139
Los comentarios ingresados en el recuadro superior, llamado COMMENTS, estarn
disponibles durante todo el proceso del documento, una vez finalizado el mismo, los
comentarios no podrn ser visualizados.

Los comentarios ingresados en el recuadro inferior, podrn ser visualizados en el tab


comentarios del Viewer LPA. Dichos comentarios no se borrarn una vez finalizado el
proceso.

6- Presionar el botn ADD para agregar los comentarios. Se visualizar la siguiente pantalla:

7- Ingresar el comentario deseado.

140
8- Seleccionar la primera opcin (for all subsequent activities) en caso que desee que el
comentario se vea para todas las dems etapas; si no, seleccionar la segunda opcin (for
the next activity only).
9- Al finalizar presionar el botn OK. Se volver a visualizar la siguiente pantalla:

10- Presionar el botn Reject. Se visualizar la siguiente pantalla donde el usuario deber
firmar ingresando su contrasea:

28- Presionar el botn OK

En este caso, el usuario que solicit la copia no podr realizarlo ya que no fue aceptada por el
grupo it-admin.

141
Copia Original

Solo los usuarios del grupo it-admin y del grupo impresor tiene acceso a copias originales de
documentos Vigentes.

Para poder realizarlo, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar documento
2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar botn Impresin Original

Se visualizar la ventana de impresin:

142
5- Seleccionar del desplegable Destinatario, el sector por el que desea realizar la copia
6- Seleccionar impresora
7- Ingresar la cantidad de copias que desea realizar
8- Ingresar comentario
9- Presionar el botn Aceptar

Se visualizar el siguiente mensaje:

10- Presionar el botn Aceptar

143
Detalles de impresin

En las impresiones se visualizarn diferentes leyendas dependiendo del tipo de copia que se
realice.

En el caso de las copias no controladas, se visualizar la siguiente leyenda en el pie de


pgina: !Copia No Controlada - Vlido para ser utilizado en la fecha de impresin

En el caso de las copias controladas, se visualizar la siguiente leyenda en el pie de


pgina: !Copia Controlada - Documentacin propiedad exclusiva de Amedrugs Corp.
S.A.
En el caso de las copias originales, se visualizar la siguiente leyenda en el pie de pgina:
Copia Original

En el encabezado de la impresin se visualizarn los siguientes datos:

Tipo documental
Cdigo del documento
Pginas del documento
Sector
Fecha Vigencia
Ttulo del documento

En el pie de pgina se visualiza:

Estado del documento


Fecha y hora de impresin
Usuario impresor
Tipo de copia realizada

144
Descarga en formato PDF

El programa permite a los usuarios de los grupos PDF y del grupo aprobador descargar copias de
los documentos en formato PDF.

Estas copias, tendrn en su pie de pgina la siguiente leyenda: !Copia No Controlada - Vlido
para ser utilizado en la fecha de impresin

Para la exportacin de N copias no controladas en formato PDF, se deben seguir los siguientes
pasos:

1- Seleccionar documento
2- Click derecho sobre documento seleccionado
3- Seleccionar opcin ViewerLPA

Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar botn Descarga. Se visualizar el siguiente mensaje:

145
5- Presionar el botn OK para liberar la descarga. Se visualizar la siguiente pantalla:

6- Presionar el botn Open para abrir el documento, Save para guardarlo o Cancel para
cancelar la descarga. El documento se visualizar en la herramienta indicada de la
siguiente manera:

146
Documento fuera de circulacin

Slo los usuarios de it-admin y it-aprob tendrn la posibilidad de poner un documento como fuera
de circulacin; este documento pasar a estar con estado No Vigente y ante esta situacin se
disparar el circuito de destruccin de copias en caso que el documento sea de tipo PROC.

Para poder realizar esto, se deben seguir los siguientes pasos:

1- Seleccionar el documento que desea poner como fuera de vigencia


2- Click derecho sobre el documento seleccionado
3- Seleccionar opcin ViewerLPA. Se visualizar la siguiente pantalla:

4- Presionar el botn Fuera de circulacin

Se visualizar el siguiente mensaje:

5- Presionar el botn OK

147
Los usuarios del grupo it-admin recibirn la tarea Destruccin Copia por cada destinatario del
documento solo en caso que el documento sea de tipo PROC.

Ejemplo:

Para completar esta tarea, se deben seguir los siguientes pasos:

6- Seleccionar tarea Destruir Copia


7- Doble click sobre la tarea seleccionada. Se visualizar la siguiente pantalla:

8- Presionar el botn Accept para desbloquear las dems opciones

9- Presionar el botn Finish. Se visualizar la siguiente pantalla donde se deber firmar


ingresando la contrasea:

148
10- Presionar el botn OK.

El documento dejar su estado Vigente y pasar a estado No Vigente.

149