A.

Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Hadari Nawawi, Job Analysis/analisis pekerjaan/jabatan adalah kegiatan menghimpun dan

menyusun informasi tentang tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

Menurut Moekijat, bahwa Job analysis terdiri dari 2 perkataan yaitu job dan analyisis. Job
ada yang menerjemahkan tugas, ada pula yang menerjemahan pekerjaan, sedangkan
analysis berasal dari kata analyse yang berarti memisah-misahkan atau menguraikan. Dalam job
analysis berarti kita memisah-misahkan job (jabatan) menjadi bagian-bagian job yang disebut
task (bagian atau unsur jabatan). Sedangkan menurut Ike Kusdiyah Rachmawati, bahwa
analisis Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu
jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan. Selanjutnya menurut Mariot Tua Efendi
Hariandja, bahwa job analysis adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan
yang bekaitan dengan tugas-tugas dilakukan dalam jabatan tersebut.

Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk
menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen.

Menurut Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai
suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati atau
mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin
& Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar
uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga
mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang
diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara
memuaskan.

Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan
menentukan secara rinci tugas-tugas dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin
(1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari
tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan
dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan
kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara
efisien dan efektif.

Jadi job analysis atau analisa pekerjaan adalah proses yang dilakukan untuk menentukan
siapa yang cocok untuk dipekerjakan pada suatu pekerjaan.
B. Tujuan Analisis Pekerjaan

Membulatkan pemahaman tentang manajemen dalam sebuah sistem organisasi dalam hal
ini pembagian tugas yang mendalam tentang isi dan persyaratan dari sebuah posisi atau
pekerjaan yang meliputi: mempelajari organisasi, menentukan pekerjaan yang akan dianalisis,
membuat kuesioner analisis pekerjaan, dan mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan.
Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan, yaitu:

1. Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan,

kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui
spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas,
kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu
3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan
kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang
terikat
4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan
merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok
5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu
pekerjaan
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh
supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja
7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi,
perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu
9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan
keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar
kerja
10. Safety / efesiensi, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan
11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi
12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

C. Manfaat Analisis Pekerjaaan

Mengacu pada Visi, Misi, Tujuan dan Strategi perusahaan/ organisasi, maka analisis
pekerjaan yang menggambarkan apa saja yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai
tujuannya, sehingga bermanfaat. Secara lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat
sembilan manfaat dari analisa pekerjaan, yaitu:
1) Analisis penyusunan kepegawaian
Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi
tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga
pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.

2) Desain organisasi
Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006:
84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan
redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk
menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan.

3) Redesain pekerjaan
Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk
meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan
bahan yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan
tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.

4) Telaah dan perencanaan kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih
akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.

5) Suksesi manajemen
Kesuksesan manajemen tidak lepas dari analisis pekerjaan/jabatan karena profil
pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi
dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja/pegawai. Profil posisi
menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk
posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu.

6) Pelatihan dan pengembangan

Lewat analisis pekerjaan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan
lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi
yang membantu pembuatan isi program pelatihan.

7) Jalur karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan yang
dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan
memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan
akan memiliki perencanaan karir yang baik.
 8) Kriteria seleksi
Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada
awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.

9) Evaluasi pekerjaan
Analisi pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau
langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada.Sehingga kita dapat mengetahui
bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.

D. Langkah-langkah Analisis Pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus

mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya
akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan
datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job
specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Mengumpulkan informasi tentang latar belakangartinya penganalisis harus

mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan
organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode
penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data
dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul
dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

3. Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan
dianalisis.

Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih
beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan
waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis
 4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan analisis

pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan
yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan

5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis pekerjaan

menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi
dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan
bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan
kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua
pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu perolehan
penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan
kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang
dilaksanakannya.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis pekerjaan

kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan

7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis harus

juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan,
apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan
penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan
karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan
walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.
E. Faktor-faktor yang Mendukung Kesuksesan Pelaksanaan Analisis Pekerjaan

1. Perekrutan dan Seleksi

Analisa jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia
yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu.Isi dari spesifikasi dijadikan dasar seleksi
untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

2. Kompensasi Informasi

Analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan,
usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita dapat menentukan
gajinya.

3. Evaluasi Jabatan,Informasi

Analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan,

besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan orang yang
sesuai.Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si pejabat yang menjabat jabatan
tersebut.

4. Penilaian Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual pegawai
dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa
dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam
penentuan sasaran pekerjaannya.

5. Latihan Informasi

Analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan & pengembangan. Uraian
pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja dijadikan sebagai alat bantu dalam
pengembangan program-program latihan.

6. Promosi dan Pemindahan

Informasi analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi
ataupun pemindahan karyawan/tenaga-kerja.

7. Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan petunjuk
bahwa organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.
 8. Pemerkayaan Pekerjaan

Informasi analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu.

9. Penyederhanaan Pekerjaan

Informasi analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan

dikarenakan adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam.Akibatnya
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

10. Penempatan

Informasi analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada

pekerjaan-pekerjaan yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat bekerja secara
efektif.

F. Teknik-teknik Pengumpulan informasi Analisis Pekerjaan

1. Wawancara

Wawancara kiranya teknik yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung
jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.Meskipun ada
kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas.

2. Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan

dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi
analisis jabatan.

3. Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari

kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.

Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal
organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen
peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah
distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan
dianalisa.
 Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan
mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan. Setelah
mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analisis jabatan akan langsung ke lapangan
mengadakan :

1) Penyebaran questioner
2) Wawancara dengan pemangku jabatan, atasan,rekan,dan bawahan
3) Observasi.

Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah
berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan
menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-tugas yang dijalankan,
prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam
penanganan pekerjaan.

G. Deskripsi Pekerjaan ( Job Description )

Deskripsi pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses analisis
pekerjaan, yaitu berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan
dilakukan oleh karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh
pemangku jabatan

Garry Dessler (1997),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu daftar tugas,
tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, kepedulian atas tanggung jawab suatu jabatan,
serta produk dari analisis jabatan.

T. Hani Handoko (1988),deskripsi pekerjaan (job description) ialah suatu pernyataan

tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan
aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.

Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi
ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan
jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun
dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang
berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar
dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan
batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun
berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan.

Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya
pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian
pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat
yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan
spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan
tanggung jawabnya.

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu
dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal
berikut.

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor,
dekan, dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab
secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan
hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam
maupun di luar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai
oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan
baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan
dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan
dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan.

Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan
tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Uraian
pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan
didasarkan apa, baru siapa sehingga manajemen dapat dihindari.

H. Manfaat Deskripsi Pekerjaan

1. Membantu menghindari ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau penjelasan

tentang apa yang harus dikerjakan
2. Mengeliminasi gap maupun tumpang tindih (overlaping) tanggung jawab
3. Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya
manusia lainnya.
4. Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.
I. Job Spesifikasi (spesifikasi pekerjaan)

Spesifikasi pekerjaan menentukan persyaratan keahlian minimal bagi seorang karyawan

agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Hanry Simamora (1995) spesifikasi
pekerjaan (job specification) ialah: keahlian, pengetahuan, dan kemampuan minimal yang
dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan. Garry Dessler (1997) spesifikasi pekerjaan (job
specification) ialah suatu daftar tuntutanmanusiawi atas suatu jabatan, yakni pendidikan,
keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan analisis jabatan.

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan

menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari
orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan
menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan
seleksi.

Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa
diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya
spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang
dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi
mengenai hal-hal berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja.

2. Jenis kelamin pekerja.
3. Keadaan fisik pekerja.
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5. Batas umur pekerja.
6. Nikah atau belum.
7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja.
9. Pengalaman pekerja.

J. Perbedaan: Analisis Pekerjaan, job deskripsi dengan job spesifikasi

Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas kerja.
Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewajiban,
tugas, dan tanggung jawab dari pekerjaan.spesifikasi pekerjaan merupakan keahlian,
pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan lebih berhubungan dengan organisasi, struktur, tanggung jawab, dan
hubungan diantaranya. Deskripsi pekerjaan merupakan peta organisasional yang menunjukkan
tujuan pekerjaan dan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan organisasi.
 Spesifikasi pekerjaan lebih menekankan pada persyaratan fisik, pengetahuan,
pengalaman, pendidikan, kemampuan gerak, dan fisiologis, dan kecerdasan yang diperlukan
untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan pada pekerjaan

Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah job
analsis merupakan proses mencari informasi sampai dengan analisis untuk penyususunan uraian
pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-
masing jenis pekerjaan harus dikerjakan.

Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh sesuai dengan
kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan efisiensi SDM

Rekruitmen And Selection

Definisi rekruitment dari para ahli :

Werther and Davis T. Hani Handoko Malayu SP. Hasibuan

merupakan suatu proses Rekrutmen adalah

penemuan dan penerimaan
dari pelamar-pelamar yang
cakap untuk menempati
suatu posisi jabatan. Proses
dimulai ketika perekrut
mencari dan berakhir ketika
mereka menerima surat
lamaran.
Proses penarikan,
proses mencari,
seleksi, penempatan,
menemukan dan
orientasi dan induksi
menarik para
untuk mendapatkan
pelamar yang
karyawan yang efektif
kapabel untuk
dan efisien untuk
dipekerjakan dalam
membantu tercapainya
dan oleh suatu
tujuan perusahaan.
organisasi.

Kesimpulan :

Rekrutmen adalah aktivitas-aktivitas organisasi yang mempengaruhi sejumlah dan berbagai tipe
pelamar yang melamar suatu pekerjaan dan apakah pelamar menerima pekerjaan yang
ditawarkan tersebut.

Untuk memilih, menarik dan memperoleh tenaga kerja dari dalam dan dari luar
perusahaan, dipengaruhi oleh berbagai variabel adalah :

1. Pengaruh kebijaksanaan penarikan terhadap sikap dan tindakan para karyawan

perusahaan.
2. Tingkat spesialisasi yang diinginkan dari para karyawan.
3. Partisipasi yang diinginkan dari para karyawan.
4. Diterimanya prinsip senioritas.
 5. Mobilitas manajer dalam usaha memajukan perusahaan.

Tujuan dari rekrutmen adalah :

Menyediakan kelompok calon tenaga kerja yang cukup banyak agar manajer dapat
memilih karyawan yang mempunyai kualifikasi yang mereka perlukan. Sony secara konsisten
mencari insinyur berbakat terbaik pada umumnya, dan mencari orang untuk mengisi lowongan
khusus dalam organisasi.

Metode Rekruiting

1. Metode rekrutmen internal.

a. Job posting dan job bidding.

Job posting adalah suatu prosedur untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang
adanya posisi yang lowong dalam organisasi/perusahaan.

Job bidding adalah teknik/mekanisme yang memberikan kesempatan kepada para karyawan
yang percaya bahwa mereka memiliki kualifikasi yang dibutuhkan-untuk melamar posisi yang
lowong.

b. Referensi pegawai lama.

c. Rencana suksesi/penggantian.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perekrutan internal :

a. Penempatan dan Penawaran Pekerjaan.

b. Promosi dan Transfer.
c. Kenalan Tenaga Kerja Lama.
a. d.Merekrut Mantan Karyawan dan Mantan Pelamar.

2. Metode eksternal rekruitment

Penyediaan Referral Sources Lembaga Lainnya Miscellaneous

Tenaga kerja

1. Walks-in
1. Dep. Tenaga 1. Lembaga 1. Temporary
2. Penyerahan Kerja pendidikan help firms
tenaga kerja
2. Perusahaan 2. Asosiasi 2. Tenaga kerja
3. Iklan. Tenaga kerjaAhli Profesional kontrak

3. Perusahaan 4. Organisasi 4. Magang

pencari tenaga
 ahli tenaga kerja 5. Tenaga Kerja
Indonesia .
5. Program
Pemerintah
(BLKI)

6. Operasi di
militer

Rekrutmen eksternal dilakukan bila organisasi :

a. Perlu mengisi jabatan-jabatan entry-level.

b. Memerlukan keahlian atau keterampilan yang belum dimiliki.
c. Memerlukan pekerjaan dengan latar belakang yang berbeda untuk mendapat ide-
ide baru.

INDUKSI (Pengenalan pada pekerjaan)

Kriteria keberhasilan proses rekrutmen :

a. Jumlah pelamar.
b. Jumlah panggilan/penawaran.
c. Jumlah yang diterima.
d. Jumlah penempatan yang berhasil.

Cara-cara singkat untuk menilai kemampuan seseorang yang disebut sebagai

Pseudosciences (ilmiah semu). Diantaranya adalah :

1. Phrenologi : menilai kualitas dengan melihat bentuk kepala.

2. Physiognomy : menilai dengan memperhatikan bentuk muka.
3. Astrology : menilai dengan memperhatikan bentuk kelahiran, misalnya zodiac
kelahiran.
4. Pegmentation : menilai dengan memperhatikan bentuk dan warna rambut, misalnya
rambut kuning (blonde) bersifat agresif, positif dan dominan.
5. Graphology : menilai dengan memperhatikan tulisan tangan.

Prosedur Pemilihan Tenaga Kerja.

 1. Wawancara pendahuluan; wawancara ini biasanya singkat dan berusaha untuk
mengurangi para pelamar yang nyata-nyata tidak memenuhi syarat. Pada tahap
ini sudah dinilai dari penampilan dan kemampuan berbicara.
2. Pengisian formulir / blangko lamaran; dimaksudkan untuk memperoleh
informasi dan data dari si pelamar.
3. Referensi; penggunaan surat referensi masih menjadi bahan perdebatan.
Namun, pada umumnya referensi yang dipergunakan adalah : referensi tentang
karakter; pekerjaan dan sekolah.
4. Tes psikologi; sifatnya sangat kompleks sehingga untuk perusahaan kecil tidak
digunakan tapi biasanya pada perusahaan besar.
5. Wawancara; biasanya perusahaan pada tahap ini melakukan cara yang disebut
diskusi kelompok dan kepemimpinan. Pada diskusi tersebut para pelamar
dikumpulkan dalam satu ruang, kemudian diberikan persoalan dan kemudian
diamati oleh tim penilai cara mereka memecahkan masalah tersebut.
6. Persetujuan atasan langsung; Tahapm ini diperlukan untuk disesuaikan dengan
prinsip hubungan line dan staff yang memungkinkan supervisor menerima atau
menolak pelamar tersebut.
7. Pemeriksaan kesehatan; dilakukan oleh dokter, baik dari dalam atau dari luar
perusahaan. Hal ini untuk menghindari diterimanya karyawan yang sakit-
sakitan.
8. Induksi atau orientasi.

Proses seleksi adalah :

Serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar

diterima atau tidak.

Dalam banyak departemen personalia, penarikan dan seleksi biasanya

disebut employment function.

Faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi proses seleksi adalah :

1. Hukum/peraturan,
2. Kecepatan pengambilan keputusan,
3. Hirarki organisasi,
4. Jumlah pelamar atau pasar tenaga kerja,
5. Jenis organisasi (swasta, pemerintah, organisasi nirlaba),
6. Masa percobaan.
Langkah-langkah dalam proses seleksi pada umumnya, yaitu :

1. Penerimaan pendahuluan; pelamar datang atau via surat lamaran.

2. Tes-tes penerimaan,
3. Wawancara seleksi,
4. Pemeriksaan referensi-referensi,
5. Evaluasi medis (tes kesehatan),
6. Wawancara oleh penyelia.
7. Keputusan penerimaan

Sebuah tes atau instrumen seleksi yang baik harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

Standarisasi,
Obyektivitas,
Norma,
Reliabilitas,
Validitas.

Kesalahan-kesalahan dalam wawancara, yaitu :

1. Halo Effect adalah kesalahan pewawancara menggunakan informasi terbatas tentang

pelamar dalam mengevaluasi terhadap ciri-ciri lain pelamar. Misalnya seorang
pelamar yang cantik, senyuman yang menarik atau ganteng diperlakukan sebagai
calon unggul.
2. Leading Questions adalah pewawancara mengirim telegram jawaban yang
diinginkan dengan cara memberikan arah pertanyaan wawancara.
3. Personal Biases adalah hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap kelompok-
kelompok tertentu. Misalnya saya lebih menyukai personil penjualan yang berbadan
tinggi
4. Dominasi Pewawancara adalah pewawancara menggunakan waktu wawancara untuk /
hanya bercerita kepada pelamar.

Jenis Tanggung Jawab Seleksi.

Unit Sumber Daya Manusia Manajer

Menyediakan penerimaan awal Daftar permintaan tenaga kerja

dengan kualifikasi spesifik untuk
 pekerjaan. mengisi posisi yang dibutuhkan.

Melakukan penyaringan Partisipasi dalam proses seleksi

wawancara awal. yang sesuai saja.

Mengelola tes-tes pekerjaan yang Wawancara akhir para calon.

sesuai.
Membuat keputusan akhir,
Memperoleh informasi mengenai mengacu pada saran dari spesialis
latar belakang dan referensi. sumber daya manusia.

Merekomendasikan calon-calon Menyediakan informasi lanjutan

terbaik pada para manajer unuk yang dibutuhkan dari individu-
seleksi akhir. individu yang terpilih.

Mengatur ujian fisik pekerjaan jika

dibutuhkan.

Mengevaluasi keberhasilan proses

seleksi.

Teknik-teknik latihan dan pengembangan :

1. On the job training method (Metode praktis), adalah : metode dimana karyawan
dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang pelatih
yang berpengalaman. Biasanya menggunakan praktik-praktik :
Rotasi jabatan, yaitu memberikan pengetahuan tentang bagian-bagian organisasi yang
berbeda dan berbagai ketrampilan manajerial.
Latihan instruktur pekerjaan, dengan cara diberikan petunjuk secara langsung tentang
pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.
Magang (Apprenticeships), merupakan proses belajar dari seorang / beberapa orang yang
berpengalaman.
Coaching, penyelia atau atasan memberikan pengarahan dan bimbingan kepada karyawan
dalam pelaksanaan kerja rutin mereka.
Penugasan sementara, merupakan penempatan karyawan pada posisi manajerial atau
sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan.

2. Off the job training method, adalah pendekatan teknik presentasi informasi, bertujuan
untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau ketrampilan kepada para peserta. metode
yang biasa digunakan adalah :
 a. Metode presentasi informasi, adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau
ketrampilan kepada para peserta.. metode yang digunakan, yaitu :

Kuliah adalah metode yang bersifat pasif dan tradisional yang menyampaikan informasi,
banyak peserta dan biaya relatif murah.
Presentasi video adalah metode pelengkap yang melalui media, seperti TV, films, slide
dan sejenisnya.
Metode konferensi, yaitu : metode yang berorientasi pada diskusi tentang masalah atau
bidang minat baru yang telah ditetapkan sebelumnya.
Programmed instruction, yaitu : metode yang menggunakan sistem mengajar atau
komputer untuk mempelajari topik kepada peserta dan merinci serangkaian dengan
umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah.
Studi sendiri adalah teknik yang menggunakan modul tertulis, kaset atau video tape dan
biasanya para karyawannya tersebar.

b. Metode Simulasi, yaitu pendekatan dimana karyawan / peserta latihan menerima

presentasi tiruan (artificial) suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya
seperti pada keadaan yang sebenarnya. Metode simulasi yang biasa digunakan adalah ;
Metode studi kasus, adalah deskripsi tertulis situasi pengambilan keputusan nyata
disediakan.
Role playing merupakan teknik suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan
untuk memainkan berbagai peran yang berbeda.
Business games adalah suatu simulasi pengembilan keputusan skala kecil yang sesuai
dengan kehidupan bisnis nyata.
Vestibule training, adalah suatu teknik yang dilaksanakan oleh pelatih-pelatih khusus
dengan area terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan
digunakan pada pekerjaan yang sebenarnya.
Latihan laboratorium adalah suatu teknik bentuk latihan kelompok yang digunakan untuk
mengembangkan ketrampilan antar pribadi.
Program-program pengembangan eksekutif adalah program latihan yang diselenggarakan
di perguruan tinggi atau lembaga pendidikan lainnya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan teknik-teknik latihan dan pengembangan,

yaitu :

1. Efektifitas biaya.
2. Isi program yang dikehendaki.
3. Kelayakan fasilitas-fasilitas.
 4. Preferensi dan pengetahuan peserta.
5. Preferensi dan kemampuan instruktor atau pelatih.
6. Prinsip-prinsip belajar.

Beberapa tantangan pengembangan SDM yang merupakan faktor dalam mempertahankan

karyawan yang efektif, yaitu :

1. Keusangan (Obsolescence) terjadi bila seorang karyawan tidak lagi mempunyai

pengetahuan atau kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif. Tanda-
tanda keusangan yaitu : sikap yang kurang tepat, prestasi yang menurun, atau prosedur
kerja yang ketinggalan jaman.
2. Perubahan sosioteknis dan teknologi, misalnya penggunaan mesin-mesin otomatis,
perubahan sikap budaya tentang tenaga kerja wanita.
3. Perputaran tenaga kerja; keluar-masuknya karyawan akan berpengaruh pada sistem
kerja perusahaan, sehingga pengembangan karyawan harus setiap saat.

Langkah-langkah dalam evaluasi program latihan dan pengembangan, yaitu :

1. Kriteria evaluasi.
2. Tes pendahuluan.
3. Para karyawan dilatih atau dikembangkan.
4. Tes purna (post-test).
5. Transfer atau promosi.
6. Tindak lanjut.

Evaluasi

Penilaian prestasi kerja menurut Andrew F. Sikula adalah: Evaluasi yang sistematis terhadap
pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan dan ditujukan untuk pengembangan.

Tujuan dan kegunaan penilaian prestasi kerja karyawan :

1. Sebagai dasar untuk promosi, demosi, separation, dan penetapan balas jasa.
2. Mengukur kesuksesan dalam pekerjaannya.
3. Untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan pekerjaan.
4. Untuk mengevaluasi program pelatihan dan keefektifitasan jadwal kerja, metode kerja,
struktur organisasi, kondisi kerja, gaya pengawasan dan peralatan kerja.
5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawan.
6. Untuk meningkatkan motivasi kerja dan alat pengembangan kecakapan karyawan.
 7. Sebagai alat untuk mengobservasi perilaku bawahan.
8. Untuk menilai kelemahan atau kekurangan dari karyawan dan organisasi dimasa
lampau.
9. Sebagai kriteria menentukan seleksi dan penempatan karyawan.

Standarisasi penilaian prestasi kerja dibedakan atas 2 hal yaitu :

1. Tangible standard, yaitu : sasaran yang dapat ditetapkan alat ukurnya. Standar ini
dibagi atas :
a. Standar fisik terbagi atas : standar kuantitas (Kg, meter); standar kualitas (baik-
buruk); dan standar waktu (jam, hari dan bulan).
b. Standar uang terbagi atas : standar biaya, standar penghasilan, dan standar investasi.

2. Intangible standar, yaitu : sasaran yang tidak dapat ditetapkan alat ukurnya, misalnya
loyalitas,kesetiaan, partisipasi, perilaku dan dedikasi karyawan terhadap perusahaan.

Unsur-unsur yang dinilai, yaitu :

Kesetiaan / loyalitas. Kepribadian

Prestasi kerja Prakarsa

Kejujuran Kecakapan

Kedisiplinan Tanggung jawab

Kreativitas Kepemimpinan

Kerjasama

Metode-metode penilaian prestasi kerja

1. Metode penilaian berorientasi masa lalu, yaitu :

a. Rating scale adalah suatu metode yang bersifat subyektif dengan skala tertentu
dari yang paling rendah sampai yang tinggi yang didasarkan pendapat penilai,
yang membandingkan hasil pekerjaan karyawan dengan faktor-faktor (kriteria)
yang dianggap penting terhadap pelaksanaan kerja tersebut.
b. Checklist adalah penilai memilih kalimat atau kata yang menggambarkan
prestasi kerja dan karakteristik karyawan, kemudian diberi bobot pada item-
item yang berbeda pada checklist.
 c. Metode peristiwa kritis adalah : penilaian yang mendasarkan pada catatan-
catatan penilai yang menggambarkan perilaku karyawan sangat baik atau
sangat jelek dalam kaitannya dengan pelaksanaan kerja.
d. Field review method adalah : metode yang melakukan peninjauan langsung ke
lapangan membantu para penyelia dalam penilaian.
e. Tes dan observasi prestasi kerja bisa didasarkan pada tes ketrampilan dan
pengetahuan secara tertulis atau peragaan ketrampilan.
f. Metode evaluasi kelompok; metode ini berguna untuk pengambilan keputusan
tentang keputusan kenaikan upah, promosi dan berbagai bentuk penghargaan.

Metode ranking adalah penilai membandingkan karyawan yang satu dengan karyawan
lain untuk menentukan siapa yang lebih baik, kemudian menempatkan karyawan dalam urutan
yang terbaik sampai yang terjelek.

Grading or Forced distributions; pada metode ini penilaian memisah-misahkan

atau menyortir para karyawan kedalam klasifikasi yang berbeda.
Point allocation method merupakan bentuk lain dari metode grading. Penial
diberikan sejumlah nilai total untuk dialokasikan pada karyawan dalam kelompok.
2. Metode-metode penilaian berorientasi masa depan yang berorientasi pada masa lalu.
a) Penilaian diri (Self-appraisals)
b) Penilaian psikologis (psychological appraisals)
c) Pendekatan Management By Objektives (MBO)
d) Tehnik pusat penilaian (Assessment centers technical)