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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN

MARTIN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

LOS CONSORCIOS

Informe Final Para optar el Titulo de:

CONTADOR PBLICO
Asesor:
CPCC. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Presentado por la Bachiller:

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tarapoto Per
2012
DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado a mi Madre y Hermano, por sus


sabios consejos y valores quienes han contribuido para la
culminacin de mi carrera.

A todas aquellas personas que siempre me brindaron su


apoyo incondicional para seguir hacia adelante en el buen
sendero de la vida.

-2-
AGRADECIMIENTO

A Dios, por ser nuestro gua en los momentos difciles y por


brindarnos su amor y cario para salir adelante.

A la Universidad Nacional de San Martn quien me dio la


oportunidad de poder llevar el curso de titulacin.

NDICE
N de Pg.
Dedicatoria
Agradecimiento

-3-
I. JUSTIFICACIN 1
II. OBJETIVOS 1
2.1. Objetivo general 1
2.2. Objetivo especfico 1
III. DESARROLLO TEMTICO 2
CAPITULO I 2
ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORA DE GESTIN 2
3.1. Aspectos generales 2
3.1.1. Antecedente 2
3.1.2. Gestin Principales Aspectos 5
3.1.3. Definicin 6
3.1.4. Objetivos 8
3.1.5. Alcance 9
3.1.6. Caractersticas 11
3.1.7. Revisiones de la Auditora de Gestin 12
3.1.7.1. Diagnstico de la Efectividad de la Gestin 12
3.1.7.2. Diagnstico de la Razonabilidad de la Informacin Financiera Contable 12
3.1.7.3. Sistema de Indicadores de Rendimiento de la Gestin 13
3.1.8. Elementos de la Auditoria de Gestin 15
CAPITULO II 17
PROCESOS Y TCNICAS DE LA AUDITORA DE GESTIN 17
3.2. Procesos y Tcnicas 17
3.2.1. Pruebas para la Gestin 17
3.2.2. Tcnicas de la Auditora de Gestin 20
3.2.3. Diferencia de la Auditoria de Gestin con la Auditoria Financiera 22
3.2.4. Etapas de la Auditora de Gestin 24
CAPITULO III 25
DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA AUDITORIA DE GESTIN 25
3.3. Planeamiento de la Auditora 25
3.3.1. Etapas del Planeamiento de la Auditora de Gestin 26
3.3.1.1. Revisin General 26
3.3.1.2. Revisin Estratgica 31
3.3.1.3. Formulacin del Plan de Auditora 34
3.3.1.4. El programa de Auditora 35
3.3.1.5. Contenido del Programa 36
3.4. Ejecucin 37
3.4.1. Actividades a Realizar en una Auditora de Gestin 38
3.4.1.1. Objetivos y Metas del Programa o Actividad 38
3.4.1.2. Criterios de Evaluacin 40
3.4.1.3. Evaluacin y Presentacin de los Informes sobre Efectividad 41
3.4.1.4. Gestin del Sistema de Evaluacin de la Efectividad 41
3.4.2. Mtodos de la Medicin de la Eficiencia 43
3.4.3. Papeles de Trabajo 45
3.4.3.1. El objeto de los Papeles de Trabajo 45
3.4.3.2. Requisitos de los Papeles de Trabajo 47
3.4.4. Archivados de Papeles de Trabajo 47
3.4.4.1. Archivo Permanente 47
3.4.4.2. Archivo Corriente de Auditora de Gestin 48
3.5. Informe de la Auditora 48
3.5.1. Concepto 48

-4-
3.5.2. Objetivos 50
3.5.3. Caractersticas 51
3.5.4. Estructura de un Informe de Auditora de Gestin 51
3.5.5. Oportunidad del Informe 60
3.5.6. Envo del Informe 61
3.5.7. Seguimiento de Medidas Correctivas 62
IV. CONCLUSIONES 64
V. RECOMENDACIONES 65
VI. BIBLIOGRAFA 66

TTULO:

LOS CONSORCIOS

-5-
-6-
I. JUSTIFICACIN

En cumplimiento del Reglamento de Grados y Ttulos de la Facultad de


Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de San Martn, as
como del Reglamento del Ciclo de Complementacin Acadmica para
Titulacin de Contadores Pblicos, cumplo con presentar el presente
informe monogrfico denominado LA AUDITORA DE GESTIN EN EL
SECTOR PBLICO con el propsito de que el Jurado Dictaminador lo
evale de acuerdo a las normas de la Facultad.

La informacin utilizada para la elaboracin del presente informe fue


recopilada del Manual del Sistema Nacional de Control y Auditoria
Gubernamental, del Lic. Adm. Emilio R. Valdivia Contreras, como tambin
buscadores de internet.

En consecuencia seores miembros del Jurado dictaminador, sometemos


a vuestro ilustrado criterio el presente trabajo para su aprobacin
respectiva de acuerdo a las normas establecidas por la facultad.

II. OBJETIVOS

II.1. OBJETIVO GENERAL


Describir y comprender los antecedentes, caractersticas y
procedimientos de la Auditoria de Gestin.

II.2. OBJETIVO ESPECIFICO


Describir y conocer los antecedentes de la auditoria de
gestin.
Describir y conocer las caractersticas de la auditoria de
gestin.
Describir y conocer las etapas de la auditoria de gestin.
III. DESARROLLO TEMTICO.

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORA DE GESTIN

III.1. ASPECTOS GENERALES

III.1.1. ANTECEDENTE

-1-
La Auditora existe desde tiempos muy remotos aunque no
como tal, debido a que no existan relaciones econmicas
complejas con sistemas contables.
Desde los tiempos medievales hasta la Revolucin Industrial, el
desarrollo de la Auditora estuvo estrechamente vinculado a la
actividad puramente prctica y desde el carcter artesanal de
la produccin el auditor se limitaba a hacer simples revisiones
de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras
funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones
fraudulentas. As como determinar si las personas que
ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en
el comercio actuaban e informaban de modo honesto, esto se
haca con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias
existentes. Esta etapa se caracteriz por un lento desarrollo y
evolucin de la Auditora.
A partir del siglo XVI las auditorias en Inglaterra se concentran
en el anlisis riguroso de los registros escritos y la prueba de la
evidencia de apoyo. Los pases donde ms se alcanza este
desarrollo es en Gran Bretaa y ms adelante Estados Unidos.
Ya en la primera mitad del siglo XX de una Auditora dedicada
solo a descubrir fraudes se pasa a un objeto de estudio
cualitativamente superior. La prctica social exige que se
diversifique y el desarrollo tecnolgico hace que cada da
avancen ms las industrias y se socialicen ms, por lo que la
Auditora pasa a dictaminar los Estados Financieros, es decir,
conocer si la empresa est dando una imagen recta de la
situacin financiera, de los resultados de las operaciones y de
los cambios en la situacin financiera. As la Auditora daba
respuesta a las necesidades de millones de inversionistas, al
gobierno, a las instituciones financieras.
En etapas muy recientes, en la medida en que los cambios
tecnolgicos han producido cambios en los aspectos
organizativos empresariales y viceversa, la Auditora ha
penetrado en la gerencia y hoy se interrelaciona fuertemente

-2-
con la administracin. La Auditora ampla su objeto de estudio
y motivado por las exigencias sociales y de la tecnologa en su
concepcin ms amplia pasa a ser un elemento vital para la
gerencia a travs de la cual puede medir la eficacia, eficiencia y
economa con lo que se proyectan los ejecutivos.
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la
American Economic Association sent las bases para lo que l
llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus
aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."
Viendo ya la necesidad de las revisiones integrales y
analizando a la empresa como un todo en 1945, el Instituto de
Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisin
de una empresa puede realizarse analizando sus funciones.
Ya en 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditora
administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir
errores de administrativos. Seis aos despus, en 1955, Harold
Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de
Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica
de control del desempeo total, la cual estara destinada a
"evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se
encuentra, hacia dnde va con los programas presentes,
cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes
revisados para alcanzar estos objetivos."
El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y
Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual
abordan el estudio de "las causas de una baja productividad
para establecer las bases para mejorarla" a travs de un
mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que
intervienen en la operacin de una organizacin. Y en 1962,
William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y
programas para la ejecucin de la Auditora Administrativa. A
finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro

-3-
Auditoria Administrativa, en donde define el concepto,
contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo,
precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la
auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin
del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el
marco metodolgico para instrumentar una auditora de las
operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Snchez
Curiel 1987 aborda el concepto de Auditora Operacional, la
metodologa para utilizarla y la evaluacin de sistemas. En
1989, Joaqun Rodrguez Valencia analiza los aspectos tericos
y prcticos de la auditora administrativa, las diferencias con
otra clase de auditoras, los enfoques ms representativos,
incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a
cabo.
En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales
de evaluacin con un enfoque profundo; muestra las fases y
metodologa para su aplicacin, la forma de disear y emplear
cuestionarios y cdulas, y el uso de casos prcticos para
ejemplificar una aplicacin especfica. (Franklin, Enrique)
La Auditora de Gestin surgi de la necesidad para medir y
cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un perodo
de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de
poner en orden los recursos de la empresa para lograr un
mejor desempeo y productividad.

III.1.2. GESTIN PRINCIPALES ASPECTOS


La gestin comprende todas las actividades de una
organizacin que implica el establecimiento de metas u
objetivos, as como la evaluacin de su desempeo y
cumplimiento, adems del desarrollo de una estrategia
operativa que garantice la supervivencia de la misma, segn el
sistema social correspondiente.

-4-
De acuerdo con lo expresado anteriormente los ejecutivos
deben ser capaces de administrar todos los recursos
disponibles con economa, eficiencia y eficacia.
A la vez el sistema de gestin tiene como funcin principal el
logro de la meta de la organizacin donde todos sus
subsistemas juegan un papel clave en la obtencin de sus
objetivos siempre y cuando exista coordinacin y suficiente
comunicacin entre el personal que integra cada uno de ellos
en el momento de la planificacin y la toma de decisiones.
La Auditora de gestin es la revisin formal, objetiva e
independiente del conjunto de actividades o funciones de una
entidad o empresa, realizada segn fines previamente
determinados, para comprobar el grado de control interno, el
nivel de organizacin existente, la adecuacin de los
procedimientos y sistemas utilizados, as como el proceso de
coordinacin de los recursos disponibles que se llevan a cabo
para establecer y alcanzar objetivos y metas precisas.
Definida de esta forma sera anloga a expresiones tales
como: Auditora de las tres E, Auditora de sistemas, Auditora
de mtodos, Auditora administrativas, Auditora operativa y de
optimizacin de los recursos.
Es preciso sealar que las entidades pblicas no buscan
principalmente obtener una rentabilidad econmica, sino que
su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar
colectivo, mediante la prestacin de un servicio pblico, por
tanto una buena gestin garantiza que los recursos asignados
sean utilizados correctamente, en el cumplimiento de los
objetivos propuestos.

III.1.3. DEFINICIN
Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias,
realizado con el fin de proporcionar una evaluacin
independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una
entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la
efectividad, eficacia y economa en el uso de los recursos

-5-
pblicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son
responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su
responsabilidad ante el pblico. Esta auditoria por su enfoque
involucra una revisin sistemtica de las actividades de una
entidad en relacin al cumplimiento de objetivos y metas
(efectividad) y respecto a la correcta utilizacin de los recursos
(eficiencia economa).

Segn George R. Terry en 1953, en el libro Principios de


Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la
planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de
una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una
operacin de xito, es el significado esencial de la auditora
administrativa."
Ms adelante, Williams P. Leonard en 1962 la Auditoria
Administrativa (La Auditora de Gestin tambin se conoce con
los trminos Auditora Administrativa y Auditora Operativa) se
define como: examen comprensivo y constructivo de una
estructura organizacional de una empresa, o cualquier
componente de las mismas, tales como una divisin o
departamento, as como de sus planes y objetivos, sus
mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y
humanos.
Mientras que Fernndez Arena J.A en 1966 con el libro La
Auditora Administrativa, sostiene que es la revisin objetiva,
metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos
institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la
empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin
individual de los integrantes de la institucin.
Segn el decreto de la corte de Cuenta del Salvador en la
legislacin del Manual de Auditora Gubernamental comenta
que una auditora operativa o de gestin es un examen objetivo
y sistemtico de evidencias con el fin de proporcionar una
evaluacin independiente del desempeo de una organizacin,

-6-
programa, actividad o funcin gubernamental que tenga por
objetivo mejorar la responsabilidad ante el pblico y facilitar el
proceso de toma de decisiones por parte de los responsables
de supervisar o iniciar acciones correctivas.
Se encuentra definida en el Decreto Ley N 159 del 98 del
Ministerio de Finanzas y Precios "Consiste en el examen que
se realiza en una entidad, para establecer el grado de
economa, eficiencia y eficacia en la planificacin, control y uso
de sus recursos y comprobar la observancia de las
disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la
utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las
actividades o materia examinadas".
La Auditora de Gestin por su enfoque involucra una revisin
sistemtica de las actividades de una entidad en relacin a
determinados objetivos y metas y, respecto a la utilizacin
eficiente y econmica de los recursos. Su propsito general
puede verse seguidamente:
Identificacin de las oportunidades de mejoras.
Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u
otras acciones correctivas; y.
Evaluacin del desempeo (rendimiento).
Tambin se conoce como la valoracin independiente de todas
las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y
sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y
procedimientos aceptables; si se siguen las normas
establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y
econmica y si los objetivos de la organizacin se han
alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el
desarrollo de la empresa.
De los conceptos descritos, esta Auditora responde a los
objetivos econmicos (utilidad, factibilidad, eficacia, reduccin
de costos, ganancias), los sociales (crecimiento cualitativo y
cuantitativo, competitividad, pleno empleo, reduccin de
riesgos para la vida) y los ecolgicos (mantenimiento del

-7-
equilibrio y proteccin del paisaje, utilizacin econmica de los
recursos).

III.1.4. OBJETIVOS
La auditora puede tener entre, otros, los objetivos siguientes:

1. Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar, y


calidad los objetivos y metas establecidas con los recursos
asignados, teniendo en cuenta que:
Adquiere el tipo de recurso que requiere, con la calidad y
en la cantidad apropiada, cuando se necesita y al menor
costo posible.
Aplica polticas idneas para realizar sus adquisiciones.
Protege y conserva adecuadamente sus recursos.
2. Verifica si la entidad logra la eficiencia necesaria en la
asignacin y la utilizacin de los recursos, de acuerdo con:
La utilizacin de procedimientos operativos eficientes.
El empleo de la menor cantidad posible de recursos para
la prestacin de los recursos en la cantidad, calidad y
oportunidad apropiada.
3. Evaluar el sistema de control interno para contribuir a
asegurar el logro de los objetivos y metas de la entidad.
4. Comprobar el cumplimiento de las leyes, normas y polticas
aplicables en la adquisicin, salvaguarda y uso de los
recursos.
En conclusin, la Auditora de Gestin ayuda a la administracin
a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los
recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las
entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un
perfeccionamiento continuo de los planes de accin y
procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue
creada la empresa. (Carina Suarez Revollar).

III.1.5. ALCANCE
En la Auditora de Gestin tanto en la administracin como el
personal que lleva a cabo la auditora debe de estar de
acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que
esta auditora incluye una evaluacin detallada de cada

-8-
aspecto operativo de la organizacin, es decir que el alcance
de debe tener presente:
Satisfaccin de los objetivos institucionales.
Nivel jerrquico de la empresa.
La participacin individual de los integrantes de la
institucin.
De la misma forma sera oportuno considerar en la Auditora de
Gestin, por la amplitud del objetivo de esta revisin:
Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin,
poltica y procedimientos establecidos por los rganos y
organismos estatales.
Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal,
instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros
para obtener mximos resultados con los recursos
proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.
Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los
objetivos para los cuales se proporcionan los recursos.
Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra
sustracciones absolencia y uso indebido.
Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la
oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de
la informacin, tanto operativa como financiera.
Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales
como:
Procedimientos que son ineficaces o ms costosos de los
justificables.
Duplicacin de esfuerzos de empleados u organismos
Oportunidades para mejorar la productividad mediante la
automatizacin de procesos manuales.
Exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar.
Fallos en el sistema de compras y acumulacin de
cantidades innecesarias o excesivas de propiedades,
materiales o suministros.
En la etapa de exploracin y examen preliminar, debe quedar
bien definido el alcance de la auditora, y ste, en buena
medida, podr delimitar el tamao de las pruebas, por tanto la

-9-
seleccin de la muestra en buena medida, podr delimitar el
tema que someta el auditor.
III.1.6. CARACTERSTICAS
Mide el cumplimiento de los planes y programas en un
perodo de tiempo determinado.
Concentra el anlisis hacia actividades y procesos
productivos y/o de prestacin de servicios propios de cada
entidad, aplicando indicadores que midan adecuadamente
la gestin adecuada.
Mide la contribucin de la entidad en el desarrollo de la
comunidad, estableciendo el beneficio o prdida social.
Determina el comportamiento de las cifras durante el
periodo de anlisis y sus variaciones significativas.
Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.
Contribuye a que las entidades pblicas mejoren la
eficiencia administrativa y financiera en el manejo de los
recursos asignados para su funcionamiento.
Garantiza vigilancia permanente a la delegacin que hace
el estado de la funcin administrativa.
Evaluar el impacto que genera el bien o servicio que
produce o presta la entidad
Se parte de un contexto general para determinar resultados
especficos al integrar los diferentes factores que
intervienen en la prestacin de servicios y cuales
repercuten en la Gestin de la Entidad.
Corrobora el cumplimiento de los planes y programa un
perodo de tiempo determinado.
Identifica las potencialidades de la Empresa Pblica para
generar riqueza, mide la contribucin Econmica y social de
la Entidad al detectar los puntos crticos de Gestin.
Se calculan ndices especficos de precios y cantidad con el
fin de determinar la incidencia de las variaciones
endgenas de la Gestin.
Diseo de indicadores y tableros de diagnsticos
complementarios al indicador principal: Rentabilidad

-10-
pblica; para evaluar la Gestin desde una perspectiva del
mediano y largo plazo.
Metodologa flexible y cambiante la cual permite ajustarse a
los diferentes cambios internos y externos.

III.1.7. REVISIONES DE LA AUDITORA DE GESTIN

III.1.7.1. DIAGNSTICO DE LA EFECTIVIDAD DE LA


GESTIN
Tiene el propsito de determinar si la entidad auditada:
Emplea la menor cantidad posible de recursos
(personal, instalaciones) en la prestacin de los
servicios en la cantidad, calidad y oportunidad
apropiadas.
Cumple las leyes y regulaciones que pudiera afectar
significativamente la adquisicin, salvaguarda y uso
de los recursos.
Ha establecido un sistema de control adecuado para
medir, preparar informe alertar o amonestar su
ejecucin en trminos de economa y eficiencia.
Ha proporcionado informes relacionado con la
economa y eficiencia que son vlidas y confiables.

III.1.7.2. DIAGNSTICO DE LA RAZONABILIDAD DE LA


INFORMACIN FINANCIERA CONTABLE
Tiene como propsito determinar si la:
Informacin financiera se presenta de acuerdo con
criterios establecidos por las normas generales de
contabilidad para la actividad presupuestada, que
incluyen:
- Principios de contabilidad generalmente
aceptados.
- Normas de valoracin y exposicin.
- Estados financieros.
La entidad auditada ha cumplido los requisitos
financieros especficos que les corresponden.
La estructura del control interno de la entidad con
respecto a la presentacin de los estados financieros

-11-
y salvaguarda de los activos, ha sido diseada e
implementada para lograr los objetivos de control.

III.1.7.3. SISTEMA DE INDICADORES DE RENDIMIENTO DE


LA GESTIN
Dentro de los procedimientos relativos al trabajo de
campo en las Auditoras de gestin se encuentra la
medicin del rendimiento, que se realiza con el objetivo
de lograr evidencias que permitan conocer el xito o no
de una gestin. Para ello se debe establecer y utilizar un
sistema de medicin del rendimiento que se sustente en
informacin consistente y oportuna el que estar
formado por varios componentes y entre ellos los
indicadores de rendimiento y las normas de rendimiento

Indicadores de rendimiento: son factores


cualitativos y cuantitativos que proporcionan tanto en
la entidad auditada como al auditor un indicio sobre
el grado de eficiencia, economa, y efectividad de la
ejecucin de las operaciones.
Pueden ser indicadores cuantitativos, dentro de los
primeros se encuentran los indicadores de eficiencia y
efectividad, mientras que los segundos no miden
numricamente una actividad, sino que se establecen a
partir de los principios generales de una buena
administracin.
Indicadores de eficiencia: relacionan volmenes de
trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos
y beneficios, se consideran de rendimiento ya que
refieren oportunidades para producir los mismos
servicios a un menor costo o producir ms servicio
por el mismo costo.
Indicadores de economa: los precios pagados por
los bienes y servicios y remuneraciones con respecto
a un precio predeterminado.

-12-
Indicadores de efectividad: miden el grado de
cumplimiento de las metas de la actividad
considerada. Se orienta hacia los resultados.
Estos no deben verse aislados, la interpelacin de los
resultados as como su anlisis y determinacin de las
causas que originan las desviaciones o incumplimientos
es lo que permite la gestin desde el ms amplio punto
de vista.
El sistema de indicadores propuesto permite:
Su utilizacin como herramienta de trabajo del
auditor durante cualquiera de las etapas de la
Auditora de gestin.
Una evaluacin global de las operaciones vinculadas
con el presupuesto del estado y la entidad gestora de
los crditos presupuestarios, sobre el grado de
economa, eficiencia y eficacia en el tratamiento y
custodia de los recursos asignados.
La identificacin de las reas problemticas lo que
coadyuva a un mejor aprovechamiento del tiempo de
la Auditora.
Obtener una evidencia suficiente, competente y
razonable sobre la naturaleza del sistema de control
interno contable y administrativo.
La metodologa propuesta tendr como procedimientos
prcticos aplicables:

1. Comparacin por perodos:


Debe tenerse en cuenta siempre que se efecten
comparaciones con periodos anteriores:
La importancia del perodo tomado como base.
La serie de tiempo ms largas son las ms
fiables.
2. Comparacin por elementos o partes de un total
objeto de anlisis:
El propsito fundamental es determinar si los
componentes tienen una relacin normal entre si y
respecto al total.

-13-
3. Relaciones entre cuentas:
El auditor puede establecer ciertas relaciones
entre el saldo de una cuenta y el de otra que
comparados en diferentes perodos de tiempo, le
permitirn hacerse una idea de las razones de los
cambios registrados.
Normas de rendimiento (criterio).
Las fuentes de estos indicadores son:
Leyes, reglamentos, contratos, por citar algunos, series
estadsticas histricas, Presupuestos de ingresos y
gastos, Estados financieros.

III.1.8. ELEMENTOS DE LA AUDITORIA DE GESTIN


La insuficiencia del presupuesto para el control de la gestin de
los recursos, ha motivado la aparicin de criterios como los de
economa, eficiencia y eficacia para evaluar la actividad
econmica financiera, criterios que han ido recogindose en
nuestro ordenamiento legal, estos principios son:

1. ECONOMA:
Significa la adquisicin, al menor costo y en el momento
adecuado, de recursos financieros, humanos y fsicos en
cantidad y calidad apropiadas.
Es decir:
Los recursos idneos
En la calidad y cantidad correcta.
En el momento previsto.
En el lugar indicado y precio convenido.
El auditor deber comprobar si la entidad:
Invierte racionalmente los recursos, al saber si utilizan los
recursos adecuados, segn los parmetros establecidos,
ahorran estos recursos o los pierden por falta de control o
deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo.
Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria. Si se
cumplen ptimamente los recursos monetarios y crediticios.

2. EFICIENCIA:
Relacin entre los recursos consumidos y la produccin de
bienes y servicios.

-14-
Una actividad eficiente maximiza el resultado.
Entre otros debe lograr:
Que las normas sean correctas y la produccin de los
servicios se ajusten a las mismas.
Mnimos desperdicios en el proceso productivo o en los
servicios prestados.
Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y
que esta sea la necesaria y conveniente para la entidad.
Que se cumplan los parmetros tcnicos productivos en
el proceso de produccin o de servicios que garantice la
calidad.

3. EFICACIA:
Significa el logro, en el mejor grado, de los objetivos u otros
efectos perseguidos de un programa, una organizacin o
una actividad.
Es decir:
Cumplimiento de la produccin y los servicios en
cantidad y calidad.
El producto obtenido y el servicio prestado, tiene que ser
socialmente til.
El auditor comprobar el cumplimiento de la produccin o el
servicio y har comparaciones con el plan y perodos
anteriores para determinar progresos y retrocesos

CAPITULO II

PROCESOS Y TCNICAS DE LA AUDITORA DE GESTON

III.2. PROCESOS Y TCNICAS

III.2.1. PRUEBAS PARA LA GESTIN


La realizacin de pruebas para la evaluacin de la gestin,
consiste en evaluar los controles de las operaciones y la
recoleccin de evidencias suficientes y confiables para
determinar, si los asuntos identificados en la fase de
planeacin como de potencial riesgo, realmente revisten
suficiente importancia.
La evaluacin de la gestin debe comprender:
Niveles de revisin.

-15-
Aplicacin de indicadores y su anlisis.
El enfoque bsico de la evaluacin recae principalmente sobre
los recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada,
su manejo o conversin en productos o servicios tiles y la
entrega o prestacin de dichos productos o servicios desde el
punto de vista objetivo de forma tal que se pueda conceptuar
alternativas que resulten en mayor economa.
La esencia de la evaluacin de la gestin es la aplicacin del
sentido comn al sugerir modificaciones o cambios en la
adquisicin, manejo o empleo de los recursos.
El propsito de la evaluacin es determinar si la entidad
auditada administra o utiliza sus recursos humanos, materiales
y financieros de manera eficiente y econmica. El auditor tiene
que detectar las causas de cualquier prctica ineficiente o
antieconmica, incluyendo deficiencias en los sistemas de
informacin gerencial, los procedimientos administrativos o la
estructura organizativa que tiene como efecto disminuir la
eficiencia y/o la economa.
Al realizar la evaluacin se busca si la entidad auditada, al
llevar a cabo su misin, presta la debida atencin a la
conservacin de los recursos con el mnimo de esfuerzo.
Durante la investigacin se debe estar alerta para encontrar
prcticas antieconmicas, ineficientes, inapropiadas o
insatisfactorias en la utilizacin de los recursos y examinar
ampliamente las deficiencias aparentes.
Niveles de revisin.
La Auditora de gestin comprende uno o ambos de los
siguientes niveles:
Revisin de alto nivel.
Revisin en profundidad.

Los objetivos de una revisin de alto nivel son los siguientes:


Determinar si la administracin ha establecido adecuados
procedimientos generales de gestin para asegurar la
economa, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de
la entidad.

-16-
Evaluar si los mismos estn siendo aplicados eficazmente.
Determinar si los indicadores muestran una evaluacin
positiva respecto al desarrollo de las operaciones.

Una revisin de alto nivel usualmente involucra las siguientes


actividades:
Uso de ciencias estadsticas e indicadores para efectuar
anlisis de tendencias y controles presupuestarios.
Lecturas de informes de gestin.
Indagaciones con la direccin y los trabajadores de entidad.
Esta revisin prev a la administracin una oportunidad para
considerar y expresar una opcin respecto a la existencia de
problemticas en las operaciones realizadas.

Anlisis de indicadores.
El anlisis de los indicadores, permite realizar un estudio
econmico, financiero y presupuestal y opinar sobre la
eficiencia, economa, y eficacia en el cumplimiento de los
objetivos y planes.
Actualmente es cada vez ms marcada la necesidad por parte
de la alta gerencia de tener unos indicadores que puedan
responder por el xito futuro de la organizacin o la entidad en
condiciones cambiantes. Por lo tanto el sistema de indicadores
de gestin debern reportar a cada administrador oportuna y
peridicamente, en forma sintetizada, la informacin que es
relevante en su rea de responsabilidad.
Los indicadores permiten a la gerencia orientarse para saber
hacia dnde deben concentrarse los esfuerzos, son un criterio,
una visin clara y concisa de la realidad.
El propsito de definir indicadores es apoyar a la
administracin para que identifique anticipadamente los
problemas que perfilan en la ejecucin de los procesos para
corregirlos en forma oportuna.

Caractersticas de los indicadores:


Son oportunos. Se pueden aplicar en cualquier momento.
Se pueden analizar en trminos absolutos y relativos.
Son de orden cualitativos y cuantitativos.

-17-
Son selectivos.
Muestran seales de alarma de la gestin de la entidad, as
como logros de desempeo.

Propsito de los indicadores:


Crear una cultura de medicin y mejoramiento.
Establecer criterios de comparacin con el mejor.
Analizar cumplimiento de planes y objetivos.
Valorizar los factores determinantes para obtener el xito.

III.2.2. TCNICAS DE LA AUDITORA DE GESTIN


Al estudiar y evaluar el sistema de control interno y determinar
el alcance de la Auditora, el auditor debe obtener informacin
suficiente, competente y relevante a fin de promover una base
razonable para sus operaciones, criterios, conclusiones y
recomendaciones.
Precisamente las tcnicas de Auditora son los diversos
mtodos utilizados por el auditor para obtener evidencias.
Las tcnicas de Auditora ms utilizadas son:
Examen o inspeccin fsica.
Observacin fsica de un activo.
Inspeccin documental.
Se observa un documento para saber si es genuino, sin
alteraciones, autntico, con aprobaciones y que fueron
asentados correctamente en los libros, registros e
informes. Se usan las tcnicas de punteo para sealizar
las actividades revisadas en los documentos.
Confirmacin.
Se obtiene directamente de un agente externo,
informacin por escrito, para ser usada como evidencia,
por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por cobrar,
ttulos de propiedades, pasivos contingentes y otras
reclamaciones.
Entrevistas.
Realizacin de preguntas necesarias para el
conocimiento general del trabajo.
Comparaciones.
Se compara a partir de:
Informacin del ao anterior.
Informacin del plan.

-18-
Informacin de las otras empresas de la misma rama.
Las tcnicas de Auditoras financieras utilizadas no difieren
mucho de las que se practican en las Auditoras de gestin.
El conjunto de tcnicas de Auditora constituye los
procedimientos que se incluyen en el programa de Auditora.
En el caso de la Auditora de gestin servirn para la revisin
de los procesos administrativos y operacionales a las diversas
funciones que se realizan en la entidad.
Para desarrollar una Auditora de gestin se utilizan diferentes
tcnicas, las ms comnmente utilizadas son las siguientes:
Observacin.
Confirmacin.
Verificacin.
Investigacin.
Anlisis.
Evaluacin.

Observacin: es muy amplia, prcticamente infinita, puede


incluir desde la observacin del flujo de trabajo las acciones
administrativas de jefes, subordinados, documentos,
acumulacin de materiales, materiales excedentes, entre otros.
La caracterstica principal de esta tcnica est en funcin del
espritu de penetracin y profundidad que se aplique al
desempeo de una accin.

Confirmacin. Comunicacin independiente con una parte


ajena para determinar la exactitud o validez de una cifra o
hecho.

Verificacin. Verificar que cada elemento de cada uno de los


documentos es lo apropiado y se corresponde con la
legislacin vigente.

Investigacin. Examinar acciones, condiciones,


acumulaciones y procesamiento de activos y todas aquellas
operaciones relacionadas con estos. Esta investigacin puede
ser externa o interna y por lo regular mediante la realizacin de
cuestionarios previamente formulados.

-19-
Anlisis. Se recopila y usa informacin con el objetivo de
llegar a una deduccin lgica. Determinar las relaciones entre
las diversas partes de una operacin. Involucra la separacin
de las diversas partes de la entidad o de las distintas
influencias sobre la misma y despus determinar el efecto
inmediato o potencial sobre una organizacin dada una
situacin determinada.

Evaluacin. Es el proceso de arribar a una decisin basado en


la informacin disponible. La evaluacin depende de la
experiencia y juicio del auditor.

III.2.3. DIFERENCIA DE LA AUDITORIA DE GESTIN CON LA


AUDITORIA FINANCIERA
Diferencias entre la Auditora Financiera y de Gestin.

Objetivos de Auditora
El auditor de gestin utiliza los estados financieros como
un medio. Para el auditor financiero los estados
financieros constituyen un fin.
La Auditora Financiera se dirige hacia la recoleccin de
evidencias que permitan la emisin de un dictamen
sobre los estados financieros elaborados por la
gerencia. La Auditora de Gestin informa sobre el logro
de operaciones econmicas, eficientes y efectivas.
Alcance de la Auditora
El alcance de una auditora financiera se relaciona con
los estados financieros de la entidad.
El alcance de la auditora de gestin es variable y puede
aplicarse a toda la organizacin o solo a algunas de sus
reas o actividades.
Perodo de tiempo a ser auditado.
La Auditora financiera por lo general fija su alcance a un
ao calendario.

-20-
La Auditora de gestin podra fijar su alcance en un
perodo que se extienda en varios aos o tan corto que
comprenda solo unas semanas.
Requisitos del personal
La auditora financiera, utiliza un grupo de personal
entrenado en contabilidad y auditora financiera, y
algunos especialistas en materia tributaria y de
sistemas.
La auditora de gestin, exige un grupo compuesto de
profesionales con una amplia gama de habilidades
gerenciales que puedan o no incluir la auditora
financiera.
Elaboracin de normas.
En la auditora financiera, la norma se extrae de los
principios de contabilidad generalmente aceptadas.
En la auditora de gestin, es frecuente desarrollar
"criterios de auditora" o unidades de medida para cada
examen.
Conclusiones sobre la Interrelacin de la Auditora
financiera y la de gestin.
El alcance de trabajo de la Auditora de Gestin est
presenta en la realizacin de la Auditora Financiera.
En la prctica las auditorias financieras y de gestin
estn en muchos aspectos estrechamente relacionados,
lo cual les debera permitir intercambiar experiencias,
tecnologa y quizs la construccin de una base de
metodologa comn.

III.2.4. ETAPAS DE LA AUDITORA DE GESTIN


Como sabemos en la profusa informacin que emiten nuestras
entidades es muy difcil integrar o combinar datos financieros y
fsicos que engloben la situacin, es por ello que analizaremos
las distintas etapas. Para ello es necesario conocer que esta
Auditora comprende cuatro etapas generales que son las
siguientes:
Exploracin previa de la entidad objeto de estudio.
Planeamiento.

-21-
Ejecucin.
Informe final.

El primer aspecto permitir conocer y familiarizarnos con la


actividad que ser objeto de estudio

CAPITULO III

DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA AUDITORIA DE GESTIN

III.3. PLANEAMIENTO DE LA AUDITORA.


sta es la primera fase. Si bien las actividades relacionadas con el
planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen, ellas
continan durante la ejecucin y aun en la formulacin del informe,
por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y
distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de
nuevas decisiones que obligarn a afinar el planeamiento aun en la
fase del informe.
La formulacin del informe no se inicia en la tercera fase, sino que
empieza a considerarse desde el planeamiento.
Durante el planeamiento el equipo de auditora se dedica,
bsicamente, a obtener una adecuada comprensin y conocimiento
de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo
acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el plan de
revisin estratgica, con el objeto de determinar, entre otros
aspectos, los objetivos y alcance del examen, as como las
condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica
sus mayores esfuerzos a planear la estrategia que utilizar.
El contenido de este planeamiento estn referido a:
a. La determinacin de los objetivos y alcance de la auditora;
b. El tiempo que requiere;
c. Los criterios;
d. La metodologa a aplicarse;
e. La definicin de los recursos que se consideran necesarios para
garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes
de la entidad;
f. Los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

-22-
Una de las principales razones es que debe garantizar que el
resultado de la auditora no slo satisfaga sus objetivos, sino que
tenga efectos productivos; por esa razn, el planeamiento debe ser
un proceso que pretenda establecer un adecuado equilibrio entre
los objetivos y alcance de la auditora, el tiempo disponible para
ejecutarla y el nmero de horas que debe trabajar el personal
profesional para lograr un nivel ptimo en el uso de los recursos
destinados a esta auditora.

III.3.1. ETAPAS DEL PLANEAMIENTO DE LA AUDITORA DE


GESTIN
El Planeamiento de la Auditora de Gestin comprende tres
etapas:
a. REVISION GENERAL
b. REVISION ESTRATEGICA
c. FORMULACION DEL PLAN DE AUDITORA

III.3.1.1. REVISIN GENERAL


Que a su vez comprende las sub etapas de:
a. Conocimiento inicial de la entidad a examinar
Este conocimiento inicial de la entidad, programa o
actividad implica el diseo de una estrategia general
para entender la forma en que conducen sus actividades
y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia
de los objetivos de auditora probables y la factibilidad
de lograrlos. Durante esta etapa debe obtenerse
informacin sobre los aspectos siguientes:

Fines, objetivos y metas


Los fines representan el resultado o efecto que se
desea obtener, los cuales pueden existir sin haber
sido expresados en forma concreta. Las leyes de
creacin u otras normas legales definen en el Sector
Pblico la autoridad y/o mandato de cada entidad. Su
propsito, al igual que los programas o proyectos
que desarrollan; no obstante, se espera que la alta

-23-
administracin fije los objetivos y a nivel de
operaciones.

Recursos presupuestales autorizados


Estn referidos a la asignacin de fondos
autorizados para la entidad, programa o proyecto
para el cumplimiento de sus fines. siendo stos:
autorizaciones presupuestales, fondos de
endeudamiento externo y/o donaciones. Tales
recursos pueden ser medidos en dimensiones tales
como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerenciales


Los sistemas son cruciales para el xito de los
programas o actividades, incluyen controles para
asegurar el logro de los resultados o beneficios
previstos, por cuanto stos tienen un gran impacto
en su desempeo y en las operaciones. Sin ellos un
error material podra ocurrir y no ser detectado. Los
controles gerenciales constituyen los medios a travs
de los cuales, la administracin se asegura que el
sistema es efectivo y manejado en funcin de los
criterios de eficiencia y economa y en armona con
las leyes y reglamentos vigentes. Uno de los pasos
ms importantes de la etapa de revisin general es la
descripcin de las actividades claves de la
administracin. Lo que debe hacer el auditor es
relacionar su importancia con el rol que desempea
la entidad, programa o proyecto; por ello debe
describir las actividades claves de la administracin
establecidas para el cumplimiento de sus actividades
y aquellas relativas a las funciones de carcter
administrativo (personal, presupuesto y otras), que
sirven de apoyo para la ejecucin de operaciones. La

-24-
utilizacin de flujogramas, apoyados con narrativas
apropiadas, constituye un medio razonable de
sntesis y registro del conocimiento logrado.

Importancia de la auditora y necesidades de los


usuarios del informe.
La importancia es un asunto que guarda relacin con
los objetivos de la auditora y los usuarios
potenciales del informe. Las consideraciones sobre
cantidad y calidad representan factores claves para
identificar su importancia. Como factores relativos a
la calidad pueden identificarse:

Seguimiento de medidas correctivas de


auditoras anteriores
Los informes de auditora anteriores constituyen una
fuente de consulta importante dentro del
planeamiento de la auditora de gestin. El
seguimiento de medidas correctivas sobre tales
documentos, suministra un reporte de progreso
sobre las acciones adoptadas por la administracin y
su actitud frente a las recomendaciones de los
auditores.

Informacin Proveniente del rgano de Auditora


Interna-OAI
Resulta una buena prctica remitirse al trabajo
realizado por los auditores internos de la entidad o
informes de auditora emitidos por auditores
externos, lo cual puede apoyar efectivamente a las
tareas de planeamiento, eliminndose con ello la
posibilidad de duplicar esfuerzos. Sin embargo, para
confiar en el trabajo realizado por otros auditores, es
necesario tener en cuenta los factores siguientes:
competencia y objetividad, alcance del examen

-25-
realizado y la razonabilidad de los criterios utilizados.
Por esta razn, la evaluacin del funcionamiento
operativo del rgano de Auditora Interna de la
entidad a examinar, constituye un prerrequisito para
definir el grado de confianza que pueda depositarse
en su trabajo.
La obtencin de informacin debe comprender:
Asuntos importantes incluidos en informes de
auditora anteriores.
reas importantes examinadas por el OAI.
Oportunidad en la adopcin de medidas correctivas.
Recomendaciones importantes pendientes de
implementacin por la entidad, programa y/o
proyecto.
Fuentes de informacin para el planeamiento; y,
Informacin proveniente del rgano de Auditora
Interna

Fuentes de informacin para el planeamiento


Otra fuente importante de informacin para la etapa
de planeamiento es el archivo permanente de la
entidad programa y/o proyecto. El archivo
permanente est constituido por un conjunto de
documentos que contienen copias o extractos de
informacin de utilidad para el planeamiento de
futuros exmenes. En trminos generales, el auditor
debe obtener documentar los aspectos siguientes de
la entidad por auditar
a. Leyes y regulaciones aplicables: ley de Creacin
y Reglamento, ley Anual del Presupuesto y
directivas aplicables, presupuesto autorizado y
otras normas que afecten la operatividad de la
entidad.
b. Planeamiento: Plan operativo institucional,
informes evaluacin anual, Memoria anual de la

-26-
entidad u otros documentos relativos al
planeamiento institucional.
c. Recursos utilizados en las actividades:
presupuesto autorizado inicial y presupuesto
autorizado final, bienes de activo fijo, equipos de
procesamiento automtico de datos, detalle de
centros de produccin, distribucin y
administracin, a nivel nacional, recursos de
personal y procedimientos utilizados para
administrar y controlar el uso apropiado de los
recursos.

b. ANALISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD


En base a la informacin recopilada en la etapa de
revisin general, el auditor encargado del examen
debe elaborar el anlisis preliminar de la entidad y
considerar informaciones que deben ser incluidas en
el plan de revisin estratgica a desarrollar en la
entidad, programa o proyecto a examinar. Etas
informaciones son:
a. Sobre el Ambiente de Control Interno.
b. Sobre Factores Externos e Internos.
c. Sobre las reas Generales de Revisin.
d. Sobre Fuentes de Criterio y Evidencias

III.3.1.2. REVISIN ESTRATGICA


Los componentes de esta revisin son:
a. Ejecucin del Plan de Revisin Estratgica
b. Aplicacin de Pruebas Preliminares e Identificacin
de Criterios de Auditoras
c. Identificacin de los Asuntos ms Importantes
d. Formulacin del reporte de Revisin Estratgica

a. EJECUCIN DEL PLAN DE REVISIN


ESTRATGICA.
Una vez aprobado el Plan de Revisin Estratgica, el
auditor encargado se reunir con los funcionarios
gerenciales de la entidad, programa o actividad a ser

-27-
examinada, para presentar a los miembros del
equipo de auditora que tendrn a su cargo el
desarrollo de los trabajos, este trabajo comprender
las siguientes actividades:
Aplicacin de pruebas preliminares.
Comprensin del ambiente de control interno.
Identificacin de factores externos e internos.
Definicin de criterios de auditora.
Descripcin de los sistemas y controles
gerenciales.
Identificacin de los asuntos ms importantes.

b. Aplicacin de Pruebas Preliminares e


Identificacin de Criterios de Auditoras
Estas pruebas permiten la acumulacin de evidencia
suficiente y necesaria para llevar a cabo
evaluaciones y adoptar decisiones preliminares, en
relacin a cualquier problema significativo que la
entidad est experimentando, en cuanto al
cumplimiento de sus objetivos, sistemas y/o
controles gerenciales ms importantes. Tambin
deben llevarse a cabo pruebas en torno de los
sistemas y controles gerenciales en vigor en la
entidad, como una forma de comprobar su
funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo
reuniones con el rgano de Auditora Interna de la
entidad o programa, a efectos de minimizar la
duplicidad de esfuerzos en la ejecucin de la
auditora.

c. Identificacin de los Asuntos ms Importantes


Representan aquellas actividades claves de los
sistemas y controles gerenciales aplicados que, de
acuerdo a la opinin del auditor, resultan vitales para
el xito del programa o actividad a ser examinada.

-28-
Constituyen asuntos que tienen importancia en esta
etapa, pero que deben ser evaluados y confirmados
en la fase de ejecucin. Los asuntos ms
importantes son el resultado de la revisin
estratgica, y tentativamente pueden ser
determinados como asuntos sobre los cuales debe
elaborarse el reporte, en tanto que las reas
generales de revisin son reas identificadas para
ampliar la comprensin y conocimiento de la entidad
o programa a examinar.
La importancia y la materialidad pueden ser medidas
en trminos de identificar cuando un asunto puede
llegar a influenciar en la opinin o decisin del
usuario de un informe. Usualmente, la importancia se
mide por el efecto; tales efectos pueden ser reales o
potenciales y, frecuentemente, expresarse en forma
cuantitativa. Otros aspectos tales como la actitud de
la gerencia ante los controles internos o el clima
interno de trabajo son de naturaleza subjetiva no
obstante) deben ser elementos a considerar en la
fase de planeamiento.
El auditor debe tener en cuenta algunos factores
como por ejemplo los siguientes:
Asuntos o inquietudes de administracin
conocidos;
reas de preocupacin particular identificadas en
auditoras anteriores;
reas potenciales de operaciones
antieconmicas o ineficientes.
reas relacionadas con el incumplimiento de
leyes y regulaciones;

-29-
Desconocimiento de la entidad acerca de la
efectividad del programa y deficiencias en los
procedimientos de evaluacin de resultados;
Naturaleza y tamao del programa e importancia
de los recursos fsicos, humanos y financieros

d. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica


Concluida la revisin estratgica, el auditor debe
formular un reporte que comunique a los niveles de
decisin correspondientes los resultados obtenidos y
su propuesta de estrategias para las fases siguientes
del examen. Este reporte constituye uno de los
elementos ms importantes del proceso de
planeamiento de la auditora; es elaborado por el
auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el
nivel gerencial correspondiente. Cualquier
modificacin ulterior de este documento debe ser
procesada a travs de estos mismos canales.

III.3.1.3. FORMULACION DEL PLAN DE AUDITORA


Este Plan tiene el propsito de definir el alcance global
de la auditora de Gestin, en trminos de objetivos
generales y objetivos especficos de las reas que sern
materia de examen. Este documento debe incluir:

Origen de la auditora.
Resultado de la revisin estratgica.
Objetivos de la auditora.
Alcance de la auditora, metodologa.
Recursos de personal.
reas a ser examinadas:
a. Objetivos y alcance de la auditora.
b. Criterios de auditora a utilizar.
c. Fuentes de obtencin de evidencia de auditora.
d. Equipo de trabajo.

Informacin administrativa:
a. Informes a emitir y fechas de entrega.

-30-
b. Estructura del informe a emitir.
c. Presupuesto de tiempo.
d. Cronograma de actividades

III.3.1.4. EL PROGRAMA DE AUDITORA


Para cada auditora gubernamental se prepararn
programas especficos que incluyan objetivos y
procedimientos que deben aplicarse, naturaleza,
alcance y oportunidad de su ejecucin, as como el
personal encargado de su desarrollo. Un procedimiento
de auditora es una instruccin detallada para recopilar
evidencias a obtener durante la ejecucin de la
auditora; deben desarrollarse en trminos especficos
para que puedan ser utilizados por los auditores a cargo
de su ejecucin, asimismo su contenido debe
corresponder a la aplicacin de una tcnica de auditora.
Los cambios que se hagan a los programas de auditora
deben ser evaluados, adecuadamente, en funcin de los
objetivos previstos y las circunstancias que pueden
originar su modificacin. Estos cambios deben
documentarse apropiadamente, y la responsabilidad de
la elaboracin y modificacin corresponde al auditor
supervisor y al nivel jerrquico superior. Los programas
de auditora comprenden una relacin lgica, secuencial
y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su
alcance, el personal y el momento en que debern ser
aplicados, a efectos de obtener evidencia competente,
suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro
de los objetivos de auditora. Deben ser lo
suficientemente flexibles para permitir modificaciones
durante el proceso de la auditora que a juicio del auditor
encargado y supervisor, se consideren pertinentes.
Este programa debe ser debidamente preparado por las
siguientes consideraciones:

-31-
Se constituye en un plan sistemtico para cada fase
del trabajo, que puede ser comunicado a todo el
personal involucrado en la auditora.
Es una base apropiada para la asignacin de labores
para el supervisor, auditor encargado, auditores y
asistentes.
Es un medio para comparar el rendimiento del
equipo de auditora con relacin a los planes
aprobados y normas complementaras establecidas.
Ayuda para el entrenamiento de personal sin
experiencia en auditora.
Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el
personal de auditora en forma directa.

III.3.1.5. CONTENIDO DEL PROGRAMA


El programa de trabajo de auditora debe ser formulado
por reas de auditora, especificando:
a. Sub objetivos de auditora;
b. Criterios de auditora;
c. Evidencia a ser obtenida;
d. Procedimientos para la obtencin de evidencia;
e. Fuentes para la obtencin de evidencia;
f. Instrucciones especficas; y,
g. Cronograma tentativo de actividades.
Para todas las dems reas por examinar, el auditor
debe desarrollar programas de auditora especficos,
que detallen las pruebas a realizar. El nivel de detalle, al
igual que la supervisin ejercida por el auditor
encargado, podr variar en atencin a la experiencia del
personal que conforma el equipo.
La prctica de sucesivas auditoras permitir formular
programas estandarizados en aspectos tales como
efectividad, eficiencia y economa, planeamiento,
administracin de recursos humanos y otros

III.4. EJECUCIN
La fase de ejecucin de la auditora de gestin est bsicamente
focalizada en:

-32-
1. La obtencin de evidencias suficientes, competentes y
pertinentes sobre los asuntos ms importantes (reas de
auditora) aprobados en el plan. No obstante, algunas veces,
como consecuencia de este proceso se determinan aspectos
adicionales por evaluar, lo que implicar la modificacin del plan
de auditora.
2. Que, toda labor en la auditora debe ser controlada a travs de
programas de trabajo porque stas definen, por anticipado, las
tareas que deben efectuarse durante el curso de la auditora y
se sustentan en objetivos incluidos en el plan y en la
informacin disponible sobre las actividades y operaciones de la
entidad consignada en el Informe de revisin estratgica.
3. En el desarrollo de hallazgos. El trmino hallazgo aqu tiene
un sentido de recopilacin y sntesis de informacin especfica
sobre una actividad u operacin, que ha sido analizada y
evaluada, y que se considera de inters para los funcionarios a
cargo de la entidad examinada. Usualmente, se utiliza en un
sentido crtico, dado que se refiere a deficiencias que son
presentadas en el informe de auditora.
4. En involucrar elementos propios del hallazgo de auditora
(Condicin y Criterio), y en la identificacin de las causas y
efectos actuales o posibles de las deficiencias detectadas
durante la fase de ejecucin. La identificacin oportuna de las
razones que ocasionaron la situacin negativa y por qu se
mantiene (Causa), as como la cuantificacin de las
consecuencias reales o potenciales (Efecto) en trminos
financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a
los funcionarios de la entidad responsables de adoptar
correctivos en forma oportuna.
5. En la evidencia de auditora reunida y a travs de la evaluacin
de las opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad; ellas
sern tiles porque permiten al auditor arribar a conclusiones
concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de
ejecucin. Las observaciones y conclusiones deben estar

-33-
acompaadas de recomendaciones para los funcionarios a
cargo de la entidad examinada, a fin de corregir las deficiencias
identificadas y evitar en el futuro su repeticin.
6. Sobre papeles de trabajo es que estos documentos son
elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de
planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y
respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por
el auditor encargado y el supervisor responsable, con el objeto
de establecer si son pertinentes a la auditora; documentan en
forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia
internamente.

III.4.1. ACTIVIDADES A REALIZAR EN UNA AUDITORA DE


GESTIN
Los aspectos a examinar en la Auditora de Gestin son
actividades que debe realizar el auditor para orientarse; stas
son:

III.4.1.1. OBJETIVOS Y METAS DEL PROGRAMA O


ACTIVIDAD
La principal preocupacin para el auditor debe ser
comprender adecuadamente los objetivos y metas del
programa y cmo guardan relacin con los resultados
que se espera obtener. Los objetivos y metas de los
programas deben especificarse de la manera ms
precisa posible, dada que sin ellos sera difcil
determinar si el programa o actividad est logrando los
resultados esperados. A menos que exista claridad y
detalle en los objetivos o beneficios que se esperan
lograr, la evaluacin de los programas o el sistema de
informacin orientado hacia la evaluacin de tales
objetivos y metas, tendr un uso limitado como
herramienta de la gerencia o mecanismos de
retroalimentacin para la toma de decisiones. Por ello,

-34-
es importante que el programa o actividad haya definido
los elementos siguientes:
Objetivos y metas claras y mensurables.
Plazos de cumplimiento.
Costo financiero.
No todos los objetivos de los programas pueden
evaluarse apropiadamente, dado que existen diversos
factores que podran afectar la naturaleza de las
medidas a implementar. Los esfuerzos para medir de
qu manera y hasta qu punto se logran los objetivos y
metas dentro de un programa u otros beneficios, pueden
sustentarse en un sistema de medicin continua del
desempeo (rendimiento) o en evaluaciones peridicas
del programa o actividad, generalmente, de carcter
cuantitativo. No hay que dejar de lado que los
procedimientos establecidos por el programa para medir
la efectividad deben reflejar las tcnicas ms apropiadas
y sus costos estar debidamente justificados. Cuando los
criterios de efectividad estn soportados en un sistema
de informacin sobre el desempeo, el auditor debe
examinar la forma en que fue planeada su utilizacin, la
validez y confiabilidad de tal criterio, la exactitud de los
datos que proporciona y la propiedad de las normas
establecidas.

III.4.1.2. CRITERIOS DE EVALUACIN


Es posible que en el curso de la auditora se encuentren
casos en que tanto la normativa legal como el propio
programa, no hayan establecido objetivos y metas con
claridad. En tal caso, el auditor debe obtener la opinin
autorizada de los funcionarios responsables y llegar a
puntos de vista coincidentes, como paso previo a definir
los criterios a utilizarse para la medicin y evaluacin del
grado de avance obtenido. De no arribarse a una

-35-
adecuada comprensin de este asunto, el auditor tendr
que concluir que el programa o actividad bajo examen,
no ha establecido objetivos y metas claras y
mensurables y, consecuentemente, no es factible medir
el logro de las metas fsicas alcanzadas, por ser
inalcanzables, irreales o inexistentes212. Otra situacin
que podra presentarse es que las metas fsicas
correspondientes al programa o actividad examinada
hayan sufrido cambios significativos en el tiempo. Estos
hechos que en apariencia se refieren a los aumentos o
disminuciones propios de la gestin gubernamental,
deben conducir al auditor a realizar un anlisis ms
exhaustivo, a efectos de determinar los efectos
potenciales de tales eventos en las metas establecidas
inicialmente por los programas.

III.4.1.3. EVALUACIN Y PRESENTACIN DE LOS INFORMES


SOBRE EFECTIVIDAD
La evaluacin del desempeo es una responsabilidad
inherente al programa o actividad, dado que constituye
la primera fuente de informacin para conocer los
progresos alcanzados en el logro de objetivos y metas.
Estas evaluaciones son practicadas por personal de la
propia entidad o terceros. En este contexto, el auditor
debe revisar los datos provenientes de la evaluacin del
desempeo, con el objeto de establecer si los criterios
de evaluacin y mtodos de medicin utilizados son
confiables y razonables y, sobre todo, si la informacin
obtenida tiene los mismos atributos. Si en la fase de
ejecucin se identifican situaciones tales como:
inexistencia de informes de evaluacin del desempeo o
falta de datos confiables sobre los resultados obtenidos,

-36-
tales factores podran constituirse en limitantes para
llevar a cabo una evaluacin objetiva de los logros
alcanzados. En este caso, el auditor debe recomendar
que el programa materia de examen, implemente un
sistema de informacin apropiado para evaluar su
desempeo.

III.4.1.4. GESTIN DEL SISTEMA DE EVALUACIN DE LA


EFECTIVIDAD
Durante la auditora deben examinarse los
procedimientos para organizar y administrar las
actividades de evaluacin e informacin sobre la
efectividad del programa o la actividad. En tal tarea se
incluyen los controles gerenciales, tanto para el
planeamiento y recopilacin como respecto a la
presentacin de informacin sobre la efectividad del
programa o actividad. La informacin proporcionada por
las evaluaciones de desempeo son una fuente que
debe ser considerada por la alta direccin de cada
entidad al tomar decisiones o disear polticas
especficas para el programa. El rol del auditor en este
campo es determinar si los reportes de evaluacin del
desempeo han sido informados a los funcionarios y si
stos los han considerado al momento de tomar
decisiones. Una auditora de gestin, con enfoque en la
efectividad de los programas, puede incluir aspectos
como:
Objetivos y metas de un programa o aquellos recin
creados o en ejecucin, para establecer si stos son
apropiados, convenientes o pertinentes. Beneficios
que debe lograr un programa o actividad.
Factores que estn impidiendo obtener resultados
satisfactorios.

-37-
Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables
al programa.
Sistema de control gerencia! implementado por el
programa para evaluar la efectividad, elaborar
reportes y monitorear su ejecucin.
Alternativas adoptadas por la administracin para la
ejecucin de actividades a un menor costo.
Es ms, los trabajos relacionados con la auditora con
enfoque de efectividad pueden orientarse en funcin de
dos perspectivas: de los resultados del programa o los
controles y procedimientos gerenciales.

III.4.2. MTODOS DE LA MEDICION DE LA EFICIENCIA

a. Eficiencia, como operacin expresado en porcentaje


La eficiencia de una operacin puede expresarse como un
porcentaje del estndar de desempeo con relacin a la
informacin actual; es un ndice que representa la relacin
salida/entrada (productividad); puede ser expresado de
diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia.
Como ejemplo se cita el siguiente caso215:
Si asumimos que la oficina pblica encargada de expedir
pasaportes tiene un estndar de desempeo de 16
pasaportes por hora-hombre, y el dato de rendimiento
actual es de 20 pasaportes por hora-hombre:
ndice Actual = 20 Pasaportes/hora-hombre x 100 = 125% eficiencia
ndice Estndar 16 Pasaportes

El resultado puede interpretarse en el sentido de que en la


expedicin de pasaportes, por hora-hombre, se ha obtenido
un 125% de eficiencia en relacin al estndar establecido.

b. Medicin de Insumos y Productos


Los insumos pueden ser medidos en trminos de trabajo
realizado, material o recursos financieros utilizados. Los

-38-
recursos relativos a mano de obra pueden medirse en
trminos de tiempo o dinero (remuneracin! horas-hombre).
Los recursos materiales o financieros, generalmente, se
miden en dinero. Para que los productos puedan ser
medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener
caractersticas uniformes; los productos de un proceso
repetitivo como la emisin de rdenes de compra satisfacen
este criterio.

c. Calidad y nivel del servicio


La eficiencia de una operacin se encuentra influenciada
por la cantidad y calidad de los bienes y servicios
producidos y la calidad y el nivel de los servicios que se
ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidad puede
ser difcil de interpretar. El mejoramiento de un ndice de
eficiencia puede resultar a expensas de la calidad o el nivel
de servicios; sin embargo, el mejoramiento importante en la
calidad o el nivel del servicio slo puede ser posible
mediante el aumento sustancial del costo por unidad.

d. Estndares de eficiencia
El ndice de salidas/entradas; es decir, la productividad, no
precisa si los resultados reflejados son adecuados; para ello
es necesario tener un punto de referencia, mediante el cual
se mida la ejecucin y los cambios en la eficiencia. Los
resultados pueden medirse en forma razonable, silos
comparamos con estndares establecidos. Un estndar es
el tiempo de duracin especfico, determinado por la
cuantificacin del trabajo requerido para producir una
unidad de producto o servicio, o para ejecutar una tarea216.
En otros trminos, representa el concepto de un da justo
de trabajo esperado de un empleado con entrenamiento
razonable y experiencia.
Los estndares de desempeo se utilizan con distintos
propsitos en los sistemas de informacin y control para:

-39-
Demostrar los resultados alcanzados, comparando la
informacin de ejecucin con los estndares.
Efectuar anlisis costo/beneficio, proporcionando
informacin para comparar mtodos y procedimientos
actuales y propuestos.
Producir el intercambio de decisiones entre eficiencia y
el nivel de servicio.

III.4.3. PAPELES DE TRABAJO


El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y
detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas,
en forma de papeles de Trabajo. Los papeles de trabajo son los
documentos elaborados por el auditor en los que se registra la
informacin obtenida, como resultado de las pruebas
realizadas durante la auditora y sirve de soporte al informe.
Constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento,
ejecucin e informe de auditora; por lo tanto, deben contener
la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos.,
observaciones, conclusiones y recomendaciones. El contenido
de esta seccin es el siguiente:

III.4.3.1. EL OBJETO DE LOS PAPELES DE TRABAJO


Los papeles de trabajo son elaborados por el auditor con
el objeto de:
Registrar las labores: proporcionar un registro
sistemtico y detallado de la labor efectuada al llevar
a cabo una auditora.
Registrar los resultados: proporcionar un registro de
la informacin y evidencia obtenida y desarrollada, en
respaldo de los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones resultantes de la labor de auditora.
Respaldar el informe del auditor: el contenido de los
papeles de trabajo tiene que ser suficiente para
respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido
total del informe de auditora. El informe bajo ninguna

-40-
circunstancia debe contener informacin o datos no
respaldados por los papeles de trabajo.
Indicar el grado de confianza del sistema de control
interno: los papeles de trabajo incluyen los resultados
del examen y evaluacin del sistema de control
interno, as como los comentarios sobre el mismo.
Servir como fuente de informacin: los datos
utilizados por el auditor al redactar el informe, se
encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces
sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando
se necesitan algunos datos especficos.
Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo
bien elaborados llaman la atencin sobre asuntos
importantes y garantizan que se d atencin
adecuada a los asuntos ms significativos.
Facilitar la revisin y supervisin: los papeles de
trabajo son indispensables para la etapa de revisin
del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona
ajena al equipo (el auditor supervisor u otro
funcionario) revisar los detalles del examen
registrados en dichos papeles. En el caso de
cualquier pregunta o duda sobre el contenido del
borrador del informe, los papeles de trabajo estn
para responderlas o aclararlas.
Ahora bien, el auditor gubernamental no slo debe saber
planear y efectuar la auditora, as como redactar el
informe correspondiente, sino que tambin debe
entender que la naturaleza de su trabajo exige la
elaboracin, durante todo el proceso de la auditora, de
una documentacin completa de sus procedimientos,
hallazgos, observaciones y la evidencia en la cual va a
fundamentar su informe.

III.4.3.2. REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

-41-
Los papeles de trabajo referentes a una auditora de
gestin deben cumplir los mismos requisitos exigidos
para los correspondientes a una auditora financiera; por
lo tanto, deben ser:
Completos y exactos.
Claros, comprensibles y detallados.
Legibles y ordenados.
Informacin relevante.

III.4.4. ARCHIVADOS DE PAPELES DE TRABAJO


Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben
dividirse en dos grupos bsicos:
Archivo permanente
Archivo corriente

III.4.4.1. ARCHIVO PERMANENTE


Est conformado por un conjunto orgnico de
documentos que contienen copias y/o extractos de
informacin de inters, de utilizacin continua o
necesaria para futuros exmenes, bsicamente
relacionada con:
Ley orgnica de la entidad y normas legales que
regulan su funcionamiento
Organigrama vigente.
Reglamento de organizacin y funciones - ROE
Manual de organizacin y funciones - MOE
Manual de procedimientos operativos
Plan operativo Institucional.
Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones
y evaluaciones.
Estados financieros.
Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.
Informe de evaluacin del plan anual de control.
Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
Convenios y contratos importantes.
Memoria Anual o Informe de Gestin.
Relacin de funcionarios de la entidad.
Lnea de la Contralora General de la Repblica.
Jefaturas de los rganos de Auditora Interna-OAI.

III.4.4.2. ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORA DE GESTIN

-42-
En este archivo hay que incluir los papeles de trabajo y
evidencias que sustenten el resultado de la auditora, as
como tambin los criterios utilizados por los
responsables de la fase de ejecucin. El archivo
corriente en la auditora de gestin se codifica con la
letra G, habindose establecido la codificacin
alfanumrica secuencial, para las diversas reas
examinadas225. Para la codificacin adecuada y
organizacin de los papeles de trabajo de una auditora.

III.5. INFORME DE LA AUDITORA

III.5.1. CONCEPTO
El Informe de auditora, que debe ser escrito, es el producto
final del trabajo de campo que guarda relacin con las
caractersticas y la estructura sealadas en las Normas de
Auditora Gubernamental. En este documento la Comisin de
Auditora expone el resultado final de su trabajo, a travs de
juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la
fase de ejecucin, con la finalidad de brindar suficiente
informacin a los funcionarios de la entidad auditada y
estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones
ms significativas, e incluir las recomendaciones que permitan
promover mejoras en la conduccin de las actividades u
operaciones del rea o reas examinadas. Las deficiencias
referidas a aspectos de control interno, se revelarn en el
Memorndum de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en
la norma correspondiente.
Los informes que se emitan deben caracterizarse por su alta
calidad, para lo cual se deber tener especial cuidado en la
redaccin, as como en la concisin, exactitud y objetividad al
exponer los hechos; debe ser redactado en forma narrativa, de
manera ordenada, sistemtica y lgica, empleando un tono
constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y

-43-
fcilmente entendible a fin de permitir su comprensin incluso
por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre
los temas incluidos en el mismo. De considerarse pertinente,
se incluirn fotos y/o cuadros que apoyen a la exposicin,
asimismo los asuntos se debern tratar en forma concreta y
concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva
con los hechos observados; no obstante ello, es necesario
tener en cuenta que la concisin en el informe, no implica omitir
asuntos importantes, sino evitar utilizar palabras o conceptos
superfluos que lleven a interpretaciones erradas; el exceso de
detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el
objetivo principal del informe. En resumen el informe debe ser
conciso, no debe ser ms extenso de lo necesario para
transmitir su mensaje, por tanto requiere:
a. Un adecuado uso de las palabras, en especial de los
adjetivos, evitando las innecesarias;
b. La inclusin de detalles especficos cuando fuese necesario
a juicio del auditor.

III.5.2. OBJETIVOS
Los objetivos del informe de una auditora de gestin son:
Brindar suficiente informacin sobre las deficiencias
(desviaciones) ms significativas; y,
Recomendar mejoras en la conduccin de las actividades y
ejecucin de las operaciones
El informe de auditora de gestin constituye una oportunidad
para poder captar la atencin de los niveles gerenciales de la
entidad auditada, as como para mostrar los beneficios que
este tipo de examen le ofrece. Por esta razn este informe
cubre dos funciones bsicas:
Comunica los resultados de la auditora de gestin; y,
Persuadir a la gerencia para que adopte determinadas
acciones, y cuando es necesario llamar su atencin,
respecto de algunos problemas que podran afectar
adversamente sus actividades y operaciones.

-44-
Cada auditora de gestin culmina en un informe por escrito
que es puesto en conocimiento de la entidad auditada; la
aceptacin del informe por parte de los funcionarios de la
entidad examinada depender de su calidad. Los objetivos del
informe para cada auditora deben estar definidos
apropiadamente, tan pronto como sea posible, al igual que su
estructura. Para ahorrar tiempo, el Supervisor debe adquirir un
rpido entendimiento sobre el contenido del informe, por
cuanto es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez
que el enfoque general y las observaciones ms importantes
han sido aceptados, ser menos probable que ocurran
problemas de revisin.
En relacin a los informes de auditora de gestin, debe
tenerse en cuenta que la auditora mejor planeada, con
procedimientos apropiados aplicados por los mejores
auditores, con evidencias suficientes en trminos de cantidad y
calidad, no est completa, ni resulta til, en tanto no se
apruebe y remita el informe a la entidad examinada.

III.5.3. CARACTERSTICAS
Los informes que emiten, tanto la Contralora General de la
Repblica como los rganos de Auditora Interna del Sistema
Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. Para
mantener estos niveles en la preparacin de informes y lograr
que se cumplan los objetivos previstos en las auditoras, es
necesario que en su formulacin se tengan en cuenta
determinadas consideraciones tcnicas. La elaboracin de un
informe de manera superficial, sin la responsabilidad y
diligencia profesional debida, podra ocasionar un perjuicio en
la imagen del Sistema Nacional de Control que debemos
preservar.
Las caractersticas del informe de auditora de gestin son:
Significacin, Utilidad y oportunidad; Exactitud y beneficios de
la informacin sustentatorios; Calidad de convincente;

-45-
Objetividad y perspectiva; Concisin; Claridad y simplicidad;
Tono constructivo; Organizacin de los contenidos del informe;
Positivismo.

III.5.4. ESTRUCTURA DE UN INFORME DE AUDITORA DE


GESTIN
El contenido del informe expondr ordenada y apropiadamente
los resultados de la accin de control, sealando que se realiz
de acuerdo a las Normas de Auditora Gubernamental y
mostrando los beneficios que reportar a la entidad. El
contenido del informe es el siguiente:

a. Denominacin
El Informe ser denominado teniendo en consideracin, la
naturaleza o tipo de la accin de control practicada, con
indicacin de los datos correspondientes a su numeracin e
incluyendo adicionalmente un ttulo, el cual deber ser
breve, especfico y redactado en tono constructivo, si fuere
pertinente.
En ningn caso incluir informacin confidencial o nombres
de personas.

b. Estructura
Todo informe de auditora debe presentar la estructura que
exponemos:

I. INTRODUCCIN
Comprender la informacin general concerniente a la
accin de control ya la entidad examinada,
desarrollando los aspectos siguientes:

1. Origen del examen


Estar referido a los antecedentes o razones que
motivaron la realizacin de la accin de control, tales
como: planes anuales de auditora, denuncias,
solicitudes expresas (del Titular de la entidad, de la

-46-
Contralora General de la Repblica, del Congreso, etc.),
entre otros; debindose hacer mencin al documento y
fecha de acreditacin.

2. Naturaleza y Objetivos del examen


En este rubro se sealar la naturaleza o tipo de la
accin de control practicada (auditora financiera,
auditora de gestin o examen especial), as como los
objetivos previstos respecto de la misma; exponindose
ellos segn su grado de significacin o importancia para
la entidad, incluyendo las precisiones que correspondan
respecto del nivel de cumplimiento alcanzado en cada
caso.

3. Alcance del examen


Se indicar claramente la cobertura y profundidad del
trabajo realizado para el logro de los objetivos de la
accin de control, precisando el perodo y reas de la
entidad examinadas, mbito geogrfico donde se realiz
el examen y, asimismo, dejndose constancia que ste
se llev a cabo de acuerdo con las Normas de Auditora
Gubernamental; tratndose de Auditora Financiera, se
har mencin adicionalmente a las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de
Auditora y dems disposiciones aplicables al efecto.
Introduccin Igualmente, de ser pertinente, la Comisin
Auditora revelar aqu las limitaciones de informacin u
otras relativas al alcance del examen que se hubieran
presentado y afectado el proceso de la accin de control,
as como las modificaciones efectuadas al enfoque o
curso de la misma accin de control y a la como
consecuencia de dichas limitaciones.

4. Antecedentes y base legal de la entidad


Se har referencia, de manera breve y concisa, a los
aspectos de aspectos mayor relevancia que guarden

-47-
vinculacin directa con la accin de control realizada,
sobre la misin, naturaleza legal, ubicacin orgnica y
funciones relacionadas de la entidad y/o rea(s)
examinada(s), as como las principales normas legales
que le(s) sean de aplicacin, con el objeto de situar y
mostrar apropiadamente el mbito tcnico y jurdico que
es materia de control; evitndose, en tal sentido, insertar
simples o tediosas transcripciones literales de textos y/o
relaciones de actividades o disposiciones normativas.

5. Comunicacin de hallazgos
Se deber indicar haberse dado cumplimiento a la
comunicacin oportuna de los hallazgos efectuada al
personal que labora o haya laborado en la entidad
comprendido en ellos. Asimismo, en este punto se
sealar que se incluye un anexo en el Informe con la
relacin del personal al servicio de la entidad
examinada, finalmente considerado en las
observaciones contenidas en el mismo, consignndose
en dicha nmina los y apellidos, documento de
identidad, cargo(s) desempeado(s), perodo(s) de
gestin, condicin laboral y domicilio correspondientes,
con indicacin de aquellas en que estuvieren incursos en
cada caso.

6. Memorndum de Control Interno


Se indicar que durante la accin de control se ha
emitido el Memorndum de Control Interno, en el cual se
inform al titular sobre la efectividad de los controles
internos implantados en la entidad. Dicho documento as
como el reporte de las acciones correctivas que en virtud
del mismo se hayan adoptado, se deber adjuntar como
anexo del informe.

-48-
7. Otros aspectos de importancia
Podr referirse bajo el presente rubro aquella
informacin verificada que la Comisin Auditora, basada
en su opinin profesional competente, considere de
importancia o significacin, para fines del Informe, dar a
conocer sobre hechos, acciones o circunstancias que,
por su naturaleza e implicancias, tengan relacin con la
situacin evidenciada en la entidad o los objetivos de la
accin de control, y cuya revelacin permita mostrar la
objetividad e imparcialidad del trabajo desarrollado por la
Comisin; tal como:
a. El reconocimiento de las dificultades o limitaciones,
de carcter excepcional, en las que se desenvolvi la
gestin realizada por los responsables de la entidad
o rea examinada.
b. El reconocimiento de logros significativos alcanzados
durante la gestin examinada.
c. La adopcin de correctivos por la propia
administracin, durante la ejecucin de la accin de
control, que hayan permitido superar hechos
observables.
d. Informar de aquellos asuntos importantes que
requieran un trabajo adicional, siempre que no se
encuentren directamente comprendidos en los
objetivos de la accin de control.
e. Eventos posteriores a la ejecucin del trabajo de
campo que hayan sido de conocimiento de la
comisin auditora y que afecten o modifiquen el
funcionamiento de la entidad o de las reas
examinadas.
Si alguno de los aspectos considerados en este punto
por la Comisin Auditora, demandara una exposicin o
desarrollo extenso, ser incluido como anexo del
Informe. Dichos aspectos, asimismo, podrn dar lugar a

-49-
la formulacin de conclusiones y/o recomendaciones, si
hubiere mrito para ello.

II. OBSERVACIONES
Se debern referir a hechos o situaciones de carcter
significativo y de inters para a entidad examinada, cuya
naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora
y/o correccin, incluyendo sobre ellos informacin
suficiente y competente relacionada con los resultados
de la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad
examinada.
Para su mejor comprensin, se presentarn de manera
ordenada, sistemtica, lgica y numerada
correlativamente, evitando el uso de calificativos
innecesarios y describiendo apropiadamente sus
elementos o atributos caractersticos. Con tal propsito,
dicha presentacin considerar en su desarrollo
expositivo los aspectos esenciales siguientes:

1. Sumilla
Es el ttulo o encabezamiento que identifica el asunto
materia de la observacin.

2. Elementos de la observacin (condicin, criterio,


efecto y causa)
Son los atributos propios de toda observacin, los
cuales deben ser desarrollados objetiva y
consistentemente, teniendo en consideracin lo
siguiente:
a. Condicin: es el hecho o situacin deficiente
detectada, cuyo nivel o curso de desviacin debe ser
evidenciado.
b. Criterio: es la norma, disposicin o parmetro de
medicin aplicable al hecho o situacin observada.
c. Efecto: es la consecuencia real o potencial,
cuantitativa o cualitativa, ocasionada por el hecho o
situacin observada, indispensable para establecer

-50-
su importancia y recomendar a la entidad que adopte
las acciones correctivas requeridas.
d. Causa: es la razn o motivo que dio lugar al hecho o
situacin observada, cuya identificacin requiere de
la habilidad y juicio profesional de la Comisin
Auditora y es necesaria para la formulacin de una
recomendacin constructiva que prevenga la
recurrencia de la condicin.

3. Comentarios y/o aclaraciones del personal


comprendido en las observaciones.
Son las respuestas brindadas a la comunicacin de los
hallazgos respectivos, por el personal comprendido
finalmente en la observacin, las mismas que en lo
esencial y sucintamente deben ser expuestas con la
propiedad debida; indicndose, en su caso, si se
acompa documentacin sustentatoria pertinente. De
no haberse dado respuesta a la comunicacin de
hallazgos o de haber sido sta extempornea, se
referenciar tal circunstancia.

4. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones


presentados.
Es el resultado del anlisis realizado por la Comisin
Auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y
documentacin presentada por el personal comprendido
en la observacin, debiendo sustentarse los argumentos
invocados y consignarse la opinin resultante de dicha
evaluacin.
La mencionada opinin incluir, al trmino del desarrollo
de cada observacin, la determinacin de
responsabilidades administrativas a que hubiera lugar,
de haber mrito para ello. En caso de considerarse la
existencia de indicios razonables de la comisin de

-51-
delito o de perjuicio econmico, se dejar constancia
expresa que tal aspecto es tratado en el Informe
Especial correspondiente.

III. CONCLUSIONES
En este rubro la Comisin Auditora deber expresar las
conclusiones del Informe de la accin de control,
entendindose como tales los juicios de carcter
profesional, basados en las observaciones establecidas,
que se formulan como consecuencia del examen
practicado a la entidad auditada. Al final de cada
conclusin se identificar el nmero de la(s)
observacin(es) correspondiente(s) a cuyos hechos se
refiere.
La Comisin Auditora, en casos debidamente
justificados, podr tambin formular conclusiones sobre
aspectos distintos a las observaciones, verificados en el
curso de la accin de control, siempre que stos hayan
sido expuestos en el Informe.
IV. RECOMENDACIONES
Las recomendaciones constituyen las medidas
especficas y posibles que, con el propsito de mostrar
los beneficios que reportar la accin de control, se
sugieren a la administracin de la entidad para promover
la superacin de las causas y las deficiencias
evidenciadas durante el examen. Estarn dirigidas al
Titular o en su caso a los funcionarios que tengan
competencia para disponer su aplicacin.
Las recomendaciones se formularn con orientacin
constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestin
de la entidad y el desempeo de los funcionarios y
servidores pblicos a su servicio, con nfasis en
contribuir al logro de los objetivos institucionales dentro
de parmetros de economa, eficiencia y eficacia;
aplicando criterios de oportunidad de acuerdo a la

-52-
naturaleza de las observaciones y de costo proporcional
a los beneficios esperados.
Para efecto de su presentacin, las recomendaciones se
realizarn siguiendo el orden jerrquico de los
funcionarios responsables a quienes va dirigida,
referencindolas en su caso a las conclusiones, o
aspectos distintos a stas, que las han originado.
Tambin se incluir como recomendacin, cuando
existiera mrito de acuerdo a los hechos revelados en
las observaciones, el procesamiento de las
responsabilidades administrativas que se hubiesen
determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el
rgimen laboral pertinente.

V. ANEXOS
A fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el
Informe, slo se incluir como Anexos, adems de los
expresamente considerados en la presente norma,
aquella documentacin indispensable que contenga
importante informacin complementaria o ampliatoria de
los datos contenidos en el Informe y que no obre en la
entidad examinada.

III.5.5. OPORTUNIDAD DEL INFORME


La comisin auditora deber adecuarse a los plazos
estipulados en el programa correspondiente, a fin de que el
informe pueda emitirse en el tiempo previsto y permitir que la
informacin en l revelada sea utilizada oportunamente por el
titular de la entidad y/o autoridades de los niveles apropiados
del Estado. No slo eso, tambin debe buscarse que el informe
sea lo ms til posible y oportuno, por esa razn es importante
el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas
fases de la accin de control.

-53-
Los usuarios de los informes requieren de la informacin en l
contenida, a fin de cumplir con sus tareas legislativas,
fiscalizadoras o de procesos de direccin o gerencia. Un
informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor
para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe
demasiado tarde. En tal sentido, la Comisin Auditora debe
prever que la elaboracin del informe concluya en el plazo
otorgado, a fin de permitir su emisin oportuna y tener presente
ese propsito al ejecutar la accin de control.

III.5.6. REDACCION Y REVISIN DEL INFORME


En los rganos de Auditora Interna del Sistema Nacional de
Control, su jefatura es responsable de la redaccin y del
contenido del informe. Para lograr que la revisin del informe
de auditora de gestin sea efectiva y propenda a la
preparacin de documentos de alta calidad, se establece dos
(2) niveles de revisin en este proceso:
Revisin por el Supervisor responsable; y,
Revisin por el Comit de Control de Calidad: COCO.

III.5.7. ENVO DEL INFORME


Concluido el procesamiento del informe, ste es elevado
sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al
Despacho del Contralor General para su aprobacin final y
remisin a los funcionarios de la entidad auditada responsables
de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones,
conclusiones y recomendaciones, y a las dems personas
autorizadas para recibir los informes. De acuerdo a las polticas
la Contralora General de la Repblica sobre distribucin de
informes, se podr remitir copia de ellos a otros funcionarios de
la entidad auditada que estn en capacidad de adoptar
acciones correctivas, as como tambin ponerlos a disposicin
del pblico276. Cabe precisar que los rganos de Auditora
Interna que lleven a cabo auditoras en las entidades a la que
pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la

-54-
autoridad de mayor jerarqua institucional, y simultneamente a
la Contralora General de la Repblica. Pero en el caso de
informes elaborados por Sociedades de Auditora
Independiente designadas por la Contralora General de la
Repblica para auditar entidades del Estado, su remisin se
realizar directamente a la entidad contratante y
simultneamente al Organismo Superior de Control. Hay que
considerar que los informes por escrito constituyen la forma
establecida por el Sistema Nacional de Control y su rgano
rector, la Contralora General de la Repblica, para comunicar
los resultados de la auditora practicada a los funcionarios
responsables de la entidad examinada. Esto permite:
Poner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales
los resultados de cada examen;
Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretados
errneamente; y,
Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer
si la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes.
Debe quedar claro que278 los auditores deben comunicar por
escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios
responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de
ejecucin, el nivel gerencial correspondiente de la Contralora
General de la Repblica o el titular del Organo de Auditora
Interna, segn los casos, remitirn el borrador del informe para
requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a
incluirlos, previa evaluacin, en el informe correspondiente. El
borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores
responsables del trabajo. El borrador del informe de auditora,
redactado por el Jefe del equipo de auditora y revisado por el
supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del
nivel gerencial correspondiente para su aprobacin y posterior
envo a la entidad auditada.

III.5.8. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

-55-
El trabajo de la auditora de gestin no sera de utilidad, si no
se lograran concretar y materializar las recomendaciones
incluidas en el informe, las mismas que deben traducirse en
mejoras en los niveles de efectividad, eficiencia y economa en
las operaciones que realizan las entidades, as como en el
fortalecimiento del control gerencial inherente a los funcionarios
que tienen a su cargo los procesos de direccin y gerencia.
El seguimiento de medidas correctivas es una actividad que
desarrollan los rganos conformantes del Sistema Nacional de
Control, con el objeto de establecer el grado de superacin de
las observaciones efectuadas por los auditores, as como
evaluar las acciones adoptadas por la administracin de la
entidad para implementar las recomendaciones incluidas en el
informe de auditora.
El acto de implementacin de recomendaciones debe ser
dirigido por la alta direccin de la entidad auditada, con el
apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de
establecer mecanismos de evaluacin continua, metdica y
detallada del aludido proceso. El seguimiento de medidas
correctivas que realicen los rganos del Sistema Nacional de
Control, deben incluir los resultados de las acciones adoptadas
por la entidad que fuera examinada con anterioridad, a efectos
de establecer en qu medidas fueron implementadas las
recomendaciones y superadas las observaciones consignadas
en el informe de auditora. Este trabajo puede formar parte del
examen que se efecta a la misma entidad, o ser preparado en
forma independiente, segn las circunstancias.
Los resultados de la evaluacin de medidas correctivas deben
presentarse a travs de un cuadro resumen que incluya:
Detalle de las observaciones y recomendaciones
comprendidas en el informe anterior.
Acciones adoptadas por la entidad.
Evaluacin del auditor sobre las acciones adoptadas por la
entidad.

-56-
Consideracin si la recomendacin fue implementada y la
observacin superada.

IV. CONCLUSIONES

Como resultado de la descripcin del presente trabajo se ha llegado a las


siguientes conclusiones:

IV.1. A partir de que la auditoria ampla el objeto de estudio y motivado


por las exigencias sociales y tecnolgicos, nace la auditoria de
gestin, que pasa ser un elemento vital para la gerencia, a travs
de la cual se puede medir la eficacia, eficiencia y economa, a
partir de este herramienta de control y evaluacin podemos
examinar integralmente un organismo social con el propsito de
descubrir oportunidades para mejorar su administracin, su
aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

IV.2. La auditora de gestin .permite apreciar a las Instituciones


Pblicas en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico,
riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, y de
esa manera determinar los ajustes o reformas que deben hacerse
dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas
de trabajo presentes y futuras.

IV.3. La auditora de gestin tienes tres etapas que tiene que cumplirse
para que se desarrolle con total normalidad y de manera armnica,
estas fase son: el planeamiento, que termina con la elaboracin
del Programa de auditoria; la Ejecucin, que es el desarrollo del
trabajo respetando lo establecido en el programa de auditora y, la
emisin del informe, que es el resultado de trabajo.

-57-
V. RECOMENDACIONES

Para la Administracin Pblica y profesionales dedicados a la auditoria:

V.1. La auditora de gestin es una herramienta de control y


evaluacin, que existi desde tiempos remotos, pero que en el
siclo XX empez a tener presencia, este tipo de examen tienen
que practicarse y ejecutarse, para lograr el xito
administrativamente, ya que a partir de ella se podr detectar las
deficiencias de la gestin, y bajo los principios de economa,
eficacia y eficiencia, se superaran.

V.2. A partir de que la auditoria de gestin permite apreciar a las


Instituciones Pblicas en su conjunto, y resaltando los elementos
y/o principios que priman en su ejecucin, los profesionales
ligados con este tipo de exmenes, debe hacer prevalecer dichos
principios sujetndose a la normativa, ya que de esa manera
aseguraran el trabajo desarrollado.

V.3. La auditora de gestin comprende tres procesos, todas las partes


involucradas en este tipo de examen tienen que respetar y
colaborar para que asegurar el trabajo a desarrollar, de esa
manera se afianzaran los resultados.

VI. BIBLIOGRAFA

Manual del Sistema Nacional de Control y Auditoria Gubernamental.


Autor: Lic. Adm. Emilio R. Valdivia Contreras

Auditoria operativa.

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Colectivo de autores Auditora Instituto Cubano del Libro 1974.

Colectivo de autores Orientaciones Metodolgicas Auditoria I y II


MES 1998.

Colectivo de autores Auditoria Administrativa: con cuestionario de


trabajo.

Caractersticas de la auditora operativa.

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ANEXOS

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