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Manual de Operao

FBRICA DE SOFTWARE TOTVS CASCAVEL


Pacote: PROCESSO DE COTACAO DE COMPRAS COM WORKFLOW VIA LINK
Produto: TOTVS Protheus

Data da Publicao: JULHO/2014 ltima Reviso: 06/07/2017

Projeto: F002A

1. OBJETIVO E VANTAGENS

Este produto tem por objetivo aperfeioar o Processo de Cotao de Compras efetuando a
integrao com os Fornecedores de forma automtica, envio e retorno das Propostas de valores.
Esta automao utiliza o processo de Workflows via link, o qual o Fornecedor recebe um link com a
relao de Produtos a serem cotados, preenche os valores e as condies e retorna para o sistema
no qual efetua a atualizao das Cotaes de forma automtica.
As vantagens deste Produto so:
Automatizao do Processo de Cotao, eliminando operao manual do Comprador na
atualizao de cada cotao;
Maior Controle do Processo, gerando para o Comprador o acompanhamento da posio atual
das Cotaes de forma automtica;
Acompanhamento automatizado da situao das Cotaes, referente ao retorno das
propostas e validade da Cotao.

Este manual tem como objetivo auxiliar na utilizao das novas funcionalidades disponibilizadas pelo
ADD-ON Cotao de COMPRAS.

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2. FLUXO DO PROCESSO:

Incio

Gerao
Cotao
MATA130

E-mail no
S
Cad.Forn.?

WF Cotao ao
Cadastrar E-mail Fornecedor
(link)

WF Comprador
Informa para quais e-
mails foi enviado WF
(opcional)

Atualizao
Proposta
(retorno WF)

WF Comprador
Propostas Aviso que todas as
S cotaes j foram
Atualizadas?
atualizadas. (opcional)

JOB Anlise
Ultrapassou o
prazo.
Cotao
(opcional) MATA160

WF Comprador Gerao do
Aviso cotao vencida P.C.
(opcional) MATA120

WF Fornecedor
Ped. Compras

FIM

Processo Padro do Sistema Processo Personalizado

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3. PRINCIPAIS CADASTROS

FORNECEDORES
Cadastrar os fornecedores que participaro do processo de compra e determinar se receber
Workflow de Cotao, campo A2_X_WFC = S.
PRODUTOS
Cadastrar os produtos que sero solicitados, cotados e comprados;
PRODUTOS X FORNECEDOR / GRUPOS X FORNECEDOR
Cadastrar a amarrao dos produtos ou grupos de produtos com cada fornecedor;
CONDIES DE PAGAMENTO
Cadastrar as condies de pagamento que sero utilizadas no processo de compra e
determinar se iro ao Workflow de Cotao, campo E4_X_WFC = S.
SOLICITAO DE COMPRAS
Cadastrar as solicitaes de compra dos produtos conforme demandas;

4. GERAO DA COTAO (MATA130)

Em Atualizaes -> Solicitar/Cotar -> Gera Cotaes


Selecione as solicitaes de compra que deseja gerar cotaes e clique em Gera Cotao:

Para cada Cotao x Fornecedor gerado, sero realizados os seguintes procedimentos:


Sistema valida se o Fornecedor est habilitado para receber WF de Cotao (campo
A2_X_WFC)
Sistema validar se o Fornecedor tem um e-mail cadastrado (campo A2_EMAIL); se no tiver,
ser apresentada uma tela para efetuar o cadastro do e-mail e gravar no Fornecedor:

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A partir da verso 12, o Protheus apresenta na tela de gerao de cotaes o e-mail do


fornecedor. Neste momento o usurio poder alterar este e-mail, sendo que a cotao ser
enviada para o e-mail alterado (patch tttp12_002a com data superior a 20/01/2017).

Importante: Somente a cotao de compras ser enviada para o novo e-mail.


O cadastro do fornecedor no alterado, e o Pedido de Compras sempre ser enviado
ao e-mail cadastrado no campo A2_MAIL.

Sistema envia um e-mail para o Fornecedor contendo o LINK para acessar a cotao via
Web; ser considerado o parmetro Nm. Dias p/ Validade (F12) na rotina Gera Cotao
para determinar o prazo no e-mail para o fornecedor responder;

Outras Moedas:

Existe a possibilidade de utilizao de outras moedas no processo de gerao/anlise de


cotaes. Para isto, verifique o preenchimento do parmetro MV_X002009, que define quais
moedas sero encaminhadas no processo de cotao.

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Sistema envia um e-mail de aviso para o Comprador (usurio que est com login no sistema)
informando as cotaes x fornecedores que foram enviadas; somente se o parmetro
MV_X002001 estiver ativo;

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5. ENVIO MANUAL DA COTAO AO FORNECEDOR (MATA150)

Em Atualizaes -> Solicitar/Cotar ->Atualiza Cotaes


Selecione uma cotao x fornecedor existente.

Em Aes Relacionadas -> Atualizar


Ser apresentada a tela abaixo.

Em Aes Relacionadas -> Envia WF Cotao


Confirme o reenvio da cotao ao fornecedor selecionado:

Aps confirmar, sero realizados os seguintes procedimentos:


Sistema valida se o Fornecedor est habilitado para receber WF de Cotao (campo
A2_X_WFC)
Sistema valida se o Fornecedor tem um e-mail cadastrado (campo A2_EMAIL); se no tiver,
ser apresentada uma tela para efetuar o cadastro do e-mail;
Sistema envia e-mail para o Fornecedor contendo o LINK para acessar a cotao via Web;

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Sistema envia e-mail de aviso para o Comprador (usurio com login no sistema) informando
as cotaes x fornecedores que foram enviadas; somente se o parmetro MV_X002001
estiver ativo;

Observao: somente permitido o envio/reenvio de forma manual de cotaes em aberto.


Na hiptese da cotao j possuir seus valores atualizados, e o usurio tentar enviar
novamente a cotao ao fornecedor, ser apresentado o aviso:

Se houver a necessidade de incluso de uma NOVA PROPOSTA, do fornecedor, favor verificar


o item 6. Nova Proposta.

6. NOVA PROPOSTA

Se desejar incluir uma nova proposta de um fornecedor, basta selecionar a cotao desejada e em
Aes Relacionadas, item Proposta:

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Aps a confirmao da tela de Proposta, ser enviado um novo e-mail ao fornecedor, no entanto
agora identificando o nmero da Proposta. Podero ser geradas quantas propostas forem
necessrias.

De acordo com a configurao do parmetro MV_X002007, possvel que este novo e-mail seja
enviado com os valores da Proposta anterior, facilitando assim o preenchimento da Nova Proposta,
pois o Fornecedor precisar editar apenas os itens que deseja alterar. Para isto, configure o
parmetro MV_X002007 = .T.

A nica ressalva que somente pode ser gerada uma nova proposta, quando no existirem, na
mesma cotao propostas em aberto (no atualizadas).

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7. ATUALIZAO AUTOMTICA DA COTAO RETORNO DO WORKFLOW (M002A01)

O fornecedor ao acessar o LINK recebido no e-mail da cotao, dever preencher o respectivo


formulrio via Web, informando os campos em aberto:

O fornecedor poder preencher:


Valor unitrio de cada item
Percentual do IPI se houver
Dias para entrega de cada item
Observaes para cada item
Condio de pagamento
Tipo de Frete (CIF/FOB)
Valor do Frete se houver
Valor de Despesas se houver
Valor do Seguro se houver

Ao confirmar o ENVIO do formulrio da cotao via Web, o sistema ir:


Atualizar os campos de cada item x cotao do fornecedor;
Enviar um e-mail ao Comprador informando as cotaes finalizadas; somente se o parmetro
MV_X002002 estiver ativo e se atingido o mnimo de respostas conforme o parmetro
MV_X002005;

Outras Moedas:

Se for utilizado o processo de envio/retorno em outras moedas, (MV_X002009), a


taxa/cotao da moeda, ser a definida no cadastro de moedas (tabela SM2) do dia em que
est sendo atualizada a cotao. Se no existir cadastro de moedas no dia em questo, o
sistema verificar o dia mais prximo com cotao registrada.

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ATENO: Protheus permite a gravao do cadastro de moedas com valor R$ 0,00. Neste
caso a cotao tambm ser gravada com taxa da moeda R$ 0,00.

8. ATUALIZAO MANUAL DA COTAO (MATA150)

Em Atualizaes -> Solicitar/Cotar ->Atualiza Cotaes


Caso necessrio efetuar a atualizao dos dados da cotao de forma manual, sem utilizar o retorno
via Workflow;
Selecione uma cotao x fornecedor existente.

Em Aes Relacionadas -> Atualizar


Informe os campos da cotao e confirme;

9. ANLISE DA COTAO E GERAO DO PEDIDO DE COMPRA (MATA160)

Em Atualizaes -> Solicitar/Cotar ->Analisa Cotaes


Selecione uma cotao existente e j atualizada.

Em Aes Relacionadas -> Analisar


Defina os fornecedores vencedores para cada item da cotao:

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Aps a confirmao, sero realizados os seguintes procedimentos:


Sistema verifica se o Fornecedor tem um e-mail cadastrado (campo A2_EMAIL); se no tiver,
ser apresentada uma tela para efetuar o cadastro do e-mail;
Sistema envia um e-mail para o Fornecedor contendo o Pedido de Compra; ser verificado o
parmetro MV_X002004 que indica o tipo de envio do pedido:
1=Envio automtico (Se existir aladas, somente aps aprovao da mesma.)
2=Pergunta ao usurio se envia (Se existir aladas, somente aps aprovao da mesma.))
3=No envia automtico
Se parmetro MV_X002006 estiver habilitado, o Workflow referente ao Pedido de Compras
ser enviado com cpia ao comprador.
Se parmetro MV_X002008 estiver habilitado, ser enviado um Workflow de aviso aos
fornecedores que perderam a cotao de preos.

Na hiptese da cotao ter sido registrada em outra moeda, o Pedido de Compras ser includo
respeitando a moeda utilizada no processo de cotao de preos.

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10.INCLUSO MANUAL DO PEDIDO DE COMPRA (MATA120)

Em Atualizaes ->Pedidos ->Pedido de Compra


Clique na opo Incluir e informe os dados do pedido:

Aps a confirmao, sero realizados os seguintes procedimentos:


Sistema verifica se o Fornecedor tem um e-mail cadastrado (campo A2_EMAIL); se no tiver,
ser apresentada uma tela para efetuar o cadastro do e-mail;
Sistema envia um e-mail para o Fornecedor contendo o Pedido de Compra; ser verificado o
parmetro MV_X002004 que indica o tipo de envio do pedido:
1=Envio automtico (Se existir aladas, somente aps aprovao da mesma.)
2=Pergunta ao usurio se envia (Se existir aladas, somente aps aprovao da mesma.))
3=No envia automtico

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11.ENVIO MANUAL DO PEDIDO DE COMPRA AO FORNECEDOR (MATA120)

Em Atualizaes ->Pedidos ->Pedido de Compra


Selecione um pedido existente e clique em Visualizar

Em Aes Relacionadas ->Envia WF Pedido

12.VERIFICAO AUTOMTICA DAS COTAES VENCIDAS EM ABERTO (M0020102)

Efetua a verificao das Cotaes em aberto e que esto vencidas (data validade retorno) e envia e-
mail para o Comprador avisando sobre estas Cotaes.

AGENDAMENTO (SCHEDULER)

Em mdulo Configurador -> Ambiente -> Schedule -> Schedule


Cadastrar um agendamento para execuo da rotina U_M002A02().

PROCESSAMENTO

A cada execuo da rotina agendada, o sistema ir:


Selecionar as cotaes de compra que tenham sido enviadas para os fornecedores, que esto
vencidas e no atualizadas ainda;
Para cada cotao, enviar um e-mail de aviso para o Comprador informando as cotaes
vencidas:

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