4.

7 PROSES DISTRIBUSI FISIK

Dengan semua bahan distribusi sekarang sudah siap, begitu pula daftar ke penerima,

bagaimana kita pergi tentang benar-benar mendistribusikan manual? Langkah pertama adalah

membuat surat lamaran yang masuk dengan manual, menjelaskan mengapa manual dikirim dan

perubahan apa yang telah dilakukan dibuat untuk itu sejak rilis terakhir. Beberapa waktu harus

membaca bagian surat ini: Deskripsi jelas tentang kunci perubahan adalah cara terbaik agar

pembaca dapat segera meninjau ulang bahan terlampir Jika hanya sebagian rilis yang dikeluarkan,

maka suratnya juga harus sertakan daftar rinci tentang halaman apa pada manual lama yang

diganti. Jika Kelas pelatihan yang terkait dengan manual telah dikembangkan saat ini, surat

tersebut harusnya juga sertakan daftar tanggal dan lokasi pelatihan.

Selain itu, juga harus mencantumkan nama dan nomor telepon seseorang pada tim

pengembangan manual yang bisa dipanggil jika penerima berpikir ada masalah dengan itu. Surat

ini harus digabung dengan daftar distribusi untuk mempersonalisasikannya dengan nama

penerima. Tim pengembangan manual sekarang telah menyelesaikan semua materi yang

dibutuhkan untuk mendistribusikan manualnya. Pada titik ini dapat menggeser proses distribusi
fisik ke ruang surat perusahaan, yang lebih siap untuk menangani tugas distribusi. Namun, banyak

organisasi yang lebih kecil tidak memiliki ruang surat, jadi tim pengembang harus menangani

tugas ini maka dengan demikian, langkah-langkah berikut harus diikuti:

1. Cocokkan cover surat dengan manual. Jika ada beberapa manual yang berbeda, seperti

manual akuntansi dan manual sumber daya manusia, maka staf harus sesuai surat pengantar

untuk setiap orang dengan jenis manual yang benar. Ini mungkin membutuhkan periksa

ganda untuk menghindari kesalahan.

2. Paket manual yang aman. Pengiriman internal mungkin memerlukan kemasan minimal,

terutama jika pengikat mungkin sangat kokoh sudah diperoleh untuk memegang manual

dokumen. Namun, apapun yang ditujukan untuk pengiriman eksternal mungkin akan terasa

kasar penanganan, dan harus dikemas sesuai.

3. Rute pengiriman lokal melalui pemberhentian surat internal. Jika ada perusahaan internal

sistem pengiriman, maka tim pengembang harus menentukan surat yang benar berhenti

untuk setiap penerima, alamat paket yang akan dikirim, dan cara mereka mengirimkannya.

4. Rutekan pengiriman eksternal melalui layanan verifikasi pengiriman. Jika ada dokumen

sedang dikirim ke luar sistem pengiriman perusahaan, kemudian tim pengembang akan

ingin memastikan bahwa mereka diterima oleh orang yang mereka kirimkan. Ini

memerlukan pengiriman melalui layanan, seperti Federal Express (FedEx) atau United

Layanan Parcel (UPS), yang akan mencatat nama orang yang diberi paket disampaikan.

Alternatifnya adalah menghubungi semua penerima beberapa hari setelah pengiriman

tanggal untuk memverifikasi penerimaan paket.

 Manual terutama dikirim ke orang-orang di posisi manajemen, jadi sangat penting mereka

berbagi informasi ini dengan staf mereka. Beberapa manajer tidak pandai dalam tugas ini, yang

mana menghasilkan sekelompok karyawan yang tidak berpengalaman dalam prosedur terkini. Ada

beberapa cara dimana tim pengembangan manual bisa langsung menuju karyawan untuk memberi

tahu mereka bahwa sebuah manual baru telah dikeluarkan, dan harus mereka melihat supervisor

mereka untuk memeriksanya. Salah satu pendekatannya adalah memasukkan informasi ini ke

dalam buletin itu bisa dipasang di papan buletin perusahaan dan tempat umum lainnya. Alternatif

lain adalah untuk menyertakan pemberitahuan di buletin perusahaan, seperti ini:

Human Resources Employees: Manual sumber daya manusia baru dikeluarkan untuk
semua manajer di departemen Sumber Daya Manusia pada tanggal 3 Oktober. Karena
manual ini berisi pembaruan ekstensif terhadap kebijakan, prosedur, dan formulir yang ada,
kami sangat kuat rekomendasikan agar anda membicarakan dengan atasan anda tentang
peninjauan tersebut.
Alternatif lain adalah memelihara salinan manual versi terbaru dalam tempat umum, seperti

ruang fotokopi (cocok untuk membuat salinan halaman yang paling penting) atau kafetaria. Satu-

satunya masalah dengan pendekatan ini adalah manual bisa menyusahkan dari penggunaan yang

ekstensif dan perlu diganti dengan frekuensi yang bagus.

4.8 ISU UNTUK KARYAWAN BARU

Karyawan baru dapat dipekerjakan kapan saja, dan sangat tidak mungkin mereka akan tiba

tepatnya tanggal yang sama saat manual baru di release. Akibatnya, mereka mungkin ditinggalkan

tanpa sepengetahuan kebijakan dan prosedur perusahaan untuk beberapa lama. ada beberapa cara

untuk menghindari masalah ini.

Salah satu pendekatannya adalah membuat formulir untuk digunakan oleh departemen

sumber daya manusia, kemudian meneruskan ke grup pengembangan manual setiap kali seorang
karyawan baru dipekerjakan.. Ini harus berfungsi sebagai pemberitahuan yang cukup bahwa secara

manual harus dikirim ke orang tersebut, yang harus ditambahkan ke daftar email yang sedang

berlangsung untuk pembaruan di masa mendatang.

Pendekatan lain adalah agar staf sumber daya manusia mengirimkan pemberitahuan

kepada supervisor karyawan baru. Pengawas karyawan sebagai pengingat untuk menyerahkan

salinan manual pengawas. Sebuah langkah selanjutnya adalah meminta atasan untuk

menandatangani dokumen yang membuktikan penyelesaiannya dari pelatihan tersebut, dan

mengirimkannya kembali untuk dimasukkan ke dalam arsip karyawan.

Namun pendekatan lain adalah menjadwalkan semua karyawan baru untuk pelatihan dalam

penggunaan dan isi manual perusahaan sebagai bagian dari indoktrinasi karyawan baru mereka.

Ini mungkin termasuk penjadwalan kelas-kelas selanjutnya yang mencakup manual secara lebih

rinci. Jika pendekatan ini yang digunakan, maka staf sumber daya manusia juga harus memelihara

database yang mencantumkannya yang telah mengikuti kelas ini, dalam hal pesan pengingat harus

dikirim keluar.

4.9 MANUAL RETRIEVAL

Beberapa perusahaan berusaha keras untuk menentukan lokasi manual yang dimiliki telah

ditinggalkan oleh pegawai yang pergi, bahkan harus menahan gaji terakhir sampai manual

diserahkan atau dikurangi biaya mereka dari gaji akhir. Alasan yang diberikan adalah bahwa

manual perusahaan adalah dokumen rahasia yang tidak boleh diungkapkan kepada orang luar, dan

itu adalah dokumen berharga yang sulit untuk diproduksi kembali.

Seseorang harus secara serius mengabaikan kedua argumen ini. Jika seorang karyawan

ingin menyebarkan isi manual ke semua pesaing yang mungkin, semua yang dibutuhkan adalah
satu jam di mesin fotokopi lokal - dan sangat sedikit yang bisa dilakukan perusahaan untuk

menghentikan perilaku semacam ini. Seperti untuk mengambil manual berharga untuk digunakan

nanti, bagaimana perasaan karyawan yang masuk dengan diberi manual akuntansi manual yang

dicampur dengan catatan dan coretan? Lebih baik membuang semua manual "pra-dimiliki" dan

mengeluarkan yang baru, bahkan jika ada menyertai biaya sederhana.

Satu-satunya alasan mengapa sebuah manual harus diambil saat karyawan pergi adalah

bahwa hal itu cenderung tidak dipelihara dengan update dokumen baru, dan pada akhirnya akan

mengandung informasi yang kurang akurat. Akibatnya, harus ada notasi dalam bentuk wawancara

keluar yang mengingatkan pewawancara untuk menanyakan apakah manual telah diserahkan. Ini

adalah pendekatan yang jauh lebih masuk akal daripada memaksa karyawan yang pergi untuk

membayar yang manual tidak kembali.