Introduction:

Quelque soit l'endroit o on travaille: socit ou entreprise, priv ou tatique, on entend

toujours parler d'une runion. Alors :
Qu'est ce qu'une runion? A Quoi sert-elle? Quand une runion est-elle ncessaire ?
Comment organise-t-on une runion efficace? Toutes ses questions et autres on va essayer
de les traiter ci-dessous

Dfinition:
Sens propre: Action de rapprocher, de rassembler, de runir des parties qui avaient
t divises, isoles ou qui sont disperses.

Sens figur: La runion est le rassemblement d'un groupe de personne afin de traiter un ou
plusieurs problmes qui, s'ils taient traits par des individus isols, auraient peu de chance
d'tre rsolus dans les dlais allouer et de rpondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs,
la prise de dcision, dans la mesure o les diffrents acteurs sont prsents, est extrmement
rapide.

La ncessite d'une runion:

Une runion devient ncessaire partir du moment o elle constitue le meilleur
moyen d'arriver la meilleure dcision.

Elle est ncessaire si:

Plusieurs personnes se partagent linformation;

Plusieurs personnes sont comptentes dans les domaines relatifs au sujet de la
runion ;
Plusieurs personnes doivent homogniser leurs points de vue;

La dcision prise par une personne seule risque fortement d'tre conteste

Cela implique que lorganisateur:

Ait la capacit d'exprimer clairement le sujet dont on va dbattre;

Runisse les personnes comptentes dans les domaines concerns;
Invite les opposants potentiels aux dcisions qui seraient prises sans eux;
Soit ouvert et prt accepter les ides des autres participants mme si elles ne
sont pas dans sa ligne de pense.

Enfin, posez-vous la question de son cot:

Budget = cot de fonctionnement moyen par poste x le nombre de participants x le
temps de la runion.
Si le cot est trop lev par rapport aux objectifs atteindre, demandez-vous s'il
n'existe pas d'autres moyens, plus simples, sinon c'est le bon choix...
Les types des runions:
Globalement, il existe quatre types de runion qui ont tous une raison dtre
particulire :

la runion dinformation : les participants y reoivent surtout des

renseignements utiles, et le responsable ne dsire pas recevoir de
commentaires;
la runion dchanges : le responsable propose un ou des points de discussion,
et les changes entre les participants sont importants et encourags;
la runion de rsolution de problme : le responsable utilise des techniques
danimation et se concentre sur un problme rsoudre concernant strictement
les membres prsents;
le remue-mninge : le responsable de la runion utilise la technique du
brainstorming pour que les participants noncent le plus dides possible sur
un point prcis. Il ne retient que la meilleure ide.

Objectif dune runion:

1. Communiquer : On invite les participants pour les mettre au courant d'une
information. On doit aussi leur dire ce qu'on attend qu'ils fassent de cette
information.

2. Obtenir de l'information : On veut obtenir des participants leur input sur

un sujet. On utilise la discussion en groupe pour quilibrer les points de vue et se
faire une image la plus complte possible sur le sujet. Il est important d'expliquer
pourquoi on a besoin de l'information et ce qu'on va en faire.

3. Dvelopper des ides : Brainstorming ou analyse approfondie d'un problme,

recherche d'alternatives, on multiplie les points de vue pour largir les pistes de
rflexion.

4. Prendre une dcision : On prsente une situation, une opportunit, un

problme impliquant plusieurs choix ou plusieurs solutions possibles. La runion
a pour objectif clairement exprim ds le dpart est de sortir de cette runion
avec une dcision, un consensus et lengagement de chaque participant par
rapport la dcision retenue.

5. Rassembler les personnes : Certaines runions pourraient tre remplaces par

un E-mail ou un coup de fil, mais ont le mrite d'introduire un contact humain, de
faire se rencontrer les participants et de faciliter ainsi leurs relations ultrieures.
Elles peuvent se drouler dans un lieu moins formel ou s'accompagner d'un repas.
Nombre de participants:

Pour une runion de dcision, le nombre doit tre limit aux dcideurs finaux,
car le but nest plus de discuter sur les avantages/inconvnients des solutions,
lheure est au choix ! Le nombre de participants doit tre donc limit au
minimum strictement ncessaire.
Pour quune runion de collecte dinformation ou de brainstorming, un
compromis doit tre trouv afin quil y ait suffisamment de participants pour
obtenir toutes les informations ncessaires mais quil ny en ait pas trop et que
la runion tourne la cacophonie.
En dessous de 5 ou 6 personnes, l'efficacit est gnralement faible car, la
quantit d'informations devient insuffisante.
Entre 6 10 personnes, on se trouve dans la zone optimale;
Au-del de 10 personnes, l'efficacit diminue car la difficult pour conduite
le groupe double chaque fois que l'on ajoute une personne ; de ce fait,
l'efficacit de la runion dcrot exponentiellement
Pour les runions de communication ou les rassemblements, il ny a pas de
limites hormis la qualit du lieu de runion (espace, agencement, ) et la
scurit de tous

Le droulement dune runion efficace:

Son droulement se dcompose en trois parties majeures:

1. Avant la runion:

Soyez bien prpar.

Dfinissez clairement l'objectif de la runion.
Fixer un agenda (par exemple : introduction, la premire partie, pause caf, la
deuxime partie, la conclusion et le mot de la fin).
Rdiger un document et ventuellement un questionnaire de prparation: Le
document de prparation prsentera sur une seule page les faits et les lments
tangibles, les enjeux, le contexte et les informations essentielles lis au sujet
de la runion.
Le questionnaire de prparation, quant lui, posera sur une page les quatre
cinq questions cls qui permettront aux participants de se prparer la
runion.
Fixez la date et l'heure, ainsi que la dure en fonction des disponibilits des
participants. S'il s'agit d'une runion entre salaris d'une mme entreprise, nous
vous conseillons d'utiliser la messagerie lectronique de votre socit, si elle
existe.
L'heure laquelle vous organisez votre runion peut tre dterminante pour sa
qualit. Choisissez de prfrence le matin entre 9h et 12h ou l'aprs-midi entre
14h30 et 16h30. Enfin, si les agendas des participants sont chargs, laissez
leurs du temps pour arriver votre runion, si non, vous risquez de les voir
arriver en retard
 Choisissez une salle est confortablement agence (noubliez pas les boisons
pour la pause-caf ou les sandwiches pour les lunch meeting ) et dont
les installations sont adaptes au nombre de participants.
Les invitations doivent reprendre la date, le lieu prcis, l'heure de dbut et
l'heure de fin de la runion, mais aussi : les objectifs, la liste de participants et
une incitation prparer la runion.
Prparez les supports visuels ncessaires (flip chart, diagramme, tableau blanc,
slides).
Recopiez l'agenda de la runion au tableau.
Si ce vous ntes pas charg des minutes de runion, choisissez une personne
qui connaisse suffisamment le sujet de la runion pour prendre de bonnes
notes
Prparez l'avance un cahier o vous inscrirez la liste des invits (pour noter
les prsences) et les points l'agenda (numrots, afin structurer vos notes)
Emmenez les minutes de la runion prcdente afin de les approuver et afin de
faire le suivi des actions qui y taient dfinies.
Assurez-vous que vous savez qui est qui avant de commencer, afin de ne
pas vous tromper en notant qui a dit quoi . Si ncessaire, indiquez le nom
des participants sur des cartons poser en face deux.
Eventuellement, dlguez l'animation de la sance : certaines runions peuvent
ncessiter un meneur qui matrise au mieux les techniques d'animation et qui
permettra au groupe datteindre avec succs les objectifs dfinis
pralablement.

Pendant la runion:

Accueillez les participants et demandez chaque participant de se prsenter

Respectez lhoraire communiqu (dbut, pauses ventuelles, fin)
Respectez l'agenda
Encouragez la discussion et la participation de chacun
Redirigez le dbat quand il dvie ou lorsque le sujet s'puise (vitez les
silences)
Prenez les minutes de la runion
Rsumez les lments principaux en fin de runion
Dsignez les actions entreprendre, les personnes en charges et les dlais
Fixez le contenu, la date et l'heure de la runion suivante.

Aprs la runion:

Soyez rapide.
Mettez vos notes au net le plus rapidement possible aprs la runion, tant que
c'est frais dans votre esprit. Idalement, prenez l'habitude de bloquer une heure
dans votre agenda aprs chaque runion.
Envoyez les minutes aux participants en mentionnant un dlai maximum pour
les commentaires et remarques.
Rdigez les minutes dfinitives et distribuez-les rapidement.
Faites un suivi des actions dcides et des responsabilits dlgues.
Envoyez temps les invitations pour la runion suivante.
Principale cause d'chec:
Son chec est gnralement une cause de ces deux : soit elles concernent un problme
d'organisation, soit elles se situent dans le droulement mme de la runion:

Problme d'organisation:

Si le dlai de convocation est trop court, de nombreux dsistements peuvent

survenir et les participants peuvent manquer de temps pour prparer la
runion. De mme, l'absence de documents prparatoires entraine une
mconnaissance du sujet trait et donc un risque de dsintressement du
participant au fil de la runion.
Le fait de convoquer trop de monde amne une difficult supplmentaire pour
l'animateur et peut donner lieu une impression de flottement dans
l'organisation, certaines personnes pouvant rester longtemps l'cart du dbat
ou de la discussion.
Ne pas s'tre renseign sur le niveau de comptence des intervenants peut
s'avrer prjudiciable pour la rputation de l'organisateur (entreprise,
association, parti politique...). Un fort retard sur le planning et les
interventions hors de propos rsultant d'un ordre du jour imprcis (on sait juste
que l'on va parler de...).
Un lieu inadquat par sa dimension ou sa forme peut occasionner une
difficult d'coute pour les participants, soit parce qu'ils sont trop nombreux
pour la taille de la pice, soit parce qu'ils voient mal leurs interlocuteurs.
Une insuffisance ou inexistence de moyens, audio-visuels notamment, peut
mener une lassitude de l'auditoire. Celui-ci n'entend rien si le micro ne
fonctionne pas ou visualise mal les diverses prsentations si le rtroprojecteur
ou le portable initialement prvu est absent.
Le stationnement difficile aux abords du lieu de la runion ou sa mauvaise
signalisation (plan sur la convocation imprcis, voire absent) peut occasionner
dimportants retards.
L'indisponibilit d'un acteur essentiel est un frein la dynamique du groupe et
laisse une impression de perte de temps aux participants, puisqu'il faudra
certainement se runir nouveau en prsence de cet acteur.
Une runion " sens unique", informant simplement d'une dcision prise par la
direction et ne tenant pas compte des remontes de la base du type "c'est
impossible, parce que...", ou bien "il risque de se passer tel(s) problme(s), que
proposez-vous pour l'viter..." dgradera fortement les performances de
lentreprise moyen terme et l'implication de ses employs, compar un
simple mail dclaratif se concluant par "Merci de me remonter vos remarques
constructives ce sujet.".
Le droulement mme de la runion:

Des participants passifs, trop discrets ou distraits, conduisent des luttes

d'influence sur les temps de parole, ce qui dsquilibre le dbat, ralentit la
progression de la runion et diminue les chances d'arriver un vritable
consensus, aboutissement de la meilleure solution au problme pos.
Une animation soporifique cre des aparts entre petits groupes de personnes
et un manque d'assiduit pouvant aller jusqu' l'endormissement de certains
participants. Au contraire, une animation stressante et autoritaire mne une
rticence la prise de parole.
Enfin, les incidents de runion (clats de voix, dpart brusque d'un ou
plusieurs participants) sont grer par lanimateur, qui doit garder son sang-
froid tout au long de la runion.

Certaines difficults:
Il faut veiller respecter le temps de parole de chacun et faire participer tout
le monde.
Les participants doivent couter lavis de chacun afin de retenir la meilleure
solution, qui doit reposer sur un consensus et non un compromis. Lors dun
consensus, l'accord sur un problme se fait sur la base du consentement mutuel
et non par larbitrage dun tiers ou un vote. Le vote tend en effet produire
des gagnants et des perdants ce qui nuit l'harmonie de l'quipe.
L'animateur ne doit pas hsiter rappeler rgulirement lordre du jour pour
que le groupe ne sparpille pas.
La dcision prise en quipe multiplie les comptences et les points de vue :
lunion fait la force.

Comment optimiser sa participation la runion:

Il faut avant tout bien identifier son interlocuteur (commercial, technicien, client,
patron...) afin d'adapter son discours aux comptences et la qualit de celui-ci.
Sentrainer parler en public (devant une glace, une camra...) et ne pas oublier
que la gestuelle (langage du corps) ne doit pas tre nglige lorsque l'on veut
convaincre quelqu'un.
Anticiper les objections ventuelles de son auditoire et prvoir des arguments
supplmentaires pour y faire face.
Ne pas avoir peur d'chouer et donc de prendre la parole car cela occasionne une
frustration.
Savoir ngocier face un groupe : bien identifier les arguments-cls de sa
prsentation afin de mettre en valeur la cohrence de son propos. Ce dernier ne
peut s'appuyer que sur un plan d'argumentation clair et prcis.
 Tenter de comprendre l'argumentation de son interlocuteur avant d'mettre un
jugement (celui-ci devant s'appuyer sur des arguments solides). En aucun cas il ne
faut rejeter de manire catgorique l'avis d'un participant.
Savoir prendre du recul.
La force de persuasion se situe aussi dans la concision et la pertinence de son
discours. viter les envoles lyriques et l'ergotage.
La prise de notes personnelles est trs utile : elle oblige non seulement
lanimateur suivre et reformuler les interventions de chaque participant mais
lui permet aussi d'avoir une vision globale de la runion et de revenir, si besoin
est, sur un ou plusieurs points non compris ou litigieux.