Guía Del Usuario

Gua de procedimientos iniciales
A V I S O S L E G A L E S
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prohbe transmitir, transcribir, reproducir, almacenar en cualquier sistema de recuperacin
o traducir a cualquier idioma o lenguaje informtico esta publicacin o parte de ella, de
ninguna forma ni por ningn medio, ya sea mecnico, electrnico, magntico, ptico,
qumico, manual o de otro tipo, sin la autorizacin previa por escrito de Nuance
Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, EE. UU.
El software descrito en esta publicacin se otorga bajo licencia y slo se puede usar o
copiar segn los trminos establecidos en dicha licencia.
A V IS O IM PO R TAN T E
Nuance Communications, Inc. proporciona esta publicacin en su estado actual, sin
garantas de ninguna ndole, ya sean expresas o implcitas, entre ellas, de manera
enunciativa pero no taxativa, las garantas implcitas de comerciabilidad o idoneidad para
fines particulares. Algunos estados o jurisdicciones no permiten la renuncia de garantas
expresas o implcitas en determinadas transacciones; por lo tanto, es posible que esta
declaracin no corresponda a su caso. Nuance se reserva el derecho de revisar esta
publicacin y realizar cambios en su contenido cuando crea oportuno, sin estar obligada a
notificar a ninguna persona al respecto.
M AR C AS C O M E R CIA L E S Y C R D IT OS
Nuance, el logotipo de Nuance, All-in-One Search, OmniPage, PaperPort, Productividad
sin Lmites, ScanSoft y SET son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de
Nuance Communications, Inc. o sus filiales en los Estados Unidos y en otros pases.
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otros pases. Intel y Pentium son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de
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de Verity en los Estados Unidos y en otros pases. Todas las otras marcas comerciales
mencionadas son propiedad de sus respectivos propietarios.
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derechos reservados. Las partes de este producto que realizan la divisin de palabras, la
revisin ortogrfica y la verificacin de palabras, conforme a lo detallado en la seccin
legal del sistema de Ayuda, se basan, de manera parcial, en la tecnologa Proximity
Linguistic Technology, que pertenece a Franklin Electronic Publishers, Inc. Todos los
derechos reservados. Este producto fue desarrollado usando software Kadaku, y se basa,
en parte, en el trabajo de Independent JPEG Group. Este software se basa, en parte, en la
biblioteca de compresin Zlib y el trabajo de Colosseum Builders.
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1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, U.S.A.
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Gua de procedimientos iniciales de PaperPort 12 SE, 2011
C O NT E N I DO
Bienvenido a PaperPort! 5
Instalacin de PaperPort 6
Registro 7
Aprendizaje de PaperPort 7
Soporte tcnico 8
Novedades de PaperPort 12? 9
Introduccin a PaperPort 12
El escritorio de PaperPort 12
La cinta de PaperPort 13
Elementos de PaperPort 13
El panel Carpetas 15
Miniaturas de elementos de PaperPort 15
Miniaturas de pginas de PaperPort 17
Ventana Vista de imagen 18
Barra de herramientas de acceso rpido personalizable 20
PDF Viewer Plus 20
Obtencin de elementos 21
Digitalizacin y envo al escritorio de PaperPort 22
Configuracin del escner con PaperPort 23
Uso de perfiles de digitalizacin 23
Imprimir en PaperPort 24
Agregar carpetas de PaperPort 24
Importar fotografas desde una cmara fotogrfica 25
Retocar imgenes 25
Mejorar imgenes manualmente 30
Modificar varias pginas 30
Anotar pginas 31
Herramientas de anotacin 32
Gua de procedimientos iniciales de PaperPort iii

Proteccin de elementos 33
Archivar elementos 34
Agregar criterios de bsqueda a los elementos 35
Buscar elementos 35
Uso compartido de archivos 38
Enviar elementos a otros programas 39

Usar OmniPage con PaperPort 40
Personalizar la barra Enviar a 41
Modificar las opciones de Enviar a 41
Convertir elementos 41
Convertir elementos a formatos de imagen 42
Compilacin de documentos 42
Convertir imagen en texto 43
Completar formularios 43
Compatibilidad con archivos PDF 44

Crear documentos PDF 46
Desinstalacin de PaperPort 48
iv Contenido
Bienvenido a PaperPort!
Bienvenido a la Gua de Procedimientos Iniciales de Nuance PaperPort
PaperPort. Viene en formato PDF, lo cual permite visualizarla mediante
lectores de pantallas. Si la imprime en papel, recomendamos hacerlo en dos
carillas, con dos pginas por hoja.
PaperPort le ofrece la manera ms fcil de convertir papeles en documentos
digitales organizados que cualquier persona en una oficina puede encontrar y
utilizar con rapidez. PaperPort trabaja con escneres, impresoras multifuncin
y copiadoras digitales en red para convertir documentos impresos en sus
equivalentes digitales. Tambin le ayuda a administrarlos juntamente con
todos los dems documentos electrnicos mediante un cmodo sistema de
archivado muy fcil de utilizar.
Las miniaturas claras y de tamao adecuado de elementos de PaperPort le
permiten organizar visualmente, recuperar y utilizar sus documentos
digitalizados, entre ellos archivos de Word, hojas de clculo, archivos PDF
e incluso fotografas digitales. Las herramientas de Scanner Enhancement
Technology de PaperPort garantizan que sus documentos digitalizados tengan
un aspecto ptimo, mientras que las herramientas de anotacin le permiten
agregar comentarios y texto resaltado a cualquier imagen digitalizada.
Programas complementarios
PaperPort 12 SE (edicin especial) incluye una impresora de imgenes de
PaperPort, un asistente de configuracin del escner, una aplicacin de
ImageViewer (para visualizar imgenes de pgina y trabajar con estas en
una ventana independiente de PaperPort) y PDF Viewer Plus (para visualizar
archivos PDF y trabajar con estos).
Gua de procedimientos iniciales de PaperPort 5

Instalacin de PaperPort
Puede instalar PaperPort desde un CD o desde Internet. El programa de
instalacin proporciona sencillas instrucciones paso a paso. Siga las
instrucciones en cada pantalla para instalar el software. El usuario que realice
la instalacin o desinstalacin debe tener derechos de administrador en el
equipo.
La instalacin de PaperPort comprende tres elementos que se instalan en un
solo proceso:
El programa PaperPort (incluye ImageViewer y el asistente del escner)
PDF Viewer Plus
La impresora de imgenes de PaperPort.
PDF Viewer Plus no se instala si en el equipo se detecta el excelente producto
PDF Converter Professional de Nuance (versin 5.3 o superior) ya que cuenta
con todas las funciones de PDF Viewer Plus y muchas otras.
Haga clic en Ejecucin automtica, seleccione un idioma de instalacin y
acepte o modifique la ubicacin del programa. Si instala PDF Viewer Plus,
tiene una opcin:
Establecer Nuance PDF como visor predeterminado para Windows e
Internet Explorer
Esta opcin establece a PDF Viewer Plus como el visor predeterminado de
archivos PDF del sistema. De manera predeterminada, los archivos PDF del
escritorio de PaperPort se abren con un producto Nuance PDF. Si selecciona
esta opcin, los archivos PDF de cualquier parte del sistema a los que se les
haga doble clic se abrirn con PDF Viewer Plus.
A continuacin, la Ejecucin automtica iniciar el instalador. Aparecern las
opciones de instalacin completa o personalizada. Seleccione la instalacin
personalizada solamente si desea agregar sus propias carpetas a las carpetas de
PaperPort que se suministran durante la instalacin. Tambin tiene la
posibilidad de agregar carpetas en otro momento (consulte la pgina 24).

Registro
El registro le permite aprovechar al mximo el servicio tcnico de los
productos de Nuance y recibir notificaciones de actualizaciones de
productos.
Cuando termine de instalar PaperPort, se le solicitar que lo registre a travs
de Internet. Si desea actualizar su informacin de registro, puede dirigirse al
sitio web de Nuance en http://spain.nuance.com.
Aprendizaje de PaperPort
Esta gua es una introduccin a PaperPort y le muestra cmo PaperPort puede
ayudarle a gestionar su informacin. Las fuentes adicionales de informacin
que le ayudarn en el aprendizaje de PaperPort incluyen un sistema integral de
Ayuda, las guas para uso, las notas de la versin y el sitio web de Nuance.
Acceda a estas fuentes desde la cinta Ayuda.
Uso de esta gua

Esta gua ha sido escrita bajo la premisa de que usted ya sabe cmo trabajar en
el entorno de Microsoft Windows. Consulte la documentacin de Windows
si tiene dudas acerca de cmo usar los cuadros de dilogo, comandos de men,
barras de desplazamiento, funciones de arrastrar y colocar, mens de acceso
directo, etc.
Uso de la Ayuda
La Ayuda de PaperPort incluye informacin completa sobre
caractersticas, configuracin y procedimientos. Para consultarla,
dirjase a la cinta Ayuda de PaperPort.
En esta cinta, puede consultar soporte tcnico adicional, por ejemplo, notas
tcnicas, actualizaciones de software, informacin del producto, temas del
servicio tcnico del producto y mucho ms.
PDF Viewer Plus y PDF Converter Professional cuentan con su propio
sistema de ayuda que incluye instrucciones para la creacin de PDF.

Uso de las notas de la versin
Las Notas de la versin de PaperPort proporcionan informacin importante
sobre esta versin del programa. Este documento est incluido en el CD de
instalacin, en la cinta Ayuda de PaperPort y en el escritorio de PaperPort,
como documento de muestra.
Soporte tcnico
Nuance ofrece opciones de soporte tcnico tanto de cortesa como mediante
el pago de una cuota, ambas pensadas para satisfacer sus necesidades
particulares. Nuestros servicios ofrecen asistencia personal telefnica y por
correo electrnico. Tambin ofrecemos 24 horas de acceso autnomo a
nuestra Base de informacin.
Visite http://spain.nuance.com para obtener informacin sobre nuestra pol-
tica de soporte tcnico, contactos de soporte tcnico local y actualizaciones de
productos. Antes de comunicarse con Nuance, asegrese de leer la documen-
tacin del usuario y revisar las Notas de la versin.
Requisitos mnimos del sistema

Ordenador con procesador Intel Pentium o superior
Microsoft Windows XP de 32 bits con SP3 o superior, Windows Vista de
32 bits y 64 bits con SP2 o superior, Windows 7 (versiones de 32 y 64 bits)
Microsoft Internet Explorer 6.0 o superior
512 MB de memoria (RAM); se recomienda 1 GB
300 MB de espacio libre en el disco duro para los archivos de la aplicacin,
ms 20 MB de espacio de trabajo durante la instalacin
Monitor SVGA de 256 colores, pero preferentemente a color de 16 bits
(denominado "color de media densidad" en XP y Vista) y una resolucin de
800 x 600 pxeles como mnimo
Dispositivo sealador compatible con Windows
Unidad de CD-ROM para la instalacin o acceso web adecuado para la
descarga

Conexin a Internet (con Internet Explorer 6 o superior) para actualizaciones
en Internet
El rendimiento y la velocidad sern mayores si el procesador, la memoria y

el espacio disponible en el disco duro del ordenador superan los requisitos
mnimos. Esto se observa especialmente durante el procesamiento de
archivos PDF y de imgenes a color de gran tamao.
Novedades de PaperPort 12?

PaperPort 12 SE incluye una gran cantidad de caractersticas nuevas
importantes para administrar documentos.
Rendimiento mejorado de archivos PDF

Los archivos PDF pueden abrirse con mayor rapidez y visualizarse en PDF
Viewer Plus, una nueva aplicacin de procesamiento de Nuance PDF que es
totalmente compatible con Adobe Acrobat. PDF Viewer Plus abre archivos
mucho ms rpido que el producto de uso general ImageViewer, lo cual
disminuye los requisitos de memoria y permite utilizar tamaos de archivo
ms pequeos. El nuevo visor optimiza la resolucin de procesamiento para
cada elemento que contiene la pgina, lo cual permite obtener una imagen ms
ntida y una ptima resolucin de impresin. PDF Viewer Plus cuenta con su
propio sistema de Ayuda.
Compatibilidad mejorada con archivos PDF

PDF Viewer Plus ofrece una amplia variedad de nuevas funciones de PDF,
incluidas anotaciones mejoradas y sellos dinmicos o transparentes. Las
imgenes de un documento PDF que se procesan con PDF Viewer Plus
pueden enviarse a ImageViewer a fin de realizarles mejoras con las herra-
mientas SET; luego, las imgenes modificadas pueden volver a incluirse en
el PDF. Puede completar y guardar formularios PDF, y enviarlos por correo
electrnico, y de este modo evitar las complicaciones del envo postal fsico
y la impresin.

Los archivos PDF con capacidad de bsqueda ahora estn disponibles en
los perfiles de escner; para tener acceso a ellos, debe hacer clic con el botn
secundario del mouse en "Guardar como" o Duplicar como PDF en el
escritorio de PaperPort. Esto permite que los motores de bsqueda tales
como Windows Desktop Search o Google puedan acceder al contenido de
sus archivos de imgenes o documentos impresos digitalizados.
Interfaz de usuario con cintas y fichas

PaperPort 12 ahora es ms fcil de usar debido a que todas las caractersticas
del programa estn presentadas en un conjunto de barras con estilo de cinta
con fichas y controles agrupados segn las funcio. Tambin le agregamos el
botn "Digitalizar ahora" de manera que pueda realizar la digitalizacin con
un solo clic, sin necesidad de cambiar a la vista de configuracin del escner.
En la parte superior de las cintas, aparece una barra de herramientas personali-
zable y de acceso rpido, la cual le permitir colocar las funciones utilizadas
con mayor frecuencia en un lugar fcil de encontrar. Las teclas de aceleracin
permiten la activacin de comandos desde el teclado; pulse la tecla Alt para
ver los valores de aceleracin. Es posible personalizar los colores de las
cintas, el panel y el fondo.
OCR con mayor precisin

La precisin de la digitalizacin por reconocimiento ptico de caracteres
(OCR) ha aumentado significativamente; esto se refleja mejor al buscar el
contenido de archivos PDF con capacidad de bsqueda. La configuracin de
idiomas ahora puede aplicarse al reconocimiento ptico de caracteres para
ofrecer una mayor precisin en todos los idiomas admitidos.
Imagen de cmara digital

Se actualizaron las opciones de la barra Enviar a para aplicaciones de texto
a fin de incluir una opcin de OCR de PaperPort para la correccin para
cmaras digitales. Ahora es posible tomar una fotografa de un documento
para convertirla perfectamente en un documento de texto. Para ello, se aplican
algoritmos especiales de correccin de la alineacin en 3D que aplanan las
imgenes de la pgina y corrigen las distorsiones para aumentar la precisin
del documento de texto resultante.

Mayor confiabilidad de PaperPort
A veces, los archivos PDF pueden daarse, por lo cual, es posible que no
los pueda volver a abrir. En estos casos, PaperPort no puede generar una
miniatura de escritorio y es posible que esto evite que PaperPort se inicie
adecuadamente. La carpeta del programa PaperPort contiene un nuevo
programa de utilidades denominado CheckPPFolders.exe, el cual viene junto
con un pequeo archivo de ayuda. Ejecute este programa con el fin de
identificar y quitar todo archivo daado para que PaperPort funcione
correctamente.
Compatibilidad con SharePoint
PaperPort Professional 12 puede comunicarse con los sistemas de administracin

de documentos Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003,
SharePoint Services 2007 y SharePoint Server 2007: obtenga archivos desde all,
procselos segn lo desee y luego guarde los resultados cuando enve los archivos
resultantes a travs de la barra Enviar a.
Las ediciones especiales de PaperPort se proveen a fabricantes de escneres y otros

revendedores seleccionados. La gama de funciones de estas versiones puede variar
segn los requisitos del proveedor.

Introduccin a PaperPort
Esta seccin presenta las distintas partes de PaperPort. Consulte la
Ayuda de PaperPort para obtener informacin detallada acerca de todos
estos temas.
El escritorio de PaperPort
Cuando inicia el programa por primera vez, el escritorio de PaperPort
se abre con el panel Carpetas. Muestra los documentos en la carpeta
seleccionada como miniaturas y proporciona herramientas para adminis-
trarlos. PaperPort le brinda todas las herramientas necesarias para orga-
nizar, buscar y utilizar documentos e imgenes. En la cinta Escritorio,
seleccione Opciones y dirjase al panel del escritorio para elegir una
combinacin de colores para el escritorio y sus elementos.
Cintas con botones de comando
Escritorio
donde se
visualizan las
miniaturas de
elementos
Panel de
funciones
donde se visualizan
las carpetas Acceso a otras
pginas en
este elemento
de varias
pginas
El panel de funciones puede mostrar: Miniatura Miniatura Barra

Carpetas de elemento de elemento Enviar a
Configuracin de digitalizacin de imagen de texto
Miniaturas
All-in-One Search
Propiedades

La cinta de PaperPort
PaperPort 12 e ImageViewer han
modernizado la interfaz con cintas y
fichas. Los elementos principales
son los siguientes:
1. Botn de PaperPort
2. Barra de herramientas de acceso
rpido (consulte la pgina 20)
3. Ficha
4. Cinta asociada con la ficha
5. Grupo de la cinta
6. Botn del grupo
7. Lista desplegable de botn
Elementos de PaperPort
Los documentos y las fotografas que obtiene con PaperPort se
denominan elementos. Existen dos tipos de elementos: elementos de
imagen y elementos de texto.
Los elementos de imagen son documentos, fotografas, dibujos
digitalizados, entre otros, en formato de imagen como, por ejemplo,
imagen de PDF, PDF con capacidad de bsqueda, JPEG, TIFF o
archivos de imagen de PaperPort (.max). Estos se pueden
digitalizar, copiar o importar al escritorio de PaperPort.
Los elementos de texto son documentos que contienen texto
modificable, tales como archivos de Word (.doc), HTML y Excel
creados por medio de aplicaciones de procesamiento de texto y
programas afines. Se considera que los archivos PDF normales
son elementos de texto.
Si se hace doble clic en los elementos de imagen, se abren de manera
predeterminada con la Vista de imagen, la cual ofrece varias herra-
mientas de procesamiento de imgenes, incluidas las herramientas SET.
Para modificar esta configuracin, vaya a Opciones > Escritorio. Puede
seleccionar ImageViewer, el cual ofrece las mismas funciones que la
Vista de imagen pero en otra ventana, a fin de que pueda continuar
viendo el escritorio de PaperPort mientras modifica el elemento selec-
cionado. Esta opcin resulta muy til en un entorno con dos pantallas.
Tambin puede abrir el elemento en la aplicacin asociada con el tipo
de archivo.
Con PaperPort puede usar cualquier tipo de archivo PDF: Imagen de
PDF, PDF con capacidad de bsqueda y texto y grficos con formato
PDF (PDF Normal) con PaperPort. De manera predeterminada, los
archivos PDF se abren con PDF Viewer Plus o PDF Converter
Professional (si cuenta con este). Estos programas de Nuance estn
optimizados para procesar y modificar archivos PDF, adems de incluir
anotaciones en estos. Para modificar esta configuracin, vaya a
Opciones > Escritorio. Puede abrir archivos PDF con capacidad de
bsqueda e imgenes de PDF con ImageViewer para poder utilizar las
herramientas SET a fin de mejorar la calidad de los elementos PDF de
solo imagen.
Puede enviar un elemento rpidamente a otro programa sin abandonar
el programa PaperPort. Basta con arrastrar el elemento en cuestin al
icono de vnculo en la barra Enviar a, que est en la parte inferior del
escritorio. PaperPort admite una amplia variedad de programas, entre
ellos aplicaciones de procesamiento de texto, hojas de clculo, fax,
correo electrnico de Internet, grficos, reconocimiento ptico de
caracteres (OCR) y servicios de Internet.
PaperPort incluye una carpeta llamada Mis documentos de PaperPort
con una subcarpeta llamada Muestras, donde hay elementos modelo de
algunos de los tipos de contenido que puede guardar en el escritorio de
PaperPort.
Tambin puede usar PaperPort para ver elementos que no sean de
PaperPort pero que residan en su equipo. Slo tiene que copiar o mover
el archivo del documento o la fotografa a la carpeta de PaperPort.

El panel Carpetas
El panel Carpetas presenta una vista jerrquica de sus
carpetas de PaperPort, similar a la del Explorador de
Windows. Use las herramientas de carpeta para
acceder a los comandos rpidamente.
PaperPort instala una carpeta propia denominada
Mis documentos de PaperPort en la carpeta Mis
documentos. Si se utiliza un sistema de varios
usuarios, cada usuario contar con una carpeta Mis
documentos de PaperPort propia.
La carpeta Mis documentos de PaperPort contiene varias subcarpetas
cuyos nombres, como por ejemplo Artculos, Tarjetas de presentacin,
Fotografas y Recibos, ilustran las diferentes formas en que puede
organizar sus elementos de PaperPort.
La carpeta Muestras contiene documentos y fotografas de muestra para
ayudarle a comenzar a utilizar PaperPort.
Una vez que haya obtenido sus propios elementos de PaperPort, no
tendr que utilizar la carpeta Mis documentos de PaperPort para
almacenarlos. Puede agregar otras carpetas locales y de red a la Vista
de carpetas de PaperPort. Tambin puede eliminar la carpeta Mis
documentos de PaperPort, pero la estructura del programa deber
contener al menos una carpeta.
Para mostrar u ocultar el panel Carpetas, haga clic en el botn Carpetas

ubicado en la cinta Escritorio. Con el escritorio dividido se pueden mostrar
paneles de carpetas para cada rea de trabajo.
Miniaturas de elementos de PaperPort

Existen dos tipos de miniaturas en PaperPort:
miniaturas de pginas y de elementos. Cada miniatura
de elemento es una pequea representacin grfica
del documento o fotografa. Las miniaturas de pginas
muestran pginas de archivos PDF y elementos de
imagen en el panel Miniaturas de pginas, tanto en
el escritorio de PaperPort como en ImageViewer.
Una forma rpida de localizar sus elementos de PaperPort es explorar
visualmente las miniaturas de elementos en el escritorio de PaperPort.
Las miniaturas le muestran qu hay en un documento sin necesidad de
abrirlo. Adems, le permiten desplazarse por las pginas de un
documento sin necesidad de abrirlo.
PaperPort muestra miniaturas grandes y ntidas de todos los documentos
y fotografas, entre ellos:
Pginas y fotografas digitalizadas
Fotografas sacadas con su cmara digital
Archivos de imagen en varios formatos, tales como BMP, TIFF,
JPEG, GIF y MAX
Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Word Perfect y otros
documentos creados en programas conocidos
Documentos PDF
Elementos de imagen de PDF
Documentos HTML
Cada miniatura de elemento aparece con un icono que identifica el
programa en el que se cre o con el cual est relacionada actualmente.
Esto hace que resulte fcil y cmodo ver y buscar con rapidez todos los
diferentes tipos de elementos en su equipo.
Haga clic en una miniatura para ver los atributos de imagen.
Un icono pequeo indica que se estableci el atributo de slo lectura
para dicho elemento.
Un icono pequeo indica que la imagen contiene anotaciones.
Los elementos de imagen de varias pginas muestran para permitirle
desplazarse por las pginas, incluso con el panel Miniaturas de pginas
cerrado.

Antes de trabajar con un elemento, debe seleccionar su miniatura en el
escritorio de PaperPort. Aparecer un borde rojo alrededor de un
elemento para indicar que ha sido seleccionado. Es posible realizar
varias selecciones a la vez. Mientras trabaja con miniaturas de
elementos, podr:
Arrastrar una miniatura para cambiar su posicin en el escritorio de
PaperPort.
Arrastrar una miniatura a una carpeta para mover el elemento a
dicha carpeta.
Arrastrar una miniatura a otra rea de trabajo abierta para mover el
elemento a esa carpeta.
Hacer doble clic en una miniatura para ver el elemento.
Pulsar la tecla Ctrl y hacer doble clic en una miniatura para abrir el
elemento en el programa de origen.
Hacer clic con el botn secundario del mouse en una miniatura para
mostrar el men de acceso directo del elemento.
Arrastrar una miniatura a la barra Enviar a para enviar una copia del
elemento a otro programa.
Con las miniaturas de elementos que se encuentran en el escritorio de
PaperPort, tambin puede combinar fcilmente elementos de imagen de
PaperPort individuales o elementos de imagen de PDF en elementos de
varias pginas. Esta caracterstica es una herramienta de organizacin
til si se utiliza un escner que slo puede digitalizar una pgina como
un elemento independiente.
Miniaturas de pginas de PaperPort

El panel Miniaturas de pginas del escritorio de PaperPort y de
ImageViewer muestra las miniaturas de elementos de imagen de varias
pginas. Seleccione un elemento de varias pginas y luego haga clic
en el botn Miniatura que se encuentra en la cinta Escritorio. Las
operaciones que se llevan a cabo en pginas se pueden realizar
rpidamente sin necesidad de abrir los archivos en cuestin. Los tres
primeros puntos que se enumeran a continuacin estn disponibles para
todos los archivos de imagen. El resto est disponible para archivos PDF
(tanto en el escritorio de PaperPort como en ImageViewer o PDF
Viewer Plus) y archivos MAX (solo en el escritorio de PaperPort).
Usted puede:
Aumentar o reducir el tamao de las miniaturas.
Copiar y mover pginas seleccionadas al rea de trabajo como
archivos PDF independientes.
Copiar y mover pginas entre documentos abiertos en paneles
distintos.
Copiar, pegar, cortar, eliminar y reordenar pginas.
Insertar pginas nuevas en ciertas ubicaciones del documento.
Anexar nuevas pginas al final.
Para poder ver la miniatura de pgina de un PDF protegido, es necesario contar

con la contrasea correspondiente.
Ventana Vista de imagen

Para ver un elemento de imagen en la ventana Vista de imagen, haga
doble clic en su miniatura, la cual se encuentra en la vista de escritorio,
o bien seleccione Abrir con Vista de imagen en la cinta Escritorio o
desde su men de acceso directo. De manera predeterminada, los
archivos PDF aparecen en PDF Viewer Plus, no en la Vista de imagen.
La ventana Vista de imagen le permite observar ms detalladamente
los elementos, adems de retocarlos e incluir anotaciones en ellos.
Tambin le permite ampliar o reducir el tamao de la vista para facilitar
su lectura. Para mejorar la imagen de pgina actual, utilice las
herramientas SET (Tecnologa de Mejoramiento de Escner). Para
realizar modificaciones en pginas de documentos, utilice el panel
Miniaturas de pginas.

Botn Botn Volver al escritorio, ubicado Herramientas SET
Seleccionar de manera predeterminada en la de la cinta Pgina
rea Barra de herramientas de acceso
rpido (tambin en la cinta Ver)
La pgina actual
se abre en
tamao grande y
queda lista para
recibir mejoras o
anotaciones
El panel Miniaturas de pginas muestra una

miniatura por cada pgina del documento
Barra de herramientas de acceso rpido
personalizable
Los botones de PaperPort se ubican en distintas cintas segn sus
funciones. Puede ubicar botones que utilice con frecuencia en la Barra
de herramientas de acceso rpido de PaperPort y tambin en
ImageViewer. Haga clic con el botn secundario del mouse en el rea
de la cinta y seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso
directo.
Seleccione
la cinta que
contenga los
botones que
desea agregar. Establecer el
orden de los
botones de
la barra de
herramientas
Ms botones Agregar/eliminar Botones visibles

disponibles botones actualmente
PDF Viewer Plus

Cuando se hace doble clic en los archivos PDF del escritorio de
PaperPort, aparecen, de manera predeterminada, en el nuevo PDF
Viewer Plus. Es posible arrastrar otros archivos al icono de PDF Viewer
Plus de la barra Enviar a (consulte la pgina 39) para convertir una copia
a PDF y abrirla en el visor de PDF. La primera pgina aparece en el
rea principal de la pantalla; un panel de navegacin ubicado sobre la
izquierda muestra miniaturas de pginas o controles de formularios y un
panel de comentarios puede aparecer en la parte inferior de la pantalla.
Un panel del organizador ubicado sobre la derecha ofrece sellos. Las
herramientas de anotacin de PDF se describen en pgina 32.

Los formularios PDF activos pueden completarse directamente en PDF
Viewer Plus, como se describe en pgina 43.
Los archivos PDF que se abren desde el escritorio de PaperPort regresan
all cuando termina de modificarlos o hacer anotaciones en ellos, con
todas las actualizaciones incluidas, siempre y cuando cierre PDF Viewer
Plus o guarde el archivo explcitamente. Los cambios no se actualizan si
simplemente usa Pasar al escritorio de PaperPort en la barra de herra-
mientas Archivo, en este caso el archivo PDF queda abierto en el visor
de PDF.
Obtencin de elementos
Existen muchas formas de traer imgenes y documentos a PaperPort
para poder usar las herramientas de visualizacin, modificacin,
anotacin, generacin de ndices, OCR y gestin de archivos de
PaperPort. Por ejemplo, podr:
Digitalizar fotografas, pginas y otras imgenes en un dispositivo
de digitalizacin.
Agregar carpetas a PaperPort que ya contengan imgenes y
documentos.
Importar archivos de otros programas en su equipo.
Imprimir documentos desde otros programas en el escritorio de
PaperPort.
Arrastrar o cortar y pegar imgenes y documentos del Explorador
de Windows u otros programas al escritorio de PaperPort.
Descargar fotos de una cmara digital.
Digitalizacin y envo al escritorio
de PaperPort
PaperPort est diseado para funcionar con escneres
compatibles con TWAIN y WIA.
Haga clic en el botn Configuracin de digitaliza-
cin para abrir el panel Digitalizar u obtener foto-
grafa. Elija un perfil de digitalizacin. Los perfiles
estn optimizados para tareas tpicas de digitalizacin.
Luego escoja entre usar la interfaz propia del escner
o, para obtener los mejores resultados de digitaliza-
cin, usar el nuevo panel Configuracin de escner de
PaperPort. Para utilizar la interfaz del controlador del
escner, marque la casilla Mostrar el cuadro de
dilogo del escner. Si la deja vaca, el elemento digitalizado se colo-
car en el rea de trabajo activa.
Encienda el asistente de captura para agregar un nombre al elemento.
Una vez concluida la digitalizacin, podr ver el elemento en el escri-
torio de PaperPort. Haga clic con el botn secundario del mouse en el
elemento, elija Propiedades, luego Propiedades de archivo y Resumen
para agregar el asunto, el autor y las palabras clave a los elementos
digitalizados.
.
Si su escner no utiliza un controlador de dispositivos TWAIN o WIA, utilice
el programa suministrado con el escner para digitalizar elementos. Una vez
digitalizados, muvalos a PaperPort. Para obtener ms informacin sobre
digitalizacin, consulte la Ayuda de PaperPort.
PaperPort facilita la digitalizacin de pginas como elementos indepen-
dientes o como un solo elemento de varias pginas. Para digitalizar e
intercalar pginas de dos carillas en su escner ADF, voltee las pginas
cuando se le solicite y haga clic en Digitalizar otra carilla. De esta
manera, PaperPort digitalizar e intercalar automticamente las pginas
en el orden correcto.
Tambin puede utilizar los botones de su dispositivo para digitalizar
directamente en PaperPort. Abra el Panel de control del sistema
Windows, escoja Escneres y cmaras, escoja un evento en la ficha
Eventos, y asigne a PaperPort.

Tambin puede utilizar un escner de alta velocidad conectado en red para
digitalizar elementos en una carpeta conectada en red y, posteriormente,
agregar la carpeta a PaperPort.
Configuracin del escner

con PaperPort
Antes de usar PaperPort para la digitalizacin, el
escner debe estar instalado con su propio software
controlador y se debe haber verificado su correcto
funcionamiento. El software controlador del escner no
viene incluido con PaperPort.
Los escneres que estn instalados y funcionando
correctamente estarn disponibles de inmediato en
PaperPort haciendo clic en el botn Seleccionar y
escogiendo uno en el cuadro de dilogo Escneres
disponibles. Si no est satisfecho con los resultados
de la digitalizacin, puede ejecutar el Asistente de configuracin del
escner de PaperPort desde el men Inicio, bajo el grupo de programas
PaperPort 12.0.
Uso de perfiles de digitalizacin

PaperPort viene con perfiles optimizados para tareas tpicas de
digitalizacin. Escoja documentos en blanco y negro, en escala de grises
y a color, fotografas a color o documentos PDF a color con capacidad
de bsqueda. Cada perfil de digitalizacin contiene un panel
Configuracin con las siguientes fichas:
Perfil: muestra el perfil de digitalizacin en uso en ese momento.
SET: define qu mejoras desea ejecutar automticamente.
Salida: establece el formato del archivo y asigna automticamente
los nombres de archivo con sufijo.
Digitalizar: establece la configuracin de digitalizacin en cuanto
al: modo, la resolucin, el tamao, la orientacin, el color de filtro,
el brillo y el contraste.
Imprimir en PaperPort
Para traer elementos desde otros programas, imprmalos en el escritorio
de PaperPort como elementos de imagen PDF, de PDF con capacidad de
bsqueda o de imagen de PaperPort (.max). La opcin predeterminada
es imagen de PDF; para modificarla, vaya a Escritorio > Opciones >
Elemento. Esta caracterstica le permite importar rpidamente hojas de
clculo, imgenes, archivos de base de datos, archivos de procesadores
de texto y otros archivos de PaperPort como elementos en el escritorio
de PaperPort. Funciona a travs del men Archivo (o el equivalente) en
la aplicacin de origen; seleccione Imprimir en PaperPort, o bien
seleccione Imprimir y luego seleccione Impresora de imgenes de
PaperPort.
En su explorador de Internet, seleccione Imprimir para crear vistas con
formato de impresin de pginas web. La impresora denominada
Impresora de imgenes de PaperPort crea archivos MAX, de imagen
de PDF o de PDF con capacidad de bsqueda.
En todos los casos, PaperPort se inicia si es que no se encuentra en
ejecucin y el archivo PDF se ubica en el escritorio actual.
Agregar carpetas de PaperPort

PaperPort proporciona un sistema de archivado
de fcil uso que le permite organizar y compartir
elementos con otras personas. En el panel Carpetas
podr:
Agregar las carpetas existentes en su equipo al
panel Carpetas.
Crear nuevas carpetas, unidades de red asignadas
y carpetas en dispositivos externos conectados.
Inicialmente, el panel Carpetas muestra un conjunto de carpetas
diseadas para ayudarle a comenzar a utilizar PaperPort. Puede mover
o eliminar estas carpetas siempre que lo desee. Si elige una instalacin
personalizada, puede agregar sus propias carpetas en ese momento.

Posteriormente, cuando lo desee, podr agregar carpetas que ya estn
en su equipo al panel Carpetas, incluidas carpetas de red y carpetas
de dispositivos externos conectados a su equipo. De esta manera, los
documentos que se encuentran en estas carpetas estarn disponibles
para ser utilizados dentro de PaperPort.
Consulte la Ayuda de PaperPort para obtener ms informacin sobre
cmo agregar y utilizar las carpetas de PaperPort.
Importar fotografas desde una

cmara fotogrfica
Para transferir fotos digitales al escritorio de PaperPort, primero deber

conectar la cmara. Si el dispositivo utilizado aparece como una unidad
en el equipo, puede comenzar a transferir los archivos. Si la cmara no
admite este tipo de operacin, y su controlador est instalado correcta-
mente, aparecer su interfaz TWAIN o WIA para que usted pueda
importar las imgenes almacenadas en el dispositivo.
No modifique las imgenes mientras estn almacenadas en la cmara, ya

que no todas las operaciones de este tipo producen los resultados esperados
la primera vez que uno los realiza. En su lugar, transfiralas a PaperPort y
utilice las herramientas SET (Tecnologa de Mejoramiento de Imgenes)
para mejorarlas.
Retocar imgenes
Cuando se muestra un elemento de imagen en la
ventana Vista de imagen, PaperPort proporciona
varias herramientas que puede utilizar para ajustar
o mejorar la imagen.
Retocar imgenes 25
Por ejemplo, puede enderezar una pgina digitalizada, aclarar una
fotografa con exposicin insuficiente que ha salido demasiado oscura,
ajustar el color de una imagen a color, eliminar manchas de una pgina
de un documento, aclarar sombras y puntos de los bordes de la pgina o
poner imgenes borrosas en foco. Adems, podr girar un elemento,
eliminar puntos dispersos, marcar las lneas, eliminar el efecto de ojos
rojos y recortar parte de una imagen.
Algunas herramientas SET estn diseadas principalmente para mejorar
fotografas o imgenes, mientras que otras (sombreadas) le permiten
preparar elementos que contengan texto para reconocimiento ptico
de caracteres (OCR). En la ventana Vista de imagen, la cinta Pgina
contiene las herramientas SET para modificar la pgina actual. Algunas
de estas herramientas tambin estn disponibles en el escritorio de
PaperPort para usarlas con todas las pginas en el elemento seleccio-
nado.
En la tabla que aparece a continuacin, la disponibilidad se mostrar as:
P = Vista de imagen o ImageViewer (cinta Pgina) para cambiar solamente la
pgina actual.
PI = Tambin en el escritorio de PaperPort (cinta Elemento) para cambiar todas
las pginas en el elemento seleccionado.
PM = Tambin en el men de acceso directo del escritorio de PaperPort para
cambiar todas las pginas en el elemento seleccionado.
PS = Tambin estn disponibles en un Perfil de digitalizacin para modificar todas
las imgenes entrantes.
Herramientas SET (Tecnologa de

Mejoramiento de Escner)
Seleccionar Use la herramienta Seleccionar rea para
rea seleccionar parte de una imagen que desee
(P) cortar, copiar o eliminar utilizando los
comandos de la cinta Pgina o el men de
acceso directo. Utilcela tambin para
seleccionar parte de una imagen antes de
recortarla o utilizar las herramientas
Eliminar ojos rojos, Borrar elementos
internos o Borrar elementos externos.

Girar Para rotar la pgina o el elemento seleccionado
(PI) 90 grados hacia la izquierda, la derecha o
180 grados, haga clic en la herramienta Girar.
Enderezar Algunos documentos quedan torcidos luego de
una imagen ser digitalizados. Cuando esto sucede, puede
utilizar las herramientas Enderezar (P) y
Enderezar automticamente (PSI) para
corregirlo. Enderezar lneas de texto en un
archivo de imagen en blanco y negro le
permitir obtener mejores resultados de OCR.
Mejorar auto- La caracterstica Mejorar automticamente
mticamente sirve para corregir el brillo y contraste, el color
(PSI) y la tonalidad de una imagen o un elemento.
PaperPort analiza la imagen y trata de corregir
todos los defectos que tenga.
Mejorar Para corregirla manualmente, puede utilizar
una imagen la herramienta Mejorar. Le permite cambiar
(P) los valores de brillo, contraste, color y tinte,
y escoger el mejor resultado entre nueve
alternativas, tal como se indica en pgina 30.
Enfocar Para corregir la nitidez de una imagen borrosa
una imagen o para poner fuera de foco una imagen ntida a
(P) fin de lograr un efecto especial, seleccione la
herramienta Enfocar.
Eliminar La herramienta Eliminar ojos rojos le permite
el efecto quitar el efecto de ojos rojos de una parte
ojos rojos seleccionada de una fotografa. Este efecto
(P) se puede producir al fotografiar personas y
animales con poca luz o usando un flash.
Quitar Utilice la herramienta Seleccin para definir
parte de una la parte que desee conservar y, luego, use la
imagen herramienta Recortar (P) para eliminar el
resto. Seleccione la herramienta Borrador (P)
para eliminar el rea de la imagen que haya
designado previamente con el puntero.
Retocar imgenes 27
Cambiar Cambie el tamao de una imagen o un
tamao elemento y/o cambie su resolucin o defina
(PI) estos parmetros para un perfil de digitaliza-
cin. (Los colores tambin pueden convertirse
o invertirse).
Eliminar Las imgenes digitalizadas a veces tienen
puntos puntos o manchas. La herramienta Eliminar
dispersos puntos dispersos los encuentra automtica-
(PM) mente y los elimina de la pgina. Use esta
herramienta para obtener mejores resultados
de OCR en imgenes en blanco y negro.
Mejorar La herramienta Mejorar lneas (para
lneas imgenes en blanco y negro) sirve para
(PM) oscurecer lneas enteras y conectar lneas
discontinuas de una tabla o formulario a fin
de que tengan una apariencia ms oscura o
recta. El uso de esta herramienta permitir
obtener mejores resultados de reconocimiento.
Borrar Use esta herramienta para aclarar sombras o
elementos puntos de los bordes de una pgina a fin de
externos mejorar el resultado de OCR. Tambin hay una
(P) herramienta Borrar elementos internos (P).
Establecer Haga clic en esta herramienta. Luego haga
punto blanco clic en un color claro de la imagen que se
(P) convertir en el punto blanco. Consulte las
instrucciones que figuran ms adelante.
Establecer Haga clic en esta herramienta. Luego haga
punto negro clic en un color oscuro de la imagen que se
(P) convertir en el punto negro. Los colores
elegidos para los nuevos puntos blancos y
negros se muestran en la barra de estado.

Aplicar Haga clic en esta herramienta para aplicar los
puntos nuevos puntos blancos y negros a la imagen
blancos y (P) o al elemento (I) actuales. Si el resultado
negros no es aceptable, deshaga los cambios y escoja
actuales nuevos valores.
Cambio de puntos blancos y negros

Puede utilizar este procedimiento para mejorar la calidad de la imagen
quitando las reas muy oscuras y sobreexpuestas. Todos los colores
ms claros que el nuevo punto blanco escogido se convertirn en
blanco. Todos los colores ms oscuros que el nuevo punto negro
escogido se convertirn en negro. Un uso tpico de este proceso es
quitar el fondo sombreado de gris de un documento que quiere
reconocer con OCR. Seleccione uno de los pxeles grises ms oscuros
del fondo y aplquelo como punto blanco. El fondo debera volverse
blanco. Cambiar los puntos blancos y negros en una fotografa a color
usualmente aumentar su contraste, pero tambin puede cambiar los
valores de color.
co
ad o
i n gr
an
pu ado
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o
bl
et nto
o
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er
et
ed
ue
pr
N
N
Antes:
Despus:
Puede aplicar nuevos puntos blancos y negros a imgenes

individuales, segn se describi. Tambin puede aplicarlos como
mejoras automticas a todas las pginas nuevas que se digitalicen
con un determinado perfil.
Retocar imgenes 29
Mejorar imgenes manualmente
En la cinta Pgina de la Vista de imagen, seleccione Mejorar a fin de
recibir nueve variantes para su imagen. Ajuste el brillo y contraste, el
color o el tinte y luego haga doble clic en la imagen deseada. Esta se
ubica en el centro y pasa a ser el nuevo original. El primer original se
conserva y puede restablecerse.
Haga clic para finalizar el mejoramiento
Seleccin actual
Elija esta opcin para Control deslizante Imagen original

modificar el brillo y contraste para aumentar o (con restablecimiento)
Color disminuir
Tinte
Modificar varias pginas

La capacidad para procesar elementos a modo de grupo a menudo se
denomina "procesamiento por lotes". PaperPort brinda caractersticas de
procesamiento por lotes para que usted pueda mejorar, modificar o girar
rpidamente varios elementos de imagen en una nica operacin.

Seleccione uno o ms elementos de imagen en el escritorio y, posterior-
mente, en la cinta Elemento, seleccione el comando que desee. Para
obtener ms informacin, consulte la ayuda.
Anotar pginas
PaperPort trae una serie de herramientas de anotacin que permiten
insertar comentarios en documentos digitalizados con informacin que
desee guardar con el documento. Las anotaciones en archivos PDF se
realizan mejor en el producto Nuance PDF suministrado. Las anota-
ciones en los archivos de imagen de PaperPort (.max) y los dems
elementos de imagen deben realizarse en la Vista de imagen o en
ImageViewer, pero recuerde que puede arrastrar cualquiera de estos
archivos al icono del producto Nuance PDF de la barra Enviar a con
el fin de convertirlos a imgenes de PDF o PDF con capacidad de
bsqueda, los cuales quedarn listos para recibir anotaciones o modifi-
caciones.
Las anotaciones de archivos PDF e imgenes de PaperPort (.max) se
pueden modificar, es decir que usted puede cambiarlas de lugar, modifi-
carlas o eliminarlas, o bien modificar el contenido textual, cuando as lo
desee. En otros tipos de elementos de imagen, tales como archivos JPEG
y de mapa de bits de Windows, las anotaciones quedan incorporadas en
forma definitiva en una imagen cuando guarda el elemento. Cuando se
trata de elementos que no pueden aceptar anotaciones, PaperPort desac-
tiva estas herramientas automticamente.
Mediante las herramientas de anotacin de PaperPort, podr aadir
notas y texto, resaltar texto, trazar lneas y flechas o pegar una imagen a
un elemento grfico.
Enviar un documento con anotaciones a quienes no tengan PaperPort es
muy fcil utilizando el formato de imagen de PDF o PDF con capacidad
de bsqueda. Basta con que el destinatario haga doble clic en el archivo
adjunto al mensaje de correo que usted le enve para que pueda ver el
documento en el visor de PDF predeterminado de su sistema, con todas
las anotaciones intactas.
Anotar pginas 31
Herramientas de anotacin
Puede seleccionar una herramienta de anotacin de la cinta Anotacin
siempre que haya un elemento de imagen en la ventana Vista de imagen.
Use los comandos del grupo Configuracin de anotacin para modificar
las propiedades de anotaciones futuras que se creen con esa herramienta.
Esto no afecta las anotaciones existentes. Desactive la herramienta de
anotacin y haga clic en otra (la herramienta Seleccionar anotacin
suele ser la mejor para esto). En Ayuda, puede consultar una lista
detallada de estas herramientas.
All se detallan las herramientas de anotacin disponibles en PDF
Viewer Plus para utilizar con los archivos PDF.
Use los siguientes comandos en PDF Viewer Plus:
Seleccione esta herramienta y haga clic en una

anotacin para moverla, cortarla, copiarla o
cambiar su tamao en la pgina. Haga doble clic
Mano en una nota o un cuadro de texto para modificar el
texto. Haga clic con el botn secundario del mouse
en una anotacin seleccionada para cambiar su
estado o sus propiedades.
Necesita un recordatorio? Seleccione la herra-
mienta Nota y agregue una nota de tamao ajus-
table muy parecida a las notas adhesivas que se
escriben y despus se pegan en documentos
Nota
impresos. Puede reducir la nota en un icono. Haga
clic con el botn secundario para acceder a las
propiedades de la nota. Haga doble clic para volver
a abrir la nota.
La herramienta Texto le permite agregar fcil-
mente una etiqueta a sus imgenes. Seleccione
Cuadro
esta herramienta para introducir texto al que
de texto
se le puedan configurar las propiedades en
Edicin > Preferencias > Comentario.

Utilice la herramienta Resaltador para resaltar
texto seleccionado en la pgina o en un cuadro de
Resaltar
texto, tal como lo hara con un marcador de color
sobre un documento impreso.
La herramienta Lpiz le permite trazar lneas a
Lpiz mano alzada en la pgina.
Seleccione la herramienta Lnea para trazar lneas
rectas; haga clic con el botn secundario del mouse
Lnea
y seleccione las propiedades para generar flechas y
luego darle otros formatos a la lnea.
La herramienta Sello le permite pegar en una
Sello pgina los sellos suministrados o imgenes con
mapa de bits de su eleccin, similares a las que
produce un sello de goma.
Proteccin de elementos
En PDF Viewer Plus, usted puede modificar el nivel de
seguridad de los archivos PDF (caracterstica compatible hasta el
formato 1.7) en el men Documento. Cuando cree nuevos archivos PDF
a partir de otros existentes (por ejemplo, al copiar la miniatura de una
pgina y pegarla en un rea de trabajo o al duplicar un elemento PDF),
su configuracin de seguridad ser igual a la de los originales. Los
archivos PDF en blanco recin creados se generan sin configuracin
de seguridad, pero esta puede agregarse despus de su creacin.
Existen dos tipos de contraseas en el programa. La contrasea de
apertura restringe el acceso al documento; por lo tanto, slo podr
abrirlo si introduce la contrasea cuando el programa as lo pida. La
contrasea de autorizacin permite a los usuarios abrir un documento
protegido y definir de qu manera se puede usar el documento. Si no se
especifica ninguna, se puede usar el archivo sin ninguna restriccin.
Proteccin de elementos 33
Archivar elementos
La clave para organizar los elementos en PaperPort est en archivarlos
en las carpetas adecuadas. Puede arrastrar y colocar elementos de una
carpeta a otra o del escritorio de PaperPort a la carpeta que desee. Puede
tambin especificar criterios de bsqueda que ms tarde le ayuden a
encontrar elementos ms rpidamente. El nombre de cada elemento
aparece debajo de la miniatura en la vista de miniaturas. En un elemento
de varias pginas, el nombre aparece debajo de los nombres de las
pginas individuales si estos fueron asignados.
Con el cuadro de dilogo Administrador
de carpetas, podr agregar, quitar, mover y
cambiar el nombre de las carpetas de PaperPort.
Puede cambiar el color de cualquier icono de
carpeta por uno que le ayude a organizar mejor
sus elementos. Tambin puede agregar, quitar, mover y cambiar el
nombre de cualquier carpeta en el Explorador de Windows que se vea
con la estructura de carpetas de PaperPort. Estos cambios aparecern
automticamente en PaperPort.
En el panel Carpetas, puede arrastrar y colocar, copiar o mover
subcarpetas y su contenido a otras subcarpetas o a carpetas de PaperPort,
as como tambin crear y eliminar subcarpetas, tambin se pueden
realizar ajustes en la configuracin de seguridad y de uso compartido
directamente en el men de acceso directo de cada carpeta.
El botn Atrs permite recorrer una por una las carpetas
visitadas recientemente. Esta funcin es similar a la de Internet
Explorer y sirve para mejorar la navegacin hacia delante y
atrs en ambas reas de trabajo, de manera independiente entre s.

Agregar criterios de bsqueda
a los elementos
Puede agregar informacin sobre los documentos a cualquier elemento
de PaperPort. Haga clic con el botn secundario del mouse en el
elemento y luego elija Propiedades. Con los archivos PDF o MAX
podr ver la informacin existente del documento, si la hubiere. Para
otros tipos de archivos no se puede ver nada ms que el nombre del
elemento. Haga clic en el botn Propiedades de archivo y seleccione
la ficha Resumen. Introduzca el ttulo, el asunto, el autor, las palabras
clave y los comentarios segn lo desee. Esta informacin se almacena en
su sistema y no en PaperPort, aqu es donde puede verla y cambiarla.
Es posible que el servicio de bsqueda en su sistema pueda tener acceso
a estos datos.
La bsqueda All-in-One Search de PaperPort funciona solamente con
la informacin introducida en archivos MAX y PDF. Para los archivos
MAX, esta informacin debe ser preexistente, no puede modificarse y
no se puede agregar informacin nueva. Para los archivos PDF, la
informacin del documento puede agregarse en PDF Viewer Plus o PDF
Converter Professional, al utilizar el men Documento. Esto se vuelve
a guardar en el archivo en PaperPort cuando cierre PDF Viewer Plus o
seleccione Archivo > Guardar. No se guarda si solamente pasa al
escritorio de PaperPort.
Para agregar informacin del documento con capacidad de bsqueda a
los archivos MAX o XPS (u otros), le recomendamos que los convierta
a PDF y luego la agregue.
Buscar elementos
PaperPort proporciona varias caractersticas que le ayudarn a buscar
sus elementos de PaperPort. Puede buscar rpidamente un elemento
examinando visualmente las miniaturas en el escritorio de PaperPort.
Cuando tiene muchas carpetas y elementos, PaperPort proporciona
funciones ms apropiadas a tales efectos con All-in-One Search. Abra
el panel Propiedades para ver la informacin de documento para los
Agregar criterios de bsqueda a los elementos 35

archivos PDF y MAX. Este es el texto que la bsqueda All-in-One
Search puede procesar. Para hacer una bsqueda:
1. Abra el panel All-in-One Search.
2. Decida si se visualizar solamente el archivo con la primera coinci-
dencia o si aparecer una lista de todos los archivos cuya informacin
de archivo incluya el texto buscado.
3. Defina el alcance de la bsqueda: Carpeta actual, carpeta actual con
subcarpetas o todas las carpetas de PaperPort.
4. Introduzca una cadena de bsqueda en el cuadro de texto Nombre,
autor, palabras clave. Generalmente, introducir una palabra, pero
tambin es posible introducir fragmentos de texto y varias palabras
(ver a continuacin).
5. Expanda el panel y use marcas de verificacin para excluir campos de
informacin, por ejemplo, buscar el nombre del autor en ese campo
solamente.
6. Haga clic en Buscar.
Si selecciona ver solamente la primera instancia, el primer archivo
encontrado con el texto buscado se resaltar. Use Buscar siguiente en la
cinta Elemento para dirigirse a la siguiente instancia. Si selecciona ver
todas las instancias, aparecer una lista con todos los elementos que
coincidan.
Buscar opciones de categora:
Nombre: nombre del elemento. Esto no es necesariamente el
nombre del archivo; est disponible para todos los elementos, como
se introdujo en el panel Propiedades o en el cuadro de dilogo
Propiedades de elemento en PaperPort.
Autor: segn se define en PDF Viewer Plus en Propiedades de
documento.
Palabras clave: segn se define en PDF Viewer Plus en Propiedades
de documento.
Comentarios: segn se define en Asunto en PDF Viewer Plus.
Anotaciones: Notas o contendido de los cuadros de texto agregados
a archivos PDF o MAX.

Cmo funciona la bsqueda:
Esta bsqueda no distingue maysculas y minsculas, por lo tanto, para
dns encontrar DNS y para paperport encontrar PaperPort. No
hay opcin de palabra completa, por lo tanto, una bsqueda de ns se
detendr en DNS y de for en informacin. Si introduce dos o ms
palabras, se buscar cada una por separado; se encontrarn todos los
archivos que contengan alguna de las palabras dadas.
Cmo se visualizan los resultados de la bsqueda:
Cuando la bsqueda de todos los archivos ha finalizado, se muestran los

resultados, cada uno como una fila de una tabla. Seleccione una para ver
la informacin de archivo buscada en la parte superior de la lista. Para
extraer texto del elemento seleccionado, haga clic en el botn Ver texto.
Haga clic en el botn Copiar texto, coloque este texto en el portapa-
peles. Haga clic con el botn secundario del mouse y escoja Abrir
para abrir el documento en su aplicacin asociada. Abrir carpeta de
contenido cambia a la carpeta del archivo con el archivo seleccionado.
Cmo buscar palabras en contenido de PDF:

Los archivos de PDF con capacidad de bsqueda y normales pueden
buscarse en PDF Viewer Plus. PaperPort puede hacer archivos PDF con
capacidad de bsqueda a partir de archivos de imagen de PDF u otros
elementos de imagen. Esto permite que otros programas, por ejemplo,
Nuance PDF Converter Professional, Windows Desktop Search o
Google realicen bsquedas en los contenidos de estos archivos.
Consulte Crear documentos PDF en la pgina 46.
Cmo buscar palabras en otros archivos:
Puede ejecutar OCR de PaperPort en los elementos de imagen, incluidos

archivos de Imagen de PDF, MAX y XPS con el botn Ver texto en el
panel Propiedades. Puede copiar este texto al portapapeles y pegarlo en
un programa procesador de texto a fin de que pueda hacer bsquedas.
Una solucin mejor es usar OmniPage si lo tiene, arrastre el elemento
hasta el icono en la barra Enviar a. El resultado de OCR ser ms preciso
y el formato del documento puede conservarse.
Buscar elementos 37
Uso compartido de archivos
PaperPort ofrece muchas herramientas para que le resulte ms fcil
compartir archivos, imgenes y documentos con amigos, colegas y
socios comerciales.
Estas herramientas estn incorporadas al programa y se encuentran
disponibles en distintas cintas para poder contar con un acceso rpido
cada vez que las necesite.
Para ayudarle a compartir sus elementos con otras personas, PaperPort
le permite:
Enviar elementos por correo electrnico a otras personas,

simplemente arrastrndolos a su programa de correo
electrnico favorito en la barra Enviar a de PaperPort.
Digitalizar o convertir elementos al formato PDF, el
formato para compartir archivos cada vez ms conocido y
considerado por muchos como el estndar del sector para
distribucin de documentos.
Acceder a carpetas compartidas que se encuentran en su
red de rea local o extendida, agregando las carpetas al
panel Carpetas de PaperPort.
Acceder a la configuracin de seguridad y uso compartido

directamente desde el men de acceso directo de la carpeta.
PaperPort permite configurar

fcilmente una carpeta compartida
en un equipo o servidor, que pueda
funcionar como un depsito central
de todos los documentos importantes
de la oficina. Cada cliente de
PaperPort puede conectarse a esa
carpeta y usar las funciones de
administracin de documentos y las

herramientas de procesamiento de documentos de PaperPort para buscar
y usar archivos en forma instantnea.
Adems, puede convertir elementos a formatos de salida conocidos para
su uso compartido en muchos otros programas. Para obtener una lista de
todos los vnculos de programas admitidos, visite PaperPort en el sitio
web de Nuance en http://spain.nuance.com.
Enviar elementos a otros programas

La funcin de arrastrar y colocar facilita la apertura de archivos en sus
programas favoritos. Simplemente elija el archivo que desee y colquelo
en el icono del programa de la barra Enviar a, que aparece en la parte
inferior del escritorio de PaperPort.
Ahora podr realizar tareas habituales de oficina, como enviar mensajes
de correo electrnico o fax, ms rpido que nunca. La barra Enviar
facilita el uso de documentos digitalizados en otras aplicaciones, ya que
traduce automticamente el documento a un formato compatible con la
aplicacin de destino.
Por ejemplo, puede colocar una imagen digitalizada de una carta en un
vnculo de Microsoft Word de la barra Enviar a de PaperPort para que
este ltimo reconozca que la aplicacin en cuestin necesita un archivo
de texto en lugar de un archivo de imagen. PaperPort ejecutar el
proceso OCR y enviar texto modificable a Word en lugar de enviar
un archivo de imagen esttica.
PDF Viewer Plus
OmniPage Microsoft Outlook PDF Converter
Enviar elementos a otros programas 39

PaperPort admite una amplia variedad de programas, entre ellos
aplicaciones de procesamiento de texto, hojas de clculo, fax, correo
electrnico de Internet, grficos, reconocimiento ptico de caracteres
(OCR) y servicios de Internet. El vnculo del programa de la barra
Enviar a realiza las conversiones necesarias y puede proporcionar
opciones para enviar un elemento.
Usar OmniPage con PaperPort
Si PaperPort se encuentra instalado en un equipo con OmniPage, sus

servicios de OCR quedarn disponibles y ampliarn la capacidad de
PaperPort. Podr elegir un programa de OCR haciendo clic con el botn
secundario del mouse en un vnculo de PaperPort incluido en aplica-
ciones de texto, seleccionando Opciones de Enviar a y, luego, OmniPage
como paquete de OCR, en lugar del siempre disponible OCR de
PaperPort.
Con OmniPage podr:

Convertir instantneamente documentos impresos en archivos
utilizables de Microsoft Office.
Convertir archivos PDF en documentos modificables que conserven
el mismo diseo del original.
Procesar automticamente imgenes desde cualquier escner o
impresora multifuncin en red.
Digitalizar y convertir documentos en formatos XML, PDF, TIFF y
otros.
Compartir documentos por correo electrnico, Internet, XML y
formato eBooks.
Usar flujos de trabajo de OmniPage para controlar
de manera instantnea y efectiva conversiones de
documentos.

Personalizar la barra Enviar a
Puede cambiar el aspecto del icono de programa en la barra Enviar a
de varias maneras. Especficamente, puede agregar programas y quitar o
cambiar la disposicin de iconos de programas. Para obtener detalles al
respecto, consulte la Ayuda de PaperPort.
Modificar las opciones de Enviar a

Puede adaptar las opciones de
Enviar a para especificar cmo
desea usar un programa dado en la
barra Enviar a. Por ejemplo, puede
especificar el formato de archivo
con el que PaperPort guardar un
elemento.
Para enviar un elemento por correo

electrnico, basta con arrastrarlo y
colocarlo en la barra Enviar a del
programa de correo. Use las
opciones del vnculo al correo
electrnico para especificar el
formato de archivo de archivos
adjuntos y otras opciones.
Convertir elementos
Con PaperPort, se pueden convertir documentos digitalizados y
elementos de texto en formatos de imagen y convertir imgenes en
texto.
Convertir elementos 41
Convertir elementos a formatos de imagen
Puede convertir documentos digitalizados y elementos de texto en
formatos de imagen.
El comando Guardar como le permite guardar elementos de imagen
en diversos formatos estndar de imagen, dentro de los que se incluyen
PDF, JPEG y TIFF, as como tambin el formato propio de imagen de
PaperPort (.max).
Puede convertir elementos de texto y elementos de imagen en elementos
de imagen de PaperPort (.max) usando el comando Duplicar como
imagen de PaperPort. El comando Duplicar como elemento de PDF
le permite convertir elementos de texto en elementos de imagen de PDF.
Al seleccionar ms de un elemento, puede convertir simultneamente
varios elementos a un formato nuevo. Para obtener detalles al respecto,
consulte la Ayuda.
Compilacin de documentos
Puede compilar documentos combinndolos. Los archivos que se
seleccionarn deben estar en una nica carpeta, y deben seleccionarse en
el orden en que los desea apilar. Haga clic en la flecha que se encuentra
junto a Combinar elementos y seleccione una de las combinaciones
disponibles:
Combinar en pila de PDF: cada pgina original se convierte en
una pgina de PDF sin modificar el tamao.
Combinar en pginas PDF de varios elementos; ajustar tamao
a pgina: esta opcin modifica el tamao de los elementos que
participan y siempre coloca cuatro pginas originales en una nica
pgina PDF.
Combinar en pginas PDF de varios elementos; conservar
tamaos originales: esto coloca tantas pginas originales en cada
pgina PDF como sea posible.
Combinar en pginas PDF en miniatura: esta opcin crea
miniaturas de todas las pginas del elemento y coloca la mayor
cantidad posible en una pgina PDF.

Los elementos originales permanecen en su tipo de archivo original.
La combinacin suele demorar ms que el apilado debido a la generacin
del archivo PDF.
Convertir imagen en texto

Puede convertir documentos digitalizados en texto simplemente arras-
trando y colocando la miniatura en el programa procesador de texto.
PaperPort procesa automticamente el documento digitalizado utili-
zando el software de OCR de PaperPort, inicia el programa procesador
de texto y carga el texto digitalizado en un documento listo para ser
modificado. PaperPort le permite tambin copiar texto de parte de un
elemento de imagen para utilizarlo en un programa de modificacin o
procesamiento de texto, o de hoja de clculo. El programa de OCR
procesa el texto y lo copia al Portapapeles de Windows. Abra el
programa en el que desea insertar el texto y pegue el texto en un archivo
utilizando la funcin Pegar.
Completar formularios
Los formularios PDF activos pueden completarse usando su
producto PDF. Seleccione la herramienta Mano y recorra los
campos del formulario usando la tecla de tabulacin o las teclas
de direccin, haciendo sus selecciones y escribiendo un texto: La Ayuda
y las Guas para uso enumeran todos los tipos de control de formulario
posibles.
Tras introducir los datos y completar el formulario, deber guardarlo
en el escritorio de PaperPort para poder imprimir o enviarlo por correo
electrnico.
Si se trata de un formulario preimpreso, seleccione Slo campos de
formulario en el cuadro de dilogo Imprimir para imprimir las
respuestas directamente en el formulario.
Completar formularios 43
Compatibilidad con archivos PDF
Caractersticas del PDF
Los archivos PDF (formato de documento porttil)
generalmente se clasifican en tres clases diferentes,
comnmente denominados tipos:
Imagen de PDF
Imagen de bsqueda de PDF
Texto y grficos con formato PDF (PDF Normal)
Abrir archivos PDF
PaperPort puede abrir y mostrar archivos PDF de los tres tipos. De
manera predeterminada, los archivos PDF se abren con PDF Viewer
Plus o PDF Converter Professional (si cuenta con este). Se pueden abrir
como Imagen de PDF en ImageViewer. Se puede acceder a los archivos
protegidos a travs de la contrasea correcta. Las limitaciones de
seguridad son respetadas y se pueden cambiar si puede proporcionar
la contrasea de autorizacin.
Operaciones de la pgina de PDF

En PaperPort usted puede insertar o anexar pginas desde un archivo
PDF a otro y tambin apilar un conjunto de archivos PDF en uno solo.
Con pginas de diferentes tipos, el programa determina un solo tipo para
el archivo generado. Puede desapilar una o todas las pginas desde un
archivo PDF de varias pginas para obtener un PDF por pgina.
Combinacin de elementos en un archivo PDF

Puede combinar una amplia variedad de elementos de imagen en un
nico PDF de destino. Todos los elementos combinados permanecen en
sus ubicaciones originales y tipos de archivo. En PaperPort Professional,
tambin se pueden combinar los elementos de texto.
Anotaciones en archivos PDF

Puede agregar notas, textos resaltados y elementos grficos como
flechas a las pginas PDF de todo tipo en forma de anotaciones. Estas
no se convierten en parte de la pgina PDF real, pero existen en capas
separadas para que se las pueda visualizar, mover, cambiar o eliminar en
PaperPort u otros programas para modificar o ver archivos PDF. Las

anotaciones se pueden hacer en ImageViewer o en su producto PDF.
Modificacin de archivos PDF

Use las herramientas SET para mejorar la apariencia de las pginas PDF
o prepararlas para un reconocimiento de texto (OCR) ms eficaz.
Consulte la pgina 25 y el tema de Ayuda: Acerca de mejorar pginas e
imgenes. Para modificar el contenido de texto real en un archivo PDF o
cambiar su color o sus atributos, necesita un editor de PDF, como PDF
Converter Professional de Nuance.
Extraccin de texto de archivos PDF

El comando Copiar texto busca texto en archivos PDF y lo coloca en el
portapapeles como texto sin formato, y ejecuta el OCR si es necesario.
El comando Ver texto hace lo mismo, pero muestra el texto en la ventana
de PaperPort. Puede seleccionar que se guarden estos textos o no; de lo
contrario, se regenera cada vez que el comando se usa. Enviar archivos
PDF a programas procesadores de texto en la barra Enviar a. Esto brinda
texto con capacidad de modificacin con un nivel definido de formato,
usando OCR si es necesario. Consulte los temas de Ayuda: Convertir
documentos digitalizados en texto y Opciones de salida para el
programa de destino.
Agregar informacin del documento a los archivos PDF para

realizar bsquedas
Puede definir el nombre, el autor, el asunto y las palabras clave de un
elemento en un archivo PDF para ayudar en la bsqueda. El nombre del
elemento debe definirse en PaperPort, los otros datos de su producto
PDF a travs del men Documento. Consulte los temas de Ayuda: Usar
el panel All-in-One Search y Propiedades de elemento. La bsqueda
All-in-One encuentra palabras en esta informacin de documento para
uno o ms archivos PDF.
Guardar archivos PDF en otros tipos de archivo

Puede guardar archivos PDF en una variedad de tipos de archivo de
imagen y archivos XPS. Consulte el tema Ayuda: Acerca de guardar
elementos de imagen. Un PDF de varias pginas se transforma en un
solo archivo cuando se selecciona un tipo de archivo de varias pginas,

de lo contrario, cada pgina de PDF se transforma en un archivo
independiente.
Agregar archivos PDF a Windows Desktop Search

Vaya a Escritorio > Opciones > Avanzadas para habilitar o deshabilitar
PaperPort como el agente para procesar archivos PDF en Windows
Desktop Search.
Para obtener ms informacin, consulte los temas de Ayuda: Acerca de

archivos PDF y Acerca de crear archivos PDF.
Crear documentos PDF

Cree archivos de imagen de PDF desde cualquier aplicacin
En Escritorio > Opciones > Elementos verifique se haya seleccionado
PDF y no MAX como el tipo de archivo de destino; seleccione entre
Imagen de PDF y PDF con capacidad de bsqueda. Luego, abra un
archivo original en una aplicacin adecuada y seleccione Imprimir,
generalmente desde el men Archivo. Seleccione Impresora de
imgenes de PaperPort y configure los parmetros de impresin, por
ejemplo, conversin blanco y negro versus color. Consulte los temas de
Ayuda: Acerca del controlador de impresora de PaperPort e Imprimir a
PDF desde otras aplicaciones.
Cree archivos PDF con capacidad de bsqueda a partir de la

digitalizacin
Abra un perfil de digitalizacin y configure el tipo de archivo PDF en el
panel Salida o seleccione el perfil suministrado Documento PDF a
color con capacidad de bsqueda. Consulte el tema Ayuda: Modificar
perfiles de digitalizacin. Use el perfil para generar archivos PDF.
Cree un PDF a partir de un elemento de imagen, PDF o XPS

existente
Haga clic con el botn secundario del mouse en un archivo PDF y
seleccione Duplicar elemento, Duplicar pgina actual o Guardar
como. El tipo de PDF original se conserva para la copia. Haga clic con

el botn secundario del mouse en un elemento de imagen y seleccione
Duplicar como PDF o Guardar como. Cuando hace doble clic en un
archivo XPS para que se abra en PDF Viewer Plus, se crea una copia
automticamente como archivo PDF, lista para ser modificada o
guardada.
El programa PDF Create de Nuance brinda un nivel superior de creacin de

PDF. Puede hacer archivos PDF que se pueden modificar y con capacidad
de bsqueda a partir de uno o ms documentos originales con un alto grado
de control sobre el proceso. Este programa se suministra con PaperPort
Professional, PDF Converter Professional y tambin est disponible como
un producto independiente.

Desinstalacin de PaperPort
Para desinstalar el programa por completo, se deben eliminar tres
componentes de PaperPort, uno tras otro, independientemente del orden.
Los componentes son PaperPort 12 SE, Impresora de imgenes de
PaperPort y PDF Viewer Plus. Si solo se elimina la impresora de
imgenes o el visor de PDF, PaperPort no funcionar correctamente.
1. Seleccione Agregar o quitar programas en el Panel de control.
2. Seleccione Nuance PaperPort 12.0.
3. Haga clic en Quitar para desinstalar el programa.
4. Repita esta operacin para los dems componentes.
5. Para finalizar la desinstalacin, deber reiniciar el equipo.
PaperPort est protegido por las siguientes patentes estadounidenses y sus

equivalentes extranjeras: 6,262,732; 5,077,807; 5,235,651; 5,261,009; 5,278,918;
5,278,920; 5,347,595; 5,381,489; 5,436,983; 5,657,397; 5,778,092; 5,862,259;
6,038,342 and 6,047,251.

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