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ADMINISTRACIN DE ALMACENES
Uno de los elementos que forman parte de la estructura del sistema logstico en
cualquier empresa, es el almacn. El almacn es una unidad de servicio en la estructura
orgnica y funcional de una empresa, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Sin embargo, muchas veces se ha olvidado esta funcin por considerarse como la
bodega o depsito donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera.
Se puede apreciar que el almacn es un elemento estratgico de las empresas por lo que
se debe estudiar cientficamente el lugar donde se ubicar, el rea que ocupar y la
divisin de los espacios, la manera como se van a almacenar y manejar los materiales
almacenados y los procedimientos y prcticas que han de normar el funcionamiento del
almacn.
El diseo del almacn se tiene que limitar al espacio fsico y a las necesidades
requeridas para las mercancas a almacenar. Esto es con el fin de conseguir los objetivos
y la rentabilidad establecida en el plan logstico, para ellos es necesario conocer lo
siguiente:
Las mercancas que se desea almacenar: descripcin, forma, tamao, peso,
propiedades fsicas.
Cantidad de unidades que se reciben en un suministro.
Frecuencia del suministro: diario, semanal, quincenal, mensual.
Medios de transporte externo: caractersticas y carga que transportan.
Equipo de transporte interno: carretillas manuales, mecnicas, elevadores y
tiempo utilizado.
Cantidad de unidades a almacenar de cada producto (mximo, mnimo).
Superficie de almacenamiento: segn la altura y los mtodos empleados.
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1. Determinar las ubicaciones de existencias y establecer el sistema de
almacenamiento.
2. Establecer el sistema de manejo de materiales.
3. Mantener un sistema de control de inventarios.
4. Establecer procedimientos para tramitar los pedidos.
5. Seleccionar el medio de transporte.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:
Manejo fsico de los inventarios.
Recepcin.
Organizacin.
Despacho.
Mantenimiento de registros.
El manejo de materiales e inventarios debe asegurar que las partes, materias primas,
material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen peridicamente
de un lugar a otro. Una funcin primordial de un almacn, aparte de resguardar los
materiales y productos, es hacer que stos circulen lo ms rpido posible.
En una poca de alta eficiencia en los procesos industriales, las tecnologas para el
manejo de materiales e inventarios se han convertido en una nueva prioridad en lo que
respecta al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para
incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto
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importante de la planificacin, control y logstica por cuanto abarca el manejo fsico, el
transporte, el almacenaje y localizacin de los materiales.
La emisin del documento de entrada sirve de base para los procesos siguientes:
Control de calidad del producto.
Reacondicionamiento fsico del producto.
Ubicacin fsica en las reas de almacn correspondientes.
Comunicacin de la entrada al procesador de datos para la actualizacin de
stocks.
Al analizar los procesos y tcnicas del picking se encuentran los siguientes pasos
que debe realizar el operario del almacn:
Traslado de la mercanca a la estantera correspondiente.
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Reconocimiento del producto.
Extraccin y punteado de la cantidad retirada.
Traslado al prximo punto de recogida para repetir la operacin.
Transporte de los artculos a la zona de preparacin de pedidos.
c) Procesos relacionados con flujos de salida. Estos procesos engloban las siguientes
actividades:
Venta de productos.
Devoluciones y cambios de productos.
Entregas a la fbrica para la produccin.
Consignaciones.
Consumo propio.
La funcin de control de los inventarios consiste en llevar una direccin continua de las
operaciones que mantengan en un nivel ptimo las existencias en los almacenes. Habrn
de analizarse las necesidades de ventas, los programas de produccin y las
oportunidades econmicas de abastecimiento, para determinar el nivel ptimo de cada
artculo.
El nivel ptimo puede definirse como la cantidad de existencias que resulta del
equilibrio de un mnimo de inversin, un mnimo de costo de operacin y un mnimo de
riesgo de tener faltantes que entorpezcan la produccin, la eficiencia administrativa o
las ventas.
Para obtener el nivel ptimo calculado, y para mantenerlo en las existencias, se requiere
la coordinacin de las actividades de los departamentos de control de inventarios,
produccin, abastecimiento, ventas y almacenes.
5.1.2 Recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
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El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de
mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella, adems de la
organizacin de la empresa.
Durante la descarga hay que hacer una comprobacin o recepcin externa del material.
Una vez finalizada esta fase se firma la documentacin del transportista dndole las
copias correspondientes. A partir de este momento el transportista puede abandonar la
instalacin. Despus se comprueba la carga (cantidad y calidad) y se separan las
mercancas aceptadas, devueltas y las pendientes de algn control. Las aceptadas tiene
que ser almacenadas, por lo que hay que buscarle la ubicacin ms idnea para su peso,
forma y dimensin. Finalmente, se debe introducir la informacin sobre la actividad
realizada en el sistema informtico con las incidencias o errores presentados.
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5.1.3 Organizacin
Cada empresa tiene sus normas y procedimientos definidos de acuerdo con sus
necesidades de operacin, y en cada una se deben buscar los que ya estn establecidos
con el fin de conocerlos, analizarlos y de ser posible, sugerir mejoras que hagan ms
gil y econmica su operacin.
Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con
base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados,
operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las existencias.
As, clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo,
caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada
material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin en el
almacn.
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Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso
cuando la empresa rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se
presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.
5.1.4 Despacho
Cuando el despacho se realiza hacia otra ciudad, ste se inicia con una orden del
vendedor de la empresa por pedido del distribuidor. El jefe de almacn se contacta con
los transportistas disponibles o con transportistas para la zona para llevar la carga. El
sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se
despachan las cantidades. De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto, se cargan los
productos en el transporte o se levantan con el gato hidrulico y se llevan a la zona de
despacho. Se despachan productos que estn en buen estado.
Cuando el despacho se hace dentro de la misma ciudad, ste se inicia con una orden de
venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local. El sistema
emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despachan las
cantidades. El transporte se encuentra ya disponible en el almacn, el distribuidor llega
con su unidad y estibadores (cuatro o cinco como mnimo). El transportista de turno
estar en la obligacin de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el
formato de lista de verificacin vehicular. Para despachos locales cada unidad trabaja
con su personal totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos
entendidos. El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este
requisito, de lo contrario no podrn ingresar a las instalaciones del almacn. La
documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, factura o con las facturas
respectivas por ser un despacho local.
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5.1.5 Mantenimiento de registros
La contabilidad dentro del almacn requiere un registro de almacn por cada elemento
que se conserva en inventario. El elemento individual se llama unidad de
almacenamiento (SKU, por sus siglas en ingls). Los registros de almacn son cuentas
corrientes que muestran el saldo disponible, las recepciones, las salidas y cualquier otro
cambio que afecte el saldo disponible utilizable para cada SKU. Adems, los registros
de almacn pueden mostrar las recepciones esperadas, promesas y asignaciones de
SKU, aunque sigan en inventario. Las computadoras han permitido a los gerentes
mejorar la precisin de estos registros, pues se asientan los cambios con mayor
frecuencia, conforme ocurren y se tiene informacin instantnea sobre saldos
disponibles.
Entre los beneficios que se pueden encontrar de una buena distribucin del almacn se
tienen las siguientes:
Respuesta inmediata al cliente.
Procesos y gestiones bajo control y oportunos.
Disminucin de costos.
Disminucin de desperdicios.
Optimizacin de todos los recursos de la organizacin.
Aumento de la rentabilidad.
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una
zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:
Entidad a la cual se va servir.
El espacio de que se dispone.
Los artculos que en l se van a guardar.
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5.3 Seleccin de mobiliario y equipo de almacn
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin.
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Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las
plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede
usar una plataforma telescpica o montacargas para levantar o bajar la mercanca.
Debido al elevado nivel de detalle, el que generalmente no es til para toda la compaa,
su conceptualizacin debe ser a nivel de subsistema y por ende un carcter de manejo
muy local.
La captura automtica de informacin emplea cdigo de barras que pueden ser ledos a
travs de los scanners, para aumentar significativamente la velocidad y exactitud de la
informacin.
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PREGUNTAS DE DISCUSION
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