Proyecto Control Marketing

DISEO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL
INTERNO PARA LA EMPRESA MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S EN LA

CIUDAD DE MANIZALES.
CARLOS FERNEY DIAZ LUNA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SAN JUAN DE PASTO
2016
DISEO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL
INTERNO PARA LA EMPRESA MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S EN LA
CIUDAD DE MANIZALES.
CARLO FERNEY DIAZ LUNA
Propuesta de trabajo de grado en modalidad prctica empresarial

Para optar al ttulo de Ingeniero Industrial
MAURICIO ALEXANDER BUCHELLI

(Ingeniero Agroindustrial)
Asesor Universidad
CRISTIAN CAMILO GIRALDO VELEZ

(Ingeniero Industrial)
Asesor Empresa
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SAN JUAN DE PASTO
2016
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCION. 7
1. Aspectos tericos. 8
1.1 Titulo. 8
1.2 Planteamiento del problema. 9
1.2.1 Descripcin del problema. 9
1.2.2 Formulacin del problema. 10
1.3 Justificacin. 11
1.4 Objetivos. 12
1.4.1 Objetivo general. 12
1.4.2 Objetivos especficos. 12
1.5 Marco terico. 13
1.5.1 Fundamentos de control interno. 15
1.5.1.1 Fundamento de autorregulacin. 15
1.5.1.2 Fundamento de autocontrol. 15
1.5.1.3 Fundamento de autogestin. 16
1.5.2 Valores del control interno. 16
1.6 Antecedentes. 18
1.7 Marco espacial. 20
1.7.1 Espacio temporal y geogrfico. 20
2. Aspectos metodolgicos. 21
2.1 Tipo y lnea de investigacin. 21
2.1.1 Tipo de estudio. 21
2.1.2 Lnea de investigacin. 21
2.2 Diseo metodolgico. 22
2.2.1 Diagnstico, levantamiento y documentacin de la informacin.22
2.2.1.1 Investigacin preliminar. 22
2.2.1.2 Determinacin de los requerimientos del sistema. 22
2.2.2 Diseo y elaboracin del manual. 23
2.2.2.1 Diseo del manual. 23
2.2.2.2 Creacin del manual. 23
2.2.2.2.1 Principios. 23
2.2.2.2.2 Componentes. 24
2.2.3 Implementacin del manual de control interno. 44
2.2.3.1 Ejecucin del manual y desarrollo de actividades. 45
2.2.3.2 Lineamientos generales de la implementacin. 45
2.2.3.3 Adopcin del modelo. 45
2.2.4 Evaluacin y retroalimentacin. 46
3. Resultados. 47
4. Conclusiones. 61
5. Recomendaciones. 62
6. Bibliografa. 63
7. Anexos. 64
Lista de figuras y anexos.
Pg.
Figuras.
1. Subsistemas del control interno. 14

2. Comportamiento de posibles riesgos. 30
Anexos.
1. Encuesta. 64
2. Tabulacin y graficacion Diagnostico antes de la implementacin del
manual. 73
3. Tabulacin y graficacion Diagnostico despus de la implementacin del
manual.
5
Lista de tablas y grficas.
Pg.
Tablas.
1. Frecuencia. 31
2. Impacto. 31
3. Alcance 32
4. Zona de riesgo. 32,33
5. Valoracin del control. 33
6. Valoracin del riesgo. 34
7. Interpretacin de los niveles de cumplimiento. 47
8. Valor promedio total ambiente de control. 48
9. Valor promedio total ambiente administracin de riesgos. 49
10. Valor promedio total ambiente de informacin y comunicacin. 50
11. Valor promedio total ambiente de actividades de control. 52
12. Valor promedio total ambiente de evaluacin del control interno. 53
13. Valor promedio total ambiente de control. 54
14. Valor promedio total ambiente administracin de riesgos. 56
15. Valor promedio total ambiente de informacin y comunicacin. 57
16. Valor promedio total ambiente de actividades de control. 58
17. Valor promedio total ambiente de evaluacin del control interno. 59
Graficas.
1. Ambiente de control. 48
2. Ambiente de riesgos. 49
3. Ambiente de informacin y comunicacin. 51
4. Ambiente de actividades de control. 52
5. Ambiente de evaluacin del control interno. 53
6. Ambiente de control. 55
7. Ambiente de riesgos. 56
8. Ambiente de informacin y comunicacin. 57
9. Ambiente de actividades de control. 59
10. Ambiente de evaluacin del control interno. 60
6
INTRODUCCION
El diseo estructural de un modelo de control interno permite proporcionar una

estructura bsica para la evaluacin de la gestin, los mecanismos de evaluacin
y la gestin del proceso administrativo, adaptndose a las necesidades de la
empresa, sus objetivos, estructura y servicio que suministran.
MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S empresa colombiana que presta servicios y

soluciones integrales en las reas de asesora, consultora, marketing
y logstica desarrollando soluciones innovadoras, sostenibles, y de gran impacto a
las necesidades del mercado. Genera valor a sus clientes a travs del desempeo
ptimo de cada uno de nuestros profesionales, productos y servicios, adems
transforma los conocimientos y experiencias en un valor duradero para el beneficio
de sus clientes logrando una combinacin nica de conocimiento estratgico y
consejos prcticos en el mbito empresarial.
El diseo del manual para el sistema de control interno para la empresa marketing
& distribution S.A.S proporcionar liderazgo intelectual a travs del desarrollo de
marcos generales y orientaciones sobre la Gestin del Riesgo y Control Interno,
estar diseado para mejorar el desempeo organizacional y reducir el alcance
del fraude en la organizacin, esto a su vez permitir actualizar el contexto de la
aplicacin del control interno a muchos cambios en la empresa y en sus ambientes
operativos.
Para el desarrollo de este manual se tomar como base el informe COSO III el
cual propone desarrollar el marco original, empleando "principios" y "puntos de
inters" con el objetivo de ampliar y actualizar los conceptos de control interno
previamente planteado sin dejar de reconocer los cambios en el entorno
empresarial y operativo para todo tipo de empresa, la adopcin del modelo
permitir evaluar principios y componentes de control interno, como tambin la
observacin y verificacin documental mediante la solicitud de la informacin
suministrada y el anlisis de la documentacin, buscando identificar y describir las
actividades en las diferentes reas de la empresa y la efectividad de los controles
respectivos.
7
1. ASPECTOS TERICOS
1.1. TITULO
Diseo e implementacin del sistema de gestin de control interno para la

empresa marketing & distribution S.A.S en la ciudad de Manizales.
8
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2.1. Descripcin del problema.
Marketing & distribution es una empresa encargada de transformar nuevos

conocimientos y experiencias en un valor duradero para el beneficio de sus
clientes, su crecimiento y expansin en las diferentes regiones del pas ha logrado
de ella una combinacin nica de conocimiento estratgico y consejos prcticos
en el mbito empresarial y social, tomando en cuenta este crecimiento y las
proyecciones que la empresa tiene a futuro, la gerencia de la empresa se ve
enfrontando las necesidades de mejorar sus procesos y optimizar el control de sus
recursos y actividades, pues en la medida de su crecimiento econmico, crecen
tambin sus responsabilidades con las diferentes instancias a las que debe
enfrentarse como son: propietario, empleados, estado, clientes y proveedores.
Como perspectiva de esto, la gerencia se plantea una serie de cuestionamientos

formando parte importante de estos el control interno. Por tal razn, se identifican
situaciones que conducen a pensar en la necesidad de evaluar su sistema de
control interno; las necesidades identificadas son: la no existencia de un manual
de gestin de control interno diseado para la empresa, faltan procedimientos
documentados para varias de sus actividades ms importantes, carecen de un
comit de auditora o quien haga sus veces.
La gerencia no identifica ni documenta claramente si existen riesgos financieros,

administrativos o legales para el negocio, no hay polticas ni procedimientos
definidos y documentados para la aprobacin de transacciones financieras, no se
ejecuta una supervisin y monitoreo permanente de las operaciones
descentralizadas como la contabilidad y el manejo de los aspectos de personal.
Dada esta situacin, se genera la necesidad de fortalecer el control interno de la
empresa, a fin de identificar y monitorear riesgos, mejorar su administracin,
establecer debilidades y detectar oportunidades para mejorar sus procesos
operativos. Esta necesidad se fundamenta en que el crecimiento de sus
operaciones, genera ms informacin y mayores responsabilidades con el estado,
el representante legal y los clientes. Es as como se propone realizar el
diagnstico del control interno, y con base en los resultados, generar una
propuesta de mejoramiento. As se contribuye a dar el paso inicial para lograr una
posterior implementacin de la propuesta sugerida.
9
1.2.2. Formulacin del problema
Cul es la situacin actual y las necesidades que a nivel del diseo e

implementacin del sistema de gestin de control interno manifiesta la empresa
marketing & distribution S.A.S?
10
1.3. JUSTIFICACIN
El control interno para la empresa Marketing & distribution S.A.S es considerado

un aspecto necesario para el procesamiento de la informacin derivada de las
actividades que se ejecutan dentro de un ente econmico. De la calidad del control
interno, depende la calidad de la informacin y la previsin de riesgos, por lo que
es necesario hacer evaluaciones peridicas a los sistemas de control y ajustar las
debilidades que se hallen para minimizar o eliminar los riesgos de prdida
econmica y/o de imagen de la empresa, adems la bsqueda de informacin
para el mejoramiento constante de la empresa, Marketing & Distribution S.A.S
propone el diseo de un manual de control interno aplicado a todas las reas de la
empresa, para ello se llevara a cabo el levantamiento y documentacin de
informacin por medio de la recopilacin de datos e informacin de la situacin
actual de la empresa, esto permiti determinar que existen algunos problemas y
falencias dentro del sistema de control interno en la empresa, entre ellos se puede
mencionar la falta de procedimientos documentados para varias de sus
actividades ms importantes y la integracin las herramientas existentes, se es
necesario dar a conocer el sistema de control interno y la participacin de todas
las reas.
Segn lo anterior, la indagacin que se propone con el desarrollo de esta

investigacin, busca abarcar los temas pertinentes al control interno, para lo cual
implica el criterio profesional del ingeniero industrial y los conceptos adquiridos en
el rea de control interno. S propone realizar el diseo del manual, el plan de
actividades e implementacin del sistema gestin de control interno basados en el
diagnstico de la situacin actual en el tema de control interno para la empresa
marketing & distribution S.A.S, tomando como base los parmetros definidos por
el Informe COSO, con el fin de dar a conocer el sistema garantizando la
integracin y participacin activa de todas las reas, sus herramientas y
necesidades del negocio. Esto a fin de implementar el sistema de gestin en la
empresa, obteniendo resultados notables que permitan definir conclusiones para
proponer soluciones o mejoras al sistema de control interno, acorde con las
necesidades detectadas.
11
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. Objetivo General.
Disear e Implementar el sistema de gestin de control interno en la

empresa marketing & distribution S.A.S en la ciudad de Manizales.
1.4.2. Objetivos Especficos.
Diagnosticar mediante el levantamiento y documentacin de la informacin

la situacin actual de la empresa.
Disear y elaborar el manual de control interno y el plan de actividades
correspondiente al mejoramiento del sistema.
Implementar el manual de control interno integrando el marco de
herramientas, componentes y directrices registradas en el plan de
actividades.
12
1.5. MARCO TERICO
Segn (Ariza & Mara, 2015) Control interno se define como un conjunto de
elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad
y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los
compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin de las
acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, anticipa y corrige, de
manera oportuna, las debilidades que se presentan en el que hacer empresarial.
Adems, segn (Ruffner & Jeri, 2008) el control interno de las empresas privadas
se ha convertido ltimamente en uno de los pilares en las organizaciones
empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y la eficacia de
las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el cumplimiento de las leyes,
normas y regulaciones aplicables.
Por otra parte, Segn (Riveros, Ruiz, Servin, & Medina, 2014) control interno se
define como un conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos,
procedimientos, acciones, mecanismos, tcnicas e instrumentos de control que,
ordenados, relacionados entre s y unidos a las personas que conforman una
institucin pblica, se constituye en un medio para lograr una funcin
administrativa del estado ntegra, eficaz y transparente, es una herramienta para el
logro del cumplimiento de los objetivos con tica, eficiencia y transparencia la
finalidad social del Estado.
Con base en lo anterior, es posible evidenciar que control interno como parte del
sistema de gestin de mejora continua, permite a travs de la verificacin y
evaluacin de la eficiencia en los servicios prestados, el aseguramiento en el logro
de los objetivos propuestos por la empresa, de este mismo modo proporciona la
coordinacin de acciones y fluidez de la informacin y comunicacin en las
diferentes reas.
Para la estructuracin del Manual de gestin de control Interno, este se constituye

segn (Riveros, Ruiz, Servin, & Medina, 2014) como un marco de estructuras,
conceptos y metodologas necesarias para permitir el diseo, desarrollo,
implementacin y funcionamiento de un control interno adecuado, que apoye el
cumplimiento de los objetivos empresariales, con lo mencionado anteriormente
con la creacin de dicho manual se garantiza un ambiente de eficiencia, integridad
y transparencia, estableciendo acuerdos y compromisos ticos, capacitacin
permanente a todos los trabajadores y se fortalecer los sistemas de
comunicacin, para brindar informacin oportuna a los clientes internos y externos,
se debe establecer la autoevaluacin de la empresa en forma permanente y
objetiva al igual que la unificacin de los criterios de revisin de los rganos de
control y supervisin.
13
La implementacin del manual de control interno y su correspondiente plan de
actividades a ejecutar genera beneficios en la gestin de las empresas, mediante
la educacin y formacin de un ambiente de autocontrol, autorregulacin y
autogestin, este manual tiene como propsito la orientacin de la empresa en el
diseo del correspondiente plan de actividades, desarrollo e implementacin de
cada uno de los componentes y elementos que conforman su estructura. Este
estar compuesto de tres subsistemas los cuales se observan en la figura No. 1.
Figura 1. SUBSISTEMAS DEL CONTROL INTERNO.
Subsistema Componente. Elementos.
Ambiente de Desarrollo del talento humano.

Valores ticos y/o gobierno corporativo.
control.
Estilo de direccin y estructura orgnica.
Filosofa administrativa, principios, valores
Control
corporativos.
estratgico.
Ambiente de Identificacin del riesgo.
administracin Valoracin del riesgo.
Administracin del riesgo.
de riesgos. Poltica de administracin de riesgos.
Plan de manejo del riesgo.
Monitoreo del riesgo.
Control Gerencial
Control de autorizacin en el manejo de
Actividades de recursos.
Control de control. Control de tecnologa y de seguridad de la
informacin.
gestin.
Control con enfoque en los procesos.
Control de cumplimiento de la normatividad
inherente a la empresa.
Actividades de
Intranet.
informacin y Protocolos de comunicacin.
comunicacin. Confidencialidad de la informacin.
Control de Evaluacin de riesgos y evaluacin de los
evaluacin. sistemas informticos.
Acciones de mejoramiento.
Actividades de Lineamientos generales de la implementacin.
evaluacin del Roles y responsabilidades.
Adopcin del modelo.
control interno.
Fuente: Este estudio.
14
Un aporte adicional en apoyo a la figura, segn (Ariza & Mara, 2015) considera
que los subsistemas de control interno son herramienta gerenciales de gestin y
se ha diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la consecucin de objetivos dentro del mejoramiento, confiabilidad,
oportunidad y seguridad de la informacin, en cumplimiento de las normas
constitucionales, legales, organizacionales y del cliente vigentes dentro de las
polticas trazadas por la presidencia en atencin de las metas u objetivos
previstos.
1.5.1. FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO.
Segn (Zalles, 2000) los principios que constituyen la base que rige y orienta el
control interno bajo el inters general del cliente predomina sobre el inters
particular. Los fundamentos se definen as.
1.5.1.1 Fundamento de Autorregulacin.
Segn (Zalles, 2000) La autorregulacin es la capacidad institucional, de toda

empresa para lograr la transparencia del ejercicio de la funcin constitucional ante
la sociedad y los diferentes grupos de inters; con esto se pretende adoptar
principios, normas y procedimientos necesarios para el funcionamiento del control
interno. Este fundamento se lleva a cabo mediante: la promulgacin de valores,
principios y compromisos ticos que fundamentan el servicio, la generacin de
cdigos de buen gobierno empresarial, a fin de garantizar el cumplimiento de una
funcin administrativa eficiente y transparente, la definicin de un modelo de
gestin, que armonice las leyes y las normas correspondientes con los sistemas,
los procesos, las actividades y las acciones necesarias al cumplimiento de los
propsitos empresariales, y establecer polticas, normas y controles tendientes a
evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos, capaces de afectar el
logro de los objetivos de la empresa.
1.5.1.2 Fundamento de Autocontrol.
Segn (Zalles, 2000) es la capacidad de cada trabajador independientemente de

su nivel jerrquico en la empresa para evaluar su trabajo, detectar desviaciones,
efectuar correctivos, mejorar la ejecucin de los procesos, actividades y tareas
bajo su responsabilidad, con esto se pretende lograr los propsitos de la empresa:
se logra a travs de los funcionarios, mediante las acciones, decisiones, tareas y
actuaciones, la responsabilidad, la capacidad, la tica de los funcionarios y la
15
empresa, respetando las normas que la sustentan, y realizando una vigilancia en
tiempo real sobre la integridad, eficacia, eficiencia, efectividad de la comunicacin
de todo lo que se hace en la entidad. Tambin se toman en cuenta aspectos como
el compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor, la
responsabilidad para asumir propias decisiones y autorregular la conducta, la
conciencia sobre la importancia del compromiso con la institucin y la sociedad, la
eficiencia en el ejercicio de su labor, control y resultados de los procesos,
actividades y/o tareas a su cargo, la responsabilidad por el mejoramiento continuo
de las acciones a su cargo.
1.5.1.3 Fundamento de autogestin.
Segn (Zalles, 2000) es la capacidad empresarial para, interpretar, coordinar,

aplicar efectiva, eficiente y eficazmente la funcin administrativa que le ha sido
delegada, con la autogestin se pretende establecer debilidades de control de
gestin, definir acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas a la vez de asumir
con responsabilidad las recomendaciones generadas por los rganos de control y
les da cumplimiento con la oportunidad requerida.
1.5.2. VALORES DEL CONTROL INTERNO.
Segn (Riveros, Ruiz, Servin, & Medina, 2014) Los valores constituyen las formas
de ser y de actuar de las instituciones pblico privadas en lo que es altamente
deseable por la sociedad y grupos de inters a los cuales atiende como atributos y
cualidades de los funcionarios que las conforman adems es la base principal
sobre la cual descansa el control interno y debern estar presentes en cada
decisin, poltica, planeacin, proceso, actividades, tareas emprendidas e
informacin suministrada por los funcionarios de la empresa, en cumplimiento de
la funcin que les fue encomendada.
Con esto se pretende lograr el bienestar general de todos los ciudadanos a fin de
cumplir con los objetivos y coordinar actuaciones hacia el logro de los fines
esenciales de la empresa.
TRANSPARENCIA. Disposicin de las autoridades administrativas para dar

cuenta del encargo de gerencia que se les ha confiado, haciendo visible el
desarrollo de su gestin, lo cual se manifiesta en una rendicin de cuenta
peridica, veraz y completa sobre su gestin, resultados y el uso que se ha
otorgado a los recursos de la empresa.
16
MORALIDAD. Integridad y cumplimiento de la empresa en el desarrollo de
sus funciones bajo los principios y valores que rigen la tica empresarial en
respecto de los mandatos constitucional, legal, reglamentarios que rige la
entidad y las normas de conducta interna, asumidas explcitamente por la
empresa.
RESPONSABILIDAD. Cumplimiento de los compromisos adquiridos por
cada rea de la empresa, tomando en cuenta las actuaciones y omisiones
que tienen consecuencia e impactos del rea de control interno sobre las
dems reas, las cuales deben ser evaluadas para, segn el caso, tomar
las medidas correctivas pertinentes, realizar acciones conducentes a mitigar
los impactos o resarcir a los afectados, por las consecuencias negativas
que estas actuaciones generan.
IGUALDAD. Actuacin de los funcionarios de la empresa bajo el parmetro
de que todos los trabajadores tienen los mismos derechos y deberes con
las excepciones que determina la Ley y que ante conflictos de inters
siempre debe primar el inters de la mayora sobre los intereses
individuales. Incluye tambin el criterio de que la accin empresarial, debe
siempre priorizar la promocin de los trabajadores ms vulnerables.
IMPARCIALIDAD. Desempeo otorgando a todos los trabajadores bajo un
trato exento de favoritismo o discriminaciones, ofreciendo a todos ellos a las
mismas oportunidades para acceder a los servicios que ofrece la empresa
para mejorar su calidad de vida, tomando decisiones para resolver los
asuntos en forma objetiva, fundamentada en hechos o pruebas verificables
que contribuirn en bien comn de los trabajadores y la empresa.
17
1.6 ANTECEDENTES
La referencia ms antigua al trmino de control interno indica que este es un

sistema apropiado de comprobacin obvia y que es frecuente la necesidad de una
auditoria detallada, este sistema debe incluir tres elementos la divisin de labores,
utilizacin de los registros de contabilidad y rotacin de personal, en algunos
pases se reconoce al control interno como la coordinacin del sistema de
contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera que el trabajo de un
empleado lleve a cabo sus labores delineadas en una forma independiente, se
compruebe continuamente el trabajo de otro empleado, hasta determinado punto
que pueda involucrar la posibilidad de fraude.
La primera definicin formal de Control Interno fue establecida originalmente por el

Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados hacia mil novecientos
cuarenta y nueve, el Control Interno incluye el plan de organizacin de todos los
mtodos y medidas de coordinacin acordados dentro de una empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la correccin y confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia operacional y la adhesin a las polticas
gerenciales establecidas, un sistema de control interno se extiende ms all de
aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los
departamentos de contabilidad y finanzas.
Austria define el control interno en el seminario internacional de auditora

gubernamental, bajo el patrocinio de la organizacin de las naciones unidas y la
organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, estas
organizaciones determinan que control interno puede ser definido como el plan de
organizacin, y el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas
de una institucin, tendientes a ofrecer una garanta razonable de que se cumplan
los algunos objetivos principales como: promover operaciones metdicas,
econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de la calidad
esperada, preservar al patrimonio de prdidas por despilfarro, abuso, mala
gestin, errores, fraudes o irregularidades, respetar las leyes y reglamentaciones,
como tambin las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesin de los
integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma, obtener
datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de
informes oportunos.
En la actualidad a nivel internacional, en el Informe COSO queda expresado que

el control interno se entiende como: El proceso que ejecuta la administracin con
18
el fin de evaluar operaciones especficas con seguridad razonable en tres
principales categoras: efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
informacin financiera y cumplimiento de polticas, leyes y normas.
En Colombia si bien es cierto, antes de la constitucin de mil novecientos noventa

y uno, ya se contaban con normas en materia de control fiscal, es a partir de la
expedicin de sta, que el tema de control interno ha tenido un permanente
desarrollo normativo que ha ido dando respuesta a la necesidad de implementar
artculos constitucionales que constituyen el punto de partida para el desarrollo del
control interno, tambin a travs de la leyes establecen las normas para el
ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado, adoptando
el modelo estndar de control interno para el estado Colombiano, conocido como
MECI el cual introduce elementos de gestin modernos basados en estndares
internacionales.
19
1.7 MARCO ESPACIAL.
1.7.1 ESPACIO TEMPORAL Y GEOGRAFICO.
El desarrollo del presente proyecto de investigacin se llev a cabo durante el

transcurso de los meses comprendidos entre agosto y octubre del ao 2016,
especficamente en la empresa Marketing & distribution S.A.S ubicada en la
ciudad de Manizales (Caldas).
20
2. ASPECTOS METODOLGICOS
2.1 TIPO Y LINEA DE INVESTIGACIN
2.1.1 Tipo de Estudio
Investigacin empresarial.
El objetivo de esta investigacin consiste en la realizacin de labores de

investigacin bsica, aplicada al mbito empresarial desde el punto de vista del
ingeniero industrial, se abarcarn aspectos de orden socio laborales, de gestin,
riesgos, organizativos y de la propiedad, con un enfoque de innovacin
empresarial considerando que el centro o eje que articula toda la empresa como
un sistema integrado de gestin en control interno es la extensin de los recursos
humanos, otro fin que tiene esta investigacin es la utilizacin de herramientas de
gestin que posibiliten la integracin de las personas en la actividad laboral diaria
empresarial de Marketing & distribution S.A.S.
2.1.2 Lnea de Investigacin
Desarollo empresarial e institucional.
21
2.2 DISEO METODOLGICO
2.2.1 Diagnosticar mediante el levantamiento y documentacin de la

informacin la situacin actual de la empresa.
2.2.1.1 Investigacin Preliminar.
Para el levantamiento y documentacin de informacin acerca de la empresa en

aspectos generales del control interno para ello se llev a cabo a travs de
observacin, encuesta, inspeccin documental y anlisis de procesos. Esta
informacin es analizada para obtener un resultado acorde con el objetivo del
tema que se est desarrollando (Encuesta anexo 1.).
La informacin para establecer el diagnstico se obtiene a travs de una encuesta

diseada con preguntas pertinentes a los sistemas de control de la empresa e
igualmente aplicando la metodologa del informe COSO III, se hace el diseo y
aplicacin con preguntas de tipo cerrado relacionadas con los diferentes agentes
de control, El objetivo de la encuesta, es evaluar todos los componentes del
control interno desde la percepcin de la parte estratgica, tctica y operativa de la
empresa, se valoran los cinco componentes del control interno, ambiente de
control, evaluacin de riesgos, informacin y comunicacin, actividades de control
y monitoreo.
La encuesta es aplicada en forma de entrevista personal a cinco individuos

relacionados con la administracin del negocio, pero de nivel jerrquico diferente.
De esta manera se aplica una encuesta al gerente general de la empresa, otra a la
asistente de gerencia, al auxiliar de caja, al encargado de recursos humanos y al
contador. La finalidad de evaluar el control interno desde estas instancias, es
validar los resultados que se obtengan con el diagnstico, pues se debe tomar en
cuenta que la percepcin e intenciones acerca del control interno pueden ser unas
para el gerente de la empresa, y la percepcin de los empleados otra.
2.2.1.2 Determinacin de los requerimientos del sistema.
Comprende todas las facetas importantes por parte de la empresa que se

encuentra bajo estudio, en el cual se est involucrado al individuo entrevistado y
que al trabajar con los empleados y administradores, deben describir su funcin en
la empresa para dar respuesta a las preguntas que se le generaron, habr una
implantacin y evaluacin en la cual se verificar que para el diseo del manual
este se ajuste con los requerimientos que desea la empresa y se evaluar la
viabilidad de su implementacin en la empresa.
22
2.2.2 Disear y elaborar el manual de control interno y sus
correspondientes actividades enfocadas al mejoramiento del sistema.
2.2.2.1 Diseo del manual para el sistema de gestin de control interno.
De acuerdo a la informacin obtenida se llevar a cabo la creacin y desarrollo del

manual de control interno para la empresa Marketing & Distribution S.A.S tomando
en cuenta cada detalle que establece la forma en la que el sistema cumplir con
los requerimientos identificados durante la fase de anlisis.
2.2.2.2 Creacin del manual.
2.2.2.2.1 PRINCIPIOS.
Los principios del control interno constituyen en Marketing & distribution la forma
de ser y actuar de la empresa, los principios establecidos para el diseo del
manual de gestin del control interno son:
Principio de Autocontrol: Es la capacidad de todos y cada uno de los

colaboradores de las diferentes reas de Marketing & distribution S.A.S,
independientemente de su nivel jerrquico, para evaluar y controlar su trabajo,
detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus
funciones, as como para mejorar sus tareas y responsabilidades.
Principio de Autonoma: Hace referencia al albedrio que tiene Marketing &
distribution S.A.S como persona Jurdica de derecho privado, de tomar sus propias
decisiones, de contratar, de definir sus propios manuales, procedimientos,
instructivos y metodologas, reglamentos, lineamientos, polticas, de implementar
sus controles; atendiendo en todo caso el respeto de las normas imperativas, del
orden y de las buenas costumbres.
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa en colaboracin

con cada una de las personas deben estar sujetos a lmites establecidos por la
empresa.
Principio de Autorregulacin: Capacidad que tiene Marketing & distribution

S.A.S para desarrollar en su interior y aplicar normas, mtodos, y procedimientos
23
que permitan el desarrollo, implementacin y mejoramiento del control interno,
dentro del marco de las disposiciones legales aplicables.
Principio de Eficacia: Capacidad de Marketing & distribution S.A.S para alcanzar
los objetivos, metas y resultados propuestos en el plan estratgico.
Principio de Economa: Asignacin de los recursos de origen privado que tiene a
su disposicin Marketing & distribution S.A.S para que sean designados y
manejados de la forma ms adecuada en funcin de los objetivos, metas y
resultados.
Principio de Eficiencia: Capacidad de producir el mximo de resultados con el
mnimo de recursos de origen privado, en este principio debe tenerse en cuenta la
relacin costo-beneficio de implementar controles en Marketing & distribution
S.A.S.
Principio de Territorialidad: Marketing & distribution S.A.S despliega sus
actividades en un marco territorial definido en la ley y en sus estatutos como
empresa de orden privado, manejada desde la parte administrativa de la misma.
Principio de Colaboracin: Marketing & distribution S.A.S bajo el principio de
autonoma pueden establecer lneas de colaboracin y coordinacin entre ellas
para la colaboracin de sus asuntos y la defensa del Sistema gestin basado en
los principios mencionados, el Sistema gestin de Control Interno establece los
mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo como
tambin las acciones, lineamientos, mtodos, procedimientos de Marketing &
distribution S.A.S que le permitan tener una seguridad razonable acerca de la
consecucin de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.
2.2.2.2.2 COMPONENTES.
El logro de objetivos debe complementarse con el reflejo transparente de los

hechos econmicos derivados del accionar de las organizaciones publico
privadas. En tal sentido, el control interno procura preservar la confiabilidad de la
informacin econmica, financiera y presupuestaria, que permita responder por la
captacin y la aplicacin de los recursos pblicos, as como de la informacin de
gestin.
.
El logro de los objetivos para Marketing & distribution S.A.S implica hacerlo en
trminos de efectividad, economicidad, optimizacin, la calidad de los productos
y/o servicios y la relacin costo/beneficio, El marco integrado de control consta de
cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la direccin, e
integrados al proceso de gestin:
24
Ambiente de control
Administracin de riesgos
Actividades de control
Informacin y comunicacin
Evaluacin del control interno
En los procesos de Control interno de la empresa, el ambiente de control

determinara el comportamiento de los trabajadores en sus puestos de trabajo, los
valores de tica, el desarrollo de los recursos humanos y la responsabilidad de
estos al asumir sus actividades, esto sirve de base para el desarrollo de los
siguientes componentes como la administracin de riesgos la cual debe realizarse
dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo a las circunstancias
presentadas por la empresa, ya que en este se har la identificacin, valoracin,
administracin, manejo y monitoreo del riesgo, definiendo actividades de control
tendientes a neutralizar el riesgo, el levantamiento y documentacin de la
informacin y su pertinente comunicacin.
Las actividades de control posibilitan una visin global del proceso de forma
interactiva y multidireccional en el cual cualquier componente puede influir y de
hecho lo hace, para el manejo de este componente se debe controlar la parte
gerencial, el manejo de los recursos, la utilizacin de la tecnologa, seguridad en la
informacin y el cumplimiento de la normatividad inherente a la empresa.
En el campo de la gestin, las unidades operativas y cada agente de la empresa

conforman secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se buscan
para ello se dispone del componente de informacin, comunicacin y evaluacin
asegurando la calidad y efectividad del control interno, a su vez se requiere
analizar los resultados que generan las actividades de control para retroalimentar
en forma continua a la direccin superior, aportndole los elementos suficientes
para la toma de decisiones correctivas de las causas de los desvos encontrados
o, en su caso, redefinir la propia actividad de control.
COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL
Est dado por los elementos de la cultura organizacional de Marketing &

distribution S.A.S que fomentan en todos los empleados de la entidad principios,
valores y conductas orientadas hacia el control. Es el fundamento de todos los
dems elementos del Sistema gestin de Control Interno.
25
VALORES TICOS Y/O GOBIERNO CORPORATIVO.
Este componente parte de conocer los elementos de la cultura organizacional de
Marketing & distribution S.A.S, donde se deben fomentar los principios, valores y
conductas todas estas orientadas hacia el control.
Es importante tener claro que los principios bsicos del sistema de gestin de
Control Interno se entienden como los valores que caracterizan y personifican la
naturaleza individual de Marketing & distribution S.A.S.
Es necesario resaltar que estos principios se complementan con el cdigo de tica

y buen gobierno corporativo de Marketing & distribution S.A.S, los cuales fueron
construidos de forma participativa manteniendo la coherencia de los actos con los
principios conocidos en la Constitucin.
De igual manera se realizan jornadas de sensibilizacin a los colaboradores de la

empresa para que se relacionen e interacten con el fin de que conozcan e
identifiquen el significado de los valores ticos y de buen gobierno corporativo,
adems estos deben ser comunicados y fortalecidos por los diferentes medios de
comunicacin disponibles de Marketing & distribution S.A.S, con la participacin
de la alta direccin, bajo la responsabilidad del proceso Gestin Estratgica.
FILOSOFA ADMINISTRATIVA, PRINCIPIOS, VALORES CORPORATIVOS,

ESTILO DE DIRECCIN Y ESTRUCTURA ORGNICA.
Este componente tiene como finalidad precisar el compromiso de la alta direccin
en donde se evidencie un estilo guiado por competencia, integridad, transparencia
y responsabilidad. Por tanto, establece la forma adoptada por el nivel directivo
para guiar u orientar las acciones de Marketing & distribution S.A.S, hacia el
cumplimiento de la misin, visin y objetivos organizacionales.
El Estilo de Direccin se evidencia por la forma de guiar y orientar las acciones de

los colaboradores que conforman la empresa, mediante el uso de la autoridad
ejercida con respeto y la generacin de confianza basada en la capacidad
gerencial de cada directivo principal, quien debe demostrar conocimiento detallado
de los grupos de inters de la entidad y compromiso con la satisfaccin de sus
necesidades. estos componentes se encuentran definidos en el plan estratgico
corporativo PEC de la empresa, como lnea estratgica en cumplimiento de su
misin y objetivos estratgicos y el alcance de su visin.
26
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
Marketing & distribution S.A.S, tiene establecido su compromiso frente al
desarrollo del talento humano, el cual se ve evidenciado en los objetivos
estratgicos, la filosofa de la organizacin y el establecimiento de normas de
calidad para el talento humano; en el manual de funciones, perfiles, requisitos y
descripcin de cargos; en el proceso de gestin Humana mediante los
procedimientos de seleccin, induccin, capacitacin y evaluacin de
competencias; y el proceso de contratacin en cuanto a la prestacin de servicios.
INSTRUMENTOS DE GESTIN.
Mecanismos y/ o lineamientos de desempeo.

Lineamientos y/o procedimientos de capacitacin
Perfiles de cada cargo o manual de funciones
Cdigo de tica y/o de buen gobierno.
Lineamientos y/ o procedimientos de seleccin del recurso humano.
Mecanismos, lineamientos y/o procedimientos de induccin y re induccin
COMPONENTE DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS
QU ES UN RIESGO?: Para Marketing & distribution S.A.S el riesgo es la

posibilidad de que ocurra un acontecimiento que afecte el cumplimiento del
proceso y/o proyectos y por consiguiente los objetivos de la empresa.
Estrategias para la administracin de riesgos.
Implementacin de metodologas para la administracin del riesgo

Realizar las estrategias de comunicacin y divulgacin de la administracin
del riesgo a nivel empresarial y del proceso.
Capacitacin y acompaamiento para la mejora en el enfoque de
administracin de riesgo en cada una de las actividades que realiza
Marketing & distribution S.A.S.
Seguimiento al mapa de riesgos por procesos.
27
IDENTIFICACION DEL RIESGO.
Dentro del contexto estratgico de Marketing & distribution S.A.S se enmarca la

informacin que soporta las directrices establecidas para la organizacin,
informacin referente a la misin, visin, principios corporativos y lo establecido en
el plan estratgico corporativo, lo cual permite visualizar el entorno e identificar las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la organizacin, determinar
el alcance para la implementacin de la administracin de riesgos, tener una visin
sistmica de la gestin para la administracin de riesgos de manera que no se
perciba esta herramienta gerencial como algo aislado del mismo accionar
administrativo. Por ende, el diseo para la implementacin de la administracin de
riesgos se establece a partir de la identificacin de los factores internos o externos
que pueden generar riesgos que afecten el cumplimiento de sus objetivos
organizacionales.
Fuentes de riesgos. Para Marketing & Distribution S.A.S corresponden a eventos

actuales o potenciales que dan lugar a un riesgo, algunos estarn bajo control de
la empresa mientras que otros estarn fuera del control porque son externos, por
lo que es recomendable dentro del proceso de gestin de riesgos segn el alcance
definido identificar todas las fuentes de riesgos para empresas, entre las cuales
citamos las siguientes:
Fuentes internas de riesgos:
Recurso humano
Los recursos financieros y logsticos
Las actividades operacionales
El nivel de delegacin y control en la gestin
Tecnologa aplicada
Fuentes externas de riesgos:
Relaciones comerciales y legales

Circunstancias polticas y legislativas
Circunstancias econmicas
Eventos naturales
28
La identificacin de las fuentes del riesgo debe precisar y caracterizar el fenmeno
que tiene la potencialidad de desviar los objetivos y las metas de la organizacin
describiendo las causas por los cuales se genera un riesgo; influyen directamente
en la probabilidad o posibilidad de ocurrencia de los eventos y tienen incidencia en
el establecimiento de controles para su mitigacin o eliminacin.
Durante el proceso de identificacin del riesgo se recomienda clasificarlos

teniendo en cuenta los siguientes conceptos:
Riesgos Operativos. Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte

operativa como tcnica de la empresa, incluye riesgos provenientes de
deficiencias en los sistemas de informacin, en la definicin de los procesos, en la
estructura de la empresa, la desarticulacin entre dependencias, la aplicacin de
los procedimientos, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupcin e
incumplimiento de los compromisos empresariales.
Riesgos Financieros. Se relacionan con el manejo de los recursos de la empresa

que incluye, la ejecucin presupuestal, la elaboracin de los estados financieros,
los pagos, manejos de excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes de
cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, as
como su interaccin con las dems reas depender en gran parte el xito o
fracaso de toda organizacin.
Riesgos Tecnolgicos. Se asocian con la capacidad de la empresa para que la

tecnologa disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de esta y
soporte el cumplimiento de la misin.
Riesgos Legales. Se asocian con la capacidad de la organizacin para cumplir

con los requisitos legales, contractuales, de tica y en general con su compromiso
ante la comunidad.
Los efectos o impactos pueden ser positivos o negativos y se generan con la

materializacin del riesgo sobre los objetivos, pueden producir distorsiones en los
resultados de la gestin que exigen mayor disponibilidad de recursos, incremento
de costos, perdidas, contingencias frente a terceros, afectacin del clima
organizacional, afectacin sobre los ingresos , daos sobre las personas o los
bienes materiales o inmateriales con efectos muy importantes como daos fsicos
y fallecimientos, sanciones, prdidas econmicas, prdida de informacin, prdida
29
de bienes, interrupcin del servicio, dao ambiental, prdida de imagen, prdida
de credibilidad y confianza.
Estructura del Riesgo. La formulacin de los posibles riesgos que pueden

impedir el cumplimiento de los objetivos organizacionales deben realizarse de
forma detallada, con el fin de identificar las caractersticas del acontecimiento para
que los riesgos identificados puedan ser de fcil entendimiento para los
funcionarios de Marketing & distribution S.A.S, por lo tanto, un riesgo debe estar
conformado por los siguientes aspectos:
Agente Generador. Corresponde a la persona, elemento, cosa, situacin, entidad

que acta o tiene capacidad de actuar y puede ocasionar un riesgo.
Causa del riesgo. Son las razones, motivos o circunstancias por la cual se puede
originar un riesgo (las razones por las cuales se puede materializar un riesgo)
influye directamente en la posibilidad o probabilidad de ocurrencia de los eventos y
tiene incidencia en el establecimiento de controles para su eliminacin o
mitigacin.
Para observar el comportamiento de los posibles riesgos antes mencionados

podemos observar la figura No. 2.
Figura 2. Comportamiento de posibles riesgos.

Para la identificacin de los riesgos en Marketing & distribution S.A.S es necesario

utilizar una herramienta que permita a los colaboradores conocer y visualizar los
posibles riesgos que pueden presentarse en los procesos de la Organizacin, por
lo tanto, se utiliza un formato de identificacin de riesgos, el cual permite definir las
30
caractersticas de los riesgos, tanto internos como externos, as como desarrollar
la metodologa de identificacin y anlisis de los riesgos.
VALORACION DEL RIESGO.
Para el anlisis del riesgo se implementa los siguientes criterios de calificacin y

valoracin del riesgo establecido por Marketing & distribution S.A.S:
Frecuencia. Para medir la frecuencia se determinar el nmero de veces que se

realiza la actividad durante el ao con respecto al Nmero de das hbiles, con
base en ello se determinar el rango de la frecuencia (Ver tabla 1.).
Tabla 1. Frecuencia.
FRECUENCIA
Calificacin Valoracin Rango 240 das hbiles
3 Alta > 0,5 Nmero de veces que se realiza
2 Media < = 0,5 y > 0,2 la actividad/Nmero de das
1 Baja < = 0,2 hbiles trabajados en el ao
Impacto. Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin

del riesgo (Ver Tabla 2.).
Tabla 2. Impacto.
IMPACTO
Valoracin Descripcin
Calificacin
3 Severo Incumple el rango permitido por los requisitos
establecidos (Normatividad Legal - Acuerdos -
Disposiciones establecidas por la empresa o partes
interesadas).
2 Moderado Se encuentra dentro de los rangos o parmetros
Disposiciones establecidas por la empresa o partes
interesadas).
1 Leve Supera las expectativas de los rangos o parmetros
Disposiciones establecidas por la empresa).
31
Alcance. Se determina el rea de afectacin afectada por la materializacin del
riesgo (Ver tabla 3.).
Tabla 3. Alcance.
ALCANCE
Calificacin Valoracin Descripcin
3 Global Eventos que superan los lmites del rea donde
se ejecutan las actividades propias de la
empresa. Trascienden los lmites
2 Local Eventos que estn dentro de los lmites donde se
ejecutan las actividades propias de la empresa
1 Puntual Eventos que suceden puntualmente y que se
pueden tratar dentro de los
lmites donde se ejecutan las actividades propias
de la empresa
Zona de riesgo. Una vez realizado el anlisis de riesgo con base en los aspectos
de frecuencia, impacto y alcance, se determina la priorizacin de la zona de riesgo
con base en las frmulas establecidas en la matriz, lo que permite determinar
cules requieren de un tratamiento inmediato (Ver tabla 4.).
Calificacin: frecuencia, impacto y alcance.
Peso:
Frecuencia: 20% = 0.2

Impacto: 50% =0.5
Alcance: 30% = 0.3
Tabla 4. Zona de riesgo.
ZONA DE RIESGO
Rango Valoracin Descripcin
> = 2,5 Alto La zona de riesgo supera los lmites establecidos en
cuanto a impacto y alcance afectando las actividades
que realiza la empresa para lo cual se deben
Implementar o establecer controles adicionales.
32
>2y< Medio La zona de riesgo se encuentra en los lmites
2,5 permisibles en cuanto a impacto y alcance, para lo cual
se debe evitar que el riesgo se materialice
implementando los controles adecuados
<=2 Bajo La zona de riesgo se encuentra dentro de los rangos
establecidos por la empresa en cuanto alcance e
impacto permitiendo asumir el control del riesgo.
Valoracin del Control. La determinacin del control existente al interior de los

diferentes procesos y procedimientos que se realizan (Ver tabla 5.).
Tabla 5. Valoracin del control.
VALORACION DEL CONTROL

Calificacin Valoracin Descripcin
3 Inefectivo El control no existe, o existe, pero no se aplica, o
existe y se aplica, pero el mismo no es efectivo.
2 En Prueba El Control existe y est en la implementacin, pero
an no se evidencia su efectividad.
1 Efectivo El control existe y se aplica de manera efectiva,
asegurando la no materializacin del riesgo
Para realizar la valoracin de los controles identificados se debe describir el

control que Marketing & distribution S.A.S tiene implementado para combatir,
minimizar o prevenir el riesgo, estableciendo si es preventivo o correctivo de
acuerdo con las definiciones que se presentan a continuacin:
Preventivo. Aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir
su ocurrencia o materializacin
Correctivo. Aquellos que permiten el restablecimiento de las actividades despus

de ser detectado un evento no deseable o permiten la modificacin de las
acciones que proporcionan su ocurrencia.
Es importante considerar lo siguiente; los controles preventivos sirven para

disminuir la probabilidad y los controles correctivos disminuyen el impacto.
33
Valoracin del Riesgo: La determinacin del nivel de riesgo es el resultado de
confrontar el impacto y la probabilidad y el alcance con los controles existentes al
interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Se debe tener
muy claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales
permiten obtener informacin para efectos de tomar decisiones, estos niveles de
riesgos son (Ver tabla 6.):
Tabla 6. Valoracin del riesgo.
VALORACION DEL RIESGO

Rango Valoracin Descripcin
> = 6 Inaceptable El control con el que actualmente se cuenta para la
mitigacin del riesgo no asegura que la materializacin
del mismo no se presente, por lo cual la empresa debe
adelantar las acciones inmediatas con el fin de asegurar
la efectividad del control (establecer el control,
reevaluarlo, establecer unos nuevos, entre otros).
>3 y Moderado El Control existente debe evaluarse mediante auditoras
<6 o seguimiento permanente con el fin de garantizar el
resultado satisfactorio del proceso mediante la mitigacin
del riesgo.
<=3 Aceptable Ya la entidad evalu el control y se est asegurando el
resultado del proceso, el riesgo no se ha materializado y
mediante la aplicacin de estos controles se puede
asegurar que el riesgo es aceptable y se controlar a
travs de seguimiento de auditoras de gestin y externas
por parte de los entes de control.
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
Las polticas de Administracin de Riesgos se establecen de forma general y

especfica donde;
La poltica general tiene que ver con aspectos de la administracin de

riesgos que deben tenerse en cuenta en Marketing & distribution S.A.S,
esta debe expresar el compromiso, apoyo y responsabilidad de la alta
direccin con la administracin de riesgos, definir responsables y su
gestin, establecer la necesidad de dar cumplimiento al mapa de riesgos,
34
definir el mbito de aplicacin (procesos, proyectos) y los lineamientos
para establecer las alternativas de tratamiento.
Las polticas particulares hacen referencia a lineamientos sobre el manejo
de riesgos estratgicos evaluados como crticos, estas polticas despliegan
la poltica general de administracin de riesgos de manera efectiva.
Las etapas de la administracin de riesgos en la organizacin deben
implementarse de forma permanente y peridica con el fin de garantizar el
cumplimiento de objetivos y metas de la organizacin.
El monitoreo de los riesgos debe realizarse de manera peridica para
asegurar el cumplimiento de los planes de acciones preventivas y/o
correctivas establecidos en cada proceso para la administracin de
riesgos.
Se debe considerar que la identificacin de los riesgos debe realizarse
tomando como marco de referencia las fichas de caracterizacin de los
procesos establecidas por el Sistema de Gestin de Calidad de la
organizacin.
El responsable del proceso y su equipo de trabajo deben identificar,
analizar, valorar y tratar los riesgos que afecten el cumplimiento de los
procesos y proyectos de Marketing & distribution S.A.S y propiciar su
continua actualizacin, estas actividades se deben realizar con el
acompaamiento del Lder del Proceso de Control Interno.
Los controles cuando estn en periodo de prueba, su efectividad debe
medirse hasta los dos meses siguientes de su implementacin.
La elaboracin del Mapa de Riesgos es una actividad conjunta de todos los
funcionarios de Marketing & distribution S.A.S, razn por la cual es
fundamental deben ser capacitados en la metodologa de administracin
de riesgos, son los lderes de los procesos con la participacin de todos los
funcionarios los responsables de determinen y administrar los riesgos del
proceso.
35
PLAN DE MANEJO DEL RIESGO.
Para elaborar el plan de Manejo de Riesgos es necesario tener en cuenta si las
acciones propuestas reducen la materializacin del riesgo, considerando la
viabilidad de su adopcin y la seleccin de las acciones ms convenientes para la
organizacin de acuerdo a dos factores; el nivel del riesgo y el balance entre el
costo de la implementacin de cada seccin contra el beneficio de la misma,
adems es necesario considerar los responsables que desarrollarn las acciones
y los tiempos de ejecucin de las acciones para medir el cumplimiento de las
accin propuestas.
El manejo de riesgos involucra la identificacin del rango de opciones que se

dispone para el tratamiento de los riesgos y la preparacin e implementacin de
planes que minimicen el impacto de los riesgos, tales como la implementacin de
polticas, estndares, procedimientos y cambios fsicos entre otros, que harn
parte del plan de manejo del riesgo para la toma de decisiones. Por lo tanto, es
necesario tener en cuenta alguna de las siguientes opciones, las cuales pueden
considerarse independientemente, interrelacionadas o en conjunto:
Evitar el riesgo: Tomar las medidas encaminadas a prevenir su

materializacin. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra
cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por
mejoramiento, rediseo o eliminacin, resultado de unos adecuados controles
y acciones emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad,
manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo
tecnolgico, etc.
Reducir el riesgo: implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la

probabilidad (medidas de prevencin), como el impacto (medidas de
proteccin). La reduccin del riesgo es probablemente el mtodo ms sencillo
y econmico para superar las debilidades antes de aplicar medidas ms
costosas y difciles. Se consigue mediante la optimizacin de los
procedimientos y la implementacin de controles.
36
Dispersar o transferir el riesgo: Reduce su efecto a travs del traspaso de
las prdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de
seguros o a travs de otros medios que permiten distribuir una porcin del
riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Es as
como, por ejemplo, la informacin de gran importancia se puede duplicar y
almacenar en un lugar distante y de ubicacin segura, en vez de dejarla
concentrada en un solo lugar.
Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido,

puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del
proceso o del proyecto simplemente acepta la prdida residual probable y
elabora planes de contingencia para su manejo.
Con el plan de manejo implementado en la organizacin para el tratamiento del

riesgo se busca guiar su accionar para garantizar el uso eficiente de los recursos,
la continuidad en la prestacin de los servicios, la proteccin de los bienes
utilizados para servir a la comunidad, claridad sobre las polticas de administracin
del riesgo, las acciones de manejo de riesgo y el compromiso de la direccin y de
los colaboradores de la organizacin.
MONITOREO DEL RIESGO.

El seguimiento a los mapas de riesgos y planes de mejoramiento de riesgos de los
diferentes procesos, se realizar con el fin de aplicar y sugerir correctivos y ajustes
necesarios para asegurar un manejo efectivo de los mismos.
Si las acciones de control propuestas no cumplen con los resultados deseados se
informar al responsable del proceso para que se tomen nuevas acciones. El
seguimiento se realizar por parte de la oficina de control interno los primeros
cinco das siguientes al trmino de cada trimestre.
Lineamientos o polticas de administracin de riesgos.

Mapas de riesgo por proceso
Planes de mejoramiento para el tratamiento de riesgos
Matriz DOFA Est inmerso en el PEC
37
COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL.
Marketing & distribution S.A.S dentro de sus actividades de control tiene como
lineamientos, polticas y actividades de seguimiento dentro de los manuales,
procesos, procedimientos e instructivos, los cuales permiten dar cumplimiento a
las instrucciones definidas por la alta direccin, estas se encuentran orientadas
primordialmente hacia la prevencin de la materializacin de riesgos, proteccin y
control de los recursos financieros, de informacin, humanos, tecnolgicos y
fsicos, entre otros.
Las actividades de control hacen parte integral de la planificacin de los manuales,

procesos y procedimientos y se ejecutan en todos los niveles de Marketing &
distribution S.A.S.
CONTROLES GERENCIALES.
Indicadores de Gestin que permiten monitorear el desempeo de la

organizacin, mediante el seguimiento al plan estratgico corporativo - PEC
y al plan operativo anual, para lo cual se ha diseado una ficha de
seguimiento y ficha de indicador para la presentacin de los resultados.
La empresa cuenta con actividades de control al interior de los procesos

como tendencia de los indicadores por cada rea, seguimiento a los
informes presentados, seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos,
seguimiento a los objetivos de calidad, planes de mejoramiento y
seguimiento a las auditoras internas de calidad. Estos procesos y
procedimientos se encuentran evidenciados en el Sistema de Gestin de
Calidad.
De igual manera la empresa cuenta con la intranet donde se pblica el

Sistema de Gestin de Calidad la cual brinda todos los formatos de control
para todos los procesos con los que cuenta esta los cuales brindan todos
los procedimientos debidamente documentados.
En este sentido las revisiones son de alta calidad en las cuales se

presentan estadsticas comparando los datos actuales con datos histricos,
de igual manera se presenta un control referente a la satisfaccin del
cliente, se realiza revisin del cumplimiento de los objetivos, metas,
responsabilidades al cumplimiento de las diversas funciones o actividades
38
de la entidad y seguimiento de las Peticiones Quejas y Reclamos (PQR) en
los procesos que tienen relacin con el cliente.
CONTROLES DE AUTORIZACIN EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS.
Actividades de control de autorizacin o de revisin realizadas en los

diferentes niveles organizacionales, y estn principalmente orientados a los
recursos financieros, fsicos, humanos, tecnolgicos y de informacin.
Igualmente, pueden contener lineamientos en la contratacin, en la
ordenacin e inversin de los recursos financieros y en el manejo de la
propiedad-planta y equipo, entre otros.
El departamento de gestin financiera cuenta con controles referentes con

la autorizacin en el manejo de los recursos como por ejemplo la custodia
en cajas menores, cuentas bancarias; as mismo se cuenta con
procedimientos y planes peridicos para la realizacin de arqueos,
conciliaciones, recuentos e inventarios, esto se encuentra documentado y
segregado segn sea la funcin.
Marketing & distribution S.A.S, referente a la informacin contable refleja

coherencia con respecto a la existencia de los activos y los pasivos, as
como el reconocimiento de los hechos econmicos.
Se cuenta con un Manual de polticas contables segn normas

internacionales de informacin financiera NIIF.
Documentacin: Niveles definidos de autorizacin en los manuales o

procedimientos y registro oportuno y adecuado de las transacciones y
hechos.
Controles financieros: Marketing & distribution S.A.S cuenta con controles

financieros para la comprobacin de las transacciones en cuanto a su
exactitud y autorizaciones pertinentes, aprobaciones, revisiones, cotejos, re
clculos, conciliacin de registros contables, conciliaciones bancarias y
anlisis de consistencias entre otros.
Marketing & distribution S.A.S tiene documentado un procedimiento para la

gestin del presupuesto, el cual contempla la elaboracin, aprobacin y
seguimiento.
La empresa realiza un adecuado proceso en sentido de separacin contable
que haya sido efectuada conforme lo indicado en las normas y en especial
39
dando cumplimiento al Manual de Principios, Reglas, Procedimientos y
Clasificacin de los ingresos y gastos de origen pblico y privado de las
empresas
Acceso restringido a los recursos, activos y registros, y custodia de

recursos en cajas menores, cajas fuertes.
Rotacin del personal en las tareas claves.
Controles fsicos
Controles fsicos patrimoniales.
CONTROLES DE TECNOLOGA Y DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN.
Polticas de seguridad de la informacin

Polticas de seguridad para el manejo de los documentos
Polticas de confidencialidad.
Centro de procesamiento de datos y seguridad fsica:
Mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y software

Acceso restringido de la informacin
Instalaciones adecuadas
Equipos de soporte para la continuidad de energa
Se brinda soporte tcnico.

Se han implementado mecanismos orientados a la conservacin, custodia,
almacenamiento y recuperacin de la informacin fsica y magntica
generada en la Organizacin, mediante procedimientos y controles que
permitan brindar seguridad y disponibilidad de la misma.
Garantizar la seguridad de la informacin generada en los equipos de
cmputo de la organizacin mediante una copia de respaldo.
Configurar en los equipos de cmputo la cuenta de correo institucional.
CONTROLES CON ENFOQUE EN LOS PROCESOS.
Marketing & distribution S.A.S acoplo el modelo organizacional a un modelo de

operacin por procesos, evidenciando la existencia de una gestin adecuada, de
igual manera cuenta con diferentes niveles organizacionales, los cuales permiten
mantenerse orientado referente a los recursos financieros, humanos tecnolgicos
y de informacin.
40
Dentro del sistema de gestin de calidad se encuentra documentado las acciones
de control dentro de la caracterizacin del proceso y se tiene identificados los
controles en los diferentes mapas de riesgos.
La Presidencia ejecutiva de Marketing & distribution S.A.S, realiza revisiones del

avance y los resultados del sistema de gestin, que define la forma como la alta
direccin evala el sistema de gestin para asegurar su conveniencia, adecuacin
y eficacia continua para satisfacer los requisitos del sistema de gestin.
Se realiza las auditoras internas de SGC, sistema de gestin de Control interno y

sistema de gestin documental.
CONTROLES DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD INHERENTES A

LAS EMPRESAS.
Definicin de calendarios de obligaciones legales

Revisiones previas al cumplimiento de la normatividad
Revisin por parte de la direccin.

Identificacin y tratamiento de producto y/o servicio no conforme
Auditoras internas de calidad.
Indicadores de gestin.
Definicin de mecanismos de autorizacin y/o aprobacin en los diferentes
manuales, procedimientos, polticas o lineamientos institucionales.
Lineamientos en la contratacin con terceros
Manejo, ordenacin, inversin y registro de los principales recursos.
Lineamientos y/ o controles de tecnologa y seguridad de la informacin
Grupos primarios y/o de mejoramiento.
COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIN.
INFORMACIN.
Para Marketing & distribution la informacin es el conjunto de datos que al ser

ordenados, procesados y presentados sobre algn tipo de informe adquieren
significado para los grupos de inters internos y externos de la organizacin. Al
interior de la empresa es un insumo para la ejecucin de los procesos que una vez
ejecutados arrojan informacin como producto que puede ser de carcter
41
intermedio o definitivo. La informacin es la base para mostrar transparencia en
las actuaciones, para realizar la rendicin de cuentas y el cumplimiento de
obligaciones de informar a entes externos, por lo tanto, la empresa puede adoptar
controles que contribuyan a la seguridad, calidad y cumplimiento de la informacin
generada.
La informacin debe ser identificada, capturada procesada, y puesta sobre

instrumentos que permitan su lectura en forma clara y comunicada al personal en
forma oportuna, de manera tal que le permita a cada empleado cumplir con sus
responsabilidades. Los sistemas de informacin en produccin generan reportes
que contienen informacin de su operacin peridica, donde una parte importante
es la informacin financiera y otra la que permite observar el cumplimiento de
objetivos y metas asociadas a los planes, como tambin el cumplimiento de la
normatividad que rige para la empresa.
Todo el conjunto de informacin hace posible dirigir y controlar la organizacin en

su conjunto.
COMUNICACIN.
En este componente se definen lineamientos o polticas en la comunicacin

interna y externa y en la clasificacin y manejo de la informacin.
De igual manera la empresa debe mantener una comunicacin eficaz, que fluya en
todas las direcciones a travs de todas las reas de la organizacin (de arriba
hacia abajo, a la inversa y transversalmente).
Cada colaborador debe conocer el papel que desempea dentro de la

organizacin y la forma en la cual las actividades a su cargo estn relacionadas
con el trabajo de los dems. Para estos efectos, la empresa podr disponer de
medios adecuados para comunicar la informacin relevante hacia el interior de la
entidad en todos sus niveles como a entidades externas y grupos de inters.
Adems, se utilizar desde simples carteleras y publicaciones peridicas, hasta
herramientas tecnolgicas como la Intranet y las pginas WEB y medios impresos
o audiovisuales de carcter masivo.
La gua de control interno requiere de un flujo de informacin por cuanto es

fundamental para apoyar la toma de decisiones. En los diferentes niveles
organizacionales debe existir un flujo de informacin necesaria para tomar
decisiones alineadas con la visin y estrategias definidas.
De igual manera es necesario definir qu se debe comunicar y la forma que debe

tener la informacin que sale de la empresa hacia los grupos de inters y la
sociedad en general y cules son los medios ms adecuados para comunicarla. El
establecimiento de una o varias herramientas y su alcance depender del tamao,
42
recursos, necesidades, enfoque, priorizacin y cultura de cada departamento y
considerando la relacin beneficio / costo y su potencial efectividad para mitigar
los riesgos que afecten en forma material el logro de los objetivos de cada una de
ellas
Intranet.
Video institucional.
Peridico interno.
Boletines.
Revistas.
Carteleras.
Reuniones generales con Presidencia.
Grupos primarios
Informacin de aplicativos transaccionales.
Protocolos de comunicacin
Acuerdos de confidencialidad de la informacin
COMPONENTE DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.

La evaluacin del Control Interno para Marketing & distribution S.A.S se considera
el examen autnomo y objetivo hecho por personal con independencia de criterio.
La evaluacin del control interno en forma independiente toma como base la

observancia por parte de la administracin de la empresa de la existencia misma
de los diferentes componentes que los integran, comprobando la efectividad de
cada uno de ellos. La evaluacin del control interno tiene como objetivos:
Evaluar la efectividad del Control Interno para contribuir al cumplimiento de los

objetivos de la empresa.
Identificar las oportunidades de mejoramiento del Control Interno que permitan
fortalecer los procesos segn el alcance definido.
Informar a los altos directivos de la empresa sobre el nivel de efectividad del
Control Interno, para promover la toma de decisiones en relacin con las
acciones de mejora para hacerlo ms eficiente.
La evaluacin de riesgos y evaluacin de los sistemas informticos.
La evaluacin independiente del control interno en la empresa podr ser
realizado tanto por la misma empresa segn el tamao, priorizacin y
recursos de la misma como por los rganos de vigilancia y control fiscal y
administrativa y por el revisor fiscal del resultado de la evaluacin del control
43
interno segn el alcance definido se deben derivar las acciones de
mejoramiento necesarias para corregir las oportunidades de mejora
identificadas en cada rea, tema, proceso, plan o proyecto.
Las acciones de mejoramiento se realizan a travs de acciones correctivas en
las polticas y en la secuencia y contenido de los distintos procesos y
procedimientos a fin promover el buen uso de los recursos y una eficiente
prestacin de los servicios.
Informe del Revisor Fiscal respecto de su evaluacin del control interno.

Auditoras internas de calidad
Informes de auditoras externas respecto del control interno en aquellas
empresas que lo requieran y tengan segn el tamao y recursos.
Informes de la Contralora General de la Repblica.
Informes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.2.3 Implementar el manual de control interno integrando el marco de

herramientas y componentes registradas en el manual de actividades.
Marketing & distribution S.A.S, implementa un Sistema de Control Interno basado

en el modelo COSO, esta forma la parte integral de la gestin administrativa que
involucra la responsabilidad de todos los funcionarios de la empresa y de manera
permanente este tiene el control de sus procesos y operaciones.
Se adapta, implementa y fortalece el Sistema de gestin de Control Interno segn

las necesidades de Marketing & distribution S.A.S, lo cual consolida los diferentes
procedimientos que intervienen en esta como nuevo departamento de la empresa,
herramienta que permite garantizar el logro de los objetivos estratgicos,
operativos, de informacin y de cumplimiento.
Marketing & distribution S.A.S comprometida con el mejoramiento continuo,

tambin implementa un conjunto de actividades orientadas a la administracin de
riesgos, que permite prevenir los posibles contratiempos que impiden el logro de
los objetivos en los procesos y proyectos de la empresa, a travs de acciones para
identificar, evaluar y generar alternativas de solucin frente a los acontecimientos
identificados, con el apoyo y la gestin del personal responsable en la ejecucin
de los procesos y proyectos.
44
2.2.3.1 Ejecucin del manual y el desarrollo de actividades.
Se hace el correspondiente seguimiento a la aplicacin de las herramientas y

componentes desarrollados durante el periodo comprendido en el cronograma de
actividades efectuando un anlisis al desempeo de los procesos y la conformidad
de los trabajadores.
ROLES Y RESPONSABILIDADES.
Los responsables de la implementacin del manual son:
El Presidente Ejecutivo de Marketing & distribution S.A.S, como

representante legal de la entidad es el principal responsable de establecer,
desarrollar y mantener el control interno y si lo considera necesario puede
delegar esa funcin en un Directivo de Alto Nivel, manteniendo la
responsabilidad.
Mediante registro documentado se crea el comit de control interno para el

Sistema de gestin de control interno Marketing & distribution S.A.S, donde
adems se asignan funciones y responsabilidades.
El profesional universitario de control interno, realizara sus funciones

teniendo en cuenta el manual de funciones y perfiles y lo establecido en el
procedimiento acompaamiento y asesora a la gestin empresarial.
Realizar la evaluacin del control interno por parte de la revisora fiscal.
2.2.3.2 LINEAMIENTOS GENERALES DE LA IMPLEMENTACION.
Los lineamientos para la implementacin estn definidos en el procedimiento

denominado Componentes del sistema de gestin de control interno
documentado dentro del proceso de control interno del sistema de gestin de
calidad.
2.2.3.3 ADOPCION DEL MODELO.
El presente modelo de control interno es adoptado para la gestin de las

actividades que se le asignan a Marketing & distribution S.A.S, y son asignadas a
las responsabilidades de la Oficina de Control Interno para su adecuada
implementacin, fortalecimiento y mejora.
45
2.2.4 Evaluacin y retroalimentacin. Todo el seguimiento a las acciones,
preventivas, correctivas y de mejora que se realizaron durante el transcurso de la
ejecucin del manual y su plan de actividades, permitiendo las correspondientes
mejoras dentro de la empresa.
46
3. RESULTADOS.
Para el diagnostico mediante el levantamiento y documentacin de la informacin

de la situacin actual de la empresa. La aplicacin de la encuesta arrojo
resultados en cuanto a la evaluacin de cada componente que maneja el rea de
control interno, esta encuesta se aplic en forma de entrevista personal, las
respuestas de las encuestas fueron tabuladas (anexo 2 tabulacin) y se realiz un
primer anlisis documentado que permite visualizar en conjunto los hallazgos
obtenidos para cada pregunta. Para cada uno de los componentes del control
interno hay cuatro posibles respuestas (siempre, casi siempre, a veces y nunca, s
o no) a la cuales se les asigna un valor de acuerdo a su nivel de cumplimiento (Ver
tabla 7.). Posteriormente los valores asignados segn las respuestas se
promedian para obtener una calificacin final del componente, y de esta manera
determinar su nivel de eficiencia: las percepciones encontradas son las siguientes.
Tabla 7: Interpretacin de los niveles de cumplimiento.
INTERPRETACIN DE LOS NIVELES DE CUMPLIMIENTO

Respuesta Descripcin Nivel de Valores
cumplimiento asignados
Siempre Cumplimiento Satisfactorio Alto 4
Casi siempre Cumplimiento Parcial Medio 3
A veces Mnimo Cumplimiento Bajo 2
Nunca Cumplimiento Nulo Ninguna 1
47
Para llevar el procedimiento acabo se realiza un diagnostico antes de la aplicacin
del manual dentro de la empresa, a lo cual los resultados fueron (Ver anexo 2.)
Ambiente de control.
Tabla 8. Valor promedio total ambiente de control.

Max.
Ambiente de control. Ponderado Calificacin Calificacin
Integridad y valores ticos. 2,3 4
Compromiso y competencia profesional. 2,7 4
Consejo Admn. y Comit auditoria 1,4 4
Filosofa de direccin y estilo de gestin. 2,9 4
Estructura organizativa 2,7 4
Asignacin de autoridad y responsabilidad 1,9 4
Polticas y prcticas en materia de talento
humano 1,4 4
Total 15,3
Total, Ponderado 2,18
Grafica 1. Ambiente de control.

Ambiente de Control
6
4
2
0
1 2 3 4 5 6 7
Ponderado Calificacion Max. Calificacion
Para el diagnstico del ambiente de control se realizan 22 preguntas, las

respuestas son promediadas, a fin de establecer un valor promedio total para este
ambiente (Ver grafica 1.).
En la tabla (Ver tabla 8.) se evidencia el resultado promedio para el ambiente de

control es de 2,18 tomando en cuenta que el mximo valor de calificacin es 4
48
para cumplimiento satisfactorio, en la grfica se establece la comparacin entre lo
esperado y lo encontrado a fin de emitir el diagnostico correspondiente.
Con la calificacin 2,18 se determina un mnimo cumplimiento del sistema de

control interno en la empresa, en lo que se refiere al ambiente de control, Esta se
justifica de la siguiente manera: los elementos pertinentes a la integridad y los
valores ticos, en la empresa no existe, ni se divulga un cdigo de conducta o de
tica; la direccin enfatiza en forma verbal en diferentes espacios de encuentro del
personal, la importancia de la integridad y comportamiento tico, no hay evidencia
de que esto se cumpla, la empresa no cuenta con descripciones formales o
informales de puestos de trabajo u otras formas de describir las funciones que
comprenden trabajos especficos, no se identifica actualmente un consejo de
administracin, un comit de auditora, o auditor interno o externo delegado para
examinar peridicamente las actividades de la empresa, presentar opiniones y
alternativas y tomar las medidas necesarias en pro de la mejora o mantenimiento
satisfactorio del control interno.
Ambiente administracin de riesgos.
Tabla 9. Valor promedio total ambiente de administracin de riesgos.

Max.
Ambiente de Riesgos. Ponderado Calificacin Calificacin
Objetivos globales de la entidad. 2,4 4
Objetivos especficos para cada actividad 1,8 4
Riesgo 1,9 4
Total 6,1
Grafica 2. Ambiente de Riesgos.

Ambiente de riesgos
5
0
1 2 3
49
Para el diagnstico del ambiente de riesgos re realizan 13 preguntas, las

riesgos es de 2,03 tomando en cuenta que el mximo valor de calificacin es 4

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: se asume
que las adquisiciones, venta de los servicios, y disposiciones de negocios
significativas para la empresa no son bien controladas, as como tambin los
activos. No ocurre igual con el establecimiento de un proceso de evaluacin de
riesgos, incluyendo la estimacin de la importancia de estos, la evaluacin
peridica de la probabilidad de su ocurrencia, y la determinacin de las acciones
necesarias a seguir, parece no mostrarse consistente en establecer, comunicar y
monitorear los objetivos de negocios, como crecimiento en ventas, rentabilidad,
participacin, entre otros.
Ambiente actividades de informacin y comunicacin.
Tabla 10. Valor promedio total ambiente de informacin y comunicacin.

Max.
Ambiente informacin y comunicacin. Ponderado Calificacin Calificacin
informacin 2,6 4
comunicacin 2,9 4
Total 5,5
50
Grafica 3. ambiente de Informacin y comunicacin.
Ambiente informacion y
comunicacion
5
Ponderado calificacion Maxima calificacion
Para el diagnstico del ambiente de informacin y comunicacin se realizan 12

preguntas, las respuestas son promediadas, a fin de establecer un valor promedio
total para este ambiente (Ver grafica 3.).

informacin y comunicacin es de 2,75 tomando en cuenta que el mximo valor de
calificacin es 4 para cumplimiento satisfactorio, en la grfica se establece la
comparacin entre lo esperado y lo encontrado a fin de emitir el diagnostico
correspondiente.

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: hay
aspectos tales como los objetivos y resultados de la gerencia en trminos de
presupuestos, ganancias, y otros objetivos financieros y operativos, que no
siempre parecen estar definidos y medidos, La empresa, en materia de seguridad
de informacin no demuestra consistencia en el hecho de contar siempre con
copia de los programas de aplicacin y los archivos cruciales para el
funcionamiento de la organizacin, de la misma forma no existe un plan actual de
recuperacin oportunamente de desastres para componentes importantes de la
infraestructura de tecnologa de informacin y para las funciones crticas, los
sistemas, procesos e informacin del negocio. La informacin electrnica crtica
nunca es respaldada diariamente, ni guardada fuera de las instalaciones de la
empresa.
51
Ambiente actividades de control.
Tabla 11. Valor promedio total ambiente actividades de control.

Max.
Ambiente actividades de control. Ponderado Calificacin Calificacin
anlisis de la direccin 2,3 4
controles fsicos 2,7 4
indicadores 1,4 4
polticas y procedimientos 2,9 4
Total 9,3
Grafica 4. ambiente de actividades de control.

Ambiente actividades de
control
6
4
2
0
1 2 3 4
Para el diagnstico del ambiente de actividades de control se realizan 10


actividades de control es de 2,32, tomando en cuenta que el mximo valor de
calificacin es 4 para cumplimiento mnimo, en la grfica se establece la
correspondiente.

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: a veces
52
revisan sus polticas y procedimientos peridicamente para determinar si
continan siendo apropiados para las actividades de la compaa, segn lo
manifestado por el gerente, se plantea objetivos claros en trminos de
presupuesto, utilidades y otras metas financieras y de operacin, y estos son
comunicados y monitoreados, ello no resulta siempre percibido por las diferentes
reas de la empresa.
Ambiente de evaluacin del control interno.
Tabla 12. Valor promedio total ambiente del control interno.

Ambiente de evaluacin del control Max.

interno. Ponderado Calificacin Calificacin
Monitoreo 1,4 4
Total 1,4
Grafica 5. ambiente de evaluacin del control interno.

Ambiente de evaluacin
del control interno.
6
4
2
0
Ponderado Max. Calificacion
Calificacion
Para el diagnstico del ambiente de actividades de evaluacin se realizan 2


evaluacin es de 1,4, tomando en cuenta que el mximo valor de calificacin es 4
para cumplimiento nulo, en la grfica se establece la comparacin entre lo
53
control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: No se
ejercen actividades de auditoria sobre los procesos y procedimientos. Si bien el
nivel estratgico ejerce actividades de monitoreo, no existe un procedimiento a
seguir en las actividades de auditoria para evaluar el control interno.
Una vez evaluado el sistema de control interno, se establecen las siguientes

debilidades: Predominio de actividades incompatibles que ponen en riesgo el
disponible de la empresa, ausencia total de manuales de funciones y
procedimientos, ausencia total de cdigo de tica y conducta, y divulgacin del
mismo, no hay establecidos por escrito procedimientos de control interno, no se
conocen los riesgos del negocio, no hay mecanismos para identificar riesgos, no
se establecen indicadores de gestin, existe personal sin afiliaciones a seguridad
social y sin contratos escritos de trabajo, no se disean planes estratgicos ni
presupuesto, no se hacen copias de seguridad de los archivos de computador, no
se limita el acceso a la informacin de la empresa, los activos fijos no estn
asegurados.
Se disea, estructura, crea y planea las actividades para dar a conocer el manual,
ya para su implementacin se rene al personal de diferentes reas de la
empresa, en la cual, mediante charlas y capacitaciones, enfocadas al
conocimiento del manual de control interno y como este funciona en relacin con
sus cargos a desempear, se concientiza, convence y comprende la utilidad y
beneficios que traer la implementacin de este manual a la empresa.
Para llevar a cabo la revisin del mejoramiento se realiza un diagnostico despus

de la implementacin del manual dentro de la empresa, a lo cual los resultados
fueron (Ver anexo 3.)
Para verificar el cumplimiento de la implementacin del manual mediante

monitoreo, se realiza la misma encuesta (Ver anexo 1) en las diferentes
dependencias y los resultados nos arrojan la siguiente informacin:
Tabla 13. Valor promedio total ambiente de control.

Ponderado Max.
Ambiente de control. Calificacin Calificacin
Integridad y valores ticos. 3,8 4
Compromiso y competencia profesional. 3,9 4
54
Consejo Admn. y Comit auditoria 3,7 4
Filosofa de direccin y estilo de gestin. 3,8 4
Estructura organizativa 4 4
Asignacin de autoridad y responsabilidad 3,8 4
Polticas y prcticas en materia de talento
humano 3,8 4
Total 26,8
Grafica 6. ambiente de control

4,1
4
3,9
3,8
3,7
3,6
3,5
1 2 3 4 5 6 7
Para el diagnstico del ambiente de control re realizan 22 preguntas, las


control es de 3,82 tomando en cuenta que el mximo valor de calificacin es 4
Con la calificacin 3,82 se determina un satisfactorio cumplimiento del sistema de

control interno en la empresa, en lo que se refiere al ambiente de control, Esta se
justifica de la siguiente manera: la integridad y los valores ticos, en la empresa
mejoraron, se determin un cdigo de tica de trabajo, cuenta ya con
descripciones formales o informales de puestos de trabajo u otras formas de
describir las funciones que comprenden trabajos especficos (ergonoma y
antropometra del trabajo), cuenta ya con un consejo de administracin, un comit
de auditora, o auditor interno o externo delegado para examinar peridicamente
las actividades de la empresa, presentar opiniones y alternativas, los empleados
55
demuestran tener los conocimientos y habilidades requeridos para el puesto, pues
en el proceso de contratacin, es importante que estos tengan experiencia en el
cargo que deben desempear, se protegen los activos de la empresa, bienes
intelectuales y de informacin, redujo al mnimo las influencias externas e internas
que puedan afectar estimaciones contables y minimizar otros juicios del acceso o
uso no autorizado de informacin de esta ndole, se enfocan en dar explicites y
claridad en la formulacin, aplicacin y comunicacin de normas y procedimientos
para la seleccin, la contratacin, adiestramiento, motivacin, evaluacin,
promocin, remuneracin, traslados y terminacin de personal que sean aplicables
a todas las reas de la empresa. De la igual forma, existe un mecanismo de
evaluacin peridica del desempeo del trabajo de cada empleado.
Ambiente administracin de riesgos.
Tabla 14. Valor promedio total ambiente de administracin de riesgos.

Ponderado Max.
Ambiente de Riesgos. Calificacin Calificacin
Objetivos globales de la entidad. 3,8 4
Objetivos especficos para cada actividad 3,7 4
Riesgo 3,7 4
Total 11,2
Grafica 7. ambiente de riesgos.

Ambiente de riesgos
4,2
4
3,8
3,6
3,4
1 2 3
Para el diagnstico del ambiente de riesgos re realizan 13 preguntas, las

ambiente (Ver grfico 7.).
56
riesgos es de 3,73 tomando en cuenta que el mximo valor de calificacin es 4

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: promueven
el control sobre las adquisiciones, venta de los servicios, y disposiciones de
negocios significativas para la empresa, incluyen la estimacin de la evaluacin
peridica de la probabilidad de su ocurrencia, y la determinacin de las acciones
necesarias a seguir, establecen procesos para asegurar que la parte contable,
toman en cuenta los cambios que puedan tener las prcticas contables de la
empresa, y los procesos para asegurar que el departamento de contabilidad (y los
socios y/o el comit de auditora) conozcan las transacciones significativas que
son relevantes para poder determinar si tales transacciones son apropiadamente
contabilizadas y reveladas.
Ambiente actividades de informacin y comunicacin.
Tabla 15. Valor promedio total ambiente de informacin y comunicacin.

Ponderado Max.
Ambiente informacin y comunicacin. Calificacin Calificacin
Informacin 3,8 4
Comunicacin 3,7 4
Total 7,5
Grafica 8. ambiente de Informacin y comunicacin.

Ambiente de inf. y com.

4,5
3,5
ponderado calificacion max calificacion
57
Para el diagnstico del ambiente de informacin y comunicacin se realizan 12

informacin y comunicacin es de 3,75 tomando en cuenta que el mximo valor de
calificacin es 4 para cumplimiento satisfactorio, en la grfica se establece la
correspondiente.

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: la
informacin, los socios y la gerencia reciben a satisfaccin suficiente informacin
oportuna y confiable que les permita cumplir con sus responsabilidades. la variable
de comunicacin, perciben que son claramente definidas y divulgadas las lneas
de autoridad y responsabilidad (incluyendo lneas de reportes) dentro de la
compaa. Casi siempre se sucede un proceso adecuado y confidencial para que
los empleados comuniquen situaciones impropias, de igual forma, dichas
situaciones reportadas son revisadas, investigadas y resueltas oportunamente, La
gerencia menciona que la empresa cuenta con un proceso para recopilar la
informacin de los clientes, proveedores, reguladores y otras partes externas, y
responde apropiada, oportuna y correctamente a sus comunicaciones.
Ambiente actividades de control.
Tabla 16. Valor promedio total ambiente de actividades de control.

Ponderado Max.
Ambiente actividades de control. Calificacin Calificacin
anlisis de la direccin 3,8 4
controles fsicos 3,9 4
indicadores 3,7 4
polticas y procedimientos 4 4
Total 15,4
58
Grafica 9. ambiente de actividades de control.
Ambiente act. de control.

4,2
4
3,8
3,6
3,4
1 2 3 4
Para el diagnstico del ambiente de actividades de control se realizan 10


actividades de control es de 3,85 tomando en cuenta que el mximo valor de
calificacin es 4 para cumplimiento mnimo, en la grfica se establece la
correspondiente.

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: revisan
frecuentemente sus polticas y procedimientos peridicamente para determinar si
continan siendo apropiados para las actividades de la compaa, son
implantados sistemas de planificacin y de reporte para identificar variaciones en
el rendimiento y comunicacin.
Ambiente de evaluacin del control interno.
Tabla 17. Valor promedio total ambiente de evaluacin del control interno.
Ambiente de evaluacin del control Ponderado Max.

interno. Calificacin Calificacin
Monitoreo 3,8 4
Total 3,8
59
Grafica 10. ambiente de evaluacin del control interno.

Ambiente de evaluacion
4,1
4
3,9
3,8
3,7
Para el diagnstico del ambiente de actividades de evaluacin se realizan 2


evaluacin es de 3,8, tomando en cuenta que el mximo valor de calificacin es 4
para cumplimiento nulo, en la grfica se establece la comparacin entre lo

control interno en la empresa, esta se justifica de la siguiente manera: se ejercen
actividades de auditoria sobre los procesos y procedimientos los cuales se
documentan y se estudian con el propsito de implantar una mejora continua en
sus procesos.
60
4. CONCLUSIONES.
El desarrollo de la investigacin encaminada hacia los sistemas de gestin de

control interno, permite establecer tres escenarios dentro del proceso, el primero
conlleva a el diagnstico de la empresa con respecto al tema, el segundo a la
creacin de alternativas que promuevan la cultura referente a control interno y el
tercero a la implementacin y evaluacin sustentable en hechos de mejoras
hechas al sistema.
Los principales resultados detectan falencias en aspectos de direccionamiento y

comportamiento tico de los trabajadores, baja fundamentacin tica de la
empresa aplicado a lo organizacional, determinando cumplimientos bajos en
diferentes componentes, uno de ellos es la falta de manuales de funciones y
procedimientos.
La propuesta de mejora para MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S es el diseo

del manual de control interno y su correspondiente implementacin, el diseo de
estas herramientas de diagnstico fueron fuentes fundamentales para la
evaluacin del sistema en sus facetas antes y despus, definidos bajo los
parmetros del informe COSO.
Se logra generar conciencia alrededor del tema abordado, la gerencia habla sobre
la importancia del control y los riesgos que implica no aplicar eficientemente los
criterios relacionados con el manual, por lo que se compromete a implementar la
propuesta de mejora y evaluar el sistema mnimo una vez al ao.
61
5. RECOMENDACIONES.
En vista del crecimiento que tiene la empresa reflejado en sus ingresos, es muy
importante realizar una auditoria peridica mnimo una vez al ao, para evaluar los
diferentes aspectos de control interno, esto con el fin de detectar y corregir
diferentes falencias que pueden encontrarse dentro del sistema.
Se debe hacer revisin constante del servicio prestado, tomando en cuenta como
el cliente percibe dicho servicio y que nuevas necesidades se necesitan en el
mercado, esto conllevara a que la empresa no se exponga a prdidas
econmicas, de imagen o de mercado.
La empresa debe trabajar muy de la mano con todas las personas que integran el
sistema, a estos se debe brindar capacitaciones peridicas y seguimientos
tomando en cuenta el cdigo de tica y de buen gobierno, todo esto debe ser
documentado e implementado en la empresa.
La comunicacin y la informacin juegan un papel clave dentro del control interno

este se debe establecer de manera verbal y escrita, a lo cual se debe informar por
medio de capacitaciones y encuestas a todo el personal tanto operativo como
administrativo y se debe dejar evidencia de los mismos.
62
6. BIBLIOGRAFA
1. Ariza, Alexander; Ortiz Mara, 2015, Anlisis del modelo de control interno
en la polica nacional, dependencia turismo, facultad de ciencias
econmicas universidad nueva granada.
2. Ruffner, Ramn; Jeri, Gloria, 2008, El control interno en empresas privadas,
Facultad de Ciencias Contables, Universidad Nacional Mayor de San
Marcos.
3. Riveros, Liz; Ruiz, Teresa; Servin, Daihana; Medina, Edgar, 2014, Modelo
estndar de control interno para instituciones pblicas de Paraguay,
Secretaria de accin social.
4. Zalles, Marcelo, 2000, Principios, normas generales y bsicas de control
interno gubernamental, contralora general de estado de Bolivia.
63
7. Anexos.
Anexo 1. Encuesta.
DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO.

EMPRESA MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S EN LA CIUDAD DE
MANIZALES CALDAS
Objetivo: Diagnosticar las condiciones del control interno de la empresa, con el fin
de generar una propuesta de mejoramiento.
La siguiente encuesta es tomada y adaptada de la diseada por Ernst & Young
quienes son una firma de auditora de reconocimiento internacional, quienes
fundamentan las preguntas en el informe COSO donde se evalan los cinco
componentes del Control interno que pueden tener un efecto sobre el riesgo de
errores o fraude a saber: Ambiente de Control, Evaluacin de riesgos, Informacin
y comunicacin, Actividades de Control y Monitoreo.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL.
El ambiente de control refleja la pauta fijada por la alta gerencia, la actitud general,
la conciencia y las acciones de los socios, la gerencia, y otros, con respecto a la
importancia del control interno y el nfasis puesto sobre el control en las polticas,
procedimientos, mtodos y estructura organizacional de la compaa. Esto es el
fundamento para todos los otros componentes del control interno, que proveen
disciplina y estructura.
Mecanismos y/ o lineamientos de desempeo.
Lineamientos y/o procedimientos de capacitacin
Perfiles de cada cargo o manual de funciones
Cdigo de tica y/o de buen gobierno.
Lineamientos y/ o procedimientos de seleccin del recurso humano.
Mecanismos, lineamientos y/o procedimientos de induccin y re induccin
Integridad y valores ticos: Se busca establecer si existe un compromiso con los

valores ticos de la empresa. Para esto, se deben responder los siguientes
cuestionamientos.
1. Existe, se entrega y se da a conocer un cdigo de conducta de la
empresa, al momento de la contratacin de personal? Siempre Casi
siempre A veces Nunca
2. De no existir un cdigo escrito de comportamiento, la cultura de la
direccin enfatiza la importancia de la integridad y comportamiento tico en
64
forma verbal, ya sea, en reuniones grupales, individuales o a diario?
Siempre Casi siempre A veces Nunca
3. La direccin responde ante las violaciones de normas de comportamiento
o comportamientos que atentan contra la tica? Siempre Casi siempre
A veces Nunca
Compromiso de competencia profesional: Se busca identificar si la empresa
exige que sus empleados tengan el nivel de competencia profesional y experiencia
para ejercer los cargos que ocupan.
4. Hay preocupacin de la Gerencia por hacer y tener documentadas
descripciones formales o informales de puestos de trabajo u otras formas
de describir las funciones que comprenden trabajos especficos? Siempre
Casi siempre A veces Nunca
5. Para contratar personal, se evala el perfil requerido para cada cargo?
6. Los empleados demuestran, a travs de su trabajo, poseer los
conocimientos y habilidades requeridos para el puesto? Siempre Casi
Consejo de administracin y comit de auditora: El consejo tiene un papel
importante para asegurar un control interno efectivo.
7. Existe consejo de administracin, comit de auditora u otro que indique
que hay un elemento de control en la empresa? Siempre Casi siempre
A veces Nunca
8. Se formula, comunica y aplica algn mecanismo de control interno en la
empresa? Siempre Casi siempre A veces Nunca
9. Se fomenta la creacin de un consejo que est formado por empleados de
la empresa, para cuestionar y examinar detalladamente las actividades,
presentar opiniones y alternativas y tomar las medidas que sean
necesarias, como mecanismo de control interno? Siempre Casi siempre
A veces Nunca
Filosofa de direccin y el estilo de gestin: Suelen estar insertos y ser
intangibles, pero deben existir indicadores positivos o negativos para su
evaluacin.
10. Se protegen los activos (incluyendo los bienes intelectuales y la
informacin) del acceso o uso no autorizado? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
11. Se reducen al mnimo las influencias que puedan afectar estimaciones
contables significativas y minimizar otros juicios? Siempre Casi siempre
A veces Nunca
65
12. La gerencia conoce y emplea procesos para monitorear los riesgos de
negocios que afectan a la organizacin? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
Estructura organizativa: sta no debe ser tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la empresa ni tan complicada que inhiba el flujo
necesario de informacin.
13. La estructura organizacional resulta adecuada para el tamao, actividades
operacionales y ubicacin de la compaa? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
14. Se preocupa la gerencia por establecer, revisar y modificar la estructura
organizacional de la empresa de acuerdo a los cambios de condiciones?
15. Los directores de departamento y supervisores tienen tiempo suficiente
para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente? Siempre
Asignacin de autoridad y responsabilidad: ofrecen una base para el
seguimiento de las actividades y el sistema de control al establecer la asignacin
de responsabilidad, delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas y
asignan los papeles respectivos de las personas dentro del sistema.
16. Se realiza la asignacin de autoridad y responsabilidad a los empleados
de una forma sistemtica en toda la organizacin de la empresa? Siempre
17. Se da una clara segregacin de actividades incompatibles (es decir, la
separacin entre la contabilizacin y el acceso a los activos)? Siempre
18. Existe informacin apropiada y documentada para determinar el nivel de
autoridad y el alcance de la responsabilidad asignada a cada persona?
19. La empresa tiene el personal tcnico adecuado y suficiente para el
proceso de datos y contabilidad? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
20. Se adoptan polticas apropiadas y reconocidas para aquellos asuntos
como la autorizacin y aprobacin de transacciones, la aceptacin de
nuevos negocios, los conflictos de inters, y las prcticas de seguridad?
Polticas y prctica en materia de recursos humanos: Son esenciales para el
reclutamiento y el mantenimiento de personas competentes que permitan llevar a
cabo los planes de la entidad y as lograr la consecucin de sus objetivos.
66
21. Se formulan, aplican y comunican normas y procedimientos para la
seleccin, la contratacin, adiestramiento, motivacin, evaluacin,
promocin, remuneracin, traslados y terminacin de personal que sean
aplicables a todas las reas funcionales (p.ej., contabilidad, mercadeo,
sistemas de informacin)? Siempre Casi siempre A veces Nunca
22. El desempeo del trabajo es evaluado y revisado peridicamente con
cada empleado? Siempre Casi siempre A veces Nunca
COMPONENTE ADMINISTRACIN DE RIESGOS.
La evaluacin de riesgos es la identificacin y anlisis de riesgos relevantes (tanto
internos como externos) al logro de los objetivos, formando una base para
determinar cmo los riesgos deben ser administrados.
Lineamientos o polticas de administracin de riesgos.
Mapas de riesgo por proceso
Planes de mejoramiento para el tratamiento de riesgos
Matriz DOFA Est inmerso en el PEC
Objetivos globales de la entidad: Los objetivos globales acerca de la entidad

incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y estn apoyados por los
planes estratgicos correspondientes.
1. La empresa establece, comunica y monitorea los objetivos de negocios,
como crecimiento en ventas, rentabilidad, participacin etc.? Siempre
2. Se disean, comunican e implementan planes estratgicos para el
cumplimiento de los objetivos? Siempre Casi siempre A veces Nunca

3. El plan estratgico de la empresa y los objetivos de negocio se
complementan entre s? Siempre Casi siempre A veces Nunca
4. Se revisan y actualizan peridicamente los planes estratgicos de toda la
Objetivos especficos para cada actividad: Los objetivos especficos suelen
expresarse como metas a conseguir, con unos fines y plazos determinados.
Deberan establecerse objetivos para cada actividad importante siendo coherentes
los unos con los otros.
5. Se establecen y revisan peridicamente los objetivos especficos para
comprobar que continen siendo relevantes? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
6. Los objetivos incluyen criterios de cuantificacin e incluye los recursos
necesarios para alcanzarlos? Siempre Casi siempre A veces Nunca
67
7. Los directivos o supervisores de actividades o departamentos participan
en la determinacin de los objetivos de las actividades de las que son
responsables? Siempre Casi siempre A veces Nunca
Riesgos: Una entidad debe identificar y analizar las implicaciones de los riesgos
relevantes para la empresa y cada una de las actividades. Debe considerar los
factores externos e internos que pueden influir en la consecucin de los objetivos,
efectuar un anlisis de los riesgos y proporcionar una base para la gestin de los
mismos.
8. Son bien controladas las adquisiciones, ventas, y disposiciones de
negocios significativas para la empresa y los activos? Siempre Casi
9. Se establece un proceso de evaluacin de riesgo, incluyendo la
estimacin de la importancia de los riesgos, la evaluacin peridica de la
probabilidad de su ocurrencia, y la determinacin de las acciones
necesarias a seguir? Siempre Casi siempre A veces Nunca
10. Se establece y emplea un mecanismo adecuado que identifique riesgos de
negocios, incluyendo aquellos que resulten de:
Entrada a nuevos mercados o lneas de negocios? Siempre Casi
Ofrecimiento de nuevos productos y servicios? Siempre Casi siempre
A veces Nunca
Cumplimiento de requerimientos de privacidad y proteccin de
informacin? Siempre Casi siempre A veces Nunca
Otros cambios en el negocio, la economa y el entorno regulador?
11. Se establecen mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar a los
cambios que pudieran tener un efecto dramtico y dominante en la
empresa? Comente quines son los responsables y cules los procesos
para informarlos. Siempre Casi siempre A veces Nunca
12. Se establecen procesos para asegurar que el departamento de
contabilidad conozca los cambios en el entorno operativo, para que luego
pueda revisar tales cambios y determinar los efectos, si es que existe
alguno, que los cambios puedan tener sobre las prcticas contables de la
13. Se cuenta con procesos para asegurar que el departamento de
contabilidad (y los socios y/o el comit de auditora) conozcan las
transacciones significativas con partes relacionadas, para que luego
puedan determinar si tales transacciones son apropiadamente
contabilizadas y reveladas? Siempre Casi siempre A veces Nunca
68
COMPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN.
Los sistemas de informacin y comunicacin apoyan la identificacin, captura e
intercambio de informacin en una forma y oportunidad que permiten a la gerencia
y a otro personal apropiado cumplir con sus responsabilidades.
Intranet.
Video institucional.
Peridico interno.
Boletines.
Revistas.
Carteleras.
Reuniones generales con Presidencia.
Grupos primarios
Informacin de aplicativos transaccionales.
Protocolos de comunicacin
Acuerdos de confidencialidad de la informacin
Informacin.
1. Reciben los socios y la gerencia a satisfaccin suficiente informacin
oportuna y confiable que les permita cumplir con sus responsabilidades (la
empresa prepara informes financieros, exactos y oportunos, incluyendo
informes de utilizacin interna)? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
2. Son definidos y medibles los objetivos y resultados de la gerencia en
trminos de presupuestos, ganancias, y otros objetivos financieros y
operativos? Siempre Casi siempre A veces Nunca
3. Los sistemas de informacin son desarrollados, modificados o revisados
con base al plan estratgico de la empresa, y responden al logro de sus
objetivos y procesos/aplicaciones? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
4. Hay un nivel suficiente de coordinacin y flujo de informacin entre las
funciones/departamentos de contabilidad y procesamiento de sistemas de
informacin? Siempre Casi siempre A veces Nunca
5. Se establecen aplicaciones o transacciones importantes que sean
ejecutadas/ procesadas por organizaciones externas que prestan estos
servicios? Siempre Casi siempre A veces Nunca
6. La gerencia destina los recursos humanos y financieros apropiados para
desarrollar los sistemas de informacin necesarios, y asegura y supervisa a
69
los usuarios que participan en el desarrollo (incluyendo revisiones) y prueba
de los programas? Siempre Casi siempre A veces Nunca
7. Son replicados (backed up) los programas de aplicacin y los archivos?
Existe un plan actual de recuperacin oportunamente de desastres para
componentes importantes de la infraestructura de tecnologa de Informacin
y para las funciones crticas, los sistemas, procesos e informacin del
negocio? Siempre Casi siempre A veces Nunca
Comunicacin
8. Son claramente definidas y comunicadas las lneas de autoridad y
responsabilidad (incluyendo lneas de reportes) dentro de la compaa?
Dicho adiestramiento/orientacin incluye una discusin de controles
internos especficos de los cuales son responsables? Siempre Casi
9. Se sucede un proceso adecuado y confidencial para que los empleados
comuniquen situaciones impropias? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
10. Son revisadas, investigadas y resueltas oportunamente todas las posibles
situaciones impropias reportadas? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
11. Tienen los empleados la informacin adecuada y oportuna para cumplir
con las responsabilidades de su trabajo? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
12. Se cuenta con un proceso para recopilar la informacin de los clientes,
proveedores, reguladores y otras partes externas, y responde apropiada,
oportuna y correctamente a sus comunicaciones? Siempre Casi siempre
A veces Nunca
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL.

Las actividades de control son las polticas y procedimientos que ayudan a
asegurar que las directrices de la gerencia sean cumplidas
Revisin por parte de la direccin.
Identificacin y tratamiento de producto y/o servicio no conforme
Auditoras internas de calidad.
Indicadores de gestin.
Definicin de mecanismos de autorizacin y/o aprobacin en los diferentes
manuales, procedimientos, polticas o lineamientos institucionales.
Lineamientos en la contratacin con terceros
70
Manejo, ordenacin, inversin y registro de los principales recursos.
Lineamientos y/ o controles de tecnologa y seguridad de la informacin
Grupos primarios y/o de mejoramiento.
1. Se siguen las prcticas contables y de cierre consistentemente en fechas

interinas (p. ej., trimestral, mensualmente) durante el ao? Siempre Casi
2. Se involucra la gerencia en la revisin de las estimaciones contables
significativas y apoyo para las transacciones no usuales significativas y
asientos de diario no estndar? Siempre Casi siempre A veces Nunca

3. Revisa la empresa sus polticas y procedimientos peridicamente para
determinar si continan siendo apropiados para las actividades de la
compaa? Siempre Casi siempre A veces Nunca
4. La gerencia plantea objetivos claros en trminos de presupuesto,
utilidades y otras metas financieras y de operacin, son comunicados y
monitoreados? Siempre Casi siempre A veces Nunca
5. Son implantados sistemas de planificacin y de reporte para identificar
variaciones en el rendimiento planificado y comunicar las variaciones al
nivel apropiado de la gerencia? Siempre Casi siempre A veces Nunca
De ser as, la gerencia investiga estas variaciones y toma acciones
correctivas apropiadas y oportunas? Siempre Casi siempre A veces
Nunca
6. Se plantea un sistema de presupuesto? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
7. La gerencia cuenta con indicadores clave de rendimiento (p. ej.,
presupuestos, utilidades, metas financieras, metas operativas)
regularmente (p. ej., mensual, trimestralmente) e identifica variaciones
significativas? Siempre Casi siempre A veces Nunca
8. Establece la gerencia procedimientos para conciliar peridicamente
activos fsicos (p. ej., efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, activo fijo)
con los registros contables relacionados? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
9. Establece la gerencia procedimientos para prevenir acceso no autorizado
a, o la destruccin de documentos, registros (incluyendo programas de
computacin y archivos de datos) y activos? Siempre Casi siempre A
veces Nunca
10. La informacin electrnica crtica es respaldada diariamente y guardada
fuera de las instalaciones? Siempre Casi siempre A veces Nunca
71
COMPONENTE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.
Monitoreo es un proceso que evala la calidad de desempeo del control interno a
travs del tiempo.
Informe del Revisor Fiscal respecto de su evaluacin del control interno.

Auditoras internas de calidad
Informes de auditoras externas respecto del control interno en aquellas
empresas que lo requieran y tengan segn el tamao y recursos.
Informes de la Contralora General de la Repblica.
Informes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
1. La gerencia revisa peridicamente los procesos de control para

asegurarse que los controles estn siendo aplicados, omitidos y si la
omisin fue apropiada? Siempre Casi siempre A veces Nunca
2. Existe auditora interna que la gerencia utilice para asistir sus actividades
de monitoreo? Siempre Casi siempre A veces Nunca
72
Anexo 2. Tabulacin y graficacion Diagnostico antes de la aplicacin del
manual.
73
Anexo 3. Tabulacin y graficacion Diagnostico despus de la
implementacin del manual.
74

Proyecto Control Marketing

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Proyecto Control Marketing

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

DISEO E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CONTROL

INTERNO PARA LA EMPRESA MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S EN LA

CARLOS FERNEY DIAZ LUNA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

CARLO FERNEY DIAZ LUNA

Propuesta de trabajo de grado en modalidad prctica empresarial

MAURICIO ALEXANDER BUCHELLI

CRISTIAN CAMILO GIRALDO VELEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

1. Subsistemas del control interno. 14

El diseo estructural de un modelo de control interno permite proporcionar una

MARKETING & DISTRIBUTION S.A.S empresa colombiana que presta servicios y

Diseo e implementacin del sistema de gestin de control interno para la

1.2.1. Descripcin del problema.

Marketing & distribution es una empresa encargada de transformar nuevos

Como perspectiva de esto, la gerencia se plantea una serie de cuestionamientos

La gerencia no identifica ni documenta claramente si existen riesgos financieros,

Cul es la situacin actual y las necesidades que a nivel del diseo e

El control interno para la empresa Marketing & distribution S.A.S es considerado

Segn lo anterior, la indagacin que se propone con el desarrollo de esta

1.4.1. Objetivo General.

Disear e Implementar el sistema de gestin de control interno en la

1.4.2. Objetivos Especficos.

Diagnosticar mediante el levantamiento y documentacin de la informacin

Para la estructuracin del Manual de gestin de control Interno, este se constituye

Figura 1. SUBSISTEMAS DEL CONTROL INTERNO.

Subsistema Componente. Elementos.

Ambiente de Desarrollo del talento humano.

1.5.1. FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO.

1.5.1.1 Fundamento de Autorregulacin.

Segn (Zalles, 2000) La autorregulacin es la capacidad institucional, de toda

1.5.1.2 Fundamento de Autocontrol.

Segn (Zalles, 2000) es la capacidad de cada trabajador independientemente de

1.5.1.3 Fundamento de autogestin.

Segn (Zalles, 2000) es la capacidad empresarial para, interpretar, coordinar,

1.5.2. VALORES DEL CONTROL INTERNO.

TRANSPARENCIA. Disposicin de las autoridades administrativas para dar

La referencia ms antigua al trmino de control interno indica que este es un

La primera definicin formal de Control Interno fue establecida originalmente por el

Austria define el control interno en el seminario internacional de auditora

En la actualidad a nivel internacional, en el Informe COSO queda expresado que

En Colombia si bien es cierto, antes de la constitucin de mil novecientos noventa

1.7.1 ESPACIO TEMPORAL Y GEOGRAFICO.

El desarrollo del presente proyecto de investigacin se llev a cabo durante el

2.1 TIPO Y LINEA DE INVESTIGACIN

2.1.1 Tipo de Estudio

El objetivo de esta investigacin consiste en la realizacin de labores de

2.1.2 Lnea de Investigacin

Desarollo empresarial e institucional.

2.2.1 Diagnosticar mediante el levantamiento y documentacin de la

2.2.1.1 Investigacin Preliminar.

Para el levantamiento y documentacin de informacin acerca de la empresa en

La informacin para establecer el diagnstico se obtiene a travs de una encuesta

La encuesta es aplicada en forma de entrevista personal a cinco individuos

2.2.1.2 Determinacin de los requerimientos del sistema.

Comprende todas las facetas importantes por parte de la empresa que se

2.2.2.1 Diseo del manual para el sistema de gestin de control interno.

De acuerdo a la informacin obtenida se llevar a cabo la creacin y desarrollo del

2.2.2.2 Creacin del manual.

Principio de Autocontrol: Es la capacidad de todos y cada uno de los

Para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa en colaboracin

Principio de Autorregulacin: Capacidad que tiene Marketing & distribution

El logro de objetivos debe complementarse con el reflejo transparente de los

En los procesos de Control interno de la empresa, el ambiente de control