48 trucos de Excel nivel experto, recogidos

por una tienda de informtica

Una lista de comandos para facilitar tu vida entre celdas
Compartir en Facebook
Compartir en Twiter
Compartir en otras redes
Comentar5
Imprimir
Enviar por correo

M. CRUZ 17 ENE 2017 - 13:14 CET

Hay muchos empleos que consisten, bsicamente, en bucear en el programa de hojas

clculo Excel. La forma ms gil de utilizar el programa de Office son los
comandos, atajos de teclado para realizar las mltiples operaciones y funciones del
programa. Una tienda especializada en informtica de Ciudad de Mxico, PcTics, ha
publicado un lbum en Facebook con 48 de estos trucos y, visto su xito, parece que
el programa de clculo tiene mucho ms misterios para sus usuarios de los que
pensbamos: ha sido compartido ms de 700.000 veces en esta red social en dos
semanas.
Alan Beristain, dueo de PcTics dice a Verne que tard un da en crear todas las
imgenes. "Hicimos una seleccin de los 48 comandos que consideramos los ms
tiles, que podran ayudarle a la gente a facilitar su trabajo", comenta por telfono.
PcTics, fundado en 2007, es un negocio de reparacin de computadoras
(ordenadores), diseo web y capacitacin en uso de software, como Microsoft
Office.
Entre los atajos que incluye la publicacin se encuentran algunos de los ms
conocidos (ctrl -cmd en Apple- + nmero), pero tambin se detallan otros muchos.
De los 48 consejos que componen el lbum, y que puedes ver sobre estas lneas,
estos son algunos de los ms destacados.

1. Ctrl+:: Inserta la hora actual.

2. Ctrl+-: Elimina la celda o el rango seleccionado.
3. Ctrl++:Inserta una celda o un rango seleccionado.
4. Ctrl+0: Oculta las columnas seleccionadas.
5. Ctrl+Alt+K: Inserta un hipervculo.
6. Ctrl+Av Pg: Moverse a la siguiente hoja.
7. Ctrl+Alt+V: Muestra el cuadro de dilogo Pegado Especial.
8. Ctrl+B: Activa el cuadro dilogo Buscar.
9. Ctrl+E: Selecciona todas las celdas de la hoja.
10. Ctrl+Enter: Llena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
11. Ctrl+Espacio: Selecciona la columna de la celda activa.
12. Ctrl+J: Copia una celda hacia abajo.
13. F11: Crea una hoja de grfico con el rango de celdas seleccionado.
14. Shift (Maysculas)+F11: Inserta una nueva hoja en el libro.
15. Ctrl+2: Aplica el formato de negrita al texto seleccionado.

EXCEL 2000

Edicin y formato
26 Un resaltador condicional. Una herramienta rpida para
resaltar un resultado o una frmula en funcin de una condicin es
la siguiente: 1) escriba seis valores numricos en un conjunto de
celdas. Por ejemplo: 200 , 320 , 440 , 1000 , 1050 y 501 . 2)
Seleccione el rango y corra la instruccin Formato/ Formato
condicional . 3) En el cuadro de dilogo abierto encontrar un
grupo de cuatro cajas con el ttulo Condicin 1 . Las dos primeras
tienen los valores por defecto Valor de la celda y entre . En los
restantes cargue los valores 500 y 1000 . 4) Presione el
botn Formato . En la ventana abierta, Formato de celda ,
seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan la
condicin (fuente, borde o trama). 5) Apriete Aceptar . Slo las
celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 ( 501 y 1000 )
asumen el formato establecido en el paso anterior.

27 El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz

solucin al problema de obtener columnas no contiguas de idntico
ancho, cuestin no resuelta en las anteriores versiones. Proceda as:
1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en
otra con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un
clic derecho con el mouse para abrir el men contextual. 3) Haga
un clic en el tem Copiar . 4) Cliquee la cabecera de la columna de
destino, abra otra vez el men contextual con un clic derecho y elija
el comando Pegado especial . 5) Marque la opcin Ancho de las
columnas y presione Aceptar .

28 Edicin de frmulas. Ms que truco, ste es un buen consejo.

Si va a editar una frmula muy compleja, cpiela en otra celda y
squele el signo igual para que Excel la reconozca slo como texto.
Luego trabaje en la frmula original. Si los resultados no son
satisfactorios restaure la frmula original desde la copia de
resguardo, agrguele el signo igual adelante y asunto concluido.

Herramientas tiles
29 Repeticin de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o
ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la
tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que
almacena la ltima orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba
un texto o un nmero en dos celdas y, luego, aplique el formato de
fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda
celda y pulse F4 : automticamente esta celda tambin adopta el
formato negrita. Para hacer una segunda comprobacin de la
utilidad de este comando, presione la tecla Supr ( Suprimir ) del
teclado para borrar el contenido de la celda.

Luego, active la restante y presione F4 ; tambin sta queda en

blanco.

30 Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y

columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes
combinaciones de tecla:
Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Maysculas+8 : Mostrar fila. Ctrl +0 :
Ocultar columna.Ctrl+Maysculas+9 : Mostrar columna.

31 Fecha y hora. Otros atajos prcticos, en este caso para insertar

la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la
hora: Ctrl+: . Para la fecha: Ctrl+; . Tenga en cuenta que
tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayora
de los teclados, pulsando la tecla Maysculas .

32 Ms combinaciones. Entre el variado conjunto de

combinaciones de teclas que provee Excel, stas resultan muy
tiles: F11 : genera un grfico automticamente, tomando los datos
de un rango previamente seleccionado. Maysculas+F11 : agrega
una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11 : abre el editor de
Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese
lenguaje. Alt+F8 : ejecutar una macro.Ctrl+Maysculas+F :
cambiar la fuente. Ctrl+Maysculas+M : cambiar tamao de la
fuente.

33 Editor de ecuaciones. Las matemticas cuentan con una

vasta notacin compuesta de smbolos y caracteres de difcil
escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000
proporciona un programa aadido ( plug-in ), el Editor de
ecuaciones 3.0 , que permite, desde cualquier aplicacin del
paquete (Excel, Word, etctera) escribir correctamente una
ecuacin matemtica.

Para activar este editor, basta con ejecutar el

comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de dilogo abierto, buscar
en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el temMicrosoft
Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien
marcarla con uno y presionar el botn Aceptar .
Gestin de datos
34 Nmeros fraccionarios. Introducir nmeros fraccionarios
en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo 3/5 ,
Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia
( 3-May ). Para hacerle saber que se trata de una fraccin cargue el
nmero as: 0 3/5 . En pantalla se ver 3/5 , mientras que
internamente el programa almacena 0,6 .

Proceda igual con valores como 6 3/5 , es decir con una parte entera
y otra fraccionaria.

35 Copia rpida. Excel 2000 incorpora una nueva funcin:

copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma
automtica.

El mtodo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un

clic en el pequeo cuadrado que la celda dispone en el vrtice
inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el
sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el
contenido de la celda fuente (valor, frmula, etctera).

36 Replicacin sin portapapeles. Un mtodo simple para

cargar valores y frmulas iguales en rangos, incluso no contiguos,
es el siguiente: 1) seleccione los rangos de destino. Mantenga
presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no
contiguos. 2) Introduzca el valor o la frmula en la celda activa
(que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0 . 3)
Presione Ctrl+Enter . Automticamente, todas las celdas
seleccionadas incorporan ese valor.

37 Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una

frmula y sta debe contener referencias de celdas absolutas,
escriba la ecuacin y pulse F4 para establecer las referencias
absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter . Todas las frmulas referirn
en forma absoluta a la celda o celdas sealadas.

38 Transposicin de datos . En Lotus 1-2-3 , la transposicin de

datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo
en forma horizontal y viceversa, contaba con un tem propio en el
men principal. En Word, en cambio, est casi oculto. Cmo
transponer entonces en Word? 1) Copie el rango origen (por
ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal,
con Ctrl+C . 2) Active la primera celda del nuevo rango. 3)
Ejecute el comando Edicin/Pegado especial . 4) Marque la casilla
de verificacin Transponer . 5) Finalice con Aceptar .